Sachgebiet Stammdaten (AKTE und SBS Rewe neo®)

Sachgebiet Stammdaten (AKTE und SBS Rewe neo®)

Nur AKTE: Wie kann einer bestehenden Aktenvorlage ein neuer Mandantentyp zugeordnet werden?

Rufen Sie das Menü Akte / Aktenvorlage / öffnen auf und wählen Sie den aktuellen Mandanten durch Doppelklick aus. Im folgenden Fenster können Sie den Mandantentypen mittels Auswahlmenü ändern.

Nur AKTE: Wie kann für einen Mitarbeiter die Rechteverwaltung so eingerichtet werden, dass dieser keinen Zugriff auf die Rechtevergabe und die Stundensätze der anderen Mitarbeiter hat?

Im Rechtebereich Datenbereiche müssen die Bereiche Rechte und Stundensätze gesperrt und anschließend die Kanzleiakte freigegeben werden.

Wie können die Kontenbezeichnungen der Personenkonten aus dem Kunden-/Lieferantenstamm in den Kontenstamm übernommen werden?

Im Dokument Kontenstamm ist über den Menüpunkt Bearbeiten / Abgleich Kontenstamm ein Abgleich des Kontenstamms mit dem Kunden-/Lieferantenstamm durchzuführen. Dazu müssen die entsprechenden Konten markiert und das jeweilige Wirtschaftsjahr ausgewählt werden. Der Abgleich erfolgt für Bezeichnung, Kurzbezeichnung, Sammelkonto und USt-ID-Nummer.

Zusätzlich steht im Kunden-/Lieferantenstamm im Menü Bearbeiten der Eintrag Abgleich Kontenstamm zur Verfügung. Hiermit können Sie die Daten aus dem Kontenstamm in den Kunden-/Lieferantenstamm übernehmen. Die Vorgehensweise ist analog zur oben Beschriebenen. Der Stammdatenabgleich wird nach dem Klick auf die Schaltfläche Manuellen Abgleich starten durchgeführt.

Wenn Sie möchten, dass die vorhandenen Stammdaten bei Änderungen in Kunden- / Lieferanten- und Kontenstamm automatisch miteinander abgeglichen werden (empfohlen), aktivieren Sie im Register Automatischer Abgleich das Kontrollkästchen automatischen Abgleich aktivieren.

Können Dokumente von der Dauerakte (Jahresunabhängig) in die Jahresakte (Jahresabhängig) kopiert bzw. verschoben werden?

Grundsätzlich ist dies nicht möglich, zwar haben sowohl in der Dauerakte (Jahresunabhängig) als auch in der Jahresakte (Jahresabhängig) diese Dokumente den gleichen Namen, unterscheiden sich jedoch wesentlich im Aufbau und Inhalt voneinander. Sie können diese Dokumente in der jeweiligen Akte/Firma nur durch eine Neuanlage einfügen.

Wie kann im Mandantenstammblatt nachträglich das Register Rewe angelegt werden?

Für die Änderung des Mandantentyps gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Dokument Mandantenstammblatt (Dauerakte / Stammdaten)

2. Wählen Sie im Bereich Allgemeines unter Mandantentyp den Eintrag Natürliche Person mit Unternehmen oder Unternehmen aus.

Wie können im Bilanz- bzw. BWA-Rahmen Spalten ausgeblendet werden, damit diese im Ausdruck nicht erscheinen?

Öffnen Sie dazu bitte den entsprechenden Auswertungsrahmen (z.B. Bilanz-Rahmen) in der Zentralakte (den Zentralen Stammdaten).

Mit Doppelklick auf den Spaltenkopf öffnen Sie die Spalten-Bearbeitung. Im Feld Breite der Spalte geben Sie bitte eine 0 (Null) ein. Die Spalte wird dadurch ausgeblendet.

Beachten Sie, dass diese Bearbeitung nur dann möglich ist, wenn im Dokument Auswertungen Servicefunktionen in der Zentralakte (den Zentralen Stammdaten), die Einstellung Auswertungsrahmen gegen Bearbeitung gesperrt deaktiviert wurde.

Wie kann man Mitarbeiter/Benutzer löschen?

Eine komplette Löschfunktion für AKTE-Mitarbeiter / SBS Rewe neo®-Benutzer ist nicht vorhanden. Es besteht jedoch die Möglichkeit die einzelnen Felder im Dokument Mitarbeiterliste (Benutzer) zu anonymisieren, indem man die eingegeben personenbezogenen Daten durch anonymisierte/pseudonymisierte Daten ersetzt und diese speichert. Siehe hierzu auch die Hinweise in der Online-Hilfe des DSGVO Dashboard im Absatz Datenlöschung.

Wie kann man die Akten-/Firmenvorlage des geöffneten Mandanten ändern?

