Office Manager Fenster
Office Manager Fenster
Einführung
Programmaufruf
Schaltfläche 
im Listenmanager
Schaltfläche 
Menü: ADDISON-Menü / Office Manager Fenster Tastatur: Strg + Alt + W
Programmzweck
Das Office Manager Fenster stellt die Seitenansicht dar und beinhaltet Funktionen des Listenmanagers und des Office Managers.
Im Office Manager Fenster können Listen wie im Listenmanager gedruckt, gelöscht, Drucker geändert und die Anzahl der Kopien eingestellt werden. Des Weiteren können Listen als PDF-, TIF- oder EMF-Datei gespeichert werden.
Zu den Funktionen des Office Managers finden Sie Informationen in der Dokumentation ADDISON Office Manager.
Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche des Office Manager Fensters besteht aus Symbolleisten, Ordnerfenster und dem Arbeitsbereich.
Titelzeile
In der Titelzeile wird die aktuell in der Seitenansicht geöffnete Liste angezeigt.
Ordnerfenster
Über das Ordnerfenster werden die Listen des Listenmanagers und Fächer des Office Managers angezeigt.
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich werden Listen in der Seitenansicht dargestellt.
Symbolleisten des Office Manager Fensters
Hauptsymbolleiste
!Software listman image50.png
Office Manager-Symbolleiste, siehe Dokumentation zu Office Manager.
Symbolleiste Druckvorschau
Tastatur: Strg + D
Schaltflächen zum Seitenwechsel:
!!!Hinweis: Symbol aus linker Tabellenspalte wurde entfernt!!!
Diese Funktion ist nur bei maximaler Verkleinerung der Seitenansicht aktiv.
Bei Eingabe einer Seitenzahl wird die Ansicht auf diese Seite eingestellt.
Funktionen für Listen im Ordnerfenster
Menüpunkt Listenmanager
Der Menüpunkt Listenmanager im Office Manager Fenster beinhaltet folgende Funktionen für Listen:
!Software listman image61.png
Anzeigen Öffnen der Seitenansicht der selektierten Liste im Ordnerfenster.
Drucken der selektierten Liste im Ordnerfenster.
E-Mail versenden
Die selektierten Listen im Ordnerfenster werden zu PDF-Dateien konvertiert und als Dateianhang an eine neue, leere Mail angehängt.
Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen ausgewählt werden.
Dateiausgabe Zur Dateiausgabe stehen 2 Ausgabemöglichkeiten zur Verfügung:
- PDF-Ausgabe Es werden die selektierten Listen im Ordnerfenster zu
PDF-Dateien konvertiert und gespeichert. - TIF-Ausgabe Es werden die selektierten Listen im Ordnerfenster zu
TIF-Dateien konvertiert und gespeichert.
Zielverzeichnis und Dateinamen werden bei beiden Ausgabemöglichkeiten vorgeschlagen und können bei Bedarf geändert werden.
Die Zielverzeichnisstruktur kann definiert werden. Die Standardverzeichnisstruktur für die PDF-Ausgabe ist ADDISON-Datenverzeichnis\UserProfile<BBS-Benutzer>\ Ausgabe<Mandantennummer>.
Sofern das Verzeichnis für alle auszugebenden Listen geändert werden soll, kann das über die Schaltfläche Verz. ändern vorgenommen werden.
Da die Dateiausgabe für mehrere Listen (z.B. aus verschiedenen Projekten) gleichzeitig durchgeführt werden kann, besteht optional die Möglichkeit, die Ausgabe in besser strukturierter Form vorzunehmen.
Im Bereich Listen werden die Auswertungen bereits in einem Navigationsbaum strukturiert angezeigt. Standardmäßig ist die Struktur Mandantennummer/Projekt, diese kann aber über den Menüpunkt Listenmanager / Einstellungen angepasst werden. Diese Struktur kann jetzt für die Dateiausgabe verwendet werden. Die Verzeichnisstruktur bei Standardeinstellung wäre z.B. ADDISON-Datenverzeichnis\ Auswertungen\
Um die erweiterte Verzeichnisstruktur bei Dateiausgabe zu verwenden, aktivieren Sie im Dialog Listenmanager / Einstellungen die Option PDF-Ausgabe – Fächerstruktur in Ablagestruktur abbilden. Erstellte Dateien anzeigen Nach Erstellung der Dateien über die Dateiausgabe wird ein Dialog angezeigt.
In diesem Dialog werden im oberen Bereich die erstellten Dateien und im unteren Bereich die Verzeichnisse, in denen die Dateien erstellt wurden, angezeigt.
Per Doppelklick können die Dateien bzw. Verzeichnisse geöffnet werden. Bei Markierung mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse können diese auf einmal mittels Kontextmenü (rechter Maustaste) / Öffnen geöffnet werden. Dateiausgabe mit Entheften Mit der Option Entheften können bestimmte Auswertungen aus ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung bei der Dateiausgabe nach einem vordefinierten Ordnungsmerkmal in mehrere Auswertungen aufgeteilt werden.
Die Option Entheften wird im Menüpunkt Listenmanager / Einstellungen aktiviert.
