Register der Optionen

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Register Allgemein

Kategorie: Globale Optionen

Ausgeschiedene Mandanten anzeigen (nur AKTE) Legt fest, ob alle Mandanten (auch bereits ausgeschiedene Mandanten) im Mandantenbrowser angezeigt werden. Sollen nur zurzeit aktive Mandanten angezeigt werden, so ist die Option auf Nein zu setzen.

Bezeichnungsformat für PDF-Dokumente Hier wird der Name für PDF-Dokumente festgelegt, welche mit den Funktionen "Senden an | PDF-Dokument", "Senden an | Auswertung Online" oder "Senden an | Portalnachricht" erstellt wurden.

Für den PDF-Dokumentnamen stehen Ihnen folgende Platzhalter zur Verfügung:

Platzhalter	Bedeutung
	Bezeichnung des Dokuments der Akte
	Jahr (vierstellig)
	Jahr (zweistellig)
	Monat
Tag
	Stunde
	Minute
	Sekunde
	Nummer des Mandanten/Kanzlei/Mitarbeiters
	Kurzname des Mandanten/Kanzlei/Mitarbeiters
	Kurzname des verknüpften Portallogins (Wird nur bei Mandanten mit verknüpften Portallogin ausgewertet)
	Auswertungszeitraum von
	Auswertungszeitraum bis

Standardwert: PDF-Dokument .. Uhr Min

Mandanten (Firma) löschen Mit dieser Option legen Sie fest, ob die Datenbankinhalte und Dateien im Bewegungsdatenverzeichnis der Mandanten, die Sie aus dem Papierkorb entfernen, lediglich zum Löschen markiert oder physisch gelöscht werden. In AKTE können Sie zusätzlich wählen, ob beim endgültigen Löschen die Daten der Kanzleiorganisation erhalten bleiben oder nicht.
Menüpunkt „Abmelden“ deaktivieren (nur AKTE) Wenn Sie diese Option auf Ja setzen, wird der Menüpunkt Datei-Abmelden ausgegraut und Ihre Mitarbeiter können sich nicht mehr vom Programm abmelden.

Office- und externe Dokumente beim Anlegen kopieren Mit dieser Option stellen Sie ein, ob Office-Dokumente und externe Dokumente beim Drag&Drop in der Akte/Ordnerstruktur kopiert werden (Standard) oder ob eine Verknüpfung auf die Original-Datei erstellt wird. Mit externen Dokumenten sind alle Dokumente gemeint, die Sie aus dem Windows-Explorer in die Akte/Ordnerstruktur ziehen können und die keine MS Office-Dateien sind, z.B. pdf-Dateien.

Um eine Änderung ausschließlich durch befugte Mitarbeiter sicherzustellen, ist die Option nur bei Aufruf des Optionendialogs in der Zentralakte/den Zentralenstammdaten änderbar.

Die Einstellung gilt firmen-/kanzleiübergreifend. Sollen einzelne Dokumente hiervon abweichend in der Akte/Ordnerstruktur angelegt werden, so sind diese mit der rechten Maustaste aus dem Windows-Explorer in die Akte/Ordnerstruktur zu ziehen. Im daraufhin erscheinenden Kontextmenü kann angegeben werden, ob eine Kopie oder eine Verknüpfung angelegt werden soll.

Wenn Sie z.B. eine Verknüpfung auf eine Word-Datei anlegen, dann bleibt die eigentliche Word-Datei an ihrem ursprünglichen Speicherort. Sie erhält auch kein Passwort. Für den Schutz verknüpfter Dokumente und der darin evtl. enthaltenen API-Variablen sind Sie selbst verantwortlich.

Sie können in mehrere Verknüpfungen auf dieselbe Datei anlegen.

Löschen Sie die Verknüpfung in der Akte/Ordnerstruktur, dann bleibt die Word-Datei erhalten und wird nicht gelöscht.

Beim Anlegen eines Office- oder externen Dokuments über den Dokumentvorlagendialog wird unabhängig von der globalen Option immer eine Kopie erstellt.

PDF-Dokument beim Ablegen in der Akte/Ordnerstruktur verschlüsseln PDF-Dokumente, die über "Senden an PDF" bzw. Drag&Drop abgelegt werden, werden verschlüsselt, wenn diese Option gesetzt ist.

Beim Öffnen dieser Dateien erfolgt ein vorheriges Entschlüsseln, wobei die entschlüsselte Datei temporär in ein benutzerspezifisches Verzeichnis gespeichert wird.

PDF-Hilfe anstatt webbasierter Hilfe verwenden Anstatt des webbasierten Hilfeaufrufs über den Internet-Browser werden die Hilfe-Dokumente im PDF Format angezeigt.

Hinweis: Falls die Bewegungsdaten/NG-Komponenten auf einem 32-bit System installiert sind, wird grundsätzlich die PDF-Hilfe verwendet. In diesem Fall hat die Einstellung keine Auswirkung.

Kategorie: Schriftverkehr

Ablageort für Einzelbriefe (Nur AKTE) Hier wird der Ablageort für die Einzelbriefe (Standardanschreiben) aus dem Post-/Fristenbuch und der Bescheidprüfung festgelegt.

Das Sachgebiet und das Jahr wird aus dem Postbucheintrag bzw. der Bescheidprüfung ermittelt.

Aktualisierung externer Datenbereiche in MS Excel Werden in MS Excel externe Datenbereiche verwendet (z.B. API-Auswertungen), wird programmseitig standardmäßig die Option Zellen für neue Daten einfügen gesetzt (=Ja). Soll dies nicht automatisch eingestellt werden, so ist die Option auf Nein zu setzen.

Bezeichnungs-Format für Briefe Hier wird festgelegt, wie ein in der Akte angelegter Brief bezeichnet werden soll.

Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung:

Platzhalter	Bedeutung
	Bezeichnung der Dokumentvorlage
	Betreff entsprechend den Dokumenteigenschaften des Briefs
	Jahr (vierstellig)
	Jahr (zweistellig)
	Monat
Tag
	Stunde
	Minute
	Sekunde

Der Standardwert lautet: --

Sollen bestimmte Briefe hiervon abweichend bezeichnet werden, dann können Sie dies in den Eigenschaften der Dokumentvorlage festlegen.

Hinweis: Enthält das Format den Platzhalter für den Betreff, dann ändert sich der Dokumentname im Aktenmanager jedes Mal, wenn Sie den Betreff in den Dokumenteigenschaften ändern.

MS Word im Speicher halten Ist diese Option aktiv (Standard), wird Microsoft Word nach dem Schließen eines Schriftverkehrs-Dokuments im Arbeitsspeicher gehalten, so dass der Start des folgenden Schriftverkehrs-Dokuments wesentlich schneller erfolgen kann.

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie regelmäßig mit Schriftverkehrs-Dokumenten arbeiten.

Rechtschreibprüfung in MS Word deaktivieren Standardmäßig wird die Rechtschreibprüfung in MS Word ausgeschaltet, weil es beim Öffnen von Dokumenten mit fremdsprachigen Texten aufgrund der Überforderung der Rechtschreibprüfung zum Absturz von MS Word kommen kann. Um das zu verhindern, ist die Option standardmäßig aktiv, so dass beim Öffnen von Word-Dokumenten keine Rechtschreibprüfung stattfindet.

Wenn Sie nicht mit fremdsprachigen Texten arbeiten oder die Rechtschreibprüfung temporär wieder einschalten möchten, deaktivieren Sie diese Option.

Verzeichnis für Standardanschreiben (Nur AKTE) Tragen Sie hier den kompletten Pfad für das Vorlagenverzeichnis der Standardanschreiben ein.

