Kontextmenü

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Allgemein und Stapel

Je nachdem, ob Sie eines oder mehrere Elemente in der Belegliste selektieren, stehen Ihnen verschiedene Funktionen über das Kontextmenü der rechten Maustaste zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktionen nur auf die in der Belegliste sichtbaren Heftungen bzw. deren Dokumentenseiten angewendet werden. Wenn Sie aufgrund einer Einstellung des Statusfilters (Symbol in der Toolbar rot statt blau ) einen Teil der Heftungen ausgeblendet haben, bleiben deren Dokumentenseiten von den Bearbeitungsfunktionen unberührt. Kritische Funktionen (wie bspw. Löschen) sind dagegen nur verfügbar, wenn alle Inhalte des selektierten Elements in der Belegliste sichtbar sind. Sollte eine gewünschte Funktion im Kontextmenü ausgegraut sein, setzen Sie zunächst den Statusfilter auf Alles zeigen zurück.

Im Folgenden werden die wesentlichen Funktionen vorgestellt.

Neu

Über Neu kann eine Mappe angelegt oder Dokumente hinzugefügt werden.

Neu - Mappe Import von "ZUGFeRD" Dokumenten

Legen Sie eine Mappe an, um z.B. "ZUGFeRD"-Dokumente zu importieren.

Wählen Sie ZUGFeRD, um einen separaten Dialog zum Import von elektronischen Belegen im ZUGFeRD Rechnungsformat zu öffnen. ZUGFeRD Rechnungen nutzen das PDF/A‐3 Format und beinhalten neben dem eigentlichen Rechnungsbild die wesentlichen Rechnungsinformationen in extrahierbarer Form. Nach Auswahl des entsprechenden Importverzeichnisses wird Ihnen angezeigt, welche PDF Dateien ZUGFeRD kompatibel sind. Diese können selektiert und anschließend über die Schaltfläche OK eingeladen werden. Alternativ zum separaten Import über den ZUGFeRD‐Befehl im Kontextmenü einer Mappe können diese Dateien auch jederzeit über den Standard‐Befehl Dokument hinzuladen in einem „gemischten“ Import (bspw. aus TIF, Multi‐TIF, PDF und ZUGFeRD PDF/A‐3 Dateien) eingeladen werden.

Externe Ansicht für ZUGFeRD-PDF-Dateien mit XRechnungs-Profil Zusätzlich zu reinen Daten-XRechnungen im XML-Format existieren auch PDF/A-3-ZUGFeRD-Dateien, die XML-Metadaten im Profil XRechnung enthalten können.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung im Profil XRechnung steht über das Kontextmenü der Dokumentenverwaltung der Befehl Als XRechnung anzeigen zur Verfügung.

Damit lässt sich die eingebettete XML-Datei analog zu einer originären XRechnung im XML-Format in einer leserlichen Ansicht öffnen.

Neu - Dokument

Über Neu | Dokument | Scannen… bzw. Hinzuladen… importieren Sie in den selektierten Stapel neue Dokumente. Dabei wird automatisch eine neue Mappe erstellt.

Funktion entspricht den Schaltflächen:

bzw.

Neu – Verzeichnis einladen …

Mit Hilfe des Befehls Verzeichnis einladen… lässt sich alternativ der gesamte Inhalt eines Dateiverzeichnisses übernehmen.

Seiten bearbeiten

• Über Seiten bearbeiten können Sie die Leerseiten entfernen, deren TIF-Dateigrößen unterhalb des voreingestellten Schwell-werts für eine leere Seite liegen.

