Excel-Dokument erstellen
Excel-Dokument erstellen
Allgemein
Programmaufruf
Das Excel-Dokument erstellen kann in ADDISON aus allen Projekten heraus aufgerufen werden:
Akte / Ablage / Schaltfläche
Programmzweck
Mit Excel-Dokument erstellen kann eine Arbeitsmappe erstellt werden, in die automatisch Daten zum ausgewählten Mandant eingetragen werden.
Das Dokument wird auf Basis einer ausgewählten Excel-Vorlage in Microsoft Excel erstellt und bleibt zur weiteren Bearbeitung geöffnet.
Registerkarte Grunddaten
Programmzweck
Auf der Registerkarte Grunddaten wird der Empfänger ausgewählt. Anschrift und Betreff des Empfängers werden angezeigt und können bei Bedarf angepasst werden.
Mandant
Der Mandant ist die Voraussetzung für die Empfängerauswahl und das gesamte Excel-Dokument erstellen.
Erst nach Auswahl des Mandanten werden die restlichen Felder der Registerkarte Grunddaten gefüllt.
Die restlichen Felder der Registerkarte Grunddaten müssen nur ausgewählt werden, sofern in der Excel-Vorlage Felder aus dem Bereich Empfänger der Felderauswahl verwendet werden. Sofern Felder aus anderen Bereichen der Felderauswahl verwendet werden, hat die Auswahl in den restlichen Feldern der Registerkarte Grunddaten keine Auswirkung auf das zu erstellende Dokument.
Empfängerauswahl
In der Baumstruktur der Empfängerauswahl werden alle Bereiche angezeigt, für die bei diesem Mandanten Empfänger vorhanden sind. Die Auswahl eines Empfängers erfolgt durch Anklicken des entsprechenden Empfängers in der Baumstruktur.
Weitere Auswahl
Sofern mehrere Empfänger zu einem Bereich vorhanden sind, ist eine weitere Auswahl notwendig (z.B. bei Bank oder Zusatzadressen).
Neben der Empfängerauswahl werden die möglichen Empfänger zum ausgewählten Bereich in einer Tabelle angezeigt. In der Tabelle wählen Sie den gewünschten Empfänger aus.
Über das Feld Suchtext kann in der Tabelle der Empfänger zu einem Bereich gesucht werden und somit die Anzeige der Empfänger in der weiteren Auswahl eingeschränkt werden.
Auswahl Adresstyp
Die zu einem Empfängerbereich vorhandenen Adresstypen werden angezeigt. Einer der angezeigten Adresstypen kann ausgewählt werden. Aufgrund der Auswahl des Adresstypen werden Anschrift, Betreff, Briefanrede und Grußformel aufgebaut.
Sofern beim ausgewählten Mandanten zu dem gewählten Empfängerbereich in den Mandantenstammdaten bei Anschrift formell ein Adresstyp ausgewählt ist, wird dieser Adresstyp vorbelegt.
Weitere Informationen zur Neuanlage und zur Bearbeitung von Adresstypen finden Sie in der Dokumentation Mandanten- und Institutionsverwaltung.
Anschrift, Betreff und Briefanrede
Die aufbereiteten Daten zu Anschrift, Betreff und Briefanrede aufgrund der vorhergehenden Auswahl in den Feldern Empfängerauswahl, weitere Auswahl und Auswahl Adresstypen werden angezeigt.
Sofern in der Dokumentvorlage die Felder Empfänger | Anschrift, Empfänger | AnschriftBriefanrede und Empfänger | Betreff vorhanden sind, werden diese Felder im Dokument mit den angezeigten Daten in den Feldern Anschrift, Betreff und Briefanrede gefüllt.
Anschrift, Betreff und Briefanrede können bearbeitet werden. In die Dokumentvorlage werden die Daten übernommen, die in Anschrift, Betreff und Briefanrede eingetragen sind.
Schaltfläche !Software adoffice image34.png
Diese Schaltfläche übernimmt den eingegebenen Text aus dem Feld Betreff auf die Registerkarte Office Manager in das Feld Text/Betreff.
Weitere Informationen zu den möglichen Feldern in einer Dokumentvorlage und zur Erstellung von Dokumentvorlagen erhalten Sie in den Kapiteln Felderauswahl und Dokumentvorlagenverwaltung.
Registerkarte Vorlagen
Allgemein
Programmzweck
Auf der Registerkarte Vorlagen wird die Excel-Vorlage zur Erstellung der Arbeitsmappe ausgewählt.
