Prozesse und Funktionen

Prozesse und Funktionen

Einrichtung der APP für den Mandanten

Siehe hierzu detaillierte Erläuterung im Abschnitt 6.5.2

Einrichtung in ADDISON

Voraussetzungen	Eine dieser APP's wurde gekauft
ADDISON	Nachdem Sie für den Mandanten eines der Bücher gekauft haben, steht Ihnen nach kurzer Zeit die Portalsynchronisation beim Mandanten zur Verfügung. Hierüber werden die Sach- und Personenkonten des Mandanten für die Kasse in ADDISON Direkt bereit gestellt Über Einstellungen in den Kacheln kann der Umfang der Sachkonten reduziert werden, ansonsten werden alle Konten bereitgestellt. Über die Schaltfläche "Jetzt synchronisieren" starten Sie den Synchronisierungslauf.
ADDISON Direkt	Dazu starten Sie das Portal des Mandanten, über die Lasche "ADDISON Direkt (Mandant), siehe Abbildung oben. Im Mandantenportal starten Sie die APP "Vorerfassung".
	Dort wechseln Sie auf "Konten und Zuordnungen". Nach einem kurzen Moment werden alle Konten des Mandanten angezeigt.
	Überprüfen Sie an dieser Stelle die Eintragungen zum Kassenbuch, Bankbuch im Bereich Mandant. Unter Konten und Zuordnungen überprüfen Sie die synchronisierten Konten.
	Starten Sie im Portal das Kassenbuch. Dort erfassen Sie im Vormonat den Saldo des Kassenkontos (z.B. April).Der Mandant kann jetzt ab Mai seine Bewegungen erfassen.
	Die Einrichtung des Mandanten ist damit abgeschlossen.
Wichtige Hinweise	Die Dokumentation zum Kassenbuch ist online-seitig in der APP einsehbar.

Import der Bewegungen in ADDISON

Voraussetzungen

Eine dieser APP's wurde gekauft, ihr Mandant hat Ihnen Kassenbuchungen an die Kanzlei versendet.

ADDISON

Nachdem Sie für den Mandanten eines der Bücher gekauft haben, steht Ihnen nach kurzer Zeit im Bereich "Rechnungswesen > Erfassung > weitere > Datenübernahme" der Menüpunkt Portal - Kassen-/Rechnungsbuch zur Verfügung. Importierte Kassenbuchungen werden dann nach "erledigte Portaldaten" verschoben. Bei Bedarf könnte von dort aus nochmals importiert werden. Als Ergebnis haben Sie einen Buchungsstapel.

Nutzung der App Mein Unternehmen in der Beratersicht

	In der Beratersicht der App können in der Kanzlei diverse Voreinstellungen für den Mandanten durchgeführt werden. Damit konfiguriert der Berater die verschiedenen Funktionen der App nach den Erfordernissen des Mandanten. Die für den Mandanten in ADDISON bereitgestellten Daten können hier ebenfalls übernommen werden.
	Der Portalaufruf für den Berater (User=PortalAdmin) erfolgt über Online / ADDISON Direkt Individualisierung / Vorerfassung Mandanten oder über den Web-Browser mit der Portal-URL und den entsprechenden Zugangsdaten.
	In der Beratersicht stehen gegenüber der Mandantensicht folgende zusätzlichen Funktionen zur Verfügung:
	- Liste der Mandanten - Benutzer - Konten und Zuordnungen - Datenübernahme - Transfer von Mandanten

Mandantenverwaltung

	Die App Kassenbuch hat eine eigene Mandantenverwaltung. In der Mandantenverwaltung sind die bisher aktivierten Mandanten gelistet. Die Kanzlei selbst (Mandantennr=0) wird ebenfalls angelegt.
	Der zur Bearbeitung aktive Mandant ist unter Aktuell ausgewählter Mandant ersichtlich und kann von hier über den Bleistift bearbeitet werden.
	Über den Bleistift gelangt man in die Stammdatenpflege eines Mandanten. Diverse Mandantenstammdaten (Adresse, Bankverbindung, Kassen- und Bankkonten) können aus ADDISON heraus per Nachricht übermittelt werden.
	Der Berater kann die Daten je Mandant einstellen. Die Grunddaten werden aus dem Mandantenstammblatt aus ADDISON übernommen.
	Folgende Daten können eingestellt bzw. müssen gepflegt werden:
	- Stammdaten des Mandanten - Freizuschaltende Zusatzmodule - Dokumente - Weitere Einstellungen - Kontierungsdaten - Bankverbindungen
	Der Berater kann die Daten je Mandant einstellen. Grunddaten werden aus dem Mandantenstammblatt von ADDISON übernommen.

