Einträge anlegen
Einträge anlegen
Allgemein
Einträge anlegen
Einträge im Office Manager können über verschiedene Möglichkeiten erstellt werden:
Direkt im Office Manager können Notizen geschrieben, Verweise auf bestehende Dateien eingefügt und Verweise auf Internetseiten angelegt werden.
Über Word und Excel können Dokumente über Assistenten im Office Manager registriert werden. Dies kann bei Neuanlage eines Dokuments mit Auswahl von Vorlagen oder auch nach Erstellung eines Dokuments erfolgen. Über Outlook können Mails im Office Manager registriert werden. Im Windows Explorer können Dateien im Office Manager registriert werden.
Berichte (Bilanz und Controlling), Erläuterungen aus ADDISON Steuern, Vorgänge, Rechnungen aus ADDISON Kanzleiorganisation und offene Verwaltungsakte aus Fristen & Bescheide werden (teilweise optional) automatisch im Office Manager registriert.
Registrierung
Der Begriff Registrierung bedeutet, dass im Office Manager ein Eintrag mit Verweis auf ein Dokument angelegt wird.
Brief mit Microsoft Word erstellen
Programmaufruf
Briefe können in der ADDISON Software aus allen Bereichen heraus aufgerufen und erstellt werden:
Schaltfläche 
in der Symbolleiste des Office Managers
über Ablage / Menü / Wordanbindung
Programmzweck
Mit der Funktion Brief erstellen wird ein einzelnes Word-Dokument erstellt, mit Daten aus den Mandantendaten gefüllt und im Office Manager registriert.
Weitere Informationen zur Funktion Brief erstellen finden Sie in der Dokumentation ADDISON Office-Anbindung.
Arbeitsmappe mit Microsoft Excel erstellen
Programmaufruf
Schaltfläche 
in der Symbolleiste des Bereichs Ablage
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Ablage / Menü / Excelanbindung
Programmzweck
Mit der Funktion Excel-Dokument erstellen wird eine Excel- Arbeitsmappe erstellt, ggf. mit Daten aus den Mandantendaten gefüllt und im Office Manager registriert.
Weitere Informationen zur Funktion Excel-Dokument erstellen finden Sie in der Dokumentation ADDISON Office-Anbindung.
E-Mail mit Outlook erstellen
Programmaufruf
Das E-Mail erstellen kann in der ADDISON Software aus allen Bereichen heraus aufgerufen werden:
Schaltfläche 
in der Symbolleiste des Office Managers
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Ablage / Menü / Wordanbindung
Programmzweck
Mit der Funktion E-Mail erstellen wird eine Mail erstellt, das mit Daten aus den Mandantendaten gefüllt und im Office Manager registriert werden kann.
Weitere Informationen zur Funktion Brief erstellen finden Sie in der Dokumentation ADDISON Office-Anbindung.
Dokumente registrieren in Word, Excel, Outlook, Windows Explorer
Programmaufruf
- In Microsoft Word, Excel und Outlook:
Schaltfläche Dokument registrierenanklicken
- Im Windows Explorer:
Rechte Maustaste | Registrieren im ADDISON Office Manager anklicken.
Programmzweck
Mit Dokument registrieren wird ein Dokument bzw. eine Mail aus Microsoft Word, Microsoft Excel, Windows Explorer oder Microsoft Outlook im Office Manager registriert.
Das bedeutet, dass das Dokument bzw. die Mail in der ADDISON-Datenstruktur gespeichert und dazu ein Eintrag im Office Manager angelegt wird.
Weitere Informationen zur Funktion Dokument registrieren finden Sie in der Dokumentation ADDISON Office-Anbindung.
Dokument einfügen
Programmaufruf
Schaltfläche 
in der Symbolleiste Ablage / Menü / Dokument einfügen.
Programmzweck
Für bereits bestehende Dateien werden Einträge im Office Manager angelegt. Der neue Eintrag wird in dem aktuell geöffneten Fach des Office Managers angelegt.
Option Dokument in ADDISON-Datenstruktur kopieren
Beim Dokument einfügen kann entweder ein Verweis auf die bestehende Datei erstellt werden oder die Datei beim Dokument einfügen in die ADDISON-Datenstruktur kopiert werden.
