Geplante Aktionen
Geplante Aktionen
Allgemein
Programmzweck
Die geplanten Aktionen sind die Aufgaben, die durch die ADDISON Fernsteuerung im Hintergrund ausgeführt werden.
In der Liste werden alle angelegten geplanten Aktionen angezeigt.
Standardaktionen
Nach Installation der ADDISON Fernsteuerung sind zurzeit folgende Aktionen standardmäßig vorhanden:
- ADDISON – Benutzer in Kanzlei Cockpit aktualisieren
- ADDISON – Geburtstage und Jubiläen aktualisieren
- ADDISON – Mandantenliste aktualisieren
- ADDISON – Testverbindung
- ADDISON – Verarbeitung Historie
- ADDISON – Währungskurse aktualisieren
- ADDISON – Wirtschaftsauskunft Mailboxabfrage
- Fibu – EB-Buchungen aus Vorjahr erstellen
- Fibu – Export bezahlte OPs
- Fibu – Export Kontierzeilen
- Fibu – Übergabe Controlling (Durchbuchen/ohne Journalisierung)
- Fibu – Verarbeitungsstatus
- Kanzlei – Controlling-Anbindung
- Kanzlei – Kanzlei Cockpit
- Kanzlei – ADDISON DataCube
- Lohn - Job
- Lohn – Import Lohnbewegungen
ADDISON – Benutzer in Kanzlei Cockpit aktualisieren
Mit dieser Aktion werden die Benutzer an das ADDISON Kanzlei Cockpit übertragen und aktualisiert.
Da die Aktion einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
ADDISON – Geburtstage und Jubiläen aktualisieren
Die Geburtstage und Jubiläen der Mandanten und Kanzleimitarbeiter werden in Mein ADDISON angezeigt.
Da die Aktualisierung der Daten einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Die Aktualisierung ist morgens vor Arbeitsbeginn zu empfehlen, um die aktuellen Daten für diesen Tag angezeigt zu bekommen. Die Aktualisierung muss nur ein Mal am Tag erfolgen, da diese Daten für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
ADDISON – Mandantenliste aktualisieren
Die Mandantenliste wird in Mein ADDISON angezeigt.
Da die Aktualisierung der Daten einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Der Aktualisierungsrhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich) ist von der Häufigkeit der Mandantenstammdatenänderungen abhängig. Die Daten stehen nach der Aktualisierung allen Mitarbeitern zur Verfügung.
ADDISON – Testverbindung
Die Testverbindung prüft die Kommunikation zwischen der ADDISON Software und der ADDISON Fernsteuerung. Des Weiteren wird die Verbindung zur Übermittlung der Berufsgenossenschaftsmeldungen geprüft.
ADDISON – Verarbeitung Historie
Die Verarbeitung Historie ermöglicht es, bereits für die Zukunft erfasst Adressen des Steuerpflichtigen und des Unternehmens automatisch zu ihrem Stichtag als Adresse in den Mandantenstamm zu übertragen.
Die Aktion ist standardmäßig deaktiviert und muss manuell aktiviert werden. Wird über den Erfassungsdialog eine Anschrift mit Gültigkeitsdatum in der der Zukunft erfasst, wird automatisch die Anlage einer neuen Aktion in der ADDISON Fernsteuerung angeboten (Bestätigung mit Ja wird empfohlen).
ADDISON – Währungskurse aktualisieren
Mit dieser Aktion werden die Währungskurse automatisch aktualisiert.
ADDISON – Wirtschaftsauskunft Mailboxabfrage
Mit dieser Aktion werden je nach Einstellungen innerhalb der Mailbox z.B. die vorhandenen Daten aktualisiert.
Fibu – EB-Buchungen aus Vorjahr erstellen
Mit dieser Aktion können Sie Ihren Datenbestand des laufenden Geschäftsjahres mit dem des Vorjahrs abgleichen.
Da der Abgleich der Daten einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Fibu – Export bezahlte OPs
Mit dieser Aktion können Sie bezahlte OPs zeitgesteuert exportieren.
Entsprechend der gewählten Ausgabemöglichkeit im Rechnungswesen, werden die OPs im ausgewählten Verzeichnis als CSV-Datei abgestellt.