Darüber hinaus finden Sie hier verschiedene Bildbearbeitungsfunktionen:

• Aufrichten und Speichern führt eine Schräglagenkorrektur auf allen in der aktuellen Ansicht der Belegliste sichtbaren Seiten durch, speichert diese und löscht ihre OCR-Volltexte.
  Achtung: Das Ergebnis kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Befehl ist mit Bedacht einzusetzen, da durch diese Stapelverarbeitung unter Umständen auch Seiten „verdreht“ werden können, die schon optimal ausgerichtet waren und keiner Korrektur bedurften. Er eignet sich am ehesten, um Probleme mit dem Dokumenteneinzug eines Scanners auszugleichen, sofern dieser permanent schräg einzieht. Andernfalls wird empfohlen, den Befehl Aufrichten und Speichern nur gezielt auf ausgewählten Dokumentenseiten anzuwenden. Anschließend ist der Befehl Analysieren zu wählen.
• Rechts drehen und speichern dreht alle in der aktuellen Ansicht der Belegliste sichtbaren Seiten um 90 Grad nach rechts, löscht ihre OCR-Volltexte und speichert die Ergebnisse. Anschließend ist der Befehl Analysieren zu wählen.
• Links drehen und speichern dreht alle in der aktuellen Ansicht der Belegliste sichtbaren Seiten um 90 Grad nach links, löscht ihre OCR-Volltexte und speichert die Ergebnisse. Anschließend ist der Befehl Analysieren zu wählen.

Texte erkennen

Führt eine OCR Texterkennung für alle in der Belegliste sichtbaren Seiten durch, für die noch kein Volltext vorhanden ist.

Erkannte Texte löschen

Um Volltexte zu aktualisieren, müssen zunächst die vorhandenen Ergebnisse gelöscht werden, da die OCR Engine Seiten, für die bereits ein Text vorliegt (Status Volltext ), nicht erneut verarbeitet. Im Zuge von Bildbearbeitungsfunktionen (Seiten bearbeiten) werden bestehende Texte automatisch gelöscht.

Analysieren

Analysiert alle im Stapel befindlichen Dokumentenseiten. Der Befehl kann nur ausgeführt werden, wenn kein Statusfilter gesetzt ist (), da hierbei auch die Heftungsvorschläge neu erstellt werden. Lediglich existierende Heftungen mit dem Status Gesperrt bleiben bei der Analyse unberücksichtigt. Sofern für eine zu verarbeitende Dokumentenseite noch kein OCR Volltext vorliegt, wird dieser im Zuge der Analyse automatisch hinzugefügt.

Datenextraktion

Führt eine Extraktion der Buchungsdaten für alle im Stapel befindlichen Heftungen durch. Im Gegensatz zur Analyse bleiben dabei bestehende Heftungsgrenzen unverändert. Neu hinzugeladene Dokumente, die im Vorfeld noch nicht analysiert wurden, werden bei Verwendung der Datenextraktion ausschließlich als einseitige Dokumente interpretiert.

Archivieren

Alle in der Belegliste sichtbaren Heftungen werden archiviert, sofern sie nicht bereits archiviert wurden (Status Archiviert ).

Leere Mappen löschen

Alle im aktiven Stapel befindlichen Mappen, die keine Heftungen enthalten, werden gelöscht.

Heftungen löschen | mit Status archiviert

Alle sichtbaren Heftungen mit dem Status Archiviert werden aus der Belegliste entfernt. Aus Performancegründen empfiehlt es sich, die SBA Belegliste mit Hilfe dieses Befehls regelmäßig „aufzuräumen“ und alle bereits verarbeiteten Belege aus der Erfassung zu entfernen.

Stapel leeren

Alle im aktiven Stapel befindlichen Elemente (Mappen, Heftungen, Dokumentenseiten) werden gelöscht. Der Befehl kann nur ausgeführt werden, wenn kein Statusfilter gesetzt ist, da hiervon der gesamte Stapelinhalt betroffen ist. Wählen Sie diesen Befehl nur in Ausnahmefällen.

Drucken…

Alle in der Belegliste sichtbaren Dokumentenseiten werden über einen Druckauftrag gedruckt. Sie können wählen, ob die Anmerkungen auf den Seiten mitgedruckt werden und ob zusätzlich die Indexdaten jeder Heftung auf einem separaten Blatt mit ausgegeben werden sollen.

