Optimierung der Analyse über den Regelmanager bzw. Freiformanalyse

Optimierung der Analyse über den Regelmanager bzw. Freiformanalyse

Arbeiten mit dem Regelmanager

Mit Hilfe des Regelmanagers von SBA können die Ergebnisse der automatisierten Verarbeitung optimiert und/oder erweitert werden.

Grundsätzlich sind dabei drei Arten von Regeln zu unterscheiden:

• Globale allgemeine Regeln, die unabhängig von Mandanten und Kreditorenkonten gültig sind. Zu diesen übergreifenden Systemregeln zählen Einstellungen, mit denen die automatisierte Heftung mittels Freiform-Analyse durch eine Heftung anhand von ausgelesenen Barcodes (auf jeder ersten Seite einer Rechnung) ersetzt werden kann. Darüber hinaus können die Erfassungsfelder Belegfeld 1 bzw. Belegfeld 2 anhand eines globalen Musters gefüllt werden (bspw. mit den Informationen eines firmenübergreifenden Belegstempels). Um eine globale allgemeine Regel zu definieren, wechseln Sie neben der Belegliste in die Registerkarte Einstellungen, Allg. Regeln und dort zu Global.
• Mandantenbezogene allgemeine Regeln, die zwar mandantenindividuell aber unabhängig von den zugehörigen Kreditorenkonten gültig sind. Es können die gleichen Bereiche wie bei den globalen allgemeinen Regeln beeinflusst werden (Heftung anhand von Barcodes, Füllen der Erfassungsfelder Belegfeld 1 bzw. Belegfeld 2). Die mandantenbezogenen allgemeinen Regeln haben aber Vorrang vor den globalen allgemeinen Regeln. Dadurch ist es bspw. möglich, innerhalb einer Firmengruppe (eines Mandantenbereichs) die Heftung grundsätzlich anhand von Barcodes durchzuführen (Definition einer globalen allgemeinen Regel), das Belegfeld 2 aber mit den Daten mandantenindividueller interner Belegstempel zu füllen (Definition mehrerer mandantenbezogener allgemeiner Regeln). Um eine mandantenbezogene allgemeine Regel zu definieren, wechseln Sie neben der Belegliste in die Registerkarte Einstellungen, Allg. Regeln und dort zu Mandant.
• Mandanten- und kreditorenbezogene Regeln, die den individuellen Heftungs- und Buchungsvorschlag der Freiform-Analyse optimieren bzw. ergänzen können. Diese Regelart ist im Panel Einstellungen in der Registerkarte Verwaltung und nach Auswahl des Kreditorenkontos unter Regeln zugänglich. Es handelt sich dabei um die Standard-Nutzung des Regelmanagers, die im Folgenden näher erläutert wird.

Freiformanalyse bzw. Optimierung der Analyseergebnisse

SBA interpretiert die Ergebnisse der OCR Texterkennung bei Eingangsrechnungen zunächst selbständig im Rahmen einer sogenannten Freiform-Analyse. Dabei werden die zusammengehörenden Dokumentenseiten eines mehrseitigen Belegs geheftet und die buchungsrelevanten Rechnungsdaten (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Bruttogesamtbetrag) in Form eines Buchungsdatenvorschlags in die Erfassungsmaske geschrieben.

Ist der Buchungs- bzw. Heftungsvorschlag fehlerhaft, kann dies unterschiedliche Gründe haben. Fehler im OCR Volltext, bspw. aufgrund von Beschädigungen des Belegs (Flecken, Risse, „Abhaken“ wichtiger Informationen mit Störung des Schriftbildes o.ä.) oder bei der Erkennung von „Problembelegen“ (schwacher Nadeldruck, dunkles farbiges Papier, etc.) können eine mögliche Ursache sein. Keine OCR bietet eine 100-prozentige Erkennungsrate über alle Belegtypen. Die Ergebnisse der OCR können im Bereich der Dokumentenansicht in der Registerkarte Text eingesehen werden. Ist der Volltext unvollständig oder fehlerhaft, fehlen die Basisdaten für die nachgelagerte Analyse. Die Regelerstellung ist daher keinesfalls Ersatz für einen qualitativ hochwertigen Scanner. Wenn die Bildqualität der digitalisierten Rechnungen für die OCR nicht ausreicht, kann auch eine nachgelagerte Regel-Analyse - die dann auf eben diesen unzureichenden Volltexten basiert - keine befriedigende Lösung sein.

Aber auch die Freiform-Analyse selbst kann in bestimmten Situationen falsche Ergebnisse produzieren. Daher ist es enorm wichtig, dass die von SBA generierten Buchungsvorschläge von einem buchhalterisch geschulten Sachbearbeiter kontrolliert und - falls erforderlich - korrigiert bzw. ergänzt werden. Fehlende Teile eines Buchungssatzes können im Einzelfall manuell oder über die Bereichserkennung mit der Maus ergänzt werden.

Nur wenn die Freiform-Analyse bei Eingangsrechnungen trotz optimaler Bildqualität dauerhaft keine befriedigenden Ergebnisse erzielt oder zusätzliche Daten (bspw. für das Belegfeld 2, die Fälligkeit oder die Kost Felder) ausgelesen werden sollen, sind durch den Benutzer für das jeweilige Rechnungslayout entsprechende Regeln zu definieren, die mandantenindividuell dem einzelnen Lieferantenkonto zugeordnet werden. Durch diese Regeln kann SBA mitgeteilt werden, wo sich auf dem individuellen Rechnungsbild die relevanten Werte befinden und wie diese auszulesen sind.

Die Regelerstellung sollte demnach wohlüberlegt sein. Sie bietet sich vor allem bei strukturellen Analysefehlern und dann in erster Linie bei häufig wiederkehrenden Belegen (wie den Eingangsrechnungen von Hauptlieferanten) an.

Darüber hinaus spielt die Rechnungsart eine Rolle:

Während bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen die Regelerstellung nur bedarfsweise bei Fehlern bzw. zur Ergänzung der Freiform-Analyse vorzunehmen ist, muss bei der Verarbeitung von Ausgangsrechnungen zwingend das Layout der Ausgangsrechnung des aktiven Mandanten durch ein vollständiges Regelwerk definiert werden.

Regeln für Eingangsrechnungen

Allgemeines zur Regelerstellung

Bevor Sie Regeln zur optimierten Analyse einer Eingangsrechnung definieren, stellen Sie sicher, dass der Buchungsdatenvorschlag in der Erfassungsmaske das Lieferantenkonto beinhaltet. Ergänzen Sie es gegebenenfalls. Wechseln Sie anschließend neben der Dokumentenverwaltung in die Registerkarte Einstellungen und dort auf Verwaltung. Das Lieferantenkonto ist in der Auswahl Kreditor vorbelegt.

In der Registerkarte Regeln sehen Sie eine Liste mit verschiedenen Regeltypen, die im Rahmen der lieferantenindividuellen Beleganalyse relevant sind und bei Bedarf von Ihnen optimiert werden können.

Je Regeltyp können Sie fünf Regelalternativen anlegen, die nacheinander abgearbeitet werden. Üblicherweise reicht eine Regelalternative aus, wenn ein Lieferant jedoch bspw. verschiedene Rechnungsformulare nutzt und seine Belege alle auf dasselbe Lieferantenkonto gebucht werden sollen, können die unterschiedlichen Layouts durch alternative Regeln je Bereich abgebildet werden.

Regeltypen, für die bereits eine oder mehrere Regeln angelegt wurden, sind in der Liste anhand des Fettdrucks erkennbar (im Beispiel der Regeltyp Umsatz).

Wählen Sie die zu optimierenden Regeltypen (Kennung zur stammdatenunabhängigen Lieferantenidentifikation, Anfang und Ende zur Optimierung der Heftung mehrseitiger Belege, Gutschrift zur verbesserten Gutschriftidentifikation) bzw. die Felder Datum, Beleg1, Beleg2, Umsatz als Kerndaten des Buchungsvorschlags.

Grundsätzlich müssen Sie bei Eingangsrechnungen nur für die Regeltypen Einstellungen vornehmen, bei denen die Freiform-Analyse versagt hat. Wenn der Buchungsvorschlag dagegen zwingend nach Ihren Vorgaben erstellt werden soll, legen Sie einen kompletten Regelsatz an. Die Freiform-Analyse spart viel Arbeit, kann aber nicht in allen Fällen so exakte Ergebnisse erzeugen, wie ein vollständiger kreditorenindividueller Regelsatz. Dieser bietet sich vor allem bei tendenziell problembehafteten Belegen (z.B. schwacher Nadeldruck, graue oder farbige Markierungen bzw. oftmals Scans von Belegkopien) oder auch bei Hauptlieferanten an, die eine hohe Anzahl wiederkehrender Belege produzieren.

Wenn Sie Regeln zur Optimierung des Heftungsvorschlags erstellen wollen, empfiehlt es sich, vor der Definition der Regeltypen Kennung, Anfang und Ende, die zusammengehörenden Belegseiten via Drag&Drop in eine Heftung zu ziehen, damit beim Wechsel zwischen erster und letzter Belegseite der Lieferant nicht erneut ausgewählt werden muss. Um Anfang/Ende-Regeln anzuwenden, wählen Sie über das Kontextmenü der Heftung den Befehl Aktive Mappe analysieren bzw. aus dem Kontextmenü der Mappe den Befehl Analysieren.

