Physikalisches Löschen von Mandanten / Firmen

Physikalisches Löschen von Mandanten / Firmen

Sie können die Mandanten/Firmendaten, die nicht mehr benötigt werden, endgültig und unwiderruflich aus dem Datenbestand entfernen. Die dazugehörige Funktion finden sie im Papierkorb. Weiterhin können Sie im DSGVO-Dashboard (Zusatz-Modul DSGVO Comfort) Mandantendaten löschen, die älter sind als 10 Jahre. Beachten Sie hierzu auch die ausführliche Dokumentation des DSGVO-Dashboards.

Akten-Option Mandanten löschen

In der Zentralakte bzw. den Zentralen Stammdaten steht im Menü Akte bzw. unter Datei | Optionen | Allgemein | Globale Optionen die Auswahl Mandanten löschen zur Verfügung.

Es stehen die folgenden Auswahlmöglichkeiten bereit:

• Als endgültig gelöscht kennzeichnen

  : -> Standardeinstellung (entspricht der bisherigen Möglichkeit): Daten sind im Programm nicht mehr sichtbar, sind jedoch physikalisch noch vorhanden. Beim Löschen im Papierkorb wird lediglich das Kennzeichen "endgültig gelöscht" gesetzt.

• endgültig aus Datenbestand löschen

  : -> Die Daten und Bewegungsdaten des Mandanten werden vollständig und unwiderruflich gelöscht.

• Endgültig ohne Korg-Daten aus Datenbestand löschen (nicht in SBS Rewe neo® verfügbar)

  : -> Die Daten werden unwiderruflich aus dem Datenbestand entfernt. Wesentliche Bestandteile der Kanzleiorganisation des Mandanten bleiben jedoch erhalten.

Hinweis: Die Jahresbezogene Löschfunktion des DSGVO - Dashboards entfernt die Daten der ausgewählten Jahre immer endgültig (physikalisch). D.h. auch dann, wenn die Akten-Option Als endgültig gelöscht kennzeichnen ausgewählt wurde, erfolgt eine endgültige Löschung.

Benutzer-Mitarbeiterrechte

Die Benutzerrechte wirken sich sowohl beim Zugriff auf die Aktenoption als auch beim Löschen über den Papierkorb sowie über das externe Programm DatenLoeschen.exe aus . Mitarbeiter / Benutzer, die nicht das Recht haben, den entsprechenden Mandanten zu löschen, erhalten bei der Ausführung der Funktion bzw. in der Protokolldatei einen Hinweis, dass die Rechte eingeschränkt sind.

Endgültiges Löschen über den Papierkorb

Der Löschvorgang wird durch Auswahl der Funktion Akte endgültig Löschen im Menü Akte | Papierkorb anzeigen bzw. Datei | Papierkorb durchgeführt.

Wurde voreingestellt, dass Mandanten endgültig aus dem Datenbestand gelöscht werden, so wird eine Hinweismeldung angezeigt:

SBS Rewe neo®:

AKTE:

Während dem Löschvorgang wird die Protokollierung der FiBu-Stammdaten ausgeschaltet.

Der Lösch-Fortschritt kann anhand einer Statusanzeige nachvollzogen werden. Sie können mehrere Mandanten / Firmen markieren, um diese in einem Zug zu löschen. Die Löschung der Mandantendaten wird dann schrittweise Mandant für Mandant durchgeführt. Tritt bei einem Mandanten ein Fehler auf, so bleiben dessen Daten erhalten und die Löschroutine fährt mit den weiteren Mandanten fort. Am Ende des Vorgangs erhalten Sie einen Fehlerbericht für alle Mandanten in dem die aufgetretenen Probleme festgehalten werden.

Nähere Hinweise finden Sie nach dem Löschvorgang in der Protokoll-Datei Mandanten/Firmen-Loeschen_JJJJ-MM-TT_HH-MM-SS.log, die im Unterordner Protokolle des Bewegungsdatenordners i.d.R. \10it_daten\PROTOKOLLE bzw. \Rewe_daten\PROTOKOLLE erzeugt wird.

