Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welches Stammdatenmodell ist auszuwählen?

In ADDISON Controlling stehen folgende standardisierte Modelle für eine automatisierte Anlage des Controlling Projekts zur Verfügung:

Modelle nach Kontenrahmen:

(In dem Nummernkreis 1-499 steht die letzte Stelle für die Modellvariante:

xx1 Kostenanalyse, xx2 Deckungsbeitrag, xx3 Erfolgsrechnung, xx6 automatische Zuschlagskalkulation auf Basis xx1 und xx2, xx7 automatische DB-Kalkulation auf Basis xx2)

==

Wichtiger Hinweis:

Generell dienen die Stammdaten-Modelle als Basis und müssen individuell angepasst und/oder ergänzt werden. Die Kontenzuordnung ist auf 4-stellige Kontenrahmen abgestimmt.

Kostenstellen müssen im Kostenstellenstamm angelegt und in den Kostenstellenschemen ergänzt werden. Bereits angelegte Kostenstellen in Stammdaten-Modellen sind exemplarisch (ausschließlich Compact-Modus).

Modelle nach Branchen:

Modelle für Bilanzzeilen

Als Ergänzung zu den Modellen der Ergebnisbetrachtung stehen Modelle mit Bilanzzeilen für

• SKR03 Modell 603
• SKR04 Modell 604 und
• SKR13 Modell 613 zur Verfügung.

Diese Modelle können mit der Abgleich-Funktion im Firmenstamm zu den Modellen der Ergebnisbetrachtung angefügt werden.

Beachten Sie dazu den FAQ 14.16 Wie können Bilanzzeilen als Ergänzung angefügt werden?

Wie funktionieren die Stammdatenmodelle für Pflegeheime?

Allgemein

Die Auswertung der unterschiedlichen Strukturen erfolgt voneinander unabhängig in den zwei Kostkreisen. KOST1 wird vollständig mit Kostenstelle gebucht, allgemeine Kosten werden durch Umlagen auf die "Verursacher" umgelegt.

KOST2 wird komplett ohne Kostenstelle gebucht und auf Basis der Pflegetage und Pflegeschlüssel auf die entsprechenden Pflegegrade verteilt.

Die Statistikzeilen Pflegetage und Pflegeschlüssel müssen dazu manuell eingegeben oder importiert werden.

Projektanlage

Die Zeilenstruktur basiert auf einer BWA des Kontenrahmens 45. Nach Anlage des Controlling-Projektes mit den Stammdatenmodellen 868 + 869 bis 31.12.2016 bzw. 872 + 873 ab 01.01.2017 ist in ADDISON Finanzbuchhaltung unter "Extras / Pflegeprogramme / Kontenzuordnung aus Controlling holen …" aufzurufen.

Kostenstellenrechnung

Es gibt keine gegenseitige Abhängigkeit der Kostkreise. Deshalb kann die Kostenstellenrechnung in KOST 1 (Modell 868 bzw. 872) beliebig angepasst werden. Für jede neue Hilfskostenstelle ist in der Regel eine Umlage anzulegen.

Leistungsentgeltermittlung

Für die Leistungsentgeltermittlung in KOST 2 (Modell 869 bzw. 873) ist beim Buchen keine Eingabe der Kostenstelle erforderlich. In KOST 2 sind nur die Umlageschlüssel Pflegetage und Personalschlüssel monatlich einzugeben oder zu importieren. Die Berechnung der Pflegegrade erfolgt automatisch über Verteilung und Umlage. Die entsprechenden Verteilungs- und Umlagestammdaten sind eingerichtet. Die Darstellung des Prozentanteils in Bezug zum Gesamtbereich 1 zeigt auch das Aufteilungsverhältnis der 3 Kostenträger (Unterkunft + Verpflegung, Pflege, Investition) aus der Verteilung. Der Kostenträger Pflege wird über die Umlage auf die Pflegegrade umgelegt. Weitere Pflegegrade können leicht ergänzt werden und werden durch Angabe der Umlageschlüssel (Pflegetage und Personalschlüssel) ebenso berechnet.

Wie kann man Stammdaten in neue Mandanten kopieren?

Stammdatenkopie erstellen

In dem bestehenden Mandanten ist der Menüeintrag Stammdaten / Modelldaten aufzurufen.

• Neuanlage eines Modells über die Schaltfläche [Neu] aufrufen.
• Option "Stammdaten aus aktuellem Mandant (KOST 1) kopieren" auswählen. Über die Schaltfläche Details können folgende Stammdaten bei Bedarf auch selektiv kopiert werden: Kostenstellenstamm, Zeilenstamm, Verteilungsstamm, Auswertungsstamm
• Wenn auch aus KOST 2 Stammdaten kopiert werden sollen, dann sind die vorherigen Schritte zu wiederholen (mit Option "Stammdaten aus … (KOST 2) kopieren").

Projektanlage

Danach kann man in dem neuen Mandant über Erweitert / Mandanten verwalten / Projektverwaltung das Controlling-Projekt durch Aktivierung des entsprechenden Kontrollkästchens anlegen. Bei der Firmenstamm-Anlage ist in dem untersten Eingabefeld das zuvor erstellte Stammdatenmodell für KOST 1 bzw. KOST 2 einzutragen, um die Stammdaten des anderen Mandanten in den neuen Mandant zu importieren.

Hinweis:

Diese Vorgehensweise dient ausschließlich der Neuanlage (bestehende Stammdaten werden nicht überschrieben bzw. gelöscht).

Welche Lohn-Einstellungen betreffen die Datenübergabe?

Lohn & Gehalt / Stammdaten / Mandant / Kost / Details

Integration Kostenrechnung

Diese Option ist Voraussetzung für die Ausgabe der Lohndaten an ADDISON Controlling.

Zugriff auf KOST- Stammdaten

Diese Option ist Voraussetzung für den direkten Zugriff auf die KOST-Stammdaten: Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger (nicht bei Compact-Mandanten).

Prüfung Stammdaten Übernahme in Kost

Diese Schaltfläche startet einen Abgleich zwischen den im Lohn unter Mandanten/Text angelegten Stammdaten (Kostenstelle, Kostenträger, Kostenarten) und den Stammdaten aus ADDISON Controlling. Abweichende Stammdaten werden protokolliert und sind ggf. in ADDISON Controlling neu anzulegen.

AG-Aufwendungen nur auf Stammkostenstellen … Stammkostenträger

Diese Option verteilt alle AG-Aufwendungen auf die Stammkostenstellen (ggf. Splitting) lt. Personalstammdaten und ignoriert abweichende Kostenstellen der variablen Datenerfassung.

Umkehr der Kostkreiszuordnung

Die Zuordnung von Kostenstellen zu KOST 1 und von Kostenträgern zu KOST 2 lässt sich mit dieser Option vertauschen.

Eigener Buchungsstapel bei RR

Damit wird bei einer Rückrechnung ein separater Stapel mit dem Buchungsdatum der Rückrechnungsperiode ausgegeben.

Lohn & Gehalt / Stammdaten / Lohnarten / Abruf Std./Beträge

Bei der Anlage eines Mandanten sind die gebräuchlichsten Lohnarten vordefiniert. Zur Verarbeitung des Buchungsbelegs ist ihnen ein Sachkonto zuzuordnen. Auch die Steuerung für KOST 1 und/oder KOST 2 muss vorgenommen werden. Diese Einstellungen gelten für alle Mandanten, die unter Stammdaten / Mandant / Kost keine abweichenden Einträge haben.

