Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen
Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen
Grundsätzlich ist für jeden steuerpflichtigen Arbeitnehmer am Jahresende bzw. bei Austritt eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung zu senden.
Die jeweiligen Datensätze der Lohnsteuerbescheinigung werden über den Job Lohnsteuerbescheinigung der Steuerungsdaten (Steuerungsdaten / Lohnsteuerbescheinigungen) nach erfolgter Abrechnung (keine simulierte Abrechnung) erstellt.
Damit erzeugt die ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung bezogen auf den Abrechnungsmonat automatisch für alle in den Steuerungsdaten gewählten Mandanten die anstehenden Lohnsteuerbescheinigungen als Datensatz. Die Datensätze werden nach Mandant und Bundesländer geordnet im Meldecenter unter Offene Aufträge bereitgestellt. Nach dem Markieren der zu übermittelnden Meldungen und starten der Datenübertragung, werden die Lohnsteuerbescheinigungen durch den ADDISON Datenservice an die Clearingstellen der Finanzverwaltung weitergegeben. Zur Bestimmung des Empfängerbundeslandes wird der Wohnort aus den Personaldaten des Arbeitnehmers verwendet.
Erstellung ohne Personalselektion
Der Erstellungslauf umfasst grundsätzlich den gesamten Personalbestand des Mandanten. Eventuell getroffene Personaldatenselektionen werden ignoriert. Damit wird vermeiden, versehentlich Arbeitnehmer zu vergessen.
Prüfung der offenen Aufträge je Bundesland
Werden Arbeitnehmer über zeitlich versetzte Abrechnungsgruppen abgerechnet, ist folgendes zu beachten:
Im Meldecenter wird je Mandant maximal ein offener Auftrag pro Bundesland verwaltet.
Werden nach der Abrechnung der ersten Abrechnungsgruppe die Lohnsteuerbescheinigungen im Meldecenter bereitgestellt, so können die Bescheinigungen für den folgenden Abrechnungslauf erst erstellt, wenn der bestehende Übermittlungsvorgang für das gleiche Bundesland (aus der ersten Abrechnungsgruppe) abgeschlossen ist, d.h. das Protokoll ordnungsgemäß abgerufen wurde. Ein entsprechender Hinweis wird bei der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen generiert.
Auftrag senden
Die erstellten Lohnsteuerbescheinigungen werden im Meldecenter / offene Aufträge unter den Bereitgestellten Meldungen angezeigt.
Über die Schaltfläche Daten übertragen werden alle zuvor über das der Meldeart vorstehende Kontrollkästchen markierten Aufträge, an die entsprechenden Annahmestellen übermittelt. Nach erfolgter Übermittlung werden die Aufträge in den Offenen Aufträgen unter der Rubrik Gesendet geführt und enthalten eine Transferticketnummer. Solange das Protokoll von der Finanzverwaltung für einen Auftrag nicht abgerufen wurde, bleibt der Auftrag in der Registerkarte offen liegen. Der Protokollabruf erfolgt autom. durch den ADDISON Datenservice (ADS).
Abgeschlossene Aufträge
Wurde die Verarbeitungsbestätigung zu einer Lohnsteuerbescheinigung durch den ADS übertragen, wird der Auftrag in die Registerkarte der Abgeschlossenen Aufträge überführt.
Lohnsteuerbescheinigung drucken
Der Arbeitgeber ist verpflichtet dem Arbeitnehmer einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals (Steuer-ID oder eTIN) auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.
Über das Menü Steuerungsdaten / Lohnsteuerbescheinigungen drucken, können die zuvor erstellten Lohnsteuerbescheinigungen gedruckt werden. Im Gegensatz zur Meldungserstellung werden evtl. getroffene Personalselektionen beachtet.
Status „VORLÄUFIG“
Bescheinigungen aus einem noch nicht von der Finanzverwaltung angenommenen, protokollierten oder einem von der Finanzverwaltung als fehlerhaft protokollierten Nutzdatensatz eines Auftrags werden auf dem Druck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung als „VORLÄUFIG“ gekennzeichnet.
