Gesellschafterverwaltung – Bestückung im Jahr 2015
Gesellschafterverwaltung – Bestückung im Jahr 2015
Übersicht der Umstellungsszenarien
Damit die Gesellschafterverwaltung als zentrale Datendrehschreibe für die Gesellschafterdaten genutzt werden kann, müssen zunächst die ggf. vorhandenen Daten der Gesellschafterverwaltung mit den Gesellschaftern aus der EGF und der Kapitalkontenentwicklung im Rechnungswesen abgeglichen werden. Dies passiert automatisch beim Aufruf von Programmbereichen, die die Gesellschafterverwaltung nutzen - u.a. Kapitalkontenentwicklung, E-Bilanz, EGF (ab Veranlagungsjahr 2015) und natürlich beim Aufruf der Gesellschafterverwaltung selbst. Hierbei wird analysiert, welche Übernahmeschritte beim aktuellen Mandanten erforderlich sind und diese werden nachfolgend ausgeführt.
Start der Übernahme/ Abgleich
Der Umstellungsprozess für die Gesellschafterverwaltung wird u.a. beim Aufruf aus diesen Programmbereichen automatisch gestartet (soweit auf Grund der vorhandenen Daten erforderlich):
- Gesellschafterverwaltung
- Bilanz-/ EÜR-Info, Kapitalkontenentwicklung, Bilanz-Auswertungen, E-Bilanz, Offenlegung, Bilanzbericht, soweit das aktuelle Wirtschaftsjahr mindestens 2015 ist
- Jahreswechsel EGF 2014 -> 2015
Schritt 1 - Übernahme/ Abgleich mit der EGF
Im ersten Schritt wird programmseitig geprüft, ob Daten aus der EGF übernommen werden können. Dies ist in folgenden Konstellationen möglich:
- EGF 2014 vorhanden (Übernahme/ Abgleich)
- EGF 2013 vorhanden (Übernahme/ Abgleich)
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Für Feststellungszeiträume vor 2013 findet keine Übernahme/ Abgleich mit der Gesellschafterverwaltung statt. |
Schritt 2 - Übernahme/ Abgleich der Kapitalkontenentwicklung
Nachfolgend wird geprüft, ob Daten auf Basis der Kapitalkontenentwicklung übernommen/ abgeglichen werden können. Voraussetzung hierfür ist:
- Auswertungsart oder Gesellschaftstyp = KapCoRiLiG
- Auswertungsart oder Gesellschaftstyp = keine Zuordnung, Gewinnermittlung nach §4 (3) EStG => in diesem Fall erscheint zunächst eine Abfrage, ob Gesellschafter entsprechend verwaltet werden sollen
Soweit beide Schritte durchgeführt sind, ist die Umstellung der Gesellschafterverwaltung grundsätzlich abgeschlossen. Die Gesellschafter können jetzt zentral unter Mandant / Gesellschafter bearbeitet werden. Des Weiteren stehen alle darauf basierenden Programmbereiche (z.B. Bilanzerstellung, E-Bilanz) zur Verfügung.
Sperrung von Programmbereichen
Soweit die Umstellung der Gesellschafterverwaltung noch nicht vollständig abgeschlossen ist, ist eine Bearbeitung der Gesellschafter in der Gesellschafterverwaltung nicht möglich.
Des Weiteren sind im Bereich Rechnungswesen bzw. Abschluss bestimmte Programmbereiche ab dem Wirtschaftsjahr 2015 zunächst gesperrt bzw. es erscheint eine entsprechende Hinweismeldung, soweit die Umstellung noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Dies sind u.a.:
- Bilanz-/ EÜR-Info
- Kapitalkontenentwicklung
- Bilanz-Auswertungen
- Bestandsmanager, E-Bilanz, Offenlegung
- Buchen im Dialog (bei Erfassung auf Gesellschafterkonten)
Schritt 1 - Übernahme/ Abgleich mit der EGF
Ausgangssituation
In aller Regel werden die Daten innerhalb der EGF-Steuererklärung, die Daten sein, die am genausten die Gesellschafter wiederspiegeln. Deshalb sind natürlich auch die dortigen Angaben die beste Basis für die „Erstbestückung“ der Gesellschafterverwaltung.
Angaben der Anlage FB werden in die Gesellschafterverwaltung übernommen/abgeglichen
Abgleich mit den Feststellungsbeteiligten aus der EGF – Feststellungszeitraum (FZ) 2014 oder 2013.
Hierbei sind zwei Konstellationen zu unterscheiden:
Konstellation In der bisherigen Gesellschafterverwaltung befinden sich noch keine Daten. In diesem Fall werden die Daten der Anlagen FB automatisch in die Gesellschafterverwaltung übernommen.