Kategorie Sonstiges (Nur in AKTE verfügbar)

Aktenmanager ausblenden Hiermit bestimmen Sie die Darstellung des Aktenmanagers:

Ist die Option deaktiviert, ist der Aktenmanager ständig sichtbar und kann in der Breite beliebig verändert werden, indem Sie die Teilungslinie anklicken und bei gedrückter Maustaste verschieben.

Wird die Option aktiviert, ist der Aktenmanager "versteckt", d.h. er ist lediglich in Form eines weißen vertikalen Balkens am linken Rand sichtbar und klappt nur auf, wenn Sie den Mauszeiger auf diesen Balken bewegen.

Datum und Uhrzeit in der Statuszeile anzeigen Hiermit können Sie bestimmen, ob das aktuelle Tagesdatum sowie die Uhrzeit (entsprechend den Systemeinstellungen Ihres Computers) in der Statuszeile unten rechts angezeigt werden sollen.

Dokument beim Einzeldruck öffnen Legt fest, ob das im Aktenmanager markierte Dokument beim Einzeldruck bzw. der Seitenansicht automatisch geöffnet werden soll. Die Standardeinstellung ist Nein.

Diese Option wird benutzerbezogen gespeichert.

Druckereinstellungen beibehalten Wenn Sie ein Dokument über den Menübefehl Datei | Drucken ausdrucken, können Sie im Druckerdialog einen anderen Drucker auswählen.

Mit der Option Druckereinstellungen beibehalten legen Sie fest, ob dieser Drucker während der Laufzeit des Programms weiter verwendet werden soll.

• Ist die Option aktiviert, werden alle folgenden Druckaufträge ebenfalls auf dem abweichenden Drucker ausgegeben.
• Ist die Option deaktiviert, wird bei jedem Druckauftrag der in Windows definierte Standarddrucker verwendet.

Hinweis: Die Option bezieht sich ausschließlich auf den Druckernamen. Ob weitere Einstellungen, wie z.B. Anzahl Seiten, Seitenränder, Duplexdruck usw., beibehalten werden, hängt vom zu druckenden Dokument ab.

Zuletzt geöffnete Akten/Dokumente Mit diesen Optionen bestimmen Sie, ob eine Liste der zuletzt geöffneten Dokumente bzw. Akten angezeigt werden soll und legen fest, wieviel Einträge jeweils anzuzeigen sind (maximal sind 9 Einträge möglich).

Liste zuletzt geöffneter Akten

Die zuletzt geöffneten Akten werden im Menü Akte am Ende des Menüs angezeigt.

Über diesen Eintrag kann die jeweilige Akte direkt wieder in den Vordergrund geholt bzw. geöffnet werden.

Liste zuletzt geöffneter Dokumente Die zuletzt geöffneten Dokumente werden im Menü Datei unterhalb des Menüpunkts Anzeige aktualisieren angezeigt.

Über diesen Eintrag kann das entsprechende Dokument direkt wieder aufgerufen werden.

Öffnen einer Akte schließt aktuelle Akte Im Falle Ja (Standardeinstellung) wird beim Öffnen einer Akte die zuvor geöffnete geschlossen, so dass nur eine Akte geöffnet ist.

Diese Option wird benutzerbezogen gespeichert.

Register Lokale Anwendung (nur in SBS Rewe neo verfügbar)

Programmoberfläche

Farbschema Als Farbschema der Programmoberfläche kann Silber, Schwarz oder Blau ausgewählt werden.

Die Einstellung kann pro Windowsbenutzer und Arbeitsplatz festgelegt werden.

Protokollierung

Die Protokollierung dient der Fehleranalyse und der Unterstützung des Supports, sofern es zu Unregelmäßigkeiten im Betrieb von SBS Rewe neo® kommt.

Pfad der Protokolldatei Hier können Sie für Ausnahmefälle einen abweichenden Pfad für die Erstellung der Protokolldatei von SBS Rewe neo® hinterlegen. Dies bezieht sich auf das Anwendungsprotokoll der lokalen Anwendung. Wir empfehlen die Grundeinstellung %temp% beizubehalten.

Die Option kann pro Windows-Benutzer und Arbeitsplatz festgelegt werden.

Protokolldatei Hier können Sie für Ausnahmefälle einen abweichenden Dateinamen für die Protokolldatei hinterlegen. Dieser bezieht sich auf das Anwendungsprotokoll der lokalen Anwendung. Wir empfehlen die Grundeinstellung (SBSClientTrace.log) beizubehalten.

Die Option kann pro Windows-Benutzer und Arbeitsplatz festgelegt werden.

Schweregrad Hier können Sie festlegen, ab welchem Schweregrad protokolliert wird. Die Einstellung gilt für das Anwendungsprotokoll der lokalen Anwendung (Client). Die Protokollierung auf dem Anwendungsserver können Sie über die Anwendungsserver-Verwaltung einstellen.

Die Option kann pro Windows-Benutzer und Arbeitsplatz festgelegt werden.

Register Kanzleiorganisation (nur in AKTE verfügbar)

Hinweis: Alle Angaben auf dieser Registerkarte außer der Einstellung Schnellbearbeitung anzeigen können Sie nur ändern, wenn Sie den Optionen-Dialog aus der Zentralakte oder einer Kanzleiakte heraus aufrufen und wenn Sie das Änderungsrecht auf das Sachgebiet Stammdaten besitzen.

Kategorie: ADDISON Direkt

Auftrag erstellen für Weiterberechnung der ADDISON Direkt-Apps an Mandanten Legt fest, ob ein Auftrag für die Weiterberechnung der ADDISON Direkt-Apps an den Mandanten automatisch erstellt werden soll.

Hinweis: Diese Option hat gegenwärtig noch keine Funktion.

Ermittelte Kosten aus ADDISON Direkt verwenden Legt fest, ob die ermittelten Kosten aus ADDISON Direkt berechnet werden. Sollen die manuell erfassten Beträge aus der Auftragskarte verwendet werden, ist diese Option auf Nein zu setzen.

Hinweis: Diese Option hat gegenwärtig noch keine Funktion.

Kategorie Auftragskarte

Anzahl Tage vor der geplanten Fertigstellung Erfassen Sie hier die Anzahl der Tage, wann die Erinnerung vor der geplanten Fertigstellung des Auftrags erfolgen soll.

(Siehe auch Erinnerung für geplante Fertigstellung)

Erinnerung für geplante Fertigstellung Über das Datum der geplanten Fertigstellung in der Auftragskarte wird eine Erinnerung für den Mitarbeiter erzeugt.

(Siehe auch Anzahl Tage vor der geplanten Fertigstellung)

Leistungsdatum automatisch in die Auftragskarte einsteuern Mit dieser Option wird das Leistungsdatum beim Öffnen der Auftragskarte automatisch in den Auftragstext eingesteuert. Wurde der Auftrag fakturiert, findet keine weitere Aktualisierung statt.

Schnellbearbeitung anzeigen Die Einstellung, ob das Register Schnellbearbeitung in der Auftragskarte angezeigt werden soll, können Sie hier vornehmen. Diese Einstellung wird benutzerdefiniert gespeichert.

Kategorie: Debitorensollstellung

Buchung nach Auswahl, ob eine Rechnung in den Monat des Rechnungsdatums oder in den Monat der zuletzt erfassten Leistung gebucht werden soll. Ist bei der Auswahl nach Leistungsdatum keine Leistung erfasst, so wird das Rechnungsdatum genommen.

