Mahnwesen durchführen

Mahnwesen durchführen

Arbeitsablauf beim Mahnwesen

Wie errechnet sich die Mahnfälligkeit?

Berechnung des Termins für die 1. Mahnung.

Berechnung für eine Rechnung mit Nettofälligkeit innerhalb 30 Tagen. Es werden 5 Wartetage für die Mahnung berücksichtigt.

Rechnungsdatum	Zahlbar innerhalb Tagen	Zahlbar innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels bis	Die Rechnung ab diesem Termin überfällig. Wenn keine Wartetage gesteuert wurden, kommt an diesem Termin die 1. Mahnung	Wartetage Mahnung	1. Mahnung wird erstellt ab diesem Termin
04.11	30	04.12.	05.12.	05.12. – 09.12.	10.12.
				5 Tage

Die Wartetage für die 1. Mahnstufe werden generell bei allen Rechnungen berücksichtigt, auch wenn der Kunde eine Mahnung erhält, auf welcher beispielsweise bereits Offene-Posten mit der 4. Mahnstufe ausgewiesen wurden.

Berechnung des Termins für die 2. Mahnung

Ab wann die 2. Mahnung gedruckt wird, hängt von den Wartetagen für die 2. Mahnstufe ab. Dieser Zeitraum wird in jedem Fall berücksichtigt, auch wenn zwischenzeitlich neue Rechnungen zur Mahnung fällig werden, die zuvor noch nicht gemahnt worden sind. Dabei wird das „Datum letzte Mahnung“, welches im Kundenstamm bei jedem Mahnlauf aktualisiert wird, berücksichtigt.

Beispiel

Kunde hat eine Mahnung am 10.12. erhalten. Die Wartetage für die 2. Mahnstufe betragen 8 Tage.

Datum letzte Mahnung	Wartetage Mahnung	2. Mahnung frühestens ab dem
10.12.	8 Tage (11.12-18.12.)	19.12.

Berechnung der Mahnfälligkeit, wenn der Check „Wartetage je OP berücksichtigen aktiviert wurde

Wartetage je OP berücksichtigen

Ob eine Mahnung erstellt wird, ist davon abhängig, wann ein Kunde die letzte Mahnung erhalten hat.

Basierend auf dem letzten Mahndatum werden immer die Wartetage bis zur nächsthöheren Mahnstufe abgewartet, unabhängig davon, ob zwischenzeitlich ggf. ein neuer OP z.B. zur Mahnung fällig wird, bis eine neue Mahnung erstellt wird.

Damit erhält der Kunde nicht laufend Mahnschreiben, wenn die Mahnläufe beispielsweise täglich oder in kurzen Abständen erstellt werden.

Mit dieser Option können Sie steuern, dass die Wartetage nicht mehr je Kundenkonto, sondern je einzelnen OP berücksichtigt werden.

Beispiel:

Kunde hat die 1. Mahnung erhalten am: 10.12.2010

Wartetage für die 2. Mahnstufe: 5 Tage

Kunde erhält die 2. Mahnung frühestens am: 16.12.2010

In der Zwischenzeit wird folgender Offener Posten zur 1. Mahnung fällig:

Belegdatum: 06.11.2010

Nettofälligkeit: 06.12.2010

Mahnfälligkeit für 1. Mahnung

(06.12.2010 + 5 Wartetage): 12.12.2010

Wenn die Option „Wartetage je OP berücksichtigen“ nicht aktiviert ist, bekommt der Kunde vor dem 16.12.2010 kein neues Mahnschreiben, auch wenn zwischenzeitlich ein neuer OP zur Mahnung fällig wird.

Ist die Option aktiviert, und es wird am 12.12.2010 ein Mahnungslauf gemacht, wird der o.a. Offene Posten mit Belegdatum 06.11.2010 gemahnt und der Kunde erhält ein Mahnschreiben über die 1. Mahnstufe.

Mahnvorschlagsliste Registerkarte 1

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnvorschlag erstellen

Programmzweck

• Mahnvorschlag erstellen

Beim Erstellen einer Mahnvorschlagsliste selektiert das Programm automatisch nach Ihren vorgegebenen Selektionskriterien die Kundenkonten mit überfälligen Offenen-Posten und gibt diese gleichzeitig für den eigentlichen Mahnungsdruck frei.

Die selektierten Konten werden in Form einer Mahnvorschlagsliste protokolliert. Beim 1. Lauf wählen Sie bitte die Funktion „neu bewerten“ aus. Damit werden ggf. bestehende Freigabekennzeichen weggesetzt und alle selektierten Konten neu bewertet.

• Mahnvorschlag nachbearbeiten

Den Mahnvorschlag können Sie über das Programm OP-Freigabe Mahnungen manuell nachbearbeiten. Dabei können Sie Konten als auch einzelne Offene-Posten wieder aus dem Mahnlauf herausnehmen oder aber weitere hinzufügen.

Alle Offenen-Posten, die über den Mahnvorschlag automatisch freigegeben wurden, haben im Programm Dialogfreigabe Mahnungen ein Kreuz in der Spalte "Freigegeben".

Menü: OP-Verwaltung / Mahnungen freigeben

• Endgültige Mahnvorschlagsliste drucken

Wenn Sie einen Mahnvorschlag in der Dialogfreigabe nachbearbeitet haben, können Sie sich bei Bedarf eine „endgültige Mahnvorschlagsliste“ drucken lassen, Sie können jedoch auch direkt im Anschluss an die Bearbeitung in der Dialogfreigabe Mahnungen den Mahnungsdruck aufrufen.

Eine endgültige Mahnvorschlagsliste erhalten Sie, wenn Sie im Programm Mahnvorschlagsliste drucken die Funktion „neu bewerten“ deaktivieren.