Optionen Lohnsteuerbescheinigung
Über das Kennzeichen Unterdrückung Kennzeichen „Vorläufig“ bei Status „geprüft" im Menü Extras / Einstellungen / Optionen / Lohnsteuerbescheinigung können die Lohnsteuerbescheinigungen ohne den Status „VORLÄUFIG“ gedruckt werden, wenn die Lohnsteuerbescheinigung bei der Erstellung in der ADDISON Lohn und Gehaltsabrechnung Status „geprüft“ enthält.
Korrekturverfahren für Lohnsteuerbescheinigungen
Eine Lohnsteuerbescheinigung ist zu korrigieren, wenn nach der Übermittlung bekannt wird, dass falsche Besteuerungsmerkmale und/oder Besteuerungsgrundlagen übermittelt wurden (z.B. nachträgliche Korrektur des Steuerbruttos im Bescheinigungszeitraum per RR mit Entstehungsprinzip oder per Wiederholungsabrechnung).
Stornoverfahren für Lohnsteuerbescheinigungen
Die Stornierung einer Lohnsteuerbescheinigung erfolgt nur, wenn die bereits abgegebene Lohnsteuerbescheinigung nicht korrigiert werden kann (z.B. Stornierung des Arbeitnehmers in der ADDISON Lohn und Gehaltsabrechnung).
Weiter wird eine Stornierung einer bereits abgegebenen Lohnsteuerbescheinigung erwartet, wenn sich wesentliche Personendaten wie SteuerID, eTIN (Name, Vorname oder Geburtsdatum des Arbeitnehmers) ändern. Erst nach der protokollierten Stornierung der Lohnsteuerbescheinigung darf eine neue Bescheinigung mit den geänderten Werten erfolgen.
ADDISON Programmlösung – Vier Schritte zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
- Schritt 1 - Datenausgabe / Elster / Lohnsteuerbescheinigungen oder Steuerungsdaten / Lohnsteuerbescheinigungen
- Schritt 2 - Datenausgabe / Elster / Aufträge Lohnsteuerbescheinigungen / Senden
- Schritt 3 - Datenausgabe / Elster / Aufträge Lohnsteuerbescheinigungen / Empfangen
- Schritt 4 - Datenausgabe / Elster / Lohnsteuerbescheinigungen drucken oder Steuerungsdaten / Lohnsteuerbescheinigungen drucken
Schritt 1 – Lohnsteuerbescheinigungen erstellen
Lohnsteuerbescheinigungen erstellen
Um die Daten für die Versendung im Meldecenter bereit zu stellen, sind Auftragsdateien zu erzeugen. Dies geschieht über das Menü Steuerungsdaten / Lohnsteuerbescheinigungen oder über das Menü Datenausgabe / Elster / Lohnsteuerbescheinigungen.
Durch Doppelklick auf Lohnsteuerbescheinigung, werden autom. Lohnsteuerbescheinigungen bezogen auf den Abrechnungsmonat für die in den Steuerungsdaten gewählten Mandanten erzeugt. Die Datensätze werden nach Mandant und Bundesländer geordnet im Meldecenter auf der Registerkarte Offene Aufträge unter der Rubrik Bereitgestellt gesammelt. Zur Bestimmung des Empfängerbundeslandes, dient das Wohnsitzbundesland des Arbeitnehmers. Dies wird über die Postleitzahl des Wohnortes ermittelt. Für Arbeitnehmer ohne inländischen Wohnsitz wird das zuständige Bundesland ggf. über die Postleitzahl des Arbeitgebers ermittelt.
Erstellungslauf
Der Erstellungslauf umfasst grundsätzlich den gesamten Personalbestand des Mandaten, oder des selektierten Mandantenbestandes. Personalselektionen werden ignoriert.
Die Voraussetzung zur Lohnsteuerbescheinigungserstellung wird für jeden Arbeitnehmer überprüft. Im Listenmanager wird die Erstellung protokolliert.
Prüfung der offenen Aufträge je Bundesland
Werden Arbeitnehmer über zeitlich versetzte Abrechnungsgruppen abgerechnet, ist folgendes zu beachten:
In der Auftragsverwaltung wird je Mandant maximal ein offener Auftrag pro Bundesland verwaltet.
