Pflegeprogramme

Pflegeprogramme

Automatische Kontenpflege

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / Automatische Kontenpflege

Importieren neuer Versionen von Kontenrahmen

Mit diesem Programm können Sie neue Versionen der Kontenrahmen importieren. Dies ist notwendig, wenn Sie beim automatischen Aufruf am Anfang des Programms den Dialog für die neue Kontenrahmenversion mit „Abbrechen“ beendet haben.

Importieren

Hier können Sie auswählen wie Sie für jeden einzelnen Kontenrahmen verfahren wollen.

Kontenaktualisierung Mandant

Sofern die neuen Versionen der Kontenrahmen importiert wurden, erfolgt noch ein Abgleich der Mandantenkonten mit der neuen Version. Ggf. müssen die Konten des Mandanten geändert werden, z.B. bei USt-Erhöhung auf 19%.

Aktualisieren

Geben Sie hier bitte an, ob die Mandantenkonten jetzt abgeglichen werden sollen.

Standardkonten erhalten dann automatisch die Funktion sowie die Bezeichnung der Konten aus dem Kontenrahmen.

Individuelle Steuerungen bleiben unverändert.

Individuelle Mandantenkonten überprüfen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / Individuelle Mandantenkonten überprüfen

Programmzweck

Mit diesem Programm werden alle Mandantenkonten, die nicht mehr mit dem Standardkontenrahmen identisch sind angezeigt. Diese Konten haben in den Stammdaten Sachkonten das Kennzeichen „individuelle Bezeichnung und/oder Steuerung.

Wenn Sie nun ein individuelles Mandantenkonto wieder zu einem Standardkonto machen möchten, das dem Kontenrahmen entspricht (in Bezeichnung und oder Steuerung), können Sie die Checks unter Bezeichnung aus KR übernehmen und/oder Steuerung aus Kontenrahmen übernehmen setzen. Wichtiger Hinweis: Individuelle Änderungen an Mandantenkonten können damit jedoch verloren gehen. Nach Bestätigen mit OK werden die ausgewählten Mandanten-Konten mit den Steuerungen des Standardkontenrahmens gepflegt.

Über die Schaltfläche „Mandanten-Kontenstamm“ können Sie sich die Stammdaten des ausgewählten Mandantenkontos anzeigen lassen.

Hinweis

Wenn „Individuelle Steuerung“ angekreuzt ist, die Kontobezeichnung jedoch mit dem Kontenrahmen übereinstimmt, wird in der Spalte Kontobezeichnung Standardkontenrahmen nichts angezeigt.

Mandanten-Konten mit Kontenrahmen-Konten vergleichen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / Mandanten Konten mit Kontenrahmen Konten vergleichen

Programmzweck

Mit diesem Programm können Sie Mandanten-Konten mit den Kontenrahmen-Konten des dem Mandanten zugeordneten Modellkontenrahmens abgleichen und protokollieren lassen.

Protokolliert werden können Konten, die in der Kontobezeichnung und/oder Steuerung vom Kontenrahmen abweichen.

Beim Vergleich der Kontensteuerungen werden nur die nachfolgenden Datenfelder, die insbesondere für ges. Änderungen relevant sind, verglichen:

• Kontokurzbezeichnung, Kontobezeichnung
• Steuerschlüssel
• UStVA Abloch-Kennziffer / UStJE Abloch-Kennziffer
• Automatikumbuchungen / Umbuchungen vom Steuerbetrag

Findet das Programm Mandantenkonten, wo die Kennzeichen individuelle Bezeichnung und/oder individuelle Steuerung nicht aktiviert sind, das Konto aber dennoch vom Kontenrahmen-Konto abweicht, wird das Mandantenkonto entsprechend gekennzeichnet.

Mandanten-Konten aus Kontenrahmen aktualisieren

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / Mandanten Konten mit Kontenrahmen Konten aktualisieren

Programmzweck

Mit diesem Programm können Sie die Mandanten-Konten mit dem Kontenrahmen abgleichen lassen.

Der Abgleich bezieht sich nur auf das Wirtschaftsjahr, dass Sie gerade beim Mandanten ausgewählt haben.

Aus Kontenrahmen kopieren

Kontobezeichnungen

Die Kontokurz- und Langbezeichnungen werden vom Kontenrahmen auf die Mandanten-Konten übernommen, die im Stamm nicht mit „individueller Bezeichnung“ gekennzeichnet sind.