• Mahnungen drucken

Wenn Sie im Anschluss an die Erstellung der Mahnvorschlagsliste für die freigegebenen Offenen-Posten Mahnungen drucken möchten, müssen Sie im Mahnungsdruckprogramm unter Mahnumfang die Funktion „nur freigegebene OP“ auswählen.

Voraussetzungen

• Welche Konten werden von dem automatischen
  Mahnvorschlag berücksichtigt?
• Kundenkonten mit Mahnkennzeichen im Stammdatensatz
• Kundenkonten mit Offene-Posten, die mindestens 1 Tag überfällig sind und die Wartetage Mahnung um einen Tag überschritten haben
• Kundenkonten, die seit dem letzten Mahnlauf die Wartetage bis zum folgenden Mahnlauf um einen Tag überschritten haben. Das Datum des letzten Mahnlaufs eines Kontos können Sie über das Programm OP-Info einsehen.
• Kundenkonten, die einen positiven Kontensaldo (Sollsaldo) haben. Konten mit negativen Kontensaldo werden nicht automatisch vorgeschlagen. Diese müssen bei Bedarf über das Programm Dialogfreigabe Mahnungen freigegeben werden.

Auswertungsdatum

Über das Auswertungsdatum wird berechnet, welche Offenen-Posten zur Mahnung fällig sind.

OP sortieren nach

• Belegdatum

Die Offenen-Posten werden nach Belegdatum sortiert. Innerhalb einer Belegnummer werden die Offenen-Posten jedoch zusammen angedruckt. (z.B. OPs mit Anzahlungen).

• Belegnummer

Der Andruck der Offenen Posten erfolgt aufsteigend sortiert nach der Belegnummer.

• Neu bewerten

Wenn Sie diese Kontrollkästchen deaktivieren, druckt das Programm nur Offene-Posten, die bereits ein Freigabekennzeichen besitzen. Damit können Sie eine sogenannte endgültige Mahnvorschlagsliste erstellen, wenn Sie beispielsweise den Mahnvorschlag über das Programm Dialogfreigabe Mahnungen nachbearbeitet haben oder nur über das Programm Dialogfreigabe Mahnungen Offenen-Posten freigegeben haben.

Muss eine sogenannte endgültige Mahnvorschlagsliste zwingend erstellt werden?

Nein. Wenn Sie den Originalmahnvorschlag über das Programm Dialogfreigabe Mahnungen nachbearbeitet haben, ist es im Anschluss nicht zwingend notwendig, eine endgültige Vorschlagsliste zu erstellen. Sie können im Anschluss an die Bearbeitung über die Dialogfreigabe auch direkt den Mahnungsdruck ausführen lassen.

• Mahnvorschlagsliste

Spalte Erläuterung:

Auf der Mahnvorschlagsliste wird generell der OP-Vermerk in Kursivschrift angedruckt. Einen OP-Vermerk können Sie entweder bereits im Buchungsprogramm (F9 Buchungszusatzdaten) oder über die OP-Info eingeben.

• Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Infos / OP-Info
  OP auswählen und doppelklicken.

Telefon- Faxnummer und Emailadresse des Kunden

Die Telefon-/ Faxnummer und die Emailadresse des Kunden werden nun generell auf der Mahnvorschlagsliste angedruckt, sofern diese im Personenkonto vorhanden sind.

OP-Saldo

Auf der Mahnvorschlagsliste wird der OP-Saldo standardmäßig angedruckt.

Verzugspauschale

Auf der Mahnvorschlagsliste wird die Verzugspauschale standardmäßig angedruckt.

Bereich Filterung

Wichtige Hinweise

• Der Filter ist nur wirksam, wenn Sie auf der Registerkarte Grunddaten 1 den Check "Filter aktiv" unter Filterung aktiviert haben.
• Wird die Option „Zusatzadresse aktivieren“ verwendet, so darf als Filteroption nicht das entsprechende Feld für die Zusatzadresse verwendet werden

Mahnvorschlagsliste Registerkarte 2

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnvorschlag drucken

Währung

• Hauswährung

Alle Offenen-Posten werden in der Hauwährung EUR gedruckt, auch wenn Sie in einer Fremdwährung Bsp. SFR gebucht wurden.

• Belegwährung

Diese Funktion sollen Sie aktivieren, wenn Sie Ihre Kunden in einer anderen Währung als der Hauswährung EUR mahnen wollen.

Die Offenen-Posten werden in der Währung gedruckt, in der Sie gebucht wurden. D.h. wenn ein OP in der Währung SFR gebucht wurde, wird er auch in dieser gedruckt. Voraussetzung dazu ist, dass den Kunden eine Mahnkondition mit dem gleichen Währungsschlüssel zugeordnet wurde, damit die Mahngebühren auch entsprechend zu der Währung passen.

Mahnfällige Rechnungen wurden auf einem Konto gebucht:	Hauswährung ist:	Funktion: Belegwährungsdruck Mahnungen werden gedruckt in der Währung:
Nur in EUR	EUR	EUR
Nur in einer anderen Buchwährung	EUR	Buchwährung
In einer anderen Buchwährung und EUR	EUR	EUR

Nur Konten drucken, die folgende Mahnstufe bekommen

Wenn Sie beispielsweise nur alle Kunden mahnen möchten, die bei diesem Mahnlauf eine Mahnung mit Mahnstufe 4 als höchste Mahnstufe bekommen, können Sie die Mahnstufen 1-3 und 5-9 deaktivieren.

Es werden hierbei immer auch OP´s mit niedrigeren Mahnstufen (1-3) mitgemahnt.

nur OP der Mahnstufe(n)

Mit dieser Option werden jetzt nur die OP´s angedruckt, die der gewählten Mahnstufe(n) entsprechen.

