ELSTAM – elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

Einstieg in das ELStAM-Verfahren

Allgemein

Mit dem ELStAM-Verfahren wird nach der Rückseite der Lohnsteuerkarte die Vorderseite, die Lohnsteuerabzugsmerkmale, auf elektronischem Weg übermittelt.

Die Finanzverwaltung stellt auf ihrer Internetpräsens (https://www.elster.de/elsterweb/infoseite/arbeitgeber) Vorlagen und Informationen zur Verfügung.

Auskunftspflichten des Arbeitnehmers

Anstelle einer Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung in Papierform ist jeder Arbeitnehmer verpflichtet seinem Arbeitgeber folgende Auskünfte zu erteilen:

Steuer-ID des Arbeitnehmers
Handelt es sich um eine Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung

Gültige Steuer-ID

Für den Datenabruf sind das Geburtsdatum des Arbeitnehmers und seine steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) erforderlich. Beide Angaben sind im Menü unter Personal / Steuer-1 / Identifikationsnummer bzw. das Geburtsdatum unter Personal / Pers.-1 für den Arbeitnehmer zu hinterlegen.

Fehlende Steuer-ID

Für Arbeitnehmer, für die im Personalstamm keine gültige Steuer-ID eingetragen wurde, ist die Durchführung der Abrechnung weiterhin möglich. Eine Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2013 kann mit der systemseitig generierten eTIN an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die Anmeldung des Arbeitnehmers zum Datenabruf der ELStAM-Daten ist hingegen ohne gültige Steuer-ID nicht möglich.

Wer nimmt nicht am Verfahren teil?

Am Verfahren können demnach nur Arbeitnehmer mit gültiger Steuer-ID teilnehmen. Ab dem Lohnsteuerjahr 2024 ist die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nur noch mit Steuer-ID zulässig.

Ausgeschlossen sind:

Arbeitsverhältnisse ohne Steuer-ID, (diese erhalten eine Ersatzbescheinigung nach § 52b Abs.7 EStG)
Arbeitsverhältnisse ohne Steuerklasse:

: - pauschalversteuerte geringfügig Beschäftigte (Steuerklasse: Geringf. Besch. Pauschsteuer = „G“) : - pauschal versteuerte Aushilfen (Steuerklasse: Pauschalversteuerung = „P“) : - evtl. steuerfreie Arbeitnehmer (Steuerklasse: frei)

Arbeitnehmer anmelden; senden und empfangen von ELStAM-Daten

Allgemein

Der Datenaustausch im ELStAM-Verfahren ist ausschließlich im authentifizierten Verfahren möglich. Der Datenaustausch mit den Finanzämtern wird vom ADDISON Datenservice (ADS) übernommen. Dieser übernimmt die Datenübermittlung, -abholung der ELStAM bei den Datenannahmestallen und Übermittlung der ELStAM an die Empfänger (ADDISON Anwender).

Wie werden die Arbeitnehmer angemeldet?

In den Steuerungsdaten wird der Job ELStAM-Meldungen angeboten.

Durch Starten der Verarbeitung werden automatisch die Arbeitnehmer des gewählten Mandanten durchlaufen und die anstehenden Meldungen werden bereitgestellt. Es wird ein Protokoll des Verarbeitungslaufes bereitgestellt.

Meldegründe

Folgende Arten von Meldungen sind zu unterscheiden:

Anmeldungen – Erstmeldung und Beginn der Beschäftigung
Abmeldungen - Ende der Beschäftigung
Ummeldung – z.B. Wechsel des Steuerberaters/Dienstleisters

Um bei einem Wechsel des Datenübermittlers die Arbeitnehmer für diesen Arbeitgeber umzumelden, steht im Menü Stammdaten / Mandant / DFÜ / ELStAM-Verfahren ein Listenfeld mit folgender Auswahlmöglichkeit zur Verfügung:

Keine besonderen Meldungen notwendig
Erstellung von Ummeldungen (z.B. bei einem Zertifikatswechsel oder bei einem Wechsel zur Steuerkanzlei)
Erstellung von Anmeldungen (z.B. bei einem Systemwechsel, wenn beim Vorsystem abgemeldet wurde)

Die Meldungen erfolgen zu dem im Feld Beginn-Datum der zu erstellenden Meldungen eingegebenen Datum. Das Ummelde Datum muss jedoch im aktuellen Monat liegen. Es kann nicht im vergangenen oder zukünftigen Monat liegen. Werden die Arbeitnehmer erfolgreich umgemeldet, erhält der neue Datenübermittler ab dem Zeitpunkt die Änderungslisten für den Arbeitgeber.

Zeitpunkt der Datenübermittlung

Es ist zu beachten, dass die Meldungen durch die Finanzverwaltung erst angenommen werden, wenn das Meldeereignis zeitlich erreicht ist. Dies bedeutet, dass An-/Ab- und Ummeldungen nicht gesendet werden dürfen, solange der Tag des wirklichen Eintritts des Ereignisses nicht erreicht ist.

Beispiel:

Beschäftigungsbeginn eines Arbeitnehmers ist der 01.04.2019.

Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer bereits zum 15.03.2019 an.

Antwort vom BZSt im ELStAM-Verfahren:

Verfahrenshinweis in der Anmeldebestätigungsliste: „keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich“.

Das Programm lässt daher die Erstellung der Meldungen erst nach der erfolgten Abrechnung zu. Weiter wird geprüft, ob der Tag des Meldeereignisses (Systemdatum) bereits erreicht ist. Eine vorzeitige Datenübermittlung wird damit unterbunden.

Welche Arbeitnehmerinformationen werden gesendet?

Folgende Informationen vom Arbeitnehmer werden gesendet:

die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
das Geburtsdatum
die Auskunft, ob es sich um ein Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt
gewünschter jährlicher Freibetrag (Eingabemöglichkeit bei Steuerklasse 6 bzw. Nebenbeschäftigungsverhältnis)

Hinweis

Besonderheit Steuerklasse 6-Hauptarbeitsverhältnis:

Da es sich bei Steuerklasse 6 ebenfalls um ein Hauptarbeitsverhältnis handeln kann, wird für die Entscheidung ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt das Kontrollkästchen Lohnsteuerabzugsmerkmale liegen nicht vor im Menü Personal / Steuer-1 berücksichtigt.

Senden und Empfang der ELStAM

Das Senden und Empfangen von ELStAM-Daten erfolgt ausschließlich über das Meldecenter. Auf der Maske Meldecenter / Meldearten sind die Kontrollkästchen zu ELStAM-Meldungen und Rückmeldungen der ELStAM zu aktivierten (Standard).

Senden der bereitgestellten ELStAM

Die bereitgestellten ELStAM werden im Menü Meldecenter / Offene Aufträge angezeigt und können eingesehen werden.

Um die Daten zu senden sind die Meldungen zu markieren und die Schaltfläche Daten übertragen zu wählen.

Einlesen der rückgemeldeten Lohnsteuerabzugsmerkmale

ELStAM von der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung stellt dem Datenübermittler (ADS) die Lohnsteuerabzugsmerkmale der von Ihm angemeldeten Arbeitnehmer für den Abruf bereit.

Folgende Fallkonstellationen können unterschieden werden:

Bereitstellung nach Neuanmeldung der angemeldeten Arbeitnehmer zum Verfahrensbeginn oder bei Betriebsneugründungen.
Bereitstellung nach Neuanmeldung eines neuen Arbeitnehmers im laufenden Verfahren.
Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer (zum Beispiel nach Änderungen, die der Arbeitnehmer veranlasst hat; Steuerklasse, Freibeträge).