Abruf Kostenstelle

Abruf Kostenträger

Für die Übernahme in die Kostenrechnung muss festgelegt werden, wo die Kostenstelle zu dieser Lohnart herkommt:

• nein (keine Übergabe)
• Eingabe Kostenstelle (Die Kostenstelle muss bei der Bewegungsdatenerfassung eingegeben werden.)
• Übernahme aus Personalstamm (Für die im Personalstamm unter Pers.-LA erfassten Lohnarten sowie für Statistiklohnarten wird die unter der Maske Personal | Pers.-1 eingetragene Stammkostenstelle bzw. die Kostenstellen-Aufteilung abgerufen. Ausnahme: Es wird in den Pers.-LA oder in der variablen Erfassung eine überdeckende Kostenstelle eingegeben.)
• Personalnummer wird Kostenstelle (Die Personalnummer wird als Kostenstelle übergeben.)

Personalnr. wird Kostenart für KOST1

Die Personalnummer wird als Kostenart übergeben.

(Diese Option wird auch für KOST 2 angeboten.)

Überg. von Std./Einheit in die Kostenrechnung

Diese Option steuert zusätzlich zu den Beträgen die Übergabe von Stunden als Menge an ADDISON Controlling.

Lohn & Gehalt / Stammdaten / Mandant / Kost

Da die Programmlohnarten im Lohnartenstamm nicht angesprochen werden können, wird die entsprechende Steuerung hier vorgenommen. Außerdem besteht die Möglichkeit zur mandantenspezifischen Buchungsbeleg- und Kost-Steuerung der übrigen Lohnarten.

Kostenart

• Standardverfahren: Eingabe der Kostenart aus ADDISON Controlling, die dieser Lohnart zugeordnet wurde. → siehe **Controlling / Stammdaten / Zeilenstamm /**Kostenart
• Alternativ-Verfahren: Für dieses Verfahren ist im Firmenstamm von ADDISON Controlling die Option keine direkte Zuordnung der Kostenart aus ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung auszuwählen. Wenn in den Lohnarten kein Eintrag in dem Feld Kostenart vorhanden ist, muss im Zeilenstamm von ADDISON Controlling eine Zuordnung dieser Lohnart unter Angabe des Integrationskennzeichens LOHN vorgenommen werden.

Ausgabe KOST1, KOST2

Ausgabe der Lohnart für KOST 1 und/oder KOST 2.

Lohn & Gehalt / Stammdaten / Personal / Pers.-1

In den Personalstammdaten kann je Mitarbeiter entweder eine Stammkostenstelle eingegeben oder durch Klicken auf die Lupe eine prozentuale Verteilung auf verschiedene Kostenstellen vorgenommen werden.

Die zweite Möglichkeit, in den Personaldaten eine Kostenstelle oder einen Kostenträger zu hinterlegen, besteht in den Persönlichen Lohnarten (Stammdaten / Personal / Pers.-LA). Hier kann für jede Lohnart eine Kostenstelle (KOST 1) und ein Kostenträger (KOST 2) hinterlegt werden. Eine Erfassung von Kostenstellen und/oder Kostenträgern ist auch in der Erfassung der variablen Daten möglich. Diese beiden Eingabemöglichkeiten haben Vorrang gegenüber einer in Pers. 1 hinterlegten Stammkostenstelle bzw. Kostenstellen-Aufteilung.

Wie funktioniert eine Sollkostenrechnung?

Für ADDISON Controlling ist die Aufteilung in fixe und variable Kostenbestandteile insbesondere für die flexible Plankostenrechnung (Sollkostenrechnung) von Bedeutung.

Firmenstamm

Der Firmenstamm bietet die Auswahl zwischen starrer und flexibler Plankostenrechnung. Als Basiszeile zur Ermittlung des Beschäftigungsgrades kann eine Statistikzeile oder eine Kostenartenzeile mit Mengen angegeben werden, die immer einen Plan- und einen Ist-Wert enthalten muss, um den Beschäftigungsgrad ermitteln zu können.

Zeilenstamm

Im Zeilenstamm können Sie für jede Kostenart festlegen, wie hoch der prozentuale Fixkostenanteil oder Fixkostenbetrag ist. Bei Eingabe eines Festbetrages gilt dieser pro Kostenstelle. Erfolgt keine Eingabe greift die Vorbelegung mit 0 % Fixkosten. Zur Ermittlung der Steuerung muss bei jeder Kostenart geprüft werden, zu welchem Anteil diese auch anfallen, wenn keine Leistung erstellt bzw. erbracht wird.

Beispiele:

• Mietaufwand für die genutzten Büroräume sind in der Regel 100 % fix
• Kosten für Fremdleistungen sind in der Regel 100 % variabel
• Instandhaltungskosten sind in der Regel gemischt, ein fixer Anteil bei Wartungsverträgen und ein variabler Anteil für nicht enthaltene Anteile.

Auswertung

ADDISON Controlling kann über den Auswertungsstamm beim Spaltenschema sowohl Plankosten als auch Sollkosten als Spalteninhalt den Istkosten gegenüberstellen. Bedingung: Sie haben im Firmenstamm die flexible Plankostenrechnung aktiviert, im Zeilenstamm eine Basiszeile zur Ermittlung des Beschäftigungsgrades (Plan und Ist) angelegt und ebenfalls im Zeilenstamm die Kostenarten nach fix und variabel unterteilt.

Nachteile der starren Plankostenrechnung

Die starre Plankostenrechnung berücksichtigt keine Beschäftigungsschwankungen. Das heißt eine Aufteilung in fixe und variable Kostenbestandteile ist nicht notwendig. Den Istkosten werden die Plankosten gegenübergestellt. Die Plankosten werden ausgehend von einer angenommen gleichbleibenden Auslastung geplant (bewusst oder unbewusst).

Flexible Plankostenrechnung

Die flexible Plankostenrechnung passt die geplanten variablen Kosten der jeweiligen Ist-Auslastung an. Die sich so ergebenden Sollkosten sind um die Abweichungen bereinigt, die sich aufgrund eines geänderten Beschäftigungsgrades ergeben. Sollkosten sind die an den tatsächlichen Ist-Beschäftigungsgrad angepassten Plankosten.

Unterscheidung

Rechenbeispiel zur Unterscheidung zwischen starrer und flexibler Plankostenrechnung (Sollkostenrechnung):

Geplante Arbeitsstunden/Monat (100 %) = 800 Stunden

geplante Kosten = 350.000 EUR (bei 800 Stunden im Monat)

fixer Kostenanteil = 60 %

Im Betrachtungsmonat wurden nur 500 Stunden erbracht.

Ermittlung der Abweichung bei starrer Plankostenrechnung:

Kosten Plan = 350.000 EUR

Kosten Ist = 300.000 EUR

Abweichung = 50.000 EUR

Die Kosten sind 50.000 EUR unter Plan. Die Kostenstelle ist in dieser Betrachtung positiv.

Ermittlung der Abweichung bei flexibler Plankostenrechnung:

Geplante Fixkosten bei Beschäftigungsgrad 100 % = 210.000 EUR (60 % v. 350.000)

Geplante variable Kosten bei BG 100 % = 140.000 EUR (40 % v. 350.000)

Ist - Beschäftigungsgrad: (500/800 x 100) = 62,5 %

Sollkosten = Fixkosten + (var.Plankosten x Beschäftigungsgrad)

= 210.000 + 87.500 = 297.500 EUR

Die fixen Kosten bleiben per Definition auch bei einer Auslastung von nur 500 Arbeitsstd. (statt 800) gleich hoch. Die variablen Plankosten werden der tatsächlichen Auslastung angepasst.