Werden nach der Abrechnung der ersten Abrechnungsgruppe die Lohnsteuerbescheinigungen bereitgestellt, so können die Bescheinigungen für den folgenden Abrechnungslauf erst erstellt werden, wenn der bestehende Auftrag für das gleiche Bundesland (aus der ersten Abrechnungsgruppe) abgeschlossen ist. D.h. das Protokoll ordnungsgemäß abgerufen wurde. Ein entsprechender Hinweis wird bei der Erstellung der Aufträge ausgegeben.
Hinweistexte
Folgende Hinweistexte werden bei der Auftragserstellung angezeigt:
Der ElsterLohn-Auftrag wurde erstellt - Bundesland: XY
Für den AN wurde erstmalig ein Auftrag erstellt.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY)). Der Auftrag steht zur Übermittlung bereit. Bitte senden Sie den Auftrag über den Menüpunkt Export | Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) | Senden.
Der Elsterauftrag wurde bereits erstellt. Der Auftrag wurde jedoch noch nicht an die Finanzverwaltung gesendet.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY). Der Auftrag wurde übermittelt. Bitte rufen Sie das Protokoll (Transferticket) über den Menüpunkt Export | Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) | Empfangen ab.
Der Elsterauftrag wurde übermittelt - das Protokoll ist noch nicht abgerufen worden.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY). Der Auftrag wurde übermittelt, der Protokollabruf ist überfällig. Bitte rufen Sie das Protokoll (Transferticket) über den Menüpunkt Export | Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) | Empfangen ab.
Der Elsterauftrag wurde vor mindestens 5 Tagen übermittelt - das Protokoll ist noch nicht abgerufen worden.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY). Der Auftrag wurde übermittelt, der Protokollabruf ist überfällig. Bevor ein neuer Auftrag erstellt werden kann, muss das Protokoll (Transferticket) über den Menüpunkt Export | Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) | Empfangen abgerufen werden.
Vor einer Rückrechnung wurde ein ElsterLohn-Auftrag erzeugt, der vor mindestens 5 Tage gesendet wurde. Bevor ein weiterer Auftrag für den Mandanten und das Bundesland gesendet werden kann ist für den bestehenden Auftrag das Protokoll abzuholen.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY). Der Auftrag wurde bereits übermittelt. Die Daten wurden angenommen.
Der übermittelte Elsterauftrag wurde von der Clearingstelle geprüft und angenommen.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY). Der Auftrag wurde übermittelt. Die Daten sind fehlerhaft. Überprüfen Sie das Protokoll des Auftrags (Transferticket) über den Menüpunkt Export | Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) | Protokoll.
Die Lohnsteuerbescheinigungsdaten des Arbeitnehmers im übermittelten Elsterauftrag waren fehlerhaft. Der Fehlergrund ist dem Protokoll des Auftrages zu entnehmen.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY). Bevor ein Auftrag für den Arbeitnehmer erstellt werden kann ist der bestehende abzuschließen.
Für einen Teil der AN des Mandanten (z.B. bei Abrechnungsgruppe) wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt. Um für den später abgerechneten Arbeitnehmer einen Auftrag zu erstellen, ist der bestehende Auftrag des Bundeslandes abzuschließen.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt (Bundesland: XY). Der Auftrag wurde bereits übermittelt. Bevor ein neuer Auftrag erstellt werden kann, muss das Protokoll (Transferticket) über Menüpunkt Export | Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) | Empfangen abgerufen werden.
Vor einer RR wurde ein ElsterLohn-Auftrag erzeugt, der gesendet wurde. Bevor ein weiterer Auftrag für den Mandanten und das Bundesland gesendet werden kann ist für den bestehenden Auftrag das Protokoll abzuholen.
Für den aktuellen Abrechnungsmonat wurde bereits ein ElsterLohn-Auftrag erstellt. (Bundesland: XY). Um einen neuen Auftrag erstellen zu können, muss der bestehende Auftrag gelöscht werden (Menüpunkt: Export | Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) | Löschen).
Vor einer RR wurde ein ElsterLohn-Auftrag erzeugt, der nicht gesendet wurde. Bevor ein weiterer Auftrag für den Mandanten und das Bundesland erstellt werden kann, ist der Auftrag zu löschen.
Lohnsteuerbescheinigungen anderer Arbeitnehmer aus diesem Auftrag werden ebenfalls gelöscht.
