Kalender-Erfassung
Kalender-Erfassung
Programmaufruf
Programmzweck
Mit dieser zusätzlichen Stunden-Erfassung besteht die Möglichkeit, die Datenerfassung von monatlichen Bewegungsdaten wesentlich zu beschleunigen und fehlerfreier
zu gestalten.
Die Kalender-Erfassung ersetzt nicht die Erfassung variabler Daten.
So ist es z. B. möglich, mittels eines vordefinierten Erfassungsschlüssels (ES) die monatlichen Stunden für die Arbeitnehmer, zeitraumbezogen mit einer einzigen bzw. wenigen Eingaben zu erfassen.
Hierbei werden die Datensätze für den eingegebenen Zeitraum vom Programm automatisch kalendertäglich generiert und in der Erfassungsmaske dargestellt.
Uhrzeit-Erfassung
Eine weitere Erfassungsvariante ist die Uhrzeit-Erfassung.
Mit dieser Erfassung wird anhand vom täglichen Arbeitsbeginn (Uhrzeit Von) und dem Arbeitsende (Uhrzeit Bis) programmseitig die tägliche Arbeitszeit ermittelt und für den zugeordneten Erfassungsschlüssel generiert.
Erfassungsmonat festlegen
Der in den Steuerungsdaten eingestellte Monat wird beim Aufruf der Kalender-Erfassung automatisch angeboten. Das gleiche gilt für eine in den Steuerungsdaten eingetragene Personalnummer.
Besteht keine Personalselektion, beginnt die Kalender-Erfassung mit der ersten aktiven Personalnummer.
Ausgeschiedene Arbeitnehmer werden nicht angeboten, sofern die Funktion „Ausblenden von ausgeschiedenen Arbeitnehmern“ aktiviert ist.
Steuerung der Kalender-Erfassung
Über die Schaltfläche Steuerung können die Grundeinstellungen der Kalender-Erfassung festgelegt werden:
- Erfassungsart (Stunden- oder Uhrzeit-Erfassung)
- Erfassung für bestimmte Wochentage
- Erfassung für Samstage und Sonntage
- Erfassung für Feiertage
- Felder festlegen für die Erfassung
- Felder festlegen für die Anzeige
- Abzug und Gutschrift bei Uhrzeit-Erfassung
Grundeinstellungen Standard
Wichtiger Hinweis
Die Grundeinstellungen für die Kalender-Erfassung werden mandanten- aber nicht benutzerbezogen verwaltet!
Anzeige der Erfassung
Die Anzeige der Kalender-Erfassung sieht wie folgt aus:
Feiertage
Die gesetzlichen Feiertage pro Bundesland des Mandanten bzw. individuell erfasste Feiertage (siehe Mandant / Str.1 / Feiertage) werden in der Anzeige dunkelblau unterlegt.
Samstage und Sonntage
Samstage und Sonntage können über die Schaltfläche Steuerung für die Anzeige eingeblendet werden und sind ebenfalls entsprechend farblich gekennzeichnet.
- Samstage = hellbau
- Sonntage = mittelblau
Erfassung „Direkt“ in den Erfassungsspalten
Außer den automatischen Datensatz-Generierungen innerhalb der Zeitraum-Erfassung, können Daten auch direkt in die einzelnen Erfassungsspalten eingegeben werden.
Dies gilt für die Stunden-Erfassung wie auch für die Uhrzeit-Erfassung.
Auswahldialoge innerhalb des Datenfeldes (durch Pfeil nach unten dargestellt) können durch anklicken in den folgenden Feldern geöffnet werden:
- Lohnart
- ES (Erfassungsschlüssel
- Kostenstelle
- Kostenträger (Baustelle)
Duplizieren der vorherigen Zeile
Mit der Mal-Taste (x) bzw. der Plus-Taste (+) wird der jeweilige Wert des Feldes der vorigen Erfassungszeile analog zur Erfassung variabler Daten dupliziert.
