Neuer Vertrag / Verträge bearbeiten

Neuer Vertrag / Verträge bearbeiten

Programmaufruf

- Menü / Neuer Vertrag - Schaltfläche Neuer Vertrag

Programmzweck

Hier können Sie einen neuen Vertrag anlegen.

Auswahl Vertragsart

Wählen Sie zuerst, ob Sie ein Darlehen, einen Leasing-, Miet-, Wartungs- oder Sonstigen Vertrag anlegen möchten.

Es stehen folgende Darlehensvarianten zur Verfügung:

• Annuität
• Tilgungsdarlehen
• Zinskumulation
• Mietkaufvertrag
• 
• Durch Auswahl der Vertragsart Darlehen werden daneben die Darlehensvarianten eingeblendet.

In der unteren Tabelle werden alle bereits angelegten Verträge der identischen Vertragsart zur Auswahl als Kopiervorlage angeboten. So können bereits vorhandene Verträge als Grundlage für weitere Verträge genutzt werden.

Bei Darlehen: Wechsel der Vertragsart

Bei der Anlage eines Darlehens können vorhandene Verträge auch aus abweichenden Vertragsarten zugrunde gelegt werden.

So kann z.B. ein Tilgungsdarlehen auch als Kopie zur Anlage eines Annuitätendarlehens genutzt werden. Wählen Sie dazu einfach im unteren Bereich die abweichende Zielvertragsart aus.

Sonderformen Annuität: Mietkaufvertrag Zinskumulation

Die Vertragsarten Mietkauf und Zinskumulation sind vereinfachte Annuitäten-Darlehen.

Die Erfassung der Berechnungsangaben wurde vereinfacht und an die jeweilige Vertragssituation angepasst.

• Mietkauf: Vereinfachte Erfassungsmaske für Ratenkreditverträge.

• Zinskumulation:
  Vereinfachte Erfassungsmaske bei einfachen Darlehensverträgen bei denen z.B. der Zinssatz fehlt.
  Hier genügen i.d.R. die Angabe des Nettodarlehensbetrags, die Anzahl der Raten, und die Zinssumme, um den Vertrag zu berechnen.

• Gesamtkosten / Darlehenssumme

  : Die Gesamtkosten, bzw. Darlehenssumme werden bei den Sonderformen der Annuität: Mietkauf und Zinskumulation, ausgewiesen. Sie stellen die Summe aller Ratenzahlungen dar.

• Kaufpreis:

  : Beim Mietkauf erfassen Sie keine Darlehensauszahlung, sondern den Kaufpreis abzüglich Anzahlung und zuzüglich weiterer Kosten.

Vertragsart Leasing

Für Leasingverträge ist die Verbuchung mit Steuerschlüssel 94 (Versteuerung nach §13b UStG) möglich.

Vertragsart Sonstige

Unter der Vertragsart Sonstige können Sie sich eigene Vertragsarten definieren.

Dies ist z.B. für alle Verträge mit wiederkehrenden Zahlungen sehr nützlich; so können die Zahlungen aus diesen Verträgen automatisch verbucht werden.

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Stammdaten 1

Inhalt

In den Stammdaten 1 werden Ihnen die grundlegenden Daten zum Vertrag, wie die Nummer, die Bezeichnung etc. angezeigt. Ein Verändern der Daten ist nur im Bearbeitungsmodus möglich.

Die Ansicht ist bei allen Vertragsarten identisch.

Beispiel Annuität

Vertragsgruppe

Es können sowohl betriebliche als auch privat Verträge erfasst werden.

Für Darlehen steht die Sonderform Aufteilungsdarlehen zur Verfügung, d.h. es ist möglich, einen Vertrag in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufzuteilen.

Über die Vertragsgruppe definieren Sie, ob es sich um einen betrieblichen, privaten oder um einen Aufteilungsvertrag handelt.

Filter

Über das Icon kann der Vertrag einem Filter zugeordnet werden. Die Verwaltung der Filter erfolgt über das Menü.

Simulierter Vertrag

Über diese Option bestimmen Sie, ob der Vertrag vorerst eine Simulation ist, oder als Echtvertrag angelegt wird. Sie können diese Option auch nachträglich ändern. So können simulierte Verträge zu einem späteren Zeitpunkt in die Echtverträge übernommen werden.

In den Auswertungen können Sie z.B. über die Filterfunktion simulierte Verträge ausschließen.

Verträge im Simulationsmodus können nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Report

Filter

Vertraulichkeitsvereinbarung

Sie können innerhalb der Vertragsstammdaten einen Vermerk zur Vertraulichkeitsvereinbarung hinterlegen.

Die Auswertung erfolgt im Kopfbereich der Vertragsinfo.

Archivierung nach Vertragsende

Grundsätzlich wird ein Vertrag nach Vertragsende und Ablauf des Kalenderjahres automatisch in die Historie verschoben.

Sollen Verträge nicht automatisch archiviert werden, können Sie im Bearbeitungsmodus die Option "Archivierung nach Vertragsende" deaktivieren.

Sicherheiten

Im rechten Bereich werden Ihnen bereits erfasste und dem Vertrag zugeordnete Sicherheiten angezeigt. Per Doppelklick wechseln Sie in das Reiter Sicherheiten auf die gewählte Sicherheit.

