Einleitung zum Workflow Manager

Einleitung zum Workflow Manager

Im Kontext des Dokumentenmanagementsystems Uniarchiv sind grundsätzlich zwei prozessbezogene Serverdienste zu unterscheiden:

JobServer

Der JobServer ist ein separat erhältlicher Serverdienst, der technische Prozessketten (Jobs), wie bspw. eine Kombination der Aktivitäten OCR Texterkennung und Analyse außerhalb eines Clients verarbeitet. Ziel ist eine zeitliche Entlastung des Benutzers durch Hintergrundprozesse, sowie eine Schonung der Ressourcen des Haupt‐Anwendungsservers durch die Auslagerung ressourcenintensiver Prozesse auf einen Nebenserver.

Der JobServer dient dabei in erster Linie der Massendatenverarbeitung. Darüber hinaus können über den JobServer externe Scanclients sowie verschiedene Hardwarekomponenten direkt integriert (z.B. Kodak Scan Station EX) bzw. via Überwachung von Verzeichnissen angebunden werden. Die Erstellung und Verwaltung von Jobs erfolgt mit Hilfe des JobManagers, der in einem gesonderten Dokument erläutert wird.

Workflowserver

Dagegen verarbeitet der ebenfalls optional erhältliche WorkflowServer kaufmännische Prozessketten (Workflows), wie bspw. das betragsabhängige Routing einer im Rechnungswesen digitalisierten Eingangsrechnung durch die verschiedenen Fachabteilungen im Rahmen eines Workflows zur Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe. Derartige Business Workflows beinhalten Aktionen (wie bspw. eine Genehmigung oder Ablehnung) der beteiligten Benutzer und sind immer einzeldokumentbezogen. Das zentrale Werkzeug zur Generierung und Verwaltung von Workflows ist der Workflow‐Manager, den Sie in diesem Dokument detailliert kennenlernen.

Der Arbeitsbereich des Workflow Managers

Programmaufruf

Starten Sie den WorkflowManager über das Windows Startmenü Programme / BDV / Workflow‐Server / WorkflowManager.

Den Hauptteil des Arbeitsbereichs nimmt der grafische Prozessablaufplan (Flowchart) ein. In ihm werden verschiedene Einzelaktivitäten zu einer Prozesskette kombiniert und mit Entscheidungsvariablen bzw. Datenfeldern verknüpft.

Bei der Workflowerstellung kommt Microsofts Skriptsprache Visual Basic for Applications (VBA) zur Anwendung.

Aktivitäten

Links neben dem Flowchart finden Sie im Panel Aktivitäten eine Liste aller verfügbaren Aktivitäten, unterteilt in System Aktivitäten (bspw. Parallelisierung oder Entscheidungspunkte), Basis Aktivitäten (z.B. Versand einer E‐Mail), sowie workflowspezifische Aktivitäten (wie bspw. Warten auf Freigabe oder Datenübernahme). Letztere werden als Gruppen Aktivitäten im Sinne einer „Rolle“ an eine entsprechende Benutzergruppe gebunden. Dies hat den Vorteil, dass bspw. beim Wechsel eines Benutzers zwischen verschiedenen Unternehmensabteilungen bzw. im Rahmen einer Nachfolge die Workflowdefinition nicht verändert werden muss, sondern der bzw. die Benutzer lediglich über den BenutzerManager der bzw. den neuen Gruppe(n) zugeordnet werden müssen. Die aus vorherigen Programmversionen des WorkflowManagers bekannten Benutzer Aktivitäten sind grundsätzlich noch verfügbar, werden aber standardmäßig ausgeblendet. Um sie in der Aktivitätenliste anzuzeigen, wählen Sie im ArchivManager aus dem Menü Verwaltung / Vorgaben / WorkflowManager / Benutzer Aktivitäten anzeigen.

Rechts neben dem Flowchart befinden sich die Panels Eigenschaften und System‐Variablen.

Erstellung eines Workflows zur Rechnungsfreigabe

Neuerungen DVD 2/2024

• WorkflowManager: Neue Aktivität "Workflow aus Variable starten" um verschiedene Workflows zu starten

Über die Endpunkt-Aktivität Workflow starten lässt sich ein (Anschluss-)Workflow aus einem beendeten Workflow heraus starten.

Zusätzlich dazu existiert nun die neue Aktivität Workflow aus Variable starten, mit der sich variablenabhängig unterschiedliche Workflows automatisiert starten lassen

Der Name des zu startenden Workflows wird dabei nicht fest in der Workflow-Definition hinterlegt, sondern aus einer Workflow-Variable ausgelesen, deren Name im Feld Variable für den Workflownamen erfasst wird.

Diese Variable muss vom Datentyp System.String sein und kann bspw. ein Listenfeld sein, aus dem ein Workflowteilnehmer zuvor im Rahmen der Freizeichnung einen Workflownamen ausgewählt hat. Möglich wäre auch, die Variable vorher mit einer Assign-Aktivität zu füllen.

Der Workflow muss so gestaltet werden, dass die Variable immer einen gültigen Workflownamen enthält.

Sollte die Variable beim Erreichen dieser Aktivität keinen gültigen Workflownamen enthalten, wird der Workflow abgebrochen.

• **WorkflowManager:**Funktion zum Ändern von Benutzern / Gruppen in mehreren Aktivitäten

Bei der Bearbeitung von Workflows im WorkflowManager wurde eine „Suchen und Ersetzen“-Funktion eingeführt.

Damit lassen sich Benutzer oder Gruppen direkt in mehreren Aktivitäten ersetzen. Im Kontextmenü des Flowcharts oder einer Sequence steht dazu nun der Menüpunkt Gruppen/Benutzer suchen und ersetzen zur Verfügung.

Im Dialog Suchen und Ersetzen wählen Sie zunächst im Listenfeld Suchen nach dem zu ersetzenden Benutzer bzw. die zu ersetzende Gruppe aus. Legen Sie anschließend im Listenfeld Ersetzen mit dem neuen Benutzer bzw. die neue Gruppe fest.

Nach der Ersetzung wird eine Übersicht mit der Anzahl der geänderten Aktivitäten angezeigt.

• WorkflowManager: Eskalation übernehmen beim Speichern unter anderem Namen

Wenn ein vorhandener Workflow im WorkflowManager bearbeitet und unter einem anderen Namen gespeichert wird, besteht nun die Möglichkeit, die zugeordneten Eskalationsstufen mit den darin enthaltenen Eskalationen der Vorversion zu übernehmen.

Wird nach der Bearbeitung eines Workflows beim Speichern ein anderer Name vergeben, erscheint eine Hinweismeldung, bei der sich auswählen lässt, ob die zugeordneten Eskalationen übernommen werden sollen.

• 

• WorkflowManager: Konfigurierbare E-Mail-Texte für Anfragen und Weiterleitungen

Bei der Workflow-Verarbeitung gibt es die Möglichkeit, Workflows an andere Benutzergruppen weiterzuleiten und (optional) Anfragen an andere Benutzer zu stellen.

Für beide Funktionen lässt sich (im ArchivManager) einstellen, dass die Empfänger dabei per E-Mail benachrichtigt werden.

Die E-Mail-Texte dieser Benachrichtigungen können im WorkflowManager im Menü Optionen über die Menüpunkte E-Mail-Text für Anfragen und E-Mail-Text für Weiterleitung angepasst werden.

Über beide Menüpunkte werden Dialoge aufgerufen, in denen sich der Betreff und der Nachrichtentext der entsprechenden E-Mails bearbeiten lässt

Auf der rechten Seite wird eine Übersicht mit verschieden Variablen angezeigt, die im Nachrichtentext und Betreff verwendet werden können.

Über die Schaltfläche Standardansicht wiederherstellen lassen sich die vorgenommenen Anpassungen widerrufen.

Dadurch werden die E-Mails wieder mit den Standardtexten verschickt.

• WorkflowServer: Gruppenabhängige Workflows

Der WorkflowServer verfügt ab sofort über eine neue Klasse von sogenannten „gruppenabhängigen Workflows“. Dabei wird die freizeichnende Gruppe nicht in der Workflow-Definition festgelegt, sondern stattdessen erst beim Start des Workflows ausgewählt. Damit ist es möglich, einen einheitlichen Freigabeprozess zu modellieren, der anschließend nicht mehr wiederholt für verschiedene Freizeichnungsgruppen identisch definiert werden muss.

Bei der Modellierung eines solchen Workflows wählen Sie in den Gruppen-Aktivitäten die Gruppe [Gruppenabhängig] aus.

Zusätzlich zu dieser speziellen Gruppe kann ein Workflow auch weitere Sequenzen beinhalten, die einer festen Gruppe zugeordnet sind.

• 

Wählt man beim Workflow-Start einen solchen gruppenabhängigen Workflow aus, wird eine Auswahlbox angezeigt, in der die freizeichnende Gruppe gewählt werden kann.

Neuerungen DVD 2/2023

• WorkflowManager: Neue Aktivität „Rechnungserfassung konfigurierbar“

Die Aktivität Gruppen Rechnungserfassung bildet in der Workflow-Erfassung die vollständige Unides-Buchungsmaske mit einem Reiter für die Hauptbuchung und einem Reiter für die Aufteilung ab.

Ergänzend dazu wird nun die zusätzliche Aktivität Gruppen Rechnungserfassung konfigurierbar angeboten, bei der die Bearbeitung ausgewählter Felder oder die Anzeige einzelner Feldinhalte deaktiviert werden kann.

Bei Bedarf können die Aufteilungsbuchungen auch komplett ausgeblendet werden.

Zum Verwenden dieser Aktivität muss in den globalen Datenfeldern und in der Workflow-Template das Feld CustomInvoiceEntryConfigurable vom Datentyp Types.CustomInvoiceEntryConfigurable hinzugefügt werden.

Anschließend kann in Workflows, die auf einer entsprechend angepassten Workflow-Template basieren, die Aktivität Gruppen Rechnungserfassung konfigurierbar verwendet werden.

Dabei muss zunächst die Gruppe festgelegt werden, welche die Bearbeitung vornehmen soll. Über die Option Aufteilung anzeigen wird gesteuert, ob die Registerkarte zur Bearbeitung von Aufteilungsbuchungen angezeigt wird.

Im Einzelnen lassen sich für die Felder die folgenden Feldeigenschaften festlegen:

• Bearbeiten Der Feldinhalt kann bearbeitet werden
• Wert verstecken Der Feldinhalt wird nicht angezeigt
• Nur lesend Der Feldinhalt kann nicht bearbeitet werden
• Pflichtfeld Das Feld muss gefüllt werden

Im Rahmen der Workflow-Freizeichnung in UniWeb werden anschließend die Felder entsprechend der Definition im WorkflowManager deaktiviert.

Der Inhalt von Feldern, für die Wert verstecken festgelegt wurde, wird nicht angezeigt

• WorkflowServer: Zusätzliche Workflow-Variablen für den letzten Freizeichner

In einem Workflow wird der letzte freizeichnende Benutzer beim Genehmigen oder Ablehnen in die Workflow-Variable SystemVar.LastApprover geschrieben. Der Inhalt dieser Variable beinhaltet auch Informationen zur Gruppenmitgliedschaft und ggfs. Stellvertretungen und kann bspw. folgendermaßen aussehen:

Thomas Konto (TK) als Mitglied von Einkauf Zusätzlich existieren drei weitere Variablen, die keine zusätzlichen Informationen wie die Grup-penmitgliedschaft beinhalten:

Variable	Inhalt	Beispiel
SystemVar.LastApproverID	Benutzerkürzel	TK
SystemVar.LastApproverName	Benutzername	Thomas Konto
SystemVar.LastApproverFullname	Benutzername mit Benutzerkürzel	Thomas Konto (TK)

Neuerungen DVD 2/2022

• Farbliche Kennzeichnung der Endpunkt-Aktivitäten

Im WorkflowManager werden die Endpunkt-Aktivitäten nun farblich unterschiedlich gekennzeichnet, um die Übersichtlichkeit bei komplexen Workflows zu verbessern.

Gruppen- und Benutzerablagen werden rot oder grün gekennzeichnet, je nachdem ob der Workflow dort mit Status Genehmigt oder Abgelehnt endet. Alle weiteren Endpunkt-Aktivitäten wie bspw. die Anschlussaktivität Workflow starten werden blau gekennzeichnet.

• Indexfilter für die Workflowliste

Möchten Sie im Rahmen der Workflow-Freizeichnung in einer umfangreichen Workflowliste schnell einen bestimmten Workflow finden, können Sie dazu über das Suchfeld unterhalb der Workflowliste eine Volltextsuche durchführen.

Darüber hinaus lässt sich mit Hilfe des Indexfilters genauer nach dem Inhalt bestimmter Indexfelder recherchieren.

Dazu klicken Sie in der Workflowliste rechts unten neben dem Suchfeld auf das dreieckige Filter-Symbol.

Im folgenden Dialog wählen Sie das gewünschte Indexfeld aus und erfassen den zu suchenden Wert.

Nach dem Klicken auf OK werden in der Workflowliste nur noch die Workflows angezeigt, bei denen das eingegebene Suchkriterium erfüllt ist.

