Mahnwesen einrichten

Mahnwesen einrichten

Allgemein

Programmzweck

Mit dem Mahnwesen erstellen Sie Mahnungen für säumige Kunden. Die Kundenkonten können über einen automatischen Mahnvorschlag oder über das Programm Dialogfreigabe Mahnungen für den Mahnungsdruck selektiert werden.

Des Weiteren ist es auch möglich, ohne Vorselektion einfach einen Mahnungsdruck über alle zu mahnenden Konten zu erstellen (empfohlen). Bei Bedarf kann der Mahnlauf dann einfach und schnell für einzelne Konten wieder zurückgesetzt werden, wenn einzelne Mahnungen nicht verschickt werden sollen.

Optional können Sie nun auch die Mahngebühren automatisiert verbuchen.

• Neuerungen DVD 3/2023

Mit dieser Version ist es nun möglich, Mahnungen von Diversen Konten (CPD) per Email zu versenden.

Dazu wurde der Dialog “Eingaben diverses Konto" um das Feld "Email" erweitert.

Für Diverse Konten wird vor die Kontonummer “D_” gestellt, um bei der Druckjobausgabe Diverse Konten identifizieren zu können.

• 

Wurde bei der Erfassung der Buchung im CPD Erfassungsdialog keine Emailadresse erfasst, so wird die entsprechende Mahnung gedruckt.

Eine Prüfung auf eine fehlende Emailadresse findet nicht statt.

Dies erfolgt nur bei "normalen" Kundenkonten.

Der Versand von Diversen Konten per Druckservice ist weiterhin nicht möglich.

• Neuerungen DVD 2/2023

Derzeit befinden wir uns in der Pilotierung zur Erweiterung der BelegNr.1 auf 36 Stellen.

Daher wurde es notwendig die vorhandenen Mahnvorlagen anzupassen und eine neue Mahnvorlage bereitzustellen.

Da es in den bestehenden Standardmahnvorlagen aus platzgründen nicht möglich war, das bestehende BelegNr.1-Feld auf 36 Stellen zu erweitern, haben Sie nun folgende Varianten zur Verfügung:

• Standardmahnvorlagen

Für die Verwendung der BelegNr.1 > 15 Stellen war es notwendig die vorhanden Standardmahnvorlagen (mahn, mahn2, mahn3.vlg) zu erweitern.

Bei den o.a. Standardmahnvorlagen ergeben sich somit folgende Änderungen:

• Belegr.1-Feld von 15 auf 20 Stellen erweitert und

• das Feld Buchungstext/Erläuterungen entsprechend gekürzt.

• BelegNr.1 > 20 Stellen werden nunrechtsbündig umgebrochen.

• Beispiel Ausdruck mit Druckvariante Form 2 mit Erläuterungen

• :

• Neue Druckvariante Mahnung Form 4 für 36-stellige Belegnummern

Für den Andruck von bis zu 36-stelligen Belegnummern ohne Umbruch steht Ihnen nun die Druckvariante Mahnung Form 4 für 36-stellige Belegnummern zur Auswahl:

Diese neue Mahnvorlage basiert auf der Druckvariante Form 2 ohne Erläuterungsspalte.

Beispiel:

• Individuelle Mahnvorlagen

Bei Verwendung von individuellen Mahnvorlagen müssen diese entsprechend für die Verwendung von BelegNr.1 > 15 Stellen manuell angepasst werden.

Bei Bedarf stellen Sie die von ihnen verwendeten Mahnvorlagen bitte über den WK Self Service für eine Bearbeitung zur Verfügung.

Die Anpassung der individuellen Mahnvorlagen ist kostenpflichtig.

• Vorherige Neuerungen
• Druckvariante Mahnung Form 3 (schmal)

Die neue Druckvariante Mahnung Form 3 (schmal) können Sie verwenden, wenn Sie einen Briefbogen nutzen, welcher am rechten Seitenbereich Informationen enthält und somit in die Mahninformationen ragen würde.

Bei der Variante Form 3 wurde die Spalte "Erläuterungen" entfernt.

• Andruck freier Felder aus dem Bereich der Personenkonten in den Mahn-/Kontoauszugstexten

  :

Die Auswahl erfolgt über die Schaltfläche im Mahntextkopf- bzw. fussbereich.

Es können bis zu 9 (FF1-FF9) freie Felder angedruckt werden.

• Andruck bis zu 4 freier Felder auf der Druckvariante Form 2 im Bereich der Bezugszeichenzeile

  :

Die Auswahl, Bezeichnung, Formatierung und Zuordnung der individuellen Felder erfolgt im neuen Reiter "Freie Felder andrucken"

Der Reiter wird nur angezeigt, sofern unter Stammdaten / freie Felder / Finanzbuchhaltung - Personenkonten Freie Felder angelegt wurden

• Mahnvorschlagsliste und Mahnungen drucken mit Mahnstufen aus OP-Sicht

Mit dieser Option werden jetzt nur die OP´s angedruckt, die der gewählten Mahnstufe(n) entsprechen.

Voraussetzung: Zur Aktivierung der Option ist über

Stammdaten / Firmendaten / Reiter Mahndaten / Bereich Optionen / Mahnungen je Mahnstufe drucken zu aktivieren Weitere Informationen finden Sie an den entsprechenden Stellen zur Mahnvorschlagsliste bzw. zur Mahnung.

• Die Mahnvorschlagsliste kann im csv-Format/Excel exportiert werden.

Der Export wird über das Icon " Auswertung exportieren" gestartet.

Beim Export der Mahnvorschlagsliste werden immer die folgenden Felder exportiert:

• OP-Vermerk
• BelegNr.2

Eine Optionsmöglichkeit, wie beim Druck der Mahnvorschlagsliste besteht beim Export nicht.

Als Standardexportverzeichnis wird ….*Daten\Mandantennummer* im ADDISON Installationsverzeichnis sowie als Dateibezeichnung "Mahnvorschlag.csv" vorgeschlagen.

Checkliste Voraussetzungen für das Mahnwesen

Checkliste

1. Hausbankverbindung anlegen Im Projekt Mandant müssen Sie ihre Hausbankverbindung anlegen, wenn diese auf den Mahnungen/Kontoauszügen angedruckt werden sollen.

Projekt: Mandant / Menü: Unternehmen / Registerkarte Bank.

1. Mahnkondition anlegen und zuordnen

In den Firmendaten müssen Sie der Firma eine Mahnkondition, die Sie dort vorher anlegen können, zuordnen.

Projekt: Rechnungswesen / Menü: Stammdaten / Firmendaten / Fibu/ Registerkarte Mahndaten.

1. Mahntexte anlegen Für die Firma müssen Sie Mahntexte anlegen.

Menü: Stammdaten | Mahn- /Kontoauszugstexte.

1. Fremdsprachenbeschriftungen anlegen Für alle Sprachen, in denen Sie mahnen möchten, müssen Überschriften vorhanden sein. Für die Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch und Französisch sind bereits Standardüberschrifttexte automatisch vorhanden:

Menü: Stammdaten | Firmenübergreifende Stammdaten | Fremdsprachenbeschriftungen

1. Kundenstammdaten mit Mahnkennzeichen versehen Damit ein Kunde überhaupt gemahnt wird, müssen Sie bei der Anlage eines Kontos im Kundenstamm das Kennzeichen Konto mahnen ankreuzen.

Menü: Stammdaten / Kundenkonten / Karteikartenreiter Zahlungs- und Mahnkonditionen

1. Mahnungen in Fremdwährung steuern Damit ein Kunde in Fremdwährung gemahnt werden kann müssen Sie für die entsprechende Währung eine Mahnkondition anlegen und diese dem Kundenkonto in den Kundenstammdaten zuordnen. Des Weiteren muss dem Kunden ein entsprechender Sprachschlüssel zugeordnet werden. Für diesen Sprachschlüssel müssen Sie auch Mahntexte und Fremdsprachenbeschriftungen anlegen.

Mahnkonditionen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Firmenübergreifende Stammdaten / Mahnkonditionen

Programmzweck

Über dieses Programm legen Sie Einstellungen für die Mahnungserstellung sowie für den Mahnungsdruck fest.

Wenn Sie das Mahnwesen durchführen wollen, müssen Sie der Firma mindestens eine Mahnkondition innerhalb der Firmenstammdaten (Menü: Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Registerkarte / Mahndaten) zuordnen.

Die dort zugeordnete Mahnkondition wird dann für alle Konten dieser Firma verwendet, außer Sie ordnen in den Kontenstammdaten eines Kontos eine abweichende Mahnkondition zu.

Über dieses Programm können Sie beliebig viele Mahnkonditionen anlegen. Da es sich bei den Mahnkonditionen um globale Stammdaten handelt, können Sie eine bestehende Mahnkondition auch bei mehreren Firmen/Mandanten zuordnen.

Währungsschlüssel

Dieser muss zu jeder Mahnkondition erfasst werden. Hier geben Sie in der Regel den korrespondierenden Währungsschlüssel zu Ihrer Hauswährung ein.

Mindestmahnbetrag

Sie können einen Mindestbetrag festlegen, ab dem eine Mahnung erstellt werden soll. Dadurch kann vermieden werden, dass Mahnungen erstellt werden, wenn z.B. durch Unterzahlung noch Kleinstbeträge auf dem Konto offen sind.

Verzugspauschale nach §288 Abs. 5 BGB

In [javascript:void(0); § 288 Abs. 5 BGB] n.F. wurde eine Verzugspauschale in Höhe von 40 EUR für gewerbliche Zahlungsschuldner eingeführt, die auch für Abschlags- und Ratenzahlungen gilt und neben die geschuldeten Verzugszinsen tritt.

Die Pauschale dient dem Ausgleich etwaiger Mahn- und Inkassogebühren und ist im Falle des Verzugs stets fällig, kann aber auch auf einen Schadensersatzanspruch aus weiterer Rechtsverfolgung angerechnet werden.

Mahnstufen

Höchste Mahnstufe

Hier geben Sie die Mahnstufe an, bis zu der maximal gemahnt werden soll (mögliche Mahnstufen 1-9).

Mahngebühren

Sie können für die Mahnstufen 1-9 jeweils Mahngebühren in unterschiedlicher Höhe eingeben. Wenn Offene Posten verschiedener Mahnstufen zusammen gemahnt werden, wird die Mahngebühr nach der höchsten Mahnstufe auf der Mahnung berechnet.

Wartetage

Sie können für die Mahnstufen 1-9 jeweils unterschiedliche Wartetage eingeben.

Ein Offener Posten wird erst dann zur Mahnung freigegeben, wenn er mindestens seit einem Tag überfällig ist (Nettofälligkeit + 1 Tag) und die Anzahl der angegebenen Wartetage der Mahnstufe 1 überschritten hat. Die Wartetage haben des Weiteren auch eine Auswirkung darauf, wann für den Kunden eine Mahnung, mit der nächsthöheren Mahnstufe erstellt wird, wenn der Kunde bereits eine Mahnung erhalten hat (siehe auch „Wie errechnet sich die Mahnfälligkeit“).

Wartetage je OP berücksichtigen

Mit dieser Funktion können Sie steuern, dass die Wartetage nicht mehr je Kundenkonto, sondern je einzelnen OP berücksichtigt werden.

(siehe auch „Wie errechnet sich die Mahnfälligkeit“).

Verzugszinsen

• Ab Stufe

Geben Sie die Mahnstufe an, ab der Verzugszinsen berechnet und auf der Mahnung ausgewiesen werden sollen.

• Für Anzahlungen (o. Rechn.)

• Für Gutschriften (o. Rechn.)

Am Ende einer Mahnung werden Gutschriften bzw. Anzahlungen aufgeführt, die keiner bestimmten Rechnungsnummer zugeordnet wurden. Hier können Sie steuern, ob für diese ebenfalls Verzugszinsen berechnet werden sollen.

Berechnung ab

• Datum 1. Mahnung

Bei dieser Steuerung werden die Verzugszinsen ab dem Datum, an dem die Rechnung zum 1.mal gemahnt wurde, berechnet.

• Fälligkeit (Standard)

Bei Berechnung „ab Fälligkeit“ werden die Verzugszinsen ab dem ersten Tag der Überfälligkeit einer Rechnung berechnet.

• Gültig ab

Gültigkeitsdatum, ab wann der Verzugszinssatz verwendet werden soll.

• Zinsen

Zinssatz, der berechnet werden soll.

Formel zur Berechnung der Verzugszinsen

| --- | | Mahnbetrag x %-Satz Verzugszins x überfällige Tage | | 100 x 360 |

Beispiel Mahnungsdruck per 28.11.

Beleg datum	Belegnr.	Netto-fälligkeit	überfällige Tage	Betrag	Verzugszinsen
31.01.	482	11.03.	262	1.919,99	139,73
26.02.	871	28.03.	245	932,36	63,45
31.03.	2157	09.05.	203	487,07	27,47
18.07.	849010	18.07.	133	37,17	1,37
31.08.	868913	31.03.	90	-500,00	(Zahlung - keine Verzugszinsberechnung)
			Verzugszinsen		232,02

• In Mahnbetrag einrechnen

Mahngebühren / Verzugszinsen / Verzugspauschale

Kreuzen Sie an, wenn die Mahngebühren bzw. die Verzugszinsen oder die Verzugspauschale in den Gesamtmahnbetrag (überfälliger Betrag) eingerechnet werden sollen.

Optional können Sie auch alle nicht fälligen OPs in den Gesamtmahnbetrag einrechnen lassen. Diese werden unter der Rubrik „Sonstige Rechnungen / Gutschriften“ auf der Mahnung angedruckt.

• Gebühren/Säumnis-zuschläge für rechtlich/ öffentliche Forderungen berechnen

Wenn diese Funktion aktiviert wurde, werden die Mahngebühren/ Verzugszinsen nach § 2 Abs. der Kostenordnung zu Verwaltungsvollstreckungsgesetz (Brandenburg) berechnet.

Mahngebühren

Forderungen bis 50 EUR werden mit einer Mahngebühr von 1,50 EUR belegt.

Forderungen über 50 EUR werden zunächst auch mit 1,50 EUR Mahngebühr belegt. Zusätzlich wird von der Restforderung 1 % als Mahngebühr erhoben.

Beispiel

Forderung 1.000,00 EUR

Mahngebühr von 50,00 EUR fixer Betrag = 1,50 EUR

Mahngebühr von 950,00 EUR = 9,50 EUR

Gesamt = 11,00 EUR

Säumniszuschläge (Verzugszinsen)

Werden bis zum Ablauf eines Monats nach dem Fälligkeitstag Gebühren oder Auslagen nicht entrichtet, so kann für jeden angefangenen Monat der Säumnis ein Säumniszuschlag von 1 % erhoben werden, wenn dieser 50 EUR übersteigt.

Für die Berechnung des Säumniszuschlags wird der rückständige Betrag auf volle 50 EUR nach unten abgerundet.

Beispiel

Forderung 1.020,00 EUR

Säumniszuschlag 1% von 1.000 EUR (abgerundet) = 10,00 EUR

Mahn- /Kontoauszugstexte

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Mahn- /Kontoauszugstexte

Programmzweck

In diesem Programm können Sie firmenbezogene Mahn-, Kontoauszugs- und OP-Ausgleichslistentexte verwalten. Zu jeder Gruppe von Texten erfassen Sie zur eindeutigen Unterscheidung eine Bezeichnung wie z.B. Standard Deutsch oder Englisch. Je Textgruppe können Sie dann Mahntexte für die Mahnstufen 1 – 9 hinterlegen sowie ein Kontoauszugs- und OP-Ausgleichslistentext.

Wichtiger Hinweis

Da die Personenkonten, die einen deutschsprachigen Mahntext erhalten, in der Regel ohne einen Sprachschlüssel angelegt sind, sollten Sie Ihren Standard Mahn- / Kontoauszugstext ebenfalls ohne Sprachschlüssel anlegen.

Kontoauszug mit Nullsaldo

Für die Erstellung von Kontoauszügen mit Nullsaldo wurde ein neuer Bereich für die Erfassung individueller Texte hinzugefügt.

Über die Auswahl der Sprachschlüssel können Sie entsprechende Texte auch in Fremdsprachen erfassen.

Sprachschlüssel

Den Textgruppen für ausländische Mahntexte müssen Sie einen Sprachschlüssel zuordnen. Die entsprechende Mahn- / Kontoauszugstextgruppe wird dann beim Druck verwendet, wenn Sie bei den betreffenden Kundenkonten in den Stammdaten ebenfalls den korrespondierenden Sprach-schlüssel hinterlegen.

Texte für Mahnung Kontoauszug

Hier können Sie einstellen, ob Sie Texte für Mahnungen- oder Kontoauszüge erfassen möchten Für die Mahnungen können unterschiedliche Mahntexte für 9 Mahnstufen vorgegeben werden.

Kopf- Fußtext

Betreff: Dieser wird als Betreffzeile gedruckt. Hier erfassen Sie z.B. 1 Zahlungserinnerung, 2. Mahnung, Kontoauszug.

Platzhalter einfügen

Innerhalb vom Mahn- bzw. Kontoauszugstext können Sie die folgenden Platzhalter einfügen:

Mahntext Kopf:

• #D wird mit „Datum letzte Frist“ gefüllt, Eingabe im Mahnungsdruckdialog

• #Z wird mit Datum „Zahlungseingang berücksichtigt bis“ gefüllt, Eingabe im Mahnungsdruckdialog

• #T wird mit dem Tagesdatum gefüllt

• #G wird mit den Grundstücksinfos
  Straße, PLZ und Ort aus der Zusatzadresse
  und Eigentümer aus Zusatzadresse (Nachname, Vorname) gefüllt aber nur wenn in der Mahnkondition Mahnung für Kommunen geschlüsselt wurde.

• #L wird das Datum gedruckt, wann der Kunde zum letzten Mal gemahnt wurde.

• #W wird das Datum gedruckt, dass sich aus dem Datum der aktuellen Mahnung + den Wartetagen (aus der Mahnkondition) bis zur nächsten Mahnung errechnet.

Mahntext Fuß:

• #N wird mit Belegnummer1, jedoch nur bei Diversen Konten gefüllt. Bei nicht Diverse Konten wird sie ausgeblendet.

Zusätzlich zu den o.a. Platzhaltern gibt es nun noch bis zu 9 weitere Platzhalter für freie Felder aus dem Bereich Personenkonto.

Emailversand

Hier können Sie für den E-Mailversand der Mahnungen- und Kontoauszüge einen Text vorgeben, der dann innerhalb der E-Mail abgestellt wird.

Platzhalter Emailversand

Für den Emailversand stehen folgende Platzhalter, sowie die 9 freien Felder aus dem Bereich Personenkonto (s.o.) zur Verfügung:

Platzhalter Emailversand in Betreffzeile

Für den Emailversand können nun in der Betreffzeile die Platzhalter #C und #K, sowie die 9 freien Felder aus dem Bereich Personenkonto (s.o.) ausgewählt werden.

Platzhalter #K

Der Platzhalter #K steht für den Inhalt des Feldes Kundennummer aus dem Bereich Kundenkonto / Reiter Zahlungs- und Mahnkonditionen.

Platzhalter #C

Der Platzhalter #C steht für die Personenkontonummer im Bereich der Kundenkonten.

Fremdsprachenbeschriftungen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Firmenübergreifende Stammdaten / Fremdsprachenbeschriftungen

Programmzweck

Über dieses Programm können Sie die Spalten- und Feldüberschriften auf dem Mahn- /Kontoauszugsformular verwalten, damit diese passend zum Mahn- /Kontoauszugstext ebenfalls in einer ausländischen Sprache gedruckt werden.

Zuordnung

Damit die Überschriften auf der Mahnung / dem Kontoauszug in einer Fremdsprache gedruckt werden, ist es notwendig, dass dem betreffenden Personenkonto ein Sprachschlüssel zugeordnet wird.

Standard Überschriften

Wenn Sie das Programm erstmalig aufrufen, werden für die nachfolgenden Sprachen automatisch vorgefertigte Fremdsprachenbeschriftungen importiert:

Sprachschlüssel	Land	Sprache
0 / 1	Deutschland	Deutsch
40	Französisch	Französisch
70	Italien	Italienisch
130	Spanien	Spanisch
140	Großbritannien	Englisch
60	Irland	Englisch
80	Luxemburg	Französisch

	Diese können bei Bedarf geändert werden. Bitte beachten Sie dabei, dass für den Druck der Feldüberschriften auf den Mahnungen / Kontoauszügen nicht unbegrenzter Platz vorhanden ist. Daher sollten Sie bei Änderungen die ursprüngliche Textlänge möglichst nicht überschreiten. Wenn Sie die Feldüberschriften für eine Sprache geändert oder neu angelegt haben, sollten Sie vor dem 1. Massendruck einen Testdruck vornehmen und die Überschriften kontrollieren.
Verzugspauschale	Die Verzugspauschale wurde in die Fremdsprachenbeschriftungen aufgenommen (Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch)
Besonderheit	Eine Besonderheit gibt es für den Sprachschlüssel 0 bzw. 1. Für diese beiden Schlüssel werden nicht jeweils zwei separate Fremdsprachensätze angelegt. Für den Sprachschlüssel 0 werden beim Druck der Mahnungen/Kontoauszüge die gleichen Feldüberschriften verwendet wie für den Sprachschlüssel 1.
Ausdruck komplett in einer Fremdsprache	Damit eine Mahnung / ein Kontoauszug für einen Personenkonto mit Sitz im Ausland komplett in einer ausländischen Sprache ausgedruckt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: - Dem Personenkonto muss ein entsprechender Sprachschlüssel innerhalb der Kontostammdaten zugeordnet werden - Für diesen Sprachschlüssel müssen entsprechend ausländische Mahn- /Kontoauszugstexte innerhalb der Mahn- /Kontoauszugstextverwaltung angelegt werden - Des Weiteren müssen für diesen Sprachschlüssel innerhalb des Fremdsprachenbeschriftungsprogramms die entsprechenden Feldüberschriften angelegt werden