Bei der Auftragserstellung für den Monat werden diese wieder berücksichtigt.
Schritt 2 – Lohnsteuerbescheinigungen senden
Lohnsteuerbescheinigungen senden
Die zuvor erstellten Aufträge werden automatisch im Meldecenter (Menü: Datenausgabe / Meldecenter / Registerkarte Offene Aufträge) angezeigt.
Über die Schaltfläche Daten übertragen werden alle zuvor markierten ElsterLohn-Aufträge an die Finanzverwaltung gesendet. Nach der erfolgten Sendung verändert sich der Status von nicht gesendet auf gesendet und der Auftrag erhält eine Transferticketnummer. Solange das Protokoll von der Finanzverwaltung für einen Auftrag nicht abgerufen wurde, bleibt der Auftrag in der Registerkarte Offene Aufträge liegen.
Offene Aufträge
Innerhalb der offenen Aufträge besitzt der einzelne Auftrag verschiedene Stati: Bereitgestellt, Erstellt, Gesendet.
Der Protokollstatus ist vor dem Senden zunächst leer. Nach dem Senden wird der Protokollstatus laufend automatisch aktualisiert. Folgende Stati sind möglich:
- Nicht abgerufen (gleich nach dem Senden),
- Überfällig (der Auftrag ist vor mehr als fünf Tagen gesendet worden und es liegt kein Protokoll vor),
- Fehlerhaft (der Auftrag wurde von der Finanzverwaltung nicht angenommen - Fehler per Doppelklick einsehbar).
Über die Schaltfläche Daten übertragen werden die markierten Aufträge an den ADS (ADDISON Datenservice) gesendet. Zudem werden sie mit einer Dateiidentifikationsnummer für die Datenlieferung versehen. Die Meldungen erhalten den Status Gesendet.
Der ADS übernimmt den Versandt an die Clearingstellen der Finanzverwaltung und kontrolliert aktiv den Verarbeitungsstatus jeder einzelnen Meldung. Für jeden Verarbeitungsschritt werden sog. Eingangsquittungen übermittelt. Diese sind:
Ankunft ADS (Datum),
Annahmebestätigung Datenannahmestelle (Datum u. Transferticket) und
Verarbeitungsbestätigung Datenannahmestelle (Datum und Protokollabruf).
Das Einlesen dieser Informationen erfolgt automatisch.
Schritt 3 - automatisch Protokoll Lohnsteuerbescheinigungen empfangen
Protokoll Lohnsteuerbescheinigungen empfangen
Die Lohnsteuerbescheinigungsprotokolle werden vom ADS abgerufen und automatisch an die lokale ADDISON Software übertragen (ADDISON Scheduler-Dienst).
Das eigentliche Protokoll dient einerseits als Empfangsbestätigung (Quittung) für die gesendeten Daten, andererseits zur Überprüfung, ob die gesendeten Daten verarbeitet wurden.
Hinweis
Die Verarbeitung der Daten kann unter Umständen mehrere Tage andauern.
Abgeschlossene Aufträge
Wurde das Protokoll zu einem Auftrag erfolgreich eingelesen, wird der Auftrag in die Registerkarte Abgeschlossene Aufträge überführt.
Protokollstatus
Bei dem abgerufenen Protokoll handelt es sich um die Quittierung der Verarbeitung der einzelnen Nutzdaten (Lohnsteuerbescheinigung) aus der Datenlieferung, mit folgenden möglichen Protokollstati:
- abgerufen – ok = die Daten wurden ordnungsgemäß verarbeitet.
- abgerufen – fehlerhaft = ein oder mehrere Nutzdatenblöcke (Lohnsteuerbescheinigungen) waren fehlerhaft und konnten nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Der Fehlergrund wird im abgerufenen Protokoll mitgeteilt.
Der Fehler ist zu korrigieren und die Bescheinigung erneut an die Finanzverwaltung zu senden.
Schritt 4 - Lohnsteuerbescheinigungen drucken
Lohnsteuerbescheinigungen drucken
Nach § 41b Abs. 1 Satz 6 hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals (SteuerID/eTin) auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.