Wenn Sie viele Mandanten / Firmen in einem Zuge löschen möchten, so empfehlen wir dies über das externe Programm Datenloeschen.exe (siehe nachfolgend) durchzuführen.

Im System AKTE steht Ihnen im Akten-Papierkorb das Symbol und Kontextmenü KOrg-Daten gelöschter Mandanten zur Verfügung (nur AKTE mit Kanzleiorganisation).

Nach dem Auswählen werden die Nummer und der Kurzname der entsprechenden Mandanten angezeigt. Die verbliebenen KOrg-Daten der gelöschten Mandanten können Sie in der Auswahl per Symbol oder Kontextmenü entfernen.

Löschmodi

Der Löschvorgang dauert abhängig vom Datenbestand einige Zeit. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn viele Mandanten gleichzeitig gelöscht werden. Diese Routine dauert insbesondere bei Mandanten mit einer großen Anzahl von Kunden und Lieferanten unter oftmals länger.

In diesem Zusammenhang bietet Ihnen das Programm die folgenden Löschmodi an:

• Standard:

  : Bei Verwendung des Standard - Modus können andere Mitarbeiter / Benutzer und Prozesse mit dem Programm in anderen Akten / Firmen weiterarbeiten, während die Löschung durchgeführt wird. Der Vorgang dauert aber insbesondere beim Mandanten mit vielen Kunden und Lieferanten recht lange. : Je nach Datenkonstellation kann dies je Mandant unter Umständen mehrere Stunden dauern.

• Exklusivzugriff:

  : Bei Verwendung des Modus Exklusivzugriff findet der Löschvorgang mit einem technisch optimierten Verfahren statt. Dieses setzt jedoch voraus, dass während dessen einige zentrale Bereiche der Datenbank gesperrt werden. : Daher kann dieses Verfahren nur angewendet werden, wenn keine anderen Mitarbeiter/Benutzer oder Prozesse auf die Datenbank zugreifen. : Insbesondere bei Mandanten mit einer großen Anzahl von Kunden und Lieferanten ist die Zeitersparnis mit Exklusivzugriff gegenüber dem Löschmodus Standard sehr groß. Diese kann je nach Datenkonstellation bis zu ca. 99 % betragen. : Wir empfehlen Ihnen den Modus Exklusivzugriff insbesondere bei Mandanten, die viele Kunden und Lieferanten haben. : Sie müssen dabei aber den Löschvorgang zu einem Zeitpunkt starten und durchführen, zu dem keine weiteren Mitarbeiter/Benutzer und Prozesse auf die Datenbank zugreifen. Hierfür bietet sich in einem Multiuser-Umfeld beispielsweise ein Zeitpunkt in der Nacht an.

Die Auswahl des gewünschten Löschmodus treffen Sie durch Bestätigung der jeweiligen Schaltfläche:

• Ja, Standard
• Ja, Exklusivzugriff

Löschen mit dem Programm DatenLoeschen.exe

Für das automatische Löschen von Mandantendaten wurde das Programm DatenLoeschen.exe realisiert.

• Die DatenLoeschen.exe befindet sich im Programmordner der Anwendung z.B. C:\Program Files (x86)\ADDISON\Akte bzw. C:\Program Files (x86)\SBS-Software\SBS-Rewe.

Dieses Programm ermöglicht es Ihnen den Löschvorgang automatisiert ablaufen zu lassen z.B. zu einem Zeitpunkt, zu dem gerade keine Anwender mit dem System arbeiten. Zu welchem Zeitpunkt das Programm ausgeführt wird, können Sie z.B. über die Windows Aufgabenplanung steuern.

Zur Ausführung benötigt das Programm eine Konfigurationsdatei, die Sie zuvor im Dialog Papierkorb anzeigen erzeugen. Nach Auswahl des Kontextmenüs oder des Symbols Konfigurationsdatei für das automatische Löschen erzeugen wird das folgende Dialogfenster angezeigt.

Der Eintrag Ohne KOrg-Daten gelöschte steht in SBS Rewe neo® nicht zur Verfügung.

Sie können folgende Auswahl treffen:

• Alle im Papierkorb

  : → Alle Akten, die sich im Papierkorb befinden werden gelöscht.