Um dagegen Regeln zur Optimierung des Buchungsdatenvorschlags anzuwenden, reicht es aus, über das Kontextmenü der Heftung den Befehl Analysieren bzw. aus dem Kontextmenü einer Dokumentenseite den Befehl zugehörige Heftung analysieren zu wählen. Bei der Einzelanalyse einer Heftung findet keine Korrektur des Heftungsvorschlags statt, es muss daher nicht der gesamte Mappeninhalt einbezogen werden.

Neben den Regeln zur Optimierung des via Freiform-Erkennung generierten Heftungs- und Buchungsdatenvorschlags können Sie den Regelmanager nutzen, um Daten für Felder auszulesen, die nicht automatisch von der Freiform-Analyse gefüllt werden. Dazu zählen die Erfassungsfelder Text, Kost 1, Kost 2, Kostmenge, Belegfeld 2 und Fälligkeit.

Über den Regeltyp Aufteilung lassen sich automatisierte Vorschläge für Aufteilungsbuchungen generieren, bei denen Einzelbeträge auf der Rechnung anhand individuell definierter Suchmuster ermittelt und um fest hinterlegte Kontierungsvorschläge ergänzt werden.

Regelerstellung

Beispielhaft soll eine individuelle Regel zum Auslesen der Rechnungsnummer (Belegfeld 1) erstellt werden. Die gewünschte Nummer befindet sich auf dem Belegbild im oberen linken Viertel innerhalb eines Blocks mit weiteren Rechnungsdaten. Der Sachbearbeiter erkennt Sie am vorangestellten Begriff Rechnung Nr. Bei der Nummer selbst handelt es sich um eine Kombination von 2 fixen Buchstaben (DR) gefolgt von einer variablen 7‐stelligen Ziffer.

Eine Regel kann aus zwei oder drei Elementen bestehen. Grundsätzlich werden die Elemente Suchgebiet, Ankermuster und Suchmuster unterschieden, die im Folgenden erläutert werden.

Das jeweils aktive Element erkennen Sie am gelben Hintergrund. Zur Erstellung der Beispielregel selektieren Sie im Bereich Regeltyp den Eintrag Beleg 1. Dadurch wird im Bereich Alternativen automatisch die erste Regelalternative selektiert und das Fernglas‐Symbol zur Definition des Suchgebiets aktiviert.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image264.png Suchgebiet

Das Suchgebiet definiert, in welchem Bereich des Dokumentenbildes die Regel angewendet werden soll (bspw. in einem Bereich oben links auf dem Beleg). Das Suchgebiet wird auf dem Belegbild in der Dokumentenansicht hellgrün dargestellt. Wenn es sich, wie hier, um eine Regel mit drei Elementen (Suchgebiet, Ankermuster, Suchmuster) handelt, ist das Suchgebiet bei gedrückter linker Maustaste von links oben nach rechts unten um den Bereich zu ziehen, in dem sich das Hinweiswort (= Ankermuster, in diesem Fall Rechnungsnummer) befindet. Wenn es sich um eine Regel mit zwei Elementen (Suchgebiet, Suchmuster) handelt, ist das Suchgebiet um den Bereich zu ziehen, in dem sich das Suchmuster befindet.

Um Schwankungen des Vorlageneinzugs von Dokumentenscannern vorzubeugen, wird das Suchgebiet ausreichend groß um das Ankermuster gezogen. Es sollte nicht unmittelbar an das Muster angrenzen. Zu große Suchgebiete erhöhen dagegen die Analysezeit.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image266.png Ankermuster

Wird die linke Maustaste wieder freigegeben, wechselt SBA automatisch zum nächsten Regelelement, dem Ankermuster. Das Ankermuster ist ein Begriff, über den eindeutig die Position des auszulesenden Wertes (= Suchmuster) definiert wird. Das Ankermuster muss sich im Suchgebiet befinden. SBA geht dann von der Lage dieses Begriffs auf dem Dokumentenbild aus, um in einer bestimmten Richtung und Entfernung das Suchmuster zu identifizieren. Ziehen Sie wie zuvor innerhalb des Suchgebiets bei gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um den entsprechenden Begriff (im Beispiel um den Begriff Rechnungsnummer). Je präziser Sie den Begriff umrahmen, umso genauer ist das anschließend im Fenster Anker von SBA vorgeschlagene Muster. Das Ankermuster wird auf dem Dokumentenbild hellrot markiert.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image268.png Suchmuster

Wenn Sie das Ankermuster mit OK bestätigen, wechselt SBA automatisch zum nächsten Regelelement, dem Suchmuster. Das Suchmuster ist zumeist eine Ziffern‐ bzw. Zeichenfolge, die in einem fest definierbaren Format vorliegt. Es muss sich, im Gegensatz zum Ankermuster, nicht im zuvor definierten Suchbereich befinden. SBA findet es anhand der im Hintergrund gespeicherten Positionsdaten ausgehend vom Ankermuster. Das Suchmuster wird auf dem Dokumentenbild gelb markiert. Es muss aus mindestens drei Zeichen (Buchstaben und/oder Zahlen) bestehen. Sind variable Inhalte auszulesen, verwenden Sie bei der Formatdefinition das Rautezeichen # als Platzhalter für eine Ziffer und das Fragezeichen ? als Platzhalter für einen Buchstaben oder ein sonstiges Zeichen. Bei Kombinationen beachten Sie bitte die Groß‐/Kleinschreibung. Da sich die Rechnungsnummer im Beispiel aus den fest vorangestellten Buchstaben DR und einer 7‐stelligen Ziffer zusammensetzt, wird das von SBA vorgeschlagene Suchmuster DR####### gewählt und mit OK übernommen. Anschließend weist der untere Bereich die vollständige Regel aus: SBA sucht im definierten Suchgebiet das Ankermuster Rechnung Nr. und von dort aus über das Suchmuster DR####### eine 7‐stellige Ziffer mit den fest vorangestellten Buchstaben DR.

Wenn Sie Ihre Eingaben ändern wollen, bspw. um das Suchgebiet zu vergrößern/zu verkleinern oder ein anderes Ankermuster auszuwählen, können Sie die Korrekturen direkt an den farbigen Markierungen in der Dokumentenansicht vornehmen. Klicken Sie dazu mit einem einfachen Mausklick auf die jeweilige Fläche. Anschließend kann sie an den Rändern vergrößert bzw. per Drag & Drop verschoben werden. Im folgenden Fenster bestätigen Sie Ihre Änderungen über die Schaltfläche OK.

Funktion	Symbole	Beschreibung
Speichern		Speichern Sie die Regel abschließend über diese Schaltfläche.
Regelalternative		Über diese Schaltfläche können Sie eine weitere Regelalternative hinzufügen. Je Regeltypen können Sie bis zu fünf Alternativen definieren. Zur Bearbeitung kann die jeweils gewünschte Alternative über das Drop‐Down‐Menü Alternativen aufgerufen werden.
Löschen Alternative		Eine Regelalternative können Sie über diese Schaltfläche löschen.
Speichern Änderung		Speichern Sie jede Änderung im Regelwerk über diese Schaltfläche.
Löschen Regelwerk		Das gesamte Regelwerk zum ausgewählten Konto löschen Sie über diese Schaltfläche. Damit werden sämtliche Regelalternativen bei allen verwendeten Regeltypen gleichzeitig gelöscht.
Regelsatz		Sie können einen mandantenindividuell erstellten Regelsatz in einem globalen Vorlagenpool speichern. Anschließend können Sie auf den Regelsatz auch aus anderen Mandanten zugreifen und die Vorlage dem jeweiligen Kreditorenkonto zuweisen. Dadurch brauchen Sie lieferanten-individuelle Regelsätze, deren Einsatz bei mehreren Mandanten sinnvoll ist, nur einmal zu erstellen.
Regelsatzvorlage		Sofern der vollständige Regelsatz von mandantenübergreifender Relevanz ist, können Sie ihn über die Schaltfläche Vorlage aus aktuellem Regelsatz erstellen im globalen Vorlagenpool speichern. Vergeben Sie dabei einen Namen für die Regelsatz‐Vorlage, der mandantenübergreifend gültig ist, bspw. den Namen des Lieferanten. Um die Regelsatz‐Vorlage in einem anderen Mandanten zu verwenden, wählen Sie dort im Rahmen der Regelerstellung den zugehörigen Kreditoren aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Regelsatz aus einer Vorlage erstellen. Im Dialogfenster Regelsatz‐Vorlagen wählen Sie den passenden Regelsatz aus und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen. Über die Schaltflächen Export und Import können Regelsatz‐Vorlagen mit anderen SBA‐Systemen ausgetauscht werden.
Editierbare Bezeichnungen für Ausgangsrechnungs-Regeln		Im Regelmanager in der SBA Verwaltung lassen sich die Regelsätze für Ausgangsrechnungen mit passenden Bezeichnungen versehen. Zum Ändern der Bezeichnung eines Regelsatzes wählen Sie eine Rechnungsvariante aus und klicken anschließend rechts auf die Schaltfläche mit dem roten Stift-Symbol

Ex- und Import des kompletten Regelsatzes über den MandantenManager

Im MandantenManager besteht die Möglichkeit, alle Regeln eines Mandanten in eine XML-Datei zu exportieren und in einem anderen Mandanten wieder zu importieren.

