Funktionen / Dialoge Mitarbeiterplanung
Funktionen / Dialoge Mitarbeiterplanung
Ansichten verwalten
Die Darstellung der Mitarbeiterplanung kann mit dieser Funktion individuell angepasst werden (z.B. Spalten ein-/ausblenden, Darstellung verschieben, usw.)
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung
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- Beim Beenden des Programms wird die zuletzt verwendete Ansicht immer als - aktuelle Ansicht gespeichert und beim nächsten Programmstart wieder angezeigt. |
Planjahr anlegen
Es kann für ein Planjahr eine Planung aufgrund der vorhandenen Daten der Auftragskarte bzw. Leistungserfassung erstellt werden. Nach der Erstellung einer Planung werden alle Daten dieser Planung mit den Aufträgen automatisch und permanent synchronisiert.
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Das bedeutet, dass die bereits erfassten Plandaten der Auftragskarte mit den neuen Plandaten überschrieben werden. |
Für die Erstellung eines Planjahrs steht Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung:
Erstellung auf Basis
- der Planzeiten
- der Istzeiten
- der Istzeiten mit Aufteilung monatlich/nach Kalenderwoche und wie in Angelegenheiten verwaltet
- der Leistungserfassung
sowie
Aktualisierung durch
- Serien vortragen
- Berücksichtigung der Serienaufträge
- Berücksichtigung der Serienaufträge mit Aufteilung monatlich/nach Kalenderwoche und wie in Angelegenheiten verwaltet
- Fehlende Aufträge automatisch anlegen.
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Bitte beachten Sie, dass es abhängig von den ausgewählten Optionen unterschiedliche Planungen (Plandaten) geben kann. Bitte klären Sie im Rahmen der Schulung ab, welche Art der Neuerstellung für Ihre Kanzlei optimal ist. |
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Je nach Datenumfang kann die Erstellung einer Planung, die Festschreibung der Planung und die Anlage der Aufträge einige Zeit in Anspruch nehmen und währenddessen die Systemleistung beeinträchtigen. |
Neues Planjahr
Es kann ein Planjahr mit Bezeichnung neu angelegt werden. Es wird geprüft, ob dies bereits vorhanden ist. Ggfs. wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Die Planung erfolgt auf Basis
Die Erstellung der Planung kann auf Basis
- der Planzeiten der Aufträge aus dem gewählten Jahr (mit Stichtag)
- der Istzeiten der Aufträge aus dem gewählten Jahr (mit Stichtag)
- Aufteilung monatlich/nach Kalenderwoche und wie in Angelegenheiten verwaltet.
Es werden alle Stunden der Mitarbeiter der Leistungserfassung (Istzeiten) zwischen Start- und geplantem Fertigstellungstermin des Auftrags (diese Daten müssen verwaltet sein) aufgeteilt.
- der Leistungserfassung aus einem gewählten Jahr (mit Stichtag)
Der Stichtag (komplettes Jahr oder rollierend) bezieht sich bei
den Planzeiten der Aufträge auf den Starttermin
den Istzeiten der Aufträge auf den Starttermin
der Leistungserfassung auf den Tag der Leistungserfassung.
Sollte es sich bei dem gewählten Jahr um das laufende Kalenderjahr handeln, besteht die Möglichkeit, einen Stichtag auszuwählen. Der Stichtag ist der aktuelle Tag – 1 (gestern).
Abhängig von der Auswahl der Basis werden die entsprechenden Aufträge als sogenannte Planaufträge angelegt. D.h., dass diese zusätzlich zu den bereits angelegten Aufträgen in der Mitarbeiterplanung zur Verfügung stehen. Diese Information ist in der Spalte Status innerhalb der Mitarbeiterplanung sichtbar.
Aktualisierung
Zusätzlich zu der Erstellung der Planung aufgrund der Basisdaten stehen folgende weitere Möglichkeiten zur Optimierung/Aktualisierung der Planung zur Verfügung:
Serien vortragen
Berücksichtigung der Serienaufträge
Fehlende Aufträge automatisch anlegen
Serien vortragen
Bei der Neuerstellung einer Planung kann festgelegt werden, ob für alle Mandanten der Vortrag aller gültigen Serien automatisch erfolgen soll.
