Funktionen des Listenmanagers

Funktionen des Listenmanagers

Funktionen für Listen

Allgemein

In Folgenden sind die Funktionen für Listen beschrieben, die über die Symbolleiste aufgerufen werden können. Diese Funktionen stehen auf den Registerkarten gem. Ansicht und Listenansicht zur Verfügung.

Drucken

Drucken der selektierten Listen.

Seitenansicht

Öffnen der Seitenansicht der selektierten Liste im Ordnerfenster.

Druckjob ausgeben

Hier kann der Druckjob nach unterschiedlichen Versandarten, wie E-Mail und Fax ausgegeben werden. Diese Funktion wird beispielsweise für Druckjobs wie Mahnungen und Kontoauszüge aus der Finanzbuchhaltung benötigt.

Der Druckauftrag wird dabei im Hintergrund in einzelne PDF Dateien gesplittet und dann entsprechend in einzelne E-Mails bzw. Faxe aufgeteilt und versendet.

Löschen

Löschen der selektierten Listen

Wiederherstellen

Wiederherstellen von noch nicht endgültig gelöschten Listen. Gelöschte Listen werden beim Schließen des Listenmanagers endgültig gelöscht.

Dateiausgabe

Zur Dateiausgabe stehen 2 Ausgabemöglichkeiten zur Verfügung:

• Dateiausgabe im PDF-Format Die selektierten Listen werden zu PDF-Dateien konvertiert und gespeichert.
• Dateiausgabe im TIFF-Format Die selektierten Listen werden zu TIF-Dateien konvertiert und gespeichert.

Zielverzeichnis und Dateinamen werden bei beiden Ausgabemöglichkeiten vorgeschlagen und können bei Bedarf geändert werden.

Die Zielverzeichnisstruktur kann definiert werden. Die Standardverzeichnisstruktur für die PDF-Ausgabe ist ADDISON-Datenverzeichnis\UserProfile<BBS-Benutzer>\ Ausgabe<Mandantennummer>.

Sofern das Verzeichnis für alle auszugebenden Listen geändert werden soll, kann das über die Schaltfläche Verz. ändern vorgenommen werden.

PDF-Ausgabe packen (ZIP) und verschlüsseln

Bei PDF-Ausgabe können die PDF-Dateien gepackt und verschlüsselt werden.

Im Dialog PDF-Ausgabe kann die Option ZIP-Archiv erstellen gesetzt werden. Sofern diese Option gesetzt wird, wird ein weiterer Dialog angezeigt, in dem bei Bedarf ein Passwort für die ZIP-Datei eingegeben und ein Speicherort für die ZIP-Datei ausgewählt werden kann.

Bei Eingabe eines Passworts wird die ZIP-Datei entsprechend verschlüsselt erstellt, ohne Passworteingabe wird die ZIP-Datei unverschlüsselt erstellt.

Sofern mehrere Auswertungen markiert werden, wird wie bisher je Auswertung eine PDF-Datei erzeugt. Alle PDF-Dateien werden dann in eine ZIP-Datei gepackt.

Erstellte Dateien anzeigen

Nach Erstellung der Dateien über die Dateiausgabe wird ein Dialog angezeigt.

!Software listman image24.png

In diesem Dialog werden im oberen Bereich die erstellten Dateien und im unteren Bereich die Verzeichnisse, in denen die Dateien erstellt wurden, angezeigt.

Per Doppelklick können die Dateien bzw. Verzeichnisse geöffnet werden. Bei Markierung mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse können diese auf einmal mittels Kontextmenü (rechter Maustaste) | Öffnen geöffnet werden.

Dateiausgabe mit Entheften Mit der Option Entheften können bestimmte Auswertungen aus ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung bei der Dateiausgabe nach einem vordefinierten Ordnungsmerkmal in mehrere Auswertungen aufgeteilt werden.

Die Option Entheften wird im Office Manager Fenster / Menüpunkt Listenmanager / Einstellungen aktiviert.

Beispiel: In der Auswertung Verdienstabrechnung sind 10 Arbeitnehmer enthalten. Mit der Option Entheften wird die Auswertung Verdienstabrechnung beim Archivieren in 10 Auswertungen aufgeteilt: eine Auswertung je Arbeitnehmer.

Diese Funktion steht für folgende Auswertungen zur Verfügung:

=====Auswertung=====	=====Ordnungsmerkmal=====
Verdienstabrechnung	Arbeitnehmer
Lohnkonto	Arbeitnehmer
Lohnsteuerbescheinigung	Arbeitnehmer
Entgeltnachweis zur Sozialversicherung	Arbeitnehmer
Beitragsnachweis	Krankenkasse
Beitragsabrechnung	Krankenkasse
Beitragssummen	Krankenkasse

Die selektierten Listen werden zu PDF-Dateien konvertiert und als Dateianhang an eine neue, leere Mail angehängt.

Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen gewählt werden.

Mit dem Check Ansprechpartner von Institutionen anzeigen, können die E-Mail-Adressen der Ansprechpartner ausgewählt werden.

E-Mail-Versand packen und verschlüsseln

Des Weiteren können die PDF-Dateien vor dem E-Mail-Versand als ZIP gepackt und verschlüsselt werden. Über die Auswahlliste (Pfeil nach unten neben der Schaltfläche ) stehen dazu folgende Funktionen zur Verfügung:

• Liste als PDF per E-Mail versenden Die im Listenmanager markierten Auswertungen werden als PDF-Dateianhänge in einer E-Mail eingefügt.
• Liste als ZIP per E-Mail versenden Die im Listenmanager markierten Auswertungen werden als PDF-Dateien in eine ZIP-Datei gepackt und diese ZIP-Datei als Anhang in einer E-Mail eingefügt.
• Liste als verschlüsseltes ZIP per E-Mail versenden Die Funktionalität entspricht dem Liste als ZIP per E-Mail versenden, jedoch ist vor Erstellung der ZIP-Datei eine Passworteingabe möglich. Bei Eingabe eines Passworts wird die ZIP-Datei verschlüsselt erstellt.

Registrieren im Office Manager

Mit Registrieren im Office Manager wird die selektierte Liste aus dem Listenmanager im Office Manager registriert.

Nach Anklicken des Menüpunkts Registrieren im Office Manager wird der Dialog Fach auswählen aufgerufen. Hier kann das Ablagefach für die Liste im Office Manager ausgewählt werden. Sind mehrere Listen selektiert, wird das einmal gewählte Fach für alle Listen beibehalten.

In den Office Manager Optionen (Seitenbereich Akte | Ablage | Menü Einstellungen) kann unter Ablage von Listen ein Standardfach für Office Dokumente auswählt werden.

Ist die Option Eigenschaften vor der Ablage bearbeiten in den Office Manager Einstellungen aktiviert, erscheint statt des Dialogs Fach auswählen, der umfangreichere Dialog Dokument registrieren. So kann zusätzlich gewählt werden, ob ein Postbucheintrag automatisch oder im Dialog erstellt werden soll und bspw. eine Notiz erfasst oder ein anderer Bearbeiter eingetragen werden. Sind mehrere Listen zum Registrieren ausgewählt, erscheint der Dialog Dokument registrieren je Liste, wobei das zuvor ausgewählte Fach bei der nächsten Liste voreingestellt erscheint.

Des Weiteren kann die Liste optional als PDF-Datei im Office Manager abgelegt werden. Die Option Ablage von Listen | Listen vor der Ablage in PDF konvertieren kann ebenfalls in den Office Manager Einstellungen gesetzt werden.

Die Liste kann nach Ablage im Office Manager aus dem Listenmanager gelöscht werden. Die Datei wird mit der Ablage im Office Manager in das ADDISON-Installationsverzeichnis\ Daten\Mandnr kopiert.

Gemischte Ansicht

Programmaufruf

Registerkarte gem. Ansicht

Programmzweck

In der gemischten Ansicht werden die in den einzelnen Projekten erstellten Listen verwaltet.

Für selektierte Listen sind folgende Funktionen möglich:

• Drucken
• Seitenansicht
• Dateiausgabe im PDF- oder TIFF-Format
• Versand per Mail
• Ablegen im Office Manager
• Archivieren
• Stapelverarbeitung
• Löschen
• Anzeige weiterer listenbezogener Informationen

Zu den im linken Bereich selektierten Listen werden im rechten Bereich Informationen und Einstellungen angezeigt.

Sortieren der angezeigten Listen

Durch Anklicken einer Spaltenüberschrift (Mandant, Dokumentname, Projekt) werden die angezeigten Listen entsprechend der angeklickten Spalte aufsteigend sortiert.

Nochmaliges Anklicken der gleichen Spaltenüberschrift führt zu absteigender Sortierung.

Filterzeile für angezeigte Listen

In der ersten Zeile unter der Überschrift können Filterkriterien eingegeben werden. Nach Eingabe bzw. Auswahl eines Filterkriteriums und Bestätigung mit Enter werden die Einträge entsprechend gefiltert angezeigt.

Mandant, Dokumentname Projekt

Die Information für Mandantennummer, Dokumentname und Projekt wird bei Erstellung der Liste ermittelt.

Ersteller

Anzeige des BBS-Benutzers, der die selektierte Liste erstellt hat.

Vorlage

Vorlagendatei, mit der die selektierte Liste erstellt wurde.