Sofern ein Dokument in der Akte/Firma geöffnet ist, lässt sich keine andere Aktenvorlage/Firmenvorlage zuordnen. Ebenso ist dies nicht möglich, wenn die Akte/Firma per Auswahlliste für mehrere Jahre geöffnet ist. Es müssen zuerst alle geöffneten Dokumente (zu erkennen am Symbol) geschlossen werden und es muss ein bestimmtes Jahr voreingestellt werden. Anschließend ist die Zuordnung möglich.

Diese führen Sie wie folgt durch:

AKTE

1. Wählen Sie das Menü Akte / Aktenvorlage zuordnen… aus.

2. Im Dialogfenster Aktenvorlage zuordnen wählen Sie im linken Bereich die gewünschte Vorlage per Mausklick aus. Im rechten Bereich Vorschau erkennen Sie, wie die Struktur dieser Vorlage jeweils im Aktenmanager aussehen wird.

3. Selektieren Sie über die Kontrollkästchen Dauerakte, Jahresakte für welchen Bereich die neue Zuordnung erfolgen soll.

4. Bestätigen Sie die getätigten Angaben durch Klick auf die Schaltfläche OK.

SBS Rewe neo®

1. Wählen Sie den Menüband-Eintrag Datei | Firmenvorlage aus.

2. Im Dialogfenster Firmenvorlage wählen Sie im linken Bereich die gewünschte Vorlage per Mausklick aus. Im rechten Bereich Vorlagenstruktur anzeigen erkennen Sie, wie die Struktur dieser Vorlage jeweils in der Ordnerstruktur aussehen wird.

: Bestätigen Sie die getätigten Angaben durch Klick auf die Schaltfläche Zuordnen.

Wie kann der Kontenstamm aus dem Vorjahr in das aktuelle Jahr übernommen werden?

Im Dokument Kontenstamm kann über den Menüpunkt Bearbeiten | Übernahme Vorjahr der Kontenstamm des Vorjahres übernommen werden. Mit der Option vorhandene Stammkonten überschreiben werden bestehende, bereits angelegte Konten im aktuellen Jahr mit den Eigenschaften des Vorjahres überschrieben.

Wie wird der Verwendungszweck auf alle Lieferanten dupliziert?

1. Im Lieferantenstamm sind dazu alle Lieferanten zu markieren, bei denen die Verwendungszwecke hinterlegt werden sollen.

2. Rufen Sie den Menüpunkt Bearbeiten / Felder duplizieren auf.

3. Im Fenster Duplizierbare Felder klicken Sie die Option Verwendungszweck an.

4. Dann stellen Sie in der Registerkarte Verwendungszweck den entspr. Verwendungszweck ein und klicken auf die Schaltfläche OK. Bei allen markierten Lieferanten wird jetzt der Verwendungszweck im Lieferantenstamm hinterlegt.

Nur AKTE: Wie kann für einen Mitarbeiter die Rechteverwaltung so eingerichtet werden, dass dieser keinen Zugriff auf die Rechtevergabe und die Stundensätze der anderen Mitarbeiter hat?

Im Rechtebereich Datenbereiche müssen die Bereiche Rechte und Stundensätze gesperrt und anschließend die Kanzlei zusätzlich freigegeben werden.

Wie können die Mandantenstammblattdaten nach Excel übergeben werden?

In der Kanzleiakte das Dokument Mandatsverzeichnis öffnen und anschließend über die Menüleiste den Punkt Datei/Daten I CSV Export aufrufen. Im Optionsfenster können die gewünschten zu exportierenden Daten ausgewählt werden.

Wie kann man Mandanten/Firmen löschen?

Das Löschen von Mandanten erfolgt in zwei Stufen. Zunächst verschieben Sie die Mandantenakte in den Papierkorb.

Wenn Sie anschließend diese Akte aus dem Papierkorb löschen, wirken sich die Einstellungen aus, die in der Zentralakte / Zentralen Stammdaten unter im Menü Akte (Datei) / Optionen / Globale Optionen / Mandanten (Firmen) löschen getätigt wurden.

• Beim Löschen aus dem Papierkorb werden die Daten entweder als endgültig gelöscht gekennzeichnet und bleiben physikalisch erhalten

oder

• die Daten werden endgültig, d.h. physikalisch und unwiderruflich, aus dem Datenbestand entfernt. Das endgültige (physikalische) Löschen kann in AKTE mit oder ohne KOrg-Daten durchgeführt werden.

Wurde die Einstellung endgültig aus Datenbestand löschen gewählt, werden alle Daten des Mandanten physikalisch und unwiderruflich entfernt.

Wenn vor dem Löschen die Einstellung endgültig ohne KOrg-Daten oder als endgültig gelöscht kennzeichnen gewählt wurde, so bleiben z.B. Postbucheinträge und Leistungsdaten der entfernten Mandanten erhalten.

In den Kanzlei-Organisations-Auswertungen erkennen Sie Mandanten, die als endgültig gelöscht kennzeichnet wurden, an einer Mandanten-Nummer, die größer als 1.000.000.000 ist.

Solange sich ein Mandant im Papierkorb befindet, kann seine Nummer nicht neu vergeben werden. Sie müssen den Mandanten zuerst aus dem Papierkorb löschen.

Beachten Sie hierzu auch die weiteren Hinweise vom Löschen von Firmen/Mandanten in der Online-Hilfe des Papierkorbs bzw. des DSGVO-Dashboards.

Nur AKTE (Auftragswesen): Warum wird in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen?

Überprüfen Sie dafür im Mandantenstammblatt im Register Auftragswesen die Einstellung zum Umsatzsteuer-Ausweis. Sind hier die entsprechenden Optionen deaktiviert, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Wie funktioniert die Rechtevergabe im Groben?

Die Rechtevergabe basiert z.B. auf den Sachgebieten und den einzelnen Dokumenten. Sie können auch eine Unterteilung direkt über einzelne Akten/Firmen vornehmen.

Wesentlich einfacher ist die Rechtevergabe für die Mandanten/Firmen, wenn Sie diese zuvor bestimmten Mandantengruppen oder Firmengruppen zuordnen. Das gleiche gilt auch für die Mitarbeiter/Benutzer. Durch Zuweisung zu einem Team/einer Gruppe, können Sie in einem Zuge für alle dem Team/der Gruppe zugehörigen Mitarbeitern/Benutzern, die Rechte zuordnen. Durch die Vererbung werden diese dann automatisch den Team-/Gruppenmitgliedern zugewiesen.

Weitere wichtige Grundprinzipien der Rechteverwaltung sind:

• Detaillierte Rechte sind stärker als grober definierte Rechte. D.h. dass beispielsweise ein Recht das für einen Mitarbeiter gezielt gesetzt wurde eine höhere Bedeutung besitzt als ein Recht das für das Team (bzw. die Gruppe) gesetzt wurde. So kann z.B. für das Team, dem der Mitarbeiter angehört der Zugriff auf das Sachgebiet Finanzbuchhaltung verweigert sein, für den Mitarbeiter wurde der Zugriff aber explizit erlaubt, somit hat er z.B. als einziger Mitarbeiter des Teams (Gruppe) Zugriff auf die Finanzbuchhaltung. Dieses Prinzip gilt z.B. auch für Mandantengruppen(grob) dessen Unterobjekt Mandanten (detailliert) und Sachgebiet(grob) sowie dessen Unterobjekt 'zu dem Sachgebiet gehörige Dokumente' (detailliert).

• Erlaubende Rechte sind stärker als verweigernde Rechte. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter (Benutzer) ist Mitglied in zwei Teams (Benutzergruppen). Über das eine Team (Benutzergruppe) ist der Zugriff auf das Dokument Buchungsliste verweigert, über das andere Team (Benutzergruppe) ist der Zugriff erlaubt. Das erlaubende Recht ist stärker als das verweigernde Recht. Somit hat der Benutzer Zugriff auf die Buchungsliste.

Wie kann man Office-Dokumente durch die Rechtevergabe sperren?

Öffnen Sie die Eigenschaften des Dokumentes und ordnen Sie die Dokumente dem gesperrten Sachgebiet zu.

Nur AKTE: Warum ist das Mandanten Info-Fenster (Aktendeckel im Hintergrund) unvollständig bzw. falsch?

Überprüfen Sie, ob der Anredeschlüssel und somit auch die Adressanrede im Mandantenstammblatt für das jüngste Jahr im Mandantenstammblatt korrekt hinterlegt ist und korrigieren bzw. vervollständigen Sie diese Angaben. Nach dem Aktualisieren werden die Werte angezeigt.

Warum werden im Menüpunkt Akte | Öffnen (Datei | Firmenauswahl) nicht alle vorhandenen Akten/Firmen angezeigt?

Mögliche Ursachen:

• Überprüfen Sie, ob eine Filterfunktion in diesem Auswahlfenster aktiv ist und deaktivieren Sie diesen Filter. Eventuell wurden auch Akten/Firmen in den Papierkorb verschoben bzw. gelöscht.

• Nur AKTE: Es wird über die Rechteverwaltung mit der Funktion sichtbare Akten gearbeitet. Die Akten, die nicht angezeigt werden, sind nicht als sichtbare Akten definiert.

• Nur SBS Rewe neo®: In der Rechteverwaltung wurde, für die nicht ausgewiesenen Firmen das Recht Anzeigen verweigert.