Zusätzlich können Sie über die Symbole Neu, Bearbeiten und Löschen die Sicherheiten ändern.

Dokumente

Im rechten Bereich werden Ihnen bereits zugeordnete Dokumente angezeigt. Per Doppelklick wechseln Sie in das Reiter Vertragsunterlagen.

Zusätzlich können Sie über die Symbole Neu, Bearbeiten, Löschen und Drucken, die Dokumente ausgeben.

Stammdaten 2

Inhalt

In den Stammdaten 2 werden Ihnen die grundlegenden Daten zu den Zahlungsmodalitäten, wie Angaben zu Raten, Laufzeit, Zinsen, Umsatzsteuer angezeigt.

Für die Vertragsanlage- bzw. Bearbeitung stehen diverse Funktionen zur Verfügung.

Beispiel Annuität

Automatische Vertrags Berechnung

Die automatischen Berechnungen werden immer bei Beendigung des Bearbeitungsmodus ausgeführt.

Ereignisse

Im rechten Bereich werden Ihnen bereits erfasste Ereignisse angezeigt. Per Doppelklick wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.

Zusätzlich können Sie über die Symbole Neu, Bearbeiten und Löschen die Ereignisse ändern.

Ereignisse sind Sachverhalte, die den Vertragsverlauf ändern, zum Beispiel: Aussetzung von Zahlung, Zinsänderung oder geänderte Ratenhöhe.

Annuität automatisch ermitteln

Voraussetzungen

Die regelmäßige Rate kann bei Annuitätendarlehen automatisch ermittelt werden. Bei Mietkauf- und Zinskumulationsverträgen steht Ihnen diese Funktion über den Expertenmodus zur Verfügung.

Voraussetzung für korrekte Berechnung der Annuität sind folgende Angaben:

• Vertragsbeginn /-ende
• Datum erste Rate / Zahlungstag
• Anzahl Raten pro Jahr
• Evtl. feststehende Anfangs-/Schlussrate
• Zinssatz
• Korrekte Zinsberechnungseinstellungen
• Exakte Angaben zur Darlehensauszahlung
• Exakte Angaben zu den Darlehenskosten

Annuität

Bitte beachten

Die Berechnung der Annuität berücksichtigt alle Darlehensauszahlungen.

Weitere nachträglich erfasste Ereignisse, z.B. Tilgungsaussetzungen, Zinsänderungen etc., werden bei der Ermittlung berücksichtigt.

Schlussrate automatisch ermitteln

Die Schlussrate kann bei Annuitäten- und Tilgungsdarlehen automatisch ermittelt werden. Bei Mietkauf- und Zinskumulationsverträgen steht Ihnen diese Funktion über den Expertenmodus zur Verfügung.

Annuität

Zinssatz automatisch ermitteln

Die Möglichkeit, den Zinssatz automatisch zu ermitteln, steht bei den Vertragsarten Annuität, inkl. Mietkauf und Zinskumulation, zur Verfügung.

Durch Aufruf der Funktion Zinssatz ermitteln wird der aktuell ermittelte Tilgungsplan angezeigt.

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Funktionalität

Der Zinssatz kann im Finanzmanager auf folgende Weise ermittelt werden.

• Bei Annuitätendarlehen und auch Mietkaufverträgen kann der Zinssatz über den Tilgungsplan bzw. den Gesamtzins berechnet werden.
• Bei Zinskumulationsverträgen kann der Zinssatz vereinfacht über die Laufzeit, den Raten und dem Darlehensbetrag berechnet werden. Über den Expertenmodus ist die Zinssatzermittlung auch über den Tilgungsplan möglich.

Zinssatz automatisch ermitteln

Damit der Zinssatz korrekt ermittelt werden kann, müssen folgende Daten korrekt erfasst sein:

• Vertragsbeginn und –ende
• Ratenzahlungen: Höhe und Termine
• Darlehensauszahlung
• Die Option Zinssatz gerundet übernehmen muss vor der Berechnung aktiviert bzw. deaktiviert werden. In der Regel werden Zinsen durch die Banken mit 6 Nachkommastellen berechnet, daher ist diese Funktion im Standard aktiv. Werden die Zinsen durch die Bank mit voller Genauigkeit berechnet kann dies zu Cent-Differenzen im Darlehensverlauf führen. In diesem Fall muss der Zinssatz gelöscht und mit deaktivierter Option neu berechnet werden.

Zinsberechnungseinstellungen (Detailangaben)

• Vertragskosten (Detailangaben)

Ist der Vertrag, bis auf den Zinssatz, korrekt erfasst, können zwischen zwei Varianten zur Zinssatzermittlung wählen:

• Zinssatzermittlung Standard
• Zinssatzermittlung Gesamtzins

Zinssatzermittlung Standard

Ist der Vertrag, bis auf den Zinssatz, korrekt erfasst, kann der Zinssatz über die Funktion Zinssatz berechnen direkt ermittelt werden.

Bei einfachen Darlehen genügt das Standardverfahren zur Zinssatzermittlung. Bei Darlehen mit umfangreicheren Berechnungen sollten Sie das erweiterte Verfahren wählen. Hier können Sie auch eine Toleranz und einen eventuellen Restbetrag hinterlegen.

