Rechnungen verarbeiten
Rechnungen verarbeiten
Kontrolle und Korrektur Heftungsvorschlag
Nach dem Scannen bzw. Einladen neuer Belege 
Setzen Sie bspw. den Statusfilter in der Toolbar der Dokumentenverwaltung auf Rot und Gelb, um in der Belegliste nur die Heftungen zu sehen, die von Ihnen noch zu bearbeiten sind.
SBA zeigt Ihnen nach der Analyse die erste zu bearbeitende Heftungsseite an und belegt die Erfassungsmaske des Rechnungswesens mit den zugehörigen Buchungsdaten vor.
Bei der Kontrolle eines Belegs überprüfen Sie zunächst in der Belegliste den Heftungsvorschlag, d.h. Sie prüfen, ob alle in der Heftung enthaltenen Dokumentenseiten zur Rechnung gehören bzw. ob Seiten in der Heftung fehlen.
Folgende Heftungsfehler sind denkbar:
Die erste Seite einer Folgerechnung wurde als letzte Seite mit in die aktive Heftung eingegliedert. Im Beispiel hat die SBA Analyse fälschlicherweise die erste Seite der TNT Express Rechnung als letzte Seite der Beckmann Druck Rechnung behandelt, obwohl es sich bei der Beckmann Rechnung nur um ein einseitiges Dokument handelt.
Um den Heftungsvorschlag zu korrigieren, markieren Sie die zu verschiebende Seite (hier blau selektiert UD-ER-2010-00002.tif) und ziehen Sie sie bei gedrückter linker Maustaste im Drag&Drop Verfahren an die richtige Position in der Folgeheftung (hier vor UD-ER-2010-00003.tif). Wenn die horizontale Einfügemarke erscheint, lassen Sie die linke Maustaste los, die verschobene Seite wird dadurch in die Zielheftung eingegliedert.
Im Gegenzug ist es denkbar, dass die letzte Seite der zu kontrollierenden Heftung fehlt und sie stattdessen als erste Seite der Folgeheftung vorgeschlagen wurde.
Auch hier können Sie den Vorschlag einfach per Drag&Drop korrigieren, indem Sie die erste Seite der Folgeheftung an die letzte Position der vorhergehenden Heftung ziehen.
Die Heftung selbst ist bei diesen Korrekturen nicht aufzulösen, die meisten Heftungskorrekturen werden sich durch das Verschieben via Drag&Drop lösen lassen.
Wenn sich dagegen im Heftungsvorschlag eine Seite befindet, die als separater Beleg zu buchen ist, ohne dass dafür bereits von der Analyse ein Buchungsvorschlag (Index) generiert wurde, so muss diese Seite aus dem aktiven Heftungsverbund herausgelöst werden.
Im Beispiel wurde eine einseitige Rechnung als dritte Seite der Wortmann Rechnung vorgeschlagen. Die selektierte Seite gehört aber weder zur Wortmann noch zur darauffolgenden T-Systems Rechnung. Es handelt sich um einen eigenständigen Beleg, zu dem auch noch kein Buchungsvorschlag existiert.
Um die selektierte Seite (UD-ER-2010-00006.tif) herauszulösen, wählen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl In neue Heftung zusammenführen. Dadurch wird unterhalb der Ausgangsheftung eine neue Heftung mit dem Titel Beleg erzeugt, die die Einzelseite beinhaltet. Diese Heftung hat den Analysestatus Rot, da noch kein Buchungsdatenvorschlag existiert.
Führen Sie nun eine Einzelanalyse der Heftung durch, indem Sie aus dem Kontextmenü der selektierten Seite den Befehl zugehörige Heftung analysieren wählen. Alternativ klicken Sie auf den Heftungsnamen und wählen Sie aus dem Kontextmenü der so selektierten Heftung den Befehl Analysieren.
Der Befehl In neue Heftung zusammenführen kann auch bei mehreren selektierten Seiten bzw. heftungsübergreifend genutzt werden.
Darüber hinaus lässt sich der Befehl Heftung aufheben im Kontextmenü einer Heftung nutzen, um die aktive Heftung komplett in einseitige Heftungen aufzutrennen. In diesem Fall werden direkt unterhalb der Ausgangsheftung neue rote Heftungen mit den Titeln Beleg gebildet, die als separate Belege analysiert bzw. gebucht werden können. Der Buchungsvorschlag verbleibt bei Seite 1 der Ausgangsheftung.
