Felderauswahl
Felderauswahl
Allgemein
Programmaufruf
Die Felderauswahl kann sowohl in ADDISON als auch in Microsoft Word aufgerufen werden.
Bei Brief erstellen auf der Registerkarte Vorlagen/Brieftext durch Anklicken der Schaltfläche
In der Textbausteinverwaltung durch Anklicken der Schaltfläche
In Microsoft Word und Excel durch Anklicken der Schaltfläche Felder-Auswahl.
Programmzweck
Die Felderauswahl enthält die verfügbaren Felder (auch Platzhalter genannt), die mit Mandantenstammdaten und weiteren Daten aus ADDISON gefüllt werden können.
Über die Felderauswahl werden Felder eingefügt, die bei Dokumenterstellung mit Brief erstellen, Excel-Dokument erstellen oder Serienbrief erstellen mit Mandantendaten aktualisiert werden.
Felder können in Dokumentvorlagen, Textbausteine oder in den Brieftext bei Brief erstellen eingefügt werden.
Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche besteht aus:
Baumstruktur mit Bereichen
Baumstruktur mit Feldern des jeweiligen Bereichs
Liste ausgewählter Felder
Bereiche der Mandantenstammdaten
Die Felderauswahl ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt, die über die Baumstruktur ausgewählt werden können.
Je nach Bereich wird beim Aktualisieren der Felder auf unterschiedliche Daten im Mandantenstamm zugegriffen.
Allgemeine Daten
Dieser Bereich enthält allgemeine Mandantendaten wie z.B. die Mandantennummer, aber auch sonstige mandantenunabhängige Felder.
Insbesondere sind hier folgende Felder zu erwähnen:
- aktueller BBS-Benutzer
Der Platzhalter BBS-Benutzername wird aufgrund des angemeldeten BBS-Benutzer gefüllt, die restlichen Platzhalter in diesem Bereich werden aufgrund des zum BBS-Benutzer zugeordneten Kanzlei-Mitarbeiters gefüllt. Dazu muss in den Kanzlei-Mitarbeiterstammdaten der zugehörige BBS-Benutzer eingetragen werden. - Brieftext
Dieses Feld fügt den Text aus dem Feld Brieftext auf der Registerkarte Vorlagen/Brieftext bei der Funktion Brief erstellen ein. - Bearbeiten starten Nach Erstellung des Dokuments über Brief erstellen wird der Cursor an die Position dieses Feldes gesetzt.
- Bedingtes Leerzeichen / Bedingter Zeilenumbruch Das bedingte Leezeichen bzw. der bedingte Zeilenumbruch werden nur gesetzt, wenn der Platzhalter davor mit einem Wert gefüllt wurde. Sofern der Platzhalter davor nicht gefüllt wurde, haben das bedingte Leerzeichen bzw. der bedingte Zeilenumbruch keine Auswirkung.
Beim Serienbrief erstellen funktioniert das Feld Bedingter Zeilenumbruch nicht. Bitte beachten Sie das bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen.
Freie Felder
Die freien Felder aus den Mandantenstammdaten werden angezeigt und können in die Briefvorlage eingefügt werden.
Die Verknüpfung zu den freien Feldern erfolgt über die Bezeichnung des freien Felds. Das bedeutet, dass bei Änderung der Bezeichnung des freien Felds in den Mandantenstammdaten auch das Feld in der Briefvorlage geändert werden muss.
Empfänger
Die Felder aus dem Bereich Empfänger werden mit den Mandantenstammdaten gefüllt, die auf der Registerkarte Grunddaten bei Brief erstellen eingestellt werden. Die Felder aus diesem Bereich werden somit äußerst variabel mit Mandantenstammdaten gefüllt.
Nur in Zusammenhang mit Feldern aus dem Bereich Empfänger ist die Registerkarte Grunddaten der Funktion Brief erstellen vollständig auszufüllen. Sofern keine Felder aus dem Bereich Empfänger verwendet werden, ist auf der Registerkarte Grunddaten ausschließlich das Feld Mandant auszufüllen.
Privatmandant Firmenmandant Gesetzlicher Vertreter Empfangsbevollmächtigter Betriebsstätte Bankverbindung Weitere Geschäftsbeziehungen
Mit diesen Bereichen der Felderauswahl wird auf bestimmte Bereiche in den Mandantenstammdaten zugegriffen. Jedes der Felder in diesen Bereichen greift auf ein fest definiertes Feld in den Mandantenstammdaten zu.
Die Empfängerauswahl auf der Registerkarte Grunddaten der Funktion Brief erstellen hat keine Auswirkung auf diese Felder.
Daten Ehegatte
Die Adress- und Kommunikations-Felder für Ehegatte haben eine erweiterte Logik.
