Freie Felder

Freie Felder

Einführung

Programmzweck

Mittels der Freien Felder stehen Ihnen zusätzliche Eingabefelder zur Erfassung weiterer Informationen zur Verfügung.

Sie können für eine Firma beliebig viele freie Felder anlegen, die Sie später für individuelle Eingaben als Eingabefeld innerhalb der Personenkontenstammdaten und im Buchungsprogramm angezeigt bekommen.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, einem Feld eine individuelle Feldbezeichnung zu vergeben und darüber hinaus können Sie auch Feldeigenschaften steuern, wie beispielsweise die Feldlänge.

Wenn Sie bei den Buchungen oder innerhalb der Personenkonten Werte in den freien Feldern erfassen, können Sie diese später innerhalb bestimmter Auswertungen, wie beispielsweise in der OP-Liste auswerten.

Beispiel: Wenn Sie für Buchungen ein freies Feld „Vertragsart“ definiert haben, können Sie dieses bei einer Buchung erfassen und den Lastschrifteinzug oder die OP-Liste getrennt nach einer Vertragsart (Servicerechnung/Warenverkäufe) auswerten.

Stammdaten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Freie Felder / Finanzbuchhaltung

Buchungen/Personenkonten

Bereiche

Der Dialog ist in zwei Bereiche aufgeteilt. In der Baumstruktur links werden die Kategorien angezeigt, in der Auflistung rechts werden die Freien Felder angezeigt.

Kategorie

Über die Symbolleiste im linken Bereich des Dialogs oder die rechte Maus können die einzelnen Kategorien verwaltet werden.

Den Kategorien werden dann die entsprechenden Felder zugeordnet.

Die Freien Felder können einer oder mehreren Kategorien zugeordnet werden.

Neue Kategorie anlegen

So legen Sie eine neue Kategorie an:

1. Wählen Sie das Symbol oder über die rechte Maus „Kategorie anlegen“

2. Erfassen Sie die Bezeichnung für die neue Kategorie

3. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK Die Kategorie ist jetzt innerhalb der Baumstruktur ersichtlich.

Kategorie bearbeiten/löschen

Ausgewählte Kategorien können über die Symbole oder die rechte Maus bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Felder

Über die Symbolleiste im rechten Bereich des Dialogs oder die rechte Maus können die Freien Felder verwaltet werden.

Neues Feld anlegen

So legen Sie ein neues Feld an:

1. Wählen Sie das Symbol oder über die rechte Maus „Feld anlegen“

2. Erfassen Sie die Bezeichnung für das neue Feld

3. Hinterlegen Sie den Datentyp und die daraus resultierenden Eigenschaften Über den Datentyp beeinflussen Sie die Werte, die später in diesem Freien Feld erfasst werden können. Der Datentyp Überschrift bewirkt eine Gruppierung. Das bedeutet, dass die nachfolgenden Freien Felder unter dieser Überschrift zusammengefasst dargestellt werden.

4. Bestätigen Sie die Eingaben mittels OK Das Feld wird entweder der ausgewählten Kategorie (innerhalb der Baumstruktur) zugeordnet oder zunächst ohne Zuordnung (innerhalb der Baumstruktur Freie Felder ausgewählt) angelegt.

Feld bearbeiten/löschen

Ausgewählte Felder können über die Symbole oder die rechte Maus bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Reihenfolge der Felder

Über die Symbole können die Felder innerhalb der ausgewählten Kategorie sortiert werden.

Die Sortierung hat Auswirkung auf die Reihenfolge der Felder in der Anzeige beim Buchen/Personenkonto.

Zuordnung der Felder zu einer Kategorie

Mit dem Symbol kann zwischen der Anzeige aller angelegten Felder, und der zugeordneten Felder der ausgewählten Kategorie, gewechselt werden.

Werden alle angelegten Felder angezeigt, kann über das Kontrollkästchen vor der Feldbezeichnung die Zuordnung zur markierten Kategorie eingestellt werden.