Dazu existieren in der Mandanten-Verwaltung auf der rechten Seite zwei Schaltflächen zum Import und Export.

Zum Export oder Import der Regeln selektiert man zunächst in der Mandanten-Verwaltung den gewünschten Mandanten und klickt anschließend auf die entsprechende Schaltfläche zum Export oder Import. Es öffnet sich ein Dateidialog zum Speichern oder Laden der Regeln im XML-Format.

Vor dem Import erfolgt eine Warnmeldung, wenn im Ziel-Mandanten bereits Regeln existieren. Diese werden durch den Import ggfs. überschrieben.

Voraussetzung für den Import von Regeln ist, dass die Personenkontonummern im Ziel-Mandanten existieren. Nach dem Import wird eine Hinweismeldung ausgegeben, für welche Kreditoren keine Regeln importiert wurden, sofern die entsprechenden Konten im Ziel-Mandanten nicht vorhanden waren.

Der Import der Regeln erfolgt auf Basis der Kontonummern. Daher sollte der Personenkontostamm des Mandanten, in dem die Regeln importiert werden, dem Personenkontostamm entsprechen, aus dem die Regeln exportiert wurden.

Besonderheiten

• Bei den Regeltypen Datum, Beleg 1, Beleg 2, Umsatz, Text, Kost 1, Kost 2, Kostmenge und Fälligkeit sind i.d.R. die drei Elemente Suchgebiet, Ankermuster und Suchmuster zu definieren.
  
• Die Regeltypen Kennung, Anfang, Ende, Gutschrift und USt-ID erfordern dagegen nur die Definition von Suchgebiet und Suchmuster.
  

Variablen bei der Suchmusterdefinition

Für das Suchmuster gelten folgende Variablen:

#	variable Zahl
?	variabler Buchstabe/sonstiges Zeichen
T	Ziffer Tag beim Regeltyp Datum
M	Ziffer Monat beim Regeltyp Datum
J	Ziffer Jahr beim Regeltyp Datum
Betrag	Verschiedene Betragsschreibweisen werden beim Regeltyp Umsatz automatisch berücksichtigt. Achten Sie auf ein ausreichend breites Suchmusterfeld, um auch große Beträge auslesen zu können.
Zoneninhalt	Mit dem Suchmuster Zoneninhalt können auch unterschiedlich lange oder unstrukturierte Werte aus einem bestimmten Bereich ausgelesen werden. Die Funktion ist nur dann hilfreich, wenn das Suchmuster keine feste Struktur hat. Das ist z.B. bei einer Belegnummer der Fall, die ohne feste Stellenzahl „hochgezählt“ wird oder wenn als Referenz nur der wechselnde Name des Bestellers angegeben wird.

Regeln ohne Suchgebiet

In Ausnahmefällen kann auf die Definition eines Suchgebiets verzichtet und die Regel ausschließlich mit Ankermuster und Suchmuster erstellt werden.

In diesem Fall führt SBA die Suche automatisch im gesamten Dokument durch. Dies ist nur zu empfehlen, wenn sich das Ankermuster nicht an einer festen Position auf dem Belegbild befindet (bspw., wenn das Ankermuster Rechnungsbetrag beim Regeltyp Umsatz je nach Anzahl der Artikelzeilen/Rechnungsseiten eine variable Position einnimmt).

Beachten Sie dabei, dass eine Suche im gesamten Dokument anstelle einer Suche in einem definierten Suchgebiet die Analysezeit deutlich erhöhen kann. Zudem ist darauf zu achten, dass das Suchmuster in diesem Fall eindeutig ist und sich nicht ebenfalls an einer anderen Stelle des Dokuments befinden darf.

Regeltypen

Regeltyp Kennung

Die Kennung beinhaltet die Kriterien, anhand derer der zur Rechnung zugehörige Lieferant zweifelsfrei identifiziert werden kann.

Die Freiform-Analyse versucht zunächst selbständig, den Lieferanten über einen Abgleich des Volltextes mit den Lieferantenstammdaten des Rechnungswesens zu identifizieren. Dafür werden bspw. eindeutige Informationen wie USt-ID, Steuernummer, IBAN bzw. Kontonummer und BLZ herangezogen. Sollte der Lieferant nicht automatisch erkannt werden, genügt es zumeist, in den Lieferantenstammdaten von SBA die USt-ID nachzupflegen. Nutzen Sie dafür die Bereichserkennung.

Erst wenn die vollständigen Lieferantenstammdaten zur eindeutigen Identifikation des Lieferanten nicht ausreichen, wird es nötig sein, tatsächlich eine layoutbasierte Regel des Typen Kennung anzulegen. Geeignete eindeutige Suchmuster sind hierfür bspw. Ort und Nummer des Handelsregistereintrags, individuelle Internetadressen des Absenders oder der Firmenname des Rechnungsstellers im Absenderbereich des Dokuments. Diese Suchbegriffe eignen sich primär für eine Suche in einem definierten Suchgebiet. Da jede Dokumentenseite mit Hilfe einer Kennung identifiziert werden muss, sollte bei mehrseitigen Rechnungen, bei denen die Folgeseiten nicht automatisch erkannt werden, zusätzlich eine alternative Kennung eingetragen werden, die für die Folgeseiten gilt.

Regeltyp Anfang

Die meisten Rechnungen haben auf der ersten Seite das Wort Rechnung (bzw. alternativ Gutschrift an gleicher Position) gedruckt. Wenn diese Suchwörter nicht ausreichen, muss ein anderes Unterscheidungsmerkmal gefunden werden, das immer und nur auf der ersten Seite einer Rechnung zu finden ist. Ein solches Merkmal findet sich gewöhnlich an der gleichen Stelle einer Rechnung und kann somit durch die Angabe des Suchmusters und des Suchgebiets erkannt werden.

Es ist darauf zu achten, dass allgemeine Suchmuster wie Rechnung oder Seite 1 von verwendet werden, damit möglichst viele Rechnungsarten dieses Kreditors mit der Regel verarbeitet werden können.

Regeltyp Ende

Das Ende einer Rechnung kann meist anhand folgender Merkmale identifiziert werden:

• Durch die Summe, d.h. das Suchmuster für den Gesamtbetrag findet sich immer auf der letzten Seite einer Rechnung und kann somit als Kriterium für die Erkennung des Rechnungsendes genutzt werden.
• Durch ein gesondertes Suchmuster. Diese Option sollte genutzt werden, wenn sich die Summe nicht oder nicht immer (bspw. Bei Rechnungsanhänge und Anlagen) auf der letzten Seite des Dokuments befindet. Beispiele für gesonderte Suchmuster auf der letzten Seite: "Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen oder das Muster Rechnung‐Online auf der jeweils letzten Rechnungsseite eines bekannten Telefondienstleisters."

Regeltyp Gutschrift

Gutschriften sind gesondert gekennzeichnet. Das Unterscheidungsmerkmal zu Rechnungen findet sich meist an der gleichen Stelle und kann somit durch die Eingabe eines Suchmusters (z.B. das Wort Gutschrift) und die Markierung des Suchgebiets identifiziert werden. Die Erkennung einer Gutschrift bewirkt, dass SBA das Buchungskennzeichen von H (Haben) auf S (Soll) wechselt.

Sofern eine Gutschrift ausschließlich durch ein Minus‐Zeichen vor dem Bruttobetrag und nicht durch alternative Hinweise im Rechnungstext gekennzeichnet wird, ist keine Regel vom Typ Gutschrift anzulegen. Stattdessen ist in den Kreditorenstammdaten des entsprechenden Lieferanten in der Registerkarte Allgemein die Option Negativer Betrag ist Gutschrift zu aktivieren.

Belege dieses Kreditors, die einen negativen Gesamtbetrag aufweisen, werden dadurch grundsätzlich als Gutschrift behandelt und in SBA mit dem Buchungskennzeichen S (Soll) versehen.

Regeltyp Datum

Eine Rechnung kann zum einen mehrere Daten enthalten (z.B. Auftragsdatum, Lieferdatum, Rechnungsdatum), andererseits kann das Datum von Lieferanten zu Lieferanten in unterschiedlichen Formaten vorliegen.

Die gebräuchlichsten Formate sind das rein numerische Datum mit vier- oder zweistelliger Jahreszahl. SBA wird Ihnen beim Markieren des Suchmusters automatisch das passende Format vorschlagen, wobei T für Tag, M für Monat und J für Jahr steht. Sollte der Monat ausgeschrieben worden sein, „übersetzt“ SBA den Monatsnamen automatisch in das numerische Format. Dabei sollte folgendes Muster zugrunde gelegt werden: T. M JJJJ (z.B. für 14. Januar 2009, bitte achten Sie ggf. auf Leerzeichen hinter dem Tages-Punkt und dem Monat). Das Rechnungsdatum findet sich in der Regel an der gleichen Stelle eines Rechnungsformulars und wird zumeist durch ein Ankermuster (z.B. das Wort Rechnungsdatum) angekündigt. Dieses wiederum befindet sich in einem definierten Suchgebiet.

Regeltyp Valutadatum

Vorgehensweise s. Regeltyp Datum.

Das Valutadatum wird für die Buchung übernommen und kann über die Zusatzdaten (F9) ggf. angepasst werden.