Stammdaten des Mandanten

	Die globalen Stammdaten umfassen die Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie die Gläubigeridentifikationsnummer (SEPA-Lastschriftverfahren) eines Mandanten.

Mandant mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung

	Für die Erfassung von Betriebseinnahmen und -ausgaben der Mandanten, die kein Kassen- und Bankbuch führen müssen, wird ein zusätzliches Erfassungsprogramm angeboten. Um die EÜR zu aktivieren, müssen Sie im Mandantenkonfigurator unter „Bank“ die EÜR gekauft haben.
	Geben Sie bitte im Bereich Kontierungsdaten unter EÜR 1 bis 5 das Verrechnungskonto EÜR an:
	-
	Diese Einstellung kann auch unter Firma / Kontierungsdaten erfolgen.
	Im EÜR-Fall wird an Stelle des Bankbuches ein Buch zum Erfassen der Einnahmen und Ausgaben (EÜR) angeboten. Im Menü erscheint jetzt der Eintrag Einnahmen-Ausgaben
	Hier erfasst der Mandant die Einnahmen und Ausgaben chronologisch nach Monaten getrennt. Das Eingabeverhalten entspricht in diesem Bereich dem des Bankbuches.

Dokumente

	Hier entscheiden Sie, ob das Register Dokumente beim Mandanten angezeigt wird. Beachten Sie bitte auch das entsprechende Recht. Soll der Mandant das Dokumentenfach nutzen dürfen, so ist hier ein Haken zu setzen (Dokumentenablage). Standardmäßig ist dieser Haken gesetzt.
	Weiterhin kann an dieser Stelle die Option Individuelle Ordner gewählt werden. Statt der Standardstruktur im Dokumentenfach kann eine hiervon abweichende gewählt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die individuelle Struktur im Bereich Dokumenten zu definieren ist.

Weitere Einstellungen

	In der Mandantenverwaltung gibt es unter Weitere Einstellungen das Verrechnungskonto DTA/SEPA. Dieses muss vom Berater hinterlegt werden, um SEPA- oder DTA-Zahlungen zu buchen.
	Nach dem Feststellen der Rechnungsbuchung und dem Erzeugen der SEPA- oder DTA-Zahlungen kann der Mandant im Exportcenter auch die Zahlungsbuchungen in die Fibu des Beraters übertragen (OP-Ausgleich).
	Die Einstellungen Belegexport und Stammkontenexport legen fest, ob zu den Erfassungsdaten auch die zugeordneten Belegdateien und neue Konten beim Export in die Kanzlei mit übertragen werden.

Kontierungsdaten

	Mit der App Kassenbuch können Sie bis zu 5 Kassen und 5 Banken für ein Unternehmen führen. Im Bereich Kontierungsdaten finden Sie die Kontennummern und Bezeichnungen für die Kasse(n) und Bank(en) und können diese anpassen.
	Um die Buchungsdaten richtig in die Buchhaltungssysteme übernehmen zu können, müssen die Kassen-/Bankkonten richtig hinterlegt sein. Falls Sie die Mandantendaten aus ADDISON synchronisieren, werden diese Daten automatisch eingetragen. Die Bezeichnung erleichtert es den Mandanten, die richtige Auswahl in den Erfassungsbüchern vorzunehmen. Die Konten werden beim Export aus der App Kassenbuch in die Exportdateien übernommen.

Zuordnung in der Kanzlei und Dokumentenbenachrichtigung

	In diesen Einstellungen wird die Mandantennummer hinterlegt. Die weiteren zwei Auswahlfelder sind derzeit noch ohne Funktion. Sie dienen zukünftig der Zuordnung zum Benachrichtigungssystem.

Bankverbindungen

	Hier pflegen Sie die Bankverbindungen des Mandanten. Die Eingabe der Bankverbindung ist immer dann notwendig, wenn der Mandant DTA- oder SEPA–Dateien zur Zahlung oder zum Lastschrifteinzug erzeugen möchte. Die Bankdateien müssen immer die zu belastendende oder zu begünstigende Bankverbindung enthalten.
	Tragen Sie die BLZ, das Konto, die IBAN und die BIC ein. Wählen Sie anschließend die Zuordnung zum Bereich Überweisung (Ü) und/oder Lastschrift (L) aus. Im Feld Bank können Sie ein Bankbuch (1 bis 5) der Bankverbindung zuordnen.
	Neue Bankverbindungen fügen Sie mit neue Bankverbindung hinzu. Achten Sie bei der Neuanlage darauf, dass Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Haken bestätigen.
	Falls zusätzliche Bankverbindungen eingetragen werden, kann der Mandant diese vor dem Zahlungslauf im Rechnungseingangsbuch auswählen.