Zinssatzermittlung Gesamtzins

Möchten Sie den Zinssatz anhand des Gesamtzinses ermitteln, wählen Sie bitte den Reiter Zinssatzermittlung Gesamtzins.

Folgende Angaben sind zur Berechnung nötig:

• Prüfen Sie die hinterlegten Zinsberechnungseinstellungen.
• Erfassen Sie das Datum, bis zu dem der Zinssatz berechnet werden soll. Der Vertragszeitraum für die Zinssatzermittlung kann z.B. aufgrund kürzerer Zinsbindungsfristen verkürzt werden.

Ist der Vertrag, bis auf den Zinssatz, korrekt erfasst, kann der Zinssatz über die Funktion Zinssatz berechnen direkt ermittelt werden.

Nach der Berechnung wird im Tilgungsplan das Vertragsende dargestellt.

Der Berechnete Zinssatz kann auch übernommen werden, wenn das Darlehen nicht mit null ausläuft.

Zinsberechnungseinstellungen

• Erste Zinsabrechnung Erfasst den Tag, an dem zum ersten Mal eine Zinsabrechnung für den betreffenden Vertrag erfolgt.
• Monatstag der Zinsabrechnung Tag des Monats an dem die folgenden zyklischen Zinsabrechnungen erfolgen.
• Zyklus der Zinsabrechnung In welchem Rhythmus werden die Zinsen abgerechnet?
• Zinsberechnungsmethode Die Methode der Zinsberechnung.
  In Deutschland werden die meisten Verträge nach der Methode 30/360 Tage, bzw. auch kaufmännisch Deutsch genannt, abgerechnet. Hier hat jeder Monat 30 und das Jahr 360 Tage.
• Zinsabrechnung am 1. Abruftag Wird der Abruftag des Darlehens bereits als Zinstag gerechnet? Bei der Auswahl automatisch wird über das Icon der ermittelte Wert angezeigt.
• Erste Tilgungsverrechnung Erfasst den Tag, an dem gezahlte Tilgungen erstmalig mit dem Vertrag verrechnet werden.
• Monatstag Tilgungsverrechnung An welchem Tag wird die Tilgung regelmäßig verrechnet?
• Zyklus Tilgungsverrechnung In welchem Rhythmus erfolgt die zyklischen Tilgungsverrechnungen?

Darlehensauszahlung / Zahlungstermine

Für die exakte Berechnung von Darlehen ist eine korrekte Angabe der einzelnen Zahlungstermine dringend erforderlich. Dies betrifft die Auszahlungs- und auch die Ratenzahlungstermine.

Mit dem Datum der Darlehensauszahlung beginnt die eigentliche Zinsberechnung.

Ob der Tag der ersten Darlehensauszahlung bei der Zinsberechnung berücksichtigt wird, ist nicht einheitlich geregelt. Sie können dies in den Zinsberechnungseinstellungen definieren.

Kombiniert mit den Angaben innerhalb der Zinsberechnungseinstellungen wird das Darlehen berechnet.

Geänderte Zahlungstermine und ebenso weitere Darlehensauszahlungen während der Laufzeit können über ein neues Ereignis in den Vertrag eingefügt werden.

Vertragskosten

Zusätzlich bei Vertragsabschluss anfallende und auch regelmäßig wiederkehrende Zahlungen können hier innerhalb des Bearbeitungsmodus erfasst werden.

Die einmaligen Vertragskosten sind bei Vertragsbeginn fällig.

Differenziertere Angaben sind über die Detailangaben zu den Vertragskosten möglich.

Einmalige Zahlungen

Hier erfasste Vertragskosten sind zu Vertragsbeginn fällig. Aktivieren Sie jedoch die Option „… auf Laufzeit verteilen“, werden die Kosten dem Auszahlungsbetrag hinzugerechnet und erhöhen somit den Darlehensnennbetrag.

Folgende Vertragskosten können hinterlegt werden:

• Disagio
• Gebühren
• Versicherung
• Wertermittlungskosten

Regelmäßige Zahlungen

Fallen für den Vertrag regelmäßige Kosten an, erfassen Sie diese über den Verwaltungskostenbeitrag und bestimmen die Anzahl der Zahlungen pro Jahr und ob der Betrag bereits in der regelmäßigen Rate enthalten ist oder zusätzlich gezahlt werden muss.

Der Zeitpunkt der ersten/folgenden Zahlung kann abweichend zu den Ratenzahlungen erfasst werden.

Bei aktivierter Option „einen vollen Betrag abrechnen“ wird grundsätzlich zum ersten Zahltermin ein voller Beitrag abgerechnet.

Bei deaktivierter Option werden die Raten von Vertragsbeginn bis zum ersten Zahltermin summiert. Anteilige Perioden zu Vertragsbeginn werden anteilig pro Monat berechnet.

Probeberechnung

Über die Probeberechnung haben Sie die Möglichkeit, Berechnungsvarianten zu testen, ohne den aktuellen Vertrag endgültig zu ändern.

Der Vertrag wird nach dem Neustart des Finanzmanagers wieder in seiner ursprünglichen Form geladen.

