Rechnungseingangsbuch erfassen/bearbeiten

Rechnungseingangsbuch erfassen/bearbeiten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: REB / Rechnungseingangsbuch / Starten des Rechnungseingangsbuches

Allgemein

Benutzerberechtigung

Für das Rechnungseingangsbuch gibt es im Benutzerberechtigungssystem (BBS) die folgenden Attribute:

• Rechnungseingangsbuch - Beleg erfassenBenutzer mit diesem Attribut haben das Recht, Rechnungseingänge zu erfassen und den Workflow Status zu aktualisieren.
• BuchenBenutzer mit diesem Attribut haben das Recht, den Workflow Status zu aktualisieren und Rechnungseingänge über die Buchungsmaschine zu verbuchen.
• Rechnungseingangsbuch - manuelles Löschen in der TabellenansichtBenutzer mit diesem Attribut dürfen Einträge in der Tabellenansicht im Rechnungseingangsbuch manuell über das Papierkorb-Symbol löschen. Das manuelle Löschen wird im Protokoll der Anwenderaktionen protokolliert.
• Rechnungseingangsbuch - Endablage beim Abholvorgang berücksichtigenBenutzer mit diesem Attribut dürfen nur Workflows abholen, wenn Sie Mitglied der Endablagegruppe oder als Benutzer selbst der Endablagepunkt sind.

Vor Aktivierung dieser Einstellung sind alle Workflows auf Ihre Endablagepunkte hin zu überprüfen.

Bildschirmansicht

Einleitung

Mit dem Rechnungseingangsbuch in Verbindung mit SBA werden Kontierungsarbeiten und Erfassungsarbeiten automatisiert erledigt. Das Programm erstellt nach belegindividuellen Vorgaben Buchungsvorschläge für die jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Diese Vorschläge können nachbearbeitet werden. Nachdem die gescannten Rechnungen übernommen und nachbearbeitet wurden, sind diese automatisch archiviert und können beispielsweise direkt aus der Kontenblattinfo angeschaut werden.

Der Arbeitsbereich

Im Folgenden werden die Bereiche Rechnungseingangsbuch und SBA unterschieden.

Bereich Rechnungseingangsbuch

Dieser Bereich (linke Seite) teilt sich in die Tabellenansicht und die Erfassungsmaske.

• TabellenansichtDie Tabellenansicht im linken oberen Bereich bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten von Filterungen und Gruppierungen. Durch die flexiblen Darstellungsmöglichkeiten können Sie mit bereits vorhandenen Informationen, die für Sie relevanten Aussagen zusammenstellen.
• ErfassungsmaskeDie Erfassungsmaske im linken unteren Bereich ermöglicht Ihnen die Erfassung aller relevanten Daten des Rechnungseingangsbuches.

Bereich SBA

Weitere Informationen zu diesem Bereich entnehmen Sie bitte der Produktdokumentation Buchen mit SBA und/oder dem Online-Benutzerhandbuch von SBA.

Neuerungen DVD 3.2022

• Auswahl von Kostenstellen

Im Rechnungseingangsbuch können nun vorhandene Kostenstellen für Kost 1 und Kost 2 über das entsprechende Fernglas-Symbol ausgewählt werden.

Es öffnet sich dann er folgende Kostenstellenauswahl-Dialog:

• Übergabe der Fälligkeit aus dem REB nach Uniweb

Das im Rechnungseingangsbuch im Feld Fälligkeit eingetragen Datum wird nun an die Rechnungsfreigabe im Uniweb übergeben.

Anzeige im Uniweb: Das aus dem Rechnungseingangsbuch übergebene Fälligkeitsdatum kann durch den Freizeichner geändert werden. Über das Icon wird ein Kalender geöffnet.
Ein geändertes Fälligkeitsdatum wird bei der Aktualisierung des Workflows in die Indexdaten geschrieben.

• Übernahme von Stammdaten per Click & Shot von einem Beleg

Analog zur Anwendung in SBA können nun auch im REB Stammdaten per Click & Shot von einem Beleg durch Markieren der entsprechenden Information z.B. Name, Straße usw. übernommen werden.

Vorgehensweise: Im Feld Lieferantenkonto ist ein bereits bestehendes Lieferantenkonto auszuwählen.

Über das Fernglas Symbol öffnet sich jetzt der Dialog Lieferantenkonten verwalten.

Über die Schaltfläche nächste freie Nummer können sie sich die nächste freie Lieferantennummer vorschlagen lassen (für eine Neuanlage).

Man stellt sich in das entsprechende Stammdatenfeld und markiert (Shift+ linke Maustaste) auf dem Rechnungsbeleg die zu übernehmende Position.
Diese wird nach dem Loslassen der Tasten in das Stammdatenfeld übernommen.

Das neue Lieferantenkonto kann durch Eingabe im Feld Lieferantenkonto ausgewählt werden.

Neuerung DVD 2.2022

• Markieren aller erkannten Felder auf dem Beleg

Durch die folgende Einstellung werden alle durch die OCR erkannten Felder des Dokumentes farblich markiert, sodass dies auf einen Blick ersichtlich ist.