Regeltyp Beleg 1

Jede Eingangsrechnung enthält eine von Seiten des Lieferanten vergebene Rechnungsnummer. Zumeist findet sich ein passendes Ankermuster (z.B. das Wort Rechnungsnummer) in einem festen Suchgebiet. Die Nummer findet sich i.d.R. an der gleichen Stelle einer Rechnung und kann daher durch die Eingabe des Suchmusters, z.B. RE###### präzisiert werden.

Alternativ ist es möglich, eine interne Belegnummer, die bspw. durch einen Eingangsstempel auf jede Rechnung gelangt, auszulesen. Um eine derart kreditorenübergreifende und/oder auch mandantenübergreifende allgemein gültige Regel zu erstellen, wechseln im Panel Einstellungen in die Registerkarte Allg. Regeln und dort ins Register Mandant bzw. Global. Nehmen Sie die jeweiligen Einstellungen dort für den Regeltyp Beleg1 vor.

Regeltyp Beleg 2

Das Feld Beleg 2 wird nicht durch die Freiform-Analyse gefüllt. Es kann bspw. dazu genutzt werden, zusätzliche Informationen (wie z.B. eine Bestell- oder Auftragsnummer) lieferantenbezogen auszulesen.

Alternativ ist es möglich, eine interne Belegnummer, die bspw. durch einen Eingangsstempel auf jede Rechnung gelangt, auszulesen. Um eine derart kreditorenübergreifende und/oder auch mandantenübergreifende allgemein gültige Regel zu erstellen, wechseln im Panel Einstellungen in die Registerkarte Allg. Regeln und dort ins Register Mandant bzw. Global. Nehmen Sie die jeweiligen Einstellungen dort für den Regeltyp Beleg2 vor.

Regeltyp Umsatz

Rechnungen sind hinsichtlich des Rechnungsbetrages zumeist auf zwei unterschiedliche Arten gestaltet: Der Rechnungsbetrag hat eine variable Position je nach Anzahl der Rechnungspositionen bzw. Seiten oder der Betrag steht fix an einer definierten Stelle (z.B. am Ende eines tabellarischen Rechnungsaufbaus).

In der Regel wird ein Ankermuster identifizierbar sein, bei variabler Gestaltung bspw. das Wort Gesamtbetrag, bei fixem Aufbau ein anderes Muster, das keinen zwingenden Bezug zur Summe haben muss. Alternativ kann aber auch das Suchmuster Betrag ohne Ankermuster in einem definierten Suchgebiet verwendet werden. Sollte anstelle des Kommas zur Trennung von Euro und Cent ein Punkt auftreten (z.B. „3,981.52“ statt „3.981,52“), wird SBA dieses Suchmuster automatisch erkennen und umsetzen.

Achten Sie darauf, den Bereich für das Suchmuster Betrag ausreichend breit zu ziehen, damit auch größere Beträge ausgelesen werden können.

Bei diesem Regeltyp kann zudem das Währungskennzeichen (WKZ) lieferantbezogen hinterlegt werden. Ohne Auswahl wird SBA bei der Analyse als Standard Euro (EUR) vorschlagen.

Regeltyp USt-ID

Die auszulesende Umsatzsteuer-Identnummer kann in diesem Bereich definiert werden. Die Freiform-Analyse wird inländische USt-IDs in der Regel selbständig erkennen, zum Auslesen ausländischer USt-IDs können Sie hier die entsprechenden Kriterien hinterlegen.

Regeltyp Text

Das Feld Text wird nicht durch die Freiform-Analyse gefüllt. Es kann bspw. dazu genutzt werden, den Rechnungsinhalt näher zu spezifizieren, sofern diese Angabe klar strukturiert vorliegt und über das Rechnungslayout ausgelesen werden kann. Liegt keine kreditorenindividuelle Regel für den Buchungstext vor, gelten die allgemeinen Einstellungen, die Sie in den Textfeldoptionen definiert haben.

Regeltypen Kost 1, Kost 2, Kostmenge

Die Felder für die Kostenstelleninformationen werden nicht durch die Freiform-Analyse gefüllt. Die Daten lassen sich mit Hilfe von Regeln auslesen, wenn sie vom Rechnungsabsender auf das Schriftstück gedruckt bzw. vom Empfänger durch einen Stempel aufgebracht wurden, sofern diese Angaben klar strukturiert vorliegen bzw. im Rechnungslayout eindeutig identifizierbar sind. Liegen keine Regeln für die Felder Kost 1 und Kost 2 vor, gelten die Werte, die Sie bei der erstmaligen Verbuchung der Rechnung als kreditorenindividuellen Kontierungsvorschlag gespeichert, bzw. in den Kreditorenstammdaten in der Registerkarte Allgemein unter Kost 1 und Kost 2 erfasst haben.

Regeltyp Fälligkeit

Das Feld Fälligkeit wird nicht durch die Freiform-Analyse gefüllt. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung kann über eine Regel ausgelesen werden, sofern es im Datumsformat klar strukturiert und innerhalb des Rechnungslayouts an einer festen Position vorliegt.

Durch den Regeltyp Fälligkeit wird das gefundene Datum in die Buchungsmaske ins Feld Fälligkeit übertragen.

Beachten Sie dabei, dass es sich hierbei um eine fixe Nettofälligkeit handelt. Soll bei Zahlungen, die z.B. über den OP-Ausgleich (F6) durchgeführt werden, trotzdem die Skontoberechnung durchgeführt werden, dann ist bei dem entsprechenden Zahlschlüssel z.B. 12 der Check bei „Skonto auch bei Eingabe einer fixen Nettofälligkeit“ zu setzen.

Regeltyp Aufteilung

Der Regeltyp Aufteilung wird zur automatisierten Generierung von Aufteilungsvorschlägen (Splitbuchung) genutzt.

Beachten Sie dazu den Abschnitt 5.3.5 Sonderform: Regeltyp Aufteilung.

Regeltyp Zusatzfelder bzw. Freie Felder

Über individuelle Regeltypen lassen sich fibuunabhängige Zusatzfelder, wie bspw. eine Auftrags‐ oder Lieferscheinnummer automatisiert erfassen.

Beachten Sie dazu den Abschnitt 5.3.6 Sonderform: Regeltyp Zusatzfelder bzw. Freie Felder.

Regeltyp Debitor

Der Regeltyp Debitor ist nur bei der Verarbeitung von Ausgangsrechnungen relevant.

Beachten Sie dazu den Abschnitt 5.4 Regeln für Ausgangsrechnungen.

Barcode-Regeln

Barcode-Regeln können zur eindeutigen Trennung von Belegen eingesetzt werden.

Beachten Sie dazu den Abschnitt 0 Besonderheit: Einzeiliges Textfeld

Bei einzeiligen Textfeldern sind verschiedene Eingabeformate möglich:

• Text: Eingabe einer beliebigen Zeichenfolge (max. 255 Zeichen)
• Numerischer Wert: Eingabe von ganzzahligen Werten
• Dezimalwert: Eingabe von Kommazahlen (insgesamt max. 15 Ziffern)

Bei einem Dezimalwert spielt es keine Rolle, ob sich die Ziffern vor oder nach dem Komma befinden. Insgesamt darf die Anzahl der Ziffern in einer solchen Zahl nicht mehr als 15 betragen.

Das Eingabeformat eines einzeiligen Textfelds lässt sich im Nachhinein nicht mehr ändern. Ist bei der Anlage ein Fehler unterlaufen, muss das Feld gelöscht und neu angelegt werden.

Besonderheit: Checkfeld (boolsche Werte)

Neben den Standard-Feldtypen lassen sich mit dem Checkfeld auch boolesche Werte verarbeiten und bspw. im Rahmen der Zusatzfelder der Rechnungsverarbeitung verwenden.

Für ein Checkfeld lassen sich drei Eigenschaften festlegen:

• Feldname
• Initialwert (angehakt oder nicht angehakt)
• Textanzeige für die beiden Zustände „angehakt“ oder „nicht angehakt“

Die Textanzeige für die beiden Optionen wirkt sich auf die Eingabe im SBA Client bei der Rechnungsverarbeitung sowie auf die Dokumentenrecherche aus. Standardmäßig werden diese Optionen mit Ja und Nein angezeigt.

Sonderform: Barcode-Regeln.

Sonderform: Regeltyp Aufteilung

Im Rahmen der Freiformanalyse ermittelt SBA ausschließlich den Bruttogesamtbetrag einer Rechnung. Soll darüber hinaus ein Vorschlag zur Aufteilung des Rechnungsbetrags anhand einzelner Rechnungspositionen auf unterschiedliche Sachkonten und/oder Kostenstellen (Splitbuchung) generiert werden, ist dieser mit Hilfe des RegelManagers kreditorenindividuell zu definieren.

Beispielhaft sollen die Werte einzelner Warengruppen einer METRO‐Rechnung automatisiert auf verschiedene Sachkonten und Kostenstellen verteilt werden. Darüber hinaus sollen die Umsatzsteuerbeträge (7 % bzw. 19 %) den korrespondierenden Vorsteuerkonten zugewiesen werden.

Zuordnungskriterien sind dabei die Bezeichnungen der jeweiligen Warengruppen sowie der Umsatzsteuerausweis.

