Mandantenverwaltung

Mandantenauswahl

Programmbedienung

Die Bedienung der Mandantenauswahl entnehmen Sie bitte der Dokumentation Bedienung der Benutzeroberfläche.

Mandanten löschen

Programmaufruf

Bereich Erweitert / Mandanten verwalten

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Typ ändern

Hier kann der Mandantentyp geändert werden, z.B. von Steuerpflichtiger auf Stpfl. mit Einzelfirma.

Nummer ändern

Ändern der Mandantennummer. Bitte beachten Sie die Bildschirmhinweise. Wichtig die Mandantennummer kann nur geändert werden, wenn alle Module die bei diesem Mandanten irgendwann aktiv waren, vorhanden sind.

Löschen

Die Schaltfläche Löschen löscht den markierten Mandanten. Wichtig die Mandantennummer kann nur gelöscht werden, wenn alle Module die bei diesem Mandanten irgendwann aktiv waren, vorhanden sind.

Kanzlei-Daten

Existieren für den Mandanten im Projekt Kanzlei noch Aufträge, Postbucheinträge, Bescheiddaten oder Vorjahreswerte, kommt es zu folgender zusätzlicher Abfrage.

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Abfrage bei Löschen

Ist über ADDISON-Menü / ADDISON Optionen / Allgemein / Registerkarte Benutzerspezifisch der Check Abfrage vor dem Löschen von Daten gesetzt, wird für jeden vorhandenen Datenbereich ein eigener Hinweis mit Bestätigungsfunktion angezeigt.

Wird ein Hinweis mit Nein bestätigt, wird das Löschen der Daten von Kanzlei beendet. Der Mandant wird nicht gelöscht.

Achtung: alle Daten, die vor diesem Abbruch mit Ja bestätigt wurden, sind gelöscht.

Rechnungen in Kanzlei

Sind für einen zu löschenden Mandanten noch Rechnungen im Rechnungseingangs- oder im Rechnungsausgangsbuch Vorjahre wird folgende Meldung im Listmanager abgestellt:

#3483388: Software zmisdoku image16.png

Der Mandant ist nicht gelöscht.

Programmaufruf

Die Rechnungen müssen beim Kanzleimandanten Bereich Kanzlei / Extras /Statistikdaten verdichten aus dem Rechnungsausgangsbuch entfernt werden. Dann kann der Löschvorgang wiederholt werden.

Wichtig: Werden Aufträge mit schon vorhandenen Abrechnungspositionen gelöscht, sind alle Zeiten und Erlöse, die erfasst wurden, ebenfalls gelöscht. Das bedeutet, dass auch in den Auswertungen für Mitarbeiter und Mandanten keine Daten des (der) gelöschten Mandanten vorhanden sind.

Postbuch und Fristenkontrollbuch-Einträge sind mit dem Vermerk Mandant gelöscht ausgewiesen.

Blättern in Mandanten

Über die Tastenkombination Strg + Alt + bzw. Strg + Alt + kann zum nächsten bzw. zum vorherigen Mandanten geblättert werden.

Projekt-Neuanlage

Die Projektneuanlage wird bei der Mandantenanlage mit vorgenommen.

Die Aktivierung noch anzulegender Projekte ist in CRM vorzunehmen:

Über die Schnellstartleiste, Symbol #3483394: Software zmisdoku image17.png , Strg + Alt + C oder über Bereich Mandant /CRM.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ADDISON CRM.

Mandantenlogins Exportieren / Importieren

Programmaufruf

Bereich Erweitert / Mandanten verwalten

Programmzweck

Für den Fall, dass ein Mandant, der bereits für ADDISON Direkt freigeschaltet ist, zurückgesichert werden muss, oder auf eine zeitlich zurückliegende Datenbank zugegriffen werden soll, ist unter Umständen notwendig, auf Mandantenlogins zurückzugreifen.

Export Logins

Exportiert die Logins aller in ADDISON Direkt gemeldeter Mandanten. Optional können auch bereits angemeldete Arbeitnehmer mitexportiert werden.

Die Datei wird in das Verzeichnis …\ADDISON\Software\Daten\OfficeProfile\0 \0\Portallogins.xml

Import Logins

Nach Zurückspielen des Mandanten bzw. der Datenbank können die ADDISON Direkt Logins wieder importiert werden. Nach Aufruf des Punktes muss die o. a. xml-Datei mit OK bestätigt werden. Danach werden alle Logins importiert. Die Mandanten stehen jetzt für ADDISON Direkt wieder zur Verfügung.

Erfassung Postleitzahlen mit Ortsauswahl

Programmaufruf

Bei Eingabe einer Postleitzahl erfolgt eine automatische Ortsauswahl.

Der Auswahldialog für die Suche kann auch manuell mit der F2-Taste im Postleitzahlenfeld geöffnet werden.

Programmzweck

Bei Eingabe einer Postleitzahl in den Mandantenstammdaten erfolgt eine automatische Ortsauswahl. Sofern die Postleitzahl unvollständig eingegeben wird oder zu einer Postleitzahl mehrere Orte gefunden werden, wird eine Trefferliste mit Orten angezeigt. Aus der Trefferliste kann der gewünschte Ort gewählt und übernommen werden:

#3483395: Software zmisdoku image18.png

Neu / Bearbeiten

Im Auswahldialog für Postleitzahlen und Orte besteht die Möglichkeit, neue Postleitzahlen und Orte anzulegen. Mit dieser Funktion können z.B. ausländische Orte angelegt werden:

#3483396: Software zmisdoku image19.png

PLZ-Eingabe für ausländische Orte

Die Eingabemöglichkeiten im Feld Postleitzahl in den Mandantenstammdaten wurden erweitert. Die Eingabe ist nicht mehr auf Zahlen und maximal 5 Stellen begrenzt. Somit ist auch die Erfassung ausländischer Postleitzahlen möglich. Sofern als Land Deutschland eingestellt ist und die Postleitzahl nicht fünfstellig numerisch erfasst wird, wird ein Hinweis angezeigt.