Der Aufruf erfolgt über:

Menü / Verwaltung / Einstellungen / Markierung erkannter Texte einschalten

• REB Datenfenster einblenden

Das REB Datenfenster kann nun per Tastenkombination Strg + Shift + I oder über das Kontextmenü der rechten Maus-Taste aufgerufen werden.

Der Aufruf ist möglich, sofern die entsprechende Buchung geöffnet oder die Buchungszeile markiert wurde.

Beschreibung

Symbolleiste

Die Symbole in der Symbolleiste haben folgende Funktionen:

Symbol	Beschreibung
	Zugriff auf weitere Programmfunktionen
	Erfassen, Archivieren und Workflow starten Alternativ: Tastenkombination Strg + W
	Aktualisierung Workflow-Status
	Aktuellen Datensatz speichern
	Zum ersten Datensatz
	Datensatz zurück
	Datensatz vor
	Zum letzten Datensatz
	Filterauswahl vordefinierter Filter für die Listenansicht: - nicht gebuchte - Fachabt. informiert - abgelehnte - Fachabt. freigegeben - gebuchte Fachabt. informiert - gebuchte Fachabt. abgelehnt - gebuchte - alle - abgebrochen/eskaliert
	Auswahl von freien Feldern
	Zeigt die Workflows des angemeldeten Benutzers oder alle Workflows
	Über diese Schaltfläche oder den Menüeintrag CSV-Export kann der Export der aktuellen Tabellenansicht im CSV-Format gestartet werden. Dabei werden alle gesetzten Filter und Suchabfragen berücksichtigt.
	Löscht den aktuellen Datensatz in der Tabellenansicht - nur mit aktiviertem BBS-Attribut Rechnungseingangsbuch - manuelles Löschen in der Tabellenansicht verfügbar und Protokollierung im Protokoll der Anwenderaktionen
	Druckt die aktuell in der Tabellenansicht gefilterten Belege in einen Report

Tabellenansicht

Die Tabelle bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten von Filterungen, Sortierungen und Gruppierungen.

Durch die flexiblen Darstellungsmöglichkeiten können Sie mit bereits vorhandenen Informationen, die für Sie relevanten Daten zusammenstellen.

Sortierung

Das Anklicken der Tabellenüberschrift bewirkt die Sortierung nach der entsprechenden Tabellenspalte auf- bzw. absteigend.

Gruppierung

Eine Gruppierung wird erreicht, indem Sie die Spaltenüberschrift bei gedrückter Maustaste in den Kopfbereich ziehen. Hier wird auch angezeigt, nach welchen Spalten gruppiert wurde.

Durch Ziehen bei gedrückter Maustaste aus dem Kopfbereich zurück in die Spaltenüberschrift, kann eine einzelne Gruppierung aufgehoben werden.

Durch Öffnen/Schließen der Gruppe (+/-) oder über das Kontextmenü (rechte Maus) im Kopfbereich können Gruppierungen aufgeklappt, zugeklappt oder zurückgesetzt werden.

Beispiel

Filtern Sie in der Toolbar mit dem Filter nicht gebuchte, so erhalten Sie in der Tabellenansicht alle noch nicht verbuchten Belege. Im unteren Teil werden die Belege absummiert. Somit können Sie einfach erkennen, welcher Betrag sich derzeit noch im Umlauf befindet. Um die einzelnen Status separat dazustellen, gruppieren Sie einfach die Ansicht nach dieser Spalte. So erhalten Sie noch detaillierte Informationen.

Wichtiger Hinweis:nSollte die Gruppierung nicht möglich sein, da der Kopfbereich ausgeblendet ist, können Sie das Gruppierungsfeld mit der Option Gruppierungsfeld anzeigen über das Kontextmenü wieder einblenden.

Selektion durch Filter

Die Eingabe eines Selektionsbegriffs in der Kopfzeile selektiert nach den gewünschten Informationen. Durch die Eingabe von weiteren Selektionsbegriffen in anderen Spalten, kann die Anzeige der Belege weiter eingegrenzt werden.

Umfangreiche Selektionen oder Verknüpfungen mit oder können über die Funktion Filter bearbeiten im Kontextmenü erstellt werden.

Beispiel: Die Eingabe eines bestimmten Datums in der Spalte Posteingang bewirkt, dass alle Belege mit diesem Datum angezeigt werden.

Wichtiger Hinweis: Sollte die Selektion über Eingabe in die Kopfzeile nicht möglich sein, da diese ausgeblendet ist, können Sie diese mit der Option Zeige Auto Filterzeile über das Kontextmenü wieder einblenden.

Kontextmenü

Das Kontextmenü erhalten Sie durch Drücken der rechten Maustaste in der Überschriftenzeile.