Auch bei individuellen Bezeichnungen

Wenn auch die Kontobezeichnung bei Konten, die bisher eine zum Kontenrahmen abweichende Kontobezeichnung haben, gepflegt werden sollen, müssen Sie zusätzlich diesen Check aktivieren.

Kontensteuerungen

Die folgenden Steuerungen werden vom Kontenrahmen auf die Mandanten-Konten übernommen, wenn das Mandanten-Konto nicht mit „individueller Steuerung“ gekennzeichnet ist.

• Kontokurzbezeichnung, Kontobezeichnung
• Steuerschlüssel
• UStVA Abloch-Kennziffer / UStJE Abloch-Kennziffer
• Automatikumbuchungen / Umbuchungen vom Steuerbetrag

Auch bei individuellen Steuerungen

Bei Mandanten-Konten, die bisher zum Kontenrahmen abweichende Steuerungen hatten, werden die o.g. Steuerungen vom Kontenrahmen übernommen.

Mandanten-Konten mit Kontentaxonomie steuern

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / Mandanten Konten mit Kontentaxonomie steuern

Programmzweck

Mit diesem Programm werden alle Konten mit individueller Steuerung angezeigt. Diese Konten müssen manuell mit einer Kontentaxonomie versehen werden. Damit der Aufwand aber nicht zu groß wird, werden die Konten bereits größtenteils mit einem Vorschlag angezeigt.

Konten mit einem Warnhinweis, werden mit einer automatisch vorgeschlagenen Kontentaxonomie angezeigt.

Dieser Vorschlag kann übernommen werden oder aber noch manuell abgeändert werden.

Der Vorschlag kann auf der Taxonomie des vorherigen Kontos basieren oder aber aufgrund von Steuerungen beim Konto für die USTVA.

Konten mit einem Stopphinweis, verfügen über keinen automatischen Vorschlag.

Es muss manuell eine Kontentaxonomie zugeordnet werden.

Auch mit Mehrfachselektion möglich

Dabei kann eine markierte Kontentaxonomie auch auf mehrere selektierte Konten übernommen werden.

Das soll Ihnen die Nachbearbeitung erleichtern.

Sind alle Konten mit einer Kontentaxonomie gesteuert, können die Zuordnungen unter dem Reiter Alle Konten nochmals angezeigt und ggf. noch geändert werden.

Eurokonvertierung

Siehe hierzu separates Dokument: EUROKONV.DOC

OP Restbeträge aufbauen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / OP Restbeträge aufbauen

Diese Programmfunktion wird einmalig durchgeführt. Sind mehrere Offene Posten, für eine Belegnummer vorhanden, werden diese zusammengefasst.

Massendaten ändern

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / Massendaten ändern.

Mit diesem Programm können Sie für einen bestimmten Kontenkreis und/oder für alle Personenkonten Zahlungsschlüssel automatisch ändern.

Automatisch ändern

Kreuzen Sie dieses Feld für die automatische Änderung an.

Zahlungsschlüssel

Geben Sie die Nummer des Zahlungsschlüssels ein. Der vorhandene Zahlungsschlüssel wird durch diesen Zahlungsschlüssel ersetzt.

Abstimmprogramm und Abstimmprogramm mandantenübergreifend

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / Abstimmprogramm

Mit dem Abstimmprogramm können Sie im Bedarfsfall, z.B. nach systembedingten oder hardwaretechnischen Ausfällen eine Finanzbuchhaltung abstimmen und bei Bedarf automatische Korrekturen durchführen. Abstimmen heißt, dass die Finanzbuchhaltung in sich stimmig gemacht wird. Anschließend muss die Finanzbuchhaltung buchhalterisch abgestimmt werden. Dies kann beispielsweise durch das erneute Prüfen der Bank- und Kassensalden, durch erneutes Erstellen der Verprobung der Umsatzsteuervoranmeldung für ein oder mehrere Monate und rechnerische Überprüfungen erfolgen.

Wichtiger Hinweis

Vor Einsatz des Abstimmprogramms ist grundsätzlich eine Datensicherung durchzuführen.

Es genügt auch, wenn die Datenbank-Dateien (wenn keine abweichende Konfiguration unter: ZMIS\DB\DBKANZ\ OBJECTS.DAT und OBJECTS.IDX manuell in ein separates Verzeichnis kopiert werden.

