Programmgestütztes Telefonieren

Programmgestütztes Telefonieren

Anwahl von Telefonnummern in den Mandantenstammdaten

Programmzweck

In den Mandantenstammdaten können die erfassten Telefonnummern über die TAPI-Schnittstelle angerufen werden. Dazu stehen in den entsprechenden Eingabemasken die Telefonschaltflächen zur Verfügung.

Telefonschaltfläche

Durch Anklicken der Telefonschaltfläche in einer Eingabemaske in den Mandantenstammdaten wird bei direkter Wahl der Dialog für ausgehende Anrufe gestartet.

Bei der Wählmethode „Assisted TAPI“ wird die Windows Wählhilfe mit der entsprechenden Telefonnummer gestartet.

Die Telefonnummern in den Mandantenstammdaten müssen nicht in einem bestimmten Format erfasst werden. Es ist nur darauf zu achten, dass Ortsrufnummern ab einer Länge von 7 Ziffern mit Ortsvorwahl erfasst werden. Ansonsten erfolgt die Umsetzung in das kanonische Format fehlerhaft.

Der Dialog für ausgehende Anrufe oder die Windows Wählhilfe werden nur gestartet, wenn eine Telefonnummer im dazugehörigen Eingabefeld erfasst wurde.

Tastenkombination STRG  +  T

Nicht in allen Telefonfeldern der ADDISON-Anwendungen wurde eine Telefon-Schaltfläche für die Anwahl der Telefonnummer über die TAPI-Schnittstelle geschaffen.

Um auch Telefonnummern anwählen zu können, die keine gesonderte TAPI-Anbindung über die Telefon-Schaltfläche haben, wurde die Tastenkombination STRG + T geschaffen.

Sie können jetzt eine beliebige Telefonnummer markieren und mit STRG + T wird diese in den Anrufdialog übernommen und entsprechend aufbereitet. Mit Anklicken der Schaltfläche Wählen wird diese Telefonnummer angerufen.

Die Tastenkombination STRG + T funktioniert nicht in allen Feldern, z.B. bei Kommunikationsnummern der Krankenkassen und im Personalstamm von TopLohn nicht.

Dialog für ausgehende Anrufe

Programmzweck

Bei direkter Wahl wird der Dialog für ausgehende Anrufe gestartet. Dieser Dialog ermöglicht die Steuerung des Gesprächs (Wählen, Auflegen) über die ADDISON TAPI-Schnittstelle.

Telefonnummer

In diesem Eingabefeld wird die aufbereitete Telefonnummer angezeigt, die angerufen werden soll.

Status der Telefonverbindung

Im Statusfeld werden der Status des Gesprächs und etwaige Fehlermeldungen der TAPI-Schnittstelle angezeigt.

Monitor-Dialog für eingehende Anrufe

Programmzweck

Wird ein eingehender Anruf von der TAPI-Schnittstelle registriert, dann wird auf dem Bildschirm der Dialog für eingehende Anrufe angezeigt. Dieser Dialog ermöglicht die Steuerung des Anrufs (Annehmen, Abweisen, Auflegen) über die ADDISON TAPI-Schnittstelle.

Statusfeld

Im Statusfeld wird die Telefonnummer des Anrufs, wenn diese vom Gesprächspartner gesendet wird, angezeigt.

Zusätzlich wird im Statusfeld der Status des Gesprächs und etwaige Fehlermeldungen der TAPI-Schnittstelle angezeigt.

Annehmen, Auflegen und Abweisen

Mit Hilfe dieser Schaltflächen ist es möglich, den Telefonanruf zu steuern, ohne das Telefon zu benutzen.

Fenster „Eingehende Anrufe“

Allgemein

Programmzweck

Bei einem eingehenden Anruf wird automatisch das Fenster für eingehende Anrufe geöffnet. In diesem Fenster werden Informationen zum anrufenden Mandanten, zu Anrufzeiten vorheriger Anrufer und über Anrufe in Abwesenheit angezeigt. Zusätzlich können verschiedene Programmfunktionen aufgerufen werden.

Anruferliste

In der Anruferliste werden die zur Telefonnummer des eingehenden Anrufs passenden Mandanten angezeigt.

