Istdaten
Istdaten
Programmzweck
Das Menü Istdaten verwaltet Statistikwerte, verschiedene Buchungen und Journale.
Es können Statistikwerte erfasst werden und Buchungen/Umbuchungen/Manuelle Buchungen und Dauerbuchungen veranlasst werden.
Statistikwerte
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Statistikwerte.
Dieser Dialog verwaltet die Mengen von Statistikzeilen als Monatssalden. Statistikzeilen haben keine Beträge. Die Planwerte können auch unter Planung / Planerfassung geplant werden.
Ist unter Planung / Saisonkurve die Option "kostenstellenspezifische Saisonkurve" eingeschaltet, dann bietet dieser Dialog über den Planwertfeldern eine Schaltfläche zur kostenstellenspezifischen Berechnung der Saisonkurve. Die Schaltfläche (mit Grafik-Symbol) ist nur aktiv, wenn die für die Saisonkurve relevante Statistikzeile ausgewählt wurde.
Wird nach Änderung der Saisonkurve die Planzahlenhochrechnung nicht wiederholt, dann sind im Planungsdialog die Monatsaufteilungen ggf. einzeln mit [F7] zu aktualisieren.
Kostenstelle Statistikzeile
Um mit den Pfeilen der Symbolleiste statt Statistikzeilen die Kostenstellen zu wechseln, ist diese Einstellung umzuschalten.
Die Einstellung wird benutzerspezifisch gespeichert.
Istmengen
Steht die Eingabemarkierung im ersten Monatsfeld, dann kann der Wert mit [F9] in alle Monate kopiert werden. [F9] kopiert auch aus jedem beliebigen Monat in alle Folgemonate.
Planmengen
Wenn eine Benutzerberechtigung für die Planung vorliegt, dann sind die Eingabefelder für die Planmengen aktiviert.
Statistikwerte-Schnellerfassung
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Statistikwerte-Schnellerfassung.
Die Statistikwerte-Schnellerfassung ermöglicht eine schnelle und übersichtliche Erfassung der Statistikwerte in Tabellenform. Die Ansicht zeigt alle relevanten Statistikzeilen pro Kostenstelle oder alle Kostenstellen pro Statistikzeilen auf einen Blick. (Die Anzeige kann über die Register am unteren Rand geändert werden.)
Optional können Ist- oder Plandaten erfasst werden
Erfassungstabelle
- Mit [F9] werden Werte in nachfolgende Monate kopiert.
- Mit Shift+[F9] werden Werte innerhalb eines Monates auf alle angezeigten Kostenstellen bzw. Statistikzeilen kopiert.
- Nach Markierung einer Zeile mit der linken Maustaste auf der Zeilenbezeichnung werden die Werte der ganzen Zeile mit der Entf-Taste gelöscht. Gleiches gilt für Spalten oder die individuelle Markierung mehrerer Felder.
- Gesperrte Monate sind mit blauem Hintergrund markiert
Vorlaufdialog Buchen
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Buchen/Umbuchen/Manuelle Umlage/Dauerbuchungen.
Der Vorlaufdialog dient zur Auswahl oder Neuanlage der Buchungsstapel.
Buchungsdatum
Der laut Verarbeitung / Monatswechsel vorgeschlagene aktuelle Monat ist überschreibbar. (Über Tastatur: [Bild]-Tasten). Der Monat muss im ausgewählten Wirtschaftsjahr sein.
Buchungsstapel
Der Buchungsstapel benötigt eine eindeutige Bezeichnung. Die Stapelbezeichnung kann nachträglich geändert werden.
Buchungsmaske (nur Dialog buchen)
Es stehen folgende Buchungsmasken zur Auswahl:
- Standard
- Buchen mit Konto (statt Angabe einer Kostenart)
- Buchen mit Währung
- Buchen mit Konto + Währung
- Kostkreis:
Auswahl des Kostkreises
Buchen
Der markierte Buchungsstapel wird zur Bearbeitung geöffnet.
Neu
Zur Anlage eines Buchungsstapels wird zunächst ein Buchungsdatum vorgeschlagen. Als Schlüsselbegriff ist eine Bezeichnung für den Buchungsstapel einzugeben.
Löschen
Diese Schaltfläche löscht den markierten Buchungsstapel.
Info
Die Info zeigt die Buchungen des markierten Buchungsstapels.
Aktualisieren
Aktualisiert den ausgewählten Buchungsstapel.
Buchen
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Buchen.