Funktional unterscheidet sich das Abstimmprogramm zum Abstimmprogramm mandantenübergreifend nur darin, dass die angegebenen Mandanten nacheinander abgestimmt werden. Wichtig dabei ist die Datumseingrenzung – siehe nachfolgende Beschreibung der Parameter.

Während der Durchführung des Abstimmprogramms, für einen oder mehrere Mandanten, dürfen der oder die Mandanten nicht von anderen Arbeitsplätzen aus bearbeitet werden.

Wenn das Abstimmprogramm Korrekturen vorgenommen hat, müssen die betroffenen Auswertungen neu erstellt werden.

Importierte Datenbestände

Das Abstimmprogramm kann nur die Perioden korrigieren, die tatsächlich in der ADDISON Finanzbuchhaltung für Windows erfasst wurden. Deshalb müssen die Übernahme-Bestände z.B. aus TOPFIB (DOS) in eine eigene Periode übernommen werden. Der Monatswechsel wird nach Übernahme automatisch durchgeführt, damit die 1. Buchungsperiode unter Windows nicht gleichzeitig die Importperiode ist.

Einfacher Saldencheck

Es werden nur die Konten durchlaufen ohne Kontier- bzw. Buchungszeilen.

Dabei werden die Salden entsprechend geprüft bzw. verglichen (Gesamtsumme Aktueller Saldo sowie Jahres- und Monatsverkehrszahlen, Personenkonten mit den entsprechenden Forderungs-/Verbindlichkeitskonten).

= Schnelle Prüfmöglichkeit einer Finanzbuchhaltung ohne Änderungen von Salden.

Saldencheck mit Kontendruck, OP’s und Buchungsstapeln

Wie die erste Option. Zusätzlich werden die Salden der Konten mit den aktualisierten Kontierzeilen verglichen. Dabei wird geprüft, ob die Salden der Konten mit den Kontierzeilen übereinstimmen.

Die OPs werden ebenfalls betrachtet geprüft und bei Bedarf korrigiert (wie Check-Funktion der Ausziff.dll).

Mit diesem Programm werden nur die Salden einzelner Konten, wenn diese nicht korrekt sein sollten, neu aufgebaut. Voraussetzung ist, dass die Felder OP-Check und Kontensaldencheck eingeschaltet sind.

Wir empfehlen diese Option zu Abstimmung/Reparatur einer Finanzbuchhaltung. Wenn dieses Programm erst einmal nur zur Prüfung, ohne das dabei Daten geändert werden eingesetzt werden soll, entfernen Sie einfach die Kreuze bei OP-Check und Kontensaldencheck und starten das Programm mit dieser Option.

Hierbei wird geprüft, ob die Buchungsstapel in sich korrekt sind z.B. ob die Journalsumme je Buchungsstapel 0 ist. Entfernt 2017 Sätze.

Komplettcheck alle Konten neu aufbauen (langsam)

Wie die zweite Option, aber jedes Konto wird noch gegen den Buchungsstapel getestet und beim Durchlesen wird auf doppelte Aktualisierung getestet (ist eine Kontierzeile 2x mit einem Konto verkettet). Sehr zeitaufwendig!

Hierbei werden die Salden aller Konten neue aufgebaut, wenn Kontensaldencheck” eingeschaltet sind. Sehr zeitaufwendig!

Buchungsstapel überprüfen

Buchungsstapel Check alleine.

Hierbei wird geprüft, ob die Buchungsstapel in sich korrekt sind z.B. ob die Journalsumme je Buchungsstapel 0 ist. Entfernt 2017 Sätze.

Mandantenbereich von bis

Nur im Abstimmprogramm mandantenübergreifend.

Datumsbereich

Datumsbereich, in dem die Checks ablaufen. Bei Überschneidungen erfolgt derzeit Komplettest.

Standardbelegung ist das erste bis zum Wirtschaftsjahr, in dem man steht.

”Aktuelles Jahr” – das ausgewählte Jahr wird angegeben

Nur für das Abstimmprogramm mandantenübergreifend -

• wenn kein Datumsbereich angegeben wird, dann werden alle Wirtschaftsjahre für die angegebenen Mandanten bearbeitet

• oder es wird der angegebene Datumsbereich verwendet.