Transfer neue Mandanten

Derzeit ohne Funktionalität

Benutzerverwaltung

	Die App besitzt eine eigene Nutzerverwaltung.
Wichtige Hinweise	Die manuelle Neuanlage von Nutzern ist hier nicht möglich.
	Für die Kanzlei wird automatisch der Nutzer Berater angelegt (blau).
	Für jeden Mandanten wird automatisch ein Nutzer (Firmenuser) angelegt (grün).
	Der aktuelle Nutzer wird an diversen Stellen im Programm angezeigt.
	Der Berater kann die Einstellungen über Benutzer / Zuordnung und Nutzertyp für den Nutzer des Mandanten (Firmenuser) durchführen.
Wichtige Hinweise	Aktuell gibt es je Firma nur einen Nutzer.
	In der App gibt es drei verschiedene Nutzertypen, die je nach Anforderung eingerichtet werden. Firmenuser haben die umfassendsten Nutzungsrechte. Die Rechte eines Standardusers sind individuell konfigurierbar, entweder von einem Firmenuser oder dem Berater. Ein GDPdU-Nutzer kann lediglich die Daten eines Mandanten einsehen. Der Zentralunser ist für den App-Zugang deaktiviert.
Firmenuser	- hat Zugriff auf alle Module der App (Kassenbuch, REB, RAB, Bank, Dokumentenfach) mit deren vollem Funktionsumfang - kann Zeiträume feststellen und Auswertungen erstellen - sieht in der Nutzerübersicht alle Nutzer, die für den Mandanten eingerichtet sind und kann später weitere Nutzer (Firmenuser, Standarduser) einrichten und verwalten (Standarduser) - kann Zuordnungen der Konten für sein Unternehmen vornehmen - kann Stammdaten des Mandanten verwalten
Standarduser	- die Nutzerrechte eines Standardusers können individuell bestimmt werden, entweder vom Berater oder einem Firmenuser - Führung des Kassenbuchs und ändern der eigenen Nutzerdaten ist immer möglich - kann in der Nutzerübersicht keine weiteren Nutzer sehen, einrichten oder verwalten - hat keinen Zugriff auf die Stammdaten des Mandanten
GDPDU-User	- der GDPDU-Nutzer kann festschreiben und exportieren, falls Rechte freigegeben - Führung des Kassenbuchs oder anderer Bücher ist nicht möglich - kann in der Nutzerübersicht keine weiteren Nutzer sehen, einrichten oder verwalten - hat keinen Zugriff auf die Stammdaten des Mandanten
Zentraluser	- Der Zentralnutzers hat momentan keine Funktion und keinen Zugang zum Server
	Die Möglichkeiten der Vergabe individueller Rechte für den Standarduser orientieren sich an den Aufgaben, die ein Standarduser für den Mandanten übernehmen soll. Zu den Grundrechten eines Standardusers gehört es, das Kassenbuch in vollem Umfang führen zu können, Konten zuzuordnen und Kostenstellen anzulegen sowie seine eigenen Nutzerdaten zu verwalten. Alle darüber hinaus gehenden Rechte können je nach Anforderung und Situation frei vergeben werden.