Da im Normalfall beim Ehegatten nur der Vorname angelegt ist, werden die o.a. Felder, wenn sie keinen Inhalt haben, mit den Daten des Steuerpflichtigen gefüllt.
Finanzamt
Die Felder im Bereich Finanzamt greifen ebenfalls auf fest definierte Felder in den Mandantenstammdaten zu. Den Feldern des Bereichs Finanzamt ist jedoch zusätzlich eine Logik hinterlegt:
Sofern das Finanzamt bei einem Mandanten nicht ausgefüllt ist, auf das das verwendete Feld aus diesem Bereich zugreift, wird das nächst höhere Finanzamt verwendet.
Beispiel
In einer Dokumentvorlage werden Felder für das abweichende Unternehmensfinanzamt verwendet. Bei dem Mandanten, für den ein Dokument erstellt werden soll, ist aber nur das Hauptfinanzamt ausgefüllt.
Ergebnis:
Beim Aktualisieren des Dokuments wird erkannt, dass das abweichende Unternehmensfinanzamt nicht ausgefüllt ist. Somit wird auf das Hauptfinanzamt des Mandanten zugegriffen und die Felder des Dokuments mit diesen Daten aktualisiert.
Ansprechpartner
Der Bereich Ansprechpartner greift auf Daten der Kanzleiverbindung in den Mandantenstammdaten zu.
Die Felder für die Ansprechpartner haben ebenfalls eine erweiterte Logik.
Ist bei einem Mandanten ein bestimmter Ansprechpartner nicht vorhanden, wird der Platzhalter mit den Daten des Hauptansprechpartners gefüllt.
Adresstypen Feld
Felder aus Adresstypen können direkt angesprochen werden (nicht nur über die Felder im Bereich Empfänger). Auch individuelle Felder aus Adresstypen können über diese Funktion eingefügt werden.
Das eingefügte Feld wird beim Brief erstellen nur mit Mandantenstammdaten gefüllt, wenn das Feld auch in dem Adresstyp enthalten ist, der in der Empfängerauswahl ausgewählt ist.
Vorgehensweise für das Einfügen eines Adresstypen-Felds:
Erfassen Sie im Feld Bezeichnung den Feldnamen des Adresstyp-Felds, dessen Wert in das Dokument eingefügt werden soll.
Klicken Sie die Schaltfläche Übernehmen an.
Klicken Sie die Schaltfläche Einfügen an.
Kanzlei
Die Felder aus diesem Bereich werden mit den Kanzleistammdaten gefüllt. Der Bereich Kanzlei unterscheidet sich in zwei Teilbereiche:
Hauptstandort: Die Felder des Bereichs Hauptstandort greifen auf den Hauptstandort der aktuellen Kanzlei zu.
Aktueller Standort: Die Felder des Bereichs Aktueller Standort greifen auf den ausgewählten Standort der aktuellen Kanzlei zu.
Lohn
Die Felder aus dem Bereich Lohn werden mit Daten aus ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung gefüllt.
Steuern
Die Felder aus dem Bereich Steuern werden mit Daten der jeweiligen Steuerart aus ADDISON Steuern gefüllt.
Einfügen einzelner Felder
Für das Einfügen eines einzelnen Feldes in ein Dokument gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie den gewünschten Bereich an.
Klicken Sie das gewünschte Feld auf der Registerkarte Felder an.
Klicken Sie die Schaltfläche Einfügen an.
Einfügen einer Liste von Feldern
Für das Einfügen einer Liste von Feldern in ein Dokument gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie den gewünschten Bereich an.
klicken Sie das gewünschte Feld auf der Registerkarte Felder an.
Klicken Sie die Schaltfläche 
Das Feld wird jetzt in die Liste der ausgewählten Felder übernommen. Wiederholen Sie diese Aktion für alle gewünschten Felder.
Vergessen Sie dabei nicht, ggf. Leerzeichen oder Zeilenumbrüche aus dem Bereich Allgemeine Daten einzufügen.
Verändern Sie die Reihenfolge der ausgewählten Felder bei Bedarf über die Schaltflächen
Löschen Sie bei Bedarf einzelne Felder aus den ausgewählten Feldern über die Schaltfläche 
Fügen Sie die Liste der ausgewählten Felder durch Anklicken der Schaltfläche Einfügen in das Dokument ein.
Vorschau
Sofern die Felderauswahl aus der Funktion Brief erstellen in ADDISON aufgerufen wird, kann eine Vorschau angezeigt werden. Voraussetzung für die Vorschau ist, dass auf der Registerkarte Grunddaten ein Mandant ausgewählt ist. Die Daten zu diesem Mandant werden in der Vorschau angezeigt.