Menüpunkt	Beschreibung
Aufsteigend sortieren	Sortiert die markierte Spalte aufsteigend
Absteigend sortieren	Sortiert die markierte Spalte absteigend
Sortierung entfernen	Entfernt die Sortierung
Nach dieser Spalte gruppieren	Gruppiert nach dieser Spalte
Gruppierungsfeld ausblenden/anzeigen	Blendet das Gruppierungsfeld aus/ein
Spalte entfernen	Entfernt die markierte Spalte
Spaltenauswahl	Blendet die Spaltenauswahl ein
Optimale Spaltenbreite	Optimiert die Spaltenbreite der markierten Spalte
Optimale Breite (alle Spalten)	Optimiert die Spaltenbreite aller Spalten
Filter bearbeiten	Über die Filterfunktionen lassen sich verschiedene Verknüpfungen anzeigen.
Suche einblenden	Mit dieser Funktion wird Ihnen ein weiteres Suchfeld eingeblendet.
Verstecke/Zeige Auto Filterzeile	Über diese Funktion können Sie die Auto Filterzeile verstecken/anzeigen lassen.

Erfassungsmaske

Im Folgenden werden die Felder der Erfassungsmaske beschrieben:

Reiter Daten

Feld	Beschreibung
Bearbeiter Posteingang	Benutzername des Erfassers
Posteingang am	Datum der Erfassung
Rechnungsdatum	Datum der Rechnung
Rechnungs Nr.	Nummer der Rechnung
Interne Rechnungs Nr.	Interne, von der Buchhaltung vergebene Nummer
Lieferanten Konto	Kontonummer des Lieferanten
Fällig am	Nettofälligkeit der Rechnung: Diese überdeckt die Standard-Zahlungskondition eines Kontos für die betreffende Buchung.
Kost 1	Handelt es sich bei der eingegebenen Konto- und/oder Gegenkontonummer um ein Konto, dem in den Stammdaten im Feld Kostenart Kost 1 zugeordnet wurde, können Sie eine maximal 8-stellige Kostenstellennummer für Kost1 eingeben.
Kost 2	Handelt es sich bei der eingegebenen Konto- und/oder Gegenkontonummer um ein Konto, dem in den Stammdaten im Feld Kostenart Kost 2 zugeordnet wurde, können Sie eine maximal 8-stellige Kostenstellennummer für Kost 2 eingeben.
Art	Rechnungsart (Eingangsrechnung oder Gutschrift)
Währung	Währungsschlüssel der Rechnung
Betrag	Rechnungsbetrag: In der Tabellenansicht werden Beträge von Rechnungen positiv und von Gutschriften negativ angezeigt.
Status	Stadien der Bearbeitung: - in Erfassung - Fachabteilung informiert - Fachabteilung freigegeben - gebucht - gebucht - Fachabteilung informiert - gebucht - Fachabteilung abgelehnt - Fachabteilung abgelehnt abgebrochen - eskaliert
Workflow	Name des Workflows
Workflow Historie	Historie des Workflows

Reiter Status

Feld	Beschreibung
Meldung Fachabteilung am	Datum der Meldung an die Fachabteilung
Freigabe Fachabteilung am	Datum der Freigabe durch die Fachabteilung
Datum letzte Änderung	Datum der letzten Änderung
BBS User letzte Änderung	Benutzername, durch den die letzte Änderung durchgeführt worden ist

Reiter Infos

Feld	Beschreibung
DokID	Dokumentenidentnummer
ArchivID	Archividentnummer
REBItemGuid	Globale eindeutige Zahl des Rechnungseingangsbuches
BuStapelGuid	Globale eindeutige Zahl des Buchungsstapels
KzGuid	Globale eindeutige Zahl der Kennziffer
WorkflowGuid	Globale eindeutige Zahl des Workflows
Heftungsname	Name der Heftung
Notiz	Zu dem Beleg erfasste Notiz

Reiter Zusatz

Mandanten Nr.	Mandantennummer
Buchungsdatum	Das Buchungsdatum bestimmt, in welche Buchungsperiode die erfassten Buchungen einlaufen, unabhängig vom Belegdatum.
Beleg Datum	Belegdatum der Buchung
Buchungsstapel	Name des verwendeten Buchungsstapels

REB-Einstellungen

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Programmmenü / Einstellungen

Funktion zur automatischen Löschung von Belegen im REB

Mit dem Aktivieren dieser Einstellung können Sie automatisch alle verbuchten Belege mit freigegebenen Workflows aus der Tabellenansicht des Rechnungseingangsbuches sowie aus den Stapeln der Belegliste löschen.

Das archivierte Dokument bleibt dauerhaft erhalten und die Legende der Freizeichner kann weiterhin jederzeit angeschaut werden. Dies ist in der Kontenblattinfo, am Dokument oder im Archiv im Webclient UniWeb möglich.

Bitte beachten Sie:

Gebuchte, aber nicht freigegebene Belege werden mit dieser Option nicht gelöscht. Diese sind - sowie alle anderen Belege - bei Bedarf manuell zu löschen.

• Workflow Historie in Buchungsnotiz übernehmen

Mit dem Aktivieren dieser Einstellung wird die komplette Workflowhistorie in die Buchungsnotiz übernommen.
Beispiel:

Soll die Workflowhistorie nicht in die Buchungsnotiz übernommen werden, so kann der Einstellung durch entfernen des Checks deaktiviert werden.