Voreinstellung Hinterlegen Sie hier die Voreinstellung für die Debitorensollstellung der Kanzlei. Sie haben die Auswahlmöglichkeiten:

• keine Debitorensollstellung,
• einzeln bei Fakturierung und
• Stapel aus Rechnungsausgangsbuch

Zusammengefasst pro Rechnung Mit der Option Zusammengefasst pro Rechnung legen Sie fest, ob Hauptaufträge mit identischen Konteninformationen (Konto für steuerbare Umsätze) bei der Debitorensollstellung zu einer Buchung zusammengefasst werden sollen.

Detailliertere Information erhalten Sie in der Detailhilfe zur Debitorensollstellung.

Kategorie: DocuWare

Externe Dokumente im Originalformat ablegen Bei Auswahl von Ja werden externe Dokumente im Originalformat im DocuWare-Archiv abgelegt.

Sie werden also nicht wie die anderen Dokumente an den PDF-Drucker gesendet, um im PDF-Format abgelegt zu werden.

Für Office-Dokumente wird dabei, falls notwendig, das Kennwort entfernt.

Sachbearbeiter bei Archivierung Mit dieser Option wird festgelegt, welcher Wert als Sachbearbeiter beim Senden an Archiv verwendet wird.

Es stehen folgende Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Letzter Bearbeiter des Dokuments
• Angemeldeter Mitarbeiter/Benutzer
• Zuständiger Mitarbeiter der Akte/des Mandanten

Kategorie: Leistungserfassung

Leistungserfassung Hiermit können Sie die Voreinstellung für das Verfahren bei der Erfassung von Leistungen zu Aufträgen definieren.

Es stehen die folgenden Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• manuell
• halbautomatisch
• Stoppuhren

Die Einstellungen können im Mitarbeiterstammblatt auch für einzelne Mitarbeiter geändert werden.

Detailliertere Informationen finden Sie unter folgenden Stichpunkten der Hilfe zur Kanzleiorganisation:

• Leistungserfassung (Allgemeine Erläuterungen zur Leistungserfassung)
• Halbautomatische Leistungserfassung (Erläuterungen zur halbautomatischen Leistungserfassung und zur spezifischen Schlüsselung für einzelne Mitarbeiter)
• Leistungserfassung über Stoppuhren

Leistungserfassung auf fakturierte Aufträge Sie legen hiermit fest, ob eine Erfassung von Leistungen auf bereits fakturierte Aufträge möglich ist.

Hinweis: Wenn Sie diese Option deaktivieren, können Leistungen weder auf fakturierte Aufträge erfasst werden, noch können Leistungen auf fakturierte Aufträge umgebucht werden.

Verwaltungsanteil Zusätzlich zu buchender Leistungs-Zeitanteil in %, der durch allgemeine Verwaltungsarbeiten verursacht wird. Dieser wird automatisch gebucht, wenn Verwaltungsmitarbeiter und Verwaltungsanteil angegeben sind.

Verwaltungsmitarbeiter Hier wählen Sie den Mitarbeiter aus, auf den die zusätzlichen Verwaltungsleistungen (vgl. Verwaltungsanteil) gebucht werden.

Kategorie: Nachkommastellen

Anzahl bei Zeitgebühr Hier legen Sie fest, ob in der Gebührenrechnung die Stundensätze mit 2, 3 oder 4 Nachkommastellen ausgegeben werden.

Bei Gegenstandswerten An dieser Stelle bestimmen Sie, ob die Werte der Gegenstandswerte im Auftragswesen

mit oder ohne Nachkommastellen angegeben werden.

Kategorie: Planung

Aufträge nach Fakturierung automatisch abschließen Hiermit legen Sie fest, ob die Aufträge nach der Fakturierung automatisch abgeschlossen werden (Arbeitszustand = Fertig).

Planung für Hiermit legen Sie fest, mit welcher Darstellung die Planung standardmäßig geöffnet werden soll.

Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Auftragsgruppen
• Auftragsarten
• Aufträge

Kategorie: Sonstiges

Abrechnungszustand bei Serienaufträgen vortragen Standardmäßig wird der Abrechnungszustand bei Serienaufträgen fortgeschrieben. Soll bei der Neuanlage einer Serie der Abrechnungszustand nicht fortgeschrieben werden, stellen Sie hier Nein ein.

Abzug der Vorschüsse Dies ist eine zentrale Einstellung, die festlegt, wie die Vorschüsse auf der Rechnung dargestellt werden können. Der Vorschuss-Abzug kann als Netto- oder Brutto-Abzug auf der Rechnung dargestellt werden. Diese Einstellung gilt für alle Rechnungen.

Beim Brutto-Abzug der Vorschüsse werden im Auftragsbereich der Rechnung keine Vorschüsse dargestellt. Der Ausweis und Abzug der Vorschüsse findet lediglich im Summenbereich der Rechnung statt und der Betrag der Vorschüsse sowie deren Umsatzsteuer werden rechtsbündig und untereinander auf der Rechnung ausgegeben.

Beim Netto-Abzug der Vorschüsse findet kein gesonderter USt-Ausweis für die Vorschüsse statt. Es gibt zwei Möglichkeiten, Vorschüsse im Netto-Abzug darzustellen:

• Darstellung je Auftrag
• Darstellung in einer Summe

Die Darstellung je Auftrag oder in einer Summe sind in den Dokumenteneigenschaften des Rechnungsvorschlags bzw. der Rechnungsvorschlagsliste anzupassen.

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe der Kanzleiorganisation unter

"Abzug der Vorschüsse".

PDF Dokument bei Fakturierung Wenn hier der Standardwert Ja eingetragen ist, wird bei der Fakturierung einer Rechnung ein PDF-Dokument erstellt. Dieses wird bei der Debitorensollstellung an die Buchung geheftet.

Weiterhin ist diese Einstellung für die Ausgabe der Rechnung über den Versandweg E-Mail bzw. ADDISON-One Click PDF-Auswertung notwendig.

Bei Auswahl der Einstellung Nein werden alle Rechnungen, unabhängig von der eingestellten Versandart, gedruckt.

Postbucheintrag mit Auftrag autom. erledigen Bei Fertigstellung eines Auftrags werden verknüpfte Postbucheinträge (außer Bescheide) automatisch auf die gewählte Erledigungsart gesetzt

Hier können Sie die im Dokument Bearbeitungszustände in der Zentralakte definierten Einträge auswählen. Standardmäßig sind dies:

Rechnung in Akte anlegen Standardmäßig ist die Option Rechnung in Akte ablegen aktiviert. Dies bewirkt, dass bei jeder Fakturierung ein Dokument erzeugt und in der Mandanten-Jahresakte abgelegt wird.

Dies hat jedoch folgende Nachteile:

• Jahreswechsel: Jahresendrechnungen, die meist zu Beginn des Folgejahres erstellt werden, erfordern es, dass bereits sehr früh die Mandantenakten vorgetragen werden müssen, damit die Rechnung in der Jahresakte des Mandanten abgelegt werden kann. Dies geschieht aber zu einem ungünstigen Zeitpunkt, zu dem ein Mandant noch nicht bearbeitet wird und die Aktenstruktur ggf. noch angepasst werden muss.
• Datenübernahme: Bei der Übernahme von Bewegungsdaten der Kanzleiorganisation (z.B. aus Curadata) sollen auch Rechnungsinformationen aus weiter zurückliegenden Vorjahren übernommen werden. Es ist insgesamt ungünstig, nur zum Zwecke der Übernahme von fakturierten Aufträgen zwingend alte Aktenjahre anzulegen.
• Performance bei der Fakturierung: Das Anlegen von Rechnungsdokumenten in der Akte benötigt viel Zeit. Die Fakturierung und besonders die Stapelfakturierung dauern dadurch unnötig länger.