Soll die Datei in die ADDISON-Datenstruktur kopiert werden, ist die Option Dokument einfügen – Dokument in ADDISON-Datenstruktur kopieren zu setzen.
Sofern die Datei in die ADDISON-Datenstruktur kopiert wird, dann wird der Verweis im Eintrag des Office Managers auf die ADDISON-Datenstruktur gesetzt.
Sofern die Datei nicht kopiert wird, wird der Verweis im Eintrag auf den derzeitigen Speicherort der Datei gesetzt.
Die Option finden Sie unter Ablage / Menü / Einstellungen.
Vorgehensweise Dokument einfügen
Klicken Sie auf Ablage / Menü / Dokument einfügen an. Der Dateiauswahldialog wird geöffnet.
Wählen Sie die einzufügende Datei aus.
Klicken Sie die Schaltfläche Öffnen an. Der Dialog Dokument registrieren wird geöffnet.
Wählen Sie das Fach des Office Managers aus, in dem der Eintrag angelegt werden soll.
Erfassen Sie die Informationen zum neuen Eintrag im Office Manager.
Klicken Sie die Schaltfläche OK zum Anlegen des neuen Eintrags an.
Mehrfachselektion
Dokument einfügen ist auch bei Mehrfachselektion möglich. Die Dateien werden dann nacheinander abgearbeitet. Je Datei wird ein Eintrag im Office Manager erstellt.
Dokument einfügen über Drag & Drop
Programmaufruf
Drag & Drop (Klicken und Ziehen) der Datei in das Einträge-Fenster.
Programmzweck
Dokumente können über Drag & Drop in den Office Manager eingefügt werden. Drag & Drop ist aus dem Windows Explorer heraus, aber auch aus anderen Anwendungen möglich, wie z.B. Dateianhänge aus Outlook-Mails. Da sich die verschiedenen Anwendungen allerdings unterschiedlich verhalten, besteht die Möglichkeit, dass Drag & Drop in den Office Manager nicht aus allen Anwendungen heraus funktioniert.
Kopieren in die ADDISON-Datenstruktur
Die Datei wird bei Drag & Drop immer in die ADDISON-Datenstruktur kopiert.
Vorgehensweise bei Drag & Drop
Klicken Sie im Office Manager das Fach an, in dem der neue Eintrag angelegt werden soll.
Klicken Sie die einzufügende Datei an und ziehen Sie diese in das Einträge-Fenster. Der Dialog Eigenschaften wird geöffnet.
Erfassen Sie die Informationen zum neuen Eintrag im Office Manager.
Klicken Sie die Schaltfläche OK zum Anlegen des neuen Eintrags an.
Mehrfachselektion
Drag & Drop in den Office Manager ist auch bei Mehrfachselektion möglich. Die Dateien werden dann nacheinander abgearbeitet. Je Datei wird ein Eintrag im Office Manager erstellt.
Neuer Eintrag
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Ablage / Menü / Eintrag | Neu.
Programmzweck
Sowohl Notizen als auch Einträge mit Verweis auf bestehende Dokumente oder auf Internetseiten können erstellt werden.
Der neue Eintrag wird im aktuell geöffneten Fach des Office Managers angelegt.
Eintrag erstellen…
Klicken Sie auf Ablage / Menü / Eintrag | Neu an. Der Dialog Eigenschaften wird geöffnet.
Erfassen Sie die Informationen zum neuen Eintrag im Office Manager.
Klicken Sie die Schaltfläche OK zum Anlegen des neuen Eintrags an.
…mit Verweis
Klicken Sie auf Ablage / Menü / Eintrag | Neu an. Der Dialog Eigenschaften wird geöffnet.
Erfassen Sie die Informationen zum neuen Eintrag im Office Manager.
Klicken Sie das Feld Verweis an. Klicken Sie im Feld Verweis auf die Schaltfläche 
Wählen Sie im ersten Feld die Art des zu erstellenden Verweises aus: Datei für Verweis auf eine Datei.
Internet für Verweis auf eine Internetseite.
Bei Auswahl Datei können Sie über die Schaltfläche Datei suchen die Datei auswählen.
Bei Auswahl Internet ist die Internetseite im zweiten Feld manuell zu erfassen (z.B. www.addison.de).
