Einträge
Einträge
Allgemein
Darstellung der Einträge
Im Einträge-Fenster wird der Inhalt des markierten Fachs aus dem Navigationsbaum im Bereich Ablage angezeigt.
Programmaufruf
Das Einblenden des Einträge-Fensters erfolgt durch Anklicken eines Fachs im Navigationsbaum.
Einträge-Fenster
Das Einträge-Fenster ist in drei Bereiche unterteilt:
- 1. Zeile = Überschriftenzeile
Anzeige der Überschriften der eingeblendeten Spalten. - 2. Zeile = Filterzeile
Adhoc-Filterfunktion zu den angezeigten Ergebniszeilen. - Weitere Zeilen = Ergebniszeilen
Anzeige der aufgrund der Filtereinstellungen passenden Einträge des Office Managers.
Filterzeile im Einträge-Fenster
In der ersten Zeile unter der Überschrift können Filterkriterien eingegeben werden. Nach Eingabe bzw. Auswahl eines Filterkriteriums und Bestätigung mit Enter werden die Einträge entsprechend gefiltert angezeigt.
Einträge
Einträge können Notizen, Verweise auf Dateien (z.B. Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen) und auch Links auf Internetseiten sein. Somit können alle in digitaler Form vorliegenden Informationen im Office Manager abgelegt und aufgerufen werden.
Eigenschaften der Einträge
Zu jedem Eintrag sind zahlreiche Zusatzinformationen enthalten, die in den Eigenschaften eingetragen sind.
Die Eigenschaften werden in Spalten im Einträge-Fenster angezeigt.
Spalten des Einträge-Fensters
Auf die Spalten der Einträge können Filter gesetzt werden, um eine Selektion der angezeigten Einträge zu bekommen (siehe Kapitel Ansicht definieren).
Sortierung der Einträge
Durch Anklicken der Spaltenüberschrift werden die Einträge nach der angeklickten Spalte aufsteigend sortiert. Durch nochmaliges Anklicken der Spaltenüberschrift werden die Einträge absteigend sortiert.
Funktionen der Einträge
Verweis öffnen
Ablage | Menü / Eintrag | Verweis öffnen.
Mit der Funktion Verweis öffnen oder mit Doppelklick wird der Verweis des markierten Eintrags aufgerufen, d.h. die entsprechende Anwendung wird gestartet und die Datei bzw. Internetseite wird geöffnet.
Bei Bearbeitungsnotizen, die zu einem bestimmten Arbeitsschritt in einem Mandanten geschrieben wurden, wird der hinterlegte Mandant mit zugehörigem Projekt und Dialog geöffnet.
Ist kein Verweis hinterlegt, wird der Eigenschaften-Dialog geöffnet.
Neuanlage
Siehe Kapitel Einträge anlegen.
Bearbeiten
Ablage | Menü | Eintrag / Eigenschaften.
Die Eigenschaften des markierten Eintrags werden angezeigt und die Felder können nachbearbeitet werden (siehe Kapitel Eigenschaften der Einträge).
Zum aktiven Vorgang hinzufügen
Kontextmenü (rechte Maustaste) | Zum aktiven Vorgang hinzufügen
Der markierte Eintrag wird als Link im z.Zt. aktiven Vorgang angezeigt. Der Verweis des Eintrags kann aus dem Vorgang heraus geöffnet werden. So können Dokumente und sonstige Informationen aus dem Office Manager in Vorgänge aufgenommen werden, sofern diese im jeweiligen Vorgang relevant sind.
Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, sofern ein Vorgang aktiv ist.
Weitere Informationen zu Vorgängen erhalten Sie in den Dokumentationen Bedienung der Oberfläche und Vorgangs-orientierte Software.
Versenden per E-Mail
Ablage / Menü / Eintrag | Versenden / E-Mail.
Eine neue E-Mail wird erstellt (sofern ein E-Mail-Programm installiert ist). Als Betreff für die E-Mail wird der Inhalt des Felds Text/Betreff eingetragen. Ist im Verweis des Eintrags eine Datei hinterlegt, wird diese Datei als Anlage an die E-Mail angehängt. Als Dateiname wird Text/Betreff aus dem Eintrag verwendet, um der Datei einen verständlicheren Dateinamen zu geben.