• NEU: Beleg Notiz in Buchungsnotiz übernehmen

Mit dem Aktivieren dieser Einstellung können nun auch die Belegnotizen aus SBA und dem REB in die Buchungsnotiz übernommen werden.

Beispiel:

Einstellungen Workflows abholen - Abholoptionen

Programmzweck

Mit diesen Optionen steuern Sie, für welchen Status die Workflows abgeholt werden sollen und wie diese abzulegen sind, wenn Sie den Workflow-Status im Rechnungseingangsbuch oder im Buchen mit SBA über folgende Schaltfläche aktualisieren:

Damit haben Sie nun die Möglichkeit, Workflows differenziert nach Status abzuholen bzw. getrennt abzulegen, um diese gezielt weiter bearbeiten zu können, ohne zuvor einzelne Belege z.B. bei Ablehnung auszusortieren oder an andere Anwender zu transferieren. Damit ist eine einfache Trennung von freigegebenen und abgelehnten Workflows möglich.

Bitte beachten Sie, dass immer die zuletzt gewählte Einstellung gespeichert und beibehalten wird.

Die Speicherung dieser Einstellungen erfolgt immer auf Benutzerebene und gilt sowohl für das Abholen der Workflows über das Rechnungseingangsbuch als auch für das Abholen über Buchen mit SBA.

Programaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Programmmenü / Einstellungen Workflows abholen

Abruf des Dialoges bei jedem Abholvorgang

Entscheiden Sie, ob der Dialog vor jedem Abholvorgang eingeblendet wird, um für jeden Abruf eine neue individuelle Einstellung zu treffen oder ob die von Ihnen zuletzt gewählte Einstellung (bis zu einer Änderung) für jeden Abholvorgang gelten soll.

• Ist diese Einstellung aktiviert, wird bei jedem Abholvorgang dieser Dialog eingeblendet, so dass für jeden Abruf eine individuelle Einstellung getroffen werden kann.
• Ist die Einstellung deaktiviert, werden die Workflows aufgrund der hinterlegten bzw. der zuletzt gewählten Einstellungen abgeholt.

Dialog

Abholoption 1: Standardabruf

Dies ist die Standard-Option.

Es werden wie bisher alle abholfähigen Workflows abgeholt und im aktuellen Stapel in einzelne Mappen abgelegt.

Die Mappenbezeichnung entspricht dabei der Workflowbezeichnung. Anhand der Belegliste ist nicht ersichtlich, ob Belege freigegeben wurden oder nicht.

Abholoption 2: Mappentrennung

Es werden alle abholfähigen Workflows abgeholt und in den Standardstapel getrennt nach Status in unterschiedliche Mappen abgelegt.

Die Mappenbezeichnung ist im Dialog für jeden Status zu definieren.

Abholoption 3: Stapeltrennung

Es werden alle abholfähigen Workflows abgeholt und getrennt nach Status in unterschiedliche Stapel abgelegt.

Die Stapelbezeichnung ist im Dialog für jeden Status zu definieren. Die Mappenbezeichnung entspricht dabei der Workflowbezeichnung.

Nicht vorhandene Stapel werden dabei systemseitig angelegt.

Abholoption 4: Statusabruf

Es werden alle abholfähigen Workflows mit dem selektierten Status abgeholt und im aktuellen Stapel in einzelne Mappen abgelegt.

Die Mappenbezeichnung entspricht dabei der Workflowbezeichnung.

Programmaufruf aus SBA

Diesen Dialog können Sie auch aus dem Buchen mit SBA heraus aufrufen.

SBA – Programmmenü / Verwaltung / Einstellungen Workflows abholen

Einstellungen Workflows abholen – Endablage beim Abholvorgang

Programmzweck

Mit dieser Einstellung können Sie steuern, wer welche Workflows beim Aktualisieren des Status im REB (und in SBA) abholen darf.

Damit haben Sie mit dieser Einstellung nun die Möglichkeit, Berechtigungen zum Abholen von Workflows einzurichten und zu steuern. Sie können beispielsweise das Abholen von freigegeben und abgelehnten Workflows getrennt an unterschiedliche Benutzer/Gruppen einrichten, so dass freigegebene Workflows z.B. von Mitarbeitern der Finanzbuchhaltung abgerufen und direkt (ohne Stapeltransfer) gebucht werden können und abgelehnte Workflows hingegen an eine andere Mitarbeitergruppe zur Prüfung und ggf. zum erneuten Starten eines Workflows gelangen.

BBS Attribut

Die Aktivierung dieser Funktionalität erfolgt über das BBS-Attribut im Projekt Fibu Rechnungseingangsbuch - Endablage beim Abholvorgang berücksichtigen.

Aktivieren Sie dieses Recht für alle Benutzer/Gruppen, für die diese Einschränkung gelten soll.