Speichern unter…

Alle in der Belegliste sichtbaren Dokumentenseiten werden in einem von Ihnen auszuwählenden Exportverzeichnis gespeichert. Dabei haben Sie folgende Exportoptionen:

• Original: Die Dokumentenseiten werden im TIF-Bilddateiformat gespeichert.
• PDF: Die Dokumentenseiten werden in das PDF-Format konvertiert und anschließend als eine PDF-Datei gespeichert.
• RTF: Die Inhalte der Dokumentenseiten werden in das RTF-Textformat konvertiert und als eine RTF-Datei gespeichert.
• HTML: Die Inhalte der Dokumentenseiten werden in eine HTML-Seite konvertiert und gespeichert.

Wählen Sie zusätzlich Eingebrannte Anmerkung, wenn Sie etwaige, vom Sachbearbeiter individuell angebrachte Anmerkungen/Annotations in das Dokument einbetten wollen, ZIP-komprimiert, um die exportierten Daten vor der Speicherung im Zielpfad zu komprimieren. Struktur erhalten bewirkt, dass der Zielpfad analog zur Struktur in der Belegliste um Unterverzeichnisse ergänzt wird.

Senden als… E-Mail…

In Ihrem E-Mail-Programm wird der Entwurf einer neuen Nachricht erzeugt, deren Dateianhang alle in der Belegliste sichtbaren Dokumentenseiten enthält. Dabei haben Sie folgende Exportoptionen:

• Original: Die Dokumentenseiten werden im TIF-Bilddateiformat angehängt.
• PDF: Die Dokumentenseiten werden in das PDF-Format konvertiert und anschließend als eine PDF-Datei angehängt.
• Wählen Sie zusätzlich ZIP-komprimiert, um den E-Mail-Anhang zu komprimieren.

Wählen Sie zusätzlich Eingebrannte Anmerkung, wenn Sie etwaige, vom Sachbearbeiter individuell angebrachte Anmerkungen/Annotations in das Dokument einbetten wollen und/oder ZIP-komprimiert, um den E-Mail-Anhang zu komprimieren.

Rechnungsprüfung…

Sofern Sie die integrierte Rechnungsprüfung von SBA nutzen, können Sie mit diesem Befehl einen Prüfbericht über alle im Stapel enthaltenen Heftungen erzeugen und diesen bei Bedarf ausgeben.

Zusätzliche Funktionen Kontextmenü Mappe

Dokument Scannen… Hinzuladen…

Scannen bzw. laden Sie neue Dokumentenseiten direkt in die selektierte Mappe ein.

Löschen

Die selektierte Mappe wird mit den in ihren enthaltenen Heftungen vollständig gelöscht. Eine Sicherheitsabfrage informiert Sie, wenn sich in der Mappe noch nicht archivierte Heftungen befinden.

Datenextraktion (Analysieren)

Erzeugt einen neuen Buchungsdatenvorschlag für die selektierte Heftung, sofern diese nicht den Status Gesperrt besitzt. Dabei handelt es sich um eine reine Buchungsdatenextraktion innerhalb der bestehenden Heftung. Die Heftungsgrenzen bleiben unverändert. Sofern für eine zu verarbeitende Dokumentenseite noch kein OCR Volltext vorliegt, wird dieser im Zuge der Analyse automatisch hinzugefügt.

Senden als… Vorgang…

Die selektierte Mappe kann mit allen enthaltenen Heftungen über das interne Vorgangssystem an einen anderen SBA-Benutzer gesendet werden.

Es kann nur jeweils eine Mappe als Vorgang versendet werden, der Versand mehrerer Mappen bzw. eines ganzen Stapels sowie einzelner Dokumentseiten ist nicht möglich. Die Funktion ist darüber hinaus nur verfügbar, wenn der gesamte Mappeninhalt sichtbar ist (und damit kein Statusfilter aktiv ist).

Alternativ können eine bzw. mehrere selektierte Heftungen über das Kontextmenü Heftung versendet werden.

Im Dialogfenster Vorgang senden wählen Sie den Empfänger im Feld An und erfassen ggf. eine individuelle Bemerkung im Feld Betreff.

Setzen Sie das Häkchen bei Anfrage, wenn der Empfänger den Vorgang zwingend an Sie zurücksenden soll. Heftungen, die im Rahmen eines Anfrage-Vorgangs übermittelt werden, können zudem vom Empfänger nicht editiert werden. Es können weder Seiten hinzugefügt oder gelöscht, noch die Indexdaten verändert werden. Lediglich das Anbringen von Anmerkungen auf den Dokumentenseiten ist möglich.