Diese Information benötigen Sie, wenn die Liste einem festen Drucker zugeordnet werden soll (siehe Kapitel Zuordnen –).

erstellt am

Erstellungsdatum und -uhrzeit der selektierten Liste.

gedruckt am

Datum und Uhrzeit des letzten Drucks der selektierten Liste.

Sind die Felder leer, dann ist die Liste noch nicht gedruckt worden.

Seiten

Seitenanzahl der selektierten Liste.

Kopien

Anzahl der Druckkopien für die selektierte Liste.

Die Anzahl der Kopien kann geändert werden.

Diese Änderung ist nicht permanent, d.h. sie bleibt nur bis zum Beenden bzw. Aktualisieren des Listenmanagers aktiv.

Status

Aktueller Druckstatus der selektierten Liste:

• kein Status Die Liste wurde noch nicht ausgedruckt.
• im Druck Die Liste wird im Moment gedruckt.
• gedruckt Die Liste wurde erfolgreich ausgedruckt.
• Druckfehler Beim Druck der Liste ist ein Fehler aufgetreten.

Ausdruck erfolgt nach

Drucker, auf den die selektierte Liste ausgedruckt wird.

Voreingestellt ist der Drucker, der zur Erstellung der Liste verwendet wurde.

Der Drucker für den Ausdruck kann geändert werden.

Diese Änderung ist nicht permanent, d.h. sie bleibt nur bis zum Beenden bzw. Aktualisieren des Listenmanagers aktiv.

erstellt für Drucker

Der Drucker, der zur Erstellung der Liste verwendet wurde, wird angezeigt.

Wird beim Ausdruck ein anderer Drucker verwendet als zur Erstellung der Liste, kann es u.U. zu einem veränderten Druckbild kommen.

In den meisten Fällen enthalten die Felder Ausdruck erfolgt nach und erstellt für Drucker den gleichen Eintrag.

Zu Abweichungen kommt es nur, wenn der Drucker, mit dem die Liste erstellt wurde, an Ihrem Arbeitsplatz nicht bekannt ist.

Duplexdruck

Einstellung für Duplexdruck der selektierten Liste.

Vorbelegt ist die Einstellung, die bei Erstellung der Liste verwendet wurde.

Die Einstellung kann geändert werden.

Diese Änderung ist nicht permanent, d.h. sie bleibt nur bis zum Beenden bzw. Aktualisieren des Listenmanagers aktiv.

Zufuhrschacht

Einstellung für Zufuhrschacht für die selektierte Liste.

Vorbelegt ist die Einstellung, die bei Erstellung der Liste verwendet wurde.

Die Einstellung kann geändert werden.

Diese Änderung ist nicht permanent, d.h. sie bleibt nur bis zum Beenden bzw. Aktualisieren des Listenmanagers aktiv.

Listenansicht

Programmaufruf

Registerkarte Listenansicht

Programmzweck

In der Listenansicht werden, wie in der gemischten Ansicht, die in den einzelnen Projekten erstellten Listen verwaltet.

Für selektierte Listen sind folgende Funktionen möglich:

• Drucken
• Seitenansicht
• Dateiausgabe im PDF- oder TIFF-Format
• Versand per Mail
• Ablegen im Office Manager
• Archivieren
• Stapelverarbeitung
• Löschen
• Anzeige weiterer listenbezogener Informationen

Im Unterschied zur gemischten Ansicht wird je Liste eine Zeile mit allen Informationen zu dieser Liste angezeigt.

Sortieren der angezeigten Listen

Durch Anklicken einer Spaltenüberschrift werden die angezeigten Listen entsprechend der angeklickten Spalte aufsteigend sortiert.

Nochmaliges Anklicken der gleichen Spaltenüberschrift führt zu absteigender Sortierung.

Filterzeile für angezeigte Listen

In der ersten Zeile unter der Überschrift können Filterkriterien eingegeben werden. Nach Eingabe bzw. Auswahl eines Filterkriteriums und Bestätigung mit Enter werden die Einträge entsprechend gefiltert angezeigt.

Filteransicht

Programmaufruf

Registerkarte Filter

Programmzweck

Für bessere Übersichtlichkeit besteht die Möglichkeit, die Anzeige der Listen über Filter einzuschränken.

Der Filter kann aufgrund der vorhandenen Informationsfelder für die Listen definiert werden.

Filter setzen auf

Für eine der aufgelisteten Kategorien kann ein Filter definiert werden.

Wählen Sie dazu die Kategorie aus, für die ein Filter gesetzt werden soll. Im Feld unter der Auflistung der Kategorien wird die selektierte Kategorie angezeigt.

Auswahl

Aufgrund der ausgewählten Kategorie und der vorhandenen Listen werden die sinnvollen Filter angezeigt.