Stellen Sie sicher, dass der Buchungsdatenvorschlag in der Erfassungsmaske das passende Kreditorenkonto beinhaltet und der Bruttorechnungsbetrag durch die Freiformanalyse korrekt erkannt wurde.

Andernfalls sollten Sie zuvor eine Umsatz‐Regel zum Auslesen des Bruttorechnungsbetrags erstellen. Selektieren Sie anschließend in der Registerkarte Regeln aus der Liste der Regeltypen den letzten Eintrag Aufteilung. Dadurch wird im Bereich Alternativen automatisch die erste Regelalternative selektiert und in der Registerkarte Allgemein das Symbol zur Erfassung des Suchgebiets aktiviert. In der Registerkarte Allgemein definieren Sie nach dem bekannten Verfahren die Regel zum Auslesen des jeweiligen (Teil‐)Betrags. Anschließend hinterlegen Sie in der Registerkarte Kontierungsvorschlag die zugehörigen Kontierungsinformationen.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image264.png Suchgebiet

Im Beispiel soll zunächst der Nettowert der Warengruppe NONFOOD (49,02 EUR) ausgelesen werden. Da die Position der Warengruppenübersicht am Ende einer METRO‐Rechnung von der Anzahl der vorangegangenen Artikelzeilen abhängt, kann kein klares Suchgebiet fixiert werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche ist daher direkt zur Definition des Ankermusters zu wechseln. Dadurch wird automatisch die Suche im gesamten Dokument aktiviert.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image266.png Ankermuster

Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste von links oben nach rechts unten einen Rahmen um das Ankermuster NONFOOD.

Bestätigen Sie das Ankermuster mit OK. SBA wechselt automatisch zum Suchmuster.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image268.png Suchmuster

Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste von links oben nach rechts unten einen Rahmen um den auszulesenden Nettobetrag. Achten Sie darauf, vor der ersten Ziffer ausreichend viel Platz zu lassen, um auch größere Beträge im entsprechenden Bereich auslesen zu können. Bestätigen Sie das Suchmuster mit OK.

Anschließend weist die Registerkarte Allgemein die vollständige Regel aus: SBA sucht im gesamten Dokument das Ankermuster NONFOOD und von dort aus über das Suchmuster Betrag den zugehörigen Teilbetrag.

Kontierungsvorschlag

Wechseln Sie anschließend von der Registerkarte Allgemein in die Registerkarte Kontierungsvorschlag, um die Art des ausgelesenen Teilbetrags sowie den zugehörigen Kontierungsvorschlag zu definieren.

Im Beispiel wird ein Nettoteilbetrag ausgelesen, die Standardeinstellungen im Bereich Umsatzart (Netto) und Steuer (0,0) bleiben daher unverändert. Informationen zu diesen Feldern erhalten Sie nachfolgend unter Besonderheiten.

Beim Kontierungsvorschlag für Aufteilungsregeln kann, für jede Aufteilungsregel fest vorgegeben werden, ob der jeweilige Betrag im Soll oder Haben gebucht werden soll. Dazu wählt man in den einzelnen Aufteilungsregeln bei der Buchungsart die Option Vorgabe und die gewünschte Buchungsart (S/H) aus. Alternativ lässt sich bei der Buchungsart die Option Auto wählen. Dann wird die Buchungsart automatisch darüber festgelegt, ob bei dem gefundenen Betrag ein Minuszeichen vorhanden ist.

Im Feld SL (Steuerschlüssel) kann der Steuerschlüssel mitgegeben werden, die Vorsteuerbeträge werden aber in gesonderten Teilbuchungen (Summe 7% und Summe 19%) erfasst.

Im Feld G.Konto wird das zu den Artikeln der Warengruppe NONFOOD korrespondierende Sachkonto (hier bspw. 4930 Bürobedarf) sowie ggf. passende Kostenstellenvorschläge in den Feldern Kost 1 und Kost 2 hinterlegt.

Zudem können Sie einen festen Buchungstext definieren.

Speichern

Speichern Sie die Regel für die Warengruppe NONFOOD anschließend über diese Schaltfläche .

Nächste Regel

Über diese Schaltfläche können Sie die nächste Regel für eine weitere Warengruppe anlegen. Im Gegensatz zur Beschränkung auf maximal fünf Alternativen bei den übrigen Regeltypen, können für den Regeltyp Aufteilung je Kreditor bis zu 100 Regeln angelegt werden. Beachten Sie aber, dass eine exzessive Anlage von Aufteilungsregeln die Verarbeitungszeit deutlich verlängert. Es empfiehlt sich daher nicht, pauschal Artikelkataloge von Lieferanten einzupflegen, sondern nur dort, wo unbedingt erforderlich, einzelne Splitregeln zu definieren. Im Beispiel werden lediglich für die Artikelgruppen NAEHRMITTEL, SUESSWAREN KAFFEE und WASCHMITTEL weitere Regeln (Nummer 2 bis 4) angelegt, da nur diese Warengruppen bei den Einkäufen des Mandanten üblicherweise angesprochen werden. Auf die Darstellung der entsprechenden Regeldefinitionen wird an dieser Stelle verzichtet, sie erfolgen analog zum Regeldefinition für die Warengruppe NONFOOD.

Steuerbuchung

Im Anschluss an die Regeln 1 bis 4 zum Auslesen der Warengruppen sind im Beispiel noch zwei Regeln zum Auslesen der beiden Steuerbeträge zu erstellen.

Die Definition der nebenstehenden Regel für die Umsatzsteuer 19 % lautet wie folgt:

In der Registerkarte Kontierungsvorschlag wird lediglich im Feld GKonto das entsprechende Sachkonto 1576 (Abziehbare Vorsteuer 19%) hinterlegt. Die Regel wird anschließend über die Schaltfläche gespeichert. Analog wird eine sechste Regel zum Auslesen der Umsatzsteuer 7 % erstellt.

Besonderheiten

Es kann z.B. eine Regel pro Artikelnr. oder pro Zwischensummen einer Metrorechnung und zusätzlich wird eine Regel für die Steuerbuchung/-en angelegt.

Da die Einzelpositionen auf einer Rechnung normalerweise immer Nettobeträge enthalten, werden in den Aufteilungs-Regeln keine Steuerschlüssel und Steuerprozentsätze hinterlegt.

Für jede einzelne Aufteilungsregel wird der Kontierungsvorschlag – Gegenkonto und ggf. Kost 1/2 - hinterlegt. Nach der Analyse wird zum markierten Dokument, sofern beim Lieferantenkonto oder Rechnungsvariante eine Aufteilungsregel hinterlegt ist, der Dialog „Aufteilungsbuchung: Gegenbuchungen auf Grund der Regeln“ geöffnet. In diesem Dialog werden alle Gegenbuchungen, die auf Grund der angelegten Regeln erstellt werden konnten, mit Gegenkonto, Betrag und Kost 1 und/oder 2 angezeigt. Sobald die Buchung abgeschlossen ist, wird der Dialog geschlossen bzw. wird der Dialog mit den neuen Daten des nachfolgenden Dokuments angezeigt.

Ist keine Aufteilungsregel vorhanden, wird der Dialog nicht geöffnet.

Wird die Aufteilungsbuchung im Buchen ausgeführt, in dem auf Buchen geklickt oder mit der Plustaste die erste Gegenbuchung geöffnet wird, sind bereits die Felder entsprechend der Gegenbuchungsvorschläge automatisch gefüllt.

Ist beim vorgeschlagenen Sachkonto ein Steuerschlüssel hinterlegt, wird dieser nicht vorgeschlagen, weil Nettobeträge übergeben werden. Wird der Vorschlag mit einem anderen Sachkonto mit hinterlegtem Steuerschlüssel eingegeben, dann wird der Steuerschlüssel angezeigt und muss entfernt werden.

Beachten Sie bezüglich Netto/Brutto, mit oder ohne Steuerschlüssel und Sachkonto mit oder ohne hinterlegtem Steuerschlüssel unbedingt folgendes:

• Wenn im Kontierungsvorschlag ein Steuerschlüssel hinterlegt, wird dieser generell vorgeschlagen.
• Wenn im Kontierungsvorschlag BRUTTO und ein Steuerschlüssel hinterlegt ist, wird der Steuerschlüssel generell vorgeschlagen.
• Wenn im Kontierungsvorschlag kein Steuerschlüssel hinterlegt ist, aber beim Sachkonto in den Stammdaten, dann wird der Steuerschlüssel erst innerhalb der Aufteilungsbuchung vorgeschlagen (Position-7).
• Wenn im Kontierungsvorschlag kein Steuerschlüssel hinterlegt ist und NETTO, wird generell kein Steuerschlüssel vorgeschlagen.

Sind alle Regeln, ggf. auch für die separat zu buchende Steuer, angelegt, werden in folgendem Dialog alle auf Grund der Regeln entstandenen Gegenbuchungen angezeigt. Es werden jedoch nur die Steuerschlüssel in der Spalte St-Sl angezeigt, wenn diese in den Regeln beim Kontierungsvorschlag erfasst wurden.

Für Position 7 (s.o.) ist im Kontierungsvorschlag kein Steuerschlüssel erfasst, dann wird dieser im Aufteilungsdialog in der Spalte St-Sl nicht angezeigt. Wird dann die Aufteilungsbuchung in der Buchungsmaske ausgeführt, wird für Position 7 auch der Steuerschlüssel automatisch vorgeschlagen, weil es sich um ein Automatikkonto handelt und im Kontierungsvorschlag BRUTTO hinterlegt wurde.