Bei aktiver Probeberechnung ist der Vertrag in der Vertragsliste farbig markiert, die Probeberechnung wird durch schließen des Finanzmanagers deaktiviert.

Die Übernahme in die endgültige Berechnung ist durch Deaktivierung der Option Probeberechnung jederzeit möglich.

Probeberechnung ist aktiviert

Expertenmodus bei Mietkauf und Zinskumulation

Die Vertragsarten Mietkauf und Zinskumulation sind vereinfachte Annuitäten-Darlehen.

Die Erfassung der Berechnungsangaben wurde vereinfacht und an die jeweilige Vertragssituation angepasst.

• Mietkauf Vereinfachte Erfassungsmaske für Ratenkreditverträge.
• Zinskumulation
  Vereinfachte Erfassungsmaske bei einfachen Darlehensverträgen bei denen z.B. der Zinssatz fehlt.
  Hier genügen i.d.R. die Angabe des Nettodarlehensbetrags, die Anzahl der Raten, Zahlungstermine und die Zinssumme, um den Vertrag zu berechnen.

Sie können bei Bedarf in den „Expertenmodus“ wechseln. So gelangen Sie in die Erfassungsmaske der allgemeinen Annuität.

Effektivzinsen

Darlehen

Der Effektivzins wird immer bis zum Ende der Zinsbindungsfrist berechnet.

Prüfen Sie, ob in Vertragsstammdaten die Zinsbindungsfrist korrekt hinterlegt ist. Ist keine Zinsbindungsfrist vereinbart, erfassen Sie hier das Vertragsende, so dass der Effektivzins über die gesamte Laufzeit berechnet werden kann.

Besonderheit Mietkaufverträge

Grundlage für die Effektivzinsberechnung ist die Finanzierungssumme.

Angaben zu Anzahlung, Zusatzkosten und Ablösung werden nicht berücksichtigt.

Leasing

Der Ausweis eines Effektivzinses erfolgt, wenn ein Finanzierungsvolumen in den Stammdaten des Leasingvertrags erfasst wurde. Die Angabe eines Restwerts vermindert das Finanzierungsvolumen und wird bei der Effektivzinsermittlung ebenso berücksichtigt, wie die Verwertungsart.

Vertrag für die Berechnung sperren

Damit ein Vertrag nicht ungewollt geändert wird, kann eine Berechnungssperre gesetzt werden.

Die Sperre kann innerhalb der Vertragsliste, per Klick in die markierte Spalte, oder im Reiter Vertragskonto in der Rohdatenansicht (de)aktiviert werden.

Die Berechnungssperre bezieht sich auf alle automatisch ausgeführten Berechnungen. Eine manuelle Änderung des Tilgungsplans über die Rohdatenansicht ist auch bei einer Berechnungssperre weiterhin möglich.

Probeberechnung bei Berechnungssperre

Wird für einen Vertrag mit aktivierter Berechnungssperre die Vertragsbearbeitung gestartet, wird gleichzeitig die Option 'Probeberechnung' gesetzt. Diese kann bei einem gesperrten Vertrag nicht deaktiviert werden. Die vorgenommenen Änderungen werden automatisch beim Beenden des Finanzmanagers verworfen.

Endgültige Änderungen am Vertrag sind erst wieder mit dem Entfernen der Berechnungssperre möglich.

Manuelle Änderung - Reiter Vertragskonto Rohdatenansicht

Auch bei exakter Erfassung aller Vertragsdaten kann es zu Cent-Differenzen im Tilgungsplan (Vertragskonto) kommen. Diese können durch manuelle Änderungen ausgeglichen werden.

Für Anpassungen in der Rohdatenansicht darf die Bearbeitung nicht aktiviert sein.

Die vorgenommenen Änderungen können jederzeit wieder gelöscht werden.

Neues Ereignis (Stammdaten 2)

Ereignisse sind Sachverhalte, die vom ursprünglichen Vertrag abweichen, z. Bsp. Änderungen des Zinssatzes oder der Zahlungstermine.

Abhängig von der Vertragsart stehen unterschiedliche Ereignisse zur Verfügung.

Um Ereignisse neu anzulegen oder zu ändern, muss der Vertrag zur Bearbeitung aktiviert werden.

Wichtige Termine als Notizen erfassen

Wichtige Hinweise oder auch Termine können Sie als Notiz hinterlegen. Notizen werden Ihnen in der Vertragsinfo, innerhalb des Vertragskontos und auch in Mein ADDISON - Gadget Terminverwaltung Finanzmanager angezeigt!

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Über die Schaltfläche Anlegen wird das Menü Ergebnisdetails geöffnet. Es stehen bei den einzelnen Ereignissen unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

Darlehensabruf

Diese Funktion steht für die Vertragsart Darlehen zur Verfügung. Diese Funktion wird benötigt, sofern das Darlehen in mehreren Abrufen ausbezahlt wird.

Sondertilgung

Diese Funktion steht für die Vertragsart Darlehen zur Verfügung.

Grundsätzlich wird eine Zahlung zum hinterlegten Termin der regelmäßigen Tilgungsverrechnung der Schuld angerechnet. Durch die Option Sondertilgung sofort verrechnen wird die Zahlung sofort wirksam.