• Anfragen mit Ablaufdatum

Sofern bei der Workflow-Freizeichnung in UniWeb mit Anfragen gearbeitet wird, lässt sich beim Stellen einer Anfrage nun zusätzlich ein Ablaufzeitpunkt festlegen.

Sollte der Angefragte - aus welchen Gründen auch immer - nicht reagieren, bekommt der Freizeichner den Workflow zum Ablaufzeitpunkt wieder zurück und kann mit der Bearbeitung fortfahren.

• E-Mail-Benachrichtigung beim Ende einer Rückstellung

Sofern Sie bei der Workflow-Freizeichnung in UniWeb mit Rückstellungen arbeiten, können Sie sich nun beim Ende einer Rückstellung per E-Mail benachrichtigen lassen.

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Im ArchivManager (IniArc.exe) lassen sich dazu im Menü Verwaltung im Untermenü Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren.

Bei der Workflow-Freizeichnung kann man dies für die folgenden Aktionen einstellen:

E-Mail bei Weiterleitung	Der Benutzer, an den der Workflow weitergeleitet wurde, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.
E-Mail bei Anfrage	Der Benutzer, an den die Anfrage gestellt wurde, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail. Bei Beendigung der Anfrage erhält der Absender ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung.
E-Mail bei Aufhebung der Rückstellung	Beim Ende einer Rückstellung werden die betroffenen Freizeichner per E-Mail benachrichtigt.

• Berechtigungssystem für das Bearbeiten von Konten/Kostenstellen

In der Regel ist es nicht notwendig, dass im Rahmen der Workflow-Freizeichnung auch Konten oder Kostenstellen editiert werden. Für den Fall, dass Sie dies dennoch gestatten möchten, wurde im BenutzerManager ein separates globales Recht eingeführt, über das gesteuert werden kann, ob eine Benutzergruppe im Workflow Konten und Kostenstellen bearbeiten darf.

Im BenutzerManager muss dazu die gewünschte Gruppe ausgewählt werden und im Reiter Global im Bereich Workflows das Recht Darf Konten/Kostenstellen bearbeiten aktiviert werden.

• Mit Ausnahme der Administratoren-Gruppe ist dieses Recht standardmäßig nicht gesetzt.
• Löschen / Bildbearbeitung nur auf selbst hinzugefügten Seiten erlauben

Im Rahmen der Workflow-Freizeichnung in UniWeb ist es nur möglich, Seiten aus einem Workflow zu löschen, die man selbst im aktuellen Bearbeitungsschritt hinzugefügt hat. Gleiches gilt für Bildbearbeitungsoperationen, die dauerhaft gespeichert werden, wie bspw. Seite drehen oder Aufrichten. Dadurch wird eine revisionssichere Workflow-Verarbeitung sichergestellt.

Dieses Verhalten lässt sich bei Bedarf im ArchivManager ausschalten, in dem im Menü Verwaltung unter Vorgaben / Workflow / die Option Heftungsseiten in WF revisionssicher deaktiviert wird. Anschließend können alle Workflow-Freizeichner sämtliche Seiten in Workflows bearbeiten oder löschen.

Neuerungen DVD 1/2022

1. Reduzierte, anpassbare Belegkostenerfassung Für das Erzeugen von Aufteilungsbuchungen bei der Workflow-Freizeichnung existiert nun zusätzlich zur Aktivität Gruppen Belegkostenerfassung eine konfigurierbare Belegkostenerfassung, die sich auf die notwendigen Felder für den jeweiligen Anwendungsfall reduzieren lässt. So könnte bspw. neben dem Feld Umsatz nur das Feld Kost 1 verwendet werden, um Rechnungen auf verschiedene Kostenstellen aufzuteilen. Die neue Aktivität für diesen Anwendungsfall heißt Gruppen Belegkostenerfassung konfigurierbar.

Zum Verwenden dieser Aktivität muss in den globalen Datenfeldern und in der Workflow-Template das Feld CustomSplitErfassungConfigurable vom Typ CustomSplitErfassungConfigurable hinzugefügt werden.

Im Workflow-Designer ist in der Aktivität das Feld Umsatz fest vorgegeben.

Weitere Felder aus dem Rechnungswesen können dann nach Eingabe der Benutzergruppe für die Freizeichnung hinzugefügt werden.

Zusätzlich lässt sich festlegen, ob das jeweilige Feld editierbar sein oder nur zu Informationszwecken dienen soll.

Bei der Workflow-Freizeichnung in UniWeb werden anschließend nur die in der Aktivität definierten Felder für die Aufteilung des Rechnungsbetrags verwendet.

1. Editierbarkeit von Rückstellungsgründen

Bei der Workflow-Freizeichnung muss beim Zurückstellen von Workflows ein Grund angegeben werden. Standardmäßig stehen als Gründe Allgemein und Wareneingang zur Auswahl.

Über den WorkflowManager besteht nun die Möglichkeit, die Liste der dort zu Auswahl stehenden Gründe zu erweitern. Dazu rufen Sie im WorkflowManager im Menü Datei den Menüpunkt Rückstellungsgründe bearbeiten auf.

In diesem Dialog können zusätzliche Rückstellungsgründe erfasst werden, die anschließend beim Zurückstellen von Workflows auswählbar sind. Es ist auch möglich, Rückstellungsgründe wieder zu entfernen.

Zudem kann über die Option Anmerkung bei Rückstellung erlauben festgelegt werden, ob beim Zurückstellen von Workflows eine zusätzliche Anmerkung eingegeben werden kann. Die hier vorgenommen Änderungen betreffen alle Workflows im System.

1. Bedingtes Warten auf Freigabe zur Realisierung von Eskalationen differenziert nach Freigabestufen Die neue Aktivität Bedingtes Warten auf Gruppen-Freigabe arbeitet analog zu der bereits bestehenden Aktivität Warten auf Freigabe mit dem Unterschied, dass hier zusätzlich noch eine maximale Wartezeit hinterlegt wird.

2. E-Mails bei Gruppen-Empfänger nun auch an Stellvertreter versendbar Bei Workflow-Eskalationen vom Typ Benachrichtigung und bei der Workflow-Aktivität E-Mail versenden lässt sich nun bei der Verwendung einer Gruppe als Adressat festlegen, ob die E-Mail auch an die aktiven Stellvertreter der Gruppenmitglieder geschickt werden soll. Dazu muss jeweils rechts im Bereich Stellvertreter die entsprechende Option ausgewählt werden. Zur Wahl steht hier:

• das Umleiten der E-Mail oder

• der Versand einer Kopie an den Stellvertreter.

Workflow-Aktivität-E-Mail versenden:

1. Erweiterung der Endpunkt-Aktivität Workflow starten um die Option Vorherige Historie übernehmen Bei der Modellierung von komplexen Workflows, bei denen aus einem Workflow ein neuer Workflow gestartet wird, besteht nun die Option, beim Start des nachfolgenden Workflows die vorherige Workflow-Historie zu übernehmen.

Um die Funktion zu nutzen, aktivieren Sie im WorkflowManager in der Endpunkt-Aktivität Workflow starten die Option Vorherige Historie übernehmen.

1. Dokumenten-Archivierung nach Workflow starten / Job starten Bei der Verwendung von komplexen Workflows, bei denen aus einem Workflow ein neuer Workflow gestartet wird, besteht nun die Möglichkeit, dass beim Start des nachfolgenden Workflows oder Jobs die Workflow-Dokumente archiviert werden.

Einstellen lässt sich diese Option im ArchivManager | Menü Verwaltung unter Vorgaben | Workflow / Archivierung. Dort muss die Option bei Systemstart aktiviert werden.

Beispiel zur Erstellung eines Workflows

Im Folgenden wird beispielhaft ein Workflow zur sachlichen Rechnungsprüfung und Freigabe erstellt.

Im Vorfeld wurden die Rechnungen in der Poststelle gescannt und an die Benutzergruppe Fibu übersandt.

Ein Mitarbeiter der Buchhaltung hat den Job im Rechnungseingangsbuch angenommen, die Ergebnisse der Analyse kontrolliert und startet im Anschluss den Workflow zur Rechnungsfreigabe.

Kriterien des Workflows

• Die Heftung wird von einem Mitglied der Benutzergruppe Fibu an die Gruppe Einkauf übermittelt.

• Die Mitglieder der Gruppe Einkauf werden automatisch via E‐Mail über den Eingang des neuen Workflows informiert.

• Ein Mitglied der Gruppe Einkauf nimmt den Workflow in UniWeb an und prüft die Rechnung sachlich. Die Felder Belegfeld 2 und Text können dabei durch den Sachbearbeiter editiert werden und sollen bei Beendigung des Workflows übernommen werden. Zusätzlich können Anmerkungen auf dem Dokumentenbild angebracht werden. Der Workflow wird anschließend über die Schaltfläche Genehmigen bzw. Ablehnen weitergeleitet.

• Sofern der Bruttorechnungsbetrag des zugrundeliegenden Belegs 10.000,00 Euro beträgt bzw. überschreitet, ist eine zusätzliche Freigabe durch den Einkaufsleiter (Benutzer Peter Licht) erforderlich.

• Im Fall der Genehmigung wird die Heftung zur Zahlungsfreigabe zurück an die Gruppe Fibu übermittelt. Ein Mitglied dieser Gruppe beendet den Workflow durch die Übernahme im Buchen. Die Rechnung wird anschließend bezahlt und archiviert.

• Im Fall der Ablehnung tritt ein paralleler Freigabeprozess in Kraft. Dabei erhält die Gruppe Einkauf die Heftung erneut, um diese, z.B. nach abgeschlossener Regulierung mit dem Lieferanten, endgültig freizugeben. Parallel erhält die Gruppe Fibu die Heftung zu Informationszwecken (die abgelehnte Rechnung wird vom Einkäufer extern bearbeitet) zur Kenntnisnahme.

• Scheitert die Freigabe im Regulierungsprozess, ist die Zahlung endgültig verweigert. Die Gruppe Fibu erhält die Rechnung mit den Kommentaren der Workflowteilnehmer zur Archivierung zurück.

Definition globaler Datenfelder

Ein Workflow kann aus dem Rechnungseingangsbuch gestartet werden und transportiert grundsätzlich eine einzelne Heftung.

Der Heftung wurde in der Regel bereits im Vorfeld der spätere Zielordner in Uniarchiv und zumindest ein Teil der für die Archivierung relevanten Indexdaten zugewiesen. Ggf. wurde die Heftung vor dem Workflowversand bereits manuell archiviert oder die automatische Archivierung beim Workflowversand wurde aktiviert (im ArchivManager über Verwaltung | Vorgaben | Workflow | Archivieren bei Versand). Die vor dem Start des Workflows erfassten Indexwerte liegen i.d.R. bereits in der Datenbank vor. Grundsätzlich ist es daher nicht erforderlich, Indexfelder und bereits erfasste Indexwerte im Rahmen des Workflows mitzuführen.

Dies wird nur dann nötig, wenn:

• in der Workflowerfassung Indexdaten verändert oder erstmalig erfasst werden sollen, die nach Beendigung des Workflows den Archivindex bilden bzw. aktualisieren.

• in der Workflowerfassung Indexdaten zu Informationszwecken eingeblendet werden sollen.

• das Dokumentenrouting bzw. der Workflowablauf vom Inhalt bestimmter Indexfelder abhängen sollen.

In diesen Fällen ist es erforderlich, passende Datenfelder zu definieren und dem Workflow über eine Vorlage (Template) zuzuweisen.

Basis-Datenfelder

Die zur Generierung von Rechnungsfreigabeworkflows potenziell in Frage kommenden buchhalterisch relevanten Basis‐Datenfelder (Felder der Erfassungsmaske bzw. Standard‐Indexfelder des Ordners Rechnungen in Uniarchiv) sind bereits installationsseitig vorhanden und müssen daher nicht manuell angelegt werden. Sie sind zudem vollständig einem Template Rechnungswesen zugewiesen, das als Standard‐Vorlage zur Generierung von Rechnungsfreigabeworkflows verwendet werden kann. Bei Verwendung dieser Vorlage werden alle fiburelevanten Erfassungsfelder in der Workflowerfassung „mitgeschleppt“ und können somit durch die Workflowteilnehmer in UniWeb editiert werden.

Im Folgenden wird der Vollständigkeit halber, der Prozess der manuellen Generierung von Datenfeldern und Workflow‐Templates erläutert.

Globale Datenfelder

Um die für den Beispielworkflow erforderlichen globalen Datenfelder zu erzeugen, öffnen Sie den Dialog Workflow‐Datenfelder verwalten, indem Sie aus dem Menü Datei den Befehl Globale Daten‐Felder wählen.

Beachten Sie dabei, dass das Standard‐Template Rechnungswesen nicht für die Erfassung von Splittbuchungen im Rahmen des Workflows verwendet werden kann.

Im Folgenden wird daher der Prozess der manuellen Generierung von Datenfeldern (am Beispiel fibuunabhängiger Zusatzfelder) und Workflow‐Templates (am Beispiel einer zusätzlichen Vorlage zur Erfassung von Splittbuchungen) erläutert.