Hierbei ist es nicht von Bedeutung, in welchem Jahr der Mandant zuletzt bearbeitet wurde.
Bereits angelegte Aufträge und Planaufträge der Serien werden überschrieben.
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Damit ist es nicht mehr notwendig, dass die Serienaufträge der Mandanten über einen Jahresvortrag des Mandanten bzw. über das Dokument Serienaufträge für die Erstellung einer Planung vorgetragen/angelegt werden müssen. |
Aufträge überschreiben
Es besteht die Möglichkeit, bereits angelegte Aufträge mit den neu ermittelten Planzahlen zu überschreiben.
Beispiel
Der Auftrag 3/1 (Aufstellung Jahresabschluss) wurde bereits manuell mit 40 Planstunden angelegt.
Die Erstellung des Planjahrs erfolgt auf Basis der Istzeiten des Vorjahrs (48 Stunden)
Wenn die o.g. Auswahl Aufträge überschreiben ausgewählt wurde, wird der bereits bestehende Auftrag mit 40 Planstunden mit den neu ermittelten 48 Planstunden (aus Istzeiten) überschrieben.
Berücksichtigung der Serienaufträge
Bei einer Erstellung einer Planung auf Basis der Planzeiten, werden die Daten für die Anlage der (Plan)-Aufträge (Mitarbeiter, geplante Stunden, Starttermin, geplanter Fertigstellungstermin) immer aus den Basisdaten der Serie für die Planung herangezogen. Damit werden auch eventuell geänderte Angaben in den dazugehörenden Aufträgen mit den Serieninformationen überschrieben.
Bei der Erstellung einer Planung wird berücksichtigt, ob es für den Auftrag als Basis eine Serie gibt.
Der Auftrag wird nur dann in die Planung übernommen, wenn es keinen Endtermin der Serie gibt bzw. der Endtermin größer als das Planjahr ist.
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Bei einer Erstellung der Planung auf Basis der Leistungserfassung bzw. der Istzeiten und einer gewählten Aktualisierung Serien vortragen oder/und Berücksichtigung der Serienaufträge werden die ermittelten Planstunden durch die Planstunden der Serie überschrieben. Damit ist sichergestellt, dass eine verwaltete Serie die höchste Priorität hat. |
Berücksichtigung der Serienaufträge mit Aufteilung
Als zusätzliche neue Möglichkeit (ab DVD 3/2019) kann optional die Aufteilung der Serienaufträge auch bei der Neuerstellung einer Planung gewählt werden.
- Aufteilung monatlich/nach Kalenderwoche und wie in Angelegenheiten verwaltet.
Es werden alle Stunden der Mitarbeiter zwischen Start- und geplantem Fertigstellungstermin des Auftrags (diese Daten müssen verwaltet sein) aufgeteilt.
Die Stunden werden zwischen dem Starttermin und der geplanten Fertigstellung des Auftrags gleichmäßig entsprechend der Kanzleioption nach Monat oder Kalenderwoche verteilt.
Beispiel
Starttermin: 16.01.
geplanter Fertigstellungstermin: 04.04.
Planstunden: 10 Stunden
Voraussetzung für die automatische Aufteilung ist die Verwaltung von Startermin und geplanter Fertigstellungstermin im Auftrag.
Ablauf der Aufteilung
Beginn mit Starttermin des Auftrags - Ende des Monats
Danach mit 01. des Folgemonats - Ende des Monats (maximal geplanter Fertigstellungstermin)
Eventuelle Rundungsdifferenzen werden der letzten Position zugeordnet
16.01. – 31.01. => 2,50 (Starttermin bis Ende Monat)
01.02. – 28.02. => 2,50 (kompletter Monat)
01.03. – 31.03. => 2,50 (kompletter Monat)
01.04. – 04.04. => 2,50 (Anfang Monat bis gepl. Fertigstellungstermin)
Fehlende Aufträge automatisch anlegen
Für die Erstellung eines neuen Planjahres werden Planaufträge auf Basis eines bereits angelegten Auftrags im Planjahr oder, falls dieser nicht vorhanden ist, auf Basis eines Auftrags aus dem Übernahmejahr (Planung erfolgt auf Basis von Jahr x) erstellt.