Über das Menü Steuerungsdaten / Lohnsteuerbescheinigungen drucken oder über das Menü Datenausgabe / Elster / Lohnsteuerbescheinigungen drucken, können alle Lohnsteuerbescheinigungen gedruckt werden, für die zuvor ein ElsterLohn-Auftrag erstellt wurde.
Status „VORLÄUFIG“
Bescheinigungen aus einem noch nicht protokollierten oder einem von der Finanzverwaltung als fehlerhaft protokollierten Datensatz, werden mit dem Zusatz Vorläufig auf der Lohnsteuerbescheinigung gekennzeichnet.
Das Vorläufig-Kennzeichen kann unterdrückt werden, in dem auf der Maske Extras / Einstellungen/ Optionen Lohnsteuerbescheinigung das Kontrollkästchen Unterdrücken Kennzeichen vorläufig… aktiviert wird. Das Kennzeichen wird nur dann noch angedruckt, wenn der Protokollabruf für diese Bescheinigung einen Fehler enthält.
Aufträge Lohnsteuerbescheinigungen
Protokoll der gesendeten Aufträge einsehen
Für jeden gesendeten ElsterLohn-Auftrag wird ein Protokoll erstellt. Durch Doppelklick auf den gesendeten Auftrag oder über die Schaltfläche Protokoll kann das Protokoll für den ausgewählten Auftrag eingesehen werden.
Besonders wichtig ist dies, wenn das abgerufene Protokoll für einen Nutzdatensatz einen Fehler anzeigt.
Das abgerufene Protokoll enthält den Status: abgerufen – fehlerhaft.
Aufbau des Protokolls
DTStatus
: Die Zeile DTStatus zeigt für die gesamte Datenlieferung an, ob alle Nutzdaten korrekt verarbeitet wurden, oder ob (einzelne) Nutzdaten nicht verarbeitet werden konnten.
NdSFehler/OrdnungsMerkmal
: Der Fehlergrund wird in der Zeile NdSFehler mit der Angabe des Fehlergrundes und der Angabe der Personalnummer in der Zeile OrdnungsMerkmal angezeigt.
Detail
Über die Schaltfläche Drucken können die Daten des Auftrags eingesehen werden. Die Anzeige stellt die Einzelheiten im XML-Datensatzformat dar.
Wichtiger Hinweis
Die Detailausgabe der Daten dient allein zu Kontrollzwecken, sie ist nicht für den Arbeitnehmer bestimmt.
Löschen
Mit der Schaltfläche Löschen können einzelne Aufträge aus der ElsterLohn-Auftragsverwaltung gelöscht werden. Durch das Storno- und Korrekturverfahren ist (ab 2016) das Löschen nur für nicht gesendete Aufträge möglich.
Korrektur einer bereits gesendeten Lohnsteuerbescheinigung bis 2016
Korrektur einer bereits gesendeten Lohnsteuerbescheinigung
Eine bereits an die Finanzverwaltung gesendete Lohnsteuerbescheinigung kann nur wiederholt an die Finanzverwaltung gesendet werden, wenn eventuelle Korrekturen (Nachzahlungen, fehlerhafte Bescheinigung) der Lohnsteuerbescheinigung über eine Wiederholungsabrechnung bzw. Rückrechnung in der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen werden.
Der quittierte Status (Protokoll) des Arbeitnehmers wird dadurch aufgehoben, so dass die Korrektur übermittelt werden kann.
Zu beachten ist, dass bestimmte Attributwerte der ursprünglichen Datenübermittlung vorliegen müssen, da die Finanzverwaltung ansonsten von einer weiteren bzw. einer neuen Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer ausgeht.