Ausführliches Protokoll oder Reduziertes Protokoll

Alle Differenzen werden protokolliert. Außerdem werden viele Korrekturen beschrieben. Am Ende des Protokolls befindet sich die weitere Vorgehensweise, sofern dies erforderlich ist. Allerdings gibt es Differenzen, die durch das Abstimmprogramm nicht korrigiert werden können. Dies kann beispielsweise sein, wenn der Anwender das Forderungs-/Verbindlichkeits-Verdichtungskonto für Personenkonten direkt bebucht hat. Die Buchungen müssen wieder durch den Anwender richtiggestellt werden.

Zusätzliche Protokollierung in Datei

Die Datei wird im Verzeichnis Zmis\Daten abgestellt und nennt sich wie folgt:

Cxxxxxxx.FAB. Die x stehen für die Mandantennr.. Wird beispielsweise eine Datei für den Mandant 22 erstellt, dann ist der Dateiname:

C0000022.FAB. Sollte das Protokoll für ein Fax zu lang sein, dann kann diese Datei per Email oder Diskette verschickt werden.

Kundenkonten

Ja: Kundenbereich mit durchlaufen.

Lieferantenkonten

Ja: Lieferantenbereich mit durchlaufen

OP Check

Reparaturoption für Offene-Posten. Z.B. werden mit der 3 Option bei Bedarf Offene-Posten korrigiert. Siehe auch Handler Ausziff.dll Funktion ”Check”.

Kontensaldencheck

Bei Differenzen werden ab Option 2 des Abstimmprogramms die Konten gegen die Kontierzeilen getestet und bei Bedarf repariert

Ausgezifferte OPs nicht beachten

Die ausgezifferten OPs werden nicht beachtet. Sind OP-Differenzen bei ausgeglichenen OPs vorhanden, dann wird das Häkchen entfernt.

Saldo aufbauen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme/ Saldo aufbauen

Mit diesem Programm können Sie bestimmte Salden/Zahlen eines Kontos neu aufbauen. Dabei werden die Werte aus allen Buchungen des Kontos neu berechnet und aufgebaut.

Die Kontenliste ist noch nicht implementiert.

Unbebuchte Konten löschen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / unbebuchte Konten löschen

Mit diesem Programm können die ausgewählten Kontenbereiche gelöscht werden. Es werden nur die Konten gelöscht, die nicht bebucht sind.

Wer sollte löschen, für wen lohnt sich eine Löschung?

• Es wurden Sachkonten für mehrere Jahre importiert (i.d.R. aus TOPBIL - DOS)
• Es wurden Konten mit Nullsaldo importiert.
• Personenkonten wurden nicht ständig gepflegt.

Sie können das Programm über mehrere Mandanten starten. Standardmäßig werden die Konten des aktuellen Wirtschaftsjahres nicht gelöscht.

Während des Löschlaufes darf keiner in der Finanzbuchhaltung arbeiten, dies ist für alle ausgewählten Mandanten zu beachten. Wird während des Löschlaufes doch ein Mandant bearbeitet, dann wird dieser übersprungen. Die übersprungenen Mandanten werden protokolliert. Somit können diese dann nochmals einzeln angewählt werden.

Welche Konten werden gelöscht?

Alle Konten, deren Soll- und Haben-Umsätze Null sind und bei denen keine Buchung erfasst wurde.

Durch die Löschung der Konten wird die Datenbank kleiner. Dies wirkt sich allerdings erst aus, wenn Sie mit dem Dienstprogramm ”TDBSRV” die Datenbank reorganisieren.

Wirtschaftsjahre löschen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / Finanzbuchhaltung / Wirtschaftsjahre löschen

Mit diesem Programm können Wirtschaftsjahre gelöscht werden, dazu ist einiges zu beachten.

Entsprechend der DSGVO ist die Aufbewahrungspflicht einzuhalten.

Um die Wirtschaftsjahre löschen zu dürfen, ist das folgende BBS-Recht erforderlich.

Der Menüpunkt "Wirtschaftsjahre löschen" wird nur angezeigt, wenn das jüngste Wirtschaftsjahr geöffnet ist.

Existieren Wirtschaftsjahre, die älter als die Aufbewahrungspflicht es vorschreibt, dann wird automatisch das Datum entsprechend vorgeschlagen und die zu löschenden Wirtschaftsjahre angezeigt.

Gibt es noch offene Posten in den zu löschenden Wirtschaftsjahren, die nicht bis zum aktuellen Wirtschaftsjahr bezahlt oder ausgeziffert sind, dann wird die Löschung nicht durchgeführt und mit nachfolgendem Hinweis darauf hingewiesen.