Sofern in den Mandantenstammdaten Mail-Adressen angelegt sind, der beim Eintrag hinterlegt ist, werden diese Mail-Adressen vor Erstellung der Mail in einem Dialog angezeigt. Eine oder mehrere Mail-Adressen können für die zu versendende Mail ausgewählt werden und werden als Empfänger in die Mail eingetragen. Bei Mehrfachselektion von Einträgen wird der Dialog mit Auswahl der Mail-Adressen nur angezeigt, wenn alle markierten Einträge den gleichen Mandanten betreffen.
Bei Mehrfachselektion wird eine E-Mail erstellt. Alle Dateien aus den markierten Einträgen werden an diese E-Mail angehängt.
Versenden im Office Manager
Ablage | Menü | Eintrag | Versenden | Intern.
Der selektierte Eintrag wird wie eine Bearbeitungsnotiz an einen oder mehrere Empfänger versendet. Im Feld Notiz wird dabei eine Historie aufgebaut, so dass nachvollziehbar ist, von wem der Ursprungseintrag stammt und wann dieser erstellt wurde.
Der versendete Eintrag wird bei den jeweiligen Empfängern im Eingangskorb abgelegt.
Archivieren
Ablage | Menü | Eintrag | Archivieren.
Vom selektierten Eintrag wird das hinterlegte Dokument mit den Eigenschaften des Eintrags für das Archivsystem abgestellt.
Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn eine ADDISON-DMS-Schnittstelle geladen ist.
Kopieren
Ablage / Menü /Eintrag | Kopieren.
Für das Kopieren von Einträgen stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Nur Eintrag kopieren
Ablage / Menü / Eintrag | Kopieren | Eintrag.
Der markierte Eintrag wird in ein anderes Fach kopiert. Ist dem Eintrag ein Verweis auf eine Datei hinterlegt, wird diese nicht mitkopiert. Die Datei ist weiterhin nur einmal auf der Festplatte vorhanden.
Nach Auswahl des Menüpunkts wird der Dialog Fach auswählen geöffnet. Hier wird das Fach ausgewählt, in das der Eintrag kopiert werden soll. Mit Anklicken der Schaltfläche OK wird das Kopieren ausgelöst.
Das gleichzeitige Kopieren mehrerer Einträge ist möglich. Die Mehrfach-Selektion erreichen Sie mit den normalen Windows-Funktionen (Shift-Taste bzw. Strg-Taste).
- Eintrag mit Dokument kopieren
Ablage / Menü / Eintrag | Kopieren | Eintrag mit Dokument.
Der markierte Eintrag wird in ein anderes Fach kopiert. Die Datei, auf die der Eintrag verweist, wird ebenfalls kopiert.
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn dem Eintrag ein Verweis auf eine Datei hinterlegt ist.
Nach Auswahl des Menüpunkts wird der Dialog Fach auswählen geöffnet. Hier wird das Fach ausgewählt, in das der Eintrag kopiert werden soll. Zusätzlich wird im Feld Dateiname ein automatisch generierter Dateiname vorgeschlagen, der geändert werden kann. Mit Anklicken der Schaltfläche OK wird das Kopieren ausgelöst.
Das gleichzeitige Kopieren mehrerer Einträge ist nicht möglich.
- Auf eine andere Mandantennummer kopieren
Ablage / Menü / Eintrag | Kopieren | auf eine andere Mandantennummer.
Der markierte Eintrag wird auf eine andere Mandantennummer kopiert. Die Datei, auf die der Eintrag verweist, wird ebenfalls kopiert.
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn dem Eintrag ein Verweis auf eine Datei hinterlegt ist.
Beim Kopieren von Word-Dokumenten wird nach Auswahl des Menüpunkts der Dialog Empfängerauswahl geöffnet. Hier werden Mandant, Empfänger und Anschrift gewählt. Zusätzlich wird im Feld Dateiname ein automatisch generierter Datei-name vorgeschlagen, der geändert werden kann. Mit Anklicken der Schaltfläche OK wird das Kopieren ausgelöst und die im Word-Dokument enthaltenen Platzhalter-Felder werden mit den ausgewählten Mandantendaten aktualisiert.
