Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Allgemein

Ab 1.7.2022 (Pilotverfahren ab 1.1.2022) haben gesetzliche Krankenkassen nach § 109 Abs. 1 Satz 1 SGB IV AU-Daten für Arbeitgeber zum Abruf bereitzustellen und die Arbeitgeber sind nach den gemeinsamen Grundsätzen berechtigt, AU-Daten bei der Krankenkasse elektronisch aktiv abzurufen. Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber dann keine AU-Bescheinigung mehr vorlegen

Dies gilt für gesetzlich versicherte Beschäftigte (Pflichtversicherung, freiwillige Versicherung oder Familienversicherung), auch für Aushilfen (geringfügig und kurzfristig Beschäftigte). Der Abruf erfolgt direkt bei der Krankenkasse, bei der die Krankenversicherung besteht. Die Krankenkasse muss im Personalstamm eingetragen sein.

Zulässig sind Abrufe bei:

Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, die ein Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt festgestellt hat (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V)
Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit (§ 201 Abs. 2 SGB VII)
Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung zu Lasten einer gesetzlichen Krankenversicherung (§ 301 Abs. 1 SGB V)

Nicht zulässig sind Abrufe bei:

Einer Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG)
Einer Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahme eines SV-Trägers
Einer Vorsorgeleistung (Mutter-Kind- oder Vater-Kind-Maßnahme)
Eines ärztlichen Beschäftigungsverbotes nach § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz
Eines Bezuges von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld
Einer durch einen Privatarzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit

Programmaufruf

Die Erfassung von eAU-Abfragen erfolgt über den Programmaufruf Erfassung Import / eAU-Abfragen.

Erfassung von eAU-Abfragen

Im Reiter "Erstellen" für das Erfassen von eAU-Abfragen stehen die Felder

Pers. Nr. (entweder über den Personalauswahl Dialog oder direkte Eingabe)
Name (wird automatisch eingetragen)
Krankmeldung ab (entweder über den Kalender oder direkte Eingabe)
Arztbesuch am (optional, bei Erfassen des Datums kann der Abruf der eAU am Folgetag erfolgen)
Kontrollkästchen "§ 5 EntgFG" (Bestätigung der Abrufberechtigung, der Arbeitnehmer hat seine Arbeitsunfähigkeit seinem Arbeitgeber nach "§ 5 Abs. 1 EntgFG mitgeteilt)
AU Grund (Auswahl aus Listenfeld)
Kennzeichen (sofern in der Rückmeldung der Krankenkasse zur eAU-Abfrage enthalten)

zur Verfügung.

Erstellung von Meldungen für eAU-Abfragen

Über die Menü-Schaltfläche "Abfragen bereitstellen" werden für die erfassten eAU-Abfragen Meldungen bereitgestellt, sofern keine Fehler (siehe Hinweise im Programm) auftreten. Über das Meldecenter können die bereitgestellten eAU-Abfragen an die Krankenkassen versendet werden.

Mögliche Fehler sind:

Arbeitnehmer ist privat krankenversichert
Es ist keine Krankenkasse im Personalstamm eingetragen
Der Folgetag des Arztbesuchs ist noch nicht erreicht oder die betriebsübliche Frist, ab der eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden muss + 1 Tag ist noch nicht erreicht (siehe Stammdaten / Mandant / Str2 / Entgeltfortzahlung bzw. bei arbeitnehmerbezogenen abweichenden Regelungen Stammdaten / Personal / Fehlzeiten / Entgeltfortzahlung)
Die eAU-Abfragen wurde an eine unzuständige Krankenkasse übermittelt (siehe "Kennzeichen") und die Krankenkasse wurde im Personalstamm nicht geändert

Zu beachten ist, dass Meldungen für eAU-Abfragen frühestens am Folgetag des Arztbesuchs bereitgestellt werden können. Liegt das Datum des Arztbesuchs nicht vor, kann die Meldung frühestens am Folgetag der Frist, ab der eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden muss, bereitgestellt werden (siehe Stammdaten / Mandant / Str2 / Entgeltfortzahlung bzw. falls abweichend Stammdaten / Personal / Fehlz. / Entgeltfortzahlung).

