Import Bewegungsdaten

Import Bewegungsdaten

Allgemein

Der Satzaufbau der Bewegungsdaten ist flexibel und wird über Konfigurationsdateien beschrieben bzw. durch Kopfzeilen in der Übergabedatei (ähnlich CSV-Dateien mit Spaltenbezeichnungen).

Datensätze können aufgrund ihres unterschiedlichen Inhaltes bzw. Bedeutung durch Satzarten unterschieden werden.

Dabei stehen folgende Satzarten zur Verfügung:

Typ	Satzart
=====Stammdatensatz=====	Überträgt Kontenstammdaten
=====Buchungssatz=====	Überträgt Buchungsdaten
=====Filialdatensatz (Zusatzadresse)=====	Überträgt die Filialadressen für bestehende Konten
=====Kombinierter Buchungs- und Stammdatensatz=====	Es können gleichzeitig Buchungs- und Kontenstammdaten übertragen werden.
=====Zahlungskonditionensatz=====	Überträgt Zahlungskonditionen
=====SEPA-Mandate=====	Legt SEPA-Mandate an, sofern diese im Vorsystem generiert, wurden
=====Bankenanlage=====	Legt Banken am Personenkonto an, wird nur benötigt, wenn mehr als 3 Banken angelegt werden sollen.
=====Stammdatensatz Unterkonten=====	Überträgt Unterkontenstammdaten für Sachkonten
=====Stammdatensatz Automatikumbuchung =====	Überträgt Stammdaten Automatikumbuchung für Sachkonten

Diese Satzarten werden durch die Konfigurationsdaten definiert, wobei die Reihenfolge selbst festgelegt werden kann.

Vorgehensweise der Datenübernahme

Die Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung / weitere / Datenübernahme / ADDISON Import-Treiber

Es Buchungen sowie Kontenstammdaten, die in Dateiform vorliegen und von externen Programmen z.B. von Fakturierprogrammen erzeugt wurden, in die Finanzbuchhaltung importiert werden. Dabei werden unterschiedliche Datenformate unterstützt.

Neu angelegte Konten sowie geänderte Konten werden protokolliert.

Werden Buchungen an Konten übergeben, die im System nicht vorhanden sind, werden diese Konten automatisch angelegt. Dies wird ebenfalls protokolliert.

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Einstellungen im Importvorlauf

Als Importperiode wird immer die aktuelle Buchungsperiode vorgeschlagen. Verfügt die Importdatei über ein Buchungsdatum, wird dieses zur Abgrenzung herangezogen.

Buchungsstapel

Der Feldinhalt wird vom Programm automatisch vorgeschlagen, kann jedoch überschrieben werden.

Anhängen an Stapel

Hier kann ein bestehender Buchungsstapel ausgewählt werden, an den die importierten Buchungen angehängt werden sollen.

Importdatei

Wählen Sie hier das Verzeichnis aus, in dem sich die Importdatei befindet.

Datei sichern und löschen

Ist dieser Check gesetzt, wird die Original-Importdatei gelöscht. Möchte Sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals auf die Daten zugreifen können, so ist zwingend ein Sicherungsverzeichnis zu hinterlegen.

Sicherungsverzeichnis

Geben Sie hier ein Verzeichnis an, in dem die Sicherungsdatei abgestellt werden soll. Das Verzeichnis muss ein anderes sein als das Importverzeichnis.

Konfiguration

Wird als Konfigurationsbeschreibung der Importdatei benötigt.

Datenübernahme - Optionen (Optionale Einstellungen)

Buchungsschlüsselvorgabe

Der hier eingegebene Buchungsschlüssel wird an alle Buchungen automatisch hinzugefügt (Ausnahme – Buchungen, die über einen AB-Buchungsschlüssel verfügen).

Buchungskreisvorgabe

Auswahl des Buchungskreises, in den die Buchungen importiert werden sollen.