Es ist völlig ausreichend, fakturierte Rechnungen in den Rechnungsausgangsbüchern vorzuhalten.

Die getroffene Auswahl

• gilt für alle Kanzleien und Mandanten und ist nicht mandantenindividuell,

• wird vor jeder (Stapel-) Fakturierung ausgelesen,

  : und diese kann jederzeit umgestellt werden.

Die Deaktivierung der Option Rechnung in Akte ablegen führt dazu, dass

• bei der Fakturierung keine Rechnungen in den Mandantenakten abgelegt werden,
• bereits mit dieser Option fakturierte Rechnungen nicht nachträglich in der Akte angelegt werden können.

Die Aktivierung der Option Rechnung in Akte ablegen führt dazu, dass

• bei der Fakturierung Rechnungen in der Akte abgelegt werden,
• Rechnungsdokumente aus der Akte gelöscht werden können,
• bereits mit deaktivierter Option fakturierte Rechnungen nicht nachträglich in der Akte angelegt werden können.

Bereits fakturierte Rechnungen verbleiben unangetastet in der Akte. Möchten Sie diese angelegten Rechnungsdokumente aus den Akten löschen, so ist dies problemlos möglich. Damit werden jedoch nicht die Rechnungsdaten gelöscht, sondern nur das Dokument aus der Akte. Die Rechnung kann weiterhin über ein Rechnungsausgangsbuch geöffnet werden und ist nur durch eine Stornierung wirklich löschbar. Der Löschvorgang kann für bereits vorhandene Rechnungen nicht rückgängig gemacht werden, d.h. für eine fakturierte Rechnung kann kein Rechnungsdokument nachträglich in der Akte angelegt werden.

Serienaufträge planen Mit dieser Option können Sie bestimmen, auf welche Weise die Plan-Werte in Serienaufträgen vorbelegt werden:

• Ist-Werte: Bei dieser Einstellung werden bei Fakturierung die Ist-Werte des Vorauftrags auf die Serie übertragen.
• Grundangaben: Hierbei werden immer die Plan-Werte aus den Grundangaben des Dokuments Serienauftrag übernommen, unabhängig davon, mit welchen Werten der Vorauftrag fakturiert wurde.

Kategorie: Umsatzaufteilung

Hier legen Sie die Einstellungen für die Umsatzaufteilung in der Auftragskarte (siehe Auftragskarte | Register Umsatzaufteilung) fest.

Buchung auf Kostenstelle Wählen Sie aus, ob auf den Hauptzuständigen Mitarbeiter (Standard) oder die Differenzkostenstelle gebucht wird.

Fakturierung nur mit Umsatzaufteilung Die Option Fakturierung nur mit Umsatzaufteilung verhindert, dass Rechnungspositionen ohne Umsatzaufteilung fakturiert werden. Wurde für einen Auftrag keine Umsatzaufteilung durchgeführt, erfolgt bei der Fakturierung ein Protokolleintrag bzw. ein Hinweis und die Rechnung kann nicht fakturiert werden.

Kostenherkunft Hier bestimmen Sie, ob die Umsätze im Verhältnis zu den internen oder den externen Kosten der Mitarbeiter aufgeteilt werden sollen.

Umsatzaufteilung auf Mitarbeiter vornehmen Mit dieser Option legen Sie die Standardeinstellung zur Umsatzaufteilung fest. Folgende Möglichkeiten der Umsatzaufteilung sind vorgesehen:

• Keine Umsatzaufteilung
• Nach Stundensatz
• Manuell (Prozentsätze)
• Zuständiger Mitarbeiter

Diese Einstellung gilt für alle neuen Aufträge als Vorgabe, kann aber jederzeit auch nach der Fakturierung in der Auftragskarte geändert werden. Die Option nach Stundensatz ist standardmäßig aktiviert.

Register Rewe

Kategorie: Globale Optionen

Für alle Akten: den Buchungstext in automatische Folgebuchung übernehmen Für automatisch erzeugte Folgebuchungen (Nicht abzugsfähige Vorsteuer, Umbuchung Soll-/Istversteuerung, Erwerbsteuer, Umsatzsteuer §13b) wird der Buchungstext des auslösenden Buchungssatzes in den Buchungstext der Folgebuchung übernommen; der bisherige Standardtext der Folgebuchungen bleibt bestehen und wird hinter dem Text angefügt.

Hinweis vorläufige Buchungen (GoBD) Wenn vorläufige Buchungen vorhanden sind, werden in folgenden Dokumenten / Bereichen Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Einnahmenüberschussrechnung, E-Bilanz, Offenlegung, Saldenvortrag/-Übernahme, GDPdU-Ausgabe und im Mandantenstammblatt Funktionen deaktiviert bzw. ein Hinweis ausgegeben.

Import Devisenkurse Sie aktivieren den automatischen Import, indem Sie den Kurs der aktualisiert werden soll, auswählen. Folgende Kurse stehen bereit:

• Geldkurs
• Briefkurs
• Zollkurs

Das Programm verwendet dann die Kursdaten, die der Web-Service der Europäischen Zentralbank täglich um 16 Uhr bereitstellt. Beachten Sie bitte, dass ihre individuellen, vorhandenen Kurse des demselben Tagesdatums bestehen bleiben.

Die Aktualisierung erfolgt automatisch durch den ersten Aufruf des Dokuments Devisenkurse (aus der Mandantenakte oder Zentrale Stammdaten) oder auch beim ersten Aufruf des Dialogs Auswahl Devisenkurse bei der Buchungserfassung.

Kategorie: Offenlegung (nur AKTE)

Weg der Datenübertragung Hier legen Sie den direkten programmseitigen Weg der Datenübertragung für die Übermittlung von Jahresabschlüssen zum Bundesanzeiger fest.

Es stehen die folgenden Übertragungswege zur Verfügung:

• ADDISON Direkt/Addison Datenservice
• Bundesanzeiger (direkt, bisheriges Verfahren)

Bei der Datenübermittlung via ADDISON Direkt/Addison Datenservice entstehenden Kosten werden im Rahmen der Datensicherungs- und Servicepauschale abgerechnet.

Kategorie: Service-RZ (nur in AKTE verfügbar)

Kanzlei Faxnummer Für evtl. Rückfragen des Service-RZ bzw. im Fehlerfall wird vom Service-RZ ein Protokoll an diese Faxnummer übermittelt.

Diese Faxnummer ist max. 30-stellig.

Service-RZ Kundennummer Die Service-RZ Kundennummer (sNummer) ist immer 9 stellig, beginnend mit einem "s" gefolgt von 8 Ziffern.

Register Steuern

Um eine Änderung ausschließlich durch befugte Mitarbeiter sicherzustellen, sind diese Optionen nur bei Aufruf des Dialogs aus der Zentralakte heraus aktiv.

Kategorie: Alle Steuern

Farbliche Markierungen Wenn Sie diese Option setzen, werden Felder mit Werten aus Konten, Rechnenden Anlagen und Vorjahreswerten aus einem Jahresvortrag farblich markiert.

Zuletzt geöffnete Formulare der Steuern anzeigen Legt fest, ob automatisch beim Start der Steuern die zuletzt geöffneten Formulare angezeigt werden sollen.

Kategorie: Einkommensteuer (Nur in AKTE verfügbar)

Ansicht "Zusammenveranlagung" für Eingabe bei verheirateten Mandanten sperren (schreibgeschützt) Für die Erfassung der Einkommensteuererklärungsdaten bei verheirateten Steuerpflichtigen empfehlen wir Ihnen, die Daten direkt in der Ansicht für den Steuerpflichtigen und die Ehefrau zu erfassen. Damit haben Sie die Sicherheit, alle Daten für die Vergleichsberechnung zwischen der Zusammenveranlagung und der getrennten Veranlagung korrekt erfasst zu haben.