Klicken Sie die Schaltfläche OK zum Einfügen des Verweises an.
Klicken Sie die Schaltfläche OK im Dialog Eigenschaften zum Anlegen des neuen Eintrags an.
Dokument einscannen
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Ablage / Menü / Dokument einscannen. Programmzweck Direkt aus dem Office Manager heraus können Dokumente eingescannt, in der ADDISON-Datenstruktur gespeichert und ein Eintrag dazu im Office Manager erstellt werden. Auch das Scannen mehrseitiger Dokumente und zusammenfügen zu einer Datei ist möglich. Die Funktion Dokument einscannen ist nur für das Scannen einzelner Seiten geeignet.
Für die Verwendung von Einzugsscannern ist die Funktion Mehrfach-Dokumentenablage vorgesehen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Mehrfach-Dokumentenablage dieser Dokumentation.
Wichtig: Die Scanner-Schnittstelle funktioniert nur mit Scannern, die den TWAIN-Standard unterstützen.
Einstellungen…
…für das Scannen Um den Menüpunkt Dokument einscannen zu aktivieren, wählen Sie einen Scanner (TWAIN-Quelle) im Office Manager aus.
Die Auswahl erfolgt im Bereich Ablage | Menü Einstellungen im Bereich Scanner-Schnittstelle über das Fernglas. Sofern nur eine TWAIN-Quelle gefunden wird, wird diese direkt nach Anklicken des Fernglases in das Feld TWAIN-Quelle eingetragen, andernfalls wird ein Auswahl-Dialog angezeigt.
…für den zu erstellenden Dateityp Des Weiteren legen Sie den Dateityp beim Registrieren von einseitigen Dokumenten und den Dateityp beim Registrieren von mehrseitigen Dokumenten fest. Wählen Sie das Datei-format aus, in dem die eingescannten Dokumente gespeichert werden sollen, sofern diese im Office Manager registriert werden. Als mögliche Dateiformate für einseitige Dokumente stehen JPG, TIF, PDF und PNG, für mehrseitige Dokumente stehen TIF und PDF zur Verfügung.
Einscannen Nach Anklicken des Menüpunkts wird der Scan-Dialog des ausgewählten Scanners geöffnet. Dieser Dialog ist je nach Scanner und installierter Software unterschiedlich (bei Fragen zur Bedienung wenden Sie sich bitte an den Scanner-Hersteller). In diesem Dialog nehmen Sie die notwendigen Einstellungen für das Scannen vor und scannen das gewünschte Dokument ein.
Die Seitenvorschau des gescannten Dokuments wird in ADDISON angezeigt.
Je höher die Auflösung und die Farbqualität, desto größer wird die Datei, die aus dem gescannten Dokument generiert wird. Aus diesem Grund empfehlen wir eine möglichst geringe Auf-lösung (ca. 200 dpi) und Graustufen.
Weiterverarbeitung gescannter Dokumente Das gescannte Dokument wird in einer Seitenvorschau mit eigener Symbolleiste angezeigt. Folgende Funktionen stehen für die Weiterverarbeitung zur Verfügung:
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Menübefehle |
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Dokument scannen Der Scan-Dialog des ausgewählten Scanners wird geöffnet. |
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Verkleinern Der Zoom für die Seitenvorschau wird verkleinert. |
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Zoomfaktor Der gewünschte Zoom kann direkt in Prozent eingegeben werden. |
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Vergrößern Der Zoom für die Seitenvorschau wird vergrößert. |
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Dokument registrieren Das in der Seitenvorschau angezeigte gescannte Dokument wird in der ADDISON-Datenstruktur gespeichert und dazu ein Eintrag im aktuell geöffneten Fach des Office Managers angelegt. Nach Anklicken der Schaltfläche Dokument registrieren wird der Dialog Eigenschaften geöffnet. Hier sind die Informationen zum neuen Eintrag zu erfassen. Mit Anklicken der Schaltfläche OK wird der neue Eintrag angelegt und das gescannte Dokument gespeichert. |
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Dokument speichern unter Das in der Seitenvorschau angezeigte gescannte Dokument wird an einem beliebigen Speicherort gespeichert ohne Verbindung zum Office Manager. Nach Anklicken der Schaltfläche Dokument speichern unter wird der Speichern unter-Dialog von Windows geöffnet. Dateiname und Speicherort sind einzustellen und über die Schaltfläche Speichern wird das Dokument gespeichert. |
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Dokument verwerfen Das in der Seitenvorschau angezeigte gescannte Dokument wird verworfen und steht nicht mehr zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. |
Bei mehrseitigen Dokumenten werden die Seiten einzeln eingescannt.
