Programmanbindung ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung

ADDISON Bescheinigungswesen verfügt über eine Anbindung an ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung, die es ermöglicht aus dem Datenbestand des jeweiligen Mandanten Arbeitnehmerdaten und/oder Mandantendaten automatisch in das jeweilige Formular/Bescheinigung zu übergeben.

Auf den jeweiligen Bescheinigungen sind alle Pflichtfelder gelb hervorgehoben. Felder die automatisch aus ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung übernommen werden erscheinen hellblau. Die automatisch übernommenen Werte können jederzeit manuell geändert bzw. ergänzt werden, z.B. spezielle Aufteilung bei Abrechnungsdaten welche in ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung nur als Summe gespeichert sind.

Werden Daten aus ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung automatisch übernommen (blaue Felder) und diese dann manuell geändert, so werden sie rot markiert. Besitzt eine Bescheinigung rote Felder, wird bei Aktualisierung der Daten abgefragt, ob diese manuellen Änderungen überschrieben oder beibehalten werden sollen.

Wichtiger Hinweis

Die farbliche Kennung wird für den Druck nicht beachtet.

Arbeitnehmerauswahl

Ist eine Bescheinigung aktiv, so kann diese automatisch mit Personal- und Mandantenstammdaten gefüllt werden. Die Auswahl des Arbeitnehmers erfolgt über anklicken des Arbeitnehmer-Symbols.

In dem Auswahldialog werden sämtliche Arbeitnehmer des Mandanten inklusive des entsprechenden Zeitraumes aufgelistet.

Über das Feld Suchtext kann durch Eingabe der Personalnummer oder des Nachnamens ein Arbeitnehmer gezielt gesucht werden. Der Monat Bis ist immer der letzte abgerechnete Monat aus ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung und der Monat Von richtet sich nach dem im Formular gewünschten Zeitraumes. Bei einem neu angelegten Arbeitnehmer wird dieser Monat bereits auch ohne Abrechnung angezeigt. In diesem Fall können nur Personalstammdaten übernommen werden. Es ist darauf zu achten, dass der Personalstamm zuvor geprüft wurde. Jetzt kann ein einzelner Arbeitnehmer dem Formular zugeordnet werden.

Die Auswahl erfolgt mit Doppelklick auf den Arbeitnehmer oder über die Schaltfläche OK.

Soll ein anderer Zeitraum in die Bescheinigung übernommen werden kann die Auswahl des Arbeitnehmers mit der Schaltfläche OK mit Zeitraumänderung bestätigt werden.

Wichtiger Hinweis

Personalstammdaten werden aus dem Monat Bis übernommen. Die Mandantendaten werden aus den aktuellen Einstellungen gelesen.

Aktualisierung der Daten und Ändern des Zeitraumes

Über die Aktualisierungs-Schaltfläche können die Daten aus ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung erneut in das aktuelle Formular und dem zugeordneten Arbeitnehmer übertragen werden und der Zeitraum der zu übertragenden Daten kann hier manuell geändert werden.

Eventuell manuell geänderte blau hinterlegte Felder werden dadurch überschrieben.

Die Arbeitnehmereinstellungen werden mit dem Ablegen der Bescheinigung in den Bestandsmanager Formulare gespeichert und können bei Bedarf nachträglich verändert werden.

Stapelverarbeitung (mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig auswählen)

Über den Auswahldialog Neues Formular erstellen können durch markieren der gewünschten Bescheinigung und anwählen der Schaltfläche Stapel erstellen... mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig zur Erstellung der Bescheinigung gewählt werden. Zur Auswahl der Arbeitnehmer siehe Punkt Arbeitnehmerauswahl. Für jeden gewählten Arbeitnehmer wird die Bescheinigung erstellt und im Bestandsmanager abgelegt.

Registerkarte BFW im Personalstamm

Der Datenaustausch zwischen ADDISON Lohn & Gehalt und ADDISON BFW funktioniert in beide Richtungen. Die im BFW erstellten Bescheinigungen und Formulare werden im Personalstamm des Arbeitnehmers unter der Registerkarte BFW abgelegt. Auf dieser Registerkarte sind im oberen Teil die Beschäftigungsart und Leistungsgruppe zu erfassen (notwendig bei Erstellung einer vierteljährlichen Verdienstermittlung).

Im unteren Teil der Maske sind alle für diesen Arbeitnehmer erstellten Formulare und Bescheinigungen gespeichert.

Vierteljährliche Verdiensterhebungen

Voraussetzungen zur Erstellung einer Verdiensterhebung:

Im Personalstamm der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung | BFW ist die Beschäftigungsart und die Leistungsgruppe für die Verdiensterhebung auszuwählen.

Zur Erstellung der Verdiensterhebung müssen alle Arbeitnehmer des Mandanten für alle Monate des ausgewählten Quartals abgerechnet sein.

Wichtiger Hinweis

Soll ein Arbeitnehmer von der Verdiensterhebung ausgeschlossen werden, so ist in der Leistungsgruppe die Auswahl „Ausschluss“ zu setzten. Der Arbeitnehmer erscheint dann im Protokoll unter der Rubrik „nicht einbezogene Beschäftigte“.

Erstellung der Bescheinigung

Um eine Verdiensterhebung zu erstellen, muss über BFW / Neues Formular… aus der Statistische Ämter die Bescheinigung Vierteljährliche Verdiensterhebung ausgewählt werden. Wichtig hierbei ist, dass vor Erstellung der Bescheinigung das richtige Erstelljahr ausgewählt worden ist.

Die Vierteljährlichen Verdiensterhebungen beziehen sich auf einen Mandanten. Aus diesem Grund ist das Arbeitnehmer-Symbol deaktiviert und daneben das Mandanten-Symbol zum Öffnen der Mandantenselektion aktiviert.