Es gilt hier das folgende zu beachten:

• OP´s ohne Belegnummer werden zusammengefasst behandelt
• OPs mit derselben Belegnummer werden immer zusammengefasst und unter der höchsten Mahnstufe angedruckt, auch wenn sie noch nicht fällig sind, oder eine andere Mahnstufe haben.
• nicht auf einen OP zugeordnete Zahlungen/Gutschriften werden nicht mit angedruckt
• Die Option Wartetage je OP in der Mahnkondition wird programmseitig gesetzt und ausgeführt

Beispiel:

Voraussetzung: Zur Aktivierung der Option ist in den

Stammdaten / Firmendaten / Reiter Mahndaten / Bereich Optionen / Mahnungen je Mahnstufe drucken zu aktivieren

Kontonotiz aus Personenkontenstamm

Mit dieser Option werden die erfassten Kontonotizen aus dem Personenkontenstamm auf der Mahnvorschlagsliste angedruckt.

Mahnvorschlagsliste Registerkarte 3

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Auswertungen / Mahnvorschlag / Registerkarte Filterung

Wichtiger Hinweis

• Die Registerkarte Filterung steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in den Stammdaten freie Felder definiert, haben
• Wird die Option Zusatzadresse aktivieren verwendet, so darf als Filteroption nicht das entsprechende Feld für die Zusatzadresse verwendet werden

Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Produktdokumentation Freie Felder.

Dialogfreigabe Mahnungen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnungen freigeben

Programmzweck

Über dieses Programm können Sie manuell Offene-Posten für den Mahnungsdruck freigeben oder einen über die Mahnvorschlagsliste erstellten Mahnvorschlag nachbearbeiten.

In diesem Programm ist es weiterhin möglich, bestimmte Offene-Posten für den Mahnungsdruck dauerhaft zu sperren.

Wenn Sie die Bearbeitung/Freigabe der Konten abgeschlossen haben, können Sie den Mahnungsdruck über die Schaltfläche Mahnungen starten.

Wichtiger Hinweis

Dabei ist es wichtig, dass Sie innerhalb des Druckprogramms für Mahnungen unter Mahnumfang nur freigegebene Offene-Posten einstellen, damit das Druckprogramm auch nur Mahnungen für die von Ihnen vorgenommene Selektion erstellt.

Alle Konten | Nur zu mahnende Konten

Alle Konten

Beim Blättern über die Blätterpfeile werden alle Konten mit Offenen Posten angezeigt, unabhängig davon, ob ihnen im Kundenstamm ein Mahnkennzeichen zugeordnet wurde.

Nur zu mahnende Konten

Beim Blättern über die Blätterpfeile werden nur Konten, denen im Kundenstamm ein Mahnkennzeichen zugeordnet wurde, angezeigt.

Autofunktion, selbe Belegnummer

Wenn unter einer Belegnummer mehrere OPs mit gleicher Fälligkeit oder Anzahlungen gebucht wurden, werden beim Anklicken für die Mahnfreigabe automatisch alle OPs dieser Belegnummer mit einem Freigabekennzeichen versehen.

Mit diesem Check können Sie deaktivieren, dass bei gleicher Belegnummer beim Anklicken von einem OP alle OPs automatisch freigegeben werden.

Spalte OP-Vermerk

Der OP-Vermerk, den Sie im Buchungsprogramm oder auch in der OP-Info erfassen können, wird in einer eigenen Spalte angezeigt. Zusätzlich haben Sie dort auch die Möglichkeit, einen neuen OP-Vermerk zu erfassen oder zu verändern. Somit können Sie beispielweise Notizen, die das Mahnwesen betreffen, direkt bei der Bearbeitung des Mahnbestandes eingeben.

Kontonotiz

Zur Information wird Ihnen im linken, unteren Dialogbereich die Kontonotiz angezeigt, wenn Sie diese innerhalb der Personenkontenstammdaten (1. Karteikartenreiter )

eingegeben haben. Auch diese können Sie hier erfassen oder verändern.

Schaltfläche alle sperren, alle entsperren

Über diese können Sie alle Offenen-Posten eines Kontos mit einem Klick für das Mahnwesen dauerhaft sperren oder auch wieder entsperren.

Mahnungen drucken Registerkarte 1

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnungen erstellen

Programmzweck

Über dieses Programm können versandfertige Mahnungen gedruckt werden.

• : Dabei haben Sie folgenden Möglichkeiten:
• Sie drucken einfach alle per Auswertungsdatum fälligen Mahnungen aus, ohne vorher die Konten manuell oder über die Vorschlagsliste freigegeben zu haben. Wenn Sie so vorgehen möchten, wählen Sie unter Mahnumfang „Mahnungen für alle fälligen Offenen-Posten aus“.
• Über diese Funktion können Sie das Mahnwesen am rationellsten abwickeln. Wenn Sie anschließend bei der Durchsicht der Mahnungen feststellen, dass Sie einzelne Mahnungen nicht versenden möchten, dann setzen Sie einfach für die betreffenden Konten den Mahnlauf mit dem Programm Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnlauf zurücksetzen wieder zurück.
• Des Weiteren können Sie mit diesem Programm Mahnungen für die Konten erstellen, die bereits entweder über die Mahnvorschlagsliste oder über die Dialogfreigabe Mahnungen für den Mahnlauf freigegeben worden sind. In diesem Fall müssen Sie unter Mahnumfang nur freigegebene Offene-Posten auswählen.

Was passiert beim Mahnungsdruck?

Beim Mahnungsdruck werden bei jedem gemahnten Offenen-Posten die Mahnstufe sowie das Mahndatum dieser Stufe festgehalten. Damit kann man je OP die Mahnhistorie verfolgen (Programm OP-Info mit Doppelklick auf den entsprechenden OP). Des Weiteren wird bei jedem Konto das Datenfeld Datum der letzten Mahnung (OP-Info) aktualisiert.

