Sachgebiet: Post / Fristen / Archiv (Nur AKTE)

Sachgebiet: Post / Fristen / Archiv (Nur AKTE)

Wie können ein Postausgangsbuch und ein Posteingangsbuch erstellt und korrekt gefiltert werden?

Legen Sie das Dokument Postbuch zweifach in der Akte an und benennen die Dokumente in Posteingang und Postausgang um. In den Eigenschaften des jeweiligen Dokuments stellen Sie dann die Versandrichtung ein und erhalten so ein getrenntes Posteingangs- und Postausgangsbuch. Sollen diese Dokumente in allen Akten angelegt werden können, nehmen Sie diese Schritte in der Liste der Dokumentvorlagen in der Zentralakte vor. So können beide Dokumente einfach in den Akten angelegt werden.

Ist die Postbuchnummer eindeutig oder kann die Nummer verändert werden?

Beim Dokument Postbuch handelt es sich um ein revisionssicheres Dokument. Das bedeutet, dass das Postbuch lückenlos geführt wird. Demnach kann die Postbuchnummer nicht verändert werden und wird fortlaufend vergeben. Dabei wird für jede Kanzlei ein eigener Nummernkreis verwendet.

Wie kann die Erfassung der Post vereinfacht werden?

Die beste Möglichkeit zur Vereinfachung der Posterfassung ist die Vergabe von Parametern in der Liste der Dokumentvorlagen. Dort können Sie für jedes Dokument einstellen, ob dies als Posteingang oder Postausgang erfasst werden kann und welche Voreinstellungen zum Ersteller, Absender etc. vorgenommen werden sollen. Bei der Posterfassung werden diese Werte automatisch ausgewertet und müssen nicht gesondert erfasst werden.

Wozu dient der Dokumentschlüssel?

Der Dokumentschlüssel vereinfacht die Auswahl des zu erfassenden Dokuments im Postbuch. Der Dokumentschlüssel kann frei vergeben werden und wird in der Liste der Dokumentvorlagen für die einzelnen Dokumente frei vergeben. So kann z.B. der Schlüssel estb automatisch das Dokument Einkommensteuerbescheid und alle seine Parameter auswählen. Dann muss nur noch der Mandant und das Jahr erfasst werden und der Eintrag im Postbuch ist komplett.

Wie kann das Erinnerungsfenster deaktiviert werden?

Standardmäßig wird das Erinnerungsfenster beim Start des Programms für den angemeldeten Mitarbeiter automatisch geöffnet. Die Option Beim Start anzeigen kann jedoch deaktiviert werden. Jetzt wird das Erinnerungsfenster nicht mehr beim Start geöffnet, kann aber jederzeit über die Schaltfläche Erinnerungsfenster in der Akte aufgerufen werden.

Welche Erinnerungen zeigt das Erinnerungsfenster an?

Das Erinnerungsfenster zeigt standardmäßig alle Erinnerungen aller Mitarbeiter an. Sollen nur die eigenen Erinnerungen angezeigt werden, so muss die gleichnamige Option im Erinnerungsfenster aktiviert werden. Dann werden nur die Erinnerungen des angemeldeten Mitarbeiters angezeigt.

Wie können Fehler bei der Erfassung von Posteingängen schnell korrigiert werden?

Vorläufige Posteingänge können jederzeit gelöscht werden. Endgültige Posteingänge können nur storniert und neu erfasst werden. Um dabei die Bearbeitungszeit zu verkürzen, gibt es die Funktion Stornieren und Neuanlage. Dabei wird der ursprüngliche Postbucheintrag storniert und gleichzeitig der gleiche Eintrag neu erzeugt. Nun kann die falsche Eingabe korrigiert und der Eintrag gespeichert werden.

Wie werden die Einträge im Fristenbuch generiert?