Kurzinfo

In der Kurzinfo werden Informationen zum anrufenden Mandanten angezeigt. Im Feld Kennzeichen wird angezeigt, welcher Gesprächspartner des Mandanten anruft. Folgende Kennzeichen sind möglich:

Person	Kennzeichen
Unternehmen	Firma
Betriebsstätten	Betriebss.
Gesetzlicher Vertreter	GV (Firma)
Empfangsbevollmächtigter	EBV (Firma)
Zusatzadressen	Zusatzad. (Firma)
Steuerpflichtiger	Stpfl
Ehegatte	Ehefr
Gesetzlicher Vertreter	GV (Stpfl)
Empfangsbevollmächtigter	EBV (Stpfl)
Zusatzadressen	Zusatzad. (Stpfl)

Anrufzeiten

Die Anrufzeiten der eingehenden Anrufe werden gemessen und in einer Liste angezeigt. Aus der Liste heraus können diese Anrufzeiten in der Leistungserfassung verbucht werden.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel Anrufzeiten.

Anrufe in Abwesenheit

Die Anrufe in Abwesenheit werden angezeigt, sofern die entsprechende Option in den Office Manager Einstellungen gesetzt ist.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel Anrufe in Abwesenheit.

Weitere Funktionen des Fensters

Aus dem Fenster für eingehende Anrufe können über die Symbolleiste oder über die Menübefehle folgende Funktionen aufgerufen werden:

• Anrufenden Mandanten im CRM-Dialog öffnen
• Zu anrufendem Mandanten wechseln
• Anrufenden Mandanten in einem neuen ADDISON-Fenster öffnen
• Notiz erfassen
• Bearbeitungsnotiz verschicken

Dialog ADDISON CRM bei eingehenden Anrufen

Programmzweck

Im Dialog ADDISON CRM erhalten Sie Informationen über den anrufenden Mandanten und können die Mandantenstammdaten und Auftragsdaten bearbeiten.

Aus dem Dialog ADDISON CRM heraus kann der Mandanten- und Projektwechsel in den anrufenden Mandanten durchgeführt werden, sofern dies nötig ist.

Solange der anrufende Mandant im Dialog ADDISON CRM bearbeitet wird, bleibt der aktuelle bearbeitete Mandant im Hintergrund geöffnet, so dass eine schnelle Rückkehr zum Arbeitsschritt vor dem Telefonat möglich ist. Erst nach einem Wechsel aus ADDISON CRM in den anrufenden Mandanten wird der aktuelle Mandant tatsächlich geändert.

Der Dialog ADDISON CRM beinhaltet folgende Funktionen:

• Ansicht und Bearbeitung der Mandantenstammdaten
• Notiz erfassen
• Bearbeitungsnotiz verschicken
• Leistungserfassung

Weiterführende Informationen zum Dialog ADDISON CRM erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON CRM.

Anrufzeiten

Programmzweck

Die Anrufzeiten der eingehenden Anrufe werden gemessen und in einer Liste angezeigt. Aus der Liste heraus können diese Anrufzeiten in der Leistungserfassung verbucht werden. Die notwendigen Daten zur Verbuchung der Anrufzeiten in der Leistungserfassung können direkt in der Liste erfasst werden. Nach der Verbuchung werden die Anrufzeiten aus der Liste gelöscht.

Mitarbeiter

Die Anrufzeiten werden auf den ausgewählten Mitarbeiter gebucht. Standardmäßig eingestellt ist der angemeldete Mitarbeiter. Ein beliebiger Kanzleimitarbeiter kann ausgewählt werden.

Option Zeiten verbuchen

Das Setzen der Option Zeiten verbuchen hat folgende Auswirkungen:

• Die Schaltfläche Verbuchen wird aktiviert.
• Die Option Leistungserfassung öffnen wird aktiviert.
• Sofern beim Schließen des Fensters noch nicht verbuchte Anrufzeiten vorhanden sind, wird eine Abfrage angezeigt, ob das Fenster wirklich geschlossen werden soll.

Option Leistungserfassung öffnen

Die Option Leistungserfassung öffnen bewirkt, dass nach dem Verbuchen der Anrufzeiten automatische die Leistungserfassung geöffnet wird.

Liste der Anrufzeiten

In der Liste der Anrufzeiten werden die Anrufe mit den nachfolgend erläuterten Informationen angezeigt. In der Liste werden die notwendigen Einstellungen für die Leistungserfassung vorgenommen. Nach dem Verbuchen wird die Liste der Anrufzeiten geleert, um zu verhindern, dass Anrufzeiten doppelt in die Leistungserfassung übernommen werden.

Spalte Telefonnummer

Die Telefonnummer zur gemessenen Zeit wird angezeigt.

Spalte Mandant

In der Spalte Mandant wird der Mandant vorgeschlagen, der zur Telefonnummer ermittelt werden konnte. Sofern kein Mandant der Telefonnummer zugeordnet werden kann, wird 0 angezeigt.