Wenn Sie diese Option aktivieren, dann ist es in der ESt-Erklärung nicht mehr möglich, Daten direkt in der Ansicht Zusammenveranlagung zu erfassen. Werte lassen sich dann ausschließlich in den Ansichten Steuerpflichtiger und Ehefrau erfassen. Alle übrigen Funktionen der Einkommensteuer (Berechnungsaufruf sowohl für die Zusammenveranlagung als auch für die getrennte Veranlagung usw.) bleiben unverändert erhalten.

Eckwerte der Berechnung anzeigen (*) Wenn für diese Option auf Ja eingestellt wurde, wird bei der Bearbeitung oberhalb der Formulare eine Anzeige der Eckwerte der Einkommensteuerberechnung eingeblendet.

Kategorie KSt und GewSt

ReWe-Anbindung nach Konten (ab 2010) Legt fest, ob Sie die ab 2010 standardmäßig programmseitig aktivierte Rewe-Anbindung nach Konten in der Gewerbesteuer und der Körperschaftssteuer einsetzen möchten. Wollen Sie die bisherige Rewe-Anbindung nach Bilanzpositionen beibehalten, so ist müssen Sie Nein einstellen. Diese Option ist nur in der Zentralakte änderbar und wird erst nach einem Neustart der Akte wirksam.

Register Telefonie (nur in AKTE verfügbar)

Kategorie: Standard

Eingehende Anrufe ignorieren Bei aktivierter TAPI-Schnittstelle kann entschieden werden, ob eingehende Anrufe berücksichtigt werden sollen oder nicht. Sollen eingehende Anrufe nicht zum Öffnen des Aktenbrowsers führen, so stellen Sie für die Option Ja ein.

Konfiguration (*) Öffnet den Dialog zur Konfiguration der Telefonie-Anbindung, sofern vorhanden oder aktiviert.

TAPI-Schnittstelle aktivieren Legt fest, ob die Telefonanbindung genutzt werden soll oder nicht.

Diese Option ist nur in der Zentralakte änderbar.

Hinweis: Nach dem Aktivieren der TAPI-Schnittstelle muss der Optionendialog geschlossen und erneut geöffnet werden, bevor die Konfiguration der Telefonanbindung durchgeführt werden kann.

Register RSS-Feed / Produktinformation (nur in SBS Rewe neo verfügbar)

Kategorie: RSS-Feed / Produktinformation

Immer anzeigen Hier legen Sie fest, ob die RSS-Feeds und die Produktinformation generell oder nur bei neuen Einträgen angezeigt werden.

Die Option kann pro Benutzer festgelegt werden.

Die Option gilt für alle Firmen/Mandanten/Kanzleien.

Register Internet

Hinweis: Die Einstellungen im Register Internet sind nur in der Zentralakte / den Zentralen Stammdaten änderbar.

Kategorie: Internetverbindungseinstellungen

Hier legen Sie die Einstellungen für die Verbindung mit dem Internet fest.

Internet vom Arbeitsplatz aus nutzen Legt fest, ob vom Arbeitsplatz aus ein Zugang zum Internet möglich sein soll. Der Zugang zum Internet erfolgt nur für bestimmte Aufgaben wie z.B. Download von Updateinformationen und Versendung von Steuerdaten.

Internetzugang über LAN Legt fest, ob das Internet über ein lokales Netzwerk (Local Area Network) angesteuert wird. Nur wenn ein lokales Netzwerk genutzt wird (Einstellung Ja), erfolgt die Auswertung der Angaben zum Proxyserver. Andernfalls werden alle Angaben ignoriert, genauso wie bei Proxyserver verwenden = Nein.

Kategorie: Proxyserver

Hier legen Sie die Einstellungen für einen Proxyserver fest.

Adresse In diesem Feld Adresse können Sie den Namen / die Adresse des Proxyservers eingeben, den Sie für die Verbindung nutzen wollen.

Anschluss (Port) In diesem Feld Adresse können Sie Nummer des Ports des Proxyservers eingeben, der Sie für die Verbindung verwendet wird.

Basic - Authentication Basic - Authentication stellt das Standardverfahren zur Verschlüsselung des Kennworts dar und muss im Allgemeinen genutzt werden. In Ausnahmefällen gibt es Proxyserver, die ohne dieses Verfahren arbeiten.

Kennwort einschließlich Benutzer vor dem Senden abfragen Wird ein Benutzername / Kennwort vom Proxyserver für den Zugang verlangt, kann dies vor dem Senden abgefragt werden. Dazu setzen Sie die Einstellung auf Ja. Die Einstellung Ja bewirkt, dass die Eingabe unter Benutzer/Kennwort ignoriert wird.

Proxyserver verwenden Legt fest, ob die Verbindung mit dem Internet über einen Proxyserver erfolgen soll, wobei die von Ihnen angegebenen Einstellungen verwendet werden.

Kategorie: Wählverbindung (DFÜ) (nur in AKTE verfügbar)

Hier legen Sie die Einstellungen für die Einwahl über eine DatenFernÜbertragungsverbindung fest.

Name der Verbindung Auswahl der DFÜ-Verbindung aus einer Liste der bestehenden Verbindungen.

Trennen der Verbindung Legt fest, wie mit der DFÜ-Verbindung nach Erledigung der Aufgabe verfahren wird. Es kann am Ende automatisch getrennt werden, es kann eine Frage gestellt werden, ob getrennt werden soll oder es wird nie getrennt.

Verbindung wählen Die Einstellung keine bewirkt, dass die Wählverbindung zum Internet ignoriert wird, auch wenn keine Verbindung besteht. Die Einstellung wählen, wenn keine besteht bewirkt, dass versucht wird, die Wählverbindung zum Internet herzustellen, falls keine Verbindung besteht.

Register Outlook (nicht in AKTE verfügbar)

Die Anbindung an Microsoft Outlook kann pro Benutzer konfiguriert werden. Diese Einstellung steht nur in SBS Rewe neo® zur Verfügung. Wenn Sie die Outlook-Anbindung mit dem Eintrag Ja aktivieren, prüft SBS Rewe neo® beim Start, ob Microsoft Outlook auf dem Rechner installiert ist. Nur dann wird die Verbindung hergestellt und die E-Mails und Termine im Multifunktionsbereich. Im Multifunktionsbereich werden verschiedene Register angezeigt. Um den Arbeitsbereich zu vergrößern, können Sie den Multifunktionsbereich (rechts) ausblenden. Die Navigation ist auch im ausgeblendeten Zustand möglich.

Die Anzahl der E-Mails und Termine, die angezeigt werden, können Sie für jeden Benutzer fest hinterlegen. Die Eingabe ist von 0-99 möglich. Ein leerer Eintrag bedeutet unbegrenzte Anzahl. Hiervon raten wir ausdrücklich ab, da dies zu langen Ladezeiten führen kann.

Die Voreinstellung für E-Mails und Termine ist jeweils 20. RSS-Feeds und Datendateien (PST) werden nicht angezeigt

Register Signatur (nur in AKTE verfügbar)

Das Register Signatur ist nur in AKTE verfügbar. In SBS Rewe neo® finden Sie die dazugehörigen Einstellungen im Register ELSTER unter Signatur.

Kategorie: Elsterverfahren

Im Register Signatur legen Sie die Grundeinstellungen für die Nutzung der Zertifikate/Signatur für das Elsterverfahren fest. Die Einstellungen werden - bis auf das Softwarezertifikat - in der Zentralakte vorgenommen und müssen in der Regel nur einmal vor Beginn der Nutzung des Elsterverfahrens vorgenommen werden. Lediglich bei Änderungen, z.B. der Verwendung einer anderen Signaturkarte, müssen diese Einstellungen angepasst werden.