Kosten Soll = 297.500 EUR

Kosten Ist = 300.000 EUR

Abweichung = -2.500 EUR

Die Kosten sind 2.500 EUR über Plan, die Kostenstelle ist in dieser Betrachtung negativ.

Fazit

Die starre Plankostenrechnung führt beim Plan/Ist-Vergleich nur dann zu richtigen Ergebnissen, wenn die tatsächliche Auslastung identisch mit der bei der Planung zugrunde gelegten Auslastung ist. Da dies in der Praxis kaum vorkommt bedient man sich der flexiblen Plankostenrechnung, bzw. Sollkostenrechnung, die die unter Vollauslastung geplanten Kosten an die tatsächliche Ist-Auslastung anpasst. Als Ergebnis erhält man die Kosten, die bei der tatsächlichen Auslastung hätten anfallen sollen bzw. dürfen.

Welche BBS-Attribute gibt es für ADDISON Controlling?

Alternativpläne auswerten, Werte erfassen

Dieses Recht ermöglicht die Auswertung/Ansicht von Alternativplänen. Alternativpläne können über die Planerfassung bzw. Plan-Schnellerfassung bearbeitet werden. Ohne dieses Recht stehen folgende Menüpunkte nicht zur Verfügung: Ad-hoc, Portfolio, ABC-Portfolio, Key Business Drivers, Risikomanagement, Bericht, Planhochrechnung/Jahreswechsel und Alternativpläne.

Analysen | Abweichungen

Abweichungsanalyse erstellen, drucken, in Excel ausgeben, Drilldown auf einzelne Belege.

Analysen | Ad-hoc

Ad-hoc-Analyse erstellen, drucken und in Excel ausgeben.

Analysen | Break-Even

Break-Even-Auswertung erstellen und drucken.

Analysen | Risikomanagement

Freigabe Risikomanagement (Risikoerfassung, -analyse und -simulation) Neuanlage, Bearbeiten und Löschen (inkl. Steuerung Risikoplan). Bearbeitung auf Risiken bezogener Stammdaten (Schadensskala, Risikokategorien). Die Ansicht und Bearbeitung der BSC ist aus dem Risikomanagement auch bei fehlendem Recht "Kennzahlen | Chefinfo" möglich. Nur für Premium Lizenz.

Auswertungen | Auswertungsstamm

Auswertungsstamm, bestehend aus Kostenstellen-, Zeilen- und Spaltenschema, bearbeiten (Neuanlage, Kopieren, Ändern, Löschen, Verwaltung von Berichtskreisen).

Auswertungen | Export

Ausgabe von Daten/Auswertungen in Excel. Bei Freigabe der Funktion "Export" können auch Daten/Auswertungen, die durch das BBS gesperrt sind, exportiert werden. Dieses Recht hat keine Auswirkung auf die Export-Funktion aus den Info-Dialogen.

Auswertungen | Liste der Einzelbelege

Ohne dieses Recht ist die Auswertung "Liste der Einzelbelege" und die "Drill-down"-Funktion in allen Auswertungen nicht möglich. Sofern die Auswertung in den Favoriten angelegt ist, wird das fehlende Recht ignoriert.

Berechtigung für alle Kostenstellen

Einschränkung von Benutzern auf einzelne Kostenstellen. Die jeweiligen Kostenstellen müssen im Kostenstellenstamm pro Benutzer freigegeben werden (von jemandem, dem dieses Recht nicht fehlt). Mit dieser Einschränkung sind nur noch folgende Menüpunkte möglich: Info, KSt-Übersicht, Kostenarteninfo, KoA-Übersicht, Abweichung, Prognose, Auswertungsstamm, Planerfassung, Planhochrechnung/Jahreswechsel, Alternativpläne, Plan-Schnellerfassung (für zugeordnete Kostenstellen), Statistikwerte, Monatswechsel, Import, Stammdatenlisten, Wirtschaftsjahre verwalten und Fremdsprachenverwaltung, Fremdsprachenverwaltung nur für Premium Lizenz.

Bericht

Word-Bericht definieren bzw. aktualisieren. Achtung: Hier sind alle Auswertungen abrufbar.

Infos

Erstellen, drucken und in Excel ausgeben von Kostenstellen-Info, Kostenarten-Info und Kategorien-Auswertungen. Drill-down in den einzelnen Auswertungen

Infos | Übersicht mit Konten

Erstellen, drucken und in Excel ausgeben von Kostenstellenauswertungen nach Konten, inkl. Drill-down

Istdaten | Buchen

Erstellen, Ändern und Löschen von Buchungen bzw. Stapeln, Umbuchungen, manuellen Umlagen und Dauerbuchungen. Ansicht und Löschen von Systembuchungen, Erfassungsjournal drucken.

Istdaten | Buchungsjournal

Drucken von Buchungsjournal, inkl. Wiederholungsdruck

Istdaten | Statistikwerte

Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Ist- und Plan-Statistikwerten

Kennzahlen | Chef-Info (BSC)

Balanced Scorecard auswerten und bearbeiten, Return on Investment (RoI) aktualisieren

Liquidität | Liquiditätsvorschau

Freigabe der Liquiditätsvorschau inkl. Bearbeitung und Änderung der Einstellungen

Liquidität | Kurzfristiges Cash Management

Freigabe des Kurzfristigen Cash Managements inkl. Bearbeitung. Das Recht "Liquidität" muss zusätzlich erteilt werden.

Planung

Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Planungen, Saisonkurven, Detailplänen und Planumlagen verarbeiten.

Planung | Alternativpläne

Freigabe der Alternativplanverwaltung (Neuanlage, Löschen, Ändern). Die Werte können mit dem Recht "Alternativpläne auswerten/Werte erfassen" über die Planerfassung bzw. Planschnellerfassung bearbeitet werden.

Planung | Planhochrechnung/JW

Erstellen und Bearbeiten von Planhochrechnungen/Jahreswechsel und Bilanzhochrechnung im Controlling. Die Funktion ist gesperrt, wenn keine Rechte für Alternativpläne vorliegen.

Planung | Planung für Bereich

Benutzer mit diesem Recht können Planungen auf Bereiche erstellen, bearbeiten und löschen, nur für Premium-Lizenz.

Premium Auswertungen

Der Zugriff auf die zusätzlichen Menüpunkte der Premium-Lizenz wird freigegeben (Portfolio, ABC-Portfolio, KPI-Trends, Key Business Drivers, Zielerreichung, Flexible Prognose und Rollierender Rückblick)

Prognose

Erstellen, drucken und in Excel ausgeben folgender Auswertungen: Prognose, Prognosevergleich und Rolling Forecast

Stammdaten | Firmenstamm

Freigabe zur Bearbeitung des Firmenstammes für Kost1 und Kost2 (inkl. Kostkreisverwaltung)

Stammdaten | Fremdsprachenverwaltung

Bearbeitung der Fremdsprachenverwaltung wird freigegeben, nur für Premium Lizenz.

Stammdaten | Konsolidierungsstamm

Neuanlage, Bearbeiten und Löschen des Konsolidierungsstamms. (Die Konsolidierung kann unabhängig von diesem Recht gestartet werden)

Stammdaten | KSt/Bereiche

Neuanlage, Bearbeiten und Löschen von Kostenstellen und Kategorien inkl. Bereichen und deren Zuordnung.

Stammdaten | Modelldaten

Bearbeiten (inkl. Löschen und Neuanlage) der Modelldaten und Einstellungen im Koststamm des Modells.