Beim Kopieren aller anderen Dateien kann nach Auswahl des Menüpunkts Kopieren | auf eine andere Mandantennummer der neue Mandant eingegeben werden. Zusätzlich wird im Feld Dateiname ein automatisch generierter Dateiname vorgeschlagen, der geändert werden kann. Mit Anklicken der Schaltfläche OK wird das Kopieren ausgelöst.
Weitere Informationen zur Empfängerauswahl und zu den Platzhalter-Feldern erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Office-Anbindung.
Verschieben
Ablage / Menü | Eintrag | Verschieben.
Der markierte Eintrag wird in ein anderes Fach verschoben. Nach Auswahl des Menüpunkts wird der Dialog Fach auswählen geöffnet. Hier kann das Fach ausgewählt werden, in das der Eintrag verschoben werden soll. Mit Anklicken der Schaltfläche OK wird das Verschieben ausgelöst.
Das gleichzeitige Verschieben mehrerer Einträge ist möglich. Die Mehrfach-Selektion erreichen Sie mit den normalen Windows-Funktionen (Shift-Taste bzw. Strg-Taste).
Ablage / Menü / Eintrag | Drucken.
Die Eigenschaften eines Eintrags können als Notiz ausgegeben werden. Für den Ausdruck stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Untermenüpunkt Ausgabe in den Listenmanager
Eine Auswertung mit den Eigenschaften des markierten Eintrags wird im Listenmanager abgestellt. - Untermenüpunkt Ausgabe in Word Ein Word-Dokument mit den Eigenschaften des markierten Eintrags wird erstellt. Die Ausgabe in Word kann über die Vorlage Notizen.dot individuell gestaltet werden (siehe Kapitel Vorlage Notizen.dot).
- Untermenüpunkt Dokument zum Eintrag mit dieser Funktion ist das Drucken der Dokumente zum Eintrag möglich. Damit können auf einfache Weise die hinterlegten Dokumente ausgedruckt werden. Eine Mehrfachselektion ist möglich.
Löschen
Ablage / Menü / Eintrag | Löschen.
Beim Löschen eines Eintrags mit Verweis auf eine Datei stehen nach dem Löschen des Eintrags folgende Optionen zur Verfügung:
- Datei nicht löschen Die Datei wird in keinem Fall gelöscht.
- Datei löschen Die Datei wird immer gelöscht.
- Datei nur löschen, sofern kein weiterer Verweis auf die Datei besteht Der Office Manager wird nach einem weiteren Verweis auf die Datei durchsucht. Die Datei wird nur gelöscht, sofern kein weiterer Verweis auf die Datei gefunden wird. Dieser Vorgang kann, je nach Anzahl der Einträge im Office
Manager, bis zu einigen Minuten in Anspruch nehmen.
Das gleichzeitige Löschen mehrerer Einträge ist möglich. Die Mehrfach-Selektion erreichen Sie mit den normalen Windows-Funktionen (Shift-Taste bzw. Strg-Taste).
Das BBS Attribut Office Manager - Einträge und Vorgänge löschen, sperrt das Löschen von Einträgen im Office Manager, wie auch in den dazugehörigen Einträgen in Mein ADDISON.
ADDISON Direkt
Sofern für den Mandanten ein aktives ADDISON Direkt-Portal erstellt ist, kann über das Kontextmenü / ADDISON Direkt die Datei an ADDISON Direkt Dokumente, ADDISON Direkt-Kommunikation oder an Arbeitnehmer über Meine Lohndokumente versendet werden.
Unter Menü / Einstellungen kann die Option Word-Dateien beim Versenden an ADDISON Direkt in PDF konvertieren aktiviert werden. Diese Einstellung gilt global für alle Benutzer. Word-Dateien, die aus dem Office Manager oder dem Desktop per Kontextmenü an ADDISON Direkt versendet werden, werden dann automatisch in PDF umgewandelt und hochgeladen.
Ansicht definieren
Siehe Kapitel Ansicht definieren.
Inhalt / Eigenschaften der Einträge
Allgemein
Die Eigenschaften enthalten Zusatzinformationen zu den Einträgen, die beim Speichern beispielsweise eines Word-Dokuments normalerweise nicht enthalten sind. Diese Zusatzinformationen erhöhen die Aussagekraft des Eintrags und ermöglichen eine situationsbezogene Selektion der Einträge.