Versenden Sie den Vorgang anschließend über die Schaltfläche OK.

Die als Vorgang versendete Mappe wird mit ihren enthaltenen Heftungen aus der Belegliste entfernt und an den Empfänger verschickt.

Ein gesendeter Vorgang ist so lange in der Vorgangsliste neben der Dokumentenansicht unter Ausgang sichtbar, bis der Empfänger ihn durch Doppelklick annimmt. Der Eintrag wird dadurch aus der Vorgangsliste entfernt. Die via Vorgang übermittelten Heftungen werden beim Empfänger in einer grünen Vorgangsmappe (wenn es sich um einen Standard-Vorgang handelt) bzw. in einer roten Vorgangsmappe (wenn es sich um einen Anfrage-Vorgang handelt) in der Belegliste angezeigt. Der Titel der Mappe trägt die Betreffzeile des Vorgangs.

JobServer… Texte erkennen

Wenn Sie über den JobServer einen Texterkennungsjob für sich selbst durchführen lassen wollen, können Sie diesen direkt über den Befehl JobServer / Texte erkennen starten. Die entsprechende Mappe verbleibt während der Bearbeitung als graue Mappe mit dem Kennzeichen J in der Belegliste und kann währenddessen nicht anderweitig bearbeitet werden. Im Anschluss an die Bearbeitung wird die Mappe in der Belegliste automatisch wieder freigegeben. Bei diesem Direktjob ist keine Abholung über die Jobliste erforderlich.

JobServer … Analysieren

Wenn Sie über den JobServer einen Analysejob für sich selbst durchführen lassen wollen, können Sie diesen direkt über den Befehl JobServer / Analysieren starten. Die entsprechende Mappe verbleibt während der Bearbeitung als graue Mappe mit dem Kennzeichen J in der Belegliste und kann währenddessen nicht anderweitig bearbeitet werden. Im Anschluss an die Bearbeitung wird die Mappe in der Belegliste automatisch wieder freigegeben. Bei diesem Direktjob ist keine Abholung über die Jobliste erforderlich.

Senden als… Job…

Sofern Sie den optionalen JobServer nutzen, kann die selektierte Mappe mit allen enthaltenen Heftungen an den Serverdienst übergeben werden.

Es kann nur jeweils eine Mappe als Job versendet werden, der Versand mehrerer Mappen bzw. eines ganzen Stapels sowie einzelner Dokumentseiten ist nicht möglich. Die Funktion ist darüber hinaus nur verfügbar, wenn der gesamte Mappeninhalt sichtbar ist (und damit kein Statusfilter aktiv ist). Alternativ können eine bzw. mehrere selektierte Heftungen über das Kontextmenü Heftung versendet werden.

Im Dialogfenster Job starten wählen Sie die Jobspezifikation (bspw. einen via externem Workflow Designer zuvor generierten JobServer-Workflow „Analyse“, der Leerseiten entfernt und im Anschluss die OCR Texterkennung sowie die Beleganalyse durchführt). Danach wählen Sie den Empfänger des Jobs.

Starten Sie den Job anschließend über die Schaltfläche OK.

Eine Kontrollmeldung dokumentiert die ordnungsgemäße Übergabe an den JobServer, die Mappe wird anschließend mit ihren enthaltenen Heftungen aus der Belegliste entfernt.

Ein Job ist so lange in der Jobliste neben der Dokumentenansicht sichtbar, bis der Empfänger ihn durch Doppelklick annimmt. Der Eintrag wird dadurch aus der Jobliste entfernt. Die via Job übermittelten Heftungen werden beim Empfänger in einer blauen Jobmappe in der Belegliste angezeigt. Der Titel der Mappe trägt die Bezeichnung des Jobs.

Anfrage abschließen

Der Empfänger eines Anfrage-Vorgangs bekommt im Kontextmenü der Vorgangsmappe keine Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten. Ihm stehen dort lediglich Ausgabeoptionen zur Verfügung. Mit dem Befehl Anfrage abschließen wird der Vorgang an den Absender zurückgeschickt.

