Schnittstelle zu Microsoft Outlook
Schnittstelle zu Microsoft Outlook
Allgemein
Programmzweck
Zur weiteren Nutzung der Mandanten- und Personenkonten-Stammdaten können diese als Kontakte an Outlook übergeben werden.
Des Weiteren können die Wiedervorlagen aus dem Office Manager als Aufgaben an Outlook übergeben werden.
Symbole
Programmaufruf
Bereich ADDISON Menü / Groupwareanbindung
Aktivierung
Um die Outlook-Anbindung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Programm Start / Programme / ADDISON / Anbindungen zu Fremdsoftware
- Wechseln Sie ggf. zur Registerkarte Netