Ergänzung und Pflege von Lieferantenstammdaten
Ergänzung und Pflege von Lieferantenstammdaten
Wenn im Rahmen der Eingangsrechnungsanalyse das zugehörige Lieferantenkonto nicht identifiziert werden konnte, so kann dies mehrere Ursachen haben.
SBA identifiziert den Lieferanten durch einen Abgleich der via OCR ausgelesenen Textinhalte mit den im Rechnungswesen hinterlegten Stammdaten. Eindeutige Identifikationsmerkmale sind dabei bspw. die Umsatzsteuer-Identnummer und die Steuernummer des Rechnungsabsenders, eine IBAN im Bereich der Bankverbindungen, eine E-Mailadresse aber auch zusammengesetzte Kriterien wie Kontonummer + Bankleitzahl, vollständige Adresse etc.
Je vollständiger die Stammdaten im Rechnungswesen gepflegt wurden, umso größer ist die Trefferquote bei der Lieferantenidentifikation.
Sollte SBA kein Konto vorschlagen, kann es daran liegen, dass der Lieferant zwar im Kontenplan enthalten ist, aber nicht ausreichend Vergleichswerte vorliegen. In diesem Fall reicht es in der Regel aus, die USt-ID und/oder die Steuernummer des Lieferanten in den Stammdaten zu ergänzen.
Wie schon bei der Buchungsdatenkorrektur können Sie dies komfortabel via Bereichs-OCR mit der Maus durchführen. Wechseln Sie dazu in die Stammdaten / Lieferantenkonten. Klicken Sie z.B. in das Feld USt-Identnummer.
Drücken Sie dann die Umschalt-Taste (Shift) und ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste auf dem Belegbild in der Dokumentenansicht einen Rahmen um die USt-ID des Rechnungsstellers. Lösen Sie anschließend die linke Maustaste, danach die Umschalt-Taste (Shift). Dies ist für die Steuernummer identisch durchzuführen.
Neben der USt-ID können Sie auch weitere Daten wie bspw. die E-Mail-Adresse oder auch IBAN zur verbesserten Identifikation via Bereichserkennung pflegen. Um zu prüfen, ob die hinterlegten Werte auf der Dokumentenseite auch tatsächlich gefunden und damit zur Identifikation herangezogen werden, klicken Sie mit der Maus in das gewünschte Eingabefeld. Der jeweilige Bildausschnitt wird über dem Eingabefeld eingeblendet.
