Import / Datenrücksicherung

Import / Datenrücksicherung

Allgemein

Programmaufruf

Bereich Erweitert Menü Datentransfer / Datenimport /-export

Die Rücksicherung erfolgt über den Dialog zum Datenexport/-import.

Das Fenster ist in zwei Teile unterteilt.

Der Bereich Hauptdatenbank bezeichnet die aktuell in der ADDISON Software geöffnete Datenbank.

Im Bereich Sicherungsdatenbank wird die Datenbank angezeigt, die im Feld „Verzeichnis“ ausgewählt wurde.

Vorgehensweise

• Durch Markieren des Felds „Import auf gleiche Mandantennummer“ wird sichergestellt, dass in der Hauptdatenbank auf die Mandantennummer importiert wird, die in der Sicherungsdatenbank ausgewählt ist.
  Soll von der Sicherungsdatenbank auf eine andere Mandantennummer in der Hauptdatenbank importiert werden, darf das Kästchen nicht aktiviert sein.
• Über die Schaltfläche im Bereich „Sicherungsdatenbank“ wird der Mandant herausgesucht, für den das oder die Projekte in die Hauptdatenbank zurückgespielt werden soll.
• Soll auf eine andere Mandantennummer in der Hauptdatenbank importiert werden, ist über die Schaltfläche im Bereich „Hauptdatenbank“ die abweichende Mandantennummer, auf die importiert werden soll, anzugeben.
• Im Bereich „Sicherungsdatenbank“ ist in der Auswahlliste für die zu importierenden Projekte das Kästchen in der Spalte „importieren“ zu markieren.
• Über die Schaltfläche wird dann die Importfunktion gestartet.

1. Informationen zum Verfahren der Rücksicherung

• Die Projekte werden komplett ersetzt, ggf. nach der Sicherung neu erfasste Projektdaten in der Hauptdatenbank werden komplett entfernt.

• Die Referenzen auf Banken und ähnliche Stammdaten werden über Schlüsselsuchen aktualisiert.

• Soweit bekannt, werden Verweise auf die Mandantennummer durch die neue Mandantennummer ersetzt.

Ex- und Import von SEPA Lastschriftmandaten

Programmaufruf

Erweitert / Datentransfer / SEPA Mandatsimport-/Export

Programmzweck

Mit diesem Programmteil können SEPA Lastschriftmandate ex- und importiert werden. Dabei werden die Stamm- als auch Bewegungsdaten eines SEPA Lastschriftmandates exportiert:

• SEPA Mandatsstammdaten

• Historieneinträge, die die bisherigen
  SEPA Lastschrifteinzüge dokumentieren

• SEPA Mandatsversionen

Die SEPA Lastschriftmandate werden im CSV-Format exportiert.

Mit diesem Programm können Sie somit auch eine Datenrücksicherung der SEPA Mandate durchführen.

Des Weiteren können Sie mit diesem Programm die SEPA Lastschriftmandate von einer Firmen-Nr. auf eine andere übernehmen, falls Sie mit einer neuen Firmen-Nr. weiter arbeiten.

SEPA Lastschriftmandate exportieren

SEPA Mandate exportieren

Export Datei

Hier geben Sie ein Verzeichnis und den gewünschten Dateinamen für den Export vor.

SEPA Mandate aller Mandanten exportieren (ansonsten aktueller Mandant)

Wenn Sie diesen Check aktivieren, werden alle SEPA Lastschriftmandate aller im System vorhandenen Firmennummern/Mandanten exportiert. Wenn Sie die SEPA Lastschriftmandate von dem aktuellen Mandanten exportieren möchten, aktivieren Sie diesen Check bitte nicht.

Abgelaufene Mandate berücksichtigen

Dieser Check ist standardmäßig aktiviert.

Sollten Sie den Export vornehmen, um eine Datensicherung zu erstellen, sollt dieser Check aktiviert sein, damit auch beispielsweise der Status von frisch abgelaufenen SEPA Lastschriftmandaten korrekt im Importmandanten gepflegt wird.

SEPA Lastschriftmandate importieren

Import Datei

Hier wählen Sie die zu importierende Datei aus.

Bereits vorhandene SEPA Mandate überschreiben

Wenn Sie diesen Check aktivieren, werden bestehende SEPA Lastschriftmandate überschrieben. Ansonsten werden nur noch nicht vorhandene angelegt.

SEPA Mandate auf aktuellen Mandanten importieren (ansonsten auf Mandant(en) aus Import Datei)

Standardmäßig erfolgt der Import auf die gleiche Firmennr., die auch in der Datei enthalten ist.

Wenn Sie die SEPA Mandante auf den aktuellen Mandanten importieren möchten, der Export jedoch von einem anderen Mandanten erfolgt ist, müssen Sie diese Funktion aktivieren.

Das könnte bei einem Firmennr. Wechsel der Fall sein.

Wenn Sie beispielsweise mit einer neuen Firmennummer weiterarbeiten.

Beachten Sie bitte, dass die SEPA Mandats ID eindeutig sein muss. Sie dürfen keine SEPA Mandate für eine Bankverbindung mit der gleichen Mandats ID in 2 Firmen verwenden!

Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn sich in der SEPA Mandatsdatei ausschließlich Mandante für eine Firma/einen Mandanten befinden.

Nur SEPA Mandate des aktuellen Mandanten importieren

Wenn sich in der Exportdatei SEPA Mandate für mehrere Firmen befinden, werden nur die SEPA Mandate des ausgewählten Mandanten importiert.