Hinweis: Die Hinterlegungen hier vorgenommenen Einstellungen haben nicht mehr die gleiche Relevanz wie in der Vergangenheit, da mittlerweile die Übertragung fast aller Steuerfälle über ADDISON Direkt bzw. den ADDISON® Datenservice durchgeführt werden. In den meisten Fällen werden somit keine gesonderten Zertifikate mehr benötigt und es ist somit auch keine Konfiguration mehr erforderlich.

Die Verzeichnispfade der Ordner sind mit Standardeinstellungen vorbelegt. Nutzen Sie ein Verfahren nicht, müssen diese Einstellungen auch nicht verändert werden.

Erläuterungen zu Zertifikaten und den verschiedenen Verfahren finden Sie unter ELSTER in - der Dokumentation Einleitung zum Programm.

Ordner für DLL bei Verwendung von ELSTER - Spezial USB-Stick ELSTER - Spezial ist eine USB-Sticklösung und benötigt den Zugriff auf eine spezielle Treiber - DLL, die vom Harwarehersteller mitgeliefert wird. Die DLL wird bei der Installation des USB-Sticks mit installiert.

Der Ordner muss hier angegeben werden, wenn der Stick verwendet wird.

Ordner für DLL der Signaturkarte bei ELSTER Plus Signaturkarten benötigenden den Zugriff auf eine spezielle Treiber - DLL, die vom Harwarehersteller mitgeliefert wird und bei der Installation der Signaturkartensoftware installiert wird. Bei der Addison Signaturkarte ist es zum Beispiel auf einem Einzelplatz:

C:\WINDOWS\system32\siqP11.dll

Der Ordner muss angegeben werden, wenn die Karte zum Versenden benutzt wird und die Steuerkonten abgefragt werden.

Standard Signatur der Kanzlei Hier legen Sie das Standardsignaturverfahren der Kanzlei für die Übertragung von Daten mit Elster fest. Das Verfahren gilt nicht für die Kontenabfrage, da dort als Verfahren Elster-Plus zu nutzen ist. Sie haben die Möglichkeit, eines der drei möglichen Elstersignaturverfahren zu wählen:

• Elster-Basis (Softwarezertifikat)
• Elster-Spezial (Zertifikat auf USB - Stick)
• Elster-Plus (Zertifikat auf Signaturkarte)

Alternativ kann die Übertragung von Daten ohne Signatur vorgenommen werden. Bitte beachten Sie das viele Steuerfälle nur mit Signatur übermittelt werden können.

Das Softwarezertifikat hinterlegen sie bitte im Ordner 10it_Daten\Elster\Zertifikate oder Rewe_Daten\Elster\Zertifikate . In den Programmoptionen der Akte ist hierfür keine Eintragung notwendig.

Standard Signatur der Kanzlei für die Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) Legt das Standardsignaturverfahren der Kanzlei für die Übertragung von Daten im Verfahren ELSTER VaST fest.

Die Bedeutung der jeweiligen Einstellung entnehmen Sie der folgenden Übersicht:

Standard Signatur der Kanzlei	Bedeutung
	Arbeit in der Regel wie ohne Signatur. An bestimmten Stellen der Verarbeitung erfolgen Abfragen.
ohne Signatur	In der Kanzlei wird für Elster keine Signatur verwendet, es sei denn, das Verfahren verlangt eine andere Signatur.
Elster Basis (Softwarezertifikat)	In der Regel wird für Elster ein Softwarezertifikat benutzt, es sei denn, das Verfahren verlangt eine andere Signatur.
Elster-Spezial (Zertifikat auf USB-Stick)	In der Regel wird für Elster die USB-Stick-Variante benutzt, es sei denn, das Verfahren verlangt eine andere Signatur.
Elster-Plus (Zertifikat auf Karte)	In der Regel wird für Elster eine Signaturkarte benutzt.

Abweichend von einer Standard-Signatur der Kanzlei können Sie für einen Selbstbuchenden Mandanten oder Mitarbeiter eine individuelle Signatur (siehe Mitarbeiterstammblatt, Register Elster (nur AKTE)) hinterlegen.

Register Elster

Im Register Elster legen Sie die Einstellungen für die Versendung von ELSTER-Steuerfällen fest. Bis auf die Einstellung Daten übertragen (*), die benutzerspezifisch ist, werden die Einstellungen in der Zentralakte / den Zentralen Stammdaten vorgenommen und sind auch nur dort änderbar.

Hinweis: Voraussetzung für das Versenden von Steuerfällen sind korrekte Einstellungen im Register Internet.

Allgemeine Informationen zur Verwendung von ELSTER mit AKTE finden Sie unter ELSTER in der Einleitung zum Programm.

Kategorie: Adressangaben

Hier legen Sie fest, mit welchen Adressangaben eine Elsterversendung erfolgen soll. Weitere Informationen zur Elster-Anschrift finden Sie unter im Kapitel Steuerdaten versenden.

Adresstypauswahl für den Elsterversand Wählen Sie hier die Absenderadresse aus, lässt keine Auswahl und trägt bei Mandanten wie Kanzlei die Kanzleiadresse ein (Ausnahme ASP). Die anderen Einstellungen schlagen die jeweilige Adresse vor und lassen eine Auswahl zu.

Adresstypauswahl für die Kanzleiadresse Diese Einstellung legt bei einer Elsterübertragung von Daten den zu verwendenden Adresstyp fest. Bitte beachten Sie, dass die Adressangaben vollständig gefüllt sein müssen, mit Name, PLZ, Ort, Straße, Telefon mit Vorwahl und gültiger E-Mail-Adresse. Die Angabe zum Steuerpflichtigen wird nur ausgewertet, wenn die Kanzlei eine natürliche Person ist.

Adresstypauswahl für selbstbuchende Mandanten Diese Einstellung legt bei einer Elsterübertragung von Daten den zu verwendenden Adresstyp fest. Bitte beachten Sie, dass die Adressangaben vollständig gefüllt sein müssen, mit Name, PLZ, Ort, Straße, Telefon mit Vorwahl und gültiger E-Mail-Adresse. Die Angabe zum Stpfl. wird nur ausgewertet, wenn die Kanzlei eine natürliche Person mit Unternehmen ist.

Hinweis: Um die Vorwahl und die Telefonnummer eindeutig zu erkennen, sollte zwischen beiden Bestandteilen ein Leerzeichen eingegeben werden.

Selbstbuchende Mandanten mit eigener Adresse versenden (Nur in AKTE verfügbar) Diese Angabe legt fest, unter welcher Adresse die Versendung von Steuerdaten bei selbstbuchenden Mandanten (ASP) erfolgt. In der Regel wird dies nicht im Namen der Kanzlei erfolgen, sondern unter der im Mitarbeiterstammblatt hinterlegten Adresse für den selbstbuchenden Mandanten. Bitte beachten Sie, dass die Adressangaben des Mitarbeiters vollständig gefüllt sein müssen.

Hinweis: Die Adresstypauswahl für den Mitarbeiter erfolgt durch das Setzen eines Häkchens im Feld ELSTER Anschrift im Register Anschrift des Mitarbeiterstammblattes im Dokument Mitarbeiterliste der Zentralakte und nicht in den Programmoptionen.

Kategorie: Bescheide

Elektronischer Bescheid Möchten Sie, dass der elektronische Bescheid von den Finanzbehörden an das Programm übermittelt wird, so behalten Sie die Standardeinstellung Ja bei.