Die fibuunabhängigen Zusatzfelder wurden zuvor im Basisregal des ArchivManagers angelegt. Beispielhaft handelt es sich um die einzeiligen Textfelder Auftrags‐Nr, Lieferschein‐Nr, das Datumsfeld Lieferdatum und ein mehrzeiliges Textfeld für Bemerkungen. Diese werden im WorkflowManager als zusätzliche Datenfelder angelegt. Öffnen Sie dazu den Dialog Workflow‐ Datenfelder verwalten, indem Sie aus dem Menü Datei den Befehl Globale Daten‐Felder wählen.

WF-Datenfeld hinzufügen

Über die Schaltfläche Hinzufügen öffnen Sie den Dialog WF‐Datenfeld hinzufügen, in dem Sie die gewünschten Felder einrichten können.

Wählen Sie zunächst den passenden Datentyp aus der Drop‐Down‐Liste des Felds Datentyp:

Datentyp

• System.String: Stellt Text als eine Reihe von Unicode‐Zeichen dar. Dieser Datentyp ist im Beispiel für die Datenfelder Belegfeld 2 und Text zu wählen.

• System.Int32: Stellt eine ganze 32‐Bit‐Zahl mit Vorzeichen dar.

• System.DateTime: Stellt einen Zeitpunkt dar, der in der Regel durch Datum und Uhrzeit definiert ist z.B. den Inhalt des Archiv‐Felds Datum.

• System.Single: Stellt eine Gleitkommazahl mit einfacher Genauigkeit dar z.B. den Inhalt des Archivfelds Umsatz. Dieser Datentyp ist im Beispiel für das Datenfeld Umsatz zu wählen.

• Types.SplitField: Stellt ein Aufteilungsfeld dar. Die durch die verschiedenen Workflowteilnehmer erfassten Werte werden bei Abschluss des Workflows in eine Splittliste zusammengeführt.

• System.Boolean: Ein boolesches Feld, welches auf einem Archiv-Checkfeld basiert, bspw. einem Geprüft-Auswahlfeld.

Im Feld Name vergeben Sie einen Namen für das neue Datenfeld, z.B. Lieferschein-Nr.

Über die Drop‐Down‐Liste unter Archivfeld weisen Sie dem Datenfeld das korrespondierende Indexfeld in Uniarchiv zu. Im Beispiel wählen Sie das Feld Zusatzfeld Lieferschein-Nr.

Unter Feldtyp können Sie entscheiden, ob das Feld in der Workflow‐Erfassung eingeblendet werden soll:

Feldtyp

• Versteckt: Das Feld wird nicht in der Workflow‐Erfassung angezeigt. Die Einstellung wird in diesem Beispiel für das Datenfeld Umsatz gewählt.

• Bearbeiten: Das Feld wird angezeigt, der Feldinhalt ist editierbar. Im Rahmen des Workflows findet damit auch eine Aktualisierung der Verschlagwortung bzw. des Archivindexes statt.

• Information: Das Feld wird lediglich zu Informationszwecken angezeigt, der Inhalt ist nicht editierbar.

• Betragsfeld (NEU)

In den Modulen lassen sich nun zusätzliche Felder zur Verarbeitung von Beträgen (mit zwei Nachkommastellen) verwenden.

Diese Felder des Typs Betragsfeld können im ArchivManager für Zusatzfelder in der SBA Rechnungsverarbeitung bzw. für allgemeine Order der Dokumentenerfassung angelegt werden.

Zur Anlage eines solchen Feldes wählen Sie im ArchivManager zunächst den gewünschten Ordner aus und klicken anschließend rechts in der Felder-Auswahl auf das Betragsfeld.

Bei der Verwendung ist in Feldern dieses Typs nur die Eingabe von numerischen Werten zulässig. Bei der Eingabe eines ganzzahligen Wertes in einem solchen Feld wird dieser automatisch mit zwei Nachkommastellen formatiert. Bspw. wird die Eingabe von „4995“ beim Verlassen des Feldes in „49,95“ umgewandelt.

Unter Feld Überschrift geben Sie die Bezeichnung des Feldes ein, die den Workflowteilnehmern bei der Bearbeitung in UniWeb angezeigt wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Erstellung des Datenfelds abzuschließen.

Analog definieren Sie die Datenfelder Lieferdatum und Auftragsnummer/Bemerkungen, mit den Datentypen System.DateTime und System. String sowie dem Feldtyp Bearbeiten.

Beim Feldtyp handelt es sich um eine globale Standardeinstellung, die im Rahmen der weiteren Workflowmodellierung kontextabhängig oder individuell übersteuert werden kann. Bspw. soll das Datenfeld Auftragsnummer grundsätzlich für die Erfassung von Zusatzdaten im Rahmen eines Freigabeworkflows bereitgestellt werden (Feldtyp Bearbeiten).

Es kann aber sinnvoll sein, das Dokument mit dem im Workflowverlauf zuvor erfassten Inhalt des Feldes in einem Kenntnisnahme‐Zweig zur Verfügung zu stellen. Da eine Kenntnisnahme keine Erfassung in einem Datenfeld (Indexfeld) zulässt, sondern lediglich die Erfassung allgemeiner Kommentare im Feld Anmerkung und das Bestätigen über die Schaltfläche Kenntnisnahme, wird in diesem speziellen Fall die Feldtyp‐Einstellung Bearbeiten durch Information übersteuert.

Erstellung eines Workflow-Templates

Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu, um mit der Erstellung eines neuen Workflows zu beginnen. Es öffnet sich das Fenster Workflow‐Templates verwalten. Die zuvor erstellten globalen Datenfelder weisen Sie über sog. Templates (Vorlagen) den Workflows zu.

Template erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Template zu erstellen. Vergeben Sie einen Template‐Namen, erfassen Sie ggf. eine zusätzliche Beschreibung und klicken Sie auf OK. Anschließend selektieren Sie das neue Template in der Liste und klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Template-DatenFelder hinzufügen

Im folgenden Dialog Template‐DatenFelder verwalten klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die Liste der verfügbaren globalen Datenfelder zu öffnen. Wählen Sie das bzw. die gewünschten Datenfelder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Die Felder werden in den Dialog Workflow‐Templates verwalten übernommen.

Über die Schaltflächen und können Sie die Reihenfolge der Datenfelder ändern und damit unmittelbar die spätere Anzeige in der Workflow‐Erfassung beeinflussen. Im Beispiel übernehmen Sie die SplitErfassung sowie die zuvor individuell erstellten Datenfelder AuftragNr, Lieferdatum und LieferscheinNr. Die SplitErfassung ist ein Verbund von Datenfeldern, der den Workflowteilnehmern in Verbindung mit der Aktivität Belegkostenerfassung in UniWeb die Felder Umsatz, BU (Steuerschlüssel), Gegenkonto, Kost 1, Kost 2, Belegfeld 2 und Text bereitstellt. Im Gegensatz zu den entsprechenden Standard‐ Datenfeldern erfolgt die Erfassung hierbei im Rahmen von Teilbuchungen bzw. von Aufteilungsfeldern. Die durch die verschiedenen Workflowteilnehmer erfassten Werte werden bei Abschluss des Workflows in eine Splittliste zusammengeführt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Template zu speichern.

Template ohne Datenfelder

Ein Workflow setzt in jedem Fall die Verwendung eines Templates voraus. Wenn Sie einen Workflow ohne Verwendung von Datenfeldern erstellen wollen (weil Sie Indexfelder weder zu Informations- oder Erfassungszwecken noch zum Dokumentenrouting transportieren müssen), erstellen Sie sich als Vorlage ein „leeres“ Template ohne Datenfelder. Klicken Sie dazu im WFTemplateEditor auf die Schaltfläche Neu und vergeben Sie einen Namen z.B. Leeres Template und eine Beschreibung z.B. Vorlage ohne Datenfelder. Im Dialog Template‐DataFelder verwalten wählen Sie keine Datenfelder aus, sondern klicken direkt auf die Schaltfläche Schließen, um das leere Template zu speichern.

Template auswählen

Im Dialog Workflow‐Templates verwalten selektieren Sie das passende Template (in diesem Beispiel das Template RG‐Freigabe) und klicken anschließend auf die Schaltfläche Auswählen.

Das Template wird übernommen und die Ansicht wechselt in das Flowchart‐Fenster.

Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie einsehen, welche Datenfelder dem jeweiligen Template zugrunde liegen. Über die Schaltfläche Export lässt sich ein selektiertes Template inklusive aller auf diesem Template basierender Workflows exportieren.

Sobald der erste Workflow auf Basis eines Templates gestartet wurde, kann dieses nicht mehr unmittelbar bearbeitet werden.

Nach Anklicken der Schaltfläche Bearbeiten erscheint in diesem Fall die nebenstehende Meldung. Statt des originären Templates können Sie jedoch eine Kopie bearbeiten.

Prozessmodellierung und Aktivitäten

Freigabe der Abteilung Einkauf

Im ersten Schritt des Beispielworkflows wird eine Heftung (Rechnung) von einem Mitglied der Benutzergruppe Fibu an die Gruppe Einkauf übermittelt. Die Mitglieder der Gruppe Einkauf werden via E‐Mail über den Eingang des neuen Workflows benachrichtigt. Ein Mitglied der Gruppe checkt den Workflow im Webclient UniWeb aus und nimmt ihn dadurch zur Bearbeitung an. Im Zuge der sachlichen Rechnungsprüfung können neben der Aufteilung des Rechnungsbetrags auf verschiedene Sachkonten und / oder Kostenstellen auch die zusätzlichen fibuunabhängigen Indexfelder Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Lieferdatum und Bemerkungen editiert werden. Anschließend wird die Freigabe der Rechnung für die folgenden Prozessschritte erteilt (Genehmigung) oder verweigert (Ablehnung).

Ausgangspunkt Start

Die eigentliche Modellierung des Workflows erfolgt durch die Verkettung der gewünschten Aktivitäten, die via Drag & Drop aus dem linken Panel Aktivitäten in das Flowchart gezogen, miteinander verbunden und hinsichtlich ihrer Eigenschaften editiert werden. Die Aktivität Start ist der Ausgangspunkt eines jeden Workflows und wird durch das grüne Symbol im Flowchart dargestellt. Sie wird automatisch nach Auswahl des Workflow‐Templates im Flowchart generiert.

Die Mitglieder der Gruppe Einkauf sollen direkt nach dem Start via Email über den Eingang des neuen Workflows informiert werden.

Basis Aktivität Email versenden

Selektieren Sie daher im linken Panel Aktivitäten die Basis Aktivität Email versenden und ziehen Sie sie bei gedrückter linker Maustaste via Drag & Drop unter die Start‐Aktivität im Flowchart.

Die Aktivität ist anschließend selektiert (erkennbar an der hellorangenen Hintergrundfarbe der Titelzeile) und kann durch einen Doppelklick zur Bearbeitung ihrer Eigenschaften geöffnet werden.

Die Aktivitäten Start und Email versenden sollten jedoch zuvor in Ablaufrichtung von oben nach unten miteinander verbunden werden. Wenn Sie den Mauszeiger auf die Aktivität Start bewegen, erscheinen vier Verbindungspunkte. Klicken Sie auf den unteren Verbindungspunkt der Aktivität Start, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Verbindung über die Aktivität Email versenden, bis auch dort der gewünschte (obere) Verbindungspunkt erscheint. Lassen Sie anschließend die linke Maustaste los. Die Verbindung ist hergestellt.

Probleme in der Workflowdefinition

Das Symbol in der Titelzeile der Aktivität Email versenden zeigt Ihnen an, dass noch weitere Einstellungen zu tätigen sind. Im Panel Probleme in der Workflowdefinition unterhalb des Workflowfensters sind die Details ersichtlich.

Email versenden

Führen Sie einen Doppelklick auf der Aktivität Email versenden aus, um sie zu öffnen. Die Ansicht wechselt von der Ebene Flowchart zur Ebene der Aktivität.

Erfassen Sie die entsprechenden Werte. Als Absender ist der Administrator (Benutzer SU) auszuwählen, für den eine Mailadresse anzulegen und im BenutzerManager zu hinterlegen ist.

Stellvertreter

Sofern die Benachrichtigungsmail an einen einzelnen Benutzer versendet wird, können Sie festlegen, ob sie im Falle einer aktiven Stellvertreterregelung an den Stellvertreter umgeleitet werden oder ob dieser eine Kopie der Nachricht erhalten soll.

Sammel-Email

Aktivieren Sie Als Sammel‐Email, wenn Sie anstelle einzelner Benachrichtigungsmails je Workflow einmal täglich eine Sammelmail verschicken lassen wollen. Der Zeitpunkt dieser Email ist im ArchivManager über das Menü Verwaltung | Benachrichtigungen im Dialog Workflow Sammel‐E‐Mail… festzulegen. Sammelbenachrichtigungen werden über den Verwaltungsdienst ArchivService verschickt.

Aktivieren Sie zusätzlich die Option Als Erinnerungs-Email, wird ein Workflow nur in der Sammel-E-Mail aufgeführt, wenn er sich noch nicht in der Endablage befindet.

