Sachgebiet Auftragswesen (Nur AKTE)

Sachgebiet Auftragswesen (Nur AKTE)

Welchen Vorteil hat das Dokument Auftragsliste in der Jahresakte?

In der Jahresakte werden grundsätzlich nur die Daten für das entsprechende Aktenjahr ausgegeben. Die Auftragsliste in der Jahresakte besitzt dementsprechend eine Vorselektion auf das Auftragsjahr, da nur die Aufträge mit den Auftragsterminen des Aktenjahres ausgegeben werden. Durch die Verwendung der Dokumente in der Jahresakte werden die Inhalte übersichtlicher aufbereitet.

Wie kann erreicht werden, dass die Leistungsübersicht nicht breiter als eine Seite ist?

Schränken Sie die auszugebenden Spalten im Register Ausgabe der Dokumenteigenschaften ein, ggf. ändern Sie hier die Druckausrichtung von Hoch- auf Querformat. In der Leistungsübersicht können Sie durch Klick auf die rechte Spaltenbegrenzung des Spaltentitels und Ziehen des Mauszeigers die Spaltenbreite verändern, bis das Dokument in der Seitenansicht nicht breiter als eine Seite ist.

Wie lassen sich Pauschalauslagen automatisch berechnen?

In jeder Angelegenheit Kanzleiakte \ Dauerakte \ Auftragswesen \ Angelegenheiten können Sie hinterlegen, ob die Pauschalauslagen automatisch berechnet und dem Auftrag hinzugefügt werden sollen. Zusätzlich lässt sich einstellen, ob die Pauschalauslagen bei Änderung der Gebühr neu berechnet werden sollen.

Warum werden nicht alle Serienaufträge angelegt?

Serienaufträge werden automatisch bei Jahresvortrag der Mandantenakte vorgetragen. Dabei werden alle Aufträge ab dem Auftragstermin für die Auftragstermine angelegt, für die eine Jahresakte des Mandanten vorhanden ist. Nicht vorhandene Serienaufträge werden durch den Jahresvortrag des Mandanten Akte / Jahr / Neu bis maximal zum Endtermin angelegt.

Warum werden im Auftragswesen die Istkosten und der Sollumsatz nicht ausgegeben?

Werden die Istkosten und der Sollumsatz nicht ausgegeben, besitzt der angemeldete Mitarbeiter keine Rechte auf den Datenbereich Stundensätze. Hier kann für die Stundensätze getrennt bestimmt werden, ob der Mitarbeiter diese Informationen angezeigt bekommt. Alle Werte, die sich aus den Stundensätzen errechnen oder zurückrechnen lassen, sind von diesen Rechten abhängig.

Warum werden im Auftragswesen die Istkosten und der Sollumsatz mit 0,00 ausgegeben?

Wurden Leistungen für Mitarbeiter ohne gültigen Stundensatz erfasst, werden die Istkosten und der Sollumsatz mit Null ausgegeben. Hier empfehlen wir Ihnen, die Stundensätze zeitnah nachzuerfassen, damit künftig die entsprechenden Werte ausgegeben werden können. Bereits erfasste Leistungen können nicht nachberechnet werden.

Wie kann das Serienmuster eines Serienauftrages nachträglich geändert werden?

Im Dokument Serienaufträge finden Sie alle Grundangaben zu den angelegten Serienaufträgen. Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag die Auftragskarte und wechseln auf das Register Serie. Hier können Sie die Periode einstellen. Wird die Grundangabe gespeichert, werden automatisch alle angelegten und nicht fakturierten Aufträge dementsprechend angepasst.

Wie erfolgt die Bearbeitung von Vorschüssen im Auftragswesen?

Für die Bearbeitung von Vorschüssen verwenden Sie das Dokument Vorschuss-Pauschalen. Hier legen Sie die entsprechende Grundinformation an und generieren per Knopfdruck die monatlichen Vorschüsse. In der Auftragskarte werden die fakturierten Vorschüsse automatisch zur Verrechnung angeboten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einzelne Vorschüsse zu einem Auftrag hinzuzufügen. Dafür werden in der Auftragskarte im Register Vorschüsse Einzelvorschüsse erfasst. Sind alle Einzelvorschüsse zur Fakturierung freigegeben und wollen Sie monatlich nur den Vorschuss zu einem Termin fakturieren, schränken Sie die Auswahl in den Eigenschaften des Rechnungsvorschlags bzw. der Rechnungsvorschlagsliste auf nur Einzelvorschüsse oder mit Einzelvorschüssen und den Vorschusstermin ein. Bei der Fakturierung des Hauptauftrages werden die fakturierten Vorschüsse automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Wie kann das Datum der Leistungserbringung automatisch in den Auftrag übernommen werden?