In der Mandantenauswahl wird der Mandant markiert und der Zeitraum ausgewählt. Der vorgeschlagene Zeitraum ist der aus den Steuerungsdaten in ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung.

Die Erstellung der vierteljährlichen Verdiensterhebung erfolgt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer des ausgewählten Mandanten.

Ist die Verdiensterhebung für einzelne Betriebsstätten zu erstellen, so kann dies durch anwenden einer Filter-Nummer erfolgen. Hierzu sind den jeweiligen AG-Betriebsnummern der jeweiligen Betriebsstätte sog. Filter Nummern zuzuweisen. (Z. B. 1, 2, usw.)

Wichtiger Hinweis

Für den Hauptsitz der Firma ist die AG-Betriebsnummer 00000000 anzugeben.

Über die Schaltfläche "Plus" können Betriebsnummern zu angegebenen Filtern hinzugefügt werden.

Wird die Filternummer als gesetzter Filter eingetragen, so wird die Verdiensterhebung nur für die Mitarbeiter der im Filter erfassten Betriebsstätten und/oder Hauptsitz erstellt.

Durch entfernen der Filternummer werden die erfassten Filter deaktiviert, die Filter selbst bleiben für den jeweiligen Mandanten gespeichert.

Stammdaten

Über die Schaltfläche Stammdaten können bestimmte wiederkehrende Felder für die Verdiensterhebung des ausgewählten Mandanten hinterlegt werden. Diese werden dann bei erneuter Erstellung für diesen Mandanten automatisch herangezogen.

Diese sind vor der ersten Übermittlung zu ergänzen. Unter Anderem ist die Adresse des Berichtspflichtigen (Berichtspflichtiger bei Datenübermittlung), sowie die des Statistischen Landesamtes (Empfänger) über die Schaltfläche Importieren neu zu importieren, selbst wenn bereits eine Adresse aus dem 1.Quartal erfasst wurde.

Für den Wirtschaftszweig kann über die Schaltfläche Importieren eine Liste des Statistischen Bundesamtes aller für diese Erhebung relevanten Branchen geöffnet und der entsprechende Wirtschaftszeig ausgewählt werden.

Nach der Erstellung der Verdiensterhebung wird ein Protokoll im Listenmanager abgestellt. Es werden alle Arbeitnehmer der einzelnen Leistungsgruppen mit Einzelwerten und Summen aufgeführt. Auf der letzten Seite des Protokolls werden die nicht einbezogenen Arbeitnehmer mit Grund aufgeführt (Bitte hierzu die Erläuterungen der Verdiensterhebung vergleichen).

Stundenermittlung

Grundsätzlich werden die über die Lohnarten abgerechneten Stunden (bezahlte Stunden) aus den Monatswerten herangezogen. Für Arbeitnehmer / -innen (Voll- und Teilzeit), die nicht stundenweise entlohnt werden, werden die bezahlten Arbeitsstunden auf Grundlage der vertraglichen Wochenarbeitszeit errechnet. Dazu wird die vertragliche Wochenarbeitszeit, z. B. 40 Stunden, mit 4,345 multipliziert. Das ergibt die monatliche Arbeitszeit. Ist im Personalstamm | Zeit keine Wochenarbeitszeit erfasst werden die Stunden aus den Tabellen tarifliche bzw. betriebliche Arbeitszeiten herangezogen.

Datenübermittlung an Statistische Ämter – Einstellungen

Für die Datenübermittlung sind im Bereich Online / eStatistik.core Einstellungen / eStatistik.core - Einstellungen die Registrierungseinträge zu ergänzen.

Auf der Registerkarte Registrierungsdaten sind die vom Statistischen Bundesamt mitgeteilte Kennung und Passwort einzutragen.

Durch das Aktivieren des Kontrollkästchens Testmerker kann die Verbindung zum Statistischen Bundesamt getestet werden. Zur Datenübermittlung im Echtverfahren, ist darauf zu achten, dass der Testmerker wieder entfernt wird.

Auf der Registerkarte Absenderdaten wird festgelegt, ob der Absender der Datenübermittlung und der Berichtspflichtige unterschiedliche oder dieselben Firmen sind.

Je nach Auswahl kann über die Schaltfläche Importieren die Kanzleiadresse oder, über einen Auswahldialog, die Mandantenadresse als Absender eingetragen werden.

Datenübermittlung

Nach Erstellung der Verdiensterhebung kann über das Register Datenausgabe / eStatistik.core / Vierteljährliche Verdiensterhebung der Auftrag zur Übermittlung erstellt werden.

Bei der Erstellung wird eine Übersicht der Stammdaten zur Kontrolle angezeigt. Mit der Schaltfläche Korrigieren können die Stammdaten nochmals geändert werden. Über die Schaltfläche Fortsetzen öffnet sich die Maske der Datenübertragung. Der Auftrag wird angezeigt.
Sind die Daten korrekt, wird über die Schaltfläche Senden der Auftrag an das Statistische Bundesamt übertragen. Eine Datenverarbeitung erfolgt in der Regel zu jeder Viertelstunde. Über die Schaltfläche Empfangen wird das Protokoll rückübertragen. Ein Druck des Protokolls erfolgt über die Schaltfläche Protokoll.

Sollte auf Grund von Änderungen, z. B. Rückrechnungen im Lohn- bzw. Gehaltsbereich, eine Verdiensterhebung erneut übermittelt werden, ist zunächst der gesendete Auftrag zu löschen. Anschließend kann die Erhebung aktualisiert und neu gesendet werden.

Da es für die Vierteljährliche Verdiensterhebung seitens der statistischen Ämter kein Korrekturverfahren gibt, gilt die zuletzt übermittelte Erhebung.