Ein Workflow befindet sich in der Endablage, wenn der eigentliche Genehmigungsprozess bereits abgeschlossen ist, der Workflow aber noch nicht in das nachfolgende Verarbeitungsprogramm übernommen (abgeholt) wurde.

• Im Standard ist diese Option deaktiviert

Diese Zusatzoption ist nur bei Sammel-Emails auswählbar, da andernfalls die Emails sofort versendet werden.

Betreff

Im Feld Betreff wird eine Visual Basic Syntax erwartet (VB‐Ausdruck eingeben). Damit ist es möglich, Teile der Betreffzeile variabel zu gestalten, um z.B. unter Verwendung der entsprechenden Systemvariable bzw. eines globalen Datenfelds die Mandanten‐ oder Rechnungsnummer einzufügen. Reine Texte sind daher im Feld Betreff in ““‐Zeichen zu setzen (im Beispiel “Workflow Rechnungsfreigabe“).

Zu beachten ist dabei, dass numerische Variablen wie z.B. die Mandantennummer in das Textformat konvertiert werden müssen. Um z.B. den Betreff durch die jeweilige Mandantennummer zu ergänzen, müsste der Ausdruck “Workflow Rechnungsfreigabe für Mandant “ +SystemVar.MandNr.ToString() verwendet werden. +SystemVar. steht dabei für die Ergänzung einer Systemvariablen, MandNr ist deren Variablenname, .ToString() konvertiert den nummerischen Wert in das Textformat.

System-Variablen

Rechts vom Flowchart sehen Sie im unteren Panel System‐Variablen alle zur Verfügung stehenden Systemvariablen (SystemVar), sowie die, dem zugrundeliegenden Workflow‐Template zugewiesenen globalen Datenfelder. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste (Kopieren) bzw. die Tastenkombination Strg + C kann der Variablenname kopiert und anschließend mit dem Befehl Einfügen bzw. Strg + V in den gewünschten Ausdruck eingesetzt werden.

Standard SMTP-Host

Ein Standard SMTP‐Host kann über den Benutzer Manager (System / Kommunikation SMTP‐Server) oder den WebClient UniWeb (Modul Verwaltung / Konfiguration) konfiguriert werden. Setzen Sie in diesem Fall einen Haken bei Standard SMTP‐Host, um diese Einstellungen zu übernehmen.

Vergeben Sie einen Nachrichtentext. In diesem Fall wird mit einem Hyperlink direkt auf den WebClient UniWeb verwiesen, über den die Workflows von den Teilnehmern bearbeitet werden.

Setzen Sie einen Haken bei Infofelder in Nachricht einfügen, um in der E‐Mail die Indexdaten des Workflows (z.B. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag bei Workflows zur Rechnungsfreigabe) auszuweisen.

Ansicht der Ebenen

Am oberen linken Rand des Workflow‐Fensters können Sie die Ebene erkennen, in der Sie sich gerade befinden.

Um von der Ebene der Aktivität Email versenden auf die Flowchart‐Ebene zurück zu kommen, klicken Sie auf Flowchart. Alternativ klicken Sie in das Fenster der Aktivität und wählen über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Übergeordnetes Element anzeigen, um in die nächsthöhere Ebene zu wechseln.

Das jeweils aktive Element erkennen Sie an der hell orangenen (statt grauen) Hintergrundfarbe der Titelzeile.

Gruppen Aktivität GruppenFeldeingabe

Der Sachbearbeiter der Gruppe Einkauf soll bei Bedarf die Zusatzfelder Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Lieferdatum und Bemerkungen editieren können. Dazu ist je Feld eine eigene Aktivität GruppenFeldeingabe aus dem Bereich der Gruppen Aktivitäten erforderlich.

Selektieren Sie im linken Panel Aktivitäten die GruppenFeldEingabe und ziehen Sie sie bei gedrückter linker Maustaste via Drag & Drop unter die Aktivität Email versenden im Flowchart.

GruppenFeldeingabe

Öffnen Sie die Aktivität durch einen Doppelklick. Die Ansicht wechselt von der Ebene Flowchart zur Ebene der Aktivität.

Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor:

• Feldname: Hier stehen alle globalen Datenfelder zur Verfügung, die Sie Ihrem Template zugewiesen haben.

• Gruppe: Es stehen alle in Uniarchiv angelegten Benutzergruppen zur Auswahl.

• Feldeigenschaft: Hier legen Sie fest, ob das angegebene Feld ein Bearbeitungsfeld ist und damit im Rahmen des Workflows über den WebClient editiert werden kann (im Beispiel die Felder Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Lieferdatum und Bemerkungen). Ist das Feld dagegen ein Informationsfeld, so wird der Feldwert (Indexwert) lediglich angezeigt und kann nicht verändert werden.

Die Feldeigenschaft (Bearbeitungsfeld bzw. Informationsfeld) wurde grundsätzlich bereits bei der Anlage des globalen Datenfelds als Standardeinstellung unter Feldtyp (mit den möglichen Ausprägungen Bearbeiten und Information) definiert. Sie kann aber hier für den individuellen Workflow übersteuert werden. Z.B. ist es nicht möglich, in einem parallelen Zweig eines Workflows ein globales Datenfeld als Bearbeitungsfeld zu verwenden, da dann eine möglicherweise zeitgleich erfolgende Datenerfassung im gleichen Feld zu Konflikten führen würde.

Wechseln Sie zurück zur Flowchart‐Ebene und verfahren Sie analog mit weiteren GruppenFeldEingaben für die Felder Lieferscheinnummer, Lieferdatum und Bemerkungen. Verbinden Sie anschließend die Aktivitäten in Ablaufrichtung, indem Sie bei gedrückter linker Maustaste eine Verbindung vom unteren Verbindungspunkt der vorgelagerten zum oberen Verbindungspunkt der nachfolgenden Aktivität ziehen.

Belegkostenerfassung

Neben der Erfassung der Zusatzfelder soll den Workflowteilnehmern die Aufteilung des Rechnungsbetrags auf unterschiedliche Sachkonten und / oder Kostenstellen ermöglicht werden. Um dies zu erreichen wird eine Splitterfassung mit den Feldern Mw. Steuer (Rechenfeld zur Umrechnung von Nettoteilbeträgen auf Bruttoteilbeträge), Umsatz, S/H (Soll/Haben), BU (Steuerschlüssel), Gegenkonto (Sachkonto), Text, Kost 1, Kost 2, Kostmenge und Belegfeld 2 eingeblendet. Basis dieser Splitterfassung ist das zuvor im Bereich der globalen Datenfeldern ausgewählte Datenfeld SplitErfassung. Um die Splitterfassung als Felderverbund einzublenden, wählen Sie aus dem Bereich der Gruppen Aktivitäten die Gruppen Belegkostenerfassung und weisen die Gruppe Einkauf zu.

NEU Belegkostenerfassung konfigurierbar

Im Workflow-Designer ist in der Aktivität das Feld Umsatz fest vorgegeben.

Weitere Felder aus dem Rechnungswesen können dann nach Eingabe der Benutzergruppe für die Freizeichnung hinzugefügt werden.

Zusätzlich lässt sich festlegen, ob das jeweilige Feld editierbar sein oder nur zu Informationszwecken dienen soll.

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Gruppen Aktivität Warten auf Gruppen- Freigabe

Als nächstes steht die Entscheidung der Gruppe Einkauf hinsichtlich Genehmigung oder Ablehnung der Rechnung an. Selektieren Sie im linken Panel Aktivitäten die Gruppen Aktivität Warten auf Gruppen‐Freigabe und ziehen Sie sie bei gedrückter linker Maustaste via Drag & Drop in das Flowchart.

Warten auf Gruppen- Freigabe

Öffnen Sie die Aktivität durch einen Doppelklick und wählen Sie die Gruppe Einkauf aus.

Sie können bei Bedarf die Texte der Schaltflächen für die Genehmigung oder Ablehnung mit bis zu 20 Zeichen frei konfigurieren. Der entsprechende Text wird auch bei der Protokollierung in der Workflow-Historie herangezogen. Bitte beachten Sie, dass bei Änderung dieser Texte die Hinweise zum Genehmigungsverfahren auf der Zahlvorschlagsliste nicht mehr angedruckt werden können.

Wechseln Sie anschließend zurück zur Flowchart‐Ebene.

Verbinden Sie die vorgelagerte GruppenFeldEingabe mit der Aktivität Warten auf Gruppen‐Freigabe.

Das Symbol in der Titelzeile der Aktivität Warten auf Gruppen‐Freigabe zeigt Ihnen an, dass noch weitere Einstellungen zu tätigen sind. Im Panel Probleme in der Workflowdefinition unterhalb des Workflowfensters sind die Details ersichtlich: Das Ergebnis der Gruppen‐Freigabe (Genehmigung oder Ablehnung) wurde noch nicht gesetzt.

Variable

Für das Freigabe‐Ergebnis ist eine Variable anzulegen. Klicken Sie dazu auf in der unteren linken Ecke des Flowcharts. Dadurch blenden Sie die Variablenliste ein.

Klicken Sie in der Spalte Name auf Variable erstellen und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (im Beispiel Freigabe_Einkauf). Stellen Sie den Variablentyp auf Boolean (es handelt sich um eine Ja/Nein Entscheidung). Die Spalte Bereich gibt an, dass die Variable im gesamten Flowchart zur Verfügung steht.

Klicken Sie erneut auf , um die Variablenliste wieder auszublenden.

Die Variable Freigabe_Einkauf muss nun noch der Aktivität Warten auf Gruppen‐Freigabe zugewiesen werden. Selektieren Sie dazu die Aktivität Warten auf Gruppen‐Freigabe im Flowchart. Im Panel rechts neben dem Flowchart sehen Sie die Eigenschaften.

Im Bereich Result verwenden Sie die angelegte Variable. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

Es öffnet sich der Ausdrucks‐Editor, in dem Sie die Variable Freigabe_Einkauf als Ergebnisvariable der Gruppen‐Freigabe zuweisen.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Bedingtes Warten auf Freigabe zur Realisierung von Eskalationen differenziert nach Freigabestufen

Die neue Aktivität Bedingtes Warten auf Gruppen-Freigabe arbeitet analog zu der bereits bestehenden Aktivität Warten auf Freigabe mit dem Unterschied, dass hier zusätzlich noch eine maximale Wartezeit hinterlegt wird.

Im Bereich des Flowcharts muss zur Auswertung des Freigabe-Ergebnisses eine Int32-Variable angelegt werden. Als Standard sollte hier der Wert 0 eingetragen werden.

Bei der Anlage der Aktivität werden im Benachrichtigungsfenster die zu definierenden Elemente angezeigt.

Als Rückgabewert (Result) muss der Name der zuvor definierten Int32-Variable hinterlegt werden.
Die Aktivität kann die folgenden Ergebnisse liefern:

• -1 Die maximale Wartezeit ist abgelaufen

• 0 Abgelehnt

• 1 Genehmigt

Nachdem der Freigabeschritt mit der Aktivität Bedingtes Warten auf Gruppen-Freigabe definiert wurde, muss im Flowchart der weitere Ablauf des Workflows abhängig von der Ergebnisvariable modelliert werden. Da die Ergebnisvariable bei dieser Aktivität drei Zustände annehmen kann, empfiehlt es sich, nach dem Freigabeschritt zwei Fallunterscheidungen einzubauen.

In der ersten Fallunterscheidung (FlowDecision) wird in diesem Beispiel mit RESULT_APPROVED = -1 in der Bedingung geprüft, ob die maximale Wartezeit abgelaufen ist. Ist das der Fall, wird eine E-Mail zur Benachrichtigung versendet und der Freigabeschritt wiederholt. Der Workflow könnte an dieser Stelle aber bspw. auch über eine Gruppenablage beendet werden.

Wenn die Ergebnisvariable nicht -1 ist, greift die nächste Fallunterscheidung. Hier wird mit RESULT_APPROVED = 1 geprüft, ob in dem Freigabeschritt genehmigt wurde. Ist das der Fall, wird der Workflow mit dem Status Genehmigt in der Gruppenablage beendet. Andernfalls kann die Ergebnisvariable nur noch den Wert 0 haben. Der Workflow wird deshalb in diesem Fall mit dem Status Abgelehnt in der Gruppenablage beendet.

In UniWeb wird beim Genehmigen von Workflows bei einem Freigabeschritt mit der Aktivität Bedingtes Warten auf Gruppen-Freigabe in der Übersicht angezeigt, bis wann die Freigabe erforderlich ist.

Bei Zurückstellen eines Workflows erfolgt eine Hinweismeldung, wenn die maximale Wartezeit überschritten wird.

Eine Zurückstellung über den maximalen Zeitraum hinaus ist nicht möglich.

Gruppen Aktivität Gruppen Datenübernahme

Für die Freigabe der Gruppe Einkauf benötigen Sie abschließend aus dem Bereich der Gruppen Aktivitäten die Gruppen Datenübernahme. Diese sorgt dafür, dass die in der ersten Stufe durch die Gruppe Einkauf erfassten Daten in den Zusatzfeldern Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Lieferdatum und Bemerkungen sowie eine ggf. erfolgte Aufteilung im Rahmen der Gruppen Belegkostenerfassung den Index aktualisieren und nach Beendigung des Workflows in die Erfassungsmaske des Rechnungslesers übernommen werden. Die Aktivität Datenübernahme bzw. Gruppen Datenübernahme wird immer dann benötigt, wenn zuvor eine Feldeingabe mit einem Bearbeitungsfeld verwendet wurde.