Im Controlling können abweichend zur Finanzbuchhaltung einseitige Buchungen erfasst werden. Zur Erfassung von Vorjahreswerten ist vorher das entsprechende Wirtschaftsjahr auszuwählen.
Hinweis:
Die regelmäßige Buchung im Controlling erschwert den Abgleich mit der Finanzbuchhaltung.
!Controlling controlling image359.png Suchfunktion
Das Symbol öffnet einen Dialog zur Auswahl der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten.
Buchungsdatum
Buchungsmonat und Stapelbezeichnung entsprechen der Angabe im Buchungsvorlauf. Über die Suchfunktion kann direkt auf einen anderen Buchungsstapel gewechselt werden.
Belegdatum
Das Belegdatum kann vom Buchungsmonat abweichen. Monats- und Jahresangabe werden automatisch ergänzt.
KSt/KTr
Auswahl von Kostenstelle/Kostenträger.
Konto
Dieses Feld erscheint nur bei den Buchungsmasken 2 und 4 (Buchen mit Konto). [F2] bietet die Kontensuche der Fibu an. Die Eingabe eines Fibu-Kontos führt automatisch zur dazugehörigen Kostenart. Wird in diesen Buchungsmasken die Kostenart direkt eingegeben, dann springt die Eingabemarkierung bei der nächsten Buchung automatisch in das Feld Kostenart.
Kostenart
Auswahl der Kostenart
Saldo(1)
Dieses Feld zeigt den aktuellen Saldo an.
Kto/LA
Bei den Buchungsmasken 1 und 3 (Buchen ohne Konto) erscheint hier in Übernahmebuchungsstapeln aus FIBU oder LOHN das Fibu-Konto oder die Lohnart. Die automatische Zuordnung zur Kostenart erfolgt über die Kostenartenzuordnung im Zeilenstamm oder direkt im Lohnartenstamm.
W.-SL
Dieses Feld zur Eingabe/Auswahl des Währungsschlüssels erscheint nur bei Buchungsmaske 3 und 4 (Buchen mit Währung). Es wird dann ein Dialog zur Eingabe des Tageskurses gezeigt. Ist bereits ein Tageskurs gespeichert, wird dieser vorgeschlagen. Die Eingabe des Hauswährungsbetrags führt zur Berechnung des Tageskurses.
Die Verwaltung der Währungskurse erfolgt auch über den Menüeintrag Firma / Währungskurse mit der Schaltfläche Kurse.
Wert
Bei Eingabe ohne Komma wird das Komma automatisch gesetzt (aus 1000 wird 10,00).
Buchwert
Dieses Feld erscheint nur bei den Buchungsmasken 3 und 4 (Buchen mit Währung) zur Anzeige des Hauswährungsbetrags.
Wertart
1 = Betrag (fix+var.), 2 = Fixwert, 3 = variabler Wert, 4 = Menge. Die Wertart Betrag (Standardwert) teilt den fixen und variablen Bestandteil laut Kostenartenstamm auf.
Text
Hier kann ein Buchungstext erfasst werden.
Buchen
Eine vorzeitige Verbuchung bietet die Kurzbuchungstaste [+].
Kontrollsumme
Die Kontrollsumme ist jederzeit überschreibbar (mit [Enter] bestätigen) und addiert jede nachfolgende Buchung. Sie ist mit umgekehrtem Vorzeichen vorzugeben, wenn Zielbetrag=0
!Controlling controlling image359.png Buchungsinfo
Diese Schaltfläche am rechten Rand öffnet wie [F5] die Buchungsinfo, die auch Suchfunktionen bietet.
!Controlling controlling image361.png Erfassungsjournal
Über das Erfassungsschema ([F7]) werden wie in der Fibu Eingabefelder übersprungen und Werte dupliziert.
Anzeige der Buchungen
Die Liste aller Buchungen des aktuellen Buchungsstapels zeigt die Buchungen zur Auswahl per Mausklick an. Der Doppelklick, die Schaltfläche Ä oder die [+]-Taste aktivieren die markierte Buchung zur Änderung. Im Anzeige- oder Änderungsmodus löscht die Papierkorb-Schaltfläche der Symbolleiste die Buchung.
[Strg]+[F1]
Sprung zur Liste der Funktionstastenbelegung
Umbuchen
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Umbuchen. Damit für Umbuchungen nicht zwei separate Buchungen erfasst werden müssen, gibt es den folgenden Umbuchungsdialog.
von/an KSt von/an KoArt
Die Suchfunktion erleichtert die Auswahl von Kostenstelle/Kostenträger bzw. Kostenart. Der Wert aus dem Feld "von KoArt" wird automatisch in das Feld "an KoArt" dupliziert und ist überschreibbar.