Ist für einen Benutzer dieses BBS-Attribut deaktiviert, so hat dieser die Berechtigung, weiterhin alle Workflows abzuholen. Im Standard ist dieses BBS-Attribut für alle Benutzer und Gruppen deaktiviert.

Bitte überprüfen Sie vor der Aktivierung dieses BBS-Attributes alle aktiven Workflows auf Ihre Endablagepunkte. Überprüfen Sie auch, dass die Benutzer der Endablagepunkte und die Benutzer der Gruppen der Endablagepunkte ADDISON Benutzer sind. Vergessen Sie dabei auch die Endablagepunkte bei Ihren Eskalationen mit Abbruch nicht.

Vorgehensweise zur Aktivierung

1. Überprüfung und ggf. Anpassung der Benutzer und Gruppen im BenutzerManager

2. Überprüfung und ggf. Anpassung der Endablagepunkte der Workflows im WorkflowManager

3. Überprüfung, der sich noch im Umlauf befindenden Workflows, so dass diese abgerufen werden können

4. Aktivierung des BBS-Attributes für die Benutzer/Gruppen in ADDISON

Benutzer und Gruppen

Die Zuordnung von Benutzern zu Gruppen wird im BenutzerManager gesteuert.

Endablagepunkte

Die Definition der Endablagepunkte wird für die Workflows im Workflow-Manager vorgenommen.

Achtung: Bei manuellem Abbruch über den Workflowmonitor ist nur der Abbrechende zum Abruf berechtigt.

Beispiel

Der Benutzer Angermann ist ausschließlich Mitglied der Gruppe Fibu. Ist das entsprechende BBS-Attribut gesetzt, so kann der Benutzer Angermann nur Workflows abholen, bei denen entweder die Gruppe Fibu oder der Benutzer Angermann als Endablagepunkt definiert sind.

Ist das BBS-Attribut nicht aktiviert, kann der Benutzer Angermann alle abgeschlossenen Workflows abholen.

Status-Hinweis im Dialog

An diesem Hinweis erkennen Sie, ob beim Abholvorgang die Endablage des jeweiligen Workflows berücksichtigt wird. Ist dies der Fall, so werden generell nur die Workflows abgeholt, für die der Benutzer Mitglied der Endablagegruppe oder als Benutzer selbst der Endablagepunkt ist.

Ablauf

Rechnungen und Gutschriften erfassen

Erfasst werden Rechnungen und Gutschriften für Lieferanten.

Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden per Scanner oder Digitalkopierer erfasst und gelangen so in einen elektronischen Briefkorb, aus dem dann die Bearbeitung erfolgt.

Bei der Kontierung der Rechnung steht das Dokument digital zur Verfügung. Es können beliebige Informationen zum Vorgang erfasst werden oder entsprechende Vorbelege wie Lieferscheine und Bestellungen mit der Rechnung digital verbunden werden.

Standardablauf

Erfassen Sie zunächst die Dokumente und ergänzen Sie ggf. den durch Dokumentenerkennung und Analyse generierten Vorschlag. Starten Sie nun mit einem Workflow das Freigabeverfahren, um abschließend das Dokument zu verbuchen.

Variante Verbuchen vor Workflow

Abweichend dazu können Sie aber auch Dokumente bereits im Buchen mit SBA verbuchen, bevor Sie diese zur Genehmigung an den Freizeichner versenden.

Bitte beachten Sie für die Anwendung dieser Variante zusätzlich die Ausführungen ab 2.7 Variante Verbuchen vor dem Starten eines Workflows.

Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Belege vor oder nach dem Genehmigungsverfahren verbuchen möchten. Auch ist die Kombination beider Varianten möglich. Optimieren Sie damit Ihren individuellen digitalen Verarbeitungsprozess von eingehenden Belegen.

Bearbeitung

Scannen

Um ein Dokument zu scannen, klicken Sie im Bereich SBA auf das Scannersymbol. Folgen Sie anschließend den Anweisungen Ihres jeweiligen Scannertools/Treibers. SBA verarbeitet Bilddateien im TIF-Format, standardmäßig schwarz/weiß mit einer Auflösung von 300 DPI. Details zu den empfohlenen Scannern und zur optimalen Einstellung des Scannertreibers entnehmen Sie bitte den jeweils aktuellen SBA Scannerempfehlungen.

Nach dem Scanvorgang startet SBA automatisch die Texterkennung (OCR) und anschließend die Dokumentenanalyse. Eine Fortschrittsanzeige dokumentiert den Prozessablauf. Die verarbeiteten Heftungen werden anschließend mit ihrem jeweiligen Status in der Belegliste angezeigt.

Besonderheiten beim Duplex-Scan:

Damit bei simultanem Scannen von Vorder- und Rückseiten (Duplex-Scan) leere Rückseiten automatisch entfernt werden, ist ggf. vorab in der SBA Verwaltung der Schwellwert des Leerseitenfilters zu setzen und zu aktivieren.

Die Erfassungsmaske des Rechnungseingangsbuches ist mit den ausgelesenen Daten der ersten Heftung vorbelegt.