Zusätzliche Funktionen Kontextmenü Heftung

Anhang…

Über den Befehl Anhang können Sie eine zuvor erstellte Bilddatei aus dem Vorlagenverzeichnis als Rechnungsanhang an die bestehende Heftung anfügen. Eine Vorlage erstellen Sie über das Kontextmenü der Seite.

Heftung aufheben

Wenn die selektierte Heftung mehr als eine Dokumentenseite beinhaltet, können diese ab Seite 2 in separate Heftungen ausgegliedert werden. Dadurch werden direkt unterhalb der Ausgangsheftung (die weiterhin Seite 1 beinhaltet) neue rote Heftungen mit den Titeln Beleg gebildet, die als separate Belege analysiert bzw. gebucht werden können. Die Seiten lassen sich bei Bedarf via Drag&Drop zusammenziehen, wobei dadurch entstehende leere rote Heftungen automatisch aus der Belegliste gelöscht werden.

Beachten Sie zu diesem Thema auch den Absatz Kontrolle und Korrektur des Heftungsvorschlags.

Aktive Mappe analysieren

Die gesamte Mappe, in der sich die selektierte Heftung befindet, wird analysiert. Davon sind alle enthaltenen Heftungen betroffen, die nicht den Status Gesperrt besitzen. Es werden sowohl Heftungs- als auch Buchungsdatenvorschläge gebildet. Sofern für eine zu verarbeitende Dokumentenseite noch kein OCR Volltext vorliegt, wird dieser im Zuge der Analyse automatisch hinzugefügt.

JobServer … Datenextraktion

Wenn Sie über den JobServer einen Datenextraktionsjob für sich selbst durchführen lassen wollen, können Sie diesen direkt über den Befehl JobServer / Datenextraktion starten. Die entsprechende Heftung verbleibt während der Bearbeitung als graue Heftung mit dem Kennzeichen J in der Belegliste und kann währenddessen nicht anderweitig bearbeitet werden. Im Anschluss an die Bearbeitung wird die Heftung in der Belegliste automatisch wieder freigegeben. Bei diesem Direktjob ist keine Abholung über die Jobliste erforderlich.

JobServer … Internes Archivieren

Ohne Funktion in Verbindung mit ADDISON

Status ändern…

Der Bearbeitungsstatus der selektierten Heftung kann über diesen Dialog zurückgesetzt bzw. gesetzt werden.

Die Funktion kann bspw. genutzt werden, um eine gesperrte Heftung vor einer erneuten Datenextraktion zu entsperren.

Verlinkte Dokumente

Mit dieser Funktion kann eine direkte Verbindung (Verlinkung) zwischen der Rechnung und den separat im SBA Belegarchiv Uniarchiv abgelegten Zusatzdokumenten (z.B. Lieferschein) geschaffen werden, ohne dass diese zusammen mit der Rechnung archiviert werden. Dies kann entweder über das Hinzufügen eines Archiv-Links eines bereits archivierten Dokumentes oder einer neuen Heftung vorgenommen werden.

Bitte beachten Sie: Diese Funktion kann nur in Verbindung mit einer Archiv-Lizenz von BDV verwendet werden. In Verbindung mit DocuWare kann diese Funktion nicht eingesetzt werden.

Senden als… Workflow…

Sofern Sie den optionalen WorkflowServer nutzen, kann die selektierte Heftung an den Serverdienst übergeben werden.

Es kann nur jeweils eine Heftung (und damit eine einzelne Rechnung) Bestandteil eines einzelnen Workflows sein. (Business-)Workflows beziehen sich im Gegensatz zu den eher technisch orientierten Jobs immer nur auf die individuelle Heftung, es ist keine Stapelverarbeitung möglich.

Im Dialogfenster Workflow auswählen selektieren Sie den gewünschten Workflow, der zuvor via externem Workflow Designer hinsichtlich Empfänger (Freizeichner) bzw. betragsabhängigem Dokumentenrouting generiert wurde.

Starten Sie den Workflow anschließend über die Schaltfläche OK.