Ziehen Sie die Aktivität Gruppen Datenübernahme via Drag & Drop in das Flowchart und verbinden Sie sie mit der Aktivität Warten auf Gruppen‐Freigabe. Anschließend öffnen Sie sie mit einem Doppelklick und weisen die Gruppe Einkauf zu.

Mit Übernahme der von der Gruppe Einkauf erfassten Daten ist der erste Schritt des Workflows abgeschlossen. Er stellt sich zu diesem Zeitpunkt im Flowchart wie folgt dar:

Da noch weitere Schritte folgen und die Übersicht im Flowchart weiterhin gewährleistet bleiben sollte, lernen Sie im Folgenden die Aktivität Sequence (Sequenz) kennen.

System Aktivität Sequence

Um die Übersichtlichkeit im Flowchart zu wahren, empfiehlt es sich, anstelle einer Verkettung gleichartiger Aktivitäten auf Ebene des Flowcharts, diese in eine Sequenz einzubetten. Gleiches kann für thematisch zusammengehörende Ablaufketten im Rahmen eines komplexen Workflows gelten. Sie können beliebig viele Benutzer- bzw. Gruppenaktivitäten in eine Sequenz aufnehmen. Das hat den Vorteil, dass die Hauptansicht des Workflows (Flowchart) übersichtlich bleibt.

Sequence

Selektieren Sie im linken Panel Aktivitäten die System Aktivität Sequence und ziehen Sie sie bei gedrückter linker Maustaste via Drag & Drop in das Flowchart.

Um die bislang erstellten Aktivitäten (mit Ausnahme von Start) aus der Ebene des Flowcharts in die Sequenz einzubetten, selektieren Sie die acht Aktivitäten im Flowchart, indem Sie zunächst auf die Titelzeile der letzten Aktivität Gruppen Datenübernahme klicken (Hintergrund der Titelzeile färbt sich hell orange) und danach bei gedrückter Strg‐Taste auf die Titelzeilen der sieben vorangegangenen Aktivitäten klicken. Schneiden Sie die acht Aktivitäten dann über die Tastenkombination Strg + X aus dem Flowchart aus.

Führen Sie anschließend einen Doppelklick auf die Sequence aus, um diese zu öffnen.

Sie befinden sich nun auf der Ebene der Sequenz und können diese z.B. dadurch füllen, indem Sie neue Aktivitäten aus dem linken Panel Aktivitäten via Drag & Drop direkt in das Fenster der Sequenz ziehen (Bereich Aktivität hier ablegen).

Um die acht aus der Flowchart‐Ebene ausgeschnittenen Aktivitäten einzufügen, klicken Sie dagegen einfach in den weißen Fensterinhalt und drücken Sie die Tastenkombination Strg + V.

Die Sequenz beinhaltet anschließend die acht Aktivitäten.

Bei Bedarf können die einzelnen Aktivitäten innerhalb der Sequenz via Drag & Drop umsortiert werden.

Wechseln Sie zurück in das Flowchart.

Um im Flowchart den Inhalt einer Sequenz direkt erkennen zu können, ohne diese öffnen zu müssen, empfiehlt es sich, die Sequenz mit einem aussagekräftigen Titel zu versehen.

Klicken Sie dazu mit der Maus einfach auf den Titel Sequence. Der Eingabecursor erscheint und Sie können den Titel abändern. Im Beispiel wurde anstelle des Standard‐Titels Sequence der inhaltsbezogene Titel Freigabe Einkauf vergeben. Verbinden Sie die Aktivität Start mit der Sequenz Freigabe Einkauf.

Entscheidungsabhängiges Dokumentenrouting

Gegen Ende des ersten Workflowschrittes ist die sachliche Prüfung der Rechnung durch ein Mitglied der Gruppe Einkauf erfolgt, das Resultat wurde in Form der Genehmigung oder Ablehnung als Wert (True oder False) in der Entscheidungsvariable Freigabe_Einkauf gespeichert.In Abhängigkeit von dieser Entscheidung erfolgt der weitere Workflowverlauf und das damit verbundene Dokumentenrouting.

System Aktivität FlowDecision

Die entscheidungsabhängige Verzweigung wird im Flowchart mit Hilfe der System Aktivität FlowDecision abgebildet. Ziehen Sie diese per Drag & Drop unter die Sequenz Freigabe Einkauf und verbinden Sie die beiden Elemente miteinander.

FlowDecision

Selektieren Sie die Decision im Flowchart. Im Panel Eigenschaften rechts neben dem Flowchart klicken Sie auf die Schaltfläche hinter Condition.

Es öffnet sich der Ausdrucks‐Editor, in dem Sie die Entscheidungsvariable Freigabe_Einkauf zuweisen.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Freigabe durch die Gruppe Einkauf

Ist die Rechnung sachlich in Ordnung, fällt die Freigabeentscheidung der Gruppe Einkauf positiv aus (der Wert der Entscheidungsvariable Freigabe_Einkauf ist True). Der bearbeitende Sachbearbeiter gibt die Rechnung zur Zahlung frei.

Der Beispielworkflow sieht vor, dass eine zusätzliche Genehmigung durch den Einkaufsleiter (Benutzer Peter Licht) erforderlich ist, sofern der Bruttorechnungsbetrag 10.000,00 Euro oder mehr beträgt.

Sie benötigen eine weitere FlowDecision, wobei deren Entscheidung keine Aktionen eines Benutzers erfordert, sondern automatisch durch einen Abgleich mit den Indexdaten (speziell dem Wert im Indexfeld Umsatz) erfolgt.

Ziehen Sie eine weitere FlowDecision in den FlowChart und verbinden Sie sie mit dem linken Verbindungspunkt (True) der ersten.

Markieren Sie die zweite Decision im Flowchart.

Im Panel Eigenschaften rechts neben dem Flowchart klicken Sie auf die Schaltfläche hinter Condition.

Es öffnet sich der Ausdrucks‐Editor, in dem Sie die Bedingung zur automatischen Entscheidung unter Berücksichtigung des Wertes der System‐Variablen Umsatz (globales Datenfeld, entspricht dem Feld Umsatz) formulieren:

math.abs(Umsatz)<10000

Klicken Sie anschließend auf OK.

Zahlungsfreigabe und Workflowabschluss durch die Gruppe Fibu

Automatische Entscheidung True

Wenn das Ergebnis der automatischen Entscheidung True lautet (der Bruttorechnungsbetrag unterschreitet den Wert 10.000 EUR), ist keine weitere Prüfung erforderlich.

Die Rechnung kann zwecks Workflowabschluss, endgültiger Archivierung und Zahlungsfreigabe an die Gruppe Fibu zurückgegeben werden.

Es empfiehlt sich die Nutzung einer weiteren Sequenz, die neben einer geeigneten E‐Mail‐Benachrichtigung der Gruppe Fibu auch die dortige Ablage als Endpunkt des Workflows erfasst.

Ziehen Sie eine neue Sequenz in das Flowchart und verbinden Sie sie mit dem linken Verbindungspunkt (True) der zweiten Decision. Geben Sie der Sequenz einen passenden Namen (bspw. Zahlung Fibu).

Sie können die Sequenz nun durch einen Doppelklick öffnen und eine neue Email versenden Aktivität hineinziehen. Alternativ können Sie auch die bereits erstellte Email versenden Aktivität aus der Sequenz Freigabe Einkauf kopieren, in der Sequenz Zahlung Fibu einfügen und dort lediglich die abweichenden Einstellungen bearbeiten.

Wechseln Sie dazu auf die Ebene des Flowcharts und öffnen Sie die Sequenz Freigabe Einkauf mit einem Doppelklick. Selektieren Sie darin die Aktivität Email versenden durch einen einfachen Klick.

Kopieren Sie die Sequenz über die Tastenkombination Strg + C.

Wechseln Sie zurück auf die Ebene des Flowcharts, öffnen Sie die Sequenz Zahlung Fibu mit einem Doppelklick und fügen Sie die kopierte Aktivität über die Tastenkombination Strg + V ein.

Im Anschluss nehmen Sie die notwendigen Änderungen in der Aktivität vor.

Anschließend ziehen Sie aus dem Bereich der Gruppen Aktivitäten die GruppenAblage in die geöffnete Sequenz. Öffnen Sie die GruppenAblage und wählen Sie aus der Drop‐Down‐Liste die Gruppe Fibu. Wählen Sie als Modul den Rechnungsleser Rechnungseingangsbuch und setzen Sie den Status auf Genehmigt. Der Statuswert wird in der späteren Workflowhistorie angezeigt und kann externen Systemen (bspw. ADDISON Rechnungseingangsbuch) über entsprechende Abfragen zur Verfügung gestellt werden.

Die Sequenz sollte sich nun in etwa wie folgt darstellen:

Betragsüberschreitung und zusätzliche Freigabe durch den Einkaufsleiter

Automatische Entscheidung False

Wenn das Ergebnis der automatischen Entscheidung False lautet (der Bruttorechnungsbetrag beträgt 10.000 EUR oder mehr), ist eine weitere Freigabe durch den Einkaufsleiter erforderlich.

Die resultierende Sequenz ähnelt dem ersten Freigabevorgang des Einkaufs. Anstelle einer Neuanlage können Sie die Sequenz Freigabe Einkauf kopieren.

Selektieren Sie dazu die Sequenz Freigabe Einkauf. Kopieren Sie sie über die Tastenkombination Strg + C. Anschließend fügen Sie die Kopie über die Tastenkombination Strg + V im Flowchart ein, positionieren sie und verbinden sie mit dem False‐Zweig der zweiten Decision. Ändern Sie den Titel der Sequenz (z.B. in Freigabe Einkaufsleiter).

Danach öffnen Sie die Sequenz mit einem Doppelklick.

Passen Sie die Aktivität Email Versenden entsprechend an.

Auf die Editierung der Zusatzfelder und Splitterfassung durch die Einkaufsleiter wird verzichtet, da diese Werte bereits im Vorfeld durch den Sachbearbeiter erfasst worden sein sollten. Die beiden GruppenFeld‐Eingaben können Sie jeweils markieren und über das Kontextmenü der rechten Maustaste löschen.

Bei den beiden Aktivitäten Warten auf Gruppen-Freigabe und Gruppen Datenübernahme ändern Sie die Gruppenzuordnung und weisen die Gruppe Einkaufsleiter zu.

Für das Ergebnis der Aktivität Warten auf Freigabe ist wiederum eine Variable anzulegen. Klicken Sie dazu auf in der unteren linken Ecke des Flowcharts.

Ergebnisvariable Freigabe_Einkaufsleiter

Erstellen Sie die Ergebnisvariable Freigabe_Einkaufsleiter und hinterlegen Sie Boolean als Variablentyp sowie Flowchart als gültigen Bereich.

Klicken Sie anschließend erneut auf , um die Variablenliste wieder auszublenden.

Die Sequenz sollte sich nun in etwa wie folgt darstellen:

Die Variable Freigabe_Einkaufsleiter muss nun noch der Aktivität Warten auf Freigabe zugewiesen werden.

Selektieren Sie dazu die Aktivität Warten auf Freigabe im Flowchart. Im Panel rechts neben dem Flowchart sehen Sie die Eigenschaften.

Im Bereich Result verwenden Sie die angelegte Variable. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

Es öffnet sich der Ausdrucks‐Editor, in dem Sie die Variable Freigabe_Einkaufsleiter als Ergebnisvariable der Aktivität Warten auf Freigabe zuweisen.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Wechseln Sie zurück zur Flowchart Ebene.

Sie benötigen eine dritte FlowDecision für die Entscheidung der Einkaufsleiter.

Ziehen Sie diese in den FlowChart und verbinden Sie diese mit der Sequenz Freigabe Einkaufsleiter.

Markieren Sie die Decision im Flowchart.

Im Panel Eigenschaften rechts neben dem Flowchart klicken Sie auf die Schaltfläche hinter Condition.

Es öffnet sich der Ausdrucks‐Editor, in dem Sie die Entscheidungsvariable Freigabe_Einkaufsleiter zuweisen.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Freigabe_Einkauf True

Wenn der Einkaufsleiter die Rechnung ebenfalls freigibt (Entscheidung True), kann diese zwecks Workflowabschluss, endgültiger Archivierung und Zahlungsfreigabe an die Gruppe Fibu zurückgegeben werden.

Für diesen Fall kann die bereits vorhandene Sequenz Zahlung Fibu genutzt und mit dem True‐Zweig der Decision verbunden werden.

Die bestehenden Aktivitäten im Flowchart können Sie jederzeit per Drag & Drop umordnen, um eine optimale Verbindung zu ermöglichen.

Ablehnung der Rechnungsfreigabe

Freigabe_Einkauf False

Ist die Rechnung sachlich nicht ordnungsgemäß, fällt die Freigabeentscheidung des Sachbearbeiters in der Gruppe Einkauf negativ aus (der Wert der Entscheidungsvariable Freigabe_Einkauf ist False). Der Sachbearbeiter hat eine direkte Zahlungsfreigabe abgelehnt.