Sofort aktualisieren

Dadurch werden die Konten sofort aktualisiert. Dieser Check ist zu empfehlen.

Nach Möglichkeit exklusiv ausführen

Der Mandant kann für die Zeit der Übernahme nur von einem Arbeitsplatz benutzt werden.

Nur neue Konten einfügen

Kontenänderungen werden ignoriert, die (Stamm)Datensätze werden nur bei neuen Konten importiert.

MS-DOS-Zeichensatz (ASCII)

In der Regel ist dieser Check nur zu setzen, wenn eine Winfib.asc aus einer MS-DOS Anwendung importiert werden soll.

Kein automatischer Mandantenwechsel (Import nur in aktuellen Mandant)

Mit dieser Option wird nur in den aktuell geöffneten Mandanten importiert. Ist in der Importdatei die Mandantennummer enthalten, muss diese mit dem aktuell geöffneten Mandanten übereinstimmen. Sie haben die Möglichkeit diese Option mit einem BBS-Attribut zu sperren. Dazu entfernen Sie in den Benutzerberechtigungen in der Sektion Fibu den Check für das Attribut Mandantenwechsel bei Import erlauben.

Dokumente importieren Mit dieser Option können Sie zusätzlich zu den Buchungen die zugehörigen Belege importieren. Die Vorgehensweise entnehmen Sie dem Kapitel 3.7. Belegverweisfeld und Import mit Belegen.

OCR-Erkennung durchführen Bei einem Import mit Dokumenten in Verbindung mit einer Archivierung über SBA kann über diese Option gesteuert werden, ob eine OCR-Erkennung durchgeführt werden soll. D.h. es wird aus jedem Dokument der Text ausgelesen und ebenfalls archiviert. Dadurch dauert der Import entsprechend länger.

Bei Skontoverbuchung von Anlagenkonten Rückbuchen auf Gkto. OP

Ist der Check nicht gesetzt, wird der Skonto nicht auf das Anlagenkonto, sondern auf das Skontokonto, das im Steuerschlüssel hinterlegt ist, zurückgebucht. Buchungen mit Leistungsdatum in den Leistungsmonat importieren Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit die Buchungen aufgrund des Leistungsdatums automatisch in die Leistungsperiode zu importieren. Die Option kann nicht in Verbindung mit Nettoaufteilungsbuchungen genutzt werden!

Um eine korrekte Behandlung der Vorsteuer zu gewährleisten, sollte diese Funktion nur aktiviert werden, wenn in der Importdatei neben dem Leistungsdatum auch der Versteuerungszeitraum gefüllt ist. Insofern dies nicht gegeben ist, sind die Buchungen nach dem Import ggf. anzupassen.

Bei Anzahlungen Automatikumbuchungen erstellen Mit dieser Option werden automatische Umbuchungen i.V. mit den Anzahlungsketten erstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Import von Anzahlungsketten.

Fehlerhafte Buchungen ebenfalls importieren Mit dieser Option werden auch fehlerhafte Buchungen importiert. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Import von fehlerhaften Buchungen.

Die Einstellungen im Importvorlauf und den Optionen werden pro Treiber-Eintrag gespeichert.

Vorschau der Daten

Die Vorschau der Daten starten Sie über den Button Vorschau.

Die Daten werden im Vorschaufenster angezeigt. Es besteht dabei noch die Möglichkeit in der Ansicht nach Buchungen und Stammdaten zu unterscheiden.

Die Vorschau kann beliebig oft durchgeführt werden. Die Plausibilitätsprüfungen sind weitestgehend die gleichen wie beim Import der Daten.

Import der Daten

Den Import der Daten starten Sie über den Button Import.

Am Ende des Importes wird ein Protokoll erstellt aus dem hervorgeht wie viel Datensätze importiert wurden. Ggf. werden hier auch falsche Daten protokolliert, z.B. falscher Steuerschlüssel.