Institutionen

Verwalten der Institutionen

Allgemein

Die Verwaltung der Banken, Finanzämter, Gemeinden, Berufsgenossenschaften und weitern Geschäftsbeziehungen erfolgt zentral über die Institutionsverwaltung.

Der besseren Übersichtlichkeit halber werden nur die Mandanteninstitutionen in der Datenbank gespeichert. Die in der Kanzlei benötigten Institutionen werden einmalig importiert.

Wichtig: Die Importdateien werden von ADDISON nicht selbst gepflegt, sondern von verschiedenen öffentlichen Institutionen übernommen. Für deren Richtigkeit kann keine Gewähr geleistet werden.

Programmaufruf

Bereich Erweitert / Institutionen

Bedienung

Die Bedienung ist für alle Institutionen identisch.

Auswahl

Auswahl der Institution (Bank, Finanzamt, Gemeinde):

#3483540: Software zmisdoku image164.png

Importieren von Institutionen

Sind noch keine Institutionen vorhanden oder wird eine neue Institution benötigt, so kann diese aus der Gesamtauswahl in die Kanzleiebene importiert werden.

Zunächst muss eine Änderung der Anzeige der Daten erfolgen. Hierzu muss die Angabe der Quelle geändert werden.

#3483538: Software zmisdoku image165.png

Bedeutung der Quelloptionen:

verwendet
zeigt die Datensätze an, die bereits in einem Mandanten verwendet werden bzw. wurden und somit in der Datenbank vorhanden sind
alle
zeigt alle Datensätze der Importdatei an

Innerhalb des Imports kann nach verschiedenen Kriterien gesucht werden:

Eingabe der Nummer
(Suche nach BLZ, Finanzamts- oder Gemeindenummer)
Eingabe Teil des Namens
(Suche nach beginnt mit durch einfache Eingabe wie z. B. ludwigs oder beinhaltend durch Eingabe mit Stern wie z. B. *wigsburg)

Bank suchen

Mit Anklicken des Namens und Anklicken der Schaltfläche Übernehmen oder mit Doppelklick wird die gewünschten Institution in die Institutionsverwaltung der Datenbank übernommen.

Wichtig: Es werden alle Datensätze der Datenbank aktualisiert. Grundlage für die Aktualisierung ist der Inhalt der Importdatei. Die Änderungen werden protokolliert und im Listenmanager abgelegt.

Neuanlage von Institutionen

Allgemein

Über die Schaltfläche #3483539: Software zmisdoku image166.png kann eine neue Institution

angelegt werden.

Neuanlage Bank

Wird eine neue Bank angelegt, ist das Land Deutschland vorbelegt. Über das Symbol #3483549: Software zmisdoku image101.png kann ein anderes Land gewählt werden.

Bei einer deutschen Bank sind die Felder SWIFT BIC, Bezeichnung und Bankleitzahl zwingend zu erfassen.

Bei einer ausländischen Bank wird das Feld Bankleitzahl automatisch ausgegraut und ist nicht zu erfassen.

Bei der Neuanlage von deutschen Banken besteht die Möglichkeit eine Filialnummer einzugeben. Dadurch können mehrere Banken mit der gleichen Bankleitzahl verwaltet werden.

Registerkarte Ansprechpartner

Hier können beliebig viele Ansprechpartner bei der jeweiligen Institution hinterlegt werden.

Registerkarte SEPA bei Banken

#3483551: Software zmisdoku image167.png

Abweichende Vorlauftage

Sofern eine Bank vom Standard abweichende Vorlauftage mitteilt, können diese durch Aktivieren der Option abweichende Vorlauftage erfassen hier hinterlegen. Solange die Standardwerte gültig sind, werden diese informativ angezeigt.

Aktualisieren bei Gemeindebezeichnungen

Gemeindebezeichnungen

Bei der Aktualisierung von Gemeinden wird die Bezeichnung der Gemeinde nicht überschrieben. Individuelle Anpassungen der Bezeichnungen bleiben somit bestehen.

Damit bestehende Unterschiede geprüft und ggf. manuell angeglichen werden können, werden abweichende Bezeichnungen im Protokoll zur Gemeindeaktualisierung ausgegeben.

ADDISON Online-Aktualisierung der Institutionen

Programmaufruf

Bereich Erweitert | Institutionen | ADDISON Online-Aktualisierung

Programmzweck

Die Aktualisierung der Banken, Finanzämter, Gemeinden und Berufsgenossenschaften erfolgt zentral über die ADDISON Online-Aktualisierung.

Bei Start der ADDISON Online-Aktualisierung wird angezeigt, ob die vorliegenden Daten aktuell bzw. nicht mehr aktuell sind. Sofern Daten nicht aktuell sind, können diese heruntergeladen und aktualisiert werden:

#3483552: Software zmisdoku image168.png

Herkunft der Institutionsdaten

Die Importdateien werden von ADDISON nicht selbst gepflegt, sondern von verschiedenen öffentlichen Institutionen übernommen.

Für deren Richtigkeit kann von ADDISON keine Gewähr übernommen werden:

Versionsverwaltung

Durch eine Versionsverwaltung der Dateien auf der ADDISON-Update-Homepage werden Sie pro einzelner Datei jeweils direkt über die Aktualität der Dateien informiert:

aktuell = die vom Programm verwendeten Dateien
sind auf dem aktuellsten Stand.
aktualisieren = die vom Programm verwendeten Dateien
sind nicht auf dem aktuellsten Stand und
können aktualisiert werden.

Abgleichen und importieren

Sie können entscheiden, ob sie die Dateien einzeln (durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag) oder alle zusammen abgleichen und importieren wollen.

Automatische Aktualisierung

Eine automatische Aktualisierung der Institutionen erfolgt durch den ADDISON Update Server sowie bei Updates über DVD, sofern neue Daten bereitgestellt sind.

BBS

Der Aufruf der ADDISON Online-Aktualisierung kann per Benutzerverwaltung über das BBS-Attribut ADDISON InfoCenter im Projekt ZMIS gesperrt werden.

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