Scannen – Buchen - Archivieren

Scannen – Buchen - Archivieren

Scannen-Buchen-Archivieren

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar**: Buchen / weitere / Scannen – Buchen - Archivieren**

Programmzweck

Mit dem Modul Scannen – Buchen – Archivieren werden Kontierungsarbeiten und Erfassungsarbeiten automatisiert erledigt. Auch wird durch die automatische Archivierung die Ablage in Papierform z.B. wegen einer späteren Reklamation nicht mehr benötigt. Nach dem die gescannten Rechnungen kontiert und in die Fibu übernommen wurden, sind diese automatisch archiviert und können beispielsweise direkt aus der Kontenblattinfo angeschaut werden.

Was bietet das System für Vorteile für Sie?

• Der dauerhafte Beleg in der Kanzlei
• Kein Kopieren von Belegen für Jahresabschlussarbeiten
• Der Mandant muss seine Belege nicht außer Haus geben
• Automatische OCR-Erkennung
• Buchungsvorschläge anhand der Texterkennung
• Automatische Rechnungsprüfung
• Verknüpfung der Buchung mit dem Dokument
• Ein elektronisch durchsuchbares Archiv

Wichtige Hinweise!

Die Aufbewahrungspflicht bezüglich der Originalbelege entfällt nicht.

Das Programm erstellt nach belegindividuellen Vorgaben, weitgehend automatisiert, Buchungsvorschläge für die jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Die Vorschläge können nachbearbeitet werden. Dabei wird die dazugehörige Rechnung neben der Buchung angezeigt.

Einmalig werden die Regeln für die Rechnungsvorlage der Ausgangsrechnungen festgelegt. Dadurch werden bei der Analyse die Rechnungen entsprechend kontiert und können weiterbearbeitet werden. Anschließend werden die Rechnungen in die Fibu übergeben und sind somit gebucht. Außerdem werden die Rechnungen sofort archiviert und können über den Dokumentennachweis in der Fibu innerhalb der Kontenblattinfo oder beim Buchen in den verschiedenen Ansichten direkt angeschaut werden.

Ebenso werden die Eingangsrechnungen automatisiert bearbeitet. Die gescannten Rechnungen werden analysiert und stehen damit sofort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Sobald Sie grünes Licht für die Fibu-Übergabe geben, werden die Eingangsrechnungen gebucht und direkt archiviert.

Hilfe

Wenn Sie mit der Maus innerhalb von SBA rein geklickt haben und drücken F1, dann wird Ihnen die Hilfe für SBA angezeigt. Diese gibt es auch als Dokumentation.

Sind Sie innerhalb der Buchungsmaske und drücken F1, dann wird Ihnen die Hilfe zum Buchungsprogramm angezeigt.

Innerhalb von SBA gibt es noch eine weitere Hilfe, einmal in der Dokumentenansicht und einmal im SBA – Stapel.

In dieser Hilfe finden Sie weitere Informationen. Allerdings sind in dieser Hilfe Programmfunktionen beschrieben, die z.T. für uns nicht benötigt werden wie beispielsweise das Buchungsthema. Sie buchen die Buchungen in der ADDSION-Buchungsmaske und insofern ist dafür alles in der ADDISON Hilfe für Sie beschrieben.

Grundsätzlich benötigen Sie nur den Teil für die Regeln, da alles andere innerhalb von ADDISON abgehandelt wird.

Tragen Sie in ADDISON im Mandantenstamm immer die USt-Identnummer des Unternehmens ein. Dadurch wird sichergestellt, dass, sofern diese auf dem Dokument zusätzlich ausgewiesen wird, als UN-USt-Identnummer korrekt erkannt wird.

Funktionen in SBA

Folgende Programmfunktionen und Einstellungen sind möglich:

Menü

Hier gibt es weitere Programmfunktionen und Einstellungen.

Drucken

Hier können Sie wählen, ob die komplette Heftung oder nur das markierte Dokument gedruckt werden soll. Zusätzlich können Sie hier einstellen, ob mit oder ohne Anmerkung gedruckt werden soll.

Bearbeiten

Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung.