• Alle aktuell ausgewählten

  : → Es werden die Akten gelöscht, die markiert wurden.

• Zum Löschen markierte

  : → Es werden die Akten gelöscht, die mit der bisherigen Standard-Methode gelöscht : wurden. Wenn Ihr Datenbestand sehr viele Akten enthält, die mit der bisherigen Methode gelöscht wurden, so ist es sinnvoll den Löschvorgang in mehreren Schritten durchzuführen und ggfls. die vorgegebene maximale Einstellung von 50 zu übernehmen.

• Ohne KOrg-Daten gelöschte

  : → Es werden die verbliebenen Daten der Kanzleiorganisation der Mandanten entfernt, die zuvor ohne KOrg-Daten gelöscht wurden.

Auch hier steht Ihnen die Auswahl des Löschmodi zur Verfügung. Siehe die Ausführung unter im Kapitel [Löschmodi]

dieser Hilfe.

Im Standardfall wird die Konfigurationsdatei Mandanten/FirmenLoeschenKonfig.txt im Bewegungsdatenordner Transfer erzeugt.

Der Pfad zur Konfigurationsdatei muss bei der Ausführung der DatenLoeschen.exe per Startparameter übergeben werden z.B. "C:\Program Files (x86)\ADDISON\Akte\DatenLoeschen.exe" /Datei:"C:\10it_daten\Transfer\Mandanten-Loeschen-Konfig.txt" oder "C:\Program Files (x86)\SBS-Software\SBS-Rewe\DatenLoeschen.exe" /Datei:"C:\rewe_daten\Transfer\Firmen-Loeschen-Konfig.txt".

Die über den Papierkorb erzeugte Konfigurationsdatei hat folgenden Inhalt:

Zeile	Inhalt	Bemerkung
1	ID	ID des angemeldeten Mitarbeiters
2	Kennwort	Kennwort verschlüsselt
3	Löschmodus	1 - Standard, 2 - Exklusiv
4	Papierkorb	Löschen aller Mandanten/Firmen, die sich zum Zeitpunkt des Aufrufs, der exe im Papierkorb befinden.
oder
4	Papierkorb2,n	Löschen der Mandanten/Firmen, die zum Zeitpunkt des Aufrufs, der exe den Löschkenner besitzen, also nach der bisherigen Methode gelöscht wurden. Hier kann ein Maximalwert angegeben werden, da beim Löschen sehr vieler Mandanten aufgrund des anwachsenden Transaktionsprotokolls des SQL-Servers Performanceprobleme auftreten können, die zu Timeoutfehlern führen können. Sie haben so die Möglichkeit, die Mandanten in Etappen zu löschen. n=0 bedeutet, es werden alle gelöscht
oder
4	Papierkorb3,n	Es werden die verbliebenen Daten der Kanzleiorganisation der Mandanten entfernt, die zuvor ohne KOrg-Daten gelöscht wurden. Hier kann ein Maximalwert angegeben werden, da beim Löschen sehr vieler Mandanten aufgrund des anwachsenden Transaktionsprotokolls des SQL-Servers Performanceprobleme auftreten können, die zu Timeoutfehlern führen können. n=0 bedeutet, es werden alle gelöscht
oder
4	Auswahl	Löschen aller Mandanten/Firmen, deren Nummern in den folgenden Zeilen aufgeführt sind
5 ff.	<Mandanten-/Firmennummer>	Pro Zeile eine zu löschende Mandanten-/Firmennummer. Gelöscht wird nur, wenn sich der Mandant/die Firma zum Zeitpunkt des Aufrufs der exe im Papierkorb befindet.
5	Ausschluss	Nur verwendbar die Einstellung Papierkorb2,0 oder Papierkorb3,0 in der Zeile 4 gesetzt ist.
6 ff	<Mandanten-/Firmennummer>	Pro Zeile eine zu von der Löschung auszuschließende Mandanten-/Firmennummer, wenn in Zeile 5 Ausschluss gesetzt ist.

Umfang der gelöschten Daten

Die endgültige Löschung umfasst sämtliche Daten der folgenden Sachgebiete, die mit dem Mandanten / der Firma in Verbindung stehen:

• Rechnungswesen
• Steuern
• Kanzleiorganisation (nur AKTE)
• System

Weiterhin werden die Dateien des Mandanten im Bewegungsdaten – Ordner gelöscht.