Die Eigenschaften eines Eintrags können als Notiz ausgegeben werden. Für den Ausdruck stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Schaltfläche Listenmanager Eine Auswertung mit den Eigenschaften des markierten Eintrags wird im Listenmanager abgestellt.
- Schaltfläche Word Drucken
Ein Word-Dokument mit den Eigenschaften des markierten Eintrags wird erstellt.
Die Ausgabe in Word kann über die Vorlage Notizen.dot individuell gestaltet werden (siehe Kapitel Vorlage Notizen.dot).
Beschreibung einzelne Felder
In den Feldern in den Eigenschaften der Einträge können folgende Eingaben vorgenommen werden:
Typ
Im Feld Typ wird eingestellt, ob eine Notiz oder ein Eintrag mit Verweis (= Dokument) erstellt werden soll.
Der Wert des Felds Typ hat keine Auswirkung. Auch bei Notiz kann ein Verweis auf eine Datei angegeben werden.
Mandant
Eingabe der Mandantennummer.
Mit Anklicken der Schaltfläche 
Als Vorbelegung wird der aktuelle Mandant eingestellt.
Text/Betreff
Erfassung einer Beschreibung oder von Stichworten.
Die Eingaben in diesem Feld werden i.d.R. zum Wiederfinden des Eintrags verwendet.
Notiz
Erfassung einer Notiz oder einer Bemerkung zum Eintrag.
Termin
Eingabe eines Wiedervorlage-Termins (siehe Kapitel Wiedervorlage).
Status
Mögliche Stati sind offen und erledigt.
Ist ein Termin eingetragen und der Status offen angelegt, erscheint der Eintrag bei Fälligkeit in der automatischen Meldung Fällige Aufgaben bei Programmstart und im Fach Fällige Aufgaben.
Bearbeiter
Der zuständige Bearbeiter kann erfasst werden.
Über die Suchfunktion oder die Wiedervorlagefunktion können dadurch Einträge benutzerbezogen angezeigt werden.
Projekt
Die vorhandenen Projekte stehen in einer Auswahlliste zur Verfügung.
Bei Neuanlage eines Eintrags wird das aktuelle Projekt als Vorbelegung eingestellt.
Veranlagungsjahr (VJ)
Ein Veranlagungsjahr kann erfasst werden.
Bei Neuanlage eines Eintrags wird das Veranlagungsjahr vorbelegt, sofern das aktuelle Projekt ein Steuernprojekt ist.
Zuordnungsdatum
Das Zuordnungsdatum bestimmt, welcher Periode ein Eintrag zugeordnet werden soll, z.B. bekommt der Jahresabschluss für das Jahr 2005 als Zuordnungsdatum den 31.12.2005, die BWA für den Monat März 2006 als Zuordnungsdatum den 31.03.2006.
Somit ist eine exaktere Zuordnung möglich als über das Feld VJ.
Verweis
Im Feld Verweis wird der Ablageort einer Datei oder die Adresse einer Internetseite angegeben. Die Beschreibung zur Vorgehensweise für das Feld Verweis ist im Kapitel Neuer Eintrag zu finden.
Ersteller
Als Ersteller wird der aktuelle Benutzer eingetragen. Über eine Auswahlliste kann auch ein anderer Benutzer gewählt werden.
Erstellungsdatum
Bei Erstellung eines neuen Eintrags wird das aktuelle Systemdatum als Erstellungsdatum eingetragen.
Erstellungsuhrzeit
Bei Erstellung eines neuen Eintrags wird die aktuelle Systemuhrzeit als Erstellungsuhrzeit eingetragen.
Steuerlich relevant
Mögliche Einstellungen sind ja und nein.
Zu diesem Kennzeichen gehört das BBS-Attribut Nicht steuerlich relevante Einträge anzeigen.
Somit können alle als nicht steuerlich relevant gekennzeichneten Einträge des Office Managers ausgeblendet werden. Diese Einstellung kann z.B. für Betriebsprüfer genutzt werden, die den unmittelbaren Zugriff direkt auf die ADDISON Software nutzen möchten.