Beispiel:
In der Auswertung Verdienstabrechnung sind 10 Arbeitnehmer enthalten. Mit der Option Entheften wird die Auswertung Verdienstabrechnung beim Archivieren in 10 Auswertungen aufgeteilt: eine Auswertung je Arbeitnehmer.
Diese Funktion steht für folgende Auswertungen zur Verfügung:
| =====Auswertung===== | =====Ordnungsmerkmal===== |
| Verdienstabrechnung | Arbeitnehmer |
| Lohnkonto | Arbeitnehmer |
| Lohnsteuerbescheinigung | Arbeitnehmer |
| Entgeltnachweis zur Sozialversicherung | Arbeitnehmer |
| Beitragsnachweis | Krankenkasse |
| Beitragsabrechnung | Krankenkasse |
| Beitragssummen | Krankenkasse |
Ablegen im Office Manager Mit Ablegen im Office Manager werden die selektierten Listen aus dem Ordnerfenster im Office Manager registriert.
Nach Anklicken des Menüpunkts Ablegen im Office Manager wird der Dialog Fach auswählen aufgerufen. Bestimmen Sie hier das Ablagefach für die Liste im Office Manager.
Optional können nach Fachauswahl die Eigenschaften des neu zu erstellenden Eintrags im Office Manager bearbeitet werden. Die Option Ablage von Listen – Eigenschaften vor der Ablage bearbeiten kann im Menüpunkt Office Manager / Einstellungen gesetzt werden.
Des Weiteren kann die Liste optional in das PDF-Format konvertiert und als PDF-Datei im Office Manager abgelegt werden. Die Option Ablage von Listen – Listen vor der Ablage in PDF konvertieren kann im Menüpunkt Office Manager / Einstellungen gesetzt werden.
Die Liste kann nach Ablage im Office Manager aus dem Listenmanager gelöscht werden. Die Datei wird bei der Ablage im Office Manager in die Struktur ADDISON-Installationsverzeichnis\ Daten\Mandnr kopiert. Löschen Die selektierte Liste im Ordnerfenster wird endgültig gelöscht.
Ist der Listenmanager gleichzeitig geöffnet, muss dieser aktualisiert werden, damit die Veränderung sichtbar wird. Eigenschaften Die Eigenschaften der selektierten Liste im Ordnerfenster werden angezeigt. Der Dialog enthält die gleichen Informationen wie die gemischte Ansicht des Listenmanagers.
Wie bei der gemischten Ansicht kann die Anzahl der Kopien und der Drucker geändert werden. Supervisor Nach Eingabe von Benutzername und Kennwort eines BBS-Administrators werden alle Listen von allen Benutzern angezeigt. Filterung Die Filterfunktion ist, im Hinblick auf Kategorie (Spalte Filter setzen auf) und Filterwert, mit der des Listenmanagers identisch. Einstellungen Die Fächeransicht des Ordnerfensters, die Aktualisierungs- und Standarddruckeinstellungen der Listen können angepasst werden.
Die Einstellungen sind arbeitsplatzbezogen.
Registerkarte Fächeransicht Die Sortierkriterien (Baumstruktur) der Listen im Ordnerfenster kann über diesen Dialog definiert werden.
Als Sortierkriterien stehen verschiedene Eigenschaften der Listen zur Verfügung:
- Mandant
- Mandantenname
- Dokumentname
- Dokumentart
- Projekt
- Zeitraum
- Erstellt am
- Erstellt um
- Ersteller
Die Baumstruktur kann aus bis zu 3 Ebenen bestehen.
Soll die Baumstruktur z.B. nur aus 2 Ebenen bestehen und wird somit die 3. Ebene nicht benötigt, wählen Sie für die 3. Ebene den leeren Eintrag oben in der Liste aus. Dateiausgabe Fächerstruktur in Ablagestruktur abbilden Die Zielverzeichnisstruktur für die Dateiablage kann definiert werden.
Die Standardverzeichnisstruktur für die Dateiausgabe ist ADDISON-Datenverzeichnis<Mandantennummer>.
Mit Aktivieren der Option PDF-Ausgabe – Fächerstruktur in Ablagestruktur abbilden kann die Ausgabe in besser strukturierter Form erfolgen. Die Verzeichnisstruktur für die Dateiablage wird wie im Navigationsbaum für die Listen aufgebaut werden. Standardmäßig ist die Struktur im Navigationsbaum Mandantennummer/Projekt. Bei dieser Struktur im Navigationsbaum wäre die Verzeichnisstruktur bei Standardeinstellung ADDISON-Datenverzeichnis \Auswertungen\
Registerkarte Aktualisierung
Für die Aktualisierung der Listenanzeige sind verschiedene Optionen möglich:
Manuell Die Aktualisierung der Listenanzeige erfolgt ausschließlich manuell durch:
- Neustart des Listenmanagers
- Schaltfläche
Tastatur: F5 Autom. bei selbst erstellten Listen Listen, die vom aktuellen Benutzer neu erstellt werden, werden sofort im Listenmanager angezeigt.