Wichtiger Hinweis
Eindeutige Attributwerte sind:
- Steuernummer des Arbeitgebers
- eTIN
- Art der Bescheinigung
- Ordnungsmerkmal des Arbeitgebers (z.B. Personal-Nummer)
- Zeitraum (von-bis) der Lohnsteuerbescheinigung
Besonderheiten für die Meldung des Zeitraums:
- Wird in der neuen Datenlieferung ein bisher nicht gelieferter Zeitraum ausgewiesen, so handelt es sich um neue Bescheinigungsdaten
- Existiert bereits eine Lohnsteuerbescheinigung mit dem ausgewiesenen Zeitraum im Datenbestand der Finanzverwaltung, so wird der Wert mit dem jüngsten Annahmedatum übernommen und der alte Wert gelöscht
- Überschneiden sich die Zeiträume der vorliegenden und der neu gesendeten Lohnsteuerbescheinigung, so wird der Wert mit dem jüngsten Annahmedatum übernommen und der andere Wert gelöscht
Besonderheit geringfügig Beschäftigte mit Verzicht auf die RV-Freiheit
Für geringfügig, beschäftigte Arbeitnehmer die auf die Rentenversicherungsfreiheit (RV-Aufstockungsoption) verzichtet haben und der Arbeitgeber pauschale Lohnsteuer (2%) abgeführt hat wurde bisher eine Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag gedruckt. Diese Bescheinigung wird nicht mehr als Aufkleber ausgegeben.
Korrektur einer bereits gesendeten Lohnsteuerbescheinigung ab 2016
Korrektur- und Stornoverfahren für die Lohnsteuerbescheinigung ab 2016
War eine bereits übermittelte Lohnsteuerbescheinigung zu ändern, wurde die Lohnsteuerbescheinigung bis 2016 mit den neuen Werten erneut übermittelt. Dieses Vorgehen hat in der Finanzverwaltung teilweise dazu geführt, dass die "alte" Lohnsteuerbescheinigung irrtümlich nicht überschrieben wurde. Aus diesem Grund wurde zum Jahreswechsel 2015/2016 ein Korrektur- und Stornoverfahren eingeführt.
Für die technische Umsetzung der gesetzlichen Neuregelung in § 41c Absatz 3 EStG wird im Jahr 2016 ein Bescheinigungs-, Korrektur- und Stornierungsverfahren eingeführt. Hierfür wird zur eindeutigen Identifizierung der einzelnen Lohnsteuerbescheinigungen ein neues Eintragungsfeld „externeID“ aufgenommen. Zur eindeutigen Klassifizierung einer korrigierten Lohnsteuerbescheinigung gegenüber der zu korrigierenden Lohnsteuerbescheinigung gibt es ein neues Eintragungsfeld „korrekturID“.
 |
Die von dem Datenlieferanten zu vergebende eindeutige ID (externeID = KmId) setzt sich wie folgt zusammen: | |
|---|---|---|
| Meldejahr | 2016 | |
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900555 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB12345 | |
| Erstelldatum | 20170228 | |
| Opt. Freitext (z.B. lfd. Nr.) | 1 | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900555-OB12345-20170228-1 |
Bei Korrekturen, bzw. Stornierungen von bereits abgegebenen Lohnsteuerbescheinigungen wird jeweils auf diese externeID (KmID) referenziert.
Zusätzlich gibt es eine technische Erweiterung in der Schnittstelle, in der beschrieben wird ob es sich um eine neue, eine zu stornierende, oder um eine zu korrigierende Lohnsteuerbescheinigung handelt. Deshalb unterscheidet die Schnittstelle zukünftig zwischen den Anweisungsarten:
- Neu
- Storno
- Korrektur
Bescheinigung der Lohnsteuerabzugsmerkmale
Aus Vereinfachungsgründen sind nur noch die zuletzt abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale im Ausdruck zu bescheinigen. Für die einzelnen Lohnsteuerabzugsmerkmale ist daher nur jeweils eine Zeile erforderlich. Die Überschrift zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen wird wie folgt geändert:
„Dem Lohnsteuerabzug wurden im letzten Lohnzahlungszeitraum zugrunde gelegt:“
Stornierung einer bereits abgegebenen Lohnsteuerbescheinigung ab 2016
Stornierung
Die Stornierung einer Lohnsteuerbescheinigung erfolgt nur, wenn die bereits abgegebene Lohnsteuerbescheinigung nicht korrigiert werden kann.
Die Stornierung ersetzt somit grundsätzlich die bisherige Nullmeldung in der die zu korrigierenden Felder mit Nullbeträgen übermittelt werden mussten.