Druckdatum

Hier geben Sie das Erstelldatum der Mahnungen vor. Dieses Datum wird auf den Mahnungen gedruckt.

Dieses Datum ist auch das Basisdatum für die Berechnung der Mahnfälligkeit in dem Fall, wenn die Mahnungen ohne vorherige Freigabe im Direktdruck erstellt werden. In der Regel wird hier das Tagesdatum eingegeben, Sie können jedoch auch bei Bedarf die Mahnungen vordatieren.

Zahlungsfrist

Dieses Datum wird innerhalb des Mahntextes gedruckt, wenn Sie dort den Platzhalter #D verwendet haben.

Zahlungseingang berücksichtigt bis

Dieses Datum wird generell auf der Mahnung gedruckt.

Sachbearbeiter Angaben drucken

Diese Angaben werden in der Bezugszeichenzeile auf der Mahnung gedruckt.

Mahnumfang

Diese Einstellung ist maßgeblich für Selektion der zu mahnenden Konten.

• Alle fälligen Offenen-Posten

Wenn Sie vor dem Mahnungsdruck noch keine Selektionen vorgenommen haben, sondern per Auswertungsdatum alle fälligen Mahnungen drucken möchten, dann wählen Sie diese Einstellung aus. Diese Einstellung bewertet den Offenen-Posten-Bestand komplett neu, unabhängig davon, ob vor dem Mahnungsdruck ggf. doch schon eine Mahnvorschlagsliste erstellt wurde.

• Nur freigegebene Offene-Posten

Wenn Sie vor dem Mahnungsdruck bereits Konten über die Mahnvorschlagsliste oder über das Programm OP-Freigabe Mahnungen für den Mahnlauf selektiert haben, müssen Sie hier diese Einstellung auswählen.

• Testdruck

Bei dieser Funktion werden Mahnungen gedruckt, ohne dass die Mahnstufe innerhalb der Offenen-Posten hochgesetzt wird.

Einzelne Mahnung per Email verschicken

Wenn Sie im Druckvorlaufdialog nur eine Kontonummer auswählen und anschließend das E-Mailsymbol drücken, wird die E-Mail-Adresse aus dem Personenkontenstammsatz vorgeschlagen. Damit können Sie schnell und bequem eine einzelne Mahnung oder einen Kontoauszug versenden.

E-Mails an mehrere E-Mailempfänger können Sie auf der 2. Registerkarte schlüsseln.

Bereich Filterung

Wichtige Hinweise

• Der Filter ist nur wirksam, wenn Sie auf der Registerkarte Grunddaten 1 den Check "Filter aktiv" unter Filterung aktiviert haben.
• Wird die Option Zusatzadresse aktivieren verwendet, so darf als Filteroption nicht das entsprechende Feld für die Zusatzadresse verwendet werden

Sonderselektion Zusatzadresse über Freie Felder

Feature-Beschreibung

Die optionale Selektion der OP´s, welche auf eine Mahnung gedruckt werden sollen, wird über ein „freies Feld“, in das die Nummer einer für das Konto angelegten Zusatzadresse beim Buchen erfasst wird, gesteuert.

Einrichtung des Freien Feldes

Über Stammdaten / Freie Felder / Finanzbuchhaltung-Buchungen

Im folgenden Dialogfenster legen Sie bitte über die Schaltfläche „ Feld anlegen“ ein neues freies Feld an.

Das Freie Feld für die Selektion muss ohne Kategorie angelegt werden

Die Bezeichnung des Feldes kann frei gewählt werden z.B. Zusatzadresse.

Als Datentyp wählen Sie zwingend Nummer aus.

Aktivierung der Sonderselektion

Die Zusatzadressen aktivieren Sie für Mahnungen über

Auswertungen / Finanzbuchhaltung und Bilanz / Mahnung /

Reiter Grunddaten 1 / Bereich Filterung / Zusatzadresse aktivieren:

Mahnvorschlag Zusatzadressen aktivieren

Die Zusatzadressen aktivieren Sie für die Mahnvorschlagslisten über:

Auswertungen / Finanzbuchhaltung und Bilanz / Mahnvorschlag / Reiter Grunddaten / Bereich Filterung / Zusatzadresse aktivieren

Erfassen der Zusatzadresse beim Buchen

Voraussetzung

Über Stammdaten / Kundenkonten verwalten / Zusatzadresse verwalten müssen die entsprechenden Zusatzadressen angelegt werden.

Zusatzadressendialog

Die Erfassung erfolgt im folgenden Dialogfenster:

Erfassung der Zusatzadresse beim Buchen

Den Dialog zum Erfassen der Zusatzadresse öffnen Sie beim Buchen eines entsprechenden Personenkontos über die Tastenkombination Strg + Z oder über das Kontextmenü der rechten Maus-Taste

Wählen Sie hier den Namen des Zusatzadressfeldes aus und erfassen die Nummer der entsprechenden Zusatzadresse.

Mahnungen drucken Registerkarte 2

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnungen erstellen

==

Währung

Bei der Auswahl Mahnung in Hauswährung werden die Beträge generell in der Hauswährung ausgewiesen und ggf. umgerechnet, wenn die Buchung mit einer anderen Währung, beispielsweise in Euro erfasst wurde. In diesem Fall wird der gebuchte Betrag unter der Spalte Erläuterungen ausgewiesen.

Bei der Auswahl Mahnung in Belegwährung wird die Währung für die Mahnung wie folgt ermittelt. Voraussetzung für den Druck in Fremdwährung ist außerdem, dass dem betreffenden Kundenkonto eine individuelle Mahnkondition mit dem korrespondierenden Währungsschlüssel zugeordnet wurde, damit die Mahngebühren zur Belegwährung passen.