Stammdaten | Pflegeprogramme

Ausführen aller Pflegeprogramme (inkl. Abstimmprogramm)

Stammdaten | Stammdatenlisten

Druck aller Stammdatenlisten aus dem Projekt Controlling

Stammdaten | Verteilungsstamm

Erstellen, Bearbeiten und Löschen des Verteilungsstamms (Die Verteilung kann unabhängig von diesem Recht gestartet werden)

Stammdaten | Wirtschaftsjahre verwalten

Öffnen und Löschen von Wirtschaftsjahren, Änderung der Eigenschaften von Wirtschaftsjahren

Stammdaten | Zeilenstamm

Neuanlage, Bearbeiten und Löschen von Zeilen inkl. Liquiditätssteuerung

Verarbeitung

Ausführung der Funktionen Leitkostenstelle kopieren, Verteilung, AfA buchen, Umlagen und Konsolidierung.

Verarbeitung | Export Buchungen

Der Export von Buchungen und Salden wird ermöglicht. Sonstige Einschränkungen aus dem BBS werden bei dieser Funktion ignoriert, z.B. Liste der Einzelbelege und Planungen.

Verarbeitung | Import

Der Import von Ist/Plan und Statistikwerten wird ermöglicht. Bei Freigabe der Funktion "Import" können auch Daten/Auswertungen, die durch das BBS gesperrt sind, importiert werden.

Verarbeitung | Jobkette bearbeiten

Jobkette anlegen, bearbeiten, löschen

Verarbeitung | Jobkette starten

Die Jobkette kann gestartet werden.

Verarbeitung | Monatswechsel

Ausführen des Monatswechsels inkl. Sperre bzw. Aufhebung der Sperre von Monaten

Funktioniert Controlling auch ohne klassische Kostenrechnung?

Voraussetzung

Ist in der Finanzbuchhaltung ein komplettes Wirtschaftsjahr (als Vorjahr) erfasst, können in wenigen Minuten mit ADDISON Controlling aussagekräftige unternehmensbezogene Controlling-Auswertungen erzeugt werden, ohne eine klassische Kostenrechnung mit Kostenstellen und Kostenträgern einzurichten.

Rechnungswesen-Vorgang _Schnelleinstieg

Den Schnelleinstieg ins Controlling starten Sie direkt im Rechnungswesen als Vorgang, der Sie Schritt für Schritt führt.

Stammdaten

• Projektverwaltung
• Check bei Controlling
• Mandant aktivieren
• Firmenstamm anlegen
• Modellauswahl gemäß Kontenrahmen (4, 34, 44)
• Mit OK und JA bestätigen
• Wirtschaftsjahr anlegen (Vorjahr)

Die Anlage des Controlling-Bereiches ist nun abgeschlossen. Der Compact-Modus greift dynamisch, d.h. ohne Datenübergabe, auf die Buchungen aus ADDISON Finanzbuchhaltung zu. Jetzt zeigt die Auswertung Info bereits die Istwerte.

Vorarbeiten (Planung)

Schneller Einstieg in die Erstellung eines 3-Jahresplanes.

Die notwendigen Einstellungen zur Planzahlenhochrechnung (in Klammern) sind durch Feinsteuerungen im Vorgang bereits vordefiniert. Damit wird die 3-Jahresplanung noch einfacher.

Anlage von 3 Wirtschaftsjahren:

• Planhochrechnung aus Vorjahr (Zuschlag 3%, Rundung: 10)
• Planhochrechnung auf 1. Planjahr (Basis hier Plan statt Ist)
• Planhochrechnung auf 2. Planjahr (neues Planjahr anlegen)

Sie können statt einer Glättung auch eine andere Verteilung des Jahreswertes auf die Monate auswählen und pauschal für alle Zeilen einen prozentualen Zu- oder Abschlag festlegen. Diese Einstellungen sind auch individuell für einzelne Kosten- und Erlöszeilen möglich (→ siehe Stammdaten / Zeilenstamm / Kostenart). Die Planwerte können bei der Hochrechnung automatisch gerundet werden.

Auswertung

Jetzt können Sie durch den dynamischen Zugriff des Compact-Modus sofort Plan- und Istwerte z.B. über die Info auswerten, Info: 3-Jahresplan mit VJ.

Was ist bei Änderung des Kontenrahmens zu beachten?

Jahresübergreifende Definition

Im Controlling gelten die erfassten Kontenzuordnungen grundsätzlich jahresübergreifend, d.h. die Zuordnungen dürfen nicht im Zeilenstamm geändert werden, denn dann betreffen die Änderungen auch alle Vorjahre und es ist keine Datenübernahme für diese Vorjahre mehr möglich.

Jahresspezifische Definition

Bei Änderung des Kontenrahmens ist über Stammdaten / Wirtschaftsjahre verwalten – Eigenschaften für alle vergangenen Wirtschaftsjahre, die einzeln auszuwählen sind, eine jahresspezifische Kostenartenzuordnung zu steuern. Mit der Funktion Kopie aus KOST-Stamm in WJ werden die Kontenzuordnungen aus dem Zeilenstamm ins Wirtschaftsjahr kopiert. Wichtig ist, dieses Verfahren für alle Vorjahre (und sofern genutzt beide Kostkreise) anzuwenden.

Hinweis:

Wenn alle alten Wirtschaftsjahre auf diese Art ihre eigenen Kontenzuordnungen haben, können Zuordnungen für das neue Wirtschaftsjahr geändert werden. Die Reihenfolge ist wichtig!

Varianten

Für die Zuordnung ab dem aktuellen WJ gibt es 2 Varianten.

Variante 1 - Manuelle Erfassung der Kontenzuordnung

Um die bisherigen Kontenzuordnungen zu löschen ist auch für das aktuelle Wirtschaftsjahr zunächst die jahresspezifische Kostenartenzuordnung zu aktivieren, allerdings ohne "Kopie aus KOST-Stamm in WJ". Damit wird erreicht, dass für das aktuelle Wirtschaftsjahr keine Konten vorgegeben werden.

Bevor neue Kontenzuordnungen angelegt werden, ist die Funktion "Kopie aus WJ in KOST-Stamm" auszuführen und sofort danach ist die jahresspezifische Kostenartenzuordnung für das aktuelle Wirtschaftsjahr wieder zu deaktivieren. Dann können die neuen Kontenzuordnungen erfasst werden.

Variante 2 – Übernahme der Zuordnungen aus einem Modell

Es ist für das aktuelle Wirtschaftsjahr keine jahresspezifische Kostenartenzuordnung zu aktivieren. Beim Modelldaten-Abgleich über den Firmenstamm können die Kontenzuordnungen aus dem gewünschten Modell übernommen werden.

Hinweis:

Für beide Varianten gilt, dass die Zuordnungen dann für das aktuelle Wirtschaftsjahr und alle Folgejahre gelten.

Nur die Kontenzuordnungen werden jahresbezogen gespeichert, die übrigen Zeilenstammdaten sind jahresübergreifend.

Können Controlling-Funktionen automatisiert gestartet werden?

Bereich Erweitert | ADDISON Fernsteuerung

Programmzweck

Die ADDISON Fernsteuerung ist ein Dienst zur zeitgesteuerten Ausführung von Prozessen in der ADDISON Software.

Durch den Dienst wird die ADDISON Software im Hintergrund gestartet und führt automatisiert Aufgaben aus. Die Zeit und die Häufigkeit der Ausführung dieser Aufgaben kann definiert werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Dokumentation | ADDISON Software | ADDISON Fernsteuerung.

BBS-Benutzer festlegen

Damit ADDISON im Hintergrund geöffnet werden kann, ist ein BBS-Benutzer mit Passwort zu erfassen.

