Rechnungsprüfung

Rechnungsprüfung

Ist die SBA Rechnungsprüfung bei Analyse aktiviert, erfolgt eine automatisierte Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG. Die Rechnungen werden dabei hinsichtlich formeller Fehler überprüft, die das Recht zum Vorsteuerabzug gefährden könnten. Sonderfälle wie EU-Geschäfte oder eine Prüfung im Sinne des § 13b UStG können lieferantenabhängig erzwungen werden, d.h. hierbei erfolgt eine Zuordnung der jeweiligen Prüfvariante zum Lieferantenkonto

Die Ergebnisse werden neben der Belegliste in der Registerkarte Einstellungen / RP (Rechnungsprüfung) angezeigt.

Es werden folgende Prüfungsarten durchgeführt:

• Standardprüfung,
• Kleinbetragsrechnung (gemilderte formelle Anforderungen),
• §13b UStG (Sonderprüfung bei Bauleistungen),
• EU-Lieferant (Sonderprüfung bei innergemeinschaftlichem Erwerb).

Die Rechnungsprüfung kann auf zwei Arten aktiviert werden:

• Bei Analyse, wenn die Rechnungsprüfung automatisch nach der Dokumentenanalyse erfolgen soll. Bei Eingabe, wenn Sie die Prüfung separat in der Registerkarte RP durchführen wollen. Klicken Sie dazu bei der jeweils markierten Rechnung auf die Schaltfläche Prüfen. Damit die automatisierte Prüfung hinreichend sichere Ergebnisse erzielt, sollten die Stammdaten des aktiven Mandanten hinsichtlich Steuernummer, USt-ID und Adresse vollständig hinterlegt sein.
• Grundsätzlich erfolgt eine Standardprüfung nach § 14 UStG, die im Falle einer Kleinbetragsrechnung gemildert wird. Sollten Belege einzelner Lieferanten aufgrund von EU-Lieferungen oder Anwendung des § 13b UStG eine Sonderprüfung erfordern, so können Sie das passende Prüfverfahren über das Drop-Down-Menü anwählen und die Prüfung über die Schaltfläche Prüfen durchführen.

Wenn ein Lieferant grundsätzlich einer Sonderprüfung unterliegen soll, treffen Sie eine permanente Zuordnung des Prüfverfahrens, indem Sie in die Registerkarte Verwaltung den jeweiligen Lieferanten auswählen und anschließend in die Registerkarte RP wechseln. Durch Aktivierung von Prüfung nach § 13b UStG oder EU-Lieferant erzwingen Sie künftig die Sonderprüfung.

In dieser Registerkarte können Sie zusätzlich eine vom Mandantenstamm in Ausgang | Rechnungsvariante 1 | Adresse abweichende Rechnungsadresse hinterlegen (wirkt auf den Prüfpunkt 2.a) Name und Anschrift des Leistungsempfängers).

Das Feld Rechnungsnummer-Muster wird automatisch durch die Freiform-Analyse gefüllt, die Eingabe einer ggf. abweichenden Struktur hat Auswirkungen auf Prüfpunkt 5. Rechnungsnummer. Der Prüfpunkt 4.b) Rechnungsdatum außerhalb der Buchungsperiode informiert Sie über eine ggf. sinnvolle Verschiebung des Belegs in einen alternativen Stapel (bspw. per Drag&Drop aus der Belegliste in einen Stapel Folgemonat, um diese Buchungen separat in einen anderen Buchungsvorlauf des Rechnungswesens zu übergeben). Die Prüfung hängt dabei von der im Rechnungswesen eingestellten Buchungsperiode beim Aufruf von SBA ab.

Grundsätzlich sind die in der Registerkarte RP angezeigten Ergebnisse der belegbezogenen Konformitätsprüfung als Hinweise zu verstehen. Nicht alle Positionen werden automatisiert geprüft, können aber ggf. manuell aktiviert werden, wie bspw. 2.b) als Privatrechnung gebucht oder 6.a) Menge/Art/Umfang der Leistung fehlt. Sie können individuelle Hinweise über das Feld Anmerkung hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, werden die Ergebnisse sowie die hinzugefügten Anmerkungen gespeichert.