Verwaltung

Nehmen Sie hier die gewünschten Einstellungen vor.

Sollen z.B. Ausgangsrechnungen gebucht werden, dann können über "Kunden/Lieferanten" einmalig die Kundenstammdaten hier importiert werden.

In den Einstellungen können Sie folgendes festlegen:

• Wurde nachträglich DocuWare installiert, dann können die bisher unter SBA archivierten Dokumente in der Kontenblattinfo trotzdem über den Dokumentverweis angeschaut werden.
• Automatische Analyse: generell sollen die Dokumente nach dem Import automatisch analysiert werden
• Löschen aller gebuchten Belege aus der Belegliste: Sobald die Buchungsmaske verlassen wird, werden die Heftungen aus der Belegliste gelöscht, die gebucht und archiviert sind. Diese Option eignet sich beim Einsatz von SBA ohne REB.
• Löschen aller gebuchten und freigegebenen Belege: Ist diese Option aktiviert, so werden nur alle gebuchten, archivierten und freigebenden Belege beim Verlassen von SBA aus der Belegliste gelöscht. Diese Option eignet sich beim Einsatz von SBA mit REB.
• Ursprungsdateien löschen: Sobald die Dokumente importiert sind, kommt folgende Frage – Entscheiden Sie, ob die Tiff- bzw. PDF-Dateien aus Ihrem Ursprungsverzeichnis automatisch gelöscht werden sollen.
  
• Maschinelles Lernen für diesen Mandanten aktivieren: bitte beachten Sie dazu die Ausführungen in der Programmdokumentation „Buchen mit SBA”.

Unter Einstellungen Workflows abholen … rufen Sie den Dialog Einstellungen Workflows abholen auf. Eine detaillierte Beschreibung dafür finden Sie in der Programmdokumentation zum Rechnungseingangsbuch (ADDISON Finanzbuchhaltung - REB).

Extras

Bezahlt-Stempel-Funktion

Programmzweck

Mit der Bezahlt-Stempel-Funktion können die Belege von Eingangsrechnungen, welche mit SBA verbucht wurden, zum Zeitpunkt der Zahlungsbuchung automatisch mit einem Bezahlt-Stempel versehen werden.

Vorteil

Insbesondere im Zusammenspiel mit dem ADDISON Rechnungseingangsbuch und dem UniWeb-Belegarchiv hat dies den Vorteil für Nicht-ADDISON-Anwender, dass diese anhand des Bezahlt-Stempels direkt erkennen können, ob die Eingangsrechnung bereits beglichen wurde.

BBS-Attribut

Der Dialog zur Aktivierung und Konfiguration der Bezahlt-Stempel-Funktion muss über das BBS-Attribut im Projekt Fibu Scannen-Buchen-Archivieren / Einstellungen Bezahlt-Stempel-Funktion freigegeben werden.

Die Aktivierung und Konfiguration der Bezahlt-Stempel-Funktion erfolgt mandantenbezogen. Beachten Sie, dass alle Anwender mit diesem Attribut die Einstellungen ändern können.

Voraussetzungen

Die Verbuchung der Eingangsrechnungen hat in Verbindung mit Scannen-Buchen-Archivieren zu erfolgen und der OP-Ausgleich für die Zahlungsbuchung wird mit einer der folgenden Programmfunktionen durchgeführt:

• Zahlungsverkehr
• Import: Banking
• OP-Ausgleich im Buchen im Dialog mit F6
• OP-Ausgleich im Buchen im Dialog mit ESC
• OP-Ausgleich im Buchen im Dialog mit F3
• OP-Ausgleich im Buchen im Dialog über die OP-Ansicht

Der Offene Posten muss dabei vollständig - ggf. unter Berücksichtigung von Skonto - ausgeglichen werden. Bei einer Teilzahlung, einer Verbuchung mit Restbetragsausbuchung sowie bei einem OP-Ausgleich durch eine andere Programmfunktion wird kein Bezahlt-Stempel angebracht.

Die Funktion ist nicht anzuwenden, wenn das Verbuchen der Eingangsrechnung vor dem Starten des Workflows erfolgt!