Da der Export der Daten einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Fibu – Export Kontierzeilen
Mit dieser Aktion können Sie Kontierzeilen zeitgesteuert exportieren.
Entsprechend der gewählten Ausgabemöglichkeit im Rechnungswesen, werden die Kontierzeilen im ausgewählten Verzeichnis als CSV-Datei abgestellt.
Da der Export der Daten einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Fibu – Übergabe Controlling (Durchbuchen/ohne Journalisierung)
Mit dieser Aktion werden die Fibu-Buchungsstapel als so genannte „Systembuchungsstapel“ in die Kostenrechnung übernommen. Die Systembuchungsstapel sind nicht manuell änderbar. Damit ist jederzeit eine Aktualisierung der Übernahme, mit automatischer Löschung der vorher übergebenen Systembuchungsstapel, möglich. Änderungen sind bei diesem Verfahren direkt im Buchungsstapel der Finanzbuchhaltung durchzuführen.
Da die Aktualisierung der Daten einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Fibu – Verarbeitungsstatus
Der Fibu Verarbeitungsstatus dient mit seiner Ampelfunktion zur schnellen Überprüfung der aktuellen Buchhaltung.
Da die Aktualisierung der Daten einige Minuten dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Kanzlei – Controlling–Anbindung
Die Anbindung Kanzlei-Controlling wird, wenn sie manuell gestartet wird, aus der Kanzleiorganisation / Leistungserfassung / Anbindung Kanzlei-Controlling.
Die Aktualisierung sollte monatlich, nachdem alle Rechnungen des Vormonates geschrieben wurden, erfolgen.
Der Übergabestandard ist:
Übergabemonat ist der aktuelle Monat -1
Kostkreis ist KOST1 und KOST2
Die Optionen sind mit geänderten Vormonaten und mit Bestand an unfertigen Arbeiten
Dateiausgabe wird nur gesetzt, wenn kein Controllingprojekt angelegt ist.
Sie erfolgt in das Datenverzeichnis der aktuellen Kanzlei unter den Namen:
- SKANZ-BestandMMJJJJ.csv
- SKANZ-MonatMMJJJJ.csv
Kanzlei – Kanzlei Cockpit
Mit dieser Aktion werden Daten der ADDISON Kanzleiorganisation an das ADDISON Kanzlei Cockpit übertragen und aktualisiert.
Da die Aktion einige Zeit dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Kanzlei - ADDISON DataCube Mit dieser Aktion werden Daten der ADDISON Kanzleiorganisation an ADDISON DataCube übertragen und aktualisiert. Standardmäßig werden die letzten drei Jahre übertragen. In den Eigenschaften kann mit dem Wert 1 oder dem Wert 2 die Übertragung für ein bzw. zwei Kalenderjahre individuell gesteuert werden. Generell steht die Aufgabe nur mit vorhandener Lizenz und BBS-Recht für ADDISON DataCube zur Verfügung.
Da die Aktion einige Zeit dauern kann, steht die Option in der Fernsteuerung zur Verfügung.
Lohn - Job
Mit dieser Aktion können Sie zeitgesteuert eine definierte Liste aus dem Lohn-Datencenter erstellen.
Die Ausgabe erfolgt gemäß Ihrer Einstellung im Lohn-Datencenter.
Lohn – Import Lohnbewegungen
Mit dieser Aktion können Sie zeitgesteuert Lohnbewegungsdaten importieren.
Die Datei imp_lbw.txt wird standardmäßig im Verzeichnis zmis\import\lohn\toplohn erwartet.
Festlegen des BBS-Benutzers
Programmzweck
Um geplante Aktionen ausführen zu können, wird ADDISON im Hintergrund geöffnet. Damit ADDISON im Hintergrund geöffnet werden kann, ist ein BBS-Benutzer mit Passwort zu erfassen.
Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Schaltfläche
an.
: Erfassen Sie im Dialog Benutzer für Fernsteuerung Benutzername und Passwort des für die Fernsteuerung zu verwendenden BBS-Benutzers.
Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
 |
Empfohlen wird einen BBS-Benutzer mit sämtlichen Berechtigungen und ohne Mandantensperren als Benutzer für die Fernsteuerung auszuwählen. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Funktionen vollständig ausgeführt werden und die Daten konsistent sind. |
Funktionen von geplanten Aktionen
Neuanlage
Die Neuanlage einer geplanten Aktion kann entweder über die Schaltfläche 
Bearbeiten
Das Bearbeiten der geplanten Aktionen erfolgt durch Anklicken des entsprechenden Felds (Spalte) in der Zeile der zu ändernden geplanten Aktion.
Löschen
Das Löschen einer geplanten Aktion erfolgt über die Schaltfläche 
Aktivieren
Das Aktivieren einer geplanten Aktion bedeutet, dass die Aktion mit den eingestellten Daten (Zeiteinheit, erste Ausführung) ausgeführt wird.
Um eine geplante Aktion zu aktivieren, klicken Sie die Schaltfläche 
Deaktivieren
Das Deaktivieren einer geplanten Aktion bedeutet, dass die Aktion nicht mehr ausgeführt wird.
Um eine geplante Aktion zu deaktivieren, klicken Sie die Schaltfläche 
Speichern von Änderungen
Änderungen müssen über die Schaltfläche 
Direktes Ausführen
Um eine geplante Aktion ad hoc auszuführen, klicken Sie die Schaltfläche 
Beim direkten Ausführen werden die eigentlichen Ausführungsdaten nicht beachtet und die Aktion sofort gestartet.
Protokoll anzeigen
Sofern die letzte Ausführung der selektierten geplanten Aktion ein Protokoll erzeugt hat, kann das Protokoll über die Schaltfläche 
Felder (Spalten) einer geplanten Aktion
Allgemein
Im Folgenden sind die einzelnen Felder einer geplanten Aktion und deren Einstellungsmöglichkeiten beschrieben.
Programmteil
Hier wird das Programmteil festgelegt, aus dem heraus eine Aktion ausgeführt werden soll.
Aktion
Je nach Programmteil stehen mögliche auszuführende Aktionen zur Verfügung. Das bedeutet, das Feld Aktion ist abhängig von der Auswahl im Feld Programmteil.
Wie oft/Zeiteinheit
Die Felder Wie oft und Zeiteinheit hängen voneinander ab. Die beiden Felder zusammen beschreiben die Häufigkeit der Ausführung der Aktion.
Beispiele
- Wie oft = 2 und Zeiteinheit = Täglich Die Aktion wird alle 2 Tage ausgeführt.
- Wie oft = 5 und Zeiteinheit = Stündlich Die Aktion wird alle 5 Stunden ausgeführt.
Wochentage
Bei Zeiteinheit Wöchentlich besteht die Möglichkeit, die Aktion an bestimmten Wochentagen ausführen zu lassen. Die Wochentage können in diesem Feld eingestellt werden.
Bei allen anderen Zeiteinheiten ist das Feld Wochentage nicht relevant.
Erste Ausführung
Datum und Uhrzeit der ersten Ausführung der geplanten Aktion werden festgelegt.
Max. Dauer
Die maximale Dauer der Aktion kann festgelegt werden, um z.B. eine danach anstehende Datensicherung nicht zu gefährden.
Nächste Ausführung
Datum und Uhrzeit der nächsten Ausführung der geplanten Aktion werden angezeigt.
Letzte Ausführung
Datum und Uhrzeit der letzten Ausführung der geplanten Aktion werden angezeigt.
Erfolgreich
Das Häkchen zeigt die erfolgreiche letzte Ausführung der geplanten Aktion an. Sofern kein Häkchen gesetzt ist, war die letzte Ausführung nicht erfolgreich.
Sofern mit dem Mauszeiger auf das Häkchen gezeigt wird, werden weitere Informationen zur letzten Ausführung in einer Schnellinfo angezeigt.
Status
Der aktuelle Status der geplanten Aktion wird angezeigt:
- Bereit bedeutet, dass die geplante Aktion mit den eingegebenen Daten ausgeführt wird.
- Deaktiviert bedeutet, dass die geplante Aktion nicht ausgeführt wird.
Geändert am/ Geändert von
In diesen Feldern erfolgt die Anzeige, welcher BBS-Benutzer wann die letzte Änderung an der geplanten Aktion vorgenommen hat.