Automatisiert aufrufbare Controlling-Funktionen

• Konsolidierung
• Info-Export (CSV-Dateien)
• KSt-Übersicht-Export (CSV-Dateien)
• Übergabe aus der ADDISON Finanzbuchhaltung ins Controlling

Neuanlage Konsolidierung

Es ist ein Eintrag für den Programmteil Controlling mit der Aktion Konsolidierung und den gewünschten Zeitangaben einzurichten und zu speichern. Danach ist unter Eigenschaften "Mandant" zu markieren, um auf der rechten Seite den Konsolidierungsmandant auszuwählen.

Nach der Durchführung kann in dem o.g. Dialog über die Spalten "letzte Ausführung" und "Erfolgreich" der Status abgefragt werden. Der Tool-Tipp auf dem Kontrollkästchen zeigt ggf. Fehler bei der Fernsteuerung und den Pfad des Konsolidierungsprotokolls an (Bsp. …\Software\Daten\OfficeProfile\18\0\Konsolidierung). Der Menüpunkt "Protokoll anzeigen" führt direkt zum Protokoll.

Info-Export KSt-Übersicht-Export

Diese Funktion exportiert die Daten der Auswertungen in eine CSV-Datei. → siehe Auswertungen | Export

Standardpfad: ..\Software\Daten<Mandantennummer>\kost.

Voraussetzung ist, dass der Mandant im Benutzerberechtigungssystem (BBS) nicht für den BBS-Benutzer gesperrt ist und dass das BBS-Attribut "Auswertungen | Export" nicht deaktiviert ist.

Zunächst muss die Eigenschaft "Mandant" markiert werden. Der Klick auf ein Feld der rechten Seite öffnet den Mandantenauswahldialog. Danach ist die Eigenschaft "Auswertungsnummer" zu markieren, um dann auf der rechten Seite die gewünschten Auswertungsnummern aus Kostkreis 1 anzugeben. Falls auch aus Kostkreis 2 Auswertungen auszugeben sind, muss vor der Auswertungsnummer die Ziffer "2" und ein Punkt vorangestellt werden (Bsp. für Auswertung 1 in Kostkreis 2: "2.1").

Nach der Durchführung kann im Dialog über die Spalten "letzte Ausführung" und "Erfolgreich" der Status abgefragt werden. Der Tool-Tipp auf dem Kontrollkästchen zeigt ggf. Fehler an.

Übergabe aus der ADDISON Finanzbuchhaltung ins Controlling

Mit dieser Funktion können die Buchungen aus der ADDISON Finanzbuchhaltung automatisiert und zeitgesteuert ins Controlling übernommen werden.

Hinweis:

Voraussetzung ist entweder das Übergabeverfahren "ohne vorherige Journalisierung" oder "Durchbuchen".

Zusätzlich zur Mandantennummer können für die Übergabe ein oder mehrere Offset-Monate erfasst werden. Z.B bewirkt die Eingabe von -1, dass der Vormonat des aktuellen Fibu-Monates verarbeitet wird. Bleibt dieser Eintrag leer, werden die Daten des aktuellen Fibu-Monates ins Controlling übergeben.

Wie funktionieren die Sonderfunktionen der Kfz-Branche?

Allgemein

Für die Kfz-Branche sind Kostenstellen anzulegen, die sich aus den Merkmalen Marke, Standort, Herkunft, Absatzkanal und Kostenträger zusammensetzen. Durch Nutzung der Sonderfunktionen für die Kfz-Branche werden die Bezeichnungen automatisch generiert. Zudem können über ein Pflegeprogramm alle 5 Kategorien in den Kostenstellen hinterlegt und komfortabel über die Kategorienauswertungen ausgewertet werden.

Schritt 1

Bei einer Neuanlage sollte das Controlling-Projekt mit dem Stammdatenmodell 513 angelegt werden. Dieses enthält eine typische Zeilenstruktur für die Kfz-Branche.

Schritt 2

Um die Sonderfunktionen nutzen zu können ist im Firmenstamm unter „Sonstiges“ der Check „Automatische KSt-Bezeichnung für SKR51 Kfz-Branche“ zu setzen.

Schritt 3

Anschließend öffnet sich der Einstellungs-Dialog zur Hinterlegung der Abkürzung für Marke (mit Herstellerschlüssel) und Standort.

Der Herstellerschlüssel ist in der Bezeichnung der Herstellerdatei unter … Software\Import\kost\skr51-kfz-branche zu finden.

Schritt 4

Beim erstmaligen Verlassen des Einstellungs-Dialogs wird ein Pflegeprogramm gestartet. Kategorien und Ausprägungen werden angelegt. Anschließend wird bei der Anlage von Kostenstellen oder beim Import, aus der Kostenstellennummer automatisch die passende Bezeichnung generiert und es werden die zugehörigen Kategorien in der Kostenstelle hinterlegt. Die Merkmale werden aus der Kostenstellennummer folgendermaßen zusammengesetzt: Marke (1. Stelle), Standort (2. Stelle), Herkunft (3. und 4. Stelle), Absatzkanal (5. und 6. Stelle) sowie Kostenträger (7. und 8. Stelle).

Schritt 5

Die Bezeichnungen der Ausprägungen können im Kategorienstamm verändert werden. Bei erneuter Durchführung des Pflegeprogramms bleiben die Anpassungen erhalten.

Durch die Hinterlegung der Kategorienausprägungen in den einzelnen Kostenstellen können die Kategorienauswertungen vollumfänglich genutzt werden.

Was bietet der Drilldown auf eine Umlagezeile?

Die Drilldown-Funktion (Einzelbeleganzeige) ist im Kapitel Basic-Auswertungen beschrieben. Auch für Umlagezeilen erfolgt der Drilldown durch Doppelklick auf einem Umlagewert.

Programmzweck

Die Kostenstellenübersicht kann den Wertefluss der Umlagen direkt darstellen.

Drilldown auf Umlagewert

Mehrere Monate werden zunächst untereinander ausgegeben, können aber über ein Kontextmenü zusammengefasst werden.

Primärkostenauflösung

Durch einen weiteren Doppelklick auf eine empfangenden Kostenstelle erhält man die nächste Drilldown-Stufe. Es werden die Primärkosten der abgebenden Kostenstelle und der rechnerische Anteil der jeweiligen empfangenden Kostenstelle gezeigt.

Wie plant man mit einer Fremdwährung?

Schritt: Stammdaten

Zunächst ist die Kostenart entsprechend einzustellen.

Siehe Stammdaten / Zeilenstamm / Kostenart

Hinweis:

Mit der Option "Planeingabe in Währung" kann die Kostenart im Planungsdialog in einer anderen Währung geplant werden. Die Währung ist im nachfolgenden Feld auszuwählen.

Schritt: Kurszuordnung

Zur Abbildung unterschiedlicher Szenarien gibt es 3 Plankurse. Als Standard ist im Originalplan und in allen Alternativplänen der Plankurs 1 vordefiniert.

siehe Planung / Alternativpläne … [Eigenschaften]

Schritt: Kursverwaltung

Die Plankurse 1-3 werden über die Währungskurse verwaltet. Die Plankurse sind monatsbezogen. Es gibt keine Tagesangabe.

Erweitert / Währungskurse Schaltfläche [Kurse erfassen]

Schritt: Planerfassung

Die Spalten im Planerfassungsdialog sind fest vorgegeben.

siehe Planung / Planerfassung

Schritt: Hochrechnung

Eine Planzahlenhochrechnung auf Basis der Istwerte wird für diese Kostenarten unterdrückt.

siehe Planung / Planhochrechnung/Jahreswechsel

Kann man Auswertungen in einer Fremdsprache ausgeben?