Weiter wird eine Stornierung einer bereits abgegebenen Lohnsteuerbescheinigung erwartet, wenn sich wesentliche Personendaten wie SteuerID, eTIN (Name, Vorname oder Geburtsdatum des Arbeitnehmers) ändern. Erst nach der nach der protokollierten Stornierung der Lohnsteuerbescheinigung darf eine neue Bescheinigung mit den geänderten Werten erfolgen.
| Beispiel - Stornoverfahren |
Für einen Arbeitnehmer wird erstmalig eine Lohnsteuerbescheinigung mit der Anweisungsart „Neu“ abgegeben: | |
|---|---|---|
| Meldejahr | 2016 | |
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170331 | |
| Anweisungsart | Neu | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170331 | |
| Bruttoarbeitslohn | 20.000 usw. |
Um die zuvor abgegebene Lohnsteuerbescheinigung zu stornieren ist die Anweisungsart „Storno“ zu verwenden und zur Referenzierung auf die Erstlieferung die KmID (RefKmID) der abgegebenen Lohnsteuerbescheinigung mitzuliefern.
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170405 | |
| Anweisungsart | Storno | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170405 | |
| RefKmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170331 |
Korrektur einer bereits abgegebenen Lohnsteuerbescheinigung ab 2016
Korrektur
Eine Lohnsteuerbescheinigung ist zu korrigieren, wenn nach der Übermittlung bekannt wird, dass falsche Besteuerungsmerkmale und/oder Besteuerungsgrundlagen übermittelt wurden.
| Beispiel zum Korrekturverfahren |
Für einen Arbeitnehmer wird erstmalig mit der Anweisungsart „Neu“ eine Lohnsteuerbescheinigung abgegeben: | |
|---|---|---|
| Meldejahr | 2016 | |
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170331 | |
| Anweisungsart | Neu | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170331 |
Korrektur
Um die zuvor abgegebene Lohnsteuerbescheinigung zu korrigieren ist die Anweisungsart Korrektur zu verwenden und zur Referenzierung auf die Erstlieferung die KmID (RefKmID) der abgegebenen Lohnsteuerbescheinigung mitzuliefern.
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170405 | |
| Anweisungsart | Korrektur | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170405 | |
| RefKmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170331 |
Korrektur
Um die zuvor abgegebene Lohnsteuerbescheinigung nochmals zu korrigieren ist die Anweisungsart Korrektur zu verwenden und zur Referenzierung auf die letzte Lieferung die KmID (RefKmID) der zuletzt abgegebenen Lohnsteuerbescheinigung mitzuliefern.
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170430 | |
| Anweisungsart | Korrektur | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170430 | |
| RefKmId | 2016-LST-14510236985-01013112-2011099900775-OB1234567-20170405 | |
| Beispiel zum Korrekturverfahren mit zwei Beschäftigungszeiträumen |
Für einen Arbeitnehmer mit den Beschäftigungszeiträumen 01.01.-31.03 und 01.07.–31.12. wurden zwei Lohnsteuerbescheinigungen jeweils mit der Anforderungsart „Neu“ übermittelt. | |
| Lohnsteuerbescheinigung für Zeitraum 01.01.-31.03: | ||
| Meldejahr | 2016 | |
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013103 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20160331 | |
| Anweisungsart | Neu | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013103-2011099900775-OB1234567-20160331 |
Lohnsteuerbescheinigung für Zeitraum 01.07.-31.12.:
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01073112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170405 | |
| Anweisungsart | Neu | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01073112-2011099900775-OB1234567-20170405 |
Im Nachhinein wird festgestellt, dass das Beschäftigungsverhältnis von 01.01.–31.08. hätte bescheinigt werden müssen.