Wenn diese offenen Posten z.B. ausgeziffert oder ausgebucht werden, wird die Löschung durchgeführt.

Auch ist festzustellen bzw. dafür zu sorgen, dass alle Endbestände der zu löschenden Wirtschaftsjahre entsprechend in allen Wirtschaftsjahren vorgetragen sind.

Sollen auch jüngere Wirtschaftsjahre gelöscht werden, dann ist das entsprechende Datum einzugeben, die entsprechenden Wirtschaftsjahre für die Löschung werden angezeigt. Auch hier gilt, dass alle offenen Posten, die bis z.B. zum 31.12.2010 vorhanden sind, ausgeglichen sein müssen - entweder bezahlt bis 31.12.2010 oder in den Folge-Wirtschaftsjahren.

In diesem Beispiel werden Wirtschaftsjahre gelöscht, die noch in der Aufbewahrungsfrist liegen, insofern muss diese bestätigt werden.

Sind die Wirtschaftsjahre löschbar, wird nochmal darauf hingewiesen, dass die Wirtschaftsjahre, die zuvor angezeigt wurden, endgültig gelöscht werden sobald mit OK bestätigt wird. Ansonsten kann das Löschen mit Abbrechen nochmal verhindert werden.

Nachdem die Wirtschaftsjahre gelöscht wurden, werden die gelöschten Wirtschaftsjahre protokolliert.

Außerdem werden die gelöschten Wirtschaftsjahre im Anwenderprotokoll protokolliert.

Besonders wichtige Hinweise

Nach Löschung der Wirtschaftsjahre, kann im jetzt ältesten Wirtschaftsjahr nicht mehr gebucht werden. Wenn z.B. bis einschließlich dem Wirtschaftsjahr 2010 gelöscht wurde, ist das älteste Wirtschaftsjahr jetzt 2011.

Vor dem jetzt ältesten Wirtschaftsjahr 2011 kann kein Vorjahr/Bilanzjahr mehr angelegt werden. Außerdem kann in diesem Wirtschaftsjahr nicht mehr gebucht oder Daten importiert werden. U.a. kommt beim Versuch in der Kontenblattinfo beim Öffnen einer Buchung folgende Meldung.

• Lösche Konten obwohl OP´s aus Vorjahren vorhanden sind

Zum Löschen des jüngsten Wirtschaftsjahres ist es u.a. notwendig, das OP-Konten nicht bebucht und keine offenen Posten aus Vorjahren vorhanden sind.

Im Falle von vorhanden offenen Posten aus Vorjahren konnten die betroffenen OP-Konten nicht automatisch gelöscht werden.

Für diese Zwecke wurde die neue Option "Lösche Konten obwohl OP´s aus Vorjahren vorhanden sind" implementiert.

Die Option kann nur aktiviert werden, wenn das Löschen der obigen Konten auch im jüngsten Wirtschaftsjahr ausgewählt wurde.

Bezahltkennzeichen zurücksetzen

Programmaufruf neue Oberfläche

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / Bezahl-Kennzeichen ZV zurücksetzen

Programmzweck

Mit diesem Programm können Sie über den gesamten OP Bestand die Bezahlt-Kennzeichen des Zahlungsverkehrs zurücksetzen lassen.

Das gilt nicht für ausgebuchte bzw. ausgeziffert Offene-Posten.

Diese Funktion benötigen Sie, wenn Sie beispielsweise einen Zahlstapel erstellt und ihn dann in der Dialogfreigabe versehentlich mit der Funktion „Löschen verarbeitete Zahlstapel“ gelöscht haben, obwohl der Stapel im Allgemeinen Zahlungsverkehr noch gar nicht verarbeitet wurde.

Wenn Sie nicht mit automatischer Verbuchung von Zahlungen arbeiten, können Sie das Programm leider nicht einsetzen.

Kostenart aus Controlling holen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramm / Kostenart aus Controlling holen

Programmzweck

Mit diesem Programm können Sie die Sachkontenstammdaten in der Finanzbuchhaltung automatisch auf Basis der Kostenartenzuordnungstabellen im Controlling mit dem Kennzeichen für Kost1 und Kost2 versehen lassen.

(Menü Stammdaten | Sachkonten | Karteikartenreiter Zusatzdaten | Eingabefeld Ausgabe für Controlling)

Dadurch müssen Sie nicht jedes Sachkonto einzeln für die Anbindung an das Controlling steuern.