Zahlen- und Datumsformat definieren

Zunächst ist ggf. das englische Zahlen- und Datumsformat zu aktivieren (Beträge: 1,234.00, Datum: MM/TT/JJJJ).

Siehe Stammdaten / Fremdsprachenverwaltung

Dialogauswertungen

Über das Konfigurationssymbol der Symbolleiste ist in Dialogauswertungen der Einstellungsdialog für die Fremdwährung und die englische Bezeichnung zu öffnen.

Druckjobs + Jobkette

Für Druckjobs und Jobkette erfolgt die Einstellung von Fremdwährung und englischer Bezeichnung über das neue Register "Währung/Sprache".

Hinweis:

Die Umrechnung aller ausgewerteten Euro-Beträge erfolgt zu dem ausgewählten Umrechnungskurs.

Wie kann das Leistungsdatum berücksichtigt werden?

Programmzweck

Mit der Aktivierung des Checks Rechnungswesen | Stammdaten | Firmendaten | Finanzbuchhaltung | Erweiterte Einstellungen | "Kost-Leistungsdatum verwenden" kann bei Rechnungen zwischen Beleg- bzw. Buchungsdatum und Leistungsdatum unterschieden werden. Diese Unterscheidung greift ausschließlich im Controlling und ist nur mit der Übergabevariante "ohne vorherige Journalisierung" möglich.

Durch die Aktivierung des Checks wird in der Buchungsmaske Kosteingabe das Feld "Kost-Leistungsdatum" aktiviert. Dieses Datum steuert die Zuordnung des Monats im Controlling. Für diese Buchungen wird in den Systembuchungen ein extra Buchungsstapel angelegt.

Vorteil:

Die Zuordnung im Controlling kann, ohne Umbuchungen in der Finanzbuchhaltung, abweichend dargestellt werden. Somit können zum Beispiel Projektverläufe korrekt ausgewiesen werden. Der korrekte Ausweis der Umsatz- bzw. Vorsteuer wird davon nicht beeinflusst.

Rechnungseingänge für in der Zwischenzeit abgerechnete Kostenstellen können durch Eingabe des Leistungsdatums der "aktiven" Zeit zugeordnet werden (Hinweis: Bei der Buchung kommt eine Meldung, dass die Kostenstelle abgerechnet ist, durch die Eingabe des Leistungsdatums wird die Buchung korrekt verarbeitet).

Durch die rückwirkende Zuordnung können Umlagen nachträglich neu berechnet werden.

Nachteil:

Die Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung wird erschwert. Bei Aktivierung des Kost-Leistungsdatum ist eine kumulierte Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling empfehlenswert. Bei monatlicher Abstimmung ergibt sich eine Differenz in Höhe der Buchungen mit abweichend Kost-Leistungsdatums.

Der Dokumentenverweis im Controlling ist mit dieser Option nicht möglich.

Wie funktioniert die Schnittstelle zum Debitorenregister Deutschland (DRD)

Voraussetzung

Für die Schnittstelle zum Debitorenregister Deutschland (DRD) ist die Lizenz Controlling Basic, Entry, Standard oder Premium notwendig.

Datenausgabe aus der ADDISON Finanzbuchhaltung und Datenlieferung

Über Rechnungswesen | Extras | Export | DRD Schnittstelle wird die Datenausgabe aus ADDISON aufgerufen. Neben dem Exportverzeichnis kann die Mitgliedsnummer erfasst werden. Zudem sind die Ausgabe der ausgezifferten OP's und der Ausschluss von Debitoren einstellbar.

Über „Export“ kann die Datei über den FTP-Zugang an die Creditreform übermittelt werden.

Aufruf des DRD in ADDISON

Das DRD ist in ADDISON über Beratung | Debitorenregister Deutschland aufrufbar.

Alternativ ist ein Aufruf über „Rechnungswesen | Infos | weitere | Debitorenregister Deutschland“ möglich.

Aufruf der Datenrücklieferung

Über das Aktualisieren-Symbol werden die DRD-Zugangsdaten hinterlegt und der Datenabruf gestartet.

Datenaktualisierung

Der Punkt neben dem Aktualisierungssymbol zeigt an, ob aktuellere Daten vorliegen. Bei einem grünen Punkt sind die heruntergeladenen Daten aktuell. Liegen aktuellere Daten zum Abruf vor, dann wird ein roter Punkt angezeigt.

Auswahltabelle

Neben der Summe an offenen Posten, Land, PLZ, Ort und Crefonummer, wird in der Auswahltabelle die Debitornummer (aus ADDISON), das Zahlverhalten, der Vergleich zur Branche und der Trend abgebildet. In der ersten Spalte wird ggf. ein Symbol für „Bonitätsindex (gemäß Creditreform) > 500“ angezeigt.

Einstellungen zu Ampelsymbolen und Trendpfeilen

Im Einstellungsdialog wird individuell festgelegt, bei wie vielen Tagen Abweichung vom Zahlungsziel, das Zahlungsverhalten als Gut (grün), Mäßig (Gelb) oder Schlecht (Rot) beurteilt wird. Auch die Tage nach denen eine Änderung der Trendpfeile erfolgt, wird in diesem Dialog festgelegt.

Gruppierung

Die Auswertung kann nach Sortierschlüssel 1-3 sowie nach Crefonummer gruppiert werden.

Diese Sortierschlüssel stammen, genau wie das in der Ansicht angezeigte Kreditlimit aus den Stammdaten | Kundenkonten der ADDISON Finanzbuchhaltung.

Detailinformationen

Zu jedem Debitor werden als Detailinformation die Daten über die DSO`s (Days Sales Outstanding) und die Zahlungsfristen angezeigt [differenziert nach Eigen (ADDISON-Daten), Fremd (Creditreform-Daten) und Branche] angezeigt. Zusätzlich werden auch die Branchenbezeichnung und der Branchencode dargestellt.

Durch Vergrößern des Detailinformationsfensters können zusätzliche Informationen zur Beurteilung der Datenbasis eingeblendet werden.

Durch die Differenzierung nach 12, 8, 4 und 2 Monaten werden Tendenzen bei den DSO und den Zahlungsfristen erkennbar. Zusätzlich wird auch eine grafische Darstellung angeboten.

Filter- und Sortieroptionen

Durch die Nutzung der Filter- und Sortierfunktionen können die Debitoren gezielt nach bestimmten Kriterien gefiltert und sortiert werden.

Eine Kombination von verschiedenen Selektionskriterien ist ebenfalls möglich.

Wie können Bilanzzeilen als Ergänzung angefügt werden?

Als Ergänzung zu den Standardmodellen auf Basis von Kostenarten stehen Modelle mit Bilanzzeilen zur Verfügung. Diese Modelle sind abhängig vom Kontenrahmen und basieren auf 4-stelligen Konten.

Die Modelle 603 für SKR03, 604 für SKR04 und 613 für SKR13 können über die Funktion "Modellabgleich" in ein bestehendes Controlling-Projekt wie folgt integriert werden.

Die oben genannten Modelle können sowohl für Mandanten mit Kostenstellen als auch für Mandanten mit Compact-Anbindung genutzt werden.

Modelldaten in die Datenbank importieren:

Stammdaten | Modelldaten | Import | Modell auswählen | Import starten

Bilanzzeilen als Ergänzung anfügen:

Stammdaten | Firmenstamm | Kost-Modell auswählen | Funktion "abgleichen" wählen.