Des Weiteren können weitere Eigenschaften (z.B. Bankverbindung, Betriebsstätte, Veranlagungsjahr) für das zu erstellende Dokument definiert werden, sofern das aufgrund der im Dokument enthaltenen Felder notwendig ist.
Vorlagenbereich
Über den Vorlagenbereich wird definiert, aus welchem Verzeichnis Vorlagen angezeigt werden. Zwei Vorlagenbereiche stehen zur Verfügung:
- ADDISON Vorlagenpfad
Die Vorlagen im ADDISON Vorlagenverzeichnis (…\ADDISON-Installationsverzeichnis\cms\evorlag) werden angezeigt. - Microsoft Office Vorlagenpfad
Die Vorlagen im Microsoft Office Vorlagenverzeichnis werden angezeigt.
Vorlagenverzeichnisse
In der Baumstruktur werden die im ausgewählten Vorlagenbereich vorhandenen Vorlagenverzeichnisse angezeigt. Das Vorlagenverzeichnis, aus dem eine Vorlage verwendet werden soll, ist auszuwählen.
Vorlagenauswahl
In der Vorlagenauswahl werden die Dokumentvorlagen aus dem gewählten Vorlagenverzeichnis angezeigt. Die gewünschte Dokumentvorlage ist zu markieren.
Neue Excel-Vorlagen und neue Vorlagenverzeichnisse können angelegt werden. Weitere Informationen zu Vorlagen und Vorlagenverzeichnissen erhalten Sie im Kapitel Dokumentvorlagenverwaltung.
Weitere Eigenschaften
Programmzweck
Zu einigen Feldern, die in Excel-Vorlagen eingefügt werden können, ergibt sich in ADDISON allein durch die Mandanten- und Empfängerauswahl noch keine eindeutige Zuordnung (z.B. Bankverbindungen, Betriebsstätten, Arbeitnehmer).
Um für diese Bereiche eine eindeutige Zuordnung für das zu erstellende Dokument durchzuführen, können ggf. weitere Eigenschaften erfasst werden.
Die weiteren Eigenschaften werden nur bei Excel-Vorlagen angezeigt, für die die Eingabe von weiteren Eigenschaften notwendig ist.
Anzeige der Felder in den weiteren Eigenschaften
Die Anzeige der Felder (linke Spalte) in den weiteren Eigenschaften ist variabel und hängt von Einstellungen in der Excel-Vorlage ab.
Je nach in der Vorlage enthaltenen Feldern wird die Liste der weiteren Eigenschaften dynamisch aufgebaut.
Auswahl bzw. Eingabe zu einer weiteren Eigenschaft
Die Auswahl bzw. Eingabe zu einer weiteren Eigenschaft erfolgt durch Anklicken der rechten Spalte.
Sofern zu der weiteren Eigenschaft eine Auswahl möglich ist (z.B. Kinder, Betriebsstätten, Bankverbindungen usw.), wird der entsprechende Auswahldialog geöffnet, über den die Auswahl der weiteren Eigenschaft erfolgen kann.
Sofern zu der weiteren Eigenschaft nur eine manuelle Eingabe erfolgen kann (z.B. Steuern-Veranlagungsjahr), wird durch Anklicken des Felds der Cursor in das Feld gesetzt und die Eingabe kann erfolgen.
Weitere Informationen zur Einrichtung der weiteren Eigenschaften in Dokumentvorlagen erhalten Sie im Kapitel Bearbeitung von Dokumentvorlagen.
Registerkarte Office Manager
Programmzweck
Auf der Registerkarte Office Manager werden Einstellungen für die Registrierung des Dokuments im Office Manager vorgenommen.
Fachauswahl
In der Ablagestruktur des Office Managers wird das Fach ausgewählt, in dem der neue Eintrag erstellt werden soll.
Sofern ein Standardfach für Office-Dokumente eingestellt ist, wird das Fach vorbelegt. Das Standardfach wird über Seitenbereich Ablage / Einstellungen, Option Standardfach für Office-Dokumente eingestellt.
Eigenschaften des Eintrags
Neben der Ablagestruktur werden die Eigenschaften-Felder eines Office Manager-Eintrags angezeigt. Die gewünschten Eigenschaften sind in den jeweiligen Feldern einzutragen. Der neue Eintrag im Office Manager wird mit den eingegebenen Daten erzeugt.