Es empfiehlt sich jedoch die Gegenbuchungen NETTO, ohne Steuerschlüssel zu übergeben.

Die auf der Rechnung ausgewiesenen Steuersummen werden als eigenständige Buchungen erfasst, dadurch werden Rundungsdifferenzen vermieden.

Die gesamte Aufteilung umfasst daher 4 Nettoteilbuchungen für die jeweiligen Warengruppen sowie 2 zusätzliche Vorsteuerbuchungen (7% und 19% Vorsteuer in jeweils einer Summe).

Sonderform: Regeltyp Zusatzfelder bzw. Freie Felder

Sofern Sie über den ArchivManager individuelle Zusatzfelder für die Erfassung/Verarbeitung mit SBA definiert haben, sind diese im RegelManager als zusätzliche individuelle Regeltypen verfügbar. Über individuelle Regeltypen lassen sich fibuunabhängige Zusatzfelder, wie bspw. eine Auftrags‐ oder Lieferscheinnummer automatisiert erfassen. Die ausgelesenen Werte werden beim optionalen Export an ein externes DMS mitübertragen.

Die Zusatzfelder müssen im ArchivManager angelegt werden.

Neben den Standard‐Buchungsfeldern der SBA‐Erfassung können Sie individuelle fibuunabhängige Zusatzfelder definieren, die anschließend im Rahmen der Rechnungsverarbeitung nach vorheriger Definition im SBA RegelManager über die Analyse automatisiert oder auch manuell gefüllt werden können. Damit lassen sich bspw. zusätzliche Informationen (wie eine Auftrags‐ oder auch Lieferscheinnummer) erfassen, die buchhalterisch keine Relevanz besitzen, aber für die spätere Recherche im Belegarchiv als zusätzliche Indexdaten sinnvoll sind. Die Felder legen Sie im Basisregal des ArchivManagers und dort im Ordner Rechnungen an, sie werden anschließend automatisch in alle Rechnungsordner der Mandantenregale eingefügt.

Anlage von Zusatzfeldern im Archivmanager

Zur Generierung der Zusatzfelder öffnen Sie im ArchivManager das Archiv Mandanten, das Regal Basisregal und selektieren darin den Ordner Rechnungen.

Klicken Sie in der Toolbar auf die Schaltfläche Zusatzfelderansicht, um die Ebene der Zusatzfelder anzuzeigen.

Im rechten Panel Felder sehen Sie die zur Verfügung stehenden Felder.

Klicken Sie auf die jeweilige Feldbezeichnung, um das Feld in die Erfassungsmaske zu übernehmen. Dabei können Sie einen individuellen Feldnamen vergeben und ggf. weitere Einstellungen wie die Hinterlegung eines Vorschlagswerts oder die Definition als Pflichtfeld vornehmen.

Erfassen Sie alle weiteren gewünschten Felder. Sie werden im mittleren Panel Ordnerverwaltung untereinander angezeigt.

Klicken Sie in ein Feld, um über den Befehl Einstellungen im Kontext-menü der rechten Maustaste die Eigenschaften zu editieren.

Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnernamen (Rechnungen) und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Abgleichen.

Die Zusatzfelder sind damit mandantenübergreifend in allen Rechnungsordnern verfügbar.

Der Feldname muss identisch der Bezeichnung des Freien Feldes, wie dieses in der Fibu angelegt ist/wird, sein. Achten Sie ebenfalls auch gleiche Feldigenschaften.

Besonderheit: Einzeiliges Textfeld

Bei einzeiligen Textfeldern sind verschiedene Eingabeformate möglich:

• Text: Eingabe einer beliebigen Zeichenfolge (max. 255 Zeichen)
• Numerischer Wert: Eingabe von ganzzahligen Werten
• Dezimalwert: Eingabe von Kommazahlen (insgesamt max. 15 Ziffern)

Bei einem Dezimalwert spielt es keine Rolle, ob sich die Ziffern vor oder nach dem Komma befinden. Insgesamt darf die Anzahl der Ziffern in einer solchen Zahl nicht mehr als 15 betragen.

Das Eingabeformat eines einzeiligen Textfelds lässt sich im Nachhinein nicht mehr ändern. Ist bei der Anlage ein Fehler unterlaufen, muss das Feld gelöscht und neu angelegt werden.

Besonderheit: Checkfeld (boolsche Werte)

Neben den Standard-Feldtypen lassen sich mit dem Checkfeld auch boolesche Werte verarbeiten und bspw. im Rahmen der Zusatzfelder der Rechnungsverarbeitung verwenden.

Für ein Checkfeld lassen sich drei Eigenschaften festlegen:

• Feldname
• Initialwert (angehakt oder nicht angehakt)
• Textanzeige für die beiden Zustände „angehakt“ oder „nicht angehakt“

Die Textanzeige für die beiden Optionen wirkt sich auf die Eingabe im SBA Client bei der Rechnungsverarbeitung sowie auf die Dokumentenrecherche aus. Standardmäßig werden diese Optionen mit Ja und Nein angezeigt.

Sonderform: Barcode-Regeln

Im Rahmen der Freiformanalyse führt SBA die zu einer Rechnung gehörenden Einzelseiten grundsätzlich selbständig in eine Heftung zusammen. Mittels Definition der Regeltypen Anfang und Ende im Regelmanager können die Ergebnisse der automatischen Analyse bei Bedarf darüber hinaus kreditorenindividuell optimiert werden.

Abweichend von der Standard-Anwendung kann es aber Fälle geben, in denen diese Arbeitsweise nicht erwünscht ist bzw. keine ausreichend guten Ergebnisse produziert und daher eine alternative Dokumententrennung anhand von Barcodes sinnvoll sein kann, u.a. wenn:

• der mit SBA zu verarbeitende Dokumentenstapel nicht ausschließlich Rechnungen enthält, sondern bspw. nach jeder Rechnung ein zugehöriger Anhang (Lieferschein, Prüfprotokoll etc.) folgt und dieser im Heftungsverbund mit der eigentlichen Rechnung automatisiert verarbeitet werden soll,
• die Freiformanalyse Anfang und Ende der Rechnungen überwiegend nicht erkennt, dadurch eine zu große Anzahl fehlerhafter Heftungen erzeugt (bspw. bei einem hohen Anteil schwer interpretierbarer Auslandsrechnungen) und die manuelle Optimierung durch kreditorenindividuelle Definition der Regeltypen Anfang und Ende zu aufwändig wird,
• die Rechnung bereits in einem vorgelagerten, externen DMS System gescannt und inklusive der Barcode-ID archiviert wurde (frühes externes Scannen & Archivieren) und SBA zu diesem externen Vorgang nachträglich die Verschlagwortung in Form der Rechnungsdaten liefern soll. In diesem Fall dient der Barcode nicht nur der Dokumententrennung, der ausgelesene Wert wird zusätzlich auch als eindeutige ID zur Verknüpfung der von SBA an das externe DMS gelieferten Indexdaten mit den im Vorfeld archivierten Rechnungsbildern genutzt,
• die Rechnung über die Barcode-ID mit einem externen Datensatz (bspw. den Bestelldaten aus einem vorgelagerten ERP-System) verknüpft werden soll.

Die Verarbeitung von Barcodes durch SBA setzt voraus, dass der Sachbearbeiter vor dem Scannen auf jeder ersten Seite eines Dokuments ein entsprechendes Barcode-Etikett aufbringt. Dabei sollte eine möglichst einheitliche Position gewählt werden, bspw. das oberste Drittel der ersten Rechnungsseite.

SBA kann folgende Barcode-Typen interpretieren:

• ADD 2/ADD 5
• BcdMatrix
• Code 39/Code 93/Code 128
• Codeabar
• DataLogic 2 of 5
• EAN 8/EAN 13/EAN 128
• Iata 2 of 5
• Industrial 2 of 5
• Interleaved 2 of 5
• Inverted 2 of 5
• Matrix 2 of 5
• UPCA/UPCE

Regeltyp Barcode

Eine Barcode-Regel zählt zu den allgemeinen Regeln, die in jedem Fall kreditorenübergreifend gültig ist. Sie müssen jedoch entscheiden, ob die Barcode-Heftung lediglich für einen einzelnen Mandanten oder übergreifende globale Gültigkeit für alle Mandanten besitzen soll. Entsprechend rufen Sie die Registerkarte Einstellungen und dort unter Allg. Regeln entweder Mandant oder Global auf.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image264.png Suchgebiet

Ziehen Sie zunächst das Suchgebiet bei gedrückter linker Maustaste von links oben nach rechts unten um den Bereich der ersten Seite einer Rechnung, in dem das Barcode-Etikett üblicherweise aufgebracht wird.

Bedenken Sie, dass die zu verarbeitenden Eingangsrechnungen hinsichtlich des Layouts ihrer jeweils ersten Seite sehr unterschiedlich aufgebaut sein können. Ein eventuelles Logo und die Adressdaten des Absenders oberhalb des Empfängerfelds sowie die Kopfdaten der Rechnung (Rechnungsnummer, Datum, Lieferdatum, Bestellnummer etc.) können lieferantenabhängig so verschieden positioniert sein, dass nicht von vorneherein klar sein wird, dass Sie das Barcode-Etikett lieferantenübergreifend bspw. immer nur im Quadranten links oder rechts oben anbringen können.