Um nach Einscannen der letzten Seite erkennen zu können, welche Seiten zu diesem Dokument gehören, müssen die vorherigen dazugehörigen Seiten gekennzeichnet werden.
Die einzelnen Seiten werden nach Einscannen der letzten Seite zu einem Dokument zusammengefügt und im Office Manager registriert.
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Dokument merken Das in der Seitenvorschau angezeigte gescannte Dokument wird als zu einem mehrseitigen Dokument gehörend gekennzeichnet. Das Dokument wird bis zur endgültigen Ablage temporär zwischengespeichert. |
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=====Dokument zusammenfügen===== Nach Einscannen und merken der letzten Seite des Dokuments werden mit der Schaltfläche Dokument zusammenfügen alle gekennzeichneten Seiten zu einer Datei zusammengefügt. Das mehrseitige Dokument wird in der ADDISON-Datenstruktur gespeichert und dazu ein Eintrag im aktuell geöffneten Fach des Office Managers angelegt. Nach Anklicken der Schaltfläche Dokument zusammenfügen wird der Dialog Eigenschaften geöffnet. Hier sind die Informationen zum neuen Eintrag zu erfassen. Mit Anklicken der Schaltfläche OK wird der neue Eintrag angelegt und das mehrseitige Dokument gespeichert. |
Anzahl der durch die Schaltfläche Dokument merken bereits gekennzeichneten Seiten eines mehrseitigen Dokuments. Nach Zusammenfügen des mehrseitigen Dokuments wird die Anzeige gelöscht.
Mehrfach-Dokumentenablage
Allgemein
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Ablage / Menü / Mehrfach-Dokumentenablage
Programmzweck
Direkt aus dem Office Manager heraus können Dokumente eingelesen, in der ADDISON-Datenstruktur gespeichert und Einträge dazu im Office Manager erstellt werden.
Als Datenquelle für die Dokumente können ein beliebiges Verzeichnis oder ADDISON Direkt-Dokumente eingelesen werden oder Dokumente über einen Scanner eingescannt werden.
Sofern die Dokumente als Bilddateien vorliegen, können einzelne Dokumente zu mehrseitigen Dokumenten zusammengestellt werden.
Einstellungen…
…für das Scannen
Um die Mehrfach-Dokumentenablage in Zusammenhang mit einem Scanner zu benutzen, wählen Sie einen Scanner (TWAIN-Quelle) im Office Manager aus.
Die Auswahl erfolgt im Bereich Ablage | Menü Einstellungen im Bereich Scanner-Schnittstelle über das Fernglas. Sofern nur eine TWAIN-Quelle gefunden wird, wird diese direkt nach Anklicken des Fernglases in das Feld TWAIN-Quelle eingetragen, andernfalls wird ein Auswahl-Dialog angezeigt.
…für den zu erstellenden Dateityp
Des Weiteren legen Sie den Dateityp beim Registrieren von einseitigen Dokumenten und den Dateityp beim Registrieren von mehrseitigen Dokumenten fest. Wählen Sie das Dateiformat aus, in dem die Dokumente gespeichert werden sollen, die über die Mehrfach-Dokumentenablage erstellt werden. Als mögliche Dateiformate für einseitige Dokumente stehen JPG, TIF, PDF und PNG, für mehrseitige Dokumente stehen TIF und PDF zur Verfügung.
Dokumente importieren
Dokumente importieren…
…aus einem Verzeichnis
Im Folgenden ist die Vorgehensweise für das Einlesen von Dokumenten aus einem Verzeichnis beschrieben:
- Klicken Sie den Menüpunkt Importieren | Verzeichnis einlesen an oder wählen Sie das Symbol
- Wählen Sie im Dialog Verzeichnis suchen das einzulesende Verzeichnis aus.