Das bedeutet, dass ein „Freies Feld“ mehreren Kategorien zugeordnet werden kann.

Erfassung

Erfassung

Erfassungen in den freien Feldern sind entsprechend dem Datentyp und den dazu angelegten Einstellungen möglich.

Änderung der Kategorie/ Neuorganisation der Felder

Bei Auswahl einer anderen Kategorie bleiben die Werte der Felder der bisherigen Kategorie erhalten.

Finanzbuchhaltung - Buchungen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung / Buchen / Dialog Erweiterte Angaben, Notiz, Datei hinzufügen / Freie Felder

Erfassung im Buchen

Wurden in den Stammdaten freie Felder definiert, können in diesem Dialog die Felder entsprechend erfasst werden.

Zu einer Buchung können Sie ein Feld erfassen wie z.B. eine Rechnungsart.

Dialog Erweiterte Angaben automatisch anzeigen

Haben Sie zu jeder Buchung noch erweiterte Angaben zu machen, z.B. freie Felder, dann ist es sinnvoll, dass dieser Dialog automatisch bei jeder Buchung mit angezeigt wird. Diese Einstellung können Sie in den Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Registerkarte Grunddaten / Buchen mit dem Check "Dialog Erweiterte Angaben anzeigen" vornehmen.

Finanzbuchhaltung - Personenkonten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Kunden- oder Lieferantenkonten / Registerkarte Information

Erfassung am Personenkonto

Wurden in den Stammdaten freie Felder definiert, können auf der Registerkarte Information die Felder entsprechend erfasst werden.

Zu einem Personenkonto können Sie ein Feld erfassen wie z.B. eine Niederlassung.

Datenübernahme

ADDISON Importe

Über diesen Programmteil können Buchungen sowie Kontenstammdaten, die in Dateiform vorliegen und von externen Programmen z.B. von Fakturierprogrammen erzeugt wurden, in die Finanzbuchhaltung importiert werden.

Die Datenübernahme der freien Felder wird dabei von folgenden Datenformaten unterstützt:

• ADDISON Importformat

• ASCII Import

• Datev Pro

• Buchungsstapel Ex- Import

• Es können hierbei bis zu 20 Freie Felder übertragen werden.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung / weitere / Datenübernahme

Wichtige Hinweise

Vor der Datenübernahme müssen die freien Felder in den Stammdaten definiert werden.

Auswertungen

Auswertung

In den folgenden Auswertungen können Sie auf der Registerkarte Filterung, nach den definierten, freien Feldern selektieren:

• Kontoauszüge

• Mahnvorschlag

• Mahnung

• OP-Liste

• Zahlvorschlag

Registerkarte Filterung

Die Registerkarte Filterung steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in den Stammdaten freie Felder definiert haben.

Kriterien

Über die Registerkarte Filterung können Sie eine individuelle Auswahl vornehmen. Hierbei stehen Ihnen folgende Kriterien zur Auswahl:

• Personenkonten

• Dieses Kriterium bezieht sich auf die an den Personenkonten hinterlegten Daten

• Buchungen/OPs

• Dieses Kriterium bezieht sich auf die an den Buchungen erfassten Daten

Kategorie

Hier wählen Sie die Kategorie aus.

Feld

Hier wählen Sie das Feld aus.

Vergleich

Hier wählen Sie die Selektionsbedingung aus.

Als Selektionsbedingung kann angegeben werden:

• gleich

• ungleich

• größer

• größer oder gleich

• kleiner

• kleiner oder gleich

Wert

Hier wählen Sie den Wert aus.

Verknüpfung

Über das Feld Verknüpfung können Sie weitere Bedingungen auswählen.

Papierkorb

Über die Schaltfläche können Sie Ihre Auswahl zurücksetzen. Dabei werden alle getroffenen Filtereinstellungen verworfen.

Wichtige Hinweise

Der Filter ist nur wirksam, wenn Sie auf der Registerkarte Grunddaten 1 den Check "Filter aktiv" unter Filterung aktiviert haben.