Nach manuellen Änderungen der Kostenartenzuordnung im Controlling zeigt ADDISON Controlling eine Meldung, die den Start dieses Pflegeprogramms empfiehlt.

Gruppensummenreorganisation

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / Gruppensummenreorganisation

Programmzweck

Haben Sie in den Firmendaten bei unterschiedlichen Mandanten abweichende Personenkontenbereiche hinterlegt und die Gruppensummen im Kontenrahmen nicht verändert, dann ist es erforderlich die Gruppensummen für die Personenkonten pro Mandant anzulegen.

Sie können über alle oder mehrere Mandanten die Gruppensummen anpassen. Es werden immer die Gruppensummen aus dem Kontenrahmen, der beim jeweiligen Mandant hinterlegt ist, herangezogen.

Mit diesem Programm werden die Gruppensummen, so wie Sie im Kontenrahmen enthalten sind, beim jeweiligen Mandant unter Stammdaten | Individuelle Gruppensummen im jüngsten Wirtschaftsjahr gespeichert. Dabei werden automatisch die Gruppensummen für die abweichenden Personenkontenbereiche, entsprechend der Eintragungen in den Firmendaten, erstellt.

Sind beim jeweiligen Mandant unter Stammdaten | Individuelle Gruppensummen bereits Gruppensummen vorhanden, dann ist das Häkchen bei „vorhandene individuelle Gruppensummen überschreiben“ zu setzen. Es werden die vorhandenen individuellen Gruppensummen gelöscht und die Gruppensummen aus dem Kontenrahmen plus den abweichenden Personenkontengruppensummen als individuelle Gruppensummen gespeichert.

Wichtiger Hinweis!

Werden die Gruppensummen im Vorjahr ebenfalls benötigt, dann sind diese in den individuellen Gruppensummen beim jeweiligen Mandant händisch anzulegen.

Anzahl Personenkonten (mandantenübergreifend)

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / Anzahl Personenkonten (mandantenübergreifend)

Programmzweck

Mit diesem Programm wird die Anzahl der vorhandenen Personenkonten über alle Mandanten hinweg ermittelt.

Dabei sind nur die Personenkonten des jeweils höchsten Wirtschaftsjahres für die Wertermittlung maßgeblich.

Die Anzahl der Personenkonten wird für die Bestimmung der Lizenzvariante (klein/mittel/groß) für das DSGVO Dashboard benötigt.

Dialog

Dialog beenden

Der Dialog kann über die "Schließen-Schaltfläche" oder der "Enter-Taste" geschlossen werden.

AZV Bankverbindungen von EU Zahlungen in Bankverbindung übernehmen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / AZV Bankverbindungen von EU Zahlungen in Bankverbindung übernehmen

Fall Sie mit einer Hausbank zusammenarbeiten, die keine EU Zahlungen mehr annimmt, oder künftig die EU Standardüberweisungen im SEPA Format erstellen möchten,

können Sie mit diesem Pflegeprogramm die Bankverbindungen aus dem AZV Bankverbindungsdialog

(Stammdaten Lieferantenkonten | Registerkarte Zahlungs- und Mahnkonditionen | Schaltfläche AZ Daten)

automatisch in die reguläre Bankverbindung 1 des Lieferantenkontos übernehmen lassen.

Das Pflegeprogramm übernimmt dabei die IBAN und den SWIFT Code sowie den Banknamen bei allen Lieferanten, die mit

13= EU-Standardüberweisung angelegt sind.

Die Zahlungsart des Lieferantenkontos wird anschließend von dem Pflegeprogramm vom „Auslandszahlung“ in „Überweisung“ geändert.

Bitte erstellen Sie vor dem Start des Pflegeprogramms eine separate Datensicherung.

SEPA Mandatseinträge zurücksetzen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / SEPA Mandatseinträge zurücksetzen

Programmzweck

Mit diesem Pflegeprogramm können Sie SEPA Mandatshistorien einträge von SEPA Lastschriftläufen innerhalb der SEPA Lastschriftmandate löschen lassen.

Wann muss dieses Programm eingesetzt werden?

Wenn Sie beispielsweise einen SEPA Lastschriftlauf mit Zahlungsdateierstellung gemacht haben und den dazugehörigen Zahlstapel bereits mit der Funktion „Löschen verarbeitete Stapel“ gelöscht haben“.