Der Dialog "Modelldaten abgleichen" ist in 3 Bereiche unterteilt:

• Zeilenstamm
• Verteilungsstamm
• Kostenstellenstamm

Um neue Bilanzzeilen in ein bestehendes Projekt anzufügen darf nur die Option "neue Zeilen anlegen" aktiviert sein. Mit dieser Option werden neue Zeilen mit allen Eigenschaften und Kontenzuordnungen angelegt. Bestehende Zeilen werden weder geändert noch gelöscht. Die Abgleichfunktion erstellt ein Protokoll in dem jeweils Abweichungen zu den aktuellen Stammdaten und Änderungen dokumentiert werden. Sofern es keine Überschneidungen mit bestehenden Zeilen gibt wird die erfolgreiche Änderung in einer separaten Zeile dokumentiert.

Wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie das Protokoll und evtl. notwendige manuelle Korrekturen! Der Check "Kostenartenzuordnungen ersetzen" darf nicht aktiviert werden. Mit dieser Funktion werden für alle Kostenarten die Kontenzuordnungen gelöscht und nur für die im Modell enthaltenen Zeilen neu hinterlegt.
Mandanten mit Kostenrechnung: Die Istwerte der Bilanzzeilen können mit einer Verteilung ins Controlling übernommen werden. Sofern im bestehenden Projekt bisher kein Verteilungsstamm besteht, kann die Funktion "Verteilungen ersetzen" genutzt werden. Mit dieser Funktion wird der bestehende Verteilungsstamm ersatzlos gelöscht.
Mit der Verteilung werden Buchungen ohne Kostenstelle im Rechnungswesen einer Kostenstelle im Controlling zugeordnet. In den Modellen 603, 604 und 613 ist dafür die Kostenstelle 10000000 angelegt. Diese Kostenstelle kann durch Aktivierung der Funktion "neue Kostenstelle anlegen" angelegt werden, alternativ kann eine manuelle Anlage ggfs. mit abweichender Nummer erfolgen.
Bei Mandanten mit Compact-Anbindung wird keine neue Kostenstelle angelegt. Die bestehende Kostenstelle muss im Verteilungsstamm entsprechend angepasst werden. Sofern eine abweichende Kostenstellennummer verwendet wird, muss diese unter Stammdaten | Verteilungsstamm geändert werden.

Übergabe der Istdaten ins Controlling:

Damit die Buchungen der Bilanzkonten in das Controlling übergeben werden muss einmalig das Pflegeprogramm ausgeführt werden. Rechnungswesen / Extras / Pflegeprogramme / Kontenzuordnung aus Controlling holen Damit wird unter Rechnungswesen / Stammdaten / Sachkonten / Reiter Zusatzdaten die Steuerung für die Übergabe ins Controlling aktiviert. Bei Mandanten mit Kostenstellen muss danach die Übergabe aus der Finanzbuchhaltung für den gewünschten Zeitraum wiederholt werden. Bei einer Wiederholausgabe ist zu beachten, dass alle Daten neu übergeben werden (inkl. Kostenarten). Nach erfolgreicher Übergabe muss für den entsprechenden Zeitraum über Verarbeitung | Verteilung diese gestartet werden. Eine Verteilung ist jahresübergreifend möglich.
Bei Mandanten mit Compact-Anbindung stehen die Daten im Controlling nach dem Pflegeprogramm zur Verfügung.
Nach erfolgreicher Einrichtung der Bilanzzeilen ist für Mandanten mit Kostenstellen künftig nach der Übergabe aus dem Rechnungswesen die Verteilung zu starten.

Import Zeilen- und Spaltenschemen und Auswertungen aus Modelldaten

Auswertungen | Auswertungsstamm | Modelldaten bearbeiten | Modell auswählen (Modell 603, 604 oder 613)

Zeilenschema öffnen | Schema 600 Bilanz markieren | kopieren

Nummer für Zeilenschema im Mandant eintragen | Mandanten-Nummer eingeben und mit "ok" bestätigen.

Spaltenschema öffnen und Schemen 600 und 601 ebenso kopieren.

Danach die Auswertungen 600 und 601 aus dem Modell in den Mandanten kopieren (nur möglich sofern die Nummern der Zeilen- und Spaltenschemen nicht verändert wurden).

Schnelle Erstellung einer Planbilanz

Nach der Einrichtung der Stammdaten (siehe 14.16) und erneuten Übergabe der Istdaten (nicht bei Anbindung im Compact-Modus) kann mit wenigen Schritten eine Planbilanz erstellt werden.

Über die Menüfolge Planung | Bilanzhochrechnung kann diese mit standardisierten Einstellungen erfolgen.

Für die erste Bilanzhochrechnung muss die Option "auf Basis von Ist-Werten" gewählt werden, das neue Wirtschaftsjahr muss angelegt sein (Erstellung über Planung | Planhochrechnung / Jahreswechsel).

Bei einer automatischen Bilanzhochrechnung entstehen in der Regel Bilanzdifferenzen die manuell korrigiert werden müssen. Die Auswertungen aus den Modelldaten enthalten jeweils eine Zeile Bilanzdifferenz.

Mit der Ansicht in vertikalen Registerkartengruppen kann die Info und die Planerfassung gleichzeitig geöffnet werden.

Mit Hilfe des Planungsrechners kann die Differenz über Addition bzw. Subtraktion in der gewünschten Bilanzzeile korrigiert werden.

Kategorien-Assistent

Mit dem Kategorien-Assistent können Kategorienzuordnungen und Kostenstellenbezeichnungen direkt aus der Kostenstellennummer generiert werden.

Beispiel: In der 8-stelligen Kostenstellennummer sind 5 Merkmale verschlüsselt:

Über Stammdaten / Firmenstamm / Sonstiges wird die Nutzung der Automatik für Kostenstellen mit einer bestimmten Stellenanzahl (2-9) definiert.

Anschließend wird über Stammdaten / KSt/Bereiche im Kategorienstamm hinterlegt, in welchen Stellen die einzelnen Merkmale verschlüsselt sind. Hierzu über das Bleistiftsymbol in den Einstellungen die Option "Stellenzuordnung verändern" auswählen.

Über "Stelle(n)" wird definiert, in welchen Stellen der Kostenstellennummer das Merkmal verschlüsselt ist. Pro Kategorie können maximal 6 Stellen verschlüsselt sein. Anschließend kann in der Spalte "Codierung" der Nummernschlüssel eingetragen werden. Im Beispiel wird das Merkmal "Herkunft" in Stelle 3 und 4 verschlüsselt. Wenn Stelle 3 und 4 aus den Ziffern "40" bestehen, dann handelt es sich um die Ausprägung "Neuwagen". Bei der ersten Stelle darf als Codierung keine "0" erfasst werden, da eine "0" an erster Stelle die Anzahl der Stellen einer Kostenstelle verringert.

Diese Ausprägung wird automatisch bei der jeweiligen Kategorie hinterlegt. Wenn die Automatik genutzt wird, dann sind die Ausprägungen nicht mehr manuell veränderbar und werden ausgegraut dargestellt. Kategorien, bei denen diese Automatik nicht genutzt wird (im Beispiel die Kategorie "Standort") können weiterhin manuell verändert werden.

Zusätzlich zu den Kategorienausprägungen wird automatisch eine Bezeichnung und eine Kurzbezeichnung generiert.

Je definierter Stelle kann ein Zeichen in der Kurzbezeichnung verwendet werden. Im Beispiel werden drei Stellen verwendet. Daher sind auch drei Zeichen in der Kurzbezeichnung möglich.