Bestehende Nutzerdaten ändern

	Zum Überprüfen oder Ändern der Nutzerdaten eines Mandanten klicken Sie einfach neben dem Namen auf das Bleistift-Symbol. Es öffnet sich eine Eingabemaske mit mehreren Eingabefeldern. Neben Namen oder E-Mailadresse können Sie hier auch die persönlichen Einstellungen ändern, um die Funktionen Kasse, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch und Bank den Anforderungen des Mandanten entsprechend anzupassen. So können Sie z.B. die Verwendung von Kostenstellen aktivieren oder festlegen, ob bei der Eingabe von Beträgen das Komma erfasst werden soll oder nicht. Zusätzlich können Sie automatische Belegnummern vom System vergeben lassen und wählen, ob der Mandant bei seinen Eingaben die Umsatzsteuerfunktion nutzen soll. Änderungen oder Ergänzungen können Sie direkt in den Eingabefeldern vornehmen. Zum Bestätigen Ihrer Änderungen und Verlassen des Menüs klicken Sie auf Speichern.
Wichtige Hinweise	Hinweise zu den Einstellungsmöglichkeiten:
	- Den Namen, Vornamen und die E-Mailadresse des neuen Nutzers tragen Sie bitte in die entsprechenden Eingabefelder ein. - Zulässige Kassen: Jedes Unternehmen kann in der App Kassenbuch bis zu fünf Kassen führen. Sie können einem Nutzer eine bestimmte dieser Kassen oder alle Kassen freigeben. - Dokumente: Legen Sie hier fest, ob der Nutzer Zugriff auf das integrierte Dokumentenfach haben soll, d.h. in der App Kassenbuch archivierte Dokumente ansehen, downloaden und selber einstellen kann. - Falls bei der Erfassung von Buchungen mit Belegzuordnung gearbeitet wird, sollte die Einstellung auf ja stehen. - Kostenstellen: Soll der Nutzer die Möglichkeit haben, mit Kostenstellen zu arbeiten, so wählen Sie im Listenfeld den Eintrag ja. - Bei der Verwendung von Kostenstellen können Sie mit der Funktion automatische Kostenstellen arbeiten. Diese übernimmt für jede neue Erfassung automatisch die letzte gewählte Kostenstelle. - Kostenträger: Soll der Nutzer die Möglichkeit haben, mit Kostenträger (bzw. Kost 2) zu arbeiten, so wählen Sie im Listenfeld den Eintrag ja. - Eingabe mit Komma: Die Eingabe von Einnahmen und Ausgaben kann mit Komma in der Form 9,00 erfolgen oder ohne Komma in der Form 900 (das Komma wird in diesem Fall von der App Mein Unternehmen automatisch ergänzt). - Automatische Belegnummer: Durch Aktivieren dieser Funktion wird die Belegnummer bei Kassenbucheingaben automatisch weitergezählt. Legen Sie hier fest, ob die Belegnummer jeden Monat wieder bei 1 anfangen oder nur jährlich zurückgesetzt werden soll. Die automatische Belegnummernvergabe ist nur ein systemseitiger Vorschlag und kann durch Sie später überschrieben werden. Sie können auch einen Einstellung unendlich für die Belegnummernvergabe auswählen. - Neue Lieferantennummer: Wenn ja gewählt wird, wird bei der Eingabe eines neuen Lieferanten im Rechnungseingangsbuch automatisch die nächste frei Lieferantennummer (Kreditorennummer) angeboten. - Neue Kundennummer: Wenn ja gewählt wird, wird bei der Eingabe eines neuen Kunden im Rechnungsausgangsbuch automatisch die nächste frei Kundennummer (Debitorennummer) angeboten. - Automatische Lieferanten / Kunden: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird bei jeder neuen Erfassung automatisch der letzte gewählte Lieferant (Rechnungseingang) bzw. Kunde (Rechnungsausgang) übernommen. - Automatische Kontonummer: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird bei jeder neuen Erfassung automatisch das letzte gewählte Konto übernommen. - Umsatzsteuereingabe: Wenn Sie die jeweilige Umsatzsteuer mit erfassen möchten, benötigen Sie das Feld Umsatzsteuer in der Erfassung. - Darstellung der Zuordnung: Legen Sie fest, welches Anzeigenformat die Zuordnung in der Erfassungsmaske haben soll). - Filter für Konten: In den Rechnungsbüchern können die Zuordnungen gefiltert werden. - Beleg 2 in Kasse: Anzeige des Eingabefeldes Beleg 2 in der Kasse steuern. - Beleg 2 in Bank: Anzeige des Eingabefeldes Beleg 2 in der Bank steuern.
	Haben Sie die Eingabemaske mit den erforderlichen Nutzerdaten und Einstellungen vervollständigt, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Speichern.
	Zum Überprüfen oder Ändern der Nutzerdaten eines Mandanten klicken Sie einfach neben dem Namen auf das Bleistift Symbol. Es öffnet sich eine Eingabemaske mit mehreren Eingabefeldern. Neben Namen oder E-Mailadresse können Sie hier auch die persönlichen Einstellungen ändern, um die Funktionen Kasse, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch und Bank den Anforderungen des Mandanten entsprechend anzupassen. So können Sie z.B. die Verwendung von Kostenstellen aktivieren oder festlegen, ob bei der Eingabe von Beträgen das Komma erfasst werden soll oder nicht. Zusätzlich können Sie automatische Belegnummern vom System vergeben lassen und wählen, ob der Mandant bei seinen Eingaben die Umsatzsteuerfunktion nutzen soll. Änderungen oder Ergänzungen können Sie direkt in den Eingabefeldern vornehmen. Zum Bestätigen Ihrer Änderungen und Verlassen des Menüs klicken Sie auf Speichern.