Als Folge ist eine weitere Bearbeitung im Einkauf (z.B. Kontaktaufnahme/Regulierung mit dem Lieferanten) erforderlich.

Gleiches gilt für den Fall, dass der Einkaufsleiter die Freigabe einer Rechnung mit Betrag ≥ 10.000 EUR ablehnt (der Wert der Entscheidungsvariable Freigabe_Einkaufsleiter ist False). Auch in diesem Fall ist eine weitere Bearbeitung erforderlich.

Der Gruppe Einkauf soll in diesen Fällen die Rechnung in UniWeb weiterhin zur Verfügung stehen, bis der Regulierungsprozess entweder durch eine nachträgliche Zahlungsfreigabe (Genehmigung) oder durch eine endgültige Ablehnung abgeschlossen wird.

Die Gruppe Fibu soll über diesen Status bzw. die zusätzliche „Liegezeit“ informiert werden und dazu auch die Rechnung (mit den vom Sachbearbeiter der Gruppe Einkauf bzw. Einkaufsleiter angebrachten Kommentaren/Begründungen) zur Kenntnisnahme erhalten.

Durch die Ablehnung werden zwei parallele Vorgänge eingeleitet.

System Aktivität Parallel

Um dies abzubilden ziehen Sie aus dem Panel Aktivitäten die System Aktivität Parallel in das Flowchart.

Verbinden Sie den rechten Verbindungspunkt (False) der auf die Sequenz Freigabe Einkauf folgenden FlowDecision mit der Aktivität Parallel.

Öffnen Sie die Aktivität Parallel dann mit einem Doppelklick.

Da sowohl beim Informationsvorgang für die Gruppe Fibu als auch beim Regulierungsvorgang durch die Gruppe Einkauf jeweils mehrere Aktivitäten verkettet werden, benötigen Sie für beide Vorgänge jeweils eine eigene Sequenz.

Beginnen Sie mit dem Informationsvorgang für die Gruppe Fibu und ziehen Sie dafür aus dem Bereich der System Aktivitäten eine Sequence in die Aktivität Parallel. Versehen Sie die Sequenz mit einem aussagekräftigen Titel (z.B. Kenntnisnahme Fibu).

Anschließend ziehen Sie die Basis Aktivität Email versenden und die Gruppen Aktivität Warten auf Gruppen‐Kenntnisnahme in die Sequenz Kenntnisnahme Fibu.

Für die Aktivität Email versenden nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor und hinterlegen einen informativen Mailtext.

Für das Ergebnis der Gruppen‐Kenntnisnahme ist wiederum eine Variable anzulegen. Klicken Sie dazu auf in der unteren linken Ecke des Flowcharts.

Ergebnisvariable Kenntnis_Fibu

Erstellen Sie die Ergebnisvariable Kenntnis_Fibu und hinterlegen Sie Boolean als Variablentyp sowie Flowchart als gültigen Bereich.

Klicken Sie erneut auf , um die Variablenliste auszublenden.

Die Variable Kenntnis_Fibu muss der Aktivität Warten auf Gruppen‐Kenntnisnahme zugewiesen werden. Markieren Sie dazu die Aktivität in der Sequenz. Im Panel Eigenschaften klicken Sie im Bereich Result auf die Schaltfläche .

Im Ausdrucks‐Editor weisen Sie die Variable Kenntnis_Fibu als Ergebnisvariable der Gruppen‐Kenntnisnahme zu.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Die erste Sequenz Kenntnisnahme Fibu ist damit vollständig erstellt, die Aktivität Parallel sollte sich zu diesem Zeitpunkt in etwa wie folgt darstellen:

Als nächstes ist der zweite Vorgang in der Aktivität Parallel, die Sequenz Regulierung Einkauf anzulegen.

Dieser Vorgang ist inhaltlich nahezu identisch mit dem ersten Freigabevorgang des Einkaufs direkt im Anschluss an den Start des Workflows. Anstelle einer Neuanlage können Sie die benötigte Sequenz aus der Ebene des Flowcharts kopieren und in der Aktivität Parallel als zweite Sequenz einfügen.

Wechseln Sie dazu auf die Ebene des Flowcharts und selektieren Sie die Sequenz Freigabe Einkauf. Kopieren Sie die Sequenz über die Tastenkombination Strg + C.

Anschließend öffnen Sie die Aktivität Parallel durch einen Doppelklick und fügen die Sequenz über die Tastenkombination Strg + V dort ein.

Die Kopie der Sequenz Freigabe Einkauf wird als zweite Sequenz rechts neben die Sequenz Kenntnisnahme Fibu eingegliedert. Ändern Sie den Titel (z.B. in Regulierung Einkauf).

Da die Mailbenachrichtigung der Gruppe Einkauf zu diesem Zeitpunkt i.d.R. nicht mehr nötig sein dürfte, können Sie diese aus der Sequenz entfernen. Selektieren Sie dazu in der Sequenz Regulierung Einkauf die Aktivität Email versenden durch einen Klick auf die Titelzeile und wählen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Löschen. Da Sie die Entscheidungsvariable Freigabe_Einkauf bei ihrer Definition dem gesamten Bereich des Flowcharts verfügbar gemacht haben, müssen Sie zu diesem Zeitpunkt auf Ebene der eingebetteten Sequenz keine weiteren Konfigurationen vornehmen.

Die Aktivität Parallel sollte sich nun wie folgt darstellen:

Wechseln Sie zurück zur Ebene des Flowcharts und vergeben Sie nun für die Aktivität Parallel einen sinnvollen Namen, z.B. Regulierung/Info Fibu.

Da die Aktivität Regulierung/Info Fibu ebenfalls zum Tragen kommt, wenn der Einkaufsleiter seine Freigabe verweigert (Variable Freigabe_Einkaufsleiter = False), ist auch die auf die Sequenz Freigabe Einkaufsleiter folgende Decision hinsichtlich Ihres False‐Zweigs mit der Aktivität Regulierung/Info Fibu zu verbinden. Positionieren Sie die bestehenden Aktivitäten entsprechend um, um eine optimale Verbindung zu ermöglichen.

Tipp Arbeitsbereich

Um den Arbeitsbereich im Flowchart zu erweitern, ziehen Sie in der rechten unteren Ecke des Flowchart‐Fensters bei gedrückter linker Maustaste das dreieckige Symbol ,bis Sie die gewünschte Größe erreicht haben.

Über die Schaltflächen in der rechten unteren Ecke können Sie verschiedene Ansichtsfunktionen nutzen, um in umfangreicheren Flowcharts zu navigieren. Dazu zählen eine Zoom‐Funktion, das Anpassen des Flowcharts an die Bildschirmgröße und das Ein‐ bzw. Ausblenden einer Übersicht.

Der Workflow sollte sich zwischenzeitlich im Flowchart wie folgt darstellen:

Der weitere Prozessablauf hängt nun von zwei Entscheidungen ab. Ein Sachbearbeiter der Gruppe Fibu muss die Kenntnisnahme über die abgelehnte Freigabe im ersten Schritt und den Beginn des Regulierungsprozesses bestätigen. Dabei wird die Entscheidungsvariable Kenntnis_Fibu gesetzt.

Des Weiteren mündet die Entscheidung der Gruppe Einkauf am Ende des Regulierungsvorgangs entweder in eine (nachgelagerte) Freigabe oder in eine nunmehr endgültige Ablehnung der Rechnung. Dabei wird die Entscheidungsvariable Freigabe_Einkauf gesetzt.

Der Workflow endet in zwei Fällen:

• Die Kenntnisnahme der Gruppe Fibu ist erfolgt und die Rechnung wurde im zweiten Schritt durch die Gruppe Einkauf freigegeben.

• Die Kenntnisnahme der Gruppe Fibu ist erfolgt und die Rechnung wurde im zweiten Schritt durch die Gruppe Einkauf abgelehnt.

Endpunkte/Ablagen

In beiden Fällen ist ein jeweiliger Endpunkt (eine Ablage) zu definieren.

Im Flowchart benötigen Sie eine weitere FlowDecision.

Ziehen Sie diese per Drag & Drop unter die Aktivität Regulierung/Info Fibu und verbinden Sie die beiden Elemente miteinander.

Im Anschluss muss die Bedingung festgelegt werden.

Markieren Sie dazu die FlowDecision im Flowchart.

Im Panel Eigenschaften rechts neben dem Flowchart klicken Sie auf die Schaltfläche hinter Condition.

Es öffnet sich der Ausdrucks‐Editor, in dem Sie die Bedingung unter Berücksichtigung beider Entscheidungsvariablen formulieren:

Kenntnis_Fibu AND Freigabe_Einkauf.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Anschließend definieren Sie die Endpunkte bzw. Ablagen:

Ist das Ergebnis True, d.h. die Kenntnisnahme der Gruppe Fibu ist erfolgt und die Rechnung wurde im zweiten Schritt durch die Gruppe Einkauf freigegeben, sollte die Rechnung zwecks Workflowabschluss, endgültiger Archivierung und Zahlungsfreigabe an die Gruppe Fibu zurückgegeben werden. Dabei sollten Anmerkungen bzw. Hinweise seitens des Einkaufs (z.B. zur Minderung des Rechnungsbetrages) beachtet werden.

Es empfiehlt sich die Nutzung einer weiteren Sequenz, die neben einer geeigneten E‐Mail‐Benachrichtigung der Gruppe Fibu auch die dortige Ablage als Endpunkt des Workflows erfasst. Im Beispiel soll die Gruppe Fibu den Workflow abschließen.

Ziehen Sie zunächst aus dem linken Panel die System Aktivität Sequence in das Flowchart und positionieren Sie sie links unterhalb der Decision. Verknüpfen Sie anschließend den linken Verbindungspunkt (True) mit der Aktivität. Geben Sie der Sequenz einen passenden Namen, z.B. Zahlung nach Regulierung.

Die Aktivität Email versenden können Sie neu anlegen, indem Sie sie in die geöffnete Sequenz ziehen. Alternativ können Sie aber auch eine der bereits verwendeten Mail‐Aktivitäten nach dem oben genannten Verfahren aus einer anderen Sequenz kopieren und in die neue Sequenz einfügen. Dies hat den Vorteil, dass Sie nur die abweichenden Einstellungen anpassen müssen und nicht alles neu zu erfassen ist.

Anschließend ziehen Sie aus dem Bereich der Gruppen Aktivitäten die GruppenAblage in die geöffnete Sequenz. Öffnen Sie die GruppenAblage und wählen Sie aus der Drop‐Down‐Liste die Gruppe Fibu. Wählen Sie als Modul den Rechnungsleser Rechnungseingangsbuch und setzen Sie den Status auf Genehmigt.

Die Sequenz sollte sich nun wie folgt darstellen:

Ist das Ergebnis False, d.h. die Kenntnisnahme der Gruppe Fibu ist erfolgt und die Rechnung wurde im zweiten Schritt durch die Gruppe Einkauf abgelehnt, muss die Rechnung zwecks Workflowabschluss ebenfalls einem Ablagepunkt zugesteuert werden. Dieser kann z.B. die Gruppe Fibu und das Modul Rechnungseingangsbuch aber auch andere Gruppen (z.B. Geschäftsführung) und Module (z.B. den allgemeinen Erfassungsclient Unicapture) betreffen.

Auch in diesem Fall sollten Anmerkungen bzw. Hinweise seitens des Einkaufs zur endgültigen Ablehnung beachtet werden. Es empfiehlt sich ebenfalls die Nutzung einer Sequenz, die neben einer geeigneten E‐Mail‐Benachrichtigung der Gruppe Fibu auch die Ablage als Endpunkt des Workflows umfasst.

Verfahren Sie, wie oben beschrieben, die Sequenz kann beispielhaft wie folgt aussehen:

Der fertige Workflow stellt sich nunmehr wie folgt dar:

Workflow in Bilddateien speichern

Zu Dokumentationszwecken empfiehlt es sich, den fertigen Workflow in Form von Bilddateien zu speichern. Um die, in den Flow Decisions verwendeten Variablen und Bedingungen im Flowchart anzuzeigen, klicken Sie in das Fenster des Flowcharts (Titelzeile färbt sich hellorange) und wählen Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Alle Bedingungen anzeigen.

Alternativ lassen sich die Bedingungen einzelner Flow Decisions ein‐ bzw. ausblenden, indem Sie auf das Symbol in der rechten oberen Ecke der Decision klicken.

Wählen Sie anschließend über das Kontextmenü den Befehl Als Bild speichern, um die Ansicht im JPG‐Bildformat zu speichern, bzw. Als Bild kopieren, wenn Sie die Ansicht z.B. anschließend in ein Word‐Dokument mit zusätzlichen Erläuterungen einfügen wollen.

Um den Aufbau der verwendeten Sequenzen oder die Eigenschaften einzelner Aktivitäten zu dokumentieren, öffnen Sie diese durch einen Doppelklick und wählen Sie aus dem Kontextmenü des jeweiligen Fensters den Befehl Als Bild speichern bzw. kopieren.

Workflow speichern

Der fertige Workflow ist nun von Ihnen zu speichern.