: Der Arbeitgeber/Datenübermittler ist verpflichtet, die Änderungsliste zur Durchführung der entsprechenden Lohnabrechnung abzurufen. Änderungslisten werden nur erzeugt, wenn sich Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert haben. Um von der monatlichen Abrufverpflichtung befreit zu werden, bietet die Finanzverwaltung im ElsterOnline-Portal einen Mitteilungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von neuen beziehungsweise geänderten ELStAM informiert. Maßgebend für die Abrufverpflichtung sind dann nur noch die Hinweise der Finanzverwaltung. Danach kann der Arbeitgeber die aktuellen ELStAM gezielt abrufen.
Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer im laufenden Verfahren (zum Beispiel bei Datenverlust beim Arbeitgeber) in Form einer elektronischen Bruttoliste. Hierzu ist ein Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich.

Die Finanzverwaltung verspricht

eine "zeitnahe Bereitstellung“ der ELStAM bei Neuanmeldungen und Beantragung aller ELStAM der Arbeitnehmer eines Arbeitgebers.
die monatliche Bereitstellung von Änderungslisten bis zum 5. Arbeitstag des Monats bei Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale.

Welche Daten werden zurückgemeldet?

Folgende Lohnsteuerabzugsmerkmale können zurückgemeldet werden:

Steuerklasse (evtl. Faktor bei Steuerklasse IV)
Kinderfreibetrag
Kirchensteuermerkmal (evtl. auch für Ehegatte)
Freibetrag
Hinzurechnungsbetrag
Gesamtbeitrag private Krankenversicherung
Basisabsicherung private Krankenversicherung
Gesamtbeitrag private Pflegeversicherung
Basisabsicherung private Pflegeversicherung

Einlesen der ELStAM

Als Datenübermittler ruft der ADS die ELStAM automatisch von den Datenannahmestellen der Finanzverwaltung ab und übermittelt diese an seine Empfänger (ADDISON Anwender). Die ELStAM-Rückmeldungen werden im Meldecenter auf dem Reiter Offene Aufträge im Seitenbereich Offene Rückmeldungen einsortiert.

Um die ELStAM in den Personalstamm einzulesen, ist die offene Rückmeldung zu markieren. Über die Schaltfläche Rückmeldungen einlesen werden die Werte in den Personalstamm eingelesen. Es wird ein Protokoll über diesen Vorgang ausgegeben.

Nach dem Einlesevorgang werden die Rückmeldungen in den Reiter abgeschlossene Aufträge verschoben.

Die eingelesene Personalstammänderungen können vor der Abrechnung unter Stammdaten | Personal im Dialog Liste der Stammdatenänderungen eingesehen und bearbeitet werden.

Mit dem Anlegen der Stammdatenversion für den Arbeitnehmer werden die Änderungen in die Stammdaten auf der Registerkarte Steuer1 geschrieben.

Manuelle Stammdatenänderungen sind, solange der Monat nicht abgerechnet ist, weiterhin möglich.

ELStAM im Personalstamm

Der gesamte Meldeverlauf der ELStAM wird unter Stammdaten / Personal / Registerkarte Meldungen angezeigt.

Besonderheit: Gleichzeitige An- und Abmeldung

Unter Umständen ist es erforderlich eine An- und Abmeldung im ELStAM-Verfahren gleichzeitig vorzunehmen. Dies kann zum Beispiel im Falle einer Stornierung nach erfolgter und bestätigter Anmeldung mit falschem Eintrittsdatum notwendig sein. In diesem Fall erzeugt der ELStAM-Meldelauf eine Abmeldung zum Folgetag der Anmeldung und eine neue Anmeldung mit korrektem Eintrittsdatum. Da die Meldungen im Meldecenter gleichzeitig zum Versand bereitgestellt werden, die Finanzverwaltung aber den chronologisch richtigen Eingang voraussetzt, wird die Folgemeldung (im Beispiel die "neue" Anmeldung) beim Versenden zurückbehalten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu versenden.