- Klicken Sie die Schaltfläche OK an.
Alle Dateien des ausgewählten Verzeichnisses werden eingelesen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
…von einem Scanner
Im Folgenden ist die Vorgehensweise für das Einscannen von Dokumenten beschrieben:
- Klicken Sie den Menüpunkt Importieren | Dokumente einscannen an.
- Nehmen Sie im Scan-Dialog die notwendigen Einstellungen vor. Dieser Dialog ist je nach Scanner und installierter Software unterschiedlich (bei Fragen zur Bedienung
wenden Sie sich bitte an den Scanner-Hersteller). - Scannen Sie die gewünschten Dokumente ein. Dabei wird die Verwendung von Einzugsscannern unterstützt.
Alle eingescannten Dateien stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Wichtig: Die Scanner-Schnittstelle funktioniert nur mit Scannern, die den TWAIN-Standard unterstützen.
Weiterverarbeitung der Dokumente
Allgemein Die eingelesenen/gescannten Dokumente werden im Seitenbereich angezeigt und stehen für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Fensterbereich Im Fensterbereich erfolgen die Anzeige der Dateivorschau zum selektierten Dokument und die Einstellungen für die Ablage im Office Manager.
Symbolleiste der Mehrfach-Dokumentenablage
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Menübefehle |
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Verzeichnis einlesen |
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Dokument einscannen |
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ADDISON Direkt-Dokumente einlesen |
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Dokumente im Office Manager ablegen: Start des Verarbeitungslaufs nach erfolgter Zuordnung der Dokumente. |
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Neues mehrseitiges Dokument anlegen: Neuanlage eines mehrseitigen Dokuments im Seitenbereich. |
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Markiertes Dokument löschen: Das markierte Dokument wird aus der Zuordnung gelöscht und steht wieder in der Auswahlliste zur Verfügung. |
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Nach oben verschieben: Das markierte Dokument wird in mehrseitigen Dokumenten nach oben verschoben. |
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Nach unten verschieben: Das markierte Dokument wird in mehrseitigen Dokumenten nach unten verschoben. Blättern Symbol für Erste und Letzte Seite sowie vor- oder rückwärts Blättern |
Im Seitenbereich erfolgt die Zuordnung der eingelesenen/gescannten Dokumente zu Einzeldokumenten bzw. mehrseitigen Dokumenten.
Der Seitenbereich untergliedert sich in 3 Bereiche:
- Auswahlliste
- Einzeldokumente
mehrseitige Dokumente.
Im Bereich Auswahlliste werden die eingelesenen/gescannten Dokumente angezeigt, die noch nicht zugeordnet sind.
Im Bereich Einzeldokumente werden die Dokumente zugeordnet, die als einzelne Dokumente im Office Manager abgelegt werden sollen.
Sofern beim Verzeichnis einlesen Dokumente vorhanden sind, die keine Bilddateien sind (z.B. doc, xls, pdf), werden diese direkt als Einzeldokumente zugeordnet.
Im Bereich Mehrseitige Dokumente können mehrere Bilddateien (z.B. jpg, bmp, tif) zu einem Dokument zusammengefasst werden. Diese Funktion steht ausschließlich für Bilddateien zur Verfügung.
Um ein mehrseitiges Dokument zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie die Schaltfläche
Neues mehrseitiges Dokument anlegen an.
- Geben Sie im Dialog Neues Dokument eine Bezeichnung für das Dokument ein.
- Klicken Sie die Schaltfläche OK an.
- Im Bereich Mehrseitige Dokumente wird das neue Dokument als Ordner angezeigt. Hier können beliebig viele Dokumente angelegt werden.
Im Beispiel wurden folgende Zuordnungen vorgenommen:
Die beiden mehrseitigen Dokumente StB-Auftrag und Jahresabschlussunterlagen wurden angelegt. Diesen beiden mehrseitigen Dokumenten sind jeweils mehrere Dokumente zugeordnet worden.
Vier Dokumente sind als Einzeldokumente zugeordnet.
: Die restlichen Dokumente sind noch nicht zugeordnet und werden somit in der Auswahlliste angezeigt.
Nach dem die zur Verarbeitung notwendigen mehrseitigen Dokumente angelegt wurden, kann die Zuordnung von Dokumenten erfolgen.