Lösungsweg 1:
Wenn programmseitig die beiden bestehenden Beschäftigungsverhältnisse jeweils per Stornoabrechnung rückwirkend storniert werden, wirkt sich das wie folgt auf die bereits abgegebenen Lohnsteuerbescheinigungen aus:
Stornierung der Lohnsteuerbescheinigung vom 01.01.–31.03.:
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013103 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170415 | |
| Anweisungsart | Storno | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013103-2011099900775-OB1234567-20170415 | |
| RefKmId | 2016-LST-14510236985-01013103-2011099900775-OB1234567-20160331 |
Stornierung der Lohnsteuerbescheinigung vom 01.07.–31.12.:
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01073112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170415 | |
| Anweisungsart | Storno | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01073112-2011099900775-OB1234567-20170415 | |
| RefKmId | 2016-LST-14510236985-01073112-2011099900775-OB1234567-20170405 |
Der korrekte Beschäftigungszeitraum 01.01.-31.08. ist programmseitig rückwirkend neu anzulegen und es wird eine neue Lohnsteuerbescheinigung für diesen Zeitraum erstellt:
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013108 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170415 | |
| Anweisungsart | Neu | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013108-2011099900775-OB1234567-20170415 |
Lösungsweg 2:
Wenn programmseitig das Beschäftigungsverhältnis vom 31.07.-31.12. per Stornoabrechnung rückwirkend storniert wird wirkt sich das wie folgt auf die bereits abgegebene Lohnsteuerbescheinigung aus:
Stornierung der Lohnsteuerbescheinigung vom 01.07.–31.12.:
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01073112 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170415 | |
| Anweisungsart | Storno | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01073112-2011099900775-OB1234567-20170415 | |
| RefKmId | 2016-LST-14510236985-01073112-2011099900775-OB1234567-20170405 |
Der korrekte Beschäftigungszeitraum 01.01.-31.08. ist programmseitig durch eine rückwirkende Änderung des Beschäftigungszeitraumes (Änderung des Austrittsdatums von 31.03. auf 31.08.) einzugeben und es wird eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung für diesen Zeitraum erstellt:
| Meldejahr | 2016 | |
|---|---|---|
| Mitteilungsart | LST | |
| eTIN oder IdNr | 14510236985 | |
| Dauer Dienstverhältnis | 01013108 | |
| StNr des Arbeitgebers | 2011099900775 | |
| Ordnungsbegriff Arbeitgeber | OB1234567 | |
| Erstelldatum | 20170415 | |
| Anweisungsart | Korrektur | |
| KmId | 2016-LST-14510236985-01013108-2011099900775-OB1234567-20170415 | |
| RefKmId | 2016-LST-14510236985-01013103-2011099900775-OB1234567-20160331 |
ElsterLohn–Aufträge - Lohnsteuerbescheinigung
Bisher war es möglich in gesendete Aufträge zu löschen, bzw. für abgeschlossene Aufträge den Status zurückzusetzen, um den Auftrag evtl. noch einmal neu zu erstellen bzw. nochmals zu versenden.
Löschen/Status zurücksetzen
Da durch den Verfahrensablauf (ab 2016) die „KmID“ zwingende Voraussetzung für eine Korrektur- und Stornomeldung ist, wird das Löschen und Status zurücksetzen der ELStER-Lohn-Aufträge für gesendete Aufträge nicht mehr angeboten.
Erstellen einer Meldung
Eine Storno- bzw. Korrekturmeldungen kann künftig erst erzeugt werden, wenn die Annahme der Ursprungsmeldung von der Finanzverwaltung fehlerfrei protokolliert wurde.
Begrenzung der Dauer des Dienstverhältnisses für Lohnsteuerbescheinigungen
Sollte bei einer Datenübernahme (Mandatsübernahme) der ehemalige Datenlieferant aufgrund des Systemwechsels bereits unterjährige Lohnsteuerbescheinigungen erstellt haben, so ist es möglich das Dienstverhältnis "von" für den Bescheinigungszeitraum über das Technische Eintrittsdatum zu begrenzen. Dazu ist das Ankreuzfeld Dauer des Dienstverhältnisses "vom" durch Datum Technischer Eintritt ersetzen auf der Maske Stammdaten / Mandant / DFÜ in der Gruppe Lohnsteuerbescheinigung zu aktivieren.
Achtung: Für Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum vor dem Datum Technischer Eintritt wird das Datum ersetzt.
BBS
BBS-Rechte zur Lohnsteuerbescheinigung
Über das Benutzerberechtigungssystem (BBS) können die folgenden Attribute im Bereich der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für einzelne Benutzer bzw. Benutzergruppen gesperrt werden:
- ElsterLohn-Auftrag erzeugen
- LSt.-Bescheinigung drucken
Siehe auch Kapitel BBS Benutzerberechtigungssystem für ausführliche Informationen im Dokument Erfassung/Abrechnung, Auswertungen und BBS.