Beispielsweise werden bei der Kategorie „Mandant“ die Mandantennummern aus den erstellten Listen aufgeführt.

Wählen Sie den oder die gewünschten Werte für den Filter durch Doppelklick aus.

Im Feld unter der Auflistung der Werte werden die ausgewählten Filter angezeigt. Die Werte für den Filter können hier auch manuell eingegeben werden.

Filter setzen

Der Filter wird aktiviert.

Die Listen, die eines der Filterkriterien erfüllen, werden in der gemischten Ansicht und der Listenansicht angezeigt.

Zuordnen – Drucksteuerungen arbeitsplatzbezogen

Programmaufruf

Registerkarte Zuordnen

Programmzweck

Bei Erstellung und Ausdruck von Listen wird grundsätzlich der Windows-Standarddrucker verwendet.

In der Registerkarte Zuordnen können Drucksteuerungen sowohl für einzelne Listen als auch global für den Arbeitsplatz festgelegt werden.

Folgende Drucksteuerungen sind möglich:

• Abweichender Drucker
• Duplexdruck
• Zufuhrschacht
• Druckziel (Listenmanager, Direktdruck, Vorschau)
• Anzahl Kopien

Die Einstellung gilt nur für diesen Arbeitsplatz, an dem die Zuordnung vorgenommen wird.

Die Einstellung überlagert die arbeitsplatzübergreifende Zuordnung (siehe Kapitel WS 0 – Drucksteuerungen arbeitsplatzübergreifend).

Zuordnung für…

In der Auswahl stehen zwei Einträge zur Verfügung:

• Zuordnung für Vorlage: Die Zuordnung wird für die in der Auswahlliste darunter markierten Listenvorlage vorgenommen.
• Zuordnung für alle Vorlagen: Die Zuordnung wird global für den Arbeitsplatz vorgenommen.

Sofern für eine Liste eine eigene Drucksteuerung eingestellt wurde, hat diese Vorrang vor der globalen Einstellung des Arbeitsplatzes.

Auswahlliste Vorlagen

Anzeige aller verfügbaren Vorlagen für Listen.

Zu der selektierten Vorlage werden im rechten Bereich die Einstellungen angezeigt und können verändert werden.

Um herauszufinden, für welche Vorlage Sie eine Zuordnung erstellen oder ändern wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Erstellen Sie die Liste im Programm, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.
• Öffnen Sie den Listenmanager
• Selektieren Sie die Liste in der gemischten Ansicht.
• Im Feld Vorlage wird die verwendete Vorlagendatei angezeigt.

Kurzbeschreibung Vorlage

Im Feld unter der Auflistung der Vorlagen wird eine erläuternde Kurzbeschreibung zur selektierten Vorlage angezeigt.

Drucker

Im Bereich Drucker werden die aktuell gültigen Druckereinstellungen zur selektierten Liste angezeigt.

Druckziel

Das Druckziel gibt an, ob zu erstellende Listen in den Listenmanager oder direkt auf Papier gedruckt werden sollen.

Kopien

Anzahl Exemplare, die gedruckt werden sollen.

Zuweisen

Über die Schaltfläche Zuordnen werden die Einstellungen für die selektierte Vorlage gespeichert.

Aufheben

Über die Schaltfläche Aufheben werden die Einstellungen für die selektierte Vorlage gelöscht.

Druckereinstellung

Über die Schaltfläche Drucker können die Druckereinstellungen für die selektierte Vorlage geändert werden.

Spezieller Drucker

Einstellung des Druckers, der für die Erstellung von Listen mit der selektierten Vorlage verwendet werden soll.

Papier

Im Bereich Papier kann für die selektierte Vorlage Duplexdruck und Zufuhrschacht des ausgewählten Druckers zugeordnet werden.

Einstellung des Druckrands

Programmaufruf

Registerkarte Druckrand

Programmzweck

Die Druckränder (Seitenränder) können für die am Arbeitsplatz installierten Drucker justiert werden.

Dies ist notwendig, sofern der Ausdruck in Formulare (z.B. Überweisungsträger) verschoben ist oder der Seitenrand anders gewünscht wird.

Die Druckränder sind für Hochformat und Querformat getrennt einstellbar.

Drucker

Auswahl des Druckers, für den Druckränder justiert werden sollen.

Hochformat Querformat

Die Druckränder werden für Hoch- und Querformat getrennt justiert.

Testdruck

Ausdruck eines Blatts mit Rahmen zum Messen des Druckrands.

Nach Ausdruck wird ein Dialog zur Eingabe der gemessenen Werte angezeigt.

Speichern

Die geänderten Werte des ausgewählten Druckers werden gespeichert.