Eine Kontrollmeldung dokumentiert die ordnungsgemäße Übergabe an den WorkflowServer, die Heftung wird anschließend aus der Belegliste entfernt.

Die Workflow-Teilnehmer (Freizeichner) führen ihre Aktionen in einem Webclient durch, erst nach Abschluss aller definierten Prozessschritte wird die Heftung vom WorkflowServer an den SBA-Client zurückgegeben und in einer blauen Mappe in der Belegliste angezeigt. Der Titel der Mappe trägt die Bezeichnung des Workflows. Eine Übersicht der in Bearbeitung befindlichen Workflows kann über den Workflow-Monitor des Webclients aufgerufen werden.

Historie

Sofern eine Heftung einen Workflow durchlaufen hat (bspw. zur sachlichen Freigabe der enthaltenen Eingangsrechnung), kann über den Befehl Historie das zugehörige Workflow-Protokoll aufgerufen werden. Die Historie kann in der klassischen und in der Tabellenansicht angezeigt werden.

• Hinweis auf Anmerkungen im Rahmen der Workflow-Historie

Sofern im Rahmen der Workflowbearbeitung eines Belegs eine Anmerkung in der Historie erfasst wurde, wird dies bei den abgeholten Dokumenten in der Belegliste durch ein hellblaues Text-Symbol gekennzeichnet.

Dadurch erkennen Sie direkt, dass zu dem Dokument eine Anmerkung erstellt wurde, ohne zuvor die Workflow-Historie diesbezüglich überprüft zu haben.

Die Anmerkung / Historie können Sie einsehen, indem Sie den Heftungsnamen selektieren und über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Historie aufrufen.

Eigenschaften

Im Fenster Eigenschaften können Sie alle Systemdaten wie Ersteller, Erstellungsdatum und Status einer Heftung einsehen. Darüber hinaus können Sie über die Schaltfläche Indexfelder neben den Buchungsdaten der Erfassungsmaske (die den Standard‐Archivindex bilden) auch etwaige Indexdaten einsehen, die im Vorfeld aus Drittsystemen importiert wurden.

Zusätzliche Funktionen Kontextmenü Seite

In neue Heftung zusammenführen

Um eine oder mehrere selektierte Dokumentenseiten aus Ihrem übergeordneten Heftungsverbund herauszulösen und in eine neue Heftung einzugliedern, wählen Sie den Befehl In neue Heftung zusammenführen. Es wird anschließend eine neue Heftung mit dem Titel "Zusammengeführt" erzeugt. Die Heftung hat den Analysestatus Rot, da noch kein Buchungsdatenvorschlag existiert.

Beachten Sie zu diesem Thema auch den Absatz Kontrolle und Korrektur des Heftungsvorschlags.

Zugehörige Heftung analysieren

Für die Heftung, in der sich die selektierte Dokumentenseite befindet, wird eine Datenextraktion durchgeführt. Dadurch wird ein neuer Buchungsdatenvorschlag gebildet. Die Heftungsgrenzen bleiben unverändert. Sofern für eine zu verarbeitende Dokumentenseite noch kein OCR Volltext vorliegt, wird dieser im Zuge der Extraktion automatisch hinzugefügt.

Aktive Mappe analysieren

Die Mappe, in der sich die selektierte Seite befindet, wird vollständig analysiert. Dabei werden die Heftungsgrenzen aller enthaltenen Objekte neu gebildet und anschließend die Buchungsdaten extrahiert. Sofern für eine zu verarbeitende Dokumentenseite noch kein OCR Volltext vorliegt, wird dieser im Zuge der Analyse automatisch hinzugefügt.

Als Anhang speichern

Über diesen Befehl können Sie die selektierte Seite als Rechnungsanhang im Vorlagenverzeichnis speichern. Damit ist es bspw. möglich, die Vorlage für einen individuellen Rechnungsanhang zu erstellen und diesen anschließend an alle mit SBA verarbeiteten Rechnungen anzuheften (über den Befehl Alle markieren im Kontextmenü einer beliebigen Ebene und anschließend Heftungen | Anhang mit Auswahl der entsprechenden Vorlagedatei).