Beschreibung Satzaufbau

Mandatsstammsatz (M)

0	Satzart	Nur „M“ möglich	Pflichtfeld
1	Mandanten Nr.	Das ist die Mandantennummer des Mandanten/Firma, der die Lastschriften einzieht	Pflichtfeld, wenn nicht auf den aktuellen Mandant (Kontrollkästchen) importiert wird
2	SEPA Lastschrift Mandatsreferenz	Gültige SEPA Mandatsreferenz (SEPA Spezifikation) nötig	Pflichtfeld
3	Fibu Konto-Nr. Kundenkonto	15 Stellen möglich, nur Ziffern	Pflichtfeld
4	IBAN	Korrekte IBAN notwendig	Pflichtfeld
5	Schuldnermandant Nr.	Schuldner – Mandant Nr. bei dem eingezogen wird. Nur für Kanzleiverwaltung, orientiert sich weitgehend am Fibukonto	kein Pflichtfeld
6	Typ	„Basislastschrift“ oder „Firmenlastschrift“	Pflichtfeld
7	Umdeutung	0 = nicht durch Umdeutung entstanden 1 = durch Umdeutung einer Einzugsermächtigung entstanden	Wird hier etwas anderes wie „1“ übergeben, dann bedeutet dies keine Umdeutung
8	Frequenz	„einmalig“ und „mehrmalig“ möglich	Wird dies falsch oder nicht befüllt entsteht ein Mehrmalmandat
9	Signaturdatum	Datum in EXAKT diesem Format nötig: TT.MM.JJJJ	kein Pflichtfeld
10	Anlagedatum	Aufbau wie Signatur	kein Pflichtfeld. Wenn es nicht aus der Datei kommt, wird das Tagesdatum verwendet
11	Druckdatum	Aufbau wie Anlagedatum	kein Pflichtfeld, bleibt leer wenn nicht übergeben
12	Bemerkungen	Freier Text möglich	kein Pflichtfeld
13	Erteilt für	Freier Text möglich	kein Pflichtfeld
14	Aktiv	0 = inaktiv 1 = aktiv	Wird mit aktiv befüllt, wenn etwas anderes als „0“ eingetragen ist.

Historiensatz (H)

0	Satzart	Nur „H“ möglich Ein Historiensatz muss unmittelbar auf Satzart „M“ folgen, damit es beim korrekten Mandat angelegt wird.	Pflichtfeld!
1	Mandanten Nr. (Gläubiger)	Das ist die Mandantennummer von dem Mandant/Firma, der die Lastschriften einzieht	Pflichtfeld
2	Mandatsreferenz	Gültige SEPA Mandatsreferenz (SEPA Spezifikation) nötig	Pflichtfeld
3	Fibukonto Nr. Kundenkonto	15 Stellen möglich, nur Ziffern	Pflichtfeld
4	Creditor Identifier	Gläubiger ID, gemäß SEPA Spezifikation zu befüllen	Pflichtfeld
5	Zahllaufdatum	Aufbau wie folgt „09.04.2015 13:08:52“, d.h. TT.MM.JJJJ HH:MM:SS	kein Pflichtfeld, wird wenn nicht vorhanden mit aktuellem Tagesdatum und Uhrzeit gefüllt
6	Fälligkeitsdatum	Aufbau wie Zahllaufdatum	Pflichtfeld
7	Gläubigername	Mit dem eingezogen wurde	Pflichtfeld
8	Zahlbetrag	Aufbau wie folgt „1,95“ oder „1500,00“	Pflichtfeld
9	IBAN	Korrekte IBAN notwendig	Pflichtfeld
10	SWIFT BIC	8 Stellen lang	Pflichtfeld
11	Surrogat ID Zahlsatz	Wird zum Zurücksetzen der Historie verwendet, wenn ADD Zahlsätze mit „Löschen und Rücksetzen“ gelöscht werden	kein Pflichtfeld

Versionssatz (V)

0	Satzart	Nur „V“ möglich Versionen beinhalten die Gläubiger ID und den Gläubigernamen bei Mandatsänderungen. Zu einem Mandatsstammsatz muss mindestens ein Versionssatz in der Importdatei vorhanden sein.	Pflichtfeld
1	Mandanten Nr. (Gläubiger)	Das ist die Mandantennummer von dem Mandant/Firma, der die Lastschriften einzieht	Pflichtfeld
2	Mandatsreferenz	Gültige SEPA Mandatsreferenz (SEPA Spezifikation) nötig	Pflichtfeld
3	Fibukonto Nr. Kundenkonto	15 Stellen möglich, nur Ziffern	Pflichtfeld
4	Version	Versionen müssen aufsteigend 1 – x übergeben werden, nicht durcheinander	Pflichtfeld
5	Anlagedatum	Muss aufeinander aufbauen, d.h. Version 2 muss später angelegt worden sein als Version 1, Aufbau exakt „TT.MM.JJJJ“	Pflichtfeld
6	Gläubigername	Gläubigername, mit dem eingezogen werden soll	Pflichtfeld
7	Creditor Identifier	Gläubiger ID, mit der eingezogen werden soll (gemäß SEPA Spezifikation)	Pflichtfeld
8	Erstverwendung der Version	Format exakt so „TT.MM.JJJJ HH:MM:SS“	kein Pflichtfeld
9	Übermitteltes Einzugsdatum bei Erstverwendung	Dass ist die Fälligkeit (Due – Date), dass in der SEPA Datei beim ersten Einzug mit dieser Version verwendet wurde. Aufbau wie Erstverwendungsdatum.	kein Pflichtfeld
10	Version gültig ab	Aufbau exakt „TT.MM.JJJJ“	Pflichtfeld
11	Surrogat - ID des Zahlsatzes der Erstverwendung.	Für Rücksetzung durch ADD, falls ein Zahlsatz nicht ausgegeben wird	kein Pflichtfeld