Es empfiehlt sich daher, dass Suchgebiet ausreichend groß zu dimensionieren, z.B. über das komplette obere Drittel der Seite.

!Finanzbuchhaltung buchen mit sba image268.png Suchmuster

Wenn Sie das Suchgebiet mit OK bestätigen, wechselt SBA automatisch zum Suchmuster. Da es sich bei der Barcode-Regel um einen Regeltyp mit lediglich zwei Elementen handelt, muss das Suchmuster innerhalb des Suchgebiets liegen. Ziehen Sie nun einen Rahmen um das vollständige Barcode-Etikett einer beliebigen ersten Rechnungsseite. SBA interpretiert den Strichcode, identifiziert den vorliegenden Barcode-Typen (hier Code 39) und schlägt ein Suchmuster für die Barcode-ID vor (hier ######). Bestätigen Sie mit OK und speichern Sie die Barcode-Regel anschließend über die Schaltfläche .

SBA wird in diesem Mandanten anschließend die Heftung mehrseitiger Dokumente ausschließlich anhand der Barcodes vornehmen. Die Freiform-Heftung sowie die Heftung anhand von Anfang- und Ende-Regeln kommen nicht mehr zur Anwendung. Kommt ein externes DMS zum Einsatz, wird die ausgelesene Barcode-ID in der XML-Exportdatei durch SBA mitausgegeben.

Regeln für Ausgangsrechnungen

Grundsätzlich empfehlen wir bei maschinell erstellten Ausgangsrechnungen einen Export der bereits in digitaler Form vorliegenden Buchungsdaten aus dem Produktivsystem (Warenwirtschaft- bzw. Fakturasoftware) an das FiBu-System. Die meisten FiBu-Systeme sind in der Lage, über einen flexiblen ASCII-Import entsprechende Listen einzulesen. Dadurch verringert sich die Fehlergefahr im Vergleich zur Ausgabe digitaler Daten ins Papierformat und den anschließenden Rücktransfer in das digitale Format via Scan und OCR-Analyse. Sollen trotzdem auch die Ausgangsrechnungen mit SBA gescannt und verarbeitet werden, muss für die Verarbeitung zunächst eine Rechnungsmaske für den aktiven Mandanten erstellt werden, die das Layout seiner Ausgangsrechnung definiert. Dabei ist ein vollständiger Regelsatz inklusive der Regeln für Kennung, Anfang und Ende anzulegen.

Markieren Sie in der Registerkarte Verwaltung unter Ausgang die Rechnungsvariante 1.

Sie können insgesamt Layouts für bis zu zehn verschiedene Rechnungsvarianten für die Ausgangsrechnungen des aktiven Mandanten erstellen.

Unter Verwaltung | Ausgang | Rechnungsvariante 1 kann in der Registerkarte Allgemein ein debitorenübergreifender Standard‐Kontierungsvorschlag definiert werden (bspw. ein kundenübergreifendes Standard‐Erlöskonto). Dieser greift immer dann, wenn zum jeweiligen Debitor kein individueller Vorschlag unter Verwaltung | Debitor ##### | Allgemein hinterlegt wurde.

Anschließend sind nach der gewohnten Methode die entsprechenden Regeltypen für die jeweiligen Funktionen/Felder zu definieren. Zusätzlich ist der Regeltyp Debitor zu berücksichtigen, der nur bei der Regelerstellung für Ausgangsrechnungen eine Rolle spielt und im Falle der Regelerstellung für Eingangsrechnungen unberücksichtigt bleibt. Im Gegensatz zu Eingangsrechnungen kann bei Ausgangsrechnungen das Personenkonto nicht anhand einer USt-ID identifiziert werden. Die Einträge unter Debitor beziehen sich daher auf die auszulesende Debitorenkontonummer. Im Idealfall kann sie - bspw. als identische Kundennummer - auf der Ausgangsrechnung nach Definition von Suchgebiet, Ankermuster und Suchmuster direkt ausgelesen werden.

Sollte die auf dem Beleg abgedruckte Kundennummer nicht identisch mit der Debitorenkontonummer im Rechnungswesen sein, ist sie über den Regeltyp Debitor auszulesen und anschließend debitorenindividuell eine Zuordnung des Personenkontos zur ausgelesenen Kundennummer zu treffen. Dies kann belegorientiert erfolgen. Ergänzen Sie den Kontierungsvorschlag um das Debitorenkonto im Feld Konto der Erfassungsmaske. Wechseln Sie anschließend in die Registerkarte Verwaltung und dort in den Bereich Debitor. Übernehmen Sie per Bereichserkennung aus dem Belegbild den Wert der Kundennummer in das entsprechende Feld KundenNr der Registerkarte Allgemein. Optional können in den Feldern SL und G.Konto debitorenindividuell Steuerschlüssel und Erlöskonto hinterlegt werden. Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche . Sollte die Kundennummer bereits in den Debitorenstammdaten des Rechnungswesens erfasst worden sein, wird sie nach SBA übernommen und muss dort nicht erneut eingepflegt werden.

Im Beispiel wird SBA bei künftigen Ausgangsrechnungen an den Debitor Meier OHG mittels Regeltyp Debitor (Suchmuster ##### bei definiertem Suchgebiet und Ankermuster) die Kundennummer 39733 auslesen und als Kontierungsvorschlag das Debitorenkonto 15500, den Steuerschlüssel 03 (= 30) sowie das Erlöskonto 8340 vorschlagen.

Sollte sich auf der Ausgangsrechnung keine Kundennummer finden, die eine eindeutige Zuordnung zum Debitor zulässt, kann hilfsweise der Firmenname des Rechnungsempfängers im Adressfeld herangezogen werden. Wählen Sie dann bei der Debitorenregel als Suchmuster Zoneninhalt (da die auszulesende Bezeichnung hinsichtlich Art und Anzahl der Zeichen vollständig variabel ist) und hinterlegen Sie debitorenkontenbezogen die passende Bezeichnung im Feld KundenNr. dabei sind maximal 64 Zeichen möglich.

Maschinelles Lernen

SBA: Maschinelles Lernen in den Addison Optionen global aktivieren

Sie können das Maschinelle Lernen komfortabel für alle Mandanten in den ADDISON Optionen im Bereich ADDISON Finanzbuchhaltung / SBA aktivieren.

• Voraussetzung BBS Recht

Zur Bearbeitung der SBA Einstellungen in den ADDISON Optionen benötigen Sie das folgende BBS Recht:

In ZMIS / ADDISON Optionen verwalten / Allgemeine Optionen verwalten

Dieser Check synchronisiert sich automatisch mit der Aktivierung im BDV Mandantenmanager.

Sobald die Aktivierung global getätigt wurde, kann im SBA unter Verwaltung / Einstellungen / Maschinelles Lernen für diesen Mandanten aktivieren keine Änderung mehr vorgenommen werden.

Die Mandantenspezifischen Einstellungen sind weiterhin im BDV Mandantenmanager zu tätigen.

Sie können jederzeit im SBA sehen, ob dieser Mandant vom Maschinellen Lernen ausgenommen wurde oder nicht.

Maschinelles Lernen ist deaktiviert:

Maschinelles Lernen ist aktiviert:

Maschinelles Lernen im Rahmen der Rechnungsanalyse

SBA interpretiert die Ergebnisse der Texterkennung bei Eingangsrechnungen zunächst selbständig im Rahmen der Freiform-Analyse. Dabei werden die zusammengehörenden Dokumentenseiten eines mehrseitigen Belegs geheftet und die buchungsrelevanten Kopfdaten der Rechnung (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Bruttogesamtbetrag) in Form eines Buchungsdatenvorschlags in die Erfassungsmaske geschrieben. Die so generierten Heftungs- und Buchungsdatenvorschläge sind anschließend von einem buchhalterisch geschulten Sachbearbeiter zu kontrollieren und - falls erforderlich - zu korrigieren bzw. zu ergänzen. Fehlende oder falsche Werte können dabei manuell oder über die Bereichserkennung (OCR) ergänzt bzw. korrigiert werden.

Sofern Sie das maschinelle Lernen für den jeweiligen Mandanten und Benutzer aktivieren, lernt SBA nun selbständig aus diesen Korrekturen, um bei der Analyse von Folgebelegen des gleichen Lieferanten bessere Ergebnisse zu erzielen.

Gelernt werden aktuell:

• Kreditorenidentifikation (Kennung),
• Heftung,
• Rechnungsdatum (Datum),
• Rechnungsnummer (Belegfeld 1),
• Rechnungsbetrag (Umsatz).

Zu einem späteren Zeitpunkt ist geplant, das System auf zusätzliche Felder zu erweitern.

Sie aktivieren das maschinelle Lernen im SBA Programmmenü unter Verwaltung / Einstellungen / Maschinelles Lernen für diesen Mandanten aktivieren.

Beachten Sie bitte, dass der Einsatz des maschinellen Lernens die Verwendung des SBA-eigenen Belegarchivs Uniarchiv voraussetzt, da das selbstlernende System auf Basis der archivierten Dokumente und Daten arbeitet.

