Einstellungen zur Export Toolbox

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Register Verbindungsdaten

In diesem Dialog können Sie die Verbindung zur Addison Datenbank sowie die Verbindung zum Mikrosoft SQL-Server testen.

Addison Datenbank

Hier ist der Addison Benutzer mit seinem Passwort zu hinterlegen, der für das automatische Anmelden erforderlich ist. Zwingend ist hier ein Benutzer zu hinterlegen, wenn über die Windows Aufgabenplanung ein automatisierter Export erzeugt werden soll. Die Eingaben werden verschlüsselt dargestellt und verschlüsselt gespeichert.

Microsoft SQL-Server

In diesem Dialog werden die Zugangsdaten zum Microsoft SQL-Server hinterlegt oder eine neue Datenbank angelegt.

Neue Datenbank

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Datenbank und tragen Sie einen Datenbanknamen ein.

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Es wird eine neue Datenbank mit allen Tabellen im Microsoft SQL-Server angelegt. Die Daten werden in eine neue Datenbank exportiert.

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Verbindung testen

Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird geprüft, ob die Verbindung hergestellt werden kann. Bei einem erfolgreichen Test ändert sich die Ansicht wie folgt:

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Konnte keine Verbindung hergestellt werden, ändert sich die Ansicht wie folgt:

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Bitte überprüfen sie in diesem Fall Ihre Zugangsdaten zum Server.

Benutzername falsch:

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Passwort falsch

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Versionscheck

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Es wird Ihnen die Aktuelle Version der SQL-Tabellen angezeigt.

Sollte der SQL-Server nicht erreichbar sein, dann erhalten Sie die folgende Meldung. Prüfen Sie bitte Ihre Zugangsdaten und führen Sie ggfls. einen Verbindungstest durch.

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SQL-Tabellen vor der Aktualisierung löschen?

Wurden bereits Daten mit dem Exporter erstellt, wird aktuell geprüft, ob der bisherige Datensatz identisch ist. Ist dies nicht der Fall wird der Datensatz gelöscht und ein Neuer erstellt. Diese Prüfung verlängert das Zeitverhalten. Mit der Option löschen JA werden die Daten gelöscht und komplett neu erstellt.

Register Allgemein

Direktausgabe

Als Standard wird die Auswahlmöglichkeit "Nein" empfohlen. Die Auswahlmöglichkeit "Ja" wird bei großen Datenmengen empfohlen (> 2 Mio. Datensätze / Jahr)

Zeitstempel

Beim Export von ASCII Dateien (.csv oder .txt) kann im Dateinamen ein Zeitstempel mit dem Datum und der Uhrzeit des Exports eingefügt werden. Dadurch werden Exporte nicht überschrieben. Bei der Auswahl NEIN werden vorhandene Dateien beim Export gelöscht und dann neu erzeugt.

Kostaufteilung

Wenn bei Buchungen eine Aufteilung des Betrages auf unterschiedliche Kostenstellen und / oder Kostenträger erfolgte, werden die Aufteilungen mit ausgegeben. Hier kann entschieden werden, ob die Aufteilung nach Kost1 oder Kost2 erfolgen soll.

Expandieren

Standardmäßig ist das Optionsfeld bei Nein gesetzt. Die Forderungs- und Verbindlichkeitskonten werden nicht einzeln, sondern verdichtet ausgegeben, da die Buchungen bereits im Hintergrund über die Personenkonten erzeugt werden.

Sollten die Verdichtungskonten mit Einzelbuchungen ausgegeben werden dann aktivieren Sie das Optionsfeld Ja. Dann werden die Einzelbuchungen erstellt.

Dies kann hier für den aktuellen Export geändert werden. In den Grundeinstellungen können die Vorbelegungen getroffen werden.

Skipkonten

Bei Skipkonten handelt es sich um Vortrags-, Forderungs- und Verbindlichkeitskonten. Diese werden gesondert behandelt. Es können aber auch andere Einzelkonten sein, die nicht mit ausgegeben werden sollen.

Forderungs- und Verbindlichkeitskonten werden nicht ausgegeben, da die Buchungen i.d.R. im Hintergrund über die Personenkonten bebucht werden.

Sollten im Nachsystem die Buchungen auf den Forderungs- oder Verbindlichkeitskonten benötigt werden, so sind diese für den jeweiligen Bereich zu aktivieren. Wurden im ADDISON noch weitere Forderungs- und Verbindlichkeitskonten verwendet, müssen in der csv-Datei zu den Skipkonten diese ergänzt werden. Bsp. Konto SKR03 1601 oder SKR04 3301

Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Skipkonten richtig anwenden.

Freie Felder

Es werden die individuell angelegten freien Felder an den Buchungssätzen exportiert.

BuchID

Jede Buchung aus der Finanzbuchhaltung wird einer eindeutigen Buchungs-ID zugeordnet. Diese kann zu Abstimmungszwecken und Prüfung exportiert werden.

Semikolon entfernen Stammdaten

Manche aufnehmenden Programme haben Schwierigkeiten, die Daten in der richtigen Reihenfolge einzulesen. Sind zum Beispiel in den Stammdaten beim Namen oder in anderen Textfeldern ein Semikolon eingegeben worden, kann es u.U. zu Datenverlust kommen.

Nein = Semikolons werden beibehalten

Ja = Semikolons werden entfernt

Im Freitextfeld kann ein beliebiges Zeichen für den Austausch eingegeben werden. Wird kein Zeichen eigegeben, wird das Semikolon lediglich gelöscht. Es kann auch ein Leerzeichen eingegeben werden.