Dokument hinzuladen

Alternativ können Sie über das Symbol Dokument hinzuladen bereits digitalisierte Belegbilder in den Formaten TIF oder PDF importieren. Da die automatisierte Belegverarbeitung zwingend das TIF-Format erfordert, erfolgt beim Import von PDFs eine Formatkonvertierung von PDF nach TIF, die unter Umständen eine Minderung der Bildqualität mit sich führt. Es empfiehlt sich daher, sofern möglich, die Belege direkt im TIF-Format zu scannen.

Nach dem Importvorgang startet SBA automatisch die Texterkennung (OCR) und anschließend die Dokumentenanalyse. Eine Fortschrittsanzeige dokumentiert den Prozessablauf. Die verarbeiteten Heftungen werden anschließend mit ihrem jeweiligen Status in der Belegliste angezeigt. Die Erfassungsmaske des Rechnungseingangsbuches ist mit den ausgelesenen Daten der ersten Heftung vorbelegt.

JobServer

Der JobServer ist ein separat erhältliches Workflowsystem, mit dem einzelne Prozessschritte wie OCR und Analyse aus dem SBA-Client herausgelöst, mit zusätzlichen Optionen zur Scannerintegration bzw. Mandantenanbindung kombiniert und um Verteilungs- und Benachrichtigungsfunktionen ergänzt werden können. Nähere Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Systempartner.

Mappen, die über den JobServer transportiert wurden, erhalten ein blaues Symbol .

Kontrolle und Korrektur

Nach dem Scannen bzw. Einladen neuer Belege führt SBA automatisch die Dokumentenerkennung und Analyse durch. Die so generierten Vorschläge sind anschließend vom fachkundigen Sachbearbeiter zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren bzw. zu ergänzen.

SBA zeigt Ihnen nach der Analyse die erste zu bearbeitende Heftungsseite an und belegt die Erfassungsmaske des Rechnungsbuches mit den zugehörigen Daten vor.

Bei der Kontrolle eines Belegs überprüfen Sie zunächst in der Belegliste den Heftungsvorschlag, d.h. Sie prüfen, ob alle in der Heftung enthaltenen Dokumentenseiten zur Rechnung gehören bzw. ob Seiten in der Heftung fehlen.

Sie können diesen Vorschlag später jederzeit ergänzen. Wechseln Sie dazu neben der Belegliste in die Registerkarte Einstellungen und anschließend in Verwaltung. Achten Sie darauf, dass der richtige Lieferant ausgewählt ist. Den künftigen Kontierungsvorschlag können Sie in der Registerkarte Allgemein durch Eingabe von Werten in die Felder SL (Steuerschlüssel), G.Konto (Sachkonto), sowie Kost1 und Kost2 konkretisieren. Speichern Sie Ihre Eingaben abschließend über die Schaltfläche .

Ergänzung und Pflege

Wenn im Rahmen der Eingangsrechnungsanalyse das zugehörige Lieferantenkonto nicht identifiziert werden konnte, so kann dies mehrere Ursachen haben. SBA identifiziert den Lieferanten durch einen Abgleich der via OCR ausgelesenen Textinhalte mit den im Rechnungswesen hinterlegten Stammdaten. Eindeutige Identifikationsmerkmale sind dabei z.B. die Umsatzsteuer-Identnummer des Rechnungsabsenders, eine IBAN im Bereich der Bankverbindungen, eine E-Mailadresse aber auch zusammengesetzte Kriterien wie Kontonummer + Bankleitzahl, vollständige Adresse etc.

Je vollständiger die Stammdaten im Rechnungswesen gepflegt wurden, umso größer ist die Trefferquote bei der Lieferantenidentifikation.

Sollte SBA kein Konto vorschlagen, kann es daran liegen, dass der Lieferant zwar im Kontenplan enthalten ist, aber nicht ausreichend Vergleichswerte vorliegen. In diesem Fall reicht es in der Regel aus, die USt-ID des Lieferanten in den Stammdaten zu ergänzen.

Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Produktdokumentation Buchen mit SBA.

Erfassung weiterer Daten im Rechnungseingangsbuch

Im Bereich der Erfassungsmaske des Rechnungseingangsbuches haben Sie die Möglichkeit, weitere Daten und Informationen zu erfassen, solange der Beleg noch nicht verbucht wurde.

Dokument erfassen, archivieren und Workflow starten

Haben Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Daten vervollständigt, starten Sie über die Schaltfläche oder durch Drücken der Tastenkombination Strg + W die Übernahme in das Rechnungseingangsbuch, die Archivierung sowie die Workflowauswahl.

Die Rechnung wird anschließend direkt an den ausgewählten Freizeichner versendet.

Jeder berechtigte Freizeichner kann sich nun im Webclient UniWeb einloggen und dort alle ihm zugeordneten Rechnungen bearbeiten.

Werden in der Buchungsliste mehrere Dokumente markiert (Multiselektion wie im Explorer), können alle Dokumente in einem Vorgang an den ausgewählten Workflow versandt werden.