Wenn die Freiform-Analyse trotz des „Trainings“ durch das maschinelle Lernen dauerhaft keine befriedigenden Ergebnisse erzielt, zusätzliche Daten (bspw. für das Belegfeld 2, Kost Informationen oder fibuunabhängige Zusatzdaten) ausgelesen werden sollen oder ein automatisierter Aufteilungsvorschlag (Splitbuchung) generiert werden soll, sind durch den Benutzer weiterhin manuell mit Hilfe des RegelManagers entsprechende Regeln für das jeweilige Rechnungslayout zu definieren, die mandantenindividuell dem einzelnen Kreditorenkonto zugeordnet werden. Durch diese layoutbasierten Regeln kann SBA mitgeteilt werden, wo sich auf dem individuellen Belegbild die relevanten Werte befinden und wie diese auszulesen sind.

Beachten Sie hinsichtlich des maschinellen Lernens folgende Punkte:

• Die Kreditorenidentifikation und Heftung erfolgen beim maschinellen Lernen über ein Klassifizierungssystem, das Vorhandensein der kreditorenindividuellen Stammdaten in der SBA Datenbank (USt-ID etc.) ist dafür nicht zwingend erforderlich (verbessert aber die Erkennung). Selbst Belege, die keinerlei Informationen zum korrespondierenden Kreditor beinhalten, sollten bei Folgeverarbeitungen zielsicher zugeordnet werden. Die Datenextraktion für die Felder Datum, Belegfeld 1 und Umsatz erfolgt über ein automatisches Regelsystem.
• Das System lernt auf Basis der, mit diesem Ansatz analysierten, korrigierten und in Uniarchiv archivierten Belege ab dem Zeitpunkt der mandantenindividuellen Aktivierung des maschinellen Lernens. Zu einem späteren Zeitpunkt ist es denkbar, auch die bereits vor der Aktivierung des Lernsystems in Uniarchiv archivierten Belege hinzuzuziehen.
• Bereits vorhandene, vom Benutzer mit Hilfe des RegelManagers kreditorenindividuell angelegte Analyseregeln gelten auch nach Aktivierung des maschinellen Lernens und werden von diesem nicht beeinflusst. Hinsichtlich der Verarbeitungszuständigkeit gilt die Rangfolge Regel > Lerndatei > Freiform.

Hinweise zur Einführungsphase

Der Ansatz des maschinellen Lernens befindet sich derzeit in der Einführungsphase und wird von uns behutsam eingeführt und sukzessive erweitert.

Im Standard ist die Funktionalität deaktiviert, sie ist benutzer- und mandantenindividuell zu aktivieren und kann auch jederzeit wieder für den individuellen Mandanten und Benutzer deaktiviert werden.

In der Kreditorenverwaltung kann das maschinelle Lernen darüber hinaus für einzelne Kreditoren deaktiviert werden. Selektieren Sie dazu den bzw. den/die gewünschten Kreditor(en) in der Liste und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Lerneinst. ändern. Im folgenden Dialog können Sie das System für diese Kreditoren deaktivieren (bzw. reaktivieren). Gelernte Strukturen lassen sich zudem kreditorenindividuell über die Schaltfläche Lerndaten löschen entfernen.

Kreditor- bzw. mandantenübergreifend ist dies zudem im Mandanten-Manager möglich.

• Wählen Sie aus dem Menü Training den Befehl Lerndaten löschen, um das Lernsystem für alle Mandanten zurückzusetzen.
• Selektieren Sie dagegen in der Mandantenliste den gewünschten Eintrag und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Lerndaten löschen, um das Lernsystem mandantenindividuell zurückzusetzen.

Das maschinelle Lernen kann also bei Bedarf in beliebigem Umfang deaktiviert oder resettet werden.

Kennzeichnung vorhandener Lerndaten in der Personenkonten-Liste Bei Verwendung des maschinellen Lernens wird nun in der Personenkonten-Liste angezeigt, ob für das jeweilige Konto bereits Lerndaten vorhanden sind. In der Spalte LD (Lerndaten) wird dies durch ein entsprechendes Häkchen gekennzeichnet.

Maschinelles Lernen in Verbindung mit dem JobServer

Damit die Analyse (und Datenextraktion) auf dem JobServer auch Lerndaten des maschinellen Lernens berücksichtigt, muss der Systembenutzer (SU) über Zugriffsberechtigungen auf den Mandanten verfügen und das maschinelle Lernen für diesen Mandanten aktiviert haben.

Zur Vereinfachung der Aktivierung existieren im MandantenManager die Menüpunkte JobSer-ver verwendet Lerndaten und Automatische Zugriffsrechte für den Systembenutzer (SU).

• JobServer verwendet Lerndaten

Der Menüpunkt befindet sich im MandantenManager im Menü Training und bewirkt, dass für den Systembenutzer (SU) automatisch die Option maschinelles Lernen für alle Mandanten aktiviert wird.

Nach der Aktivierung erscheint folgende Meldung:

Hier ist es notwendig, dass zusätzlich die nachfolgende Option Automatische Zugriffsrechte für den Systembenutzer (SU) aktiviert wird.

• Automatische Zugriffsrechte für den Systembenutzer (SU)

Der Menüpunkt befindet sich im MandantenManager im Menü Datei im Untermenü Einstellungen und bewirkt, dass der Systembenutzer (SU) automatisch Zugriffsrechte auf alle Mandanten bekommt.

Nach Einschalten dieser Funktion erscheint folgende Meldung:

Wählt Sie hier Ja aus, erhält der Systembenutzer (SU) Zugriffsrechte auf alle bereits bestehenden Mandanten.

Beide Einstellungen bewirken, dass für alle vorhandenen Mandanten sowie auch bei der Anlage von neuen Mandanten (z.B. beim SBA-Login) die entsprechenden Einstellungen für die Mandanten gesetzt werden.

Hinweis: Beim Deaktivieren der Option JobServer verwendet Lerndaten wird für den Systembe-nutzer (SU) auf allen Mandaten die Berücksichtigung der Lerndaten bei der Analyse deaktiviert.

Neu: Option zur standardmäßigen Aktivierung des maschinellen Lernens

Bislang konnte das maschinelle Lernen in der Rechnungsverarbeitung nur pro Benutzer und Mandant aktiviert werden. Es besteht nun die Möglichkeit, das maschinelle Lernen global für alle Mandanten zu aktivieren.

Zur globalen Aktivierung wird im MandantenManager (MandMan.exe) im Menü Training die Option Maschinelles Lernen standardmäßig aktiviert eingeschaltet.

Das maschinelle Lernen ist damit für alle Mandanten aktiviert.

In der Mandantenliste wird anschließend die Zusatzspalte ML Aus angezeigt. Diese signalisiert, ob das maschinelle Lernen für den jeweiligen Mandanten individuell deaktiviert wurde.

Abweichend von der globalen Einstellung lässt sich das maschinelle Lernen im Bedarfsfall mandantenindividuell ausschalten. Markieren Sie dazu zunächst die gewünschten Mandanten in der Mandantenliste und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Maschinelles Lernen ändern.

Im folgenden Einstellungsdialog wählen Sie die gewünschte Option. Umkehren bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die diesbezügliche Einstellung der markierten Mandanten getauscht wird, d.h. aus Ein wird Aus und umgekehrt.

Automatische Erkennung von E-Rechnungen als Ein- oder Ausgangsrechnung

E-Rechnungen (ZugFerd oder XRechnungs-Format) können in der SBA-Belegliste im Standard-Dokumentenstapeln verarbeitet werden.

Dabei kann bei den Belegen nun automatisch zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterschieden werden.

Die Einstufung als Ausgangsrechnung erfolgt, wenn in den Belegdaten (Informationen in der XML-Datei sind maßgeblich) bei den Informationen zum Verkäufer eine hinreichende Übereinstimmung mit den beim Mandanten gespeicherten Daten gefunden wird.

Maßgeblich sind hier die Umsatzsteuer-ID und/oder die Steuernummer.

Bei Ausgangsrechnungen werden Debitoren anhand der Informationen zum Käufer

• Name
• Kundennummer
• Umsatzsteuer-ID und/oder Adresse) identifiziert.
• Bei der Adresse muss der Ländercode, die Straße und der Ort übereinstimmen.

Bei Eingangsrechnungen erfolgt die Identifizierung von Kreditoren anhand der hinterlegten

• Umsatzsteuer-ID oder der Steuernummer und
• etwaigen IBAN´s.

Hinzuladen/Import Dokumente in Farbe

Die bisherige Möglichkeit Dokumente in Farbe in SBA hinzuzuladen war mandantenübergreifend und benutzerspezifisch.

Seit kurzem kann diese Einstellung nun im BDV Mandantenmanager () mandanten- und benutzerübergreifend als Standard-Konvertierung vorbelegt werden.

Durch die weitere, neue Option im Firmenstamm wird die Einstellung nun benutzerübergreifend und mandantenspezifisch gespeichert.

Der Aufruf erfolgt über Stammdaten / Firmendaten / Menü-Icon / SBA - Einstellungen / Bereich Konvertierung Hinzuladen/Import der Dokumente

• Die eingestellte Option synchronisiert sich mit der Einstellung im Mandantenmanager (Änderung im Mandantenmanager hat Auswirkung auf Firmenstamm und umgekehrt).
• Eine Änderung der Option im Firmenstamm wird im Protokoll der Anwenderaktionen festgehalten.