Die Daten, die in den Datenstrukturen von Drittanbietern gespeichert sind, werden vom Löschvorgang nicht erfasst und bleiben somit erhalten.

Beispiele: Docuware-Belege im Docuware Archiv, Belege im DMS SBS i Dokument

Die Belege von SBA (Scannen-Buchen-Archivieren) im UniArchiv werden vom Löschvorgang mit erfasst und ebenso im Uniarchiv entfernt. Die Voraussetzung hierfür ist, dass der angemeldete AKTE- / SBS Rewe neo® Benutzer auch im BDV-Tool BenMan, das Recht Löschen und Lesen für den entsprechenden Mandanten besitzt.

Auswirkungen Löschvorgang auf Kanzleibuchhaltung

Bitte beachten Sie die Wechselwirkungen, die das physikalische Löschen von Mandanten auf die zugeordnete Kanzleibuchhaltung hat.

Durch das physikalische Löschen des Mandanten wird dieser ebenso aus dem Kundenstamm der Kanzlei gelöscht. Das hat die Auswirkung, dass dieser beispielsweise über den Zahlungsverkehr der Kanzlei nicht mehr reguliert bzw. eingezogen werden kann. Weiterhin stehen nach dem Löschvorgang die historischen Zahlungen nicht mehr bereit, da der Bezug zum Kundenstamm nicht mehr vorhanden ist. D.h. diese stehen im Dokument Erledigte Zahlungen der Kanzlei nicht mehr zur Verfügung. Ebenso ist in der Kanzlei die Durchführung des Mahnwesens für diese Mandanten dementsprechend nicht mehr durchführbar.

Prüfung Löschvorgang mandantenübergreifender Kunden- Lieferantenstamm, ASP Mandanten

Sofern der Kunden- und/oder der Lieferantenstamm von weiteren Mandanten genutzt wird (siehe Mandantenstammblatt | Allgemeines | Kunden- / Lieferantenstamm), ist das physikalische Löschen dieses Mandanten nicht möglich. Ebenso können ASP–Mandanten nicht gelöscht werden. Beim manuellen Löschen über den Aktenpapierkorb wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben. Zusätzlich wird dies in der Log-Datei Mandanten-Loeschen_JJJJ-MM-TT_HH-MM-SS.log protokolliert (Siehe Bewegungsdatenordner PROTOKOLLE).

Ohne Korg Daten aus Datenbestand löschen (nur AKTE)

Wenn die Akten-Option Mandant löschen / endgültig ohne Korg Daten aus Datenbestand löschen aktiviert ist, werden die nachfolgenden Daten nicht aus der Kanzleiakte gelöscht und stehen weiterhin zur Verfügung:

• Eintrag in der Auftragsliste
• Auftragskarte
• Leistungserfassung
• Rechnungsausgangsbuch inkl. der Rechnung
• Buchungsliste
• Eintrag im Post-/Fristenbuch
• Postbucheintrag
• Eintrag in der Bescheidübersicht. Die Bescheiddaten und die Steuererklärung sind in der Akte nicht mehr vorhanden.
• Liste der E-Mails

Die Mandantennummer kann nach dem Löschen ohne Korg-Daten nicht mehr verändert werden.

Die Einträge für die Generierung der Serienaufträge und der Vorschuss-Pauschalen werden aus der Kanzleiakte gelöscht.

Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass für zu löschende Mandanten keine offenen Aufträge im Rechnungsvorschlag vorhanden sind. Ein ordnungsgemäßer Rechnungsausdruck und der Zahlungseinzug sind nach dem Löschen eines Mandanten für diesen nicht mehr möglich.

Im Akten-Papierkorb steht Ihnen das Symbol und Kontextmenü KOrg-Daten gelöschter Mandanten zur Verfügung. Nach dem Auswählen wird die Nummer und der Kurzname der entsprechenden Mandanten angezeigt. Die verbliebenen KOrg-Daten der gelöschten Mandanten können Sie in der Auswahl per Symbol oder Kontextmenü entfernen.