Zurücksetzen

Die Druckränder des ausgewählten Druckers werden auf Standardwerte zurückgesetzt.

Vorgehensweise für das Justieren der Druckränder:

• Wählen Sie den Drucker für das Justieren der Druckränder aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Testdruck.
• Messen Sie die Abstände zwischen Blattrand und Rahmen (links und oben) auf dem Testdruck ab.
• Geben Sie die gemessenen Werte im Dialog Testdruck in den Feldern Links und Oben in Millimetern ein.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Werte werden übernommen und für diesen Drucker werden die Ränder korrekt gesetzt.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Bei Bedarf können Sie die Randeinstellungen über einen weiteren Testdruck prüfen.

WS 0 – Drucksteuerungen arbeitsplatzübergreifend

Programmaufruf

Registerkarte WS 0

Programmzweck

Bei Erstellung und Ausdruck von Listen wird grundsätzlich der Windows-Standarddrucker verwendet.

In der Registerkarte WS 0 können Drucksteuerungen sowohl für einzelne Listen als auch global für alle Benutzer festgelegt werden.

Folgende Drucksteuerungen sind möglich:

• Abweichender Drucker
• Duplexdruck
• Zufuhrschacht
• Druckziel (Listenmanager, Direktdruck, Vorschau)
• Anzahl Kopien

Die Einstellung gilt global für alle Benutzer. Eine arbeitsplatzbezogene Einstellung (siehe Kapitel Zuordnen – Drucksteuerungen arbeitsplatzbezogen) überlagert die globale Einstellung.

Die Registerkarte WS 0 ist nur für den BBS-Administrator sichtbar.

Zuordnung für…

In der Auswahl stehen zwei Einträge zur Verfügung:

• Zuordnung für Vorlage
  Die Zuordnung wird für die in der Auswahlliste darunter markierten Listenvorlage vorgenommen.
• Zuordnung für alle Vorlagen
  Die Zuordnung wird global für den Arbeitsplatz vorgenommen.

Sofern für eine Liste eine eigene Drucksteuerung eingestellt wurde, hat diese Vorrang vor der globalen Einstellung für alle Vorlagen.

Auswahlliste Vorlagen

Anzeige aller verfügbaren Vorlagen für Listen.

Zu der selektierten Vorlage werden im rechten Bereich die Einstellungen angezeigt und können verändert werden.

Um herauszufinden, für welche Vorlage Sie eine Zuordnung erstellen oder ändern wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Erstellen Sie die Liste im Programm, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.
• Öffnen Sie den Listenmanager
• Selektieren Sie die Liste in der gemischten Ansicht.
• Im Feld Vorlage wird die verwendete Vorlagendatei angezeigt.

Kurzbeschreibung Vorlage

Im Feld unter der Auflistung der Vorlagen wird eine erläuternde Kurzbeschreibung zur selektierten Vorlage angezeigt.

Drucker

Im Bereich Drucker werden die aktuell gültigen Druckereinstellungen zur selektierten Liste angezeigt.

Druckziel

Das Druckziel gibt an, ob zu erstellende Listen in den Listenmanager oder direkt auf Papier gedruckt werden sollen.

Kopien

Anzahl Exemplare, die gedruckt werden sollen.

Zuweisen

Über die Schaltfläche Zuordnen werden die Einstellungen für die selektierte Vorlage gespeichert.

Aufheben

Über die Schaltfläche Aufheben werden die Einstellungen für die selektierte Vorlage gelöscht.

Druckereinstellung

Über die Schaltfläche Drucker können die Druckereinstellungen für die selektierte Vorlage geändert werden.

Spezieller Drucker

Einstellung des Druckers, der für die Erstellung von Listen mit der selektierten Vorlage verwendet werden soll.

Papier

Im Bereich Papier kann für die selektierte Vorlage Duplexdruck und Zufuhrschacht des ausgewählten Druckers zugeordnet werden.

Einstellungen

Programmaufruf

Schaltfläche

Tastatur: Strg + E

Programmzweck

Die Aktualisierungs- und Standarddruckeinstellungen des Listenmanagers können angepasst werden.

Zusätzlich kann die Standard-Darstellung des Listenmanagerfensters vorgegeben werden.

Die Einstellungen sind arbeitsplatzbezogen.

Registerkarte Allgemein

Registerkarte Allgemein

Für die Aktualisierung und Darstellung der Listenanzeige sind verschiedene Optionen möglich:

Manuell

Die Aktualisierung der Listenanzeige erfolgt ausschließlich manuell durch:

• Neustart des Listenmanagers
• Schaltfläche
• Tastatur: F5

Autom. bei selbst erstellten Listen

Listen, die vom aktuellen Benutzer neu erstellt werden, werden sofort im Listenmanager angezeigt.