Weitere Rechte für Firmenuser

	Sie können als Berater weitere Rechte für den Firmenuser des Mandanten vergeben:
Wichtige Hinweise	Diese Rechte können Sie nur in der Beratersicht vergeben.
	Falls das entsprechende Recht gesetzt ist, sind folgende Funktionen möglich:
	- Bankimport MT940 Der Menüpunkt BANK/IMPORT wird angeboten – Das Importieren von Bankdaten ist möglich - Buchungen wieder freigeben Das Feststellen von Erfassungsdaten kann in allen Büchern aufgehoben werden. - Monate wieder freigeben Festgestellt Monate können wieder freigegeben werden. - Festschreiben Das Feststellen von Erfassungsdaten kann in allen Büchern durchgeführt werden. - Erfassungsinformationen anzeigen Erfassungsdatum und der Erfassungsuser werden im Info-Fenster zur Buchung angezeigt. - Sachkontenneuanlage sperrenHier kann der Nutzer für das neue Anlegen von Konten im Kassenbuch gesperrt werden. - Firmenstamm Banken verwalten Wenn dieses Recht vergeben wird, kann auch der Mandant als Firmennutzer seine Banken in dem Menü Optionen auf Mandantenebene verwalten. Ansonsten kann dies nur der PortalAdmin (Steuerberater). Ohne Recht kann der Mandant als Firmennutzer die Bankverwaltung nur sehen.
	Das Recht Festschreiben ist standardmäßig gesetzt. Die anderen Rechte muss der Berater bzw. Portaladmin explizit setzen.
Wichtige Hinweise	Der Berater sollte daher vor der Einrichtung mit seinem Mandanten klären, ob jeder angelegte Firmenuser (Benutzer) auch auf Mandantenseite die Bankverwaltung vornehmen darf. Das Recht Firmenstamm Banken verwalten ist ein globales Recht für alle Firmenuser. Neue Benutzer (Firmenuser) können aber komplett für das Kassenbuch gesperrt werden.
	Mandantensicht Bankverwaltung bei freigegebenem Recht:
	Mandantensicht Bankverwaltung bei gesperrtem Recht:

Benutzer für Mein Unternehmen in ADDISON anlegen und ansehen

Die Neuanlage eines zusätzlichen Benutzers für das Kassenbuch kann nur direkt über ADDISON Direkt erfolgen.

Überblick über die Portalbenutzer in Mein Unternehmen

	Das nachfolgende Bild zeigt zuerst im Überblick die Ansicht angelegter Benutzer in der App Kassenbuch für den Portal-Benutzer vom Typ "Mandant" (Standard für die erstmalige Anlage eines Mandanten-Logins) und für einen zusätzlichen Portal-Benutzer vom Typ Mandant Portalbenutzer. Die vorangestellte Nummer zeigt die Zugangsnummer aus den Login-Daten der Benutzer an.

Neuanlage eines Benutzers über ADDISON

	Über Online / Portal / Benutzerdaten verwalten können neue Benutzer angelegt werden.
Wichtige Hinweise	Die Verwaltungen vom Benutzertyp Mandant und Mandant Portalbenutzer haben im Standard die gleichen Rechte. Für die Bücher wird das Recht des Firmenusers übernommen. Es handelt sich hierbei um eine globale Einstellung.

Checkbox Benutzer Deaktiviert in der Benutzeransicht

Wenn bei einem Benutzer die Schaltfläche Deaktiviert angehakt ist, gibt es für diesen Benutzer keine gültigen Login-Daten mehr, auch für die App Kassenbuch werden die Login-Daten dieses Benutzers dann ungültig. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis beim Versuch des Logins mit den alten vorhandenen Login-Daten. Erst mit neuen Login-Daten kann der Benutzer sich wieder im Kassenbuch einwählen.

Konten und Zuordnungen

	In der APP Vorerfassung Mandanten / Konten und Zuordnungen kann der Berater für den aktuell eingestellten Mandanten die Buchungsfälle, Kontierungen, Konten, Kostenstellen und Zuordnungen einrichten und pflegen.

Konten

	Konten können auch aus dem ADDISON-Kontenstamm oder Kontenrahmen übertragen werden.
	Die Pflege der Stammdaten ist auch manuell möglich. Für ein Konto können mehrere Zuordnungen angelegt werden.
	Die Stammdatenpflege ist im Kapitel 3 des Dokuments Mandantenanwender-Doku ausführlich beschrieben.