Mit der Option Regelmäßig wiederholen können Intervalle für Sondertilgungen gebucht werden.

Geänderte Ratenhöhe

Diese Funktion steht für alle Vertragsarten zur Verfügung.

Es ist die neue Rate, nicht die Veränderung, zu erfassen.

Geänderte Fälligkeit / Periodenänderungen

Diese Funktion steht für alle Vertragsarten zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Änderungen der Abrechnungstermine erfasst werden.

Aussetzung von Zahlungen

Diese Funktion steht für alle Vertragsarten zur Verfügung. Bei der Erfassung von Zahlungsunterbrechungen muss definiert werden, wie die Zinsberechnung während der Unterbrechung erfolgen soll.

Ablösung aus Umschuldung

Diese Funktion steht für die Vertragsarten Darlehen und Leasing zur Verfügung.

Über das Ereignis Ablösung aus Umschuldung können Sie ein Darlehen vorzeitig beenden. Der Ablösebetrag (Restbetrag) kann automatisch ermittelt werden, so dass das Darlehen mit 0,00 ausläuft.

Zusätzlich kann ein Strafzins / eine Vorfälligkeitsentschädigung erfasst werden.

Die Übertragung auf ein anderes Darlehen muss manuell erfolgen.

Der Vertrag wird mit diesem Ereignis beendet.

Regeln zum Ablösebetrag

• Betrag automatisch ermitteln
  Der Tilgungsbetrag wird automatisch ermittelt. Noch offene Tilgungsbeträge werden vorher verrechnet. Die Zinsen werden bis zum Datum der Umschuldung berechnet und ebenfalls vorher abgerechnet.
• Manuelle Angabe des Ablösebetrags
  Noch offene, nicht verrechnete Tilgungsbeträge werden zum manuell erfassten Tilgungsbetrag addiert und verrechnet. Noch nicht verrechnete Zinsen verfallen und müssen über den Strafzins abgerechnet werden.

Zinsänderung

Diese Funktion steht für die Vertragsart Darlehen zur Verfügung.

Grundsätzlich gilt eine Zinsänderung ab dem nächsten regelmäßigen Zinsabrechnungstermin. Damit die Änderung sofort wirksam wird muss die Option Zinsänderung sofort anwenden aktiviert werden.

Sonstige Kosten

Diese Funktion steht für die Vertragsart Darlehen zur Verfügung.

Mit dieser Funktion können weitere Kosten erfasst, z. Bsp. Bearbeitungsgebühren.

Sonstige Zinsen

Diese Funktion steht für die Vertragsart Darlehen zur Verfügung.

Mit dieser Funktion können weitere Zinsen erfasst werden, z. Bsp. Bereitstellungszinsen.

Notiz

Diese Funktion steht für alle Vertragsarten zur Verfügung.

Dieses Ereignis können Sie für wichtige Hinweise, aber auch als Instrument nutzen, um eigene Notizen zu erstellen.

Die Notizen werden im Vertragskonto angezeigt.

Vertragskündigung

Diese Funktion steht für alle Vertragsarten zur Verfügung.

Mit dieser Funktion können Verträge vorzeitig gekündigt werden.

Bei Darlehen wird zusätzlich, analog zum Ereignis Umschuldung aus Ablösung, automatisch die Schlussrate ermittelt, so dass das Darlehen mit 0,00 EUR ausläuft.

Der Vertrag wird mit diesem Ereignis beendet.

Sonstige Leasingzahlungen

Diese Funktion steht für die Vertragsart Leasing zur Verfügung.

Mit dieser Funktion können sonstige Leasingzahlungen erfasst werden, z. Bsp. Sonderzahlungen,

Die Option Mit Umsatzsteuer buchen steht nur zur Verfügung, wenn die Vorsteuerabzug in den Stammdaten 2 aktiviert ist.

Gebühren oder Versicherungskosten (Regelm.)

Diese Funktion steht für die Vertragsart Leasing zur Verfügung.

Mit dieser Funktion werden regelmäßige Gebühren erfasst, diese werden auf die regelmäßigen Raten addiert.

Nebenkostenänderung

Diese Funktion steht für die Vertragsart Miete zur Verfügung.

Mit dieser Funktion werden die regelmäßigen Nebenkosten angepasst.

Nebenkostenabrechnung

Diese Funktion steht für die Vertragsart Miete zur Verfügung.

Mit dieser Funktion werden Nebenkostenabrechnungen erfasst.

Mietsonderkosten

Diese Funktion steht für die Vertragsart Miete zur Verfügung.

Mit dieser Funktion werden Mietsonderkosten erfasst.

Sonderzahlung

Diese Funktion steht für die Vertragsarten Miete / Wartung und Sonstige zur Verfügung.

Mit dieser Funktion werden Sonderzahlungen erfasst.

Reiter Kontenzuordnung

Für im Finanzmanager angelegte Verträge können die Buchungen in die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Um die vom Finanzmanager ermittelten Zahlungspläne für betriebliche und ggf. auch private Verträge an die Finanzbuchhaltung zu übergeben, ist eine Kontenzuordnung zwingend erforderlich.

