Programmoberfläche

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DSGVO-Dashboard

Symbolleiste

Beschreibung Symbolleiste

Druckersymbol

Über das Druckersymbol können Sie z.B. die erstellten Auswertungen in dem Bereich „Datenprotokollierungen“ drucken.

Vorschausymbol

Über das Vorschausymbol können z.B. Sie die erstellten Auswertungen aus dem Bereich „Datenprotokollierungen“ anzeigen lassen.

PDF-Symbol

Über das PDF-Symbol können z.B. die erstellten Auswertungen aus dem Bereich „Datenprotokollierungen“ im PDF-Format angezeigt werden.

Bearbeitungssymbol

Über das Bearbeitungssymbol werden Vorlagen oder Dokumente mit dem auf dem System verknüpften Programm geöffnet oder die Erstellung eines Auskunftsersuchen in MS Word gestartet.

Lösch-Symbol

Das Lösch-Symbol hat je nach Bereich eine unterschiedliche Funktion:

Im Bereich Verarbeitungstätigkeiten | Dokumente können hiermit die eigenen Dokumente gelöscht werden. Im Bereich Office-Anbindung / Vorlagen können Sie mit dieser Schaltfläche die Einstellungen, auf die Standard-Wordvorlage zurücksetzen. Im Bereich Datenlöschung Rechnungswesen, starten Sie mit dieser Schaltfläche den Löschvorgang.

Office-Anbindung

Zweck (Office–Anbindung)

Um die individuelle Bearbeitung der Anschreiben und Druckvorlagen zu vereinfachen, haben wir die Funktionalitäten des Schriftverkehrs an das DSGVO–Dashboard angebunden. Somit können Sie Ihre Schreiben mit dem für Sie gewöhnten Werkzeug Microsoft Word verändern, die API Funktionalität des Schriftverkehrs nutzen und beispielsweise Ihre individuelle Vorlage als Kanzleitext bereitstellen.

Bereich Vorlagen

Im Bereich Vorlagen wählen Sie die Druckvorlage aus, die Sie für die unterschiedlichen Herkunftsarten jeweils individuell gestalten können. Im Standard verwendet das Programm die Vorlagen, die im Bewegungsdaten-Pfad unter „Vorlagen Originale\DSGVO“ gespeichert sind. Weitere Informationen zur Bearbeitung sind nachfolgend beschrieben.

Bereich Dokumente

Bei der Erstellung von Auskünften und Löschbestätigungen erzeugt das Programm jeweils ein neues Worddokument. Diese Dokumente werden pro Akte (Mandant / Firma) gespeichert und werden anschließend im DSGVO – Dashboard unter Auskunftsrecht / Rechnungswesen / Office-Anbindung / Dokumente aufgeführt und können z.B. durch Doppelklick erneut aufgerufen werden oder über das Kontextmenü gelöscht werden.

Informationen zu den Wordvorlagen

Die Standardvorlagen, die Sie weiterbearbeiten können, sind so vorgefertigt, dass alle im Sinne des Art. 15 notwendigen Bestandteile, enthalten sind.

Textpassagen, die Sie an Ihre individuellen Gegebenheiten noch anpassen müssen - wie beispielsweise die Angabe zu Ihrem Landesbeauftragen für Datenschutz - haben wir in der Standard-Wordvorlage farblich hervorgehoben.

Die Standard - Wordvorlagen für das Auskunftsrecht haben 3 Bereiche:

• Bereich 1 (ab erster Seite): Anschreiben für Mandanten: Diese Seite wird nur ausgegeben, wenn bei der Erstellung des Auskunftsersuchens der Empfänger Mandant gewählt wurde. D.h. dieser Bereich wird bei der Erstellung des Schreibens ausgeblendet bzw. unterdrückt, wenn der Empfänger Betroffene Person (z.B. Kunde, Lieferant) gewählt wurde.

  : Der Schriftverkehr erkennt das Ende des Bereichs 1 anhand der Textmarke Beginn Betroffene Person. : Diese Textmarke haben wir bereits in die Standard-Wordvorlage eingearbeitet. Der Cursor wird nach Auswahl des Word-Menüband-Eintrages Add-Ins / cs:Plus/tse:nit/SBS Rewe neo® / DSGVO / Gehe zu Beginn Betroffene Person auf dieser Textmarke positioniert. : : Mit Hilfe des Menüband-Eintrages Add-Ins / cs:Plus/tse:nit/SBS Rewe neo® / DSGVO / Beginn Betroffene Person setzen, können Sie die Textmarke neu einfügen, sofern diese in der Wordvorlage nicht vorhanden ist.

• Bereich 2 (i.d.R. ab Seite 2): Dieser Bereich wird immer ausgegeben, wenn ein Auskunftsersuchen erstellt wird. Die Formulierung in der Wordvorlage ist direkt an die anfragende Betroffene Person gerichtet. Hier sind die lt. Art 15 notwendigen allgemeinen Informationen aufgeführt. Es wird unter 1. auf die Daten verweisen, die im beigefügten Schreiben Auskunft nach Artikel 15 DSGVO aufgeführt sind.

• Bereich 3 (i.d.R. ab Seite 4): Im Bereich 3 (werden die Daten die in unserem Software-System zur Betroffenen Person gespeichert sind, übersichtlich dargestellt.

Die Reihenfolge der 3 Bereiche müssen Sie bei der individuellen Gestaltung Ihrer Wordvorlage beibehalten, um die korrekte Erstellung der Schreiben sicherzustellen.

Schriftverkehr DSGVO–API

Die Informationen der betroffenen Personen werden im Schriftverkehr mit der DSGVO-API bereit-gestellt. Diese API-Variable steht bei der Bearbeitung des Worddokuments innerhalb des DSGVO-Dashboards zur Verfügung. Die Variable steht sowohl als Einzelvariable als auch Auswertung zur Verfügung.

Mit der Einzelvariable werden Anschriftsinformationen der betroffenen Person bereitgestellt, die im oben genannten Bereich 2 benötigt werden.

Die Auswertung liefert die Detailinformationen der personenbezogenen Daten, die in AKTE / SBS Rewe neo® für die betroffene Person gespeichert sind. Diese wird im oben genannten Bereich 3 genutzt.

Vorgehensweise individuelle Gestaltung der Wordvorlagen

Für die Anpassung der ausgelieferten Word-Vorlagen empfehlen wir Ihnen die folgende Vorgehensweise:

Schritt 1: Erstellen Sie direkt im DSGVO-Dashboard erstmalig ein Auskunftsersuchen oder eine Löschbestätigung.

Schritt 2: Während der ersten Erstellung des entsprechenden Ersuchens nehmen Sie Ihre individuellen Anpassungen direkt im geöffneten Worddokument vor.

Nach der erfolgreichen Durchführung Ihrer individuellen Änderungen stellen Sie das Dokument in Word als Kanzleitext bereit. Dies erfolgt in Word über das Menüband Add-Ins / tse:nit/cs:Plus/SBS Rewe neo® /als Kanzleitext bereitstellen.

Schritt 3: Hinterlegen Sie den/die bereitstellten Kanzleitext/e im DSGVO-Dashboard im Bereich Auskunftsrecht Rechnungswesen bzw. Datenlöschung Rechnungswesen / Vorlagen /Registerseite Office-Anbindung.