Konstellation In der Gesellschafterverwaltung wurden bereits in der Vergangenheit Daten auch für Personengesellschaften erfasst, z. B. für das Rechnungswesen. In diesem Fall wird der Dialog Gesellschafterübernahme angezeigt. Im Dialog werden nun die Daten zwischen den bisherigen Angaben im Gesellschaftsverzeichnis und den Daten in den Anlagen FB zum Abgleich angezeigt. Die Zuordnung wird programmseitig zunächst automatisch auf Grund Vorname / Name bzw. Bezeichnung 1 / Bezeichnung 2 vorgenommen. Nicht zuordenbaren Gesellschafter, z. B. aufgrund unterschiedlicher Schreibweisen, können manuell verknüpft werden.
Nach Abschluss der Zuordnung werden die Daten bereits bestehender Gesellschafter in der Gesellschafterverwaltung aktualisiert und neue Gesellschafter ggf. neu angelegt
Soweit die EGF nur bis zum Feststellungszeitraum 2012 vorhanden ist, kann kein Abgleich zwischen Gesellschafterverwaltung und EGF erfolgen. In diesem Fall sollte in der EGF zunächst ein Jahreswechsel nach 2013 durchgeführt werden.
Dialog Gesellschafterübernahme
Aufbau des Dialogs - Liste
Die Gesellschafter aus der Gesellschafterverwaltung werden in der Spalte Gesellschafter angezeigt.
Die Angaben zu den Feststellungsbeteiligten (aus EGF FZ 2014, bzw. soweit noch nicht angelegt aus FZ 2013) werden angezeigt.
Sind die Angaben identisch, werden sie in der gleichen Zeile bereits angezeigt.
Spalte Aktion
Hierüber wird gesteuert, ob das Gesellschafterverzeichnis mit den Angaben aus der FB aktualisiert, der Gesellschafter im GV neu angelegt soll oder keine Änderung vorgenommen werden soll.
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Detailbereich
Um die korrekte Auswahl bei der Zuordnung zu erleichtern (bzw. zu prüfen), befindet sich im unteren Teil des Übernahmedialogs eine Detailanzeige zu dem aktuell ausgewählten Gesellschafter bzw. Feststellungsbeteiligten.
Manuelle Zuordnung
Weiterhin können Gesellschafter und Feststellungsbeteiligte, über die Schaltfläche 
miteinander verbunden werden. Die Schaltfläche wird automatisch eingeblendet, wenn in das Namensfeld geklickt wird.
Hierüber wird dann der Zuordnungsdialog aufgerufen:
So können die bereits vorhandenen Gesellschafter mit den Daten aus der EGF aktualisiert werden
Bestätigen des Dialogs
Über die Schaltfläche OK wird der Dialog bestätigt und die einzelnen Aktionen durchgeführt.
Praxisbeispiel (Aktualisierung anhand der EGF)
Ausgangsachverhalt
In der Gesellschafterverwaltung sind bereits folgende Gesellschafter angelegt gewesen:
Datenbestand
Gesellschafterverwaltung
Mustermann, Klaus
Meier, Hannes
Meier, Sepp
EGF
Mustermann, Klaus
Meier, Hannes
Meier, Sepp
Aufgrund der unterschiedlichen Schreibweise von „Meier, Sepp“ ./. „Maier, Sepp“ kann keine automatische Zuordnung durchgeführt werden. Im Übernahmedialog werden die Daten deshalb zunächst in zwei Zeilen angezeigt.
Als Aktionen stehen zur Verfügung:
Gesellschafter im GV unverändert zu lassen oder
Gesellschafter im GV löschen.
Bzw.
Gesellschafter im GV aktualisieren
Gesellschafter im GV neu anlegen oder
Nicht aktualisieren
Weitere Möglichkeit ist, die korrekte Zuordnung manuell durchzuführen:
Anschließend wird die Liste aktualisiert:
Mit OK werden dann die gewählten Aktionen ausgeführt.
Soweit Gesellschafter neu angelegt werden, erfolgt im Bereich Rechnungswesen (maßgebend für die Kapitalkontenentwicklung) zunächst keine Kontenzuordnung. Dies erfolgt im nächsten Schritt.
Schritt 2 - Übernahme/ Abgleich mit der Kapitalkontenentwicklung
Im zweiten Schritt erfolgt ein Abgleich mit der Kapitalkontenentwicklung im Rechnungswesen. Dies dient einerseits dazu, bei den bestehenden Gesellschaftern innerhalb der Gesellschafterverwaltung die Kontoendnummer bzw. Unterkonto korrekt zu hinterlegen. Andererseits werden noch nicht vorhandene Gesellschafter auf Basis der gebuchten Gesellschafterkonten neu angelegt.