Mahnfällige Rechnungen wurden auf einem Konto gebucht:	Hauswährung ist:	Funktion: Belegwährungsdruck Mahnungen werden gedruckt in der Währung:
Nur in EUR	EUR	EUR
Nur in einer anderen Buchwährung	EUR	Buchwährung
In einer anderen Buchwährung und EUR	EUR	EUR

Nur Konten drucken, die folgende Mahnstufen bekommen

Hier können Sie steuern, dass nur Mahnungen einer bestimmten Mahnstufe(n) erstellt werden. Diese Selektionsmöglichkeit ist nur aktiv, wenn Sie Mahnungen im Direktdruck erstellen.

Es werden hierbei immer auch OP´s mit niedrigeren Mahnstufen mitgemahnt.

NEU "nur OP der Mahnstufe(n)

Mit dieser Option werden jetzt nur die OP´s angedruckt, die der gewählten Mahnstufe(n) entsprechen.

Es gilt hier das folgende zu beachten:

• OP´s ohne Belegnummer werden zusammengefasst behandelt
• OPs mit derselben Belegnummer werden immer zusammengefasst und unter der höchsten Mahnstufe angedruckt, auch wenn sie noch nicht fällig sind, oder eine andere Mahnstufe haben.
• nicht auf einen OP zugeordnete Zahlungen/Gutschriften werden nicht mit angedruckt
• Die Option Wartetage je OP in der Mahnkondition wird programmseitig gesetzt und ausgeführt

Beispiel:

Voraussetzung: Zur Aktivierung der Option ist in den

Stammdaten / Firmendaten / Reiter Mahndaten / Bereich Optionen / Mahnungen je Mahnstufe drucken zu aktivieren

Mahnungen für alle fälligen Offenen-Posten. Diese Funktion können Sie beispielsweise nutzen, wenn Sie nur die Mahnungen aller Konten erstellen möchten, die als nächstes eine Mahnung mit der Mahnstufe 4 erhalten werden.

Andruck Offene-Posten

• Verdichten nach Belegnr. 1 (Zahlungen einzeln)

Beim Mahnungsdruck werden die Offenen Posten nach Belegnummer 1 verdichtet.

Damit Offenen-Posten verdichtet dargestellt werden, müssen folgende Kriterien übereinstimmen:

• Belegdatum
• Belegnummer1
• Währung

Anzahlungen zu bestehenden Offenen-Posten werden weiterhin detailliert dargestellt.

• Verdichten nach Belegnr. 1 (alle)

Als Kriterium für die Verdichtung der Offenen Posten gilt hierbei nur noch die BelegNr.1

• Belegnr. 2 in Spalte Erläuterung

Mit Aktivierung dieses Checks können Sie die Belegnummer 2 in der Erläuterungsspalte andrucken lassen.

• OP-Vermerk in Spalte Erläuterung

Wenn Sie diesen Check aktivieren, wird der

OP-Vermerk in der Erläuterungsspalte angedruckt.

Ausgabesteuerung

Über die Ausgabesteuerung wird entschieden, wie der Mahnungsdruck ausgegeben werden soll.

• Immer drucken

Diese Option bewirkt, dass die Druckausgabe immer über den Drucker erfolgt, unabhängig von der Steuerung im Feld „Ausgabesteuerung“ innerhalb der Personenkontenstamm-daten.

• Nach Kontensteuerung

Innerhalb des Personenkontenstamms kann in dem Feld „Ausgabesteuerung“ definiert werden, wie der Mahnungs- und Kontoauszugsdruck erstellt werden soll.

Dort können Sie folgende Steuerungen vornehmen:

• Standardausgabe
• Ausgabe per Mail
• Ausgabe per Fax
• Ausgabe auf Drucker

Wenn Sie die Funktion „Ausgabesteuerung nach Kontensteuerung“ auswählen, werden die Mahnungen entsprechend der o.g. Steuerung im Listenmanager als Druckauftrag bereitgestellt und bei dem Druckauftrag sind die einzelnen Versandoptionen hinterlegt.

Im Listenmanager können Sie dann den eigentlichen Versand über das folgende Symbol starten. Darüber wird der nachfolgende Dialog aufgerufen und Sie können wählen, welche Versandart sie ausführen möchten.

• Nach Möglichkeit per E-Mail

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden die Mahnungen für alle Personenkonten, wo nicht explizit die Ausgabesteuerung „Ausgabe per Mail“ sondern Standardausgabe geschlüsselt wurde, wo jedoch eine E-Mail-Adresse im Kontenstamm hinterlegt ist, für den Emailversand bereitgestellt.

• Nach Möglichkeit per Fax

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden die Mahnungen für alle Personenkonten, wo nicht explizit die Ausgabesteuerung „Ausgabe per Fax“ sondern Standardausgabe geschlüsselt wurde, wo jedoch eine Fax-Adresse im Kontenstamm hinterlegt ist, für den Faxversand bereitgestellt.

Wenn in den Personenkonten „Standardausgabe“ geschlüsselt wurde und eine Faxnummer als auch eine E-Mailadresse hinterlegt ist, wird die Mahnung bevorzugt per E-Mail verschickt, wenn beide Optionen („Nach Möglichkeit per E-Mail“ / „Nach Möglichkeit per Fax“) aktiviert wurden.

• Drucken ab Mahnstufe

Wenn Sie hier eine Mahnstufe hinterlegen, werden alle Mahnungen ab der Mahnstufe unabhängig von der Ausgabesteuerung im Kontenstamm für den Ausdruck über einen Drucker bereitgestellt. Wenn Sie hier beispielsweise „Drucken ab Mahnstufe 2“ eingeben und im Kontenstamm „Ausgabe per Mail“ geschlüsselt haben, wird die 1. Mahnung gemailt und die 2. Mahnung gedruckt.

Hinweis:

Wenn Sie im Firmenstamm die Steuerung „Mahnung je Mahnstufe“ geschlüsselt haben (für jede Mahnstufe wird bei einem Konto eine neue Seite angefangen), dann werden die Mahnungen generell für den Ausdruck über einen Drucker bereitgestellt.

„Rechnungen als Anhang“ beim Email-Versand

Der Druck der Mahnungen wurde um das Anhängen der Rechnungen beim Email-Versand erweitert.

Erstellen Sie Ihre Mahnungen mit der neuen Option Rechnungen als Anhang, dann werden beim Emailversand alle Mahnung(en) betreffende(n) Rechnungsdateien hinzugefügt und mit versendet.

Beim Dateiformat für den Rechnungsanhang gibt es keine Einschränkungen. Alle gängigen Bild- oder Textformate (pdf, tif, bmp, jpg, doc, xls usw.) werden unterstützt.

Voraussetzung:

Die Rechnungsdateien müssen in einem Verzeichnis vorliegen.

Ein Zugriff auf Rechnungsbelege aus einen Archivsystem (DocuWare, BDV usw.) ist nicht möglich.

Wichtige Hinweise

Bei der Rechnungsübergabe per Debitorensollstellung muss der Dokumentlink gefüllt sein.

Bei manuellen Rechnungsbuchungen muss der Link auf das Rechnungsdokument über die Tastenkombination Strg+Z (Dialog Erweiterte Angaben, Notiz, Dateiverknüpfung) und dem Verweis „Datei verknüpfen“ gesetzt werden.

Der Email-Versand mit Rechnungsanhang ist nur aus dem

Listenmanager über das Symbol möglich.

Die Mahnung mit Rechnungsanhang kann nun an mehrere Empfänger versendet werden z.B. an den Kunden und den zuständigen Vertreter

(Voraussetzung: über Stammdaten / Kundenkonten / Reiter Telekommunikation / Email wurden mehrere Emailadressen semikolongetrennt erfasst)

• ADDISON Druckservice (Optional)

  [[File:Finanzbuchhaltung_mahnwes_image74.png|146px|border]]
  

Über die Ausgabesteuerung "ADDISON Druckservice" können Mahnungen über das Portal an unseren Druckdienstleister übergeben werden.

Dieser kuvertiert, frankiert und versendet die Mahnungen in Ihrem Auftrag.

Wird der Druck der Mahnungen per Druckservice gewählt, dann werden alle Mahnungen, unabhängig der am Personenkonto hinterlegten Kontensteuerung, per Druckservice ausgegeben.

Voraussetzung:

• aktiviertes ADDISON Portal
• BBS-Recht unter ZMIS / Druckservice zulassen muss aktiviert sein
• Individuelle Mahnvorlagen müssen an die Formatvorgaben des Druckservice angepasst werden. Für notwendige Anpassungen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Vertriebszentrum.

Welche Mahnungen können nicht per Druckservice versendet werden:

• Mahnungen für Diverse Konten

Individuelle Mahnvorlagen

Verwenden Sie eine individuell angepasste Mahnvorlage (mahn- oder mahn2.vlg), dann erhalten Sie bei der Mahnungserstellung die folgende Hinweismeldung:

Verwendung eines mahnbitmaps (mahn.bmp oder mahn2.bmp)

Wenn Sie einen Briefbogen als bmp-Datei für den Druck der Mahnungen verwenden, dann ist über die Schaltfläche zu prüfen, ob der Briefbogen für den Versand per Druckservice geeignet ist.

Über die Schaltfläche Prüfe Vorlage wird im Listenmanager ein Dokument abgestellt, auf dem die vom Druckservice vorgegebenen Druckbereiche dargestellt werden.

Drucken Sie dieses Dokument aus und vergleichen es mit Ihrem bisherigen Ausdruck der Mahnungen.

Beispiel

• ADDISON Direkt (nur mit StB-Lizenz verfügbar)

• Über die neue Ausgabesteuerung "ADDISON Direkt" können Mahnungen aus demKanzleifibu-Mandanten in das Mandantenportal des jeweiligen Mandanten übergeben werden.
• Durch die Debitorensollstellung aus der Kanzlei werden die Mandantenportal-Nummern an die Personenkonten in der Kanzlei-Fibu übertragen.
• Bei der erstmaligen Übergabe oder bei Änderungen am Personenkonto wird dies beim Buchungsimport Kanzlei entsprechend dokumentiert.
• :

Eine manuelle Änderung der Mandantenportalnummer am Personenkonto wird im Protokoll der Anwenderaktionen festgehalten.

• ImKundenkonto | Reiter Zahlungs- und Mahnkonditionen | neuer CheckAOC Versand und über das Weltkugelsymbol können die Mandantentopf-ID´s bzw. die hinterlegten Mandantennummernaus- bzw. abgewählt werden.

Sollen ggf. bei einzelnen Mandanten die Mahnungen nicht in das AOC Mandantenportal übermittelt werden, dann ist der Check bei AOC Versand bei diesen Mandanten zu entfernen.

Dann greift die hinterlegte Einstellung bei der Ausgabesteuerung.

Im Listenmanager können Sie dann den eigentlichen Versand über das folgende Symbol starten. Darüber wird der nachfolgende Dialog aufgerufen und Sie können "alle AOC-Portal-fähigen Seiten an Mandanten-Portal senden" auswählen.

Die Mahnungen werden im Bereich "Dokumente" im jeweiligen Mandantenportal abgestellt.

Durch einen Klick auf den Eintrag der Mahnung öffnet sich das Mahnungsdokument sowie die folgenden Informationen zur Mahnung.

Im Bereich "Bezeichnung" wird die Information aus dem Betreff-Feld der Mahn-/Kontoauszugstexte | Reiter Emailversand herangezogen.

Bsp.:

Im Bereich "Kommentar" wird der Mahntext, den Sie für den Emailversand und die jeweilige Mahnstufe hinterlegt haben, herangezogen.

Bsp.:

Mahnungen drucken Registerkarte Formulareinstellungen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnungen erstellen

Emailadressen in zweite Bezugszeichenzeile

Wird diese Option ausgewählt, werden die Emailadressen des Sachbearbeiters und des Kunden in eine zweite Bezugszeichenzeile angedruckt.

Voraussetzung

Der Andruck der Emailadressen in einer zweiten Bezugszeichenzeile erfolgt nur bei Verwendung der Standard-Mahnvorlagen Form1 oder Form 2 ohne individuelle Anpassungen.

Druckvariante Mahnungen Form 1

Die Druckvarianten Form 1 und Form 2 unterscheiden sich hauptsächlich im Aufbau des Absenders.

==

==

==

==

Form 2

==

NEU Druckvariante Mahnung Form 3 (schmal)

Die neue Druckvariante Mahnung Form 3 (schmal) können Sie verwenden, wenn Sie einen Briefbogen verwenden, welcher am rechten Seitenbereich Informationen enthält und somit in die Mahninformationen hineinragen würde.

Bei der Variante Form 3 wurde die Spalte "Erläuterungen" entfernt.

==

Absenderangaben Drucken

• Adressangaben Absender

Je nach Auswahl des Mahnformulars Form 1 bzw. Form 2 können unterschiedliche Absenderangaben ausgewählt bzw. gedruckt werden. Hierbei werden die Absenderdaten verwendet, die innerhalb der allgemeinen Firmenverwaltung von ZMIS eingegeben worden sind.

• Absenderangaben drucken bei Email und Faxversand

Wenn Sie unter „Druckvariante Mahnungen“ eine Mahnformular ausgewählt haben, bei dem die Absenderangaben nicht gedruckt werden, dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie die Mahnungen auf vorgedruckte Briefformulare drucken lassen, dann können Sie für den elektronischen Versand per Fax oder E-Mail über diese Option die Absenderangaben andrucken lassen.

Empfängerangaben drucken

Alle folgenden Angaben werden aus dem Personenkontenstamm verwendet.

Bitte beachten Sie, dass die Empfängerangaben derzeit nur für Konten ohne Sprachschlüssel gedruckt werden.

• Anrede

Die Anrede wird im Brieffenster gedruckt.

• Briefanrede + [Ansprechpartner Nachname]

Wenn Sie als Briefanrede „Sehr geehrte(r) Frau bzw. Herr auswählen, wird diese mit dem Ansprechpartnernamen ergänzt. Ist dieser nicht vorhanden, wird der Name aus dem Datenfeld Firmenname / Nachname verwendet.

Die Briefanrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ wird generell nicht ergänzt.

• Briefanrede n. mit Firmennamen ergänzen

Diese Option betrifft frei erfasste Briefanreden.

Wenn Sie im Feld Briefanrede innerhalb der Personenkonten beispielweise „Lieber Hans“ erfassen.

Freie Briefanreden werden generell mit dem Ansprechpartnername bzw. wenn dieser nicht vorhanden ist, mit dem Nachname ergänzt. Über diese Funktion können Sie aktivieren, dass frei erfasste Briefanreden ergänzt werden

• Grußformel

Die Grußformel wird nach dem Mahntext gedruckt.

• Anrede, Grußformel bei ausl. Konten

Bei Konten, denen ein Sprachschlüssel zugeordnet wurde, werden die Anrede und Grußformel gedruckt. Im Personenkontenstamm müssen Sie entsprechend die ausländischen Anreden erfassen.

• Telefon / Email / Fax

• Der Andruck der ausgewählten Felder erfolgt nur bei Verwendung der Druckvariante

  :

• Abstand von oben / Abstand von links

Hier können Sie den Andruck der Empfängerangaben im Brieffenster verschieben und somit an Ihr Briefformular anpassen.

Druck ab Seite 2

• Empfängeradr. /Bezugszeichenzeile

Standardmäßig werden ab der 2. Seite die Empfängeradresse und die Bezugszeichenzeile (Datum/Seite/Kontonummer...) noch einmal gedruckt. Dies können Sie über diese Option deaktivieren.

• Abstand von oben

Hier können Sie einstellen ab wo, gerechnet vom oberen Blattrand, der Druck auf der 2. Seite beginnen soll.

Mahnungen drucken Registerkarte Freie Felder andrucken

Der Reiter wird nur angezeigt, sofern unter Stammdaten / freie Felder / Finanzbuchhaltung - Personenkonten Freie Felder angelegt wurden

Hier können Sie bis zu 4 freie Felder auswählen, bezeichnen, formatieren und zuordnen und bei der Mahnung mit der Druckvariante 2 im Bereich der Bezugszeichenzeile

oder bis zu insgesamt 9 freie Felder, die als Platzhalter in den Mahn-und Kontoauszugstexten eingefügt und angedruckt werden können.

• Bereich Anordnung

Im Bereich Anordnung legen sie fest, wie viele zusätzliche Felder sie andrucken möchten.

Es stehen max. 2 Zeilen mit max. jeweils 2 Feldern zur Verfügung.

Durch Anhaken z.B. Zeile 1 aktivieren Sie den Andruck und durch Wahl von 1 Feld oder 2 Felder die Anzahl der zu druckenden Felder.

Über die Bearbeitungsschaltfläche öffnet sich das Dialogfenster "Druckeinstellungen freie Felder", sofern dem Druckbereich in der Tabelle Zuordnung Feldinhalte / Spalte Feldzuordnung ein Freies Feld zugewiesen wurde.

In den Druckeinstellungen Freie Felder kann der Inhalt des Freien Feldes formatiert und ausgerichtet werden.

• Im Bereich Textformatierung

  : können durch Anhaken der Felder : : F = fett : U = unterstrichen : K = kursiv : die jeweiligen Freien Felder pro Feld formatiert werden. : Eine mehrfache Auswahl ist hier möglich.

• Im Bereich Textausrichtung können durch Auswahl das entsprechende Feld

entweder linksbündig, zentriert oder rechtbündig formatiert werden

• Bei Schriftgröße können Sie zwischen den Schriftgrößen 8,10 oder 12 wählen.
• Bereich Zuordnung Feldinhalte

• Spalte Feldbezeichnung:

Hier werden die freien Felder angezeigt, die zuvor unter Stammdaten / freie Felder / Finanzbuchhaltung - Personenkonten angelegt wurden.

• Spalte Titel

In der Spalte Titel können Sie (Vor-)Text erfassen, der dann ebenfalls angedruckt wird.

Eine Eingabe ist nicht zwingend notwendig.

Wird kein Text erfasst, dann wird nur der Inhalt des freien Feldes angedruckt.

• : Bsp. : Eingabe Bewohner -> Andruck Bewohner

• Spalte Feldzuordnung

In der Spalte Feldzuordnung legen Sie fest, an welcher Position (Zeile und Feld) das Freie Feld angedruckt werden soll.

Die getroffene Auswahl ändern Sie durch Auswählen einer anderen Zeile/Feld Position oder durch Wahl des Leerfeldes.

• Spalte Platzhalter (nur maßgeblich für Mahn- und Kontoauszugstexte)

In der Spalte Platzhalter wählen Sie das Freie Feld (FF1 -FF9) aus, welches dann an entsprechender Position in den Mahn-/Kontoauszugstexten angedruckt wird.

• Ansicht Vorschau:

• Ergebnis auf derMahnung mit der Druckvariante 2:

Mahnungen drucken Registerkarte Filterung

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Auswertungen / Mahnung / Registerkarte Filterung

Wichtiger Hinweis

• Die Registerkarte Filterung steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in den Stammdaten freie Felder definiert haben
• Wird die Option Zusatzadresse aktivieren verwendet, so darf als Filteroption nicht das entsprechende Feld für die Zusatzadresse verwendet werden

Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Produktdokumentation Freie Felder

Firmenlogo drucken

Auf den Mahnvorlagen 1 und 2 kann ein Firmenlogo angedruckt werden.

Dazu muss eine Bitmap mit dem Firmenlogo unter dem nachfolgenden Programmkatalog abgestellt werden:

ZMIS\Listen\Fibu\ Custom\Logomahn.bmp. Das Logo muss in der nachfolgenden Größe vorliegen:

• Mahnvorlage 1: B 220 x H 74 Pic
• Mahnvorlage 2: B 284 x H 75 Pic

Werden Mahnungen für unterschiedliche Firmen gedruckt, so können dafür unter dem Verzeichnis „Custom“ jeweils Unterverzeichnisse mit der entsprechenden Firmennummer und unterschiedlichen Bitmaps angelegt werden.

Existiert kein Mandantenverzeichnis, wird standardmäßig die Bitmap aus dem Verzeichnis Custom herangezogen. Als Dateibezeichnung ist immer die Bezeichnung Logomahn.bmp zu verwenden.

==

Custom-Verzeichnis

Das Custom-Verzeichnis muss bei Bedarf manuell angelegt werden und ist im Standard nicht vorhanden.

Installationsvariante 5

Sofern mit der Installationsvariante 5 installiert wurde, muss das Logo für Mahnungen in das Custom Verzeichnis auf dem Terminalserver und nicht auf dem Fileserver kopiert werden.

Mahnlauf zurücksetzen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Mahnlauf zurücksetzen

Programmzweck

Über diesem Programm können Sie einen Mahnlauf komplett oder nur für einzelne Konten zurücksetzen. Über das Programm OP-Info können Sie sehen, an welchem Termin der letzte Mahnlauf für ein bestimmtes Konto stattgefunden hat.

Dieses Programm müssen Sie nicht einsetzen, wenn Sie lediglich eine Mahnvorschlagsliste, jedoch keinen Mahnungsdruck erstellt haben.

Häufig gestellte Fragen zum Mahnwesen

Woran kann es liegen, dass für ein Konto kein Mahnvorschlag bzw. keine Mahnung erstellt wird?

• Das Konto hat im Stammdatensatz kein Mahnkennzeichen
• Das Konto hat einen Habensaldo.
• Die Wartetage seit der letzten Mahnung bis zur nächsten Mahnung sind noch nicht abgelaufen (Menü: Info | OP-Infos| Datenfeld Datum letzte Mahnung)
  Die Wartetage je Mahnstufe sind in den Mahnkonditionen hinterlegt. Diese sind im Firmenstamm zugeordnet, können jedoch auch abweichend zum Firmenstamm beim Kundenkonto hinterlegt sein

Wo kann man nachsehen, wann und wie oft ein Offener-Posten bereits gemahnt wurde?

Wenn Sie im Programm OP-Info (Menü Infos / OP-Info) einen Doppelklick auf einen bestimmten OP durchführen, öffnet sich der OP-Detaildialog. Unter dem Karteireiter Mahninformationen wird die Mahnhistorie angezeigt.

Wo kann man nachsehen welche Offenen-Posten dauerhaft für das Mahnwesen gesperrt worden sind?

Innerhalb der OP-Liste gibt es eine Selektionsmöglichkeit für Offene-Posten und Konten, die dauerhaft für das Mahnwesen gesperrt worden sind.

Warum wird auf der Mahnvorschlagliste bzw. der Mahnung nicht der komplette Buchungstext angedruckt?

Analog zu Vorgehensweise in der OP-Liste wird der Buchungstext mit mehr als 300 Zeichen, zum Andruck auf 295 Zeichen abgeschnitten und um "..." ergänzt.