Der Mandant kann entweder manuell durch Eintippen der Mandantennummer oder über die aus dem Feld zu öffnende Mandantenauswahl geändert werden.

Spalten Produktiv und Tätigkeit

Ist die Option Produktiv gesetzt, dann werden die beim ausgewählten Mandanten angelegten Auftragspositionen ermittelt. Vorbelegt wird die Standard-Tätigkeit für die Verbuchung (sofern festgelegt) bzw. die erste der ermittelten Auftragspositionen. Die restlichen ermittelten Auftragspositionen stehen in einer Auswahlliste zur Verfügung. Sofern die gewünschte Auftragsposition/Tätigkeit fehlt, kann über den Eintrag andere Tätigkeit in der Auswahlliste der Tätigkeitsauswahldialog geöffnet werden.

Ist die Option nicht gesetzt, wird die Zeit auf nicht berücksichtigen bzw. auf die Standard-Tätigkeit für die Verbuchung (sofern festgelegt) gesetzt. In der Auswahlliste stehen in diesem Fall die Leistungsarten (unproduktiven Tätigkeiten) zur Verfügung. Bei Auswahl einer Leistungsart wird die Zeit auf diese verbucht.

Die Anrufzeit wird in der Leistungserfassung auf die eingestellte Tätigkeit gebucht.

Vorbelegung der Spalten Produktiv und Tätigkeit

Für die Spalten Produktiv und Tätigkeit kann eine Vorbelegung festgelegt werden, die für alle Mandanten gilt. Die Einstellung der Vorbelegung erfolgt benutzerspezifisch im ADDISON-Menü / ADDISON-Optionen / Bereich ADDISON-Optionen / ADDISON-Telefonie.

• Legen Sie zuerst die Vorbelegung der Spalte Produktiv über die Optionen produktiv bzw. unproduktiv fest.
• Je nach gewählter Option kann dann über das Fernglas eine Tätigkeit oder eine Leistungsart gewählt werden, die als Vorbelegung in der Liste der Anrufzeiten dient.

Spalte Kanzlei

In der Spalte Kanzlei wird die aktuelle Kanzlei vorbelegt. Sofern mehrere Kanzleien angelegt sind, kann die gewünschte Kanzlei über eine Auswahlliste eingestellt werden.

Spalte Zeitraum

Hier erfolgt die Erfassung des Zeitraums, für den die Anrufzeit in die Leistungserfassung übernommen werden soll.

Spalten Von bis

Anzeige der Uhrzeit von / bis die Zeit gemessen wurde.

Spalte Dauer

Dauer, die sich aus den Uhrzeiten von / bis ergibt. Die Dauer kann bei Bedarf überschrieben werden, z.B. wenn die Arbeit unterbrochen wurde, aber versehentlich der Vorgang nicht angehalten wurde.

Schaltflächen Alle / Keine

Mit den Schaltflächen Alle / Keine wird für alle gemessenen Zeiten die Option Produktiv gesetzt (Alle) bzw. weggenommen (Keine).

Anrufe in Abwesenheit

Programmzweck

Für Anrufe, die nicht angenommen werden, besteht die Möglichkeit, Einträge im Eingangskorb des Office Managers zu erzeugen. Somit erhalten Sie einen Überblick über alle Anrufe in Abwesenheit.

Die Funktion ist optional und kann im Bereich Ablage / Einstellungen über die Option Anruf in Abwesenheit – Notiz erzeugen aktiviert werden.

Mandant

Sofern die Telefonnummer des eingehenden Anrufs eindeutig zugeordnet werden kann, wird die entsprechende Mandantennummer eingetragen.

Text/Betreff

Im Feld Text/Betreff wird Datum und Uhrzeit des nicht angenommenen Anrufs eingetragen.

Notiz

Ist die Telefonnummer des eingehenden Anrufs bei mehreren Mandanten hinterlegt, werden im Feld Notiz die Mandanten mit Nummer und Name eingetragen.

Termin

Optional kann das Datum des Anrufs als Termin eingetragen werden, so dass die Anrufe in Abwesenheit in den Fälligen Aufgaben angezeigt werden.

Die Funktion kann im Dialog Office Manager / Einstellungen über die Option Termin hinzufügen aktiviert werden.

Rückruf

Durch Doppelklick auf den Eintrag im Office Manager oder über den Menüpunkt Office Manager / Eintrag / Verweis öffnen wird die Telefonnummer des Anrufs in Abwesenheit angewählt.