Auf Laptops mit der Funktionstaste „Fn“ in Verbindung mit der Plus-Taste (+).
Mehrfacheingaben auf den gleichen Kalendertag in der direkten Erfassung
Der Kalendertag für den Mehrfacheingaben erfasst werden sollen, ist immer innerhalb der Kalender-Erfassung zu markieren.
Mit Buchstabe „P“ oder mit der Plus-Taste (+) wird für den markierten Kalendertag eine weitere Erfassungszeile eingefügt.
Auf Laptops mit Buchstabe „P“ oder mit der Funktionstaste „Fn“ in Verbindung mit der Plus-Taste (+).
Eigener Erfassungsablauf (Erfassungsspalten verschieben)
Neben dem Ausblenden von Eingabefeldern (über die Schalt-fläche Steuerung) besteht zusätzlich die Möglichkeit die Reihenfolge der einzelnen Erfassungsspalten selbst zu gestalten.
Das bedeutet, mittels der Symbole 
Wichtiger Hinweis
Eine Veränderung des Erfassungsablaufes wirkt sich derzeit mandanten- und benutzerübergreifend aus.
Es ist vorgesehen, künftig eigene individuelle Erfassungsabläufe abzuspeichern und sie bei Bedarf aufzurufen.
Über das Menü zur Kalender-Erfassung 
Einführung
Diese Form der Stunden-Erfassung ermöglicht die automatische Generierung von variablen Datensätzen für einen vorgegeben Zeitraum.
Anhand von Erfassungsschlüsseln, für die Lohnarten hinterlegt sind, erfolgt die Generierung für den jeweils vom Anwender vorgegebenen Zeitraum.
Erfassungsart festlegen
Im Register Steuerung muss die Erfassungsart
Stunden-Erfassung (Datum von-bis) festgelegt werden.
Personal-Selektion
Hier erfolgt auch die Selektion, welcher Arbeitnehmerkreis für die Kalender-Erfassung zugelassen ist. Die Erfassung für gewerbliche Arbeitnehmer ist als Standard vorbelegt.
Einzelne Arbeitnehmer können im Register Stammdaten / Personal /Pers.-2 von der Kalender-Erfassung ausgeschlossen werden.
Nicht selektierte oder ausgeschlossene Arbeitnehmer, werden demzufolge in der Personalauswahl auch nicht angezeigt.
Stunden-Erfassung (Datum von - bis)
Über die Schaltfläche Zeitraum erfassen wird das entsprechende Erfassungsregister angezeigt.
Zeitraum von – bis festlegen
Hier erfolgt die Festlegung des Zeitraums. Wird das Eingabefeld „Zeitraum von“ mit der Tabulator-Taste bestätigt, setzt das Programm automatisch den ersten Kalendertag des zu bearbeitenden Monats ein. Bei Bestätigung des Eingabefeldes „Zeitraum bis“ mit der Tabulator-Taste wird automatisch der letzte Kalendertag des Monats eingesetzt.
Abweichende Zeiträume können direkt eingetragen werden, oder über das Fernglas wird der Kalender des lfd. Monats angeboten.
Erfassung für mehrere Arbeitnehmer
Sind mehrere Arbeitnehmer mit dem gleichen Erfassungs-schlüssel aber mit unterschiedlichen Zeiträumen zu erfassen, so kann über das Fernglas der nächste Arbeitnehmer ausgewählt werden und der Zeitraum über die entsprechende Schaltfläche gelöscht werden. In der Zeitraumerfassung ist dann der Zeitraum für den nächsten Arbeitnehmer festzulegen
Wichtiger Hinweis
Die Erfassung des Zeitraums kann sich auch über mehr als einen Kalendermonat erstrecken.
Personal-Selektion
Grundsätzlich erfolgt die Erfassung für den eingestellten Arbeitnehmer. Anhand der Personal-Selektion besteht jedoch die Möglichkeit die Generierung der Datensätze gleich für mehrere Arbeitnehmer durchzuführen. Die Selektionskriterien sind identisch mit den Steuerungsdaten.