Beispiel 1 Kontoauszüge

Angezeigt werden sollen alle Offene Posten der Niederlassung Stuttgart und des Vertreters Müller.

Wählen Sie hierfür unter dem Kriterium Personenkonten in der Spalte Kategorie "Niederlassung", in der Spalte Feld "Deutschland", in der Spalte Vergleich "gleich" und in der Spalte Wert "Stuttgart" aus.

Des Weiteren wählen Sie unter dem Kriterium Buchungen/OPs in der Spalte Kategorie "Vertreter", in der Spalte Feld "Vertreter Baden-Württemberg", in der Spalte Vergleich "gleich" und in der Spalte Wert "Müller" aus.

Ergebnis 1 Kontoauszüge

In der Ergebnisansicht erhalten Sie alle Offenen Posten der Niederlassung Stuttgart und des Vertreters Müller.

Beispiel 2 Mahnung

Angezeigt werden sollen die Offenen Posten aller Niederlassungen mit der Rechnungsart Dienstleistung und Lizenz.

Treffen Sie hierfür unter dem Kriterium Personenkonten keine Auswahl.

Wählen Sie unter dem Kriterium Buchungen/OPs in der Spalte Kategorie "Rechnungsart", in der Spalte Feld "Rechnungsart", in der Spalte Vergleich "gleich", in der Spalte Wert "Dienstleistung" und in der Spalte Verknüpfung "oder" sowie in der folgenden Zeile in der Spalte Kategorie "Rechnungsart", in der Spalte Feld "Rechnungsart", in der Spalte Vergleich "gleich" und in der Spalte Wert "Lizenz" aus.

Ergebnis 2 Mahnung

In der Ergebnisansicht erhalten Sie die Offenen Posten aller Niederlassungen mit der Rechnungsart Dienstleistung und Lizenz.

Beispiel 3 OP-Liste

Angezeigt werden sollen alle Offenen Posten der Niederlassung Bayern und der Rechnungsart Dienstleistung.

Wählen Sie hierfür unter dem Kriterium Personenkonten in der Spalte Kategorie "Niederlassung", in der Spalte Feld "Deutschland", in der Spalte Vergleich "gleich" und in der Spalte Wert "Bayern" aus.

Des Weiteren wählen Sie unter dem Kriterium Buchungen/OPs in der Spalte Kategorie "Rechnungsart", in der Spalte Feld "Rechnungsart", in der Spalte Vergleich "gleich" und in der Spalte Wert "Dienstleistung" aus.

Ergebnis 3 OP-Liste

In der Ergebnisansicht erhalten Sie alle Offenen Posten der Niederlassung Bayern und der Rechnungsart Dienstleistung.

Beispiel 4 Zahlvorschlag

Vorgeschlagen werden sollen die Offene Posten der Kundenkonten mit der Zahlungsart Einzugsermächtigungsverfahren und der Rechnungsart Wartung.

Wählen Sie hierfür unter Verarbeitung / OP-Verwaltung / Kundenzahlungen vorschlagen auf der rechten Seite unter zu verwendender Sortierschlüssel die Schaftfläche "Filterung" aus. Wählen Sie dann in der Spalte Kategorie "Rechnungsart", in der Spalte Feld "Rechnungsart", in der Spalte Vergleich "gleich" und in der Spalte Wert "Wartung" aus.

Setzen Sie im Dialog Zahlvorschlag für Kunden erstellen unter zu verwendender Sortierschlüssel den Check "Filter verwenden".

Ergebnis 4 Zahlvorschlag

Als Ergebnis werden alle Offenen Posten Kundenkonten mit der Zahlungsart Einzugsermächtigungsverfahren und der Rechnungsart Wartung freigegeben.

Auswertung über das Fibu Datencenter

Sie haben neben der Filterung in den bereits genannten Auswertungen auch die Möglichkeit im Fibu Datencenter nach Freien Felder zu sortieren, zu filtern oder zu gruppieren.

Es werden dabei bis zu 50 Freie Felder für die Auswertung vorgeschlagen.