Unter Akte / Optionen / Kanzleiorganisation können Sie festlegen, dass das Datum der Leistungserbringung automatisch in die Auftragstexte übernommen wird. Dafür stellen Sie die Option Leistungsdatum automatisch einsteuern auf Ja. Dabei wird das Datum der letzten erfassten Leistung automatisch in die Auftragstexte übernommen und bis zur Fakturierung beim Start der Auftragskarte aktualisiert.

Wie kann der aktuell gültige Stundensatz in der Leistungserfassung angezeigt werden?

Zum Zeitpunkt der Leistungserfassung kann der aktuelle Stundensatz über die Funktionstaste F12 aufgerufen werden. In der sich öffnenden Oberfläche wird der Stundensatz angezeigt, der bei den hinterlegten Eingaben herangezogen wird.

Wie können Leistungen für die Kanzlei erfasst und ausgewertet werden?

Wir empfehlen Ihnen einen separaten Mandanten für die Kanzlei, den sogenannten Kanzleimandanten, anzulegen. Nun können auf diesen Mandanten Leistungen verbucht werden. Auf diese Weise können ganz gezielte Auswertungen über die Kanzlei-internen Leistungen erstellt werden.

Können auftragsbezogene Stundensätze hinterlegt werden?

Auftragsbezogene Stundensätze hinterlegen Sie direkt im Mitarbeiter- oder Mandantenstammblatt im Register Stundensätze. Dort haben Sie die Möglichkeit, Stundensätze für Auftragsarten, Angelegenheiten, Mandanten und Mitarbeiter zu hinterlegen. Auf diese Weise sind auch Mandantenvereinbarungen abbildbar.

Wie können Aufträge in der Leistungserfassung schnell gefunden werden?

In der Leistungserfassung kann über die Schaltfläche C bzw. die Funktionstaste F11 die Auftragsauswahl aufgerufen werden. Je mehr Eingaben Sie in der Leistungserfassung bereits erfasst haben, desto übersichtlicher wird diese Auftragsauswahl, da die bereits eingegebenen Informationen als Filter übernommen werden.

Wie können in der Leistungserfassung schnell Mitarbeiter und Mandanten gesucht werden?

In der Leistungserfassung können Sie die Mitarbeiter- und Mandantenauswahl über die Funktionstasten F7 bzw. F8 starten. Im Browser können Sie dann schnell filtern und suchen und die Auswahl mit der Eingabe-Taste übernehmen.

Wie kann vermieden werden, dass voreingestellte Selektionen in den Eigenschaften (z. B.: Auftragsliste) durch andere Mitarbeiter geändert werden?

Hat ein Mitarbeiter Zugriffsrechte auf das Dokument, kann dies grundsätzlich nicht verhindert werden. Sie können jedoch Dokumente kopieren oder zu den vorhandenen Dokumenten ein weiteres Dokument anlegen. Benennen Sie das neue Dokument um und belegen es mit Ihren individuellen Selektionen. So wird dieses Dokument von jedem Mitarbeiter erkannt und nicht verändert.

Meldung: Der erfasste Auftrag wird von Ihrer Auswahl ausgeschlossen.

Diese Meldung wird angezeigt, wenn der Auftrag nicht den eingestellten Eigenschaften entspricht und automatisch ausgeblendet wird. Um den Auftrag wieder anzuzeigen, korrigieren bzw. entfernen Sie die in den Eigenschaften eingestellten Selektionen.

Neuvergabe von Rechnungsnummern

Achten Sie bitte darauf, dass Sie nicht aus Versehen eine höhere Rechnungsnummer vergeben. Zur Rechnungserstellung wird ausgehend von der höchsten vergebenen Rechnungsnummer des Rechnungsjahres die nächsthöhere freie Rechnungsnummer vorgeschlagen.