Semikolon entfernen Buchungstext

Manche aufnehmenden Programme haben Schwierigkeiten, die Daten in der richtigen Reihenfolge einzulesen. Sind zum Beispiel in Buchungstexten ein Semikolon eingegeben worden, dann kann es u.U. zu Datenverlust kommen.

Nein = Semikolon werden beibehalten

Ja = Semikolon werden entfernt

Im Freitextfeld kann ein beliebiges Zeichen für den Austausch eingegeben werden. Wird kein Zeichen eigegeben, wird das Semikolon lediglich gelöscht. Es kann auch ein Leerzeichen eingegeben werden.

Zeichensatz

Es können unterschiedliche Zeichensätze festgelegt werden, die beim Erstellen der Dateien zu Grunde gelegt werden.

Zur Auswahl stehen die folgenden Zeichensätze:

ANSI Windows 1252 Westeuropäisch Windows
ASCII
Default Landesspezifische Einstellung von Windows
Mac Macintosh-10000 Westeuropäisch Mac
Unicode
UTF7 Unicode (UTF-7)
UTF8 Unicode (UTF-8)
UTF32 Unicode (UTF-32)

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Ältestes Jahr Über diese Eingabe werden die Wirtschaftsjahre für den Export eingeschränkt. Diese Einstellung übersteuert die Auswahl der Wirtschaftsjahre in der Registerkarte Automatik Auswahl -> Wirtschaftsjahre, um keine Altdaten von Altmandanten zu erhalten.

BuKr Salden bis Es wird eine Saldenliste pro Buchungskreis erstellt. Sie können die gewünschte Anzahl der zu exportierenden Buchungskreise hinterlegen. Die Eingabe ist beschränkt auf 31 Buchungskreise analog zur Software.

Kontenblätter Sachkonten

Bei der Option Alle werden alle Konten aus dem Bereich ausgegeben. Bei der Option Von-Bis kann eine Auswahl getroffen werden.

Kontenblätter Debitoren

Bei der Option Alle werden alle Konten aus dem Bereich ausgegeben. Bei der Option Von-Bis kann eine Auswahl getroffen werden.

Kontenblätter Kreditoren

Bei der Option Alle werden alle Konten aus dem Bereich ausgegeben. Bei der Option Von-Bis kann eine Auswahl getroffen werden.

Register Ausgezifferte OP

Bei der Option Alle werden alle Konten aus dem Bereich ausgegeben. Es werden die Personen kontennummernkreise aus dem Standardkontenrahmen angezeigt. Bei der Auswahl kann eine Bereichsauswahl getroffen werden.

Die Einstellungen gelten sowohl für die Automatik als auch als Vorschlagswert für den manuellen Export.

Beim manuellen Export können diese Vorgaben zur Laufzeit geändert werden.

Register Automatik Auswahl

Hier treffen Sie die Vorauswahl, welche Kontrollkästchen beim Aktivieren des jeweiligen Programmteils automatisch zur Ausgabe für den automatisierten Export vorbelegt sein sollen. Nur die Daten der aktivierten Kontrollkästchen werden dann automatisiert ausgegeben.

Die gewünschte Anzahl an zu exportierenden Wirtschaftsjahren können Sie hier einstellen. Es können mehrere Wirtschaftsjahre (bis zu 10 WJ) auf einmal exportiert werden. Die Anzahl an Vorjahren kann ausgewählt werden. Durch das Ausführen der Automatik wird die Bereitstellung von Altdaten erleichtert.

Individuelle Auswertungen

Auf Anfrage können individuelle Auswertungen aktiviert und beim Datenabruf mit ausgegeben werden. Bitte wenden sie sich bei Bedarf an unser Consulting-Team von ADDISON unter [email protected].

Register Automatik Mandanten

Es stehen Ihnen die Varianten für den Export Alle Mandanten oder für bestimmte Mandaten Auswahl zur Verfügung.

Wurde die Variante Auswahl angeklickt, werden die eingetragenen Mandantennummern bei der Automatik der Reihe nach abgearbeitet und die gewünschten Daten werden anschließend im jeweiligen Verzeichnis ausgegeben.

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Geladene Datei

Geladen wird beim Programmstart immer die Datei Automatik_Mandanten.ini. In dieser Datei sind die Mandanten enthalten, die beim Programmstart für die Abarbeitung der Automatik geladen werden.

Eine Mandanten.ini Datei erzeugen Sie, indem Sie in der Mandanten Automatik mehrere Mandanten eingetragen und dann über die Schaltfläche Speichern diese als Mand*.ini abspeichern. Wichtig beim Speichern von Mandantendateien ist, dass diese mit der Bezeichnung Mand beginnen

Mandanten Automatik

Einzelne Mandate können für die Automatik hinterlegt werden.

Register Speicherorte ASCII

Die individuellen Exportpfade der Mandanten werden auf dieser Registerkarte eingestellt.

In der linken Spalte wird die ADDISON Mandantennummer eingetragen. Rechts wird der Ausgabepfad der Daten des Mandanten festgelegt.

Ist kein individueller Exportpfad vorhanden, werden die Daten in den Standardpfad exportiert.

Register Lizenz

Über diese Informationen werden individuelle Programmierungen, welche der Kunde bei Wolters Kluwer zur Export Toolbox in Auftrag gegeben hat, abgefragt.