Die zugeordneten Konten werden ihnen hier angezeigt. Eine Bearbeitung ist im Bearbeitungsmodus des Vertrages oder über die Funktion Bearbeiten direkt in diesem Reiter möglich. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bearbeiten.

In diesem Reiter vorgenommene Änderungen werden ohne Neuberechnung des Vertrags übernommen. Bei Änderung der Angaben im geöffneten Vertrag, wird dieser vollständig neue berechnet.

Kontenzuordnung

Voraussetzungen

• Der Mandant muss ein FiBu-Mandant sein.
• Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung müssen die einzelnen Vertragspositionen den Konten aus der Finanzbuchhaltung zugeordnet werden.
  Dies kann über Standardkonten unter Menü | Einstellungen für alle Verträge identisch oder für jeden Vertrag individuell im Reiter Kontenzuordnung individuell erfolgen.

Unterkonten

Unterkonten werden vom Finanzmanager unterstützt

Kostenstellen

Kostenstellen können inkl. möglicher Aufteilungen den einzelnen Verträgen zugeordnet werden.

Umsatzsteuer

Der gültige Steuersatz wird bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung automatisch über den hinterlegten Steuerschlüssel ermittelt. Der Steuerschlüssel kann als Standardschlüssel in den Einstellungen, aber auch individuell im Vertrag hinterlegt werden.

Enthalten zu zahlende Beträge Umsatzsteuer, aktivieren Sie die Option Vorsteuerabzug im Reiter Stammdaten 2.

Zusätzlich können Sie abhängig von der gewählten Vertragsart für Mietnebenkosten oder auch Zinsen bestimmen, ob diese ebenfalls Umsatzsteuer enthalten.

Standardkonten

Zur Nutzung der Standardkonten aus den Einstellungen, aktivieren Sie das Häkchen vor dem Eingabefeld der Kontonummer. Dies hat zum Vorteil, dass Änderungen an den Standardkonten automatisch auf den Vertrag übertragen werden. Ein großer Nachteil bei einheitlichen Vertrags- und Verrechnungskonten ist jedoch die fehlende Abstimmungsmöglichkeit der einzelnen Verträge.

Kontenzuordnung

Die Buchung erfolgt immer über ein Verrechnungskonto. Die jeweiligen Zahlungen müssen dann nur noch gegen das Verrechnungskonto gebucht werden. So können Sie sofort erkennen, ob der Mandant mit seinen Zahlungen im Verzug ist.

Reiter Kostenstellen

Die zugeordneten Kostenstellen werden ihnen hier angezeigt. Eine Bearbeitung ist im Bearbeitungsmodus des Vertrages oder über die Funktion Bearbeiten direkt in diesem Reiter möglich. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Kostenstellen-Aufteilung

Reiter Kontrollansicht (nur im Bearbeitungsmodus)

Beispiel Mietkauf

Nach der Eingabe aller Vertragsparameter wird abschließend eine Datenkontrolle angezeigt, die Sie über die Druckvorschau auch ausdrucken können.

Ihr Vertrag erscheint anschließend in der Vertragsliste.

Schließt ein aktiver Filter diesen Vertrag jedoch aus, erscheint ein Hinweis, dass dieser Vertrag nicht in der Vertragsliste angezeigt wird.

Reiter Vertragskonto

Im Reiter Vertragskonto erhalten Sie eine Übersicht über die Zahlungen der gesamten Laufzeit. Die Sicht kann über die Auswahl im rechten Bereich in drei Varianten ausgegeben werden:

• als Listenansicht
• als Kontoauszug
• als Rohdatenansicht

Vertragsauswahl

Markieren Sie in der Vertragsliste den Vertrag, der hier ausgewertet werden soll.

Auswahl: Listenansicht

In der Listenansicht wird Ihnen die Darlehensentwicklung im gewählten Rhythmus übersichtlich ausgegeben:

Tilgungsvertrag

Ansicht wie Wirtschaftsjahr

Bucht der Mandant in der FiBu mit abweichendem Wirtschaftsjahr, können Sie dies hier ebenso einstellen. Grundsätzlich ist die Ausgabe nach dem Kalenderjahr ausgerichtet.

Betrachtungsrhythmus

Wählen Sie hier den Zeitraum aus, für den die Daten zusammengefasst werden sollen.

Möglich sind:

• monatlich
• quartalsweise
• halbjährlich
• jährlich

Summenzeilen

Die Ausgabe von Summenzeilen kann hier definiert werden.

• Jahressummen
• Gesamtsumme

Aufteilung anzeigen

Handelt es ich um ein Aufteilungsdarlehen, werden hier zusätzliche Spalten für die betrieblichen und privaten Anteile ausgegeben. Dies betrifft folgende Kostenspalten:

• Zins
• Disagio + Gebühren

Vorschau / Listenmanager

Die so eingestellte Ansicht wird nutzerbezogen gespeichert und kann über die Schaltfläche Vorschau bzw. Listenmanager ausgegeben werden.

Auswahl: Kontoauszug

In der Ansicht Kontoauszug wird Ihnen die Darlehensentwicklung als Konto angezeigt.

Anzeigeoptionen

Die Ansicht des Kontoauszugs können Sie über die Auswahl im rechten Bereich einstellen.