Erfassungsschlüssel (ES) verwalten
Erfassungsschlüssel sind individuelle Schlüssel, welche vom Anwender selbständig angelegt und verwaltet werden.
Erfassungsschlüssel sind sinnvoll, wenn kalendertäglich erfasst werden soll und geleistete Stunden, Arbeitsausfall, Kurzarbeit, Krankheit oder Urlaubstage etc. für einen längeren Zeitraum zu erfassen sind.
Erfassungsschlüssel (ES) anlegen
Die Nummer des ES ist frei wählbar. Zusätzlich kann ein individueller Text mit vergeben werden, welcher in der Erfassung mit angezeigt wird. Dem ES muss immer eine Lohnart zugewiesen werden.
Sofern für den definierten Erfassungsschlüssel die Anzahl der Stunden bekannt sind, so können diese direkt beim ES hinterlegt werden. Die Stundenzahl wird bei der Zeitraum-erfassung bei der Eingabe des Schlüssels automatisch angeboten, sie kann jedoch überschrieben werden.
Wichtiger Hinweis
Erfassungsschlüssel (ES) müssen nicht zwingend numerisch sein, sondern können auch als Textfeld angelegt werden.
Die in den Erfassungsschlüsseln angekreuzten Zeitabzüge oder Zeitgutschriften werden nur aktiv innerhalb der Uhrzeit-Erfassung.
Wichtiger Hinweis
Die Erfassungsschlüssel werden mandanten- und benutzerübergreifend verwaltet! Über die Schaltfläche Drucken kann eine Liste der aktuell vorliegenden Erfassungsschüssel ausgegeben werden.
Tägliche Stunden
Folgende Möglichkeiten für die Stundeneingabe stehen zur Verfügung:
- Stundeneingabe manuell (Direkteingabe im Feld Tägliche Stunden)
- Stunden aus dem Erfassungsschlüssel übernehmen
- Stunden aus den hinterlegten Zeittabellen gemäß der Zeitverwaltung
Kostenstelle / Kostenträger (Baustelle)
Innerhalb der Kalendererfassung ist analog zur Erfassung variabler Daten eine Erfassung von Kostenstellen und/oder Kostenträger (Baustelle) möglich.
Wichtiger Hinweis
Dabei kann entweder direkt auf die im ADDISON Controlling (Kontrollkästchen Zugriff auf KOST-Stammdaten im Register Steuerungsdaten / ADDISON-Jobs / Export Kostenrechnung) oder auf die Register Mandant / Text angelegten Kostenstellen/Kostenträger zugegriffen werden.
Buchen
Über die Schaltfläche Buchen werden die Bewegungen für die erfassten Zeiträume und für die getroffenen Personalselektionen automatisch generiert und in die Anzeige der Kalender-Erfassung übernommen.
Uhrzeit-Erfassung
Mit dieser Erfassungsvariante wird für den vorgegebenen Zeitraum anhand vom täglichen Arbeitsbeginn „Von“ und dem Arbeitsende „Bis“, die Arbeitszeit automatisch ermittelt und evtl. festgelegte Zeitabzüge für Pausenzeiten oder Zeitgutschriften mitberücksichtigt.
Erfassungsart festlegen
Im Register Steuerung muss die Erfassungsart Uhrzeit-Erfassung (Uhrzeit von-bis) festgelegt werden.
Abzug (Uhrzeit-Erfassung)
Die Kalender-Erfassung bietet bei der Uhrzeit-Erfassung die optionale Möglichkeit Abzüge wie auch Gutschriften für einen Kalendertag automatisch zu generieren. Voraussetzung ist die Verwendung von Erfassungsschlüsseln.