Saldo (WArt1)
Diese Felder zeigen den aktuellen Saldo an.
(von) WArt (an) WArt
1 = Betrag (fix+var.), 2 = Fixwert, 3 = variabler Wert, 4 = Menge. Die Wertart Betrag (Standardwert) teilt den fixen und variablen Bestandteil laut Kostenartenstamm auf.
übrige Felder siehe Buchen
Manuelle Umlage
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Manuelle Umlage.
Dieser Dialog ermöglicht mit wenigen Angaben eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung (IBL) einzelner Kostenstellen. Dazu muss für die abgebende Kostenstelle eine Umlagezeile im Zeilenstamm definiert sein, z.B. zur Verrechnung geleisteter Maschinenstunden an andere Kostenstellen. Die Multiplikationstaste dupliziert den vorherigen Feldinhalt.
Umlageart
- eingegebene Menge x IBL-Preis (Verrechnungspreis)
- eingegebene Menge x Preis (manuell)
- Eingabe Betrag (Felder Menge und IBL-Preis sind inaktiv)
abgebende KSt empf. KSt
Die Suchfunktion erleichtert die Auswahl von abgebender und empfangender Kostenstelle (bzw. Kostenträger).
Umlagezeile
Die abgebende Kostenstelle bestimmt automatisch die Umlagezeile.
Menge
Hier ist die Leistungsmenge einzugeben. Bei Eingabe ohne Komma wird das Komma automatisch gesetzt (1000 10,00).
IBL-Preis
Je nach Umlageart ist der Verrechnungspreis aus dem Zeilenstamm vorgegeben oder ein manueller Verrechnungspreis einzutragen (z.B. ein Maschinenstundensatz).
Betrag
Nur bei der 3. Umlageart ist der Betrag manuell anzugeben.
übrige Felder siehe Buchen
Dauerbuchungen
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Dauerbuchungen.
Als Dauerbuchungen können z.B. kalkulatorische Kosten erfasst werden. Erst die Übernahme der markierten Dauerbuchungsstapel kopiert die vordefinierten Werte in einen echten Buchungsstapel. Dieser Stapel ist danach noch änderbar. Das Belegdatum wird automatisch eingesetzt. Die erste Planhochrechnung für ein Wirtschaftsjahr kopiert die Dauerbuchungsstapel automatisch ins neue Jahr. Der Klick auf einem Spaltentitel sortiert die Spalte.
Zunächst ist ein Dauerbuchungsstapel über die Schaltfläche Neu zu erfassen. Die angelegten Stapel sind dann monatlich mit der Schaltfläche "markierten Stapel übernehmen" zu übernehmen. Die monatliche Übernahme der Dauerbuchungen kann auch im Rahmen einer Jobkette automatisch erfolgen.
Dauerbuchungsstapel
Der Name des Dauerbuchungsstapels ist der Schlüsselbegriff.
Buchen
Die Schaltfläche öffnet den markierten Dauerbuchungsstapel zur Bearbeitung.
Neu
Für die Anlage eines neuen Dauerbuchungsstapels ist als Schlüsselbegriff eine Stapelbezeichnung einzugeben.
Löschen
Die Schaltfläche löscht den markierten Dauerbuchungsstapel.
Info
Die Info zeigt die Buchungen des markierten Buchungsstapels.
markierte(n) Stapel übernehmen
Multiselektion ist möglich. Erst die Übernahme der markierten Dauerbuchungsstapel kopiert die vordefinierten Werte in einen bzw. mehrere Buchungsstapel, die danach unter Istdaten / Buchen angesehen und geändert werden können.
Systembuchungen
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Systembuchungen.
Systembuchungsstapel werden gebildet durch die Übergabe aus der ADDISON Finanzbuchhaltung. Mit einem individuellen Importformat können Importe ebenfalls als Systembuchungen abgestellt werden. Auch Konsolidierungsdaten werden als Systembuchungen verwaltet. Eine manuelle Änderung ist nicht möglich, da die Aktualisierung über eine Wiederholausgabe aus der ADDISON Finanzbuchhaltung bzw. durch Wiederholung der Konsolidierung automatisiert erfolgt.