• Alle BuchungenIm Kontoauszug werden mit dieser Anzeigeoption alle Buchungen zu diesem Vertrag angezeigt.
  Zukünftige Buchungen werden blass angezeigt.
• Ausgeführte Buchungen Angezeigt werden hier nur Zahlungen, die bis zu dem aktuellen Zeitpunkt fällig sind.
  Zahlungen zu späteren Zeitpunkten werden hier nicht angezeigt.
• Buchungen in Zinsfestschreibung Alle Zahlungen bis zum Ende der Zinsbindungsfrist werden Ihnen hier angezeigt. Zahlungen zu späteren Zeitpunkten werden hier nicht angezeigt.

Auswahl: Rohdatenansicht

Die Rohdatenansicht ist eine unformatierte Sicht auf die einzelnen Berechnungsschritte.

Sollte der Vertrag mit den vorhandenen Möglichkeiten nicht abgebildet werden, können Sie hier manuelle Korrekturen vornehmen. Diese Korrekturen können z.B. bei Abweichungen in der Zinsberechnung durch Rundungsdifferenzen nötig werden.

Nur editierbare Spalten / alle Spalten

Wählen Sie hier die Anzahl der Spalten aus. Wir empfehlen Ihnen standardmäßig die Option „nur editierbare Spalten“, damit die Liste übersichtlich bleibt. Möchten Sie die Berechnung einzelner Werte detailliert nachvollziehen, empfiehlt es sich auf die Ansicht „alle Spalten“ zu wechseln.

Tilgungsplan/Vertragskonto manuell bearbeiten

Sollte der Vertrag mit den vorhandenen Möglichkeiten nicht abgebildet werden, können Sie manuelle Korrekturen direkt im Tilgungsplan vornehmen. Diese Korrekturen können z.B. bei Abweichungen in der Zinsberechnung durch Rundungsdifferenzen nötig werden.

Die Korrektur erfolgt über die Auswahl der Rohdatenansicht im Reiter Vertragskonto. Die Rohdatenansicht ist eine unformatierte Sicht auf die einzelnen Berechnungsschritte.

• Automatisches Weiterrechnen mit korrigierten Werten.
• Das Ergebnis der Korrektur kann z.B. sofort in der Listenansicht geprüft werden.
• Vorgenommene Änderungen können zu jedem Zeitpunkt wieder zurückgenommen werden.
• Vertrag kann für die Berechnung gesperrt werden, so dass die Korrekturen nicht versehentlich durch eine erneute Berechnung des Vertrags überschrieben werden.

Folgende Angaben können manuell geändert werden:

• Zinstage
• Restsumme
• Zinsanteil
• Tilgungsanteil
• Gebührenanteil
• Buchungsbetrag
• Vertragsrestsumme

Manuelle Änderungen

Die einzelnen Werte können direkt überschrieben werden.

Über die Funktion manuelle Änderungen anzeigen werden alle vorgenommenen Änderungen in einer Liste angezeigt.

Die manuelle Änderung muss durch übernehmen gespeichert werden, damit erfolgt die erneute Berechnung des Vertrages.

Korrektur von manuellen Änderungen

Durch das Einfügen von neuen Ereignissen oder Änderungen am Vertrag mit Neuberechnung kann es vorkommen, dass sich manuelle Anpassungen in der Rohdatenansicht verschieben und nicht mehr zur aktuellen Eintragszeile passen.

Die Korrektur dieser Ereignisse können Sie folgendermaßen vornehmen:

Rohdatenansicht: Staus manuell erfasster Werte

Darstellung manuell geänderter Werte innerhalb der Rohdatenansicht:

Zustand 1
Wert ist korrekt, keine Korrektur nötig:

Zustand 2
Wert muss geprüft werden:

Übersicht: Benutzeränderungen anzeigen

Ausgabe der Benutzeränderungen in der Übersicht:

Über die Zeilennummer kann die korrekte Zeile wieder zugeordnet werden. Ist die Zeilennummer jedoch korrekt, kann diese durch Doppelklick auf das gelbe Symbol bestätigt werden. Der Wert wird dadurch dem neuen Zeilentyp zugeordnet. Nach Schließen des Fensters werden die Änderungen in die Rohdatenansicht übernommen. Erst nach Klick auf „Übernehmen“ sind die Änderungen auch im Vertrag (Listenansicht) gespeichert.

Schutz vor ungewollten Änderungen

Verträge können für die Berechnung gesperrt werden.

Reiter Diagramm Zahlungsentwicklung

Sehen Sie hier die grafische Aufbereitung der Zahlungen im Jahresüberblick. Die Zahlungen werden farblich in Tilgungs- und Zinsanteil aufgeteilt. Durch die Ausgabe des aktuellen Datums erkennen Sie schnell, in welcher Entwicklungsphase der Vertrag sich zurzeit befindet.

Vertragsauswahl

Markieren Sie in der Vertragsliste den Vertrag, der hier ausgewertet werden soll.

Filter setzen

Die Grafik können Sie über die diversen Filtereinstellungen beeinflussen. So können Sie z.B. die betrieblichen oder auch die privaten Anteile getrennt analysieren.