Eine manuelle Aktualisierung ist nicht erforderlich.

Diese Option funktioniert nur, wenn BBS aktiviert ist.

Bei aktiviertem BBS ist diese Einstellung die Standardeinstellung.

Registerkarte Voreinstellungen Listendruck

ADDISON Listenlayout

Auf der Registerkarte Voreinstellungen Listendruck nehmen Sie die Druckeinstellungen für das einheitliche ADDISON Listenlayout vor.

BBS-Recht

Diese Einstellungen gelten kanzleiweit und damit für alle Benutzer und Auswertungen.

Bei Bedarf können Sie diese Registerkarte über BBS schützen:

Projekt ZMiS – BBS-Attribut Globale Listenlayouteinstellungen

Schraffur

Mit der Laufleiste neben Schraffur kann die Graustufe des Listendrucks eingestellt werden. Je niedriger der angezeigte Wert, desto dunkler die Graustufe. Die Einstellung wirkt sich aus, sofern das Häkchen vor Schraffur gesetzt ist.

Schriftgröße

Die Schriftgröße wirkt sich auf alle Listen aus.

Sofern eine größere Schriftgröße gewählt wird, kann es dazu kommen, dass nicht mehr alle Daten auf den Listen korrekt angedruckt werden können.

Firmen- / Kanzleilogo

Sofern Sie ein Firmen- oder Kanzleilogo auf den Auswertungen andrucken möchten, so muss dieses in das Verzeichnis *ADDISON-Installationsverzeichnis\Firmenlogo* kopiert werden. Der Dateiname ist frei wählbar, z.B. Logo.jpg oder Firmenlogo.bmp.

Bitte beachten Sie, dass das Logo im Größenverhältnis 2 : 1 vorliegt z.B.: 3 cm zu 1,5 cm. Entsprechend wird in der Fußzeile auf eine fixe Größe in diesem Verhältnis verkleinert.

Sofern Sie mehrere Firmen abrechnen, besteht die Möglichkeit unter *ADDISON-Installationsverzeichnis \Firmenlogo* ein Verzeichnis mit der Nummer des Mandanten anzulegen und dort das mandantenspezifische Logo zu hinterlegen.

Beispiel für Firma 100: ADDISON-Installationsverzeichnis \Firmenlogo\100\Logo.jpg

Sollten Sie keinen Kanzleistempel andrucken lassen, wird das Logo in der Fußzeile ganz links ausgerichtet.

Registerkarte Faxeinstellungen

Programmzweck

Über diesen Dialog können Sie die Einstellung für die Faxausgabe eines Druckauftrags vornehmen.

Es können derzeit lediglich Druckaufträge aus der Finanzbuchhaltung, die explizit für die Faxausgabe erstellt wurden, beispielweise Mahnungen, Kontoauszüge und Zahlungsavise gefaxt werden. Die Faxausgabe eines entsprechenden Druckauftrags im Listenmanager starten Sie über die folgende Schaltfläche:

Windows Fax Diese Steuerung muss aktiviert sein, wenn Sie über die Faxclientkonsole von Windows drucken möchten.

Die prinzipielle Einrichtung des Windows Faxclient entnehmen Sie bitte der Windows Hilfe.

Weitere Voraussetzung ist, dass die Windows Komponente Faxdienst muss installiert sein (Software / Systemsteuerung / Windows Komponenten hinzufügen / entfernen).

Wenn Sie den Auftrag über den Listenmanager starten, wird Ihnen der Faxmonitor angezeigt.

Faxsoftware Wenn Sie die Auswertungen über eine Faxsoftware ausgeben möchten, wählen Sie diese Einstellung.

Folgende Fax Software wird derzeit unterstützt:

• FerrariFAX
• serVonic Fax
• sonstige Faxsoftware
• Wichtig: Sie müssen darauf achten, dass unter Windows „Drucker und Faxgerate“ Ihre entsprechende Faxsoftware z.B. FerrariFax als Standarddrucker gesteuert ist, ansonsten kann damit nicht gefaxt werden.
• Wichtig: Wenn ein Druckauftrag Seiten, die gedruckt, und Seiten die gefaxt werden sollen
• hält, müssen Sie über dem Ausgabedialog die zu faxenden Seiten und die zu druckenden
• Seiten separat ausgeben. Vor dem Ausgeben der zu druckenden Seiten müssen Sie unter
• „Ausdruck erfolgt nach“ den Drucker von FerrariFax wieder auf einen lokalen oder Netzwerk-
• drucker umstellen.
• 
• Anbindung von sonstiger Faxsoftware anhand von Steuerzeichen

Mit dieser neuen Funktionalität können per INI-Eintrag sonstige Faxsoftware für die Verwendung beim Mahnwesen / Kontoauszugsdruck / Zahlavis angebunden werden.