Nachdem eAU-Abrufe bereitgestellt wurden, werden sie im Reiter "Archiv" angezeigt. Werden zwischenzeitlich Rückmeldungen der Krankenkasse über das Meldecenter eingelesen, kann die Ansicht mit der Menü-Schaltfläche "Aktualisieren" aktualisiert werden.

Rückmeldung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Auf die übermittelte eAU-Abfrage wird von der Krankenkasse die eAU zurückgemeldet, sofern sie dort vorliegt. Passt das abgefragte Datum "Krankmeldung ab" in einem fünf Tageszeitraum zu einer eAU bei der Krankenkasse, wird ebenfalls eine eAU zurückgemeldet. Liegt bei der Krankenkasse keine eAU zur Abfrage vor, wird das Kennzeichen

1 = Unzuständige Krankenkasse oder
4 = eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor

zurückgemeldet und bei der zugehörigen eAU-Abfrage angezeigt.

Bei Kennzeichen 1 (Unzuständige Krankenkasse) wird die eAU-Abfrage aus dem Reiter "Archiv" in den Reiter "Erstellen" verschoben und kann erst erneut bereitgestellt werden, wenn die Krankenkasse im Personalstamm geändert wurde.

Wurde Kennzeichen 4 (eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor) von der Krankenkasse zurückgemeldet und erhält die Krankenkasse doch noch innerhalb von 14 Tagen eine eAU vom Arzt bzw. Krankenhaus, meldet die Krankenkasse die eAU auf die ursprüngliche eAU-Abfrage nachträglich zurück. Wurde nach 14 Tagen immer noch keine eAU zurückgemeldet, kann für die ursprüngliche "Krankmeldung ab" eine neue eAU-Abfrage erstellt werden.

Wurde die eAU zurückgemeldet, wird beim Einlesen der Rückmeldung ein Protokoll der Daten im Listenmanager abgelegt. Die eAU kann auch aus dem Meldecenter bzw. unter Stammdaten / Personal / Meldungen / eAU-Rückmeldungen gedruckt werden.

Folgebescheinigungen

Bei einer fortdauernden Arbeitsunfähigkeit im Anschluss an das Ende einer Krankmeldung muss mit dem ersten Tag nach dem zurückgemeldeten voraussichtlichen Ende als Datum "Krankmeldung ab" erneut eine eAU-Abfrage durchgeführt werden.

eAU und Fehlzeiten

Wird eine Fehlzeit 3.3 "Entgeltfortzahlung mit AU-Bescheinigung" angelegt und existiert noch keine eAU-Abfrage zum Beginn der Fehlzeit wird ein Hinweis angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, eine eAU-Abfrage anzulegen. Diese muss vor dem Bereitstellen unter Erfassung Import / eAU-Abfragen mit den Angaben "§ 5 EntgFG" und "AU Grund" ergänzt werden.

Wurde vor Anlage der Fehlzeit eine eAU-Abfrage durchgeführt besteht bei Anlage der Fehlzeit 3.3 "Entgeltfortzahlung mit AU-Bescheinigung" die Möglichkeit, die bereits zurückgemeldeten Daten "AU seit" und "Voraussichtlich bis" als Beginn und Ende der Fehlzeit zu übernehmen.

Import von eAU-Abfragen

Wird ADDISON Direkt Arbeitgeber Self-Service eingesetzt, können dort erfasste eAU-Abfragen einfach nach ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung übernommen werden.

Aus ADDISON Direkt übernommene eAU-Abfragen werden blau markiert angezeigt.

Mit Klick auf die-Schaltfläche "Import aus Datei" können Dateien im CSV- oder XML-Format, die eAU-Abruf Daten z. B. aus Zeiterfassungssystemen enthalten, importiert werden. Für weitere Informationen siehe Dokument ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung - Schnittstellenbeschreibung - Import von Bewegungsdaten.

Importierte eAU-Abrufe aus Dateien werden gelb markiert angezeigt.