Buchungsdatum Buchungsstapel
Das Buchungsdatum und die Bezeichnung des markierten Systembuchungsstapels werden hier angezeigt.
Löschen
Diese Schaltfläche löscht den markierten Buchungsstapel.
Info
Die Info zeigt die Buchungen des markierten Buchungsstapels.
Aktualisieren
Falls in Ausnahmefällen Buchungsstapel ohne sofortige Aktualisierung übergeben wurden, können sie mit dieser Schaltfläche jederzeit aktualisiert werden.
Erfassungsjournal
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Erfassungsjournal.
Das Erfassungsjournal druckt die Buchungen z.B. zur Kontrolle aus. Die Buchungsstapel bleiben verfügbar, um weitere Buchungen oder Korrekturen zu erfassen. ADDISON Finanzbuchhaltung- und Lohnstapel, die nach der Übernahme geändert wurden, erhalten im Journal einen Änderungshinweis.
Die Funktion der Schaltflächen entspricht den nachfolgenden Angaben im Kapitel Istdaten / Buchungsjournal.
Buchungsjournal
Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Buchungsjournal.
Journalisierte Buchungsstapel sind für die Bearbeitung gesperrt. Die Sperrung eines Buchungsstapels durch die Journalisierung kann über den Menüeintrag Stammdaten / Pflegeprogramme für jeden Monat wieder aufgehoben werden.
Auswahl
- Originaldruck von noch nicht gedruckten Buchungsstapeln
- Wiederholungsdruck (Auswahl aus allen Buchungsstapeln)
>>> alle >>>
Diese Schaltflächen wählen einen bzw. alle links markierten Stapel aus.
<<<
Die rechts markierten Buchungsstapel werden zurückgesetzt.
Diese Schaltfläche startet den Druck des Buchungsjournals.
Ist-Schnellerfassung
Enthalten in Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Istdaten / Ist-Schnellerfassung.
Neben der automatischen Datenübergabe aus der Finanzbuchhaltung, dem Import von Istwerten und den Buchungsdialogen von ADDISON Controlling bietet die Schnellerfassung vor allem für die Unternehmensberatung ein effizientes Werkzeug zur Eingabe von Ist-Daten.
Insbesondere für neue Mandate können so vor der eigentlichen Datenübernahme die Salden in Tabellenform eingegeben werden, um erste Planszenarien abzubilden.
Aber auch zur Eingabe von statistischen Werten (Betrag oder Menge) bietet sich die Schnellerfassung an.
Das System legt automatisch Systembuchungsstapel für jeden Monat des ausgewählten Wirtschaftsjahres an. Bei jeder Eingabe wird der Wert sofort in dem entsprechenden Monat gebucht und kann auch sofort über parallel geöffnete Auswertungen angezeigt werden. Eine Überarbeitung der per Schnellerfassung erfassten Beträge bzw. Mengen ist jederzeit möglich. In der Schnellerfassung werden ausschließlich die dort erfassten Werte angezeigt.
Die Zeilenbezeichnung steht automatisch im Buchungstext.
Erfassungstabelle
- Zeilen, die im Zeilenstamm mit Vorzeichenumkehr definiert sind, werden durch einen * gekennzeichnet. In diesem Fall sind z.B. die Erlöse ohne das negative Vorzeichen zu erfassen.
- Mit [F9] werden Werte in nachfolgende Monate kopiert.
- Mit Shift+[F9] werden Werte innerhalb eines Monates auf alle angezeigten Kostenstellen bzw. Kostenarten kopiert.
- Nach Markierung einer Zeile mit der linken Maustaste auf der Zeilenbezeichnung werden die Werte der ganzen Zeile mit der Entf-Taste gelöscht. Gleiches gilt für Spalten oder die individuelle Markierung mehrerer Felder.
Jahreswertspalte: Die direkte Eingabe eines Jahreswertes verteilt diesen ggf. im Verhältnis der vorherigen Monatswerte oder laut Saisonkurve und rundet nach der Einstellung im Dialog Planhochrechnung.
Im Gegensatz zum Dialog Planerfassung wird hier nicht die Möglichkeit angeboten, optional auf gesperrte bzw. abgerechnete Perioden zu planen.
- Gesperrte Monate sind mit blauem Hintergrund markiert
Wenn Shift-Taste und Löschsymbol gleichzeitig gedrückt werden, können die Daten der Schnellerfassung des ausgewählten Wirtschaftsjahres in einem Schritt für alle Kostenstellen des ausgewählten Kostkreises gelöscht werden.