Im Fristenbuch werden die Postbucheinträge angezeigt, denen eine Fristberechnung hinterlegt wurde. Diese Fristeinträge können direkt im Fristenbuch erledigt oder über den Postbuchdialog bearbeitet werden.

Wie können eigene Fristenregelungen erzeugt werden?

Profile für Fristen und Termine können im gleichnamigen Dokument in der Zentralakte erstellt werden. Diese Fristenregelungen können Sie Dokumenten in der Liste der Dokumentvoralgen zuordnen. Bei Postbucheinträgen für diese Dokumente werden dann automatisch Fristen und Termine nach dem erstellten Profil erzeugt.

Können Bearbeitungszustände für das Postbuch geändert werden?

Im Dokument Bearbeitungszustände in der Zentralakte haben Sie die Möglichkeit, eigene Bearbeitungszustände zu definieren. Diese werden im Postbuch und dem Fristenbuch unter der Option Erledigungsart angezeigt. Das Postbuch reagiert entsprechen der Einstellung unter Bearbeitungskenner und schließt Postbucheinträge entweder ab oder setzt sie auf in Bearbeitung.

Wie können eigene Bescheide/Dokumente für das Postbuch erstellt werden?

Legen Sie in der Liste der Dokumentvorlagen in der Zentralakte im entsprechenden Sachgebiet ein neues Dokument an und vergeben Sie den jeweiligen Namen. Wählen Sie in den Eigenschaften im Register Postbuch die Eigenschaften aus, unter denen das Dokument im Postbuch zu finden sein soll. Nun kann das Dokument im Postbuch erfasst werden.

Wie berechnen sich die Fristen und Termine im Postbuch?

Um die einzelnen Berechnungsschritte für Fristen und Termine einzusehen, klicken Sie im Postbuchdialog auf Details anzeigen. Hier können Sie die einzelnen Berechnungsschritte im Einzelnen nachvollziehen.

Wie kann der Bearbeitungsstand aller Checklisten zentral kontrolliert werden?

Legen Sie für diesen Zweck das Dokument Checklisten-Übersicht in der Kanzlei-Dauerakte an. Dort werden alle angelegten Checklisten angezeigt. In dieser Liste lassen sich Bearbeitungszustände, Anzahl von Prüfchecks und die zuletzt durchgeführte Prüfung ersehen. Durch die Filtermöglichkeiten lassen sich schnell Übersichten über bestimmte Gruppen erstellen. Das Dokument lässt sich in allen Akten anlegen und filtert so automatisch nach der Akte, in der es angelegt wurde.

Wie können mandantenspezifische Checklisten erstellt werden?

Jedem Prozess oder Check lassen sich unterschiedlichen Kriterien zuordnen, und zwar den Eigenschaften Rechtsform, Größenklasse, ABC-Klasse und Prüfintensität. Diese Kriterien werden beim Anlegen der Checkliste in der Mandantenakte automatisch aus dem Mandantenstammblatt ausgelesen. Dabei werden nur die Prozesse und Checks in der Mandantenakte angelegt, deren Kriterien mit den Einstellungen des Mandanten übereinstimmen.

Können eigene Checklisten im Programm umgesetzt werden?

Im Dokument Checkrahmen haben Sie die Möglichkeit, einen leeren Checkrahmen anzulegen. In diesem leeren Checkrahmen können alle Prozesse und Checks und deren Eigenschaften angelegt werden. Nachdem der Checkrahmen fertig erstellt wurde, kann er in den Mandantenakten als Checkliste angelegt und bearbeitet werden.

Können Checklisten monatlich angelegt werden?

Beim Anlegen einer Checkliste öffnet sich die Eigenschaften des Dokuments, in denen der Monat festgelegt werden kann. Dafür muss die Option wie Jahresakte deaktiviert werden. Wichtig ist zu beachten, dass der Monat beim erstmaligen Öffnen der Checkliste bestimmt werden muss. Danach ist eine Änderung nicht mehr möglich.