In der Mitarbeiterplanung sind damit sowohl vorhandene als auch geplante Aufträge vorhanden.
Bereits erfasste Aufträge mit dem Starttermin 02.01.2019
Die geplanten Aufträge auf Basis 2018. Diese Aufträge sind noch nicht in der Akte angelegt, sondern nur als sogenannte Planaufträge in der Mitarbeiterplanung angelegt.
Damit besteht die Möglichkeit, auch auf noch nicht angelegte Aufträge eine Planung zu erfassen.
Aufträge, bei denen in der dazugehörenden Angelegenheit die Option Auftragsanlage bei der Erstellung einer Planung auf Nein eingestellt ist, werden nicht automatisch angelegt.
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Damit ist es nicht mehr notwendig, dass die Aufträge der Mandanten über einen Jahresvortrag des Mandanten bzw. über das Dokument Serienaufträge für die Erstellung einer Planung vortragen/angelegt werden müssen. |
Einzelnen Mitarbeiter nachträglich hinzufügen
Mit dieser Funktion können nachträglich Aufträge von Mitarbeitern, die zuvor im Mitarbeiterstammblatt von nicht planbar auf planbar umgestellt wurden, zur aktuell gewählten Version hinzugefügt werden.
Nach der Anwahl der Mitarbeiterplanung wird dieser Mitarbeiter in der Übersicht angezeigt.
Damit auch eventuell bereits zugeordnete Aufträge des Mitarbeiters zur Mitarbeiterplanung hinzugefügt werden, muss dieser noch anschließend zur Mitarbeiterplanung hinzugefügt werden.
In dem Auswahldialog wird eine Information zur aktuellen Planung angezeigt. Des Weiteren kann der entsprechende Mitarbeiter eingegeben werden.
In dem Suchdialog werden alle Mitarbeiter angezeigt, die im Mitarbeiterstammblatt von nicht planbar auf planbar umgestellt wurden und noch nicht in der Mitarbeiterplanung vorhanden sind.
Anschließend steht der Mitarbeiter mit seinen Aufträgen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Planjahr löschen
Ein erfasstes Planjahr kann gelöscht werden. Nach der Anwahl dieser Funktion wird zur Sicherheit noch eine Abfrage angezeigt.
Fehlende Aufträge anlegen
Für die Erstellung eines neuen Planjahres werden Planaufträge auf Basis eines bereits angelegten Auftrags im Planjahr oder, falls dieser nicht vorhanden ist, auf Basis eines Auftrags aus dem Übernahmejahr (Planung erfolgt auf Basis von Jahr x) erstellt.
In der Mitarbeiterplanung sind damit sowohl vorhandene als auch geplante Aufträge vorhanden.
Bereits erfasste Aufträge mit dem Starttermin 02.01.2019
Die geplanten Aufträge auf Basis 2018. Diese Aufträge sind noch nicht in der Akte angelegt, sondern nur als sogenannte Planaufträge in der Mitarbeiterplanung angelegt.
Damit besteht die Möglichkeit, auch auf noch nicht angelegte Aufträge eine Planung zu erfassen.
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Damit ist es nicht mehr notwendig, dass die Aufträge der Mandanten über einen Jahresvortrag des Mandanten bzw. über das Dokument Serienaufträge für die Erstellung einer Planung vortragen/angelegt werden müssen. |
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Je nach Datenumfang kann die Erstellung einer Planung, die Festschreibung der Planung und die Anlage der Aufträge einige Zeit in Anspruch nehmen und währenddessen die Systemleistung beeinträchtigen. |
Planjahr öffnen / Auswahl Planjahr
Über die Auswahlliste Planjahr kann ein vorhandenes Planjahr ausgewählt werden.
Statusanzeige
Während der Neuerstellung einer Planung und der automatischen Neuanlage der Aufträge wird eine umfangreiche Statusanzeige eingeblendet.
Eine weitere Statusanzeige wird im Register Übersicht während der Ermittlung der Daten für die Produktivität, der Anzahl der Mandanten usw. angezeigt.
Bei einem Wechsel auf die Register Mitarbeiter und Mandant wird eine einfache Statusanzeige im unteren linken Bereich der Akte angezeigt.