Die Höhe des automatischen Abzugs (z. B. für Arbeitspausen) wird im Register Steuerung festgelegt. Der eingetragene Abzug erfolgt, wenn die jeweilige Stundengrenze überschritten wird und mit einem Erfassungsschlüssel gearbeitet wird. Eine Addition mehrerer Abzüge erfolgt nicht.
Gutschrift (Uhrzeit-Erfassung)
Die Höhe der automatischen Gutschrift wird ebenfalls im Register Steuerung festgelegt. Es erfolgt die festgelegte Gutschrift, wenn die jeweilige Stundengrenze überschritten wird und mit einem Erfassungsschlüssel gearbeitet wird.. Eine Addition mehrerer Gutschriften erfolgt nicht.
Wichtiger Hinweis
Die in den Erfassungsschlüsseln angekreuzten Zeitabzüge oder Zeitgutschriften werden nur bei Auswahl der Uhrzeit-Erfassung wirksam.
Uhrzeit-Erfassung (Datum von – bis Uhrzeit von - bis)
Über die Schaltfläche Zeitraum erfassen wird das entsprechende Erfassungsregister aufgerufen. Darstellung und Funktionsweise ist analog zur Stunden-Erfassung mit der Erweiterung das die Uhrzeit von – bis zusätzlich erfasst werden muss.
Anzeige Uhrzeit-Erfassung
Löschen von Datensätzen
Innerhalb der Kalender-Erfassung können bereits erfasste Datensätze auf unterschiedliche Arten gelöscht werden.
Zum einen durch markieren der Datensätze und löschen über den Papierkorb (Symbolleiste) oder über den Löschdialog (Schaltfläche Daten löschen).
Hierbei können die folgenden Löschbegriffe gezielt mit einer „von“ – „bis“ Eingabe gelöscht werden:
- Erfassungsschlüssel (ES)
- Kalendertage
- Lohnarten
- Kostenstellen
- Kostenträgern
Ist nur ein Begriff zu löschen, so kann die Eingabe „bis“ entfallen.
Lohnbewegungen
Über die Erfassung variabler Daten eingegebene Lohnarten werden in den Lohnbewegungen im Feld „H“ (Herkunft) als „erf“ dargestellt.
Über die Kalender-Erfassung eingegebene Daten werden in den Lohnbewegungen im Feld „H“ (Herkunft) mit „erK“ gekennzeichnet.
Wichtiger Hinweis
Analog zur Erfassung variabler Daten werden die Lohn-bewegungen bei der Kalender-Erfassung sofort bei der direkten Eingabe bzw. bei der Zeitraum-Erfassung über die Schaltfläche Buchen generiert.
Die über die Kalender-Erfassung generierten Lohnbewegungen werden nach einer simulierten Abrechnung analog zu den Lohnbewegungen aus den Persönlichen Lohnarten auch in der Erfassung variabler Daten angezeigt.
Statistik
Die Statistik bildet die Erfassung eines Arbeitnehmers für den Zeitraum von max. 12 Monaten ab. Die Anzeige der Statistik lässt sich anhand von Filtereinstellungen unterschiedlich darstellen, so kann nach Erfassungsschlüssel (ES) bzw. nach Lohnarten unterschieden werden.
Die Statistik erlaubt dem Anwender schnelle Auswertungen
z. B. in Form einer Fehlzeitenstatistik oder Urlaubsstatistik eines Mitarbeiters über einen Zeitraum von max. 12 Monaten, wobei der Beginn des Zeitraums vom Anwender selbst gewählt werden kann. Die Grundeinstellung ist immer das lfd. Kalenderjahr.
Die Addierung der Stunden erfolgt pro Monat sowie über den max. 12-monatigen Zeitraum.
Ist ein Kalendertag mit mehr als einem Erfassungsschlüssel (ES) belegt, so wird der Tag mit einem (+) gekennzeichnet.
Anhand des Filters, ist jedoch jeder einzelne ES darstellbar.
Drucken der Statistik
Innerhalb des Statistik-Dialogs kann die Statistik in den Listenmanager zum Drucken ausgegeben werden.