- Die Zuordnung von Dokumenten kann entweder per Drag & Drop oder
- über Kontextmenü (rechte Maustaste) durchgeführt werden.
- Bei der Zuordnung per Drag & Drop kann ein Dokument aus der Auswahlliste angeklickt und
- in den gewünschten Bereich gezogen werden. Der Bereich kann entweder ein angelegtes
- mehrseitiges Dokument oder Einzeldokumente sein. Drag & Drop ist nur für einzelne
- Dokumente und nicht bei Mehrfachselektion möglich.
Das oder die markierten Dokumente aus der Auswahlliste können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in den gewünschten Bereich verschoben werden. Im Kontextmenü wird der Bereich Einzeldokumente und alle angelegten mehrseitigen Dokumente zur Auswahl angeboten.
- Eine Mehrfachselektion kann windows-typisch über die Strg- und linke Maustaste oder
- Shift- und linke Maustaste vorgenommen werden.
Der Inhalt der mehrseitigen Dokumente wird in der Reihenfolge erstellt, in der die Dokumente im Seitenbereich im mehrseitigen Dokument angezeigt werden.
Die Reihenfolge der Dokumente in einem mehrseitigen Dokument kann über die Schaltfläche
Um die Zuordnung eines Dokuments korrekt durchführen zu können, wird zum selektierten Dokument im Fensterbereich eine Dateivorschau angezeigt. Die Dateivorschau steht nicht bei allen Dateiformaten zur Verfügung.
Dokumente können aus der Zuordnung bei einem mehrseitigen Dokument oder im Bereich Einzeldokumente wieder entfernt werden.
Das Entfernen zugeordneter Dokumente erfolgt über die Schaltfläche
Ein zugeordnetes Dokument kann auch per Drag & Drop wieder in die Auswahlliste gezogen und somit aus der Zuordnung entfernt werden.
Bei der Verarbeitung der zu erstellenden Dokumente aus der Mehrfach-Dokumentenablage werden Einträge im Office Manager erstellt. Aus diesem Grund sind die notwendigen Eigenschaften für die Einträge vor der Verarbeitung zu erfassen.
Die Bearbeitung der Eigenschaften für den Eintrag im Office Manager erfolgt direkt beim entsprechenden Dokument:
- Mehrseitige Dokumente Die Eigenschaften des Eintrags werden durch Anklicken der Bezeichnung (Ordner) des mehrseitigen Dokuments angezeigt.
- Einzeldokumente Bei Anklicken des Dokuments werden im Fensterbereich die Registerkarten Dateivorschau und Office Manager angezeigt. Über die Registerkarte Office Manager können die Eigenschaften des Eintrags bearbeitet werden.
Nach dem die Zuordnungen der Dokumente durchgeführt und die Eigenschaften für Office Manager-Einträge eingestellt sind, kann der Verarbeitungslauf mit der Schaltfläche
Im Verarbeitungslauf werden alle Dokumente in den Bereichen Mehrseitige Dokumente und Einzeldokumente verarbeitet. Die Verarbeitung beinhaltet folgende Schritte:
Ggf. Erstellung der Dokumente bei mehrseitigen
Dokumenten.Speichern der Dokumente in der ADDISON-Datenstruktur.
Anlegen der Einträge im Office Manager.
Löschen der verarbeiteten Dokumente aus dem Quellverzeichnis (nach Rückfrage).
Dokumente im Bereich Auswahlliste werden nicht verarbeitet und entsprechend auch nicht gelöscht.
ADDISON Direkt-Dokumente einlesen
Nach Auswahl der Dokumente, die aus ADDISON Direkt eingelesen werden sollen, besteht die Möglichkeit für alle Dokumente des Belegstapels ein Fach des Office Managers vorzubelegen und falls gewünscht den Belegstapel auf erledigt zu setzen.
Anrufe in Abwesenheit
Programmzweck
Für Anrufe, die nicht angenommen werden, besteht die Möglichkeit, Einträge im Eingangskorb des Office Managers zu erzeugen. Somit erhalten Sie einen Überblick über alle Anrufe in Abwesenheit.