Danach stellen Sie jedoch fest, dass Sie die Lastschriftdatei so nicht abgeben können und noch einmal Veränderungen vornehmen müssen. Ein weiterer Grund wäre, wenn die Zahlungsdatei aus irgendeinem Grund nicht bei der Bank eingereicht wurde.

Wenn Sie den Buchungsstapel mit den automatischen Zahlungsbuchungen löschen, sind die Rechnungs OPs wieder offen. Die Mandatseinträge können jedoch nicht durch das Löschen eines Buchungsstapels zurückgesetzt werden.

Mit diesem Programm müssen Sie in den og. Fällen die Mandatseinträge eines Lastschriftlaufs zurücksetzen.

Ansonsten kann es vorkommen, dass Sie beim nächsten Lastschriftlauf eine Folgelastschrift erstellen, obwohl die Erstlastschrift noch abgegeben wurde oder Mandatsänderungsmeldungen nicht gemeldet werden.

Datum des Zahllaufs

Um die Mandatseinträge eines kompletten Zahllaufs zurückzusetzen, müssen Sie das Datum des Zahllaufs mit Uhrzeit eingeben.

Dieses Datum können Sie sehen, wenn Sie die Stammdaten eines Kundenkontos aufrufen, welches in dem betreffenden Lastschriftlauf enthalten war.

Auf dem Karteikartenreiter Zahlungs- und Mahnkonditionen wechseln Sie neben der Bankverbindung in die Bankverbindungsverwaltung.

Über die Schaltfläche „Lastschriftmandat“ gelangen Sie in die Mandatsverwaltung. Auf dem Karteikartenreiter „Zahlungs- und Mandatshistorie“ sehen Sie die Mandatshistorieneinträge und dort können Sie in der Spalte „Lastschrifterstellung“ das Datum des letzten Lastschriftlaufs in der ablesen.

Performanceverbesserung Kontenblatt-Info

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / Performanceverbesserung Kontenblatt-Info

Programmzweck

Mit diesem Pflegeprogramm können Sie bestimmte Spaltenfelder, die in der Kontenblatt-Info angezeigt werden, indizieren lassen.

Die Indizierung bewirkt, dass die Suchfunktion über diese Spaltenfelder künftig schneller ausgeführt wird. Zusätzlich bewirkt die Indizierung auch eine schnellere Sortierung dieser Spalten.

Folgende Spaltenfelder einer Kontierzeile können mit diesem Programm indiziert werden:

• Buchungstext
• Belegnummer 2
• Kost 1
• Kost 2
• Gegenkonto
• Freie Felder (Buchungen) 1-10

Die Indizierung bewirkt eine starke Vergrößerung des Datenbestandes. Für jede Kontierzeile wird bei der Indizierung eine Indexzeile angelegt. Somit vergrößert sich auch der Speicherbedarf auf der Festplatte.

Indizieren Sie daher nur Spaltenfelder, wenn Sie für diese Spalten entsprechend viele Kontenbewegungen haben und die Suche über diese Spaltenfelder sehr lange dauert.

Vor der Indizierung sollten Sie eine Datensicherung erstellen.

Wir empfehlen, die Indizierung standardmäßig nur für das aktuelle Wirtschaftsjahr vornehmen zu lassen.

Vor dem Start der Indizierung stellen Sie bitte sicher, dass kein weiterer Benutzer mit dem Mandanten arbeitet.

Indizierte Felder bei Suche und Sortierung im Kontoblatt verwenden

Über diesen Check kann die Suche über die neuen Indexe aktiviert und deaktiviert werden.

Wenn Sie die Indizierung durführen möchten, aktivieren Sie bitte gleich diesen Check, damit die Suchfunktion im Kontoblatt anschließend die neuen Indexe anwendet.

Wenn Sie keine Indizierung durchführen möchten bzw. durchgeführt haben, aktivieren Sie bitte diesen Check nicht.

Hinweis: Wenn dieser Check aktiviert ist, wird in der Kontoblatt-Info eine spezielle Suchfunktion verwendet.

Bei dieser Suchfunktion werden die Suchergebnisse generell in einem Ergebnisfenster unten in der Kontenblatt-Info angezeigt.

Spalte "Soll Status" Indizierung durchführen

1. Um die Indizierung durchzuführen, klicken Sie in der Spalte "Soll-Status" auf den Eintrag "Keine Indizierung" und wählen Sie beispielweise "Indiziert ab 01.2018" aus.

:

• Anschließend starten Sie den Indizierungslauf über die Schaltfläche "Ausführen".