Die Erfahrungen zeigen, dass teilweise die gesellschafterspezifischen Sachverhalte unter Berücksichtigung der Buchungslogik nicht korrekt erfasst wurden. Dies sollte in diesem Rahmen entsprechend korrigiert werden.
Aufbau
Die Funktion teilt sich grundsätzlich in 3 Bereiche. Diese zeigen das Ergebnis aus den Zuordnungen und die jeweiligen vorhandenen Einzeldaten an:
Zuordnungen der Gesellschafter => In der Ergebnisübersicht sind die Gesellschafter mit den Daten ersichtlich, wie diese nach Beendigung des Dialoges in der Gesellschafterverwaltung aktualisiert werden. Hierbei besteht auch die Möglichkeit, Daten der Gesellschafter anzupassen.
Gesellschafterverwaltung => In diesem Bereich sind die aktuellen Daten aus der Gesellschafterverwaltung ersichtlich. Hierbei werden – ausgehend vom aktuellsten Wirtschaftsjahr im Rechnungswesen und den beiden Vorjahren – die in diesen Zeitraum bestehenden Gesellschafter angezeigt (Berücksichtigung Eintritts-/ Austrittsdatum).
Gesellschafterkonten => In diesem Bereich werden die sich auf Grund der Kapitalkontenentwicklung (-> gebuchte Gesellschafterkonten) ergebenden Gesellschafter aufgezeigt. Hierbei wird die Kapitalkontenentwicklung (-> gebuchte Gesellschafterkonten) vom aktuellsten Wirtschaftsjahr im Rechnungswesen und den beiden Vorjahren berücksichtigt.
Vorgehensweise
Beim Aufruf der Funktion findet eine automatische Zuordnung der Gesellschafter (Gesellschafterverwaltung) mit den Gesellschaftern (Kapitalkontenentwicklung) statt. Nachfolgend sind ggf. manuelle Zuordnungen und die Bearbeitung der Gesellschafterdaten notwendig.
Hieraus ergibt sich folgende Vorgehensweise:
Automatische Zuordnung der Gesellschafter (Gesellschafterverwaltung) mit den Gesellschaftern (Kapitalkontenentwicklung) auf Basis der Haftungsart/ Konto/ Unterkonto
Automatische Zuordnung der Gesellschafter (Kapitalkontenentwicklung), soweit keine Gesellschafter (Gesellschafterverwaltung) mehr ohne Zuordnung
Automatische Zuordnung der Gesellschafter (Gesellschafterverwaltung) mit den Gesellschaftern (Kapitalkontenentwicklung) auf Basis der Haftungsart/ Vorname [Bezeichnung1]/ Name [Bezeichnung2]
Manuelle Zuordnung von Gesellschaftern
Korrektur der Gesellschafterdaten im Bereich Zuordnung der Gesellschafter
(1) Automatische Zuordnung auf Basis Haftungsart/ Konto/ Unterkonto
Die Gesellschafter (Gesellschafterverwaltung; linker Bereich) werden zunächst auf Grund der bisherigen Einstellung zu Haftungsart/ Konto/ Unterkonto den Gesellschaftern (Kapitalkontenentwicklung; rechter Bereich) automatisch zugeordnet, soweit diese Kriterien übereinstimmen. Die Einzeldaten erscheinen jeweils kursiv und im Bereich Gesellschafterkonten mit der Aktion 
Das Ergebnis der Zuordnung wird im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter angezeigt, in der ersten Spalte erscheint als Tooltipp 
Soweit der Gesellschafter vorher bereits aus der EGF übernommen bzw. abgeglichen wurde, bleiben die Daten für Vorname/ Bezeichnung 1 bzw. Name/ Bezeichnung 2 grundsätzlich bestehen. In allen anderen Fällen werden diese auf Basis der Kontenbezeichnung (-> Gesellschafterkonto) vorgeschlagen.