Voraussetzung
Voraussetzung für die Funktion Anrufe in Abwesenheit ist die aktivierte ADDISON TAPI-Schnittstelle.
Einstellungen
Die Funktion ist optional und kann im Bereich Ablage / Menü/ Einstellungen über die Option Anruf in Abwesenheit – Notiz erzeugen aktiviert werden.
Mandant
Sofern die Telefonnummer des eingehenden Anrufs eindeutig zugeordnet werden kann, wird die entsprechende Mandantennummer eingetragen.
Text/Betreff
Im Feld Text/Betreff wird Datum und Uhrzeit des nicht angenommenen Anrufs eingetragen.
Notiz
Ist die Telefonnummer des eingehenden Anrufs bei mehreren Mandanten hinterlegt, werden im Feld Notiz die Mandanten mit Nummer und Name eingetragen.
Termin
Optional kann das Datum des Anrufs als Termin eingetragen werden, so dass die Anrufe in Abwesenheit in den Fälligen Aufgaben angezeigt werden.
Die Funktion kann im Bereich Ablage / Menü / Einstellungen über die Option Termin hinzufügen aktiviert werden.
Rückruf
Durch Doppelklick auf den Eintrag im Office Manager oder über den Bereich Ablage / Menü /Eintrag | Verweis öffnen wird die Telefonnummer des Anrufs in Abwesenheit angewählt.
Berichte aus ADDISON Jahresabschluss und ADDISON Controlling
Programmzweck
Mit Erstellung von Berichten in Microsoft Word über ADDISON Jahresabschluss bzw. ADDISON Controlling wird automatisch ein Eintrag im Fach ADDISON\Bilanzen generiert.
Erläuterungen aus ADDISON Steuern
Programmzweck
Mit Erstellung der Erläuterung in Word oder Excel über ADDISON Steuern (ESt, KSt usw.) wird automatisch ein Eintrag im Fach ADDISON\Steuern generiert.
Verbundene Einträge
Programmzweck
Beim Hinzufügen von Anhängen z. B. an eine Elster-Nachricht von der Festplatte (automatische Registrierung) oder aus der Digitalen Steuerakte wird ein Eintrag im Office Manager im Fach ADDISON\Verbundene Einträge erstellt.
Rechnungen aus ADDISON Kanzleiorganisation
Programmzweck
Beim Erstellen einer Rechnung in ADDISON Kanzleiorganisation wird ein Eintrag im Office Manager im Fach ADDISON\Rechnungen erstellt.
Einstellungen
Diese Funktion ist optional und kann in den Kanzleioptionen – Registerkarte Fakturierung aktiviert werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation - Benutzerhandbuch.
Verwaltungsakte aus Fristen & Bescheide
Programmzweck
Beim Speichern eines neuen Fristeintrags wird ein Eintrag im Office Manager unter dem Fach ADDISON\Verwaltungsakte erstellt.
Dieser Eintrag erhält einen Termin und erscheint dadurch automatisch bei Fälligkeit in den Fälligen Aufgaben.
Durch Doppelklick auf den Eintrag im Office Manager wird in ADDISON Kanzleiorganisation gewechselt und der Menüpunkt Fristen bearbeiten aufgerufen.
Der Eintrag im Office Manager wird automatisch gelöscht, wenn der Verwaltungsakt bei den Fristen und Bescheiden ausgetragen oder storniert wird.
Einstellungen
Diese Funktion ist optional und kann in den Kanzleioptionen / Registerkarte Allgemein aktiviert werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation – Benutzerhandbuch.
Vorgänge und Teilvorgänge
Programmzweck
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs wird ein Eintrag im Office Manager im Fach ADDISON/Vorgänge erstellt. Sind einem Vorgang Teilvorgänge hinterlegt, wird für jeden Teilvorgang ein Eintrag im Office Manager im Fach ADDISON\Teilvorgänge angelegt.
Durch Doppelklick auf den Eintrag im Office Manager wird der Vorgang geöffnet.
Bei entsprechender Filterung auf Mandant und aktuellen Benutzer kann erreicht werden, dass nur die Vorgänge und Teilvorgänge des angemeldeten Benutzers und des aktiven Mandanten angezeigt werden.
Weitere Informationen zu Vorgängen finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.