Dieses Beispiel zeigt auch die Verknüpfung von verschiedenen Merkmalen. In den Stellen 7 und 8 wird das jeweilige Modell hinterlegt. In allen drei Fällen ist dies mit "05" verschlüsselt. Durch Kombination mit der Marke aus Stelle 1 wird das Modell des richtigen Herstellers zugeordnet (Stelle 1 mit Codierung 2 (Renault), daher wird aus "205" das Modell "Clio").

Über die Einstellungen können die Stellenzuordnungen verändert werden. Bei einer Änderung werden die vorhandenen Codierungen gelöscht und die Kurzbezeichnung wird auf die Stellenanzahl gekürzt. Darüber hinaus gibt es die Option zum Löschen der Codierungen und zum Löschen von Codierungen und Ausprägungen.

Die Generierung der Bezeichnungen und das Hinterlegen der Kategorien erfolgt bei der Neuanlage von Kostenstellen. Zur nachträglichen Aktualisierung stehen Pflegeprogramme unter Stammdaten / Pflegeprogramme zur Verfügung.

Mit der Aktivierung der Funktion Kategorien-Assistent im Firmenstamm werden zusätzliche Plausibilitätsprüfungen aktiviert. Es können keine Bereiche mit der selben Anzahl an Stellen angelegt werden. Kostenstellen mit einer abweichenden Anzahl an Stellen werden erst nach einer Bestätigung angelegt. Es erfolgt (auch für die identischen Stellen) keine automatische Zuordnung der Kategorien.

Anbindung AKTE und SBS

Für die Anbindung von tse:nit, cs:plus und SBS ReWe Neo an ADDISON Controlling muss die Installation der Software ADDISON Controlling erfolgreich abgeschlossen sein.

Für das Windows Startmenü kann die ADDISON Anbindung Fremdsoftware gestartet werden.

Für die Anbindung muss einmalig die entsprechende Option gewählt werden:

• [tse:nit] Anbindung
• cs:plus Anbindung
• SBS Anbindung

Über "Beenden" erfolgt die Aktivierung der Anbindung.

Die Anbindung einzelner Mandanten kann wahlweise aus der entsprechenden Fremdsoftware oder direkt in ADDISON erfolgen.

In ADDISON müssen die benötigten Kontenrahmen unter ADDISON | Rechnungswesen | Import | Modellkontenrahmen importiert werden.

Automatische Anbindung aus Fremdsoftware

Aus tse.nit und cs:plus erfolgt der Aufruf von ADDISON Controlling aus der Menüleiste, aus SBS über den Seitenbereich rechts.

Durch den Aufruf wird ADDISON mit der Benutzeranmeldung gestartet:

Für die Anbindung wird systemseitig in ADDISON die Mandantennummer (Aktennummer) aus der Fremdsoftware vorgeschlagen, diese kann überschrieben werden.

Es erfolgt folgende Abfrage:

Die angezeigten Stammdaten werden automatisch in ADDISON | Rechnungswesen | Stammdaten | Firmendaten | Finanzbuchhaltung angelegt.

Anbindung in ADDISON

Für die Anbindung von Mandanten direkt in ADDISON muss zuerst der Mandant inkl. der Stammdaten im Rechnungswesen in ADDISON angelegt werden.

Die Anbindung erfolgt unter ADDISON | Rechnungswesen | Stammdaten | Firmenstamm | Finanzbuchhaltung | Reiter Steuern / Bilanz / Konsolidierung | Buchungs- und Auswertungskreise.

Für den Buchungskreis xxx-Anbindung muss das Kontrollkästchen "Externe Datenanbindung" aktiviert werden. Über die Schaltfläche wird der Dialog "Externe Datenanbindung konfigurieren" geöffnet.

Über die Schaltfläche "Anbindung" können abweichende Einstellungen definiert werden, z.B. abweichende Mandantennummer oder die Anbindung der Kanzleiakte.

Anlage Controlling

Das Controlling-Projekt muss manuell angelegt werden, optional im Compact-Modus oder mit Kostenstellen.

Die Anlage kann mit vordefinierten Modellen und /oder dem Vorgang Schnelleinstieg Controlling erfolgen.

Individuelle Anforderungen, die nicht mit Unterstützung eines Stammdaten Modells angelegt werden können, müssen manuell eingerichtet werden.

Datenübernahme in ADDISON Controlling

Bei einer Anbindung im Compact-Modus müssen die Daten nicht manuell übergeben werden.

Bei Anbindung mit Kostenstellen erfolgt die Übergabe der Daten über den Aufruf von ADDISON Controlling aus der Fremdsoftware.

Wichtiger Hinweis:

Sofern in tse:nit, cs:plus oder SBS die Auswahl "letzte 3 Jahre" eingestellt ist, ist der Aufruf ADDISON Controlling aus der Fremdsoftware nicht möglich, die Übergabe der Daten ist jeweils nur für ein Wirtschaftsjahr möglich.

Was ist bei der Aktivierung der Option "Fest definierte Farben + Schraffierungen in Grafiken" zu beachten?

Im Firmenstamm | Reiter "Auswertung" steht die Option "Fest definierte Farben + Schraffierungen in Grafiken" zur Verfügung. Mit der Aktivierung des Checks öffnet sich das Menü zur Zuordnung von Schraffierungen zu Wertarten. Im Kostenstellen- und Zeilenstamm werden zudem die neuen Felder für fest definierte Farben aktiviert.

Die jeweilige Schraffur wird in allen Auswertungen der "Infos" und der Abweichungsanalyse für die entspechende Wertart herangezogen. Eine abweichende Steuerung in einzelnen Auswertungen ist dann nicht mehr möglich. Die entsprechenden Reiter in der Grafik-Konfiguration sind ausgeblendet.

Die Grafikeinstellungen können für Änderungen über die Schaltfläche "Einstellungen" geöffnet werden.

Fest definierte Farben für Kostenstellen und Zeilen Durch die Aktivierung des Checks "Fest definierte Farben + Schraffierungen in Grafiken" wird im Kostenstellen- und Zeilenstamm das Feld "Farbe" aktiviert. Die jeweils eingestellten Farben werden in der entsprechenden Spalte angezeigt.

Die pro Zeile bzw. Kostenstelle definierten Farben werden für alle Auswertungen unter "Infos" und die Abweichungsanalyse gesteuert.

Die Farben stammen bei KSt-Info, KSt-Übersicht, KSt-Übersicht mit Konten, KoA-Übersicht und Abweichungsanalyse aus dem Zeilenstamm. Bei der Kostenarteninfo stammen die Farben aus dem Kostenstellenstamm.

Beim Aufruf der Grafiken in den Auswertungen werden die entsprechenden Reiter für individuelle Farbeinstellungen nicht angezeigt.

Individuelle Farben speichern Farben, die über den Menüpunkt "Mehr Farben…" definiert und ausgewählt wurden, sind in allen Menüpunkten verfügbar (Kostenstellen-/ Zeilenstamm und Grafik-Konfiguration). Über einen RGB-Code können individuelle Farben definiert werden.

Es werden die letzten 10 Farben zur Auswahl angeboten.

Austausch Modelle

Um ein neu ausgeliefertes Controlling-Modell auszutauschen muss folgender Ablauf berücksichtigt werden:

• Wechsel in das Projekt Controlling
• Stammdaten | Modelldaten
• Modell auswählen und löschen
• Über die Schaltfläche Import den Import von Stammdatenmodellen öffnen
• Auswahl Modell und Import (Der Import dauert nur sehr kurz, es erfolgt keine gesonderte Meldung nach Abschluss).
• Schließen Sie diesen Dialog.