• Hierzu öffnen Sie die tfibu.ini aus dem ADDISON-Installationsverzeichnis\config.

Per Ini-Eintrag in der TFibu.ini Sektion [FaxSteuerung] werden die Steuerzeichen, anhand die Faxsoftware die Faxnummer aus dem Dokument ausliest, ermittelt und im Faxkopf mit angedruckt.

• Optional kann der Andruck dieser Steuerzeichen in weißer Farbe erfolgen.
• Tfibu.ini

Folgende Eintragungen sind in der tfibu.ini unter der Sektion [FaxSteuerung] für die Anbindung der Faxsoftware zu erfassen:

• Ist die Sektion [FaxSteuerung] nicht vorhanden, so ist diese entsprechend anzulegen:
• PreFaxNr Zeichenkette, die vor der Faxnummer angedruckt werden muss, ggf. mit Leerzeichen vor der Faxnummer.
• PreBetreff Zeichenkette, die vor dem Betreff angedruckt werden muss, ggf. mit Leerzeichen vor dem Betreff (optional).
• PostFaxNr Zeichenkette, die nach dem Betreff bzw. der Faxnummer angedruckt werden muss, ggf. mit vorangestelltem Leerzeichen.
• SonderObject Zeichenkette, die dem Namen eines Objects auf der likofax.vlg entspricht z.B. für speziell benötigte Schriftarten. Dieses Objekt muss zusätzlich in die likofax.vlg aufgenommen werden.
• FarbeWeiss Wert = 1, falls die Faxsoftware diese Steuerzeile nicht automatisch eliminiert, kann sie über diese Einstellung in der Farbe weiß gedruckt werden, so dass sie auf der gefaxten Mahnung nicht sichtbar ist.
• ErsteSteuerzeichenZeile falls in einer 1. Zeile Steuerzeichen angedruckt werden müssen.
• ZweiteSteuerzeichenZeile falls in einer 2. Zeile weitere Steuerzeichen angedruckt werden müssen.

Anpassungen likofax.vlg Änderungen an der likofax.vlg können nur von Ihrem zuständigen Vertriebszentrum vorgenommen werden

Amtskennziffer verwenden Wenn Sie die Steuerung aktivieren, wird die Amtskennziffer 0 vor der Faxnummer, die im Personenkontenstamm eingegeben wurde, vorangestellt. Diese Steuerung ist im Regelfall zu aktivieren, da in den Personenkonten standardmäßig innerhalb der Faxnummer eher keine Amtskennziffer erfasst wird.

Stapelverarbeitung

Allgemein

Programmaufruf

Schaltfläche für den Start der Stapelverarbeitung.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Konfiguration der Stapelverarbeitung für die Konfigurationseinstellungen

Programmzweck

Bei der Stapelverarbeitung sind für selektierte Listen folgende Funktionen möglich:

• Drucken
• Kopieren auf einen anderen BBS-User
• Ablage von Listen im Office Manager
• Archivieren
• Löschen nach Verarbeitung

Die Funktionen können beliebig miteinander kombiniert werden und werden in einem Verarbeitungslauf abgearbeitet.

Konfiguration

Die Konfiguration der Stapelverarbeitung gilt übergreifend für alle Benutzer.

Sie kann nur von einem BBS-Administrator ausgeführt werden.

Registerkarte Grundeinstellungen

In den Grundeinstellungen werden die bei der Stapelverarbeitung auszuführenden Funktionen eingestellt.

Die auszuführenden Funktionen sind im Bereich Aktive Funktionen anzuhaken.

Folgende Funktionen sind möglich:

Drucken

Die selektierten Listen werden bei der Stapelverarbeitung gedruckt.

Kopieren auf anderen BBS-User

Die selektierten Listen werden bei der Stapelverarbeitung auf einen anderen BBS-Benutzer kopiert.

Dadurch können Listen eines BBS-Benutzers einem anderen BBS-Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Beispielsweise erstellt der Sachbearbeiter die Auswertung, den Druck und die Verpackung übernimmt aber ein anderer Mitarbeiter.

Der BBS-Benutzer, auf den die Listen kopiert werden, kann über eine Auswahlliste selektiert werden. In der Auswahlliste werden alle vorhandenen BBS-Benutzer angezeigt.

Ablage von Listen im Office Manager

Die selektierten Listen werden bei der Stapelverarbeitung im Office Manager abgelegt.

Die Fächer für die Ablage im Office Manager werden über die Registerkarte Ablegen von Listen konfiguriert (siehe unten).