Die abgetrennten Seiten lassen sich wiederum bei Bedarf via Drag&Drop zusammenziehen, wobei dadurch entstehende leere rote Heftungen automatisch aus der Belegliste gelöscht werden.
Kontrolle und Korrektur des Buchungsvorschlages
Kontrolle über Anzeige des Suchbereiches
Aktivieren Sie 
Kontrollieren Sie nun die von SBA vorgeschlagenen Buchungsdaten, indem Sie die Felder der Buchungsmaske „durchlaufen“ (bspw. über die TAB-Taste). Der ausgelesene Wert wird jeweils im Fenster Suchbereich eingeblendet und kann so leicht mit dem Feldinhalt der Erfassungsmaske verglichen werden. Der Wert wird zusätzlich auf dem Belegbild in der gewählten Standardeinstellung der Dokumentenansicht gelb markiert.
Korrektur oder Übernahme von Belegdaten via Bereichs-OCR
Um einen Feldinhalt in der Erfassungsmaske zu korrigieren bzw. ein leeres Feld zu ergänzen, können Sie - neben der gewohnten manuellen Eingabe über die Tastatur - Informationen direkt aus dem Belegbild via Bereichs-OCR übernehmen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste in das zu füllende Feld der Buchungserfassungsmaske (bspw. das Feld Text, in dem i.d.R. der im ADDISON Rechnungswesen kreditorenindividuell hinterlegte Buchungstext oder alternativ der Kreditorenname als Vorschlag gesetzt wird).
Drücken Sie dann die Umschalt-Taste (Shift) und ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste auf dem Belegbild in der Dokumentenansicht einen Rahmen um die Information, die Sie in das Erfassungsfeld übernehmen möchten. Lösen Sie anschließend die linke Maustaste, danach die Umschalt-Taste (Shift).
Der umrahmte Wert wird dadurch direkt in die Erfassungsmaske übernommen, ohne dass Sie eine manuelle Tastatureingabe vornehmen müssen. Korrigieren bzw. ergänzen Sie so die Buchungsdaten.
Ergänzen Sie darüber hinaus in der Buchungserfassung die fehlenden Werte für Steuerschlüssel, Sachkonto und ggf. die Kost-Werte. Wenn Sie einen Lieferanten (auch Kunden) zum ersten Mal bebuchen, werden Ihre Eingaben für Steuerschlüssel und Sachkonto gespeichert und künftig als Kontierungsvorschlag vorgeschlagen. Andernfalls wird die im Rechnungswesen hinterlegte Kontierungshilfe verwendet.
Ist allerdings in den Firmendaten / Menü / SBA-Einstellungen der Check bei Kontierungshilfe füllen nicht gesetzt, dann wird das Sachkonto und der Steuerschlüssel nicht in das Personenkonto als Kontierungshilfe übernommen.
Sie können diesen Kontierungsvorschlag später jederzeit ändern oder auch zusätzlich einen Kostenstellenvorschlag hinterlegen. Wechseln Sie dazu neben der Belegliste in die Registerkarte Einstellungen und anschließend in Verwaltung. Achten Sie darauf, dass der richtige Lieferant ausgewählt ist.
Den künftigen Kontierungsvorschlag können Sie in der Registerkarte Allgemein durch Eingabe von Werten in die Felder SL (Steuerschlüssel), G.Konto (Sachkonto), Kost1 und Kost2 sowie Buchungstext konkretisieren. Speichern Sie Ihre Eingaben abschließend über die Schaltfläche 
 |
Nur für Anwender mit Aktivierung des Rechnungseingangsbuches REB: Im Bereich Workflow lässt sich ein kreditorenindividueller Workflow hinterlegen, der den Workflowversand auf Heftungsebene vereinfacht. Wählen Sie den gewünschten Workflow über das Listenfeld aus. Wenn Sie die Option Anmerkungen abfragen aktivieren, erscheint beim Workflowversand ein Dialogfenster, in dem Sie individuelle Kommentare für den/die Workflowempfänger erfassen können. Ist die Option deaktiviert, wird der Workflow durch Wählen des Befehls Senden als > Kontoabhängiger Workflow im Kontextmenü einer oder mehrerer Heftungen in der Belegliste direkt gestartet. |