Indizierung wieder rückgängig machen

Sie können die Indizierung auch wieder entfernen, wenn Sie in der Spalte " "Soll-Status" den Eintrag "keine Indizierung" auswählen und anschließend die Schaltfläche "Ausführen" betätigen. Wenn Sie alle Indexe entfernt haben, entfernen Sie bitte auch den Check "Indizierte Felder bei Suche und Sortierung im Kontoblatt verwenden".

Das Entfernen der Indizierung müssen Sie beispielsweise durchführen, wenn Sie die Indizierung ab dem Wirtschaftsjahr 2018 durchgeführt haben, jetzt jedoch nachträglich auch das Wirtschaftsjahr 2017 noch indizieren möchten.

Ausgabe aller Dokumente aus SBA

Beschreibung

Sind bereits verbuchte Belege in SBA (Uniarchiv) archiviert und diese sollen zudem in einem externen DMS (DocuWare) abgelegt werden, so ist dies über das Pflegeprogramm „Ausgabe aller Dokumente aus SBA” möglich.

Dies ist bspw. bei nachträglicher Anschaffung von DocuWare möglich.

Ablagepfad

Es wird der im SBA-Menü unter Verwaltung / Einstellungen / Externes DMS … hinterlegte Ablagepfad herangezogen.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras /Pflegeprogramme / Ausgabe aller Dokumente aus SBA

Option 1: Ausgabe aller Dokumente

Mit dieser Option werden alle bereits in SBA archivierten Dokumente zusammen mit den Indexdaten im Ablage-verzeichnis ausgegeben.

Option 2: Ausgabe der fehlenden Dokumente

Diese Option kann nur in Verbindung mit DocuWare angewendet werden. Es wird vor der Ausgabe überprüft, ob das Dokument mit der jeweiligen ID bereits in DocuWare abgelegt. Es werden bei dieser Option nur die noch nicht in DocuWare abgelegten Dokumente ausgegeben.

Bitte beachten Sie, dass das Ausführen des Pflegeprogramms je nach Dokumentenvolumen dauern kann. Das Fibu-Projekt sollte dabei nicht von anderen Benutzern geöffnet werden.

SMART Connect Box Beleg-Upload wiederholen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / SMART Connect Box Beleg-Upload wiederholen

Programmzweck

Mit diesem Pflegeprogramm können Belege, die bei einem vorherigen Upload nicht an SMART Connect Box übertragen wurden (z.B. aufgrund fehlender Berechtigungen für die Archivsysteme Uniarchiv oder DocuWare - weitere Informationen hierzu in der Programmdokumentation ADDISON SMART Connect) erneut übertragen werden.

Bei Aufruf des Pflegeprogramms wird die Anzahl der Belege angezeigt, die derzeit erneut hochgeladen werden könnten.

Die Anzeige erfolgt getrennt nach den Verzeichnissen Uploading und Uploaded:

• Für das Uploading-Verzeichnis werden die Dateien angezeigt, deren Änderungsdatum älter als 20 Minuten ist und bei denen der Upload-Vorgang nicht durchgeführt werden konnte bzw. gescheitert ist. Diese Belege wurden definitiv noch nicht übermittelt.

• Für das Uploaded-Verzeichnis werden alle Dateien der letzten 100 Tage angezeigt, für die ein Upload bereits durchgeführt wurde. Bitte prüfen Sie vor dem Aktivieren dieser Option in SMART Connect Box, dass definitiv Belege fehlen, für die schon ein Upload stattgefunden haben müsste.

Über die Schaltfläche Verschieben wird das Pflegeprogramm ausgeführt und die Dateien werden verschoben. Anschließend werden die Dateien, die im ToUpload-Verzeichnis stehen, nach und nach automatisch per Dienst hochgeladen.

Bitte beachten Sie, dass - je nach Umfang - der Beleg-Upload längere Zeit in Anspruch nehmen kann

Handlungsempfehlung:

1. Führen Sie das Pflegeprogramm zunächst nur mit der ersten Option, dem Upload aus dem Uploading-Verzeichnis, aus.

2. Prüfen Sie, ob anschließend die Belege vorhanden sind. Bitte beachten Sie, dass - je nach Umfang - der Beleg-Upload längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

3. Erst wenn dies nicht zu dem gewünschten Ergebnis führt, führen Sie das Pflegeprogramm mit der zweiten Option, dem Upload aus dem Uploaded-Verzeichnis, aus.