Tilgungsdarlehen

Reiter Sicherheiten

Ein Kredit wird meistens nur gewährt, wenn der Nachweis einer Sicherheit vorliegt.

Hier können Sie Sicherheiten erfassen und verwalten.

Vertragsauswahl

Markieren Sie in der Vertragsliste den Vertrag, der hier ausgewertet werden soll.

Sicherheit bearbeiten

Die zu bearbeitende Sicherheit wählen Sie in der Liste aus. In den Angaben rechts von der Liste können Sie Änderungen vornehmen. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Option: Zeige alle Sicherheiten

Möchten Sie alle Sicherheiten einsehen, aktivieren Sie die Option Zeige alle Sicherheiten.

Ist die Option deaktiviert, werden nur die Sicherheiten angezeigt, die dem aktuell in der Vertragsliste markierten Vertrag zugeordnet sind.

Sicherheiten erfassen

Da die Sicherheit auch losgelöst vom Vertrag betrachtet und analysiert werden kann, ist die Eingabe der Sicherheit nur an dieser Stelle möglich und nicht bei der Erfassung des Vertrages.

Funktionen Über die im Folgenden beschriebenen Funktionen können Sie Sicherheiten anlegen, löschen und auch dem aktuellen Vertrag zuordnen, oder auch die Zuordnung wieder entfernen.

Nach dem Klick auf Neu wird ein neuer Eintrag in der Liste generiert.

• Ordnen Sie die Art der Sicherheit zu. Zur Neuanlage einer Sicherheitenart überschreiben Sie einfach einen vorhandenen Eintrag. Dieser Eintrag wird automatisch zur Auswahl hinzugefügt.
• Erfassen Sie eine Bezeichnung sowie eine Beschreibung der Sicherheit
• Der aktive Vertrag ist automatisch der Sicherheit zugeordnet. Weitere Verträge können über die Funktion zuordnen / aufheben verbunden bzw. wieder gelöst werden.
• Erfassen Sie die restlichen Angaben zum Zeitraum und dem Beleihungswert.

Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Reiter Vertragsunterlagen

Hier können Vertragsunterlagen hinzugefügt und verwaltet werden.

Über die Anlage von Ordnern kann ein aktenähnliches System aufgebaut werden, um Dokumente schnell wiederzufinden.

Vertragsunterlagen müssen immer einem Ordner zugeordnet werden.

Vertragsauswahl

Markieren Sie in der Vertragsliste den Vertrag, der hier ausgewertet werden soll.

Anlage von Ordnern

Die Anlage von Ordnern ist zwingend notwendig. Dokumente können nicht direkt auf der „Root-Ebene“ abgelegt werden

Ordner

Im linken Bereich können Ordner neu angelegt, gelöscht und auch alle zugeordneten Dokumente gedruckt werden.

		Neuen Ordner anlegen Legt einen neuen Ordner für Ihre Vertragsunterlagen an.
		Vorhandenen Ordner löschen Löscht einen vorhandenen Ordner für Vertragsunterlagen. Beachten Sie hierbei, dass auch alle Unterlagen hierzu gelöscht werden!
		Alle Dateien / Dokumente drucken Druckt alle Vertragsunterlagen des gewählten Ordners.
Dateien		Datei / Dokument hinzufügen Hier werden Ihnen drei Funktionen zum Hinzufügen von Dokumenten angeboten:
		Dokument hinzufügen Fügt dem ausgewählten Ordner eine Vertragsunterlage hinzu. Beachten Sie bitte, dass als Dateityp „Bilddateien“ voreingestellt sind. Möchten Sie andere Dateien zuordnen, ändern Sie den Dateityp auf „Dokumente“.
		Dokument verknüpfen Verknüpfen Sie hier ein Dokument aus Ihrem System mit dem aktuellen Finanzmanager-Vertrag.
	DocuWare-Dokument Verknüpfung hinzufügen Verknüpfen Sie hier ein Dokument aus dem Archivsystem mit dem aktuellen Finanzmanager-Vertrag. Damit dieses Symbol aktiv ist, muss das Archivsystem DocuWare lizenziert sein.

Per Drag & Drop Vertragsunterlagen können auch ganz einfach per Drag & Drop dem jeweiligen Vertrag im Finanzmanager zugeordnet werden.

Beachten Sie dabei, dass Sie die markierten Dokumente auf den jeweiligen Zielordner und nicht in den Bereich der Dateien ziehen.

• Zum Kopieren der Dokumente, ziehen Sie die markierten Einträge einfach auf den Zielordner.
• Zum Erstellen einer Verknüpfung, ziehen Sie die markierten Einträge auf den Zielordner und halten dabei die Tasten Strg + Shift gedrückt.

Vertragsunterlage löschen Löscht die aktuell ausgewählte Vertragsunterlage.

Was wird gelöscht?

Als Dokument im Finanzmanager hinzugefügte Vertragsunterlagen werden gelöscht. Bei Verknüpfungen zu Vertragsdokumenten werden lediglich die Verknüpfungen und nicht die Dokumente gelöscht.

		Position ändern Verschiebt die ausgewählte Vertragsunterlage in der Reihenfolge um eine Position nach oben / unten.
		Drucken Druckt das ausgewählte Dokument.