Wählen Sie dazu aus dem Menü Datei den Befehl Workflow speichern.

Vergeben Sie einen Namen, z.B. Rechnungsfreigabe und klicken Sie auf OK.

Ändern eines Workflows

Workflow laden

Um einen bestehenden Workflow zu ergänzen bzw. zu ändern, öffnen Sie ihn zunächst über das Menü Datei mit dem Befehl Workflow laden.

Führen Sie Ihre Änderungen durch.

Anschließend speichern Sie den Workflow über das Menü Datei mit dem Befehl Workflow speichern. Vergeben Sie einen neuen Namen oder speichern Sie den Workflow unter dem bisherigen Namen. In diesem Fall wird eine neue Version des Workflows erzeugt. Folgeversionen sind in der Workflow‐Verwaltung durch die entsprechende Versionsnummer (>= 1) in der Spalte Version gekennzeichnet.

Die alte Version des Workflows kann bei Bedarf über die Workflow‐Verwaltung deaktiviert bzw. gelöscht werden.

Aktivieren, Deaktivieren und Löschen von Workflows

Neu erstellte Workflows sind nach dem Speichern zunächst deaktiviert, um die Verwendung von noch nicht vollständig erstellten bzw. noch nicht freigegebenen Workflows durch die Benutzer zu vermeiden. Zum Freigabezeitpunkt sind sie in der Workflow‐Verwaltung entsprechend zu aktivieren.

Auch das Entfernen bestehender Workflows aus der Liste der zur Verfügung stehenden Workflows erfolgt über die Workflow‐Verwaltung. Öffnen Sie sie über das Menü Datei mit dem Befehl Workflow‐Verwaltung.

Im Fenster Workflow‐Verwaltung sehen Sie eine Liste aller im System vorhandener Workflows. Die Spalte Laufende Instanzen zeigt Ihnen an, wie viele Workflows unterwegs befindlich sind. Die Spalte Status informiert Sie darüber, ob ein Workflow über den Erfassungsclient ausgewählt werden kann (Status Aktiviert).

Workflow aktivieren

Um einen Workflow zur Verwendung freizugeben, selektieren Sie die entsprechende Zeile in der Workflow‐Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren. Erst dann steht Ihnen der Workflow in den Clients Unides, Unicapture und UniWeb bzw. im ADDISON Rechnungseingangsbuch zur Verfügung und kann gestartet werden.

Über die Schaltfläche SystemWorkflow weisen Sie einen Workflow den systeminternen Workflows zu. Diese können nicht aus den Kontextmenüs der Clients angesprochen werden, wohl aber bspw. Als Anschlussworkflow über die Basis Aktivität Workflow starten.

Workflow deaktivieren

Um einen aktivierten Workflow aus der Liste der zur Verfügung stehenden Workflows im Erfassungsclient zu entfernen, selektieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche Deaktivieren. Das Deaktivieren kann unabhängig davon erfolgen, ob noch Workflows dieses Typs im System unterwegs sind. Der Workflow kann für eine spätere Verwendung jederzeit über die Schaltfläche Aktivieren erneut auswählbar gemacht werden.

Workflow löschen

Wollen Sie einen Workflow dagegen endgültig löschen (z.B. eine nicht mehr gültige Zwischenversion), müssen Sie zunächst sicherstellen, dass keine laufenden Instanzen mehr bestehen, d.h. alle von diesem Typ unterwegs befindlichen Workflows ordnungsgemäß abgeschlossen wurden. Im Anschluss kann ein deaktivierter Workflow über die Schaltfläche Löschen endgültig aus dem System entfernt werden.

Exportieren und Importieren von Workflows

Über die Workflow‐Verwaltung lassen sich Workflows für ein externes System exportieren. Die Exportdatei beinhaltet neben der im Flowchart modellierten Verkettung von Aktivitäten / Bedingungen auch das zugrundeliegende Workflow Template mit seinen Datenfeldern sowie die verwendeten Benutzergruppen.

Workflow Export

Um einen Workflow zu exportieren, selektieren Sie ihn in der Workflow‐Verwaltung und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Export. Wählen Sie einen Speicherort, vergeben Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf Speichern. Der Workflow wird im angegebenen Zielverzeichnis im Workflow Austauschformat mit der Dateiendung .uddwf abgelegt. Aus der Workflow‐Template Verwaltung lässt sich ein Template inklusive aller auf diesem Template basierender Workflows exportieren (siehe Abschnitt Erstellung eines Workflow‐Templates).

Workflow Import

Auf dem Zielsystem klicken Sie in der Workflow‐Verwaltung auf die Schaltfläche Import, wählen die gewünschte .uddwf Datei und bestätigen mit der Schaltfläche Öffnen.

Es erfolgt eine Prüfung, ob bereits ein Workflow Template mit gleichem Namen auf dem Zielsystem existiert. Ist dies der Fall, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Sie können dann die in der Importdatei enthaltenen Workflows dem vorhandenen Template zuordnen. Wählen Sie dazu Eingliedern, setzen Sie die Häkchen vor den gewünschten Workflows und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Workflows importieren.

Wenn dagegen kein Template vorhanden ist oder Sie das vorhandene nicht um die neuen Workflows ergänzen möchten, wählen Sie Neue Template erstellen. Klicken Sie anschließend auf Template importieren, um nur das Template anzulegen. Setzen Sie zusätzlich Häkchen vor den gewünschten Workflows und klicken dann auf die Schaltfläche Workflows importieren, um das Template anzulegen und die entsprechenden Workflows zu importieren.

Wenn Sie ein neues Template erstellen, obwohl bereits eine Vorlage mit gleichem Namen existiert, werden Versionen dieses Templates gebildet. Die zweite und jede weitere Fassung dieses Templates wird dabei mir runden Klammern und der jeweiligen Ziffer (beginnend mit 0) am Ende des Templatenamens gekennzeichnet. Im Beispiel ist Rechnungswesen mit Splitterfassung(0) die zweite Version des Ursprungstemplates.

Nach dem Import wird Ihnen ein entsprechender Bericht angezeigt, der Sie über Veränderungen wie bspw. das Anlegen fehlender Benutzergruppen informiert.

Nach der Aktivierung der neuen Workflows in der Workflow‐Verwaltung können diese verwendet werden.

Eskalationsregeln einrichten

Bei dem im Beispiel vorgestellten Workflow zur Rechnungsfreigabe handelt es sich um einen zeitkritischen Prozess. Um Lieferantenskonti optimal auszunutzen, müssen die Rechnungen innerhalb der Skontofrist freigegeben und bezahlt werden.

Um dies zu gewährleisten, können Eskalationsmechanismen die Workflowteilnehmer bzw. den Prozessverantwortlichen informieren, wenn definierte Laufzeiten überschritten werden.

Im Anschluss an das Speichern eines neuen Workflows öffnet sich automatisch der Dialog zum Erfassen von Eskalationsstufen.

Die zugrundeliegenden Eskalationsregeln werden workflowübergreifend definiert und anschließend dem gewünschten Workflow zugewiesen.

Eskalationsregeln öffnen

Den Dialog zur Erfassung von Eskalationsregeln öffnen Sie über das Menü Datei / Eskalationsregeln.

Eskalationsregeln hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und wählen Sie anschließend den gewünschten Eskalationstyp aus:

Eskalationstypen

• Benachrichtigung: Es wird eine E‐Mail an die hinterlegten Workflowteilnehmer versandt.

• Vorgangsabbruch: Der Workflow wird gestoppt und an den hinterlegten Empfänger geschickt.

Eskalationen auch bei abgeschlossenen Workflows ausführen

Definieren Sie über das Optionsfeld In der Endablage ausführen für beide Eskalationstypen, ob die Eskalation auch ausgeführt werden soll, wenn sich der Workflow bereits in der Endablage befindet.

Ein Workflow befindet sich in der Endablage, wenn der eigentliche Genehmigungsprozess bereits abgeschlossen ist, der Workflow aber noch nicht in das nachfolgende Verarbeitungsprogramm übernommen (abgeholt) wurde. Im Standard werden Eskalationen nicht mehr ausgeführt, wenn sich der Workflow in der Endablage befindet.

Eskalationstyp Benachrichtigung

Um eine Benachrichtigung zu generieren, erfassen Sie die entsprechenden Werte im Dialogfenster Benachrichtigung anlegen. Im Beispiel wird eine Erinnerungsmail an die Mitglieder der Gruppe Einkauf verschickt. Der Einkaufsleiter erhält diese in Kopie.

Für Eskalationen vom Typ Benachrichtigung lässt sich beim Anlegen oder Bearbeiten über das Optionsfeld Als Sammel-Email festlegen, ob die Eskalationsbenachrichtigungen als Sammel-E-Mail verschickt werden sollen. Das bewirkt, dass man einmal pro Tag in einer Sammel-E-Mail über die eingetretenen Eskalationen vom Typ Benachrichtigung informiert wird.

Der Zeitpunkt zum Versand der Sammel-E-Mails ist einstellbar im ArchivManager im Menü Verwaltung unter Benachrichtigungen über den Menüpunkt Workflow Sammel-E-Mail.

Eskalationstyp Vorgangsabbruch

Für einen Vorgangsabbruch erfassen Sie den Empfänger des Workflows im Dialogfenster Vorgangsabbruch anlegen. Im Beispiel wird der Workflow bei Zeitüberschreitung abgebrochen und an die Gruppe Finanzbuchhaltung REB übermittelt.

Eskalationsstufen hinzufügen

Um für den aktuell geöffneten Workflow Eskalationsstufen zu definieren, öffnen Sie den Dialog Eskalationsstufen über das Menü Workflow / Eskalationsstufen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Es öffnet sich der Dialog Neue Eskalationsstufe anlegen. Beginnend mit Stufe 1 weisen Sie nun die zuvor definierten Eskalationsregeln bestimmten Zeitpunkten zu. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Stufe 1 (z.B. Mailbenachrichtigung Einkauf) und definieren Sie den Zeitraum, nach dem die erste Eskalationsstufe eintritt.

Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie aus der Liste die Eskalationsregel aus, die Sie der Stufe 1 zuordnen möchten. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die Details zur jeweiligen Regel einblenden. Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie auf OK.

Im Beispiel soll 2 Tage nach Beginn des Workflows eine Erinnerungs‐E‐Mail an die Gruppe Einkauf gesendet werden.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Anlegen.

Fügen Sie bei Bedarf weitere Eskalationsstufen unter Zuordnung der jeweiligen Eskalationsregeln und Eintrittszeitpunkte hinzu, z.B.:

Klicken Sie auf OK, um die Bearbeitung abzuschließen.

Stellvertreterregelungen einrichten

Um den Prozessablauf nicht durch die Abwesenheit von Workflowteilnehmern zu unterbrechen, empfiehlt es sich, entsprechende Stellvertreterregelungen einzurichten. Bei Abwesenheit eines Teilnehmers (Urlaub, Krankheit, etc.) wird dann automatisch der jeweilige Stellvertreter in den Workflow mit einbezogen. Die Stellvertreterregelungen gelten auch für das interne Vorgangssystem und den JobServer.

Stellvertreterregelung einrichten

Die Einrichtung von Stellvertreterregelungen erfolgt über den BenutzerManager oder alternativ über UniWeb. Letzteres wird im Skript Arbeiten mit UniWeb behandelt.

Öffnen Sie diesen über den Archiv Manager (Menü Verwaltung > Benutzer) oder führen Sie das Programm BenMan.exe direkt aus. Selektieren Sie links in der Benutzerliste den gewünschten Benutzer und klicken Sie anschließend rechts auf die Schaltfläche Stellvertreter.

Um eine neue Stellvertreterregelung anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und erfassen Sie die erforderlichen Daten:

• Beschreibung: Über die Drop‐Down‐Liste können Sie bereits vorgefertigte Abwesenheitsgründe auswählen (Urlaub, Krankheit, Besprechung) oder eine eigene Beschreibung erfassen.

• Typ der Stellvertretung: Wählen Sie, ob als Stellvertreter ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe fungieren soll.

• Beginnt: Als Beginn der Stellvertretung wird das aktuelle Tagesdatum sowie die aktuelle Uhrzeit vorgeschlagen, über den Kalender kann ein anderer Tag ausgewählt werden. Der Vertretungszeitraum kann in halbstündlichen Schritten oder durch Setzen des Häkchens Ganztägig angelegt werden.

• Endet: Erfassen Sie hier das Ende des Vertretungszeitraums.

Im BenutzerManager lässt sich für jeden Benutzer und für jede Gruppe individuell einstellen, ob dieser bzw. diese als Stellvertreter von Workflows ausgewählt werden können. Standardmäßig sind diese beiden Optionen aktiviert.

Für Benutzer ist die Option Auswahl bei Stellvertretung in der Registerkarte Details einstellbar. Für Gruppen ist die Option Auswahl bei Stellvertretung in der Registerkarte Global einstellbar.

Zugriffsrechte

Sollte der Stellvertreter weniger Zugriffsrechte als der zu vertretende Benutzer haben, erfolgt ein entsprechender Hinweis.