Registrierung im Office Manager aktivieren
Mit der Option Registrierung im Office Manager aktivieren werden die neuen Dokumente standardmäßig in der ADDISON-Datenstruktur gespeichert und im Office Manager registriert.
aktuelles Dokument nicht registrieren
Über die Option aktuelles Dokument nicht registrieren wird das aktuell zu erstellende Dokument nicht gespeichert und nicht im Office Manager registriert.
Diese Option ist nur aktiv, wenn die Option Registrierung im Office Manager aktivieren gesetzt ist.
aktuelles Dokument im aktiven Vorgang anzeigen
Mit dieser Option wird bei Registrierung des Dokuments im Office Manager gleichzeitig ein Link im z.Zt. aktiven Vorgang auf den entsprechenden Office Manager-Eintrag gesetzt.
Der Verweis des Eintrags kann aus dem Vorgang heraus geöffnet werden. So können Dokumente und sonstige Informationen aus dem Office Manager in Vorgänge aufgenommen werden, sofern diese im jeweiligen Vorgang relevant sind.
Diese Option kann nur gesetzt werden, sofern ein Vorgang aktiv ist und das Dokument im Office Manager registriert wird.
Weitere Informationen zu Vorgängen erhalten Sie in den Dokumentationen Bedienung der Oberfläche und Vorgangsorientierte Software.
Postbucheintrag erstellen
Sie können zwischen 3 Möglichkeiten wählen:
Keinen Postbucheintrag erstellen
Postbucheintrag automatisch erstellen
Postbucheintrag mit Dialog erstellen
Automatisch erstellte Postbucheinträge können als vorläufig oder endgültig abgestellt werden.
In den Kanzleistammdaten / Optionen / Registerkarte Allgemein kann die Option für automatische Postbucheinträge festgelegt werden.
Favoriten anlegen
Favoriten
Für das Excel-Dokument erstellen können Favoriten angelegt werden. Favoriten werden von der Funktion kopiert und enthalten dementsprechend die gleichen Registerkarten und Felder.
Der Unterschied zu Excel-Dokument erstellen | Neu ist, dass die Einstellungen in dem kopierten Eintrag gespeichert werden. Somit können häufig verwendete Einstellungen gespeichert und müssen nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Anlegen eines Favoriten (Kopieren eines Eintrags)
Zur Neuanlage eines Favoriten gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus an. Im eingeschalteten Bearbeitungsmodus wird die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/ausgedrückt dargestellt.
Klicken Sie den Eintrag Excel-Dokument erstellen | Neu an.
Klicken Sie die Schaltfläche Markierten Eintrag kopieren an.
Vom Eintrag Excel-Dokument erstellen / Neu wurde jetzt eine Kopie erstellt.
Klicken Sie den Eintrag Excel-Dokument erstellen | Kopie von: Neu an.
Sofern Sie die Bezeichnung des Eintrags ändern möchten, klicken Sie rechte Maustaste | Bezeichnung ändern an und geben Sie die neue Bezeichnung ein.
Erfassen Sie auf den Registerkarten die Werte, die Sie im Favoriten speichern möchten.
Nach Erstellung des Favoriten sollten Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen, da der Bearbeitungsmodus nur einmal im gesamten Netzwerk gestartet werden kann.
Nur die Eingaben auf den Registerkarten Grunddaten und Vorlagen werden gespeichert. Die Registerkarte Office Manager wird auch bei Favoriten bei jedem Aufruf neu erstellt.
Bearbeiten eines Favoriten
Zur Bearbeitung eines Favoriten gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus an. Im eingeschalteten Bearbeitungsmodus wird die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/ausgedrückt dargestellt.
Klicken Sie den entsprechenden Eintrag in der Baumstruktur unter Brief erstellen an.
Ändern Sie die Eingaben auf den Registerkarten ab.
Nach Bearbeitung des Favoriten sollten Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen, da der Bearbeitungsmodus nur einmal im gesamten Netzwerk gestartet werden kann.
Löschen eines Favoriten
Zum Löschen eines Favoriten gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus an. Im eingeschalteten Bearbeitungsmodus wird die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/ausgedrückt dargestellt.
Klicken Sie den entsprechenden Eintrag in der Baumstruktur unter Excel-Dokument erstellen an.
Klicken Sie die Schaltfläche Markierten Eintrag löschen an.
Nach Löschen des Favoriten sollten Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen, da der Bearbeitungsmodus nur einmal im gesamten Netzwerk gestartet werden kann.