Wo erfolgt die Rechnungsschreibung in der Jahres- oder Dauerakte?

In der Jahresakte ist die Fakturierung von Aufträgen nur mit einem Rechnungsdatum möglich, welches innerhalb des Aktenjahres liegt. In der Dauerakte kann das Rechnungsdatum frei gewählt werden und somit auch für ein zurückliegendes Datum fakturiert werden.

Wie kann die Fakturierung beschleunigt werden?

Die Fakturierung lässt sich beschleunigen, indem die Debitorensollstellung von der Fakturierung entkoppelt und über das Rechnungsausgangsbuch durchgeführt wird. Dafür stellen Sie unter Akte / Optionen / Kanzleiorganisation im Bereich Debitorensollstellung die Eigenschaft Voreinstellung auf Stapel aus Rechnungsausgangsbuch. Im Rechnungsausgangsbuch kann über die Funktion Debitorensollstellung diese unabhängig von der Fakturierung ausgeführt werden.

Wie kann der Abzug der Vorschüsse auf der Rechnung beeinflusst werden?

Vorschüsse können auf der Rechnung brutto oder netto abgezogen werden. Diese Einstellung nehmen Sie unter Akte / Optionen / Kanzleiorganisation unter der Option Abzug der Vorschüsse vor. Beim Netto-Verfahren haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Darstellungsart anzupassen. Dafür klicken Sie im Rechnungsvorschlag mit der rechten Maustaste auf den Vorschuss und stellen die Darstellungsart ein.

Wie kann vermieden werden, die Rechnungsformulare immer wieder neu hinterlegen zu müssen?

In den Eigenschaften der kopierten Dokumentvorlagen der Rechnungsvorschlagsliste und des Rechnungsvorschlags können Sie im Register Ausgabe das gewünschte Rechnungsformular hinterlegen. Binden Sie diese geänderten Dokumentenvorlagen in Ihre Aktenvorlagen ein, ist bei neu angelegten Akten in diesen Dokumenten das Rechnungsformular vorbesetzt.

Legen Sie in vorhandenen Akten, in der die Rechnungen geschrieben werden, ein zusätzliches Dokument Rechnungsvorschlagliste bzw. Rechnungsvorschlag an. Über die Eigenschaften hinterlegen Sie im Register Ausgabe das gewünschte Rechnungsformular. In der Rechnungsvorschlagsliste können Sie im Register Auswahl der Dokumenteigenschaften die Mandanten bestimmen, für die dieses Rechnungsformular angewendet werden soll.

Meldung: Bitte schlüsseln Sie die Erlöskonten in der Erlöskontenvorbesetzung!

Die Erlöskontenvorbesetzung ist Voraussetzung für die Ermittlung des Umsatzsteuersatzes in den Gebührenrechnungen und für die Debitorensollstellung.

Öffnen Sie zur Einstellung der Konten das Dokument Auftragsgrundlagen innerhalb der Kanzleiakte \ Dauerakte \ Auftragswesen. Über den Menüpunkt Bearbeiten gelangen Sie in die Erlöskontenvorbesetzung. Nach Auswahl des von Ihrer Kanzlei genutzten Kontenrahmens schlüsseln Sie die Erlöskontenvorbesetzung durch die Erfassung der Konten. Für die Ermittlung des Umsatzsteuersatzes in der Gebührenrechnung wird der zugeordnete Umsatzsteuerschlüssel des Erlöskontos verwendet.

Warum wird in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen?

Überprüfen Sie dafür im Mandantenstammblatt im Register Auftragswesen die Einstellung zum Umsatzsteuer-Ausweis. Sind hier die entsprechenden Optionen deaktiviert, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Die Ermittlung des Umsatzsteuersatzes in der Gebührenrechnung erfolgt über die zugeordneten Umsatzsteuerschlüssel der zugeordneten Erlöskonten in den Auftragsgrundlagen, Auftragsarten und Angelegenheiten. Prüfen Sie ggf. auch die zugeordneten Erlöskonten in den Erlöskontenvorbesetzungen/Erlöskontenzuordnungen in den Auftragsgrundlagen, Auftragsarten und Angelegenheiten.