Toleranzgrenze der Abweichung von der Steuerberechnung Dieser Wert zeigt an, bis zu welcher Abweichung (+ /-) von der Steuerberechnung, ein Bescheid als "in Ordnung" klassifiziert werden soll.

Kategorie: Datenübertragung

Legt die Art der Datenübertragung im Rahmen des Elsterverfahrens fest.

Zum Kennenlernen der Programmfunktionen gibt es die Möglichkeit einen Testfall zu übertragen. Die Daten werden nach dem Eingang bei der Finanzverwaltung gelöscht. In seltenen Fällen kann vom Finanzamt eine Testdatenlieferung gefordert werden. Benutzen Sie die Test-Optionen nur in Ausnahmefällen.

Daten übertragen (*) Die Standardeinstellung ist Datenübertragung an das Finanzamt. Die beiden anderen Einstellungen sind nur in Ausnahmefällen zu nutzen:

• Testfall übertragen

  : Zum Ausprobieren der Programmfunktionen gibt es die Möglichkeit, einen Testfall zu übertragen. Die Daten werden nach dem Eingang bei der Finanzverwaltung gelöscht. In seltenen Fällen kann vom Finanzamt eine Testdatenlieferung gefordert werden.

• Testfall - Daten liefern

  : In seltenen Fällen kann vom Finanzamt eine Testdatenlieferung gefordert werden.

Achtung: Das Übertragen von Testfällen sollte die Ausnahme sein. Wir empfehlen, die Testfälle im Anschluss aus der Elsterauftrags-Liste zu löschen. Dies dient der besseren Übersichtlichkeit.

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Kategorie: Elster-Auftrag/Steuerfall

Abschließen vom Steuerfall nach dem Elsterversand Mit dieser globalen Einstellung werden alle Steuererklärungen nach dem Elsterversand für eine weitere Bearbeitung gesperrt. Maßgeblich ist hierbei der Versand der Erklärung. Die Standard-Einstellung Ja sperrt den Steuerfall. Betroffen sind davon alle neuen Steuern, sowie Steuern zurückliegender Veranlagungszeiträume, in denen das Sperren bereits möglich war.

Löschen vom versendeten Elster-Auftrag Mit dieser globalen Einstellung kann das Löschen von versendeten Elster-Aufträgen zentral für alle Kanzleien ausgeschlossen werden. Die Standard-Einstellung Ja erlaubt das Löschen. Bitte beachten Sie, dass Elster-Aufträge, die noch im Verarbeitungsprozess beim Addison Daten Service sind, generell nicht gelöscht werden können. Unverwendete Aufträge können unabhängig von dieser Einstellung weiterhin gelöscht werden.

Kategorie: Heftrand im PDF bei Duplexdruck

Wenn Sie Blattrückseite nach links einrücken einstellen, wird die PDF-Datei für einen doppelseitigen Ausdruck mit Heftrand zum Lochen erzeugt. Die ungeraden Seiten, d. h. die Blattvorderseiten, bleiben unverändert, die geraden Seiten, d. h. die Blattrückseiten, werden nach links eingerückt, so dass beim Lochen keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Diese Option wirkt beim Erstellen der PDF-Protokolle und kann beim Ausdruck nicht mehr verändert werden.

Kategorie: Java Runtime Umgebung

Hier stellen Sie die Pfad Angaben für das installierte Java Runtime Environment ein.

Ordner mit der Java-Runtime-Umgebung Normalerweise wird der Ordner für die aktuelle Version automatisch gefunden. Ein Bearbeiten dieser Einstellung ist nur notwendig, wenn auf eine bestimmte Java-Version zurückgegriffen werden muss.

Postbucheinträge (nur AKTE)

Hier können Sie festlegen, ob bei der Übertragung eines Steuerfalles Einträge im Postbuch erzeugt werden sollen. Die Einstellung können Sie für folgende Steuerfälle festlegen:

• E - Bilanz

• eEinspruch

• EG ZM Massenversand

• Eintrag nach Posteingang Bescheid

• Eintrag Postausgang

• Einkommensteuer / EÜR / Anlage 34a

• G+E Gewinnfeststellung

• Gewerbesteuer

• Gewerbesteuer Zerlegung

• Kapitalertragsteuer

• Körperschaftsteuer

• Lohnsteueranmeldung

• Offenlegung

• Umsatzsteuer

  : Umsatzsteuervoranmeldung und Dauerfristverlängerung

Register Sicherheit

Kategorie: Benutzer-Kennwortsicherheit

Im Register Benutzer-Kennwortsicherheit legen Sie die Grundeinstellungen für die Anmeldung der Benutzer/Mitarbeiter und die Regeln für die Kennworteinstellungen fest. Diese Einstellungen sind systemübergreifend und werden bei jeder Programmanmeldung berücksichtigt.

Kennwortchronik erzwingen Wurde die Option Kennwortchronik erzwingen aktiviert, so wird geprüft, ob das neue Kennwort bereits bei diesem Mitarbeiter/Benutzer verwendet wurde. Die eingestellte Anzahl von alten Kennwörtern wird mit dem neuen Kennwort verglichen. Wird eine Übereinstimmung festge-stellt, so wird das neue Kennwort abgelehnt. Dementsprechend muss ein abweichendes Kennwort als neues Kennwort definiert werden. Sofern diese Option zunächst aktiviert wurde und nach einiger Zeit wieder ausgeschaltet wurde, werden alle alten verwendeten Kennwörter nicht mehr geprüft.

Kennwortchroniklänge (Anzahl) Im Feld der Kennwortchroniklänge (Anzahl) wird die Anzahl der zu prüfenden alten Kenn-wörter eingetragen, die bei der Kennwortänderung geprüft werden. Hier kann die Anzahl 1 bis 9 eingetragen werden.

Kennwortkomplexität aktiviert Bei eingeschalteter Kennwortkomplexität werden die Eingaben zum Kennwort geprüft. Die Minimale Kennwortlänge muss 6 Zeichen betragen. Die maximale Kennwortlänge kann 127 Zeichen umfassen.

Ein Kennwort muss dabei 3 der 4 der nachfolgenden Kriterien erfüllen und mindestens die Länge der eingestellten Anzahl von Minimale Kennwortlänge (in Zeichen) haben.

Kriterien:

• mindestens ein Großbuchstabe (A bis Z)
• mindestens ein Kleinbuchstabe (a bis z)
• mindestens eine Ziffer (0 bis 9)
• mindestens ein Sonderzeichen (zum Beispiel: !, $, #, %)
• Zusätzlich dürfen nicht mehr als zwei nacheinander folgende Zeichen des Mitarbeiter-Benutzernamens (Kurzname) verwendet werden.

Bei deaktivierter Kennwortkomplexität erfolgt keine Prüfung dieser Kriterien (Kennwortricht-linien). Es sind dann beliebige (schwache und starke) Kennwörter möglich. D.h. das Kennwort kann, muss aber nicht den Richtlinien entsprechen. Hier kann die „Minimale Kennwortlänge“ 0 (= ohne Kennwort) betragen. Die maximale Kennwortlänge kann 127 Zeichen umfassen.

Maximales Kennwortalter (in Tagen) In diesem Bereich wird definiert, nach wie vielen Tagen das Kennwort durch den Mitarbeiter geändert werden muss. Mögliche Eingabewerte sind 0 (= unbegrenzt) bzw. 1 bis 999 Tage.

Die Einstellung gilt für alle Mitarbeiter/Benutzer. Nach dem Einstellen der Tage wird die Einstel-lung automatisch auf alle Mitarbeiter angewandt. Sollte ein Mitarbeiter, bedingt durch die vorherige Kennwortaltereinstellung, sein Kennwort früher ändern müssen, so wird das alte Ablaufdatum verwendet.