Bestätigen Sie die Meldung mit Ignorieren, wenn Sie den Vorgang trotzdem fortsetzen wollen. Sinnvoll ist jedoch, einen Stellvertreter mit mindestens gleichen Rechten aus der/den gleichen Gruppe(n) auszuwählen.

Wird eine Stellvertreterregelung für einen Benutzer angelegt, der im entsprechenden Zeitraum selbst als Stellvertreter fungiert, werden Sie in einen Dialog geführt, in dem Sie aufgefordert werden, für jeden Benutzer, den er ursprünglich vertreten sollte, einen Ersatz zu benennen.

Über die Schaltfläche Speichern bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Die Stellvertretung wird anschließend in der Liste angezeigt. Die Spalte Status informiert Sie darüber, ob der Vertretungszeitraum noch bevorsteht (gelb), derzeit aktiv ist (grün) oder abgelaufen / inaktiv ist (rot).

Stellvertretung bearbeiten und/oder löschen

Solange der Vertretungszeitraum nicht beendet ist, kann eine Stellvertretung über die Schaltfläche Bearbeiten geändert oder über die Schaltfläche Löschen aufgehoben werden.

Nach Ablauf des Vertretungszeitraums verbleibt der Eintrag als inaktiver Datensatz in der Liste. Er dient als Historie und kann nicht entfernt werden.

Prozessüberwachung mit Hilfe des WorkflowMonitors

Workflow Monitor

Mit Hilfe der Zusatzanwendung WorkflowMonitor lassen sich laufende Workflows hinsichtlich ihres Freigabestatus und der bisherigen Historie überwachen. Dabei ist eine Workflowsuche anhand der enthaltenen Heftungsdaten (Volltext‐ und Indexsuche) ebenso möglich, wie eine Kontrolle des Prozessfortschritts in Form einer Flowchart‐Animation der bislang durchlaufenen Aktivitäten.

Programmstart

Den WorkflowMonitor starten Sie derzeit über das Programmverzeichnis bspw. C:\Program Files (x86)\BDV\Uniarchiv\Bin\WorkflowMonitor.exe).

Der Arbeitsbereich ist dreigeteilt: Links oben befindet sich die Liste der laufenden Workflows. Die bisherige Historie des darin selektierten Workflows wird links unten eingeblendet. Die rechte Hälfte des Arbeitsbereichs zeigt die Dokumentenansicht der im selektierten Workflow enthaltenen Heftung.

Die Workflowliste lässt sich durch einen Klick auf den jeweiligen Spaltennamen bzw. die Nutzung des darunter befindlichen Filterfelds bspw. nach Workflowstatus oder Erstellungsdatum sortieren bzw. filtern. Durch einen Klick auf das Filtersymbol löschen Sie einen Suchfilter.

Im unteren Bereich der Workflowliste befindet sich zudem eine Suchmaske, über die durch Eingaben im Feld Volltextsuche Workflows anhand der Volltexte der enthaltenen Heftungen identifiziert werden können. Dabei gelten die bekannten Eingabeoptionen wie bspw. wort* zur verkürzten Sucheingabe für Wortmann oder + und – zum Verknüpfen bzw. Ausschließen von Suchkriterien. Groß‐/Kleinschreibung wird in diesem Zusammenhang nicht beachtet. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Taste Enter bzw. über die Schaltfläche Suchen, um die Workflowliste entsprechend Ihrer Suchkriterien einzugrenzen.

Alternativ zur Volltextsuche können Sie im Bereich Indexsuche bis zu drei Indexfelder auswählen und durch Eingabe der exakten Suchbegriffe (bspw. der Rechnungsnummer im Belegfeld 1) den entsprechenden Workflow aufrufen. Bei Nutzung mehrerer Indexfelder werden Ihre Eingaben mit UND verknüpft, d.h. alle Kriterien müssen erfüllt sein.

In der Workflowliste lässt mit dem Befehl Track Workflow aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste der WorkflowTracker zur schrittweisen Prozesskontrolle starten.

Im linken Teil des Arbeitsbereichs wird der Flowchart dargestellt, rechts sind im Panel Steps die bislang durchlaufenen Prozessschritte dokumentiert.

Über das Menü Workflow starten Sie mit dem Befehl Play Steps einen animierten Durchlauf bis zum aktuellen Prozessschritt. Dabei werden auch etwaige Sequenzen geöffnet und schrittweise durchlaufen. Die zugehörige Position bzw. Aktivität wird im Flowchart durch einen gelben Rahmen gekennzeichnet.

Liste möglicher Aktivitäten

Aktivität	Funktion
	Mit Hilfe der System Aktivität FlowDecision wird eine entscheidungsabhängige Verzweigung des Workflows (in einen Trueund einen False‐Zweig) abgebildet.
	Mit der System Aktivität Sequence können Sie zusammengehörende Aktivitäten in eine Sequenz einbetten, um die Übersicht im Flowchart zu wahren.
	Die System Aktivität Parallel ermöglicht es, Workflowschritte simultan auszuführen (Parallelisierung). Innerhalb der Aktivität können bspw. Sequenzen verwendet werden.
	Beim Durchlaufen der System Aktivität Assign wird durch den Workflow automatisch ein vordefinierter Wert in ein Indexfeld geschrieben. Dadurch lässt sich z.B. ein zuvor über den Archiv‐ Manager angelegtes Zusatz(Index)feld in Abhängigkeit vom Workflowdurchlauf mit unterschiedlichen Werten füllen. Über den FeldManager kann der Recherchezugriff via Uniview anhand bestimmter Feldinhalte beschränkt werden. Somit lässt sich bspw. erreichen, dass Benutzergruppen via Uniview nur die Belege einsehen können, an deren Freigabeprozess sie zuvor im Rahmen eines Workflows beteiligt waren.
	Die System Aktivität TryCatch kann von Entwicklern im Rahmen der Fehlerbehandlung genutzt werden und ist ähnlich einer Sequenz anzuwenden. Try und Finally werden immer ausgeführt, Catch wird nur im Fehlerfall ausgeführt. System. Exception muss ausgewählt werden, um alle Fehler abzufangen.
	Die System Aktivität Switch dient dazu, den folgenden Workflowschritt an eine feste numerische Bedingung zu binden (bspw. MANDANT=1). Der folgende Workflowschritt kann auch der Start eines neuen Workflows sein.
	Die System Aktivität Switch dient dazu, den folgenden Workflowschritt an eine feste alpha‐numerische Bedingung zu binden. Der folgende Workflowschritt kann auch der Start eines neuen Workflows sein.
	Mit der Basis Aktivität Email versenden kann zu einem beliebigen Workflowschritt eine individuelle Benachrichtigungsmail an einen definierten Workflowteilnehmer bzw. die Mitglieder einer Gruppe geschickt werden.
	Die Basis Aktivität Konsolen Ausgabe spielt nur in der Testphase bzw. im Rahmen der Problembehandlung (bspw. Bei sehr komplexen Workflows) eine Rolle. Damit lassen sich 37 selbstdefinierte Meldungen ausgeben, die bspw. einen Genehmigungsbetrag oder den ausgeführten Zweig im Workflow anzeigen. Die Konsolen Ausgabe funktioniert nur, wenn anstelle des Dienstes der WorkflowServer über die Konsole gestartet wird (Start > Alle Programme > BDV > WorkflowServer > WorkflowServer Konsole).
	Mit Hilfe der Basis Aktivität Historien-Eintrag schreiben wird an der gewünschten Stelle der Prozesskette automatisch ein Historieneintrag zur Heftung geschrieben. Der Text des Eintrags ist in der Visual Basic Syntax zu hinterlegen (VB-Ausdruck eingeben).
	Die Gruppen Aktivität GruppenFeldEingabe dient dazu, ein im Workflow mitgeführtes Datenfeld durch ein Mitglied einer Workflowteilnehmergruppe editieren zu können.
	Die Gruppen Aktivität Gruppen Belegkostenerfassung stellt einen Sonderfall der GruppenFeldEingabe dar, bei dem ein Großteil der Felder der Buchungserfassungsmaske als Datenfelder im Workflow mitgeführt werden und eine Splitbuchungserfassung innerhalb des Workflows ermöglicht wird.
	Die Gruppen Aktivität Gruppen Belegkostenerfassung stellt einen Sonderfall der GruppenFeldEingabe dar, die sich auf die notwendigen Felder für den jeweiligen Anwendungsfall reduzieren lässt. So könnte bspw. neben dem Feld Umsatz nur das Feld Kost 1 verwendet werden
	Die Gruppen Aktivität Warten auf Gruppen‐Freigabe beinhaltet die Freigabeentscheidung eines Mitglieds der adressierten Teilnehmergruppe (Genehmigung oder Ablehnung).
	Die Gruppen Aktivität Warten auf Gruppen‐Kenntnisnahme beinhaltet die Bestätigung durch ein Mitglied der adressierten Teilnehmergruppe (Kenntnisnahme).
	Die Gruppen Aktivität Gruppen Datenübernahme sorgt dafür, dass die im Rahmen einer GruppenFeldEingabe erfassten Daten in den nächsten Workflowschritt übernommen werden.
	Die Benutzer Aktivität FeldEingabe dient dazu, ein im Workflow mitgeführtes Datenfeld durch einen definierten Workflowteilnehmer editieren zu können. In der Aktivitätenliste wird sie nur angezeigt, wenn im ArchivManager über das Menü Verwaltung > Vorgaben > WorkflowManager > Benutzer Aktivitäten anzeigen gesetzt wurde.
	Die Benutzer Aktivität Belegkostenerfassung stellt einen Sonderfall der FeldEingabe dar, bei dem ein Großteil der Felder der Buchungserfassungsmaske als Datenfelder im Workflow mitgeführt werden und eine Splitbuchungserfassung innerhalb des Workflows ermöglicht wird. In der Aktivitätenliste wird sie nur angezeigt, wenn im ArchivManager über das Menü Verwaltung > Vorgaben > WorkflowManager > Benutzer Aktivitäten anzeigen gesetzt wurde.
	Die Benutzer Aktivität Warten auf Freigabe beinhaltet die Freigabeentscheidung eines definierten Workflowteilnehmers (Genehmigung oder Ablehnung). In der Aktivitätenliste wird sie nur angezeigt, wenn im ArchivManager über das Menü Verwaltung > Vorgaben > WorkflowManager > Benutzer Aktivitäten anzeigen gesetzt wurde.
	Die Benutzer Aktivität Warten auf Kenntnisnahme beinhaltet die Bestätigung eines definierten Workflowteilnehmers (Kenntnisnahme). In der Aktivitätenliste wird sie nur angezeigt, wenn im ArchivManager über das Menü Verwaltung > Vorgaben > WorkflowManager > Benutzer Aktivitäten anzeigen gesetzt wurde.
	Die Benutzer Aktivität Datenübernahme sorgt dafür, dass die im Rahmen einer FeldEingabe erfassten Daten in den nächsten Workflowschritt übernommen werden. In der Aktivitätenliste wird sie nur angezeigt, wenn im ArchivManager über das Menü Verwaltung > Vorgaben > WorkflowManager > Benutzer Aktivitäten anzeigen gesetzt wurde.
	Die Gruppen Aktivität GruppenAblage stellt den Endpunkt eines Workflows in einem definierten Client (Unides oder Unicapture bzw. Rechnungseingansbuch) und der gewünschten Adressatengruppe dar.
	Die Benutzer Aktivität BenutzerAblage stellt den Endpunkt eines Workflows in einem definierten Client (Unides oder Unicapture bzw. Rechnungseingansbuch) und dem gewünschten Adressaten dar. In der Aktivitätenliste wird sie nur angezeigt, wenn im ArchivManager über das Menü Verwaltung > Vorgaben > WorkflowManager > Benutzer Aktivitäten anzeigen gesetzt wurde.
	Die Endpunkt-Aktivität Workflow starten ermöglicht es, an einer beliebigen Stelle eines Workflows einen neuen Workflow auszulösen (bspw. als Anschlussprozess).

Liste möglicher Variablen und Makros bei E-Mail-Benachrichtigungen

Variable/Makro	Beschreibung
SystemVar.MandNr	Mandantennummer
SystemVar.Workflowname $WFNAME$*NEU*	Name des Workflows
SystemVar.MandBez	Mandantenbezeichnung
SystemVar.Workflowname	Name des Workflows
SystemVar.Absender	Benutzerkürzel des Workflow-Absenders
SystemVar.AbsenderFullname	Benutzername des Workflow-Absenders (inkl. Kürzel)
SystemVar.AbsenderEmail	E-Mail-Adresse des Absenders (sofern hinterlegt)
SystemVar.Erstellt $ERSTELLT$ *NEU*	Erstellungsdatum des Workflows
SystemVar.Erstellt	Erstellungsdatum des Workflows
SystemVar.LastApprover / $LETZTER_GENEHMIGER$	Name des vorangegangenen Workflow-Teilnehmers
SystemVar.LastComment / $LETZTE_ANMERKUNG$	Text der zuletzt erfassten Anmerkung aus der Workflow-Historie
SystemVar.WebServerHostName / $WEBSERVER_HOSTNAME$	Der im ArchivManager hinterlegte Webserver-Hostname, über den die UniWeb-Seite zu erreichen ist.