Sofern die Option Office Manager / Einstellungen – Ablegen von Listen – Listen vor der Ablage in PDF konvertieren aktiviert ist, werden die selektierten Listen bei der Stapelverarbeitung im Office Manager als PDF-Dateien abgelegt.

Mit der eingerückten Option neuen Dateinamen generieren, wenn Dateiname vorhanden, kann die Abfrage beim erneuten Registrieren einer bereits registrierten Liste (innerhalb der Stapelverarbeitung) unterdrückt werden, sodass für die neu zu registrierende Liste automatisch ein neuer Dateiname generiert wird.

Archivieren

Die selektierten Listen werden bei der Stapelverarbeitung archiviert.

Löschen nach Verarbeitung

Die selektierten Listen werden nach erfolgreicher Stapelverarbeitung gelöscht.

Importieren / Exportieren

Die Konfiguration der Stapelverarbeitung (aktive Funktionen und Zuordnungen für das Ablegen von Listen) können exportiert und in eine andere Datenbank importiert werden.

Für den Export gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie die Schaltfläche Exportieren an.
• Geben Sie im Dialog Speichern unter das Verzeichnis und den Dateinamen an.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Im angegebenen Verzeichnis wird eine XML-Datei mit dem angegebenen Dateinamen erstellt.

Für den Import gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie die Schaltfläche Importieren an.
• Wählen Sie im Dialog Öffnen die XML-Datei mit den exportierten Konfigurationseinstellungen aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Registerkarte Ablegen von Listen

Sofern bei der Stapelverarbeitung die Ablage von Listen im Office Manager erfolgen soll, ist auf der Registerkarte Ablegen von Listen einzustellen, welche Listen in welchem Fach des Office Managers abgelegt werden sollen.

Standardfach

Sofern für eine Liste keine andere Einstellung vorhanden ist, wird die Liste im eingestellten Standardfach des Office Managers abgelegt.

Zuordnung zu Projekt

Zu jedem Projekt kann ein Fach des Office Managers zugeordnet werden. Das Projekt ist in den Eigenschaften der erstellten Listendateien eingetragen und wird im Listenmanager bei den Listen angezeigt.

Bei Ablage der Liste im Office Manager wird die Liste in dem Fach im Office Manager abgelegt, das beim entsprechenden Projekt der Liste zugeordnet ist.

Die Zuordnung zu Projekt greift nur, sofern für die VLG keine gesonderte Zuordnung getroffen wurde.

Zuordnung zu VLGs

Zu jeder VLG kann ein Fach des Office Managers zugeordnet werden. Die verwendete VLG ist in den Eigenschaften der erstellten Listendateien eingetragen und wird im Listenmanager bei den Listen angezeigt.

Bei Ablage der Liste im Office Manager wird die Liste in dem Fach im Office Manager abgelegt, das bei der entsprechenden VLG der Liste zugeordnet ist.

Die Zuordnung zu VLG wird vor Zuordnung zu Projekt und vor Standardfach berücksichtigt.

Zuordnung zu Jobs

Jobs kann ebenfalls ein Fach des Office Managers zugeordnet werden.

Bei Ablage des ausgewählten Jobs im Office Manager erfolgt die Ablage in dem Fach des Office Managers, das beim entsprechenden Job zugeordnet ist.

Die Zuordnung eines Jobs wird vor Zuordnung einer VLG und vor Zuordnung zu Projekt und vor Standardfach berücksichtigt.

Auswertungspakete aus Steuern können nicht mit der Stapelverarbeitung verarbeitet werden.

Steuerlich relevant

Das Kennzeichen steuerlich relevant setzt im zu erstellenden Eintrag des Office Managers die Eigenschaft steuerlich relevant auf Ja.

Das Kennzeichen steuerlich relevant kann beim Standardfach, bei der Zuordnung zu einzelnen Projekten und bei der Zuordnung zu einzelnen VLGs gesetzt werden.

Das Kennzeichen steuerlich relevant kann auch beim Archivieren per Stapelverarbeitung entsprechend den Einstellungen zur Ablage von Listen berücksichtigt werden.

Start der Stapelverarbeitung

Mit der Schaltfläche Stapelverarbeitung starten wird die Stapelverarbeitung für die selektierten Listen ausgeführt.

Der Start der Stapelverarbeitung kann von jedem Benutzer aufgerufen werden.

Verbergen sich hinter einem Listeneintrag im Listenmanager mehrere Dateien (sog. Printcontainer), so sind nicht alle Verarbeitungsschritte im Rahmen der Stapelverarbeitung möglich. Einige Funktionen (Drucken, Kopieren auf anderen BBS-User, Ablage von Listen im Office Manager und Löschen nach Verarbeitung) können hier nicht unterstützt werden. Die Verarbeitung wird sodann mit dem nächsten Schritt fortgesetzt.