Nach dem ersten Definieren bzw. nach dem Ändern des Kennwortes durch den Mitarbeiter erhält das Kennwort des Mitarbeiters ein Ablaufdatum. Bei der nächsten Anmeldung nach diesem Ablaufdatum ist es notwendig, dass der Mitarbeiter sein Kennwort ändert, um weiter mit dem Programm zu arbeiten.

Minimale Kennwortlänge (in Zeichen) Die Minimale Kennwortlänge ist abhängig von der Einstellung unter Kennwortkomplexität.

Bei eingeschalteter Kennwortkomplexität beträgt die Mindestlänge des Kennwortes 6 bis maximal 14 Zeichen.

Bei deaktiver Kennwortkomplexität beträgt die minimale Kennwortlänge 0 (= ohne Kennwort) bis maximal 14 Zeichen.

Mitarbeiterkonto sperren Ist diese Option aktiviert, dann wird nach dreimaliger Falscheingabe des Kennwortes der Mitarbeiter gesperrt. Ist diese Option deaktiviert, erfolgt nach Falscheingaben keine Sperrung.

Passwort Groß-/Kleinschreibung beachten Legt fest, ob bei der Passworteingabe im Anmeldedialog die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird.

Kategorie: Globale Optionen

Benutzerrechte-Grundeinstellung (Nur in AKTE verfügbar) Durch die Vergabe von Benutzerrechten für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeiter-Gruppen können Sie steuern, wer auf welche Programmfunktionen und damit auch auf die entsprechenden Daten Zugriff hat. Besonders der administrative Bereich, in dem diese Rechte verwaltet werden, sollte nur einem Systemverwalter zugänglich sein.

Hier wird die Grundeinstellung getroffen, ob die Benutzerrechte nach positiver (= Recht wird gewährt) oder negativer (= Recht wird verweigert) Philosophie vergeben werden.

Sie können also entweder grundsätzlich vollen Zugriff (Recht wird gewährt) gewähren (und dann explizit für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen bestimmte Rechte ausschließen) oder aber jeden Zugriff sperren (Recht wird verweigert), bis explizit für den neu angelegten Benutzer Zugriffsrechte vergeben wurden.

Die Voreinstellung ist Recht wird gewährt, damit Sie beim Programmstart schnell und unkompliziert mit der Arbeit beginnen können.

Bei der Abfrage eines Rechtes werden zuerst die Hierarchien der Rechte durchlaufen (siehe Beispiel). Falls hier keine eindeutige Aussage getroffen wurde, wird die Einstellung aus den Optionen angewendet.

Beispiel: Herr Monk (im Team "Einkommensteuer" will die Akte "Dr. Schumann" (in der Mandantengruppe "Einkommensteuermandate") öffnen. Nun werden folgende Rechteabfragen durchgeführt; beim ersten gefundenen Eintrag wird die Suche abgebrochen: 1. Mitarbeiter Hr. Monk – Akte "Dr. Schumann" 2. Mitarbeiter Hr. Monk – Mandantengruppe "Einkommensteuermandate" 3. Team "Einkommensteuer" – Akte "Dr. Schumann" 4. Team "Einkommensteuer" – Mandantengruppe "Einkommensteuermandate" 5. Eintrag in Optionen – Register Sicherheit: Benutzerrechte-Grundeinstellung

Tipp: Da sich die bereits eingetragenen Rechte nicht verändern, wenn die Benutzerrechte-Grundeinstellung geändert wird, sollten Sie wohlüberlegt die Entscheidung treffen, welche Einstellung Sie zu Beginn der Rechteadministration setzen und dies gewählte Einstellung nach Möglichkeit dann auch beibehalten. Ein nachträgliches Wechseln der Benutzerrechte-Grundeinstellung ist zwar möglich. Dies wird aber nicht empfohlen, denn der Wechsel erschwert möglicherweise die Administration der Benutzerrechte und führt ggfls. zu Unübersichtlichkeit.

Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen Mit der Funktion des Verzeichnis-Schutzes, die Sie in der Zentralakte/den Zentralen Stammdaten durch die Auswahl von Ja aktivieren können, wird Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung gestellt, die Rechteeinstellungen des Programmes mit den Windows-Rechten zu koppeln. Hierbei werden die Mandanten- und Kanzleiverzeichnisse entsprechend den Zugriffsrechten, die im Programm definiert wurden, gesperrt oder freigegeben. Somit sind diese Verzeichnisse und die darin befindlichen Dateien besser abgesichert. Diese Funktionalität erspart Ihnen eine ggfls. aufwändige manuelle Konfiguration der Windows-Rechte der Bewegungsdaten-Verzeichnisse, wenn Sie eine bessere Absicherung wünschen.

Beachten Sie die ausführliche ausführliche Hilfe der Funktion Verzeichnisschutz, die Ihnen in der Online-Hilfe in der Rubrik AKTE / SBS Software zur Verfügung steht.

Hinweis: Mit der Aktivierung des Verzeichnisschutzes in den Optionen werden die Windows - Rechte nicht automatisch gesetzt dazu sind weitere Schritte z.B. im Dokument Mitarbeiterliste / Benutzer durchzuführen. Wenn die Einstellung einmal aktiviert wurde, raten wir Ihnen dies beizubehalten, denn bei der Deaktivierung bleiben die zu diesem Zeitpunkt vergebenen Windows-Benutzerrechte erhalten. Es findet kein Zurücksetzen der Windowsrechte statt. Auch bei aktiviertem Verzeichnisschutz können Sie jederzeit mit den Werkzeugen der Windowsrechte-Vergabe weitere individuelle Einstellungen vornehmen, d.h. ein aktivierter Verzeichnisschutz schließt die weitere individuelle Konfiguration nicht aus.

Register ADDISON Direkt (Nur in AKTE verfügbar)

Kategorie: Globale Optionen

Desktop - Benachrichtigung für alle Akten (*) Hiermit legen Sie fest, ob Sie bei eintreffenden Portalnachrichten eine Desktop - Benachrichtigung erhalten wollen. Es handelt sich hierbei um eine kleine Benachrichtigungsanzeige analog den E-Mail Benachrichtigungen in Outlook.

Desktop - Benachrichtigung Mandantenakte (*) Hiermit legen Sie fest, ob Sie beim Öffnen einer Mandantenakte eine Desktop - Benachrichtigung mit Portalinformationen zu diesem Mandanten erhalten wollen. Es handelt sich hierbei um eine kleine Benachrichtigungsanzeige analog den E-Mail Benachrichtigungen in Outlook.

Kategorie: JobServer (SBA)

In diesem Bereich konfigurieren Sie die Einstellungen, die der SBA Jobserver für die automatische Abarbeitung unterschiedlicher Aufgaben benötigt.

Adressat-Kürzel Geben Sie hier das Adressat-Kürzel aus dem Benutzer-Manager des JobServers ein.

Adressatart Geben Sie hier die Art des Adressaten (Gruppe oder Person) an.

JobServer verwenden Wählen Sie ja, wenn aus dem Portal eintreffende Belege zur Weiterverarbeitung automatisch an den JobServer gesendet werden sollen.

(Voraussetzung ist die Nutzung von SBA sowie ein eingerichteter JobServer)

Sender-Kürzel Geben Sie hier das Absender-Kürzel aus dem Benutzer-Manager des JobServers ein. Diese Angabe ist zwingend erforderlich.

Workflow Geben Sie hier die Bezeichnung des Jobs im JobServer ein.