Eine manuelle Aktualisierung ist nicht erforderlich.
Diese Option funktioniert nur, wenn BBS aktiviert ist.
Bei aktiviertem BBS ist diese Einstellung die Standardeinstellung.
Autom. bei jeder Änderung (auch auf anderen Arbeitsplätzen) Die Listenanzeige wird bei Einzelplätzen und Netzwerken mit Windows-Servern automatisch aktualisiert (nicht bei Novell-Netzwerken).
Bei jeder neu erstellten Liste, egal von welchem Benutzer, wird die Listenanzeige automatisch aktualisiert.
Bei nicht aktiviertem BBS ist diese Einstellung der Standard.
Verzögerung der Aktualisierung Für die Aktualisierungsoption Autom. bei jeder Änderung ist ein Aktualisierungsintervall einzugeben.
Durch das Aktualisierungsintervall wird festgelegt, wie häufig die Listenanzeige aktualisiert werden soll.
Ein zu geringes Aktualisierungsintervall kann zu Behinderungen beim Arbeiten in den ADDISON-Programmen führen, da ADDISON dann ständig mit der Aktualisierung der Listenanzeige beschäftigt ist.
Empfohlenes Aktualisierungsintervall ist min. 5 Sekunden.
Standard Durch Klicken auf die Schaltfläche Standard werden die Standardeinstellungen wiederhergestellt.
Funktionen für Listen in der Seitenansicht
Menüpunkt Seitenansicht
Der Menüpunkt Seitenansicht im Office Manager Fenster beinhaltet folgende Funktionen für Listen:
Drucken der aktiven Liste aus der Seitenansicht.
Speichern unter
Listen aus dem Listenmanager (LST-Dateien) können nur mit dem Listenmanager geöffnet werden.
Um Listen auch auf anderen PCs (z.B. beim Mandanten) anzeigen zu können, können Listen aus der Seitenansicht heraus über Speichern unter als PDF-, TIF- oder EMF-Datei gespeichert werden.
Gehe zu
Menüpunkte zum Seitenwechsel:
Vergrößern
Vergrößern der Seitenansicht
Verkleinern
Verkleinern der Seitenansicht
Darstellungeinseitig/zweiseitig
Wechsel zwischen ein- und zweiseitiger Ansicht.
Diese Funktion ist nur bei maximaler Verkleinerung der Seitenansicht aktiv.
Ordnerfenster – Bereich Listen
Ggf. Ordnerfenster einblenden über Schaltfläche 
Programmzweck
In der Listenansicht des Ordnerfensters werden die Listen des Listenmanagers angezeigt.
Verschiedene Funktionen des Listenmanagers sind über das Kontextmenü (rechte Maustaste) des Ordnerfensters aufrufbar.
Die Funktionen können für einzelne Listen, manche Funktionen auch für eine Gruppe von Listen aufgerufen werden. Dementsprechend gibt es zwei verschiedene Kontextmenüs.
Die Darstellung der Listen wird sortiert nach Sortierkriterien dargestellt. Die Sortierkriterien sind definierbar.
Kontextmenü – einzelne Liste
Bei Aufruf des Kontextmenüs (rechte Maustaste) für selektierte Liste stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Anzeigen
Öffnen der Seitenansicht für die selektierten Listen.
Drucken der selektierten Listen
Versenden
Die selektierten Listen werden zu PDF-Dateien konvertiert und als Dateianhang an eine neue, leere Mail angehängt. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen gewählt werden.
Dateiausgabe
Die selektierten Listen werden wahlweise zu PDF- oder TIF-Dateien konvertiert und gespeichert. Zielverzeichnis und Dateinamen werden vorgeschlagen und können bei Bedarf geändert werden.
Ablegen im Office Manager
Registrieren der Liste im Office Manager.
Nach Klicken auf Ablegen wird der Dialog Fach auswählen aufgerufen. Bestimmen Sie hier das Ablagefach für die Liste im Office Manager.
Die Liste kann nach Ablage im Office Manager aus dem Listenmanager gelöscht werden. Die Datei wird bei der Ablage im Office Manager in die Struktur ADDISON-Installationsverzeichnis\Daten\Mandnr kopiert.
Archivieren
Archivieren von Listen in einem DMS-(Archiv-)System.
Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn eine DMS-Schnittstelle installiert und geladen ist.
Löschen
Die selektierte Liste wird endgültig gelöscht.
Ist der Listenmanager gleichzeitig geöffnet, muss dieser aktualisiert werden, damit die Veränderung sichtbar wird.
Eigenschaften
Die Eigenschaften der selektierten Liste werden angezeigt. Der Dialog enthält die gleichen Informationen wie die gemischte Ansicht des Listenmanagers.
Wie bei der gemischten Ansicht kann die Anzahl der Kopien und der Drucker geändert werden.
Kontextmenü – Ordner
Die Funktionen für eine Liste können auch übergeordnet für alle Listen innerhalb eines Ordners aufgerufen werden.
Klicken Sie dazu mit rechter Maustaste auf den entsprechenden Ordner im Ordnerfenster – Bereich Listen.