Ausnahme: hat ein Lieferant einen fest zu geordnetem Workflow, dann wird nicht der ausgewählte, sondern der zugeordnete aus den Stammdaten verwendet.

Rechnungseingänge verbuchen

Nach der Freigabe der Rechnungseingänge durch die Fachabteilung im Webclient UniWeb kann der Workflow-Status im Buchen im Bereich SBA über die Schaltfläche aktualisiert werden. Von hier aus können Sie die Daten weiterbearbeiten und die Rechnung verbuchen.

Alternativ kann der Workflow-Status im Rechnungseingangsbuch ebenfalls über die Schaltfläche (Aktualisierung Workflow-Status) aktualisiert werden. Die Erstellung einer Buchung aus dem Rechnungseingangsbuch ist dabei nicht möglich.

Status des Dokuments

Entsprechend dem Bearbeitungsstand erhält jedes Dokument einen Status. Nachfolgend werden diese einzeln erläutert:

• Status in ErfassungBefindet sich das Dokument in Erfassung, erhält es den gleichnamigen Status „in Erfassung”.

• Status Fachabteilung informiertWird der ausgewählte Workflow eines noch nicht gebuchten Dokumentes bestätigt, erhält das Dokument den Status „Fachabteilung informiert”.

• Status gebucht - Fachabteilung informiertWird der ausgewählte Workflow eines gebuchten Dokumentes bestätigt, erhält das Dokument den Status „gebucht - Fachabteilung informiert”.

• Freigabe oder AblehnungNach erfolgreicher Freigabe oder auch Ablehnung durch den Freizeichner im UniWeb werden die Eingangsrechnungen wieder zurück übertragen. Von dort aus kann die Buchhaltung - insofern noch nicht geschehen - die Buchungssätze über SBA automatisiert erstellen.

• Status Fachabteilung freigegebenNach Genehmigung durch den Freizeichner erhält ein noch nicht gebuchtes Dokument den Status „Fachabteilung Freigegeben”.

• Status Fachabteilung abgelehntNach Ablehnung durch den Freizeichner erhält ein noch nicht gebuchtes Dokument den Status „Fachabteilung abgelehnt”. Für Dokumente mit diesem Status kann erneut ein neues Genehmigungsverfahren durch Bestätigen eines Workflows gestartet werden.

• Status gebucht - Fachabteilung abgelehntNach Ablehnung durch den Freizeichner erhält ein gebuchtes Dokument den Status „gebucht - Fachabteilung abgelehnt”. Für Dokumente mit diesem Status kann erneut ein neues Genehmigungsverfahren durch Bestätigen eines Workflows gestartet werden.

• Status abgebrochen - eskaliertWird ein Workflow durch das Eskalationsmanagement oder manuell abgebrochen, erhält das Dokument den Status „abgebrochen - eskaliert”. Ebenfalls erhalten Workflows, die aufgrund eines Fehlers (technischer oder logischer Fehler) auch diesen Status. Für Dokumente mit diesem Status kann erneut ein neues Genehmigungsverfahren durch Bestätigen eines Workflows gestartet werden.

• Status gebuchtAlle Belege, die durch den Freizeichner freigegeben und die in SBA bereits verbucht worden sind, erhalten – unabhängig von der Abfolge – den Status „gebucht”.

Das archivierte Dokument bleibt dauerhaft erhalten und die Legende der Freizeichner kann jederzeit angeschaut werden. Dies ist einerseits im Eintrag des Rechnungseingangsbuches, in der Kontenblattinfo als auch am Dokument möglich.

Variante Verbuchen vor dem Starten eines Workflows

Abweichend vom Standardablauf können Belege auch bereits verbucht werden, bevor diese mit einem Workflow zur Genehmigung an den Freizeichner versendet werden.

Ablauf

1. Scannen oder laden Sie die Belege in SBA (oder REB)

2. Verbuchen Sie die Belege im Buchen mit SBA.

3. Starten Sie mit einem Workflow das Genehmigungsverfahren im REB oder im Buchen mit SBA (Genehmigungsworkflow ausreichend).

4. Aktualisieren Sie den Workflowstatus nach der Freigabe (oder Ablehnung) im REB oder im Buchen mit SBA. Ausführliche Erläuterung der einzelnen Schritte finden Sie im vorherigen Abschnitt.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise, insofern Sie die neue Vorgehensweise implementieren möchten.

Lieferant im Kontofeld

Achten Sie bei der Verbuchung darauf, den Lieferanten im Kontofeld zu erfassen.

Automatische Löschfunktion in SBA

Bitte überprüfen Sie im Buchen mit SBA Ihre Einstellungen zur automatischen Löschfunktion.

Möchten Sie, dass die gebuchten Belege automatisch aus der Belegliste gelöscht werden, so ist die Option Löschen aller gebuchten und freigegebenen Belege zu aktivieren.

Aktivieren Sie dagegen bei dieser Vorgehensweise die Option "Löschen aller gebuchten Belege aus der Belegliste" werden diese direkt nachdem Verbuchen beim Verlassen von SBA gelöscht und Ihnen folglich nicht mehr in der Belegliste innerhalb des Rechnungseingangsbuches angezeigt! Damit ist das Starten eines Workflows für diese Belege aus dem REB nicht mehr möglich! Gebuchte, aber nicht freigegebene Belege werden mit dieser Option nicht gelöscht. Diese sind - bei Bedarf - manuell zu löschen.

Keine Änderung gebuchter Belege im REB

Sobald ein Beleg verbucht wurde, können die Daten im Rechnungseingangsbuch nicht mehr verändert werden.

Hierunter fallen alle Belege mit einem der folgenden Workflowstatus:

• in Erfassung (nur bei bereits gebuchten Belegen)

• gebucht – Fachabteilung informiert

• gebucht – Fachabteilung abgelehnt

• gebucht

Änderungen der Buchung im Buchen mit SBA werden im Rechnungseingangsbuch übernommen. Bitte beachten Sie dabei die geltenden GoBD.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise in Verbindung mit dieser Variante:

• Workflowhistorie Da bei der Verbuchung in diesem Fall noch keine Workflowhistorie vorhanden ist, wird diese auch nicht in der Buchungsnotiz festgehalten. Die Workflowhistorie ist aber jederzeit in der Kontenblattinfo, am Dokument oder im Archiv im Webclient UniWeb aufrufbar.

• Bezahlt-Stempel-FunktionFür Eingangsrechnungen, die vor dem Starten eines Workflows verbucht werden, ist die Bezahlt-Stempel-Funktion nicht zu verwenden!

Starten von Workflows aus dem Buchen mit SBA

Sie können für bereits gebuchte Belege den Workflow auch aus dem Buchen mit SBA heraus starten, ohne in das Rechnungseingangsbuch wechseln zu müssen. Voraussetzung dafür ist, dass der Beleg noch in der Belegliste vorhanden ist.

Ihnen stehen dafür zwei Varianten zur Verfügung: Mit der ersten Variante erscheint der Dialog zur Auswahl des Workflows immer nach jeder Verbuchung eines Beleges im Buchen mit SBA. Mit der zweiten Variante wird der Dialog zur Auswahl des Workflows manuell bei Bedarf aufgerufen.

Bitte beachten Sie bei beiden Varianten folgendes: Ist bei einem Lieferanten ein fester Workflow hinterlegt, dann wird der Freigabeprozess bei beiden Varianten automatisch mit dem hinterlegten Workflow gestartet. Es erscheint kein Dialog zur Auswahl des Workflows. Bitte beachten Sie, dass dieser Start des Workflows nicht mehr abgebrochen werden kann. Es kann nur noch - insofern aktiviert - eine Anmerkung erfasst werden.

Automatischer Dialog zum Starten eines Workflows bei Verbuchung von kreditorischen Belegen

Sie aktivieren diese Funktionalität unter Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Grunddaten / Erweiterte Einstellungen / Buchen / REB Workflow im Buchen starten.

Mit Aktivierung dieser Option wird automatisch nach jeder Verbuchung eines kreditorischen Beleges (Kreditor im Kontofeld) im Buchen mit SBA der Dialog zur Auswahl des Workflows angezeigt.

Sie können dann direkt den entsprechenden Workflow auswählen und den Freigabeprozess über die Schaltfläche OK starten.

Mit der Schaltfläche Abbrechen verbleibt der Beleg in der Belegliste und kann zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf versendet werden.

Manuelles Starten der Workflows für verbuchte Belege

Alternativ können Workflows manuell über das Kontextmenü REB Workflow starten … oder mit der Tastenkombination Strg+W für bereits verbuchte Belege (kreditorische und debitorische) gestartet werden. Bitte beachten Sie, auch hier ist ein Starten des Freigabeprozesses nur dann möglich, wenn der Beleg noch in der Belegliste vorhanden ist.

Klicken Sie auf eine Buchung, öffnen Sie das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag REB Workflow starten … oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+W. Anschließend öffnet sich der Dialog zur Auswahl des Workflows.

Automatische Zahlsperre für Eingangsrechnungen mit Workflow-Start

Verbuchen Sie die Belege zuerst und starten Sie erst anschließend den Freigabeprozess, dann kann für diese Belege automatisch eine Zahlsperre gesetzt werden. Die Zahlsperre wird nur dann gesetzt werden, wenn auch ein Workflow gestartet wird. Aktivieren Sie dafür im Rechnungseingangsbuch im Programmmenü unter Einstellungen REB die Option Automatische Zahlsperre für ER-bei Workflow-Start nach Buchen.

Kehren diese Belege nach dem Freigabeprozess über das REB genehmigt zurück, wird automatisch die Zahlsperre aufgehoben und die Belege können bezahlt werden.

Hinweis: Diese Einstellung ist unabhängig von der globalen Option Automatische OP-Sperre für ER unter Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Grunddaten /Erweiterte Einstellung / Buchen, bei der die Zahlsperre für jede verbuchte Eingangsrechnung gesetzt wird.