Kanzleistempelverwaltung

Programmaufruf

Bereich Erweitert / Mandanten verwalten / Kanzleistempelverwaltung

Programmzweck

Der Kanzleistempel wird auf den Auswertungen der Mandanten i.d.R. links unten ausgegeben. So präsentiert sich die Kanzlei als Ersteller der Auswertungen.

Neben den vorhandenen Kanzleien und Standorten können zusätzliche Hauptstempel und Standorte angelegt werden.

Die Kanzleistempelverwaltung bietet auch eine automatische Zuordnung nach Intervallen oder projektspezifisch.

Zuordnung

Die Zuordnung der Kanzleistempel erfolgt für den ausgewählten Mandant über den zentralen oder die projektspezifischen Menüpunkte der Kanzleistempelzuordnung.

Weitere Details zum Bearbeitungsmodus finden Sie im nachfolgenden Kapitel Kanzleistempelzuordnung. Die Verwaltung der Stempel ist auch dort möglich.

Benutzerberechtigung (BBS)

Wenn die Kanzleistempelverwaltung für einzelne Benutzergruppen gesperrt werden soll, ist das BBS-Attribut "Kanzleistempelverwaltung" zu deaktivieren (z.B. für Benutzer einer Mandanten-Fibu). Das Recht für die Zuordnung von Kanzleistempeln kann über das Attribut "Kanzleistempelzuordnung" gesteuert werden.

Kanzleistempelzuordnung

Programmaufruf

Bereich Erweitert / Mandanten verwalten / Kanzleistempelzuordnung oder wie bisher in den einzelnen Projekten.

Programmzweck

Für den ausgewählten Mandant kann eine mandanten- oder projektspezifische Zuordnung eines Kanzleistempels erfolgen.

→ siehe Kanzleistempelverwaltung

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Kanzleistempel drucken Druck des Kanzleistempels mandantenspezifisch steuern.

Beraternummer drucken

Beraternummer drucken (betrifft Finanzämter von NRW).

Tabelle der Projekte Zeigt nur Projekte des Mandanten: Lohn & Gehalt, Rechnungswesen, Abschluss, Controlling, Einkommensteuer, Einh. u. ges. Feststellung, BFW, LST-Ermäßigung, Erbschaftsteuer, Schenkungsteuer, Kapitalertragsteuer, Körperschaft-/Gewerbest., Umsatzsteuererklärung

"Mandant" in Tabelle Diese projektübergreifende Definition wird nur verwendet, wenn in den Projekten die Option wie Mandant vorkommt.

Zuordnung

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	mandanten- oder projektspezifisch, nach der unten beschriebenen Automatik
	übernimmt die Zuordnung vom Mandanten
		es wird kein Stempel mit ausgegeben
		Kanzleien und ihre Standorte können nur in der Kanzleiorganisation bearbeitet werden.
		Legt den neuen individuellen Hauptstempel als virtuelle Kanzlei an.
		Legt zusätzlich, unterhalb des selektierten Hauptstempels, einen neuen Standort an.
		Kopiert einen Standort zu einem beliebigen Hauptstempel oder kopiert einen Stempel ohne Standorte.

	Auf alle Mandanten, die diesen Stempel direkt verwenden, wird der ausgewählte Stempel übertragen. Automatische Vorbelegungen werden nicht geändert
		Löscht den markierten Hauptstempel bzw. Standort. Beim Löschen wird automatisch geprüft, ob Zuordnungen zu Mandanten vorliegen, die dann wahlweise auf die Option autom. Vorbelegung oder auf einen anderen Kanzleistempel übertragen werden können.
		Gliederung ein- bzw. ausblenden

Registerdaten

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Text zentriert

Die eingegebenen Daten werden im Kanzleistempel zentriert. Dies betrifft nicht alle Auswertungen.

Autom. Vorbelegung über Mandantenintervalle Die Vorbelegung erfolgt dann automatisch projektübergreifend für den Mandant. Mandantenspezifische Anpassungen und auch projektspezifische Einstellungen beim Mandanten haben Vorrang.

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projektspezifische Vorbelegung

Diese Option bietet sich an, wenn z.B. mehrere Kanzleien vorliegen, in denen die Arbeit projektspezifisch aufgeteilt ist. Nur direkte projektspezifische Einstellungen des Mandanten haben Vorrang.

#3483458: Software zmisdoku image36.png

Weitere Voraussetzungen

Listenmanager | Einstellungen | Register Voreinstellungen Listendruck → !Software zmisdoku image37.png Kanzleistempel

Benutzerberechtigung (BBS) Wenn die Kanzleistempelverwaltung für einzelne Benutzergruppen gesperrt werden soll, ist das BBS-Attribut Kanzleistempelverwaltung zu deaktivieren (z.B. für Benutzer einer Mandanten-Fibu). Das Recht für die Zuordnung von Kanzleistempeln kann über das Attribut Kanzleistempelzuordnung gesteuert werden.

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