Als Aktion erscheint 
(2) Automatische Zuordnung der Gesellschafter (Kapitalkontenentwicklung)
Soweit im Bereich Gesellschafterverwaltung (linker Bereich) keine Gesellschafter vorhanden bzw. alle Gesellschafter zugeordnet sind, werden die im Bereich Gesellschafterkonten (rechter Bereich) noch nicht zugeordneten Gesellschafter automatisch dem Bereich Zuordnungen der Gesellschafter zugeordnet. Im Bereich Gesellschafterkonten wird der entsprechenden Gesellschafter kursiv und die Aktion 
Das Ergebnis der Zuordnung wird im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter angezeigt, in der ersten Spalte erscheint als Tooltipp
Als Aktion erscheint 
(3) Automatische Zuordnung auf Basis Haftungsart/ Vorname [Bezeichnung1]/ Name [Bezeichnung2]
Die Gesellschafter (Gesellschafterverwaltung; linker Bereich) werden zunächst auf Grund der bisherigen Einstellung zu Haftungsart/ Vorname [Bezeichnung1]/ Name [Bezeichnung2] den Gesellschaftern (Kapitalkontenentwicklung; rechter Bereich) automatisch zugeordnet, soweit diese Kriterien übereinstimmen. Die Einzeldaten erscheinen jeweils kursiv und im Bereich Gesellschafterkonten mit der Aktion
Das Ergebnis der Zuordnung wird im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter angezeigt, in der ersten Spalte erscheint als Tooltipp
Soweit der Gesellschafter vorher bereits aus der EGF übernommen bzw. abgeglichen wurde, bleiben die Daten für Vorname/ Bezeichnung 1 bzw. Name/ Bezeichnung 2 grundsätzlich bestehen. In allen anderen Fällen werden diese auf Basis der Kontenbezeichnung (-> Gesellschafterkonto) vorgeschlagen.
Als Aktion erscheint
(4) Manuelle Zuordnung von Gesellschaftern
Im nächsten Schritt werden noch nicht zugeordnete Gesellschafter aus dem Bereich Gesellschafterverwaltung (linker Bereich) automatisch dem Bereich Zuordnungen der Gesellschafter zugeordnet.
Im Bereich Gesellschafterverwaltung wird der entsprechende Gesellschafter kursiv angezeigt. Das Ergebnis der Zuordnung wird im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter angezeigt, Bei Auswahl der Ergebniszeile werden die Detaildaten im linken Bereich markiert. Als Aktion erscheint 
Für die verbleibenden Daten kann, soweit erforderlich, eine manuelle Zuordnung über verschiedene Möglichkeiten erfolgen:
Auswahl Gesellschafter (Bereich Gesellschafterverwaltung; nicht kursiv) und Gesellschafter (Bereich Gesellschafterkonten; nicht kursiv) und Schaltfläche
. Hierdurch werden diese entsprechend verknüpft -> siehe Schritt 1.
Auswahl Gesellschafter (Bereich Gesellschafterkonten; nicht kursiv) und Schaltfläche
. Hierdurch wird ein neuer Gesellschafter angelegt -> siehe Schritt 2.
(5) Korrektur der Gesellschafterdaten
Nach der Zuordnung können vor dem Abschluss der Aktualisierung die Daten im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter noch angepasst werden. Je Gesellschafter können hier:
Vorname/ Bezeichnung 1
Name/ Bezeichnung 2
Endnummer (-> Sachkonto)
Unterkonto
Haftung
Individuell verändert werden. Die weiteren Detaildaten der Gesellschafter können nach dem Abschluss der Aktualisierung über die Gesellschafterverwaltung bearbeitet werden.
Prüfungen/ Hinweise
Während der Bearbeitung werden die Daten im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter automatisch geprüft und entsprechende Hinweise in der zweiten Spalte als Symbol 
Hierbei wird u.a. analysiert:
Name/ Bezeichnung 2 vorhanden? (zwingend erforderlich)
Überschneidungen bei Endnummern (-> Sachkonto; in Abhängigkeit von Haftung)?
Überschneidungen bei Unterkonten (in Abhängigkeit von Haftung)?
Endnummer und/ oder Unterkonto entsprechen der Buchungslogik?
Aktualisierung abschließen
Vor dem Abschluss der Aktualisierung sollten die Daten im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter nochmals geprüft werden.
Soweit keine Fehlerhinweise vorliegen, kann die Option 
Soweit die Option nicht gesetzt wird bzw. gesetzt werden kann (da noch Fehlerhinweise vorliegen) werden bei der Bestätigung mittels OK die im Bereich Zuordnungen der Gesellschafter vorhandenen Daten in der Gesellschafterverwaltung aktualisiert. Beim erneuten Aufruf entsprechender Programmfunktionen erscheint die Funktion zur Aktualisierung wieder.
Soweit nach einer nicht vollständigen Aktualisierung der Gesellschafterverwaltung die Übernahme-/ Abgleichsfunktion nochmals erscheint, werden bereits zugeordnete Gesellschafter mit einem 