Zeitverhalten

Aufgrund der Verarbeitung von Bilddaten während des Stempel-Vorgangs beim OP-Ausgleich, kann sich dies im Zeitverhalten bei der Verbuchung der Zahlung(en) - je nach Systemumgebung und Anzahl der Buchungen - bemerkbar machen.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Rechnungswesen / Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Menü / Einstellungen Bezahlt-Stempel …

Einstellungsdialog

Mit diesem Dialog aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Bezahlt-Stempel-Funktion auf Mandantenebene.

Im Standard ist die Funktion deaktiviert und mit folgenden Werten vorbelegt.

Belegdatum der Zahlung

Mit dieser Option wird unter dem hinterlegten Stempeltext das Belegdatum der Zahlung angedruckt.

Individuelle Konfiguration

Zusätzlich kann der anzubringende Bezahlt-Stempel individuell konfiguriert werden. Ändern Sie dafür die Standardwerte ab, indem Sie je nach Feld einen Wert auswählen oder erfassen.

Die hier vorgenommen Einstellungen gelten für alle ADDISON-Anwender des Mandanten und für alle Eingangsrechnungen des Mandanten, für die ein OP-Ausgleich unter den oben genannten Voraussetzungen für den gewählten Mandanten erfolgt.

Farbe

Für die Konfiguration der Farbwerte klicken Sie in das entsprechende Feld und wählen Sie einen der vordefinierten Farbwerte aus oder definieren Sie Ihren eigenen Farbwert (Rechtsklick in ein leeres Feld auf dem Register "Benutzerdefiniert" im Farbauswahldialog).

Deckkraft

Ziehen Sie den Regler in diesen Feldern auf den gewünschten Wert, um die Deckkraft der einzelnen Stempelelemente zu bestimmen. Vor allem für die Hintergrundfarbe sollte eine geringere Deckkraft gewählt werden, damit auf den Belegen durch den Stempel evtl. darunterliegende Informationen nicht vollständig verdeckt werden.

Stempelrahmen

Der Stempelrahmen kann in Farbe, Deckkraft und Breite konfiguriert werden. Zudem können Sie mit dem Rahmenstil festlegen, ob die Ecken des Stempels abgerundet sein sollen oder nicht.

Stempel

Neben der Hintergrundfarbe und der Deckkraft kann der Stempel in Größe und Position konfiguriert werden. Legen Sie dafür die Einheit Pixel oder Prozent fest und definieren Sie Höhe und Breite sowie den X und Y Wert für die Position des Stempels.

Bitte beachten Sie dabei, dass die Belege in unterschiedlichen Größen vorkommen können, so dass bei einer Angabe in Pixel, sowohl Größe als auch Position von Dokument zu Dokument variieren kann. Wählen Sie Position und Größe so, dass der Stempel sicher auf allen Dokumenten angebracht werden kann.

Stempeltext

Neben Farbe und Deckkraft kann zudem der Stempeltext selbst definiert werden. Erfassen Sie bei Bedarf einen individuellen Text und legen Sie Schriftgröße, Schriftart und Textstil fest.

Beispiel (Standard)

OK

Mit der Schaltfläche bestätigen Sie die vorgenommenen Einstellungen und verlassen den Dialog.

Abbrechen

Mit der Schaltfläche werden alle bisher vorgenommenen Änderungen verworfen und der Dialog geschlossen.

Standard

Über die Schaltfläche können die Standardeinstellungen für Stempelrahmen, Stempel und Stempeltext wiederhergestellt werden.

Entfernen OP-Ausgleich

Wird ein OP-Ausgleich rückgängig gemacht bzw. eine Zahlungsbuchung gelöscht, so wird der Stempel nicht entfernt.

Wird der Beleg anschließend erneut mit einer Zahlungsbuchung unter den oben genannten Voraussetzungen ausgeglichen, so wird der Bezahlt-Stempel durch einen weiteren ersetzt.

Ist dies nicht der Fall, so kann ein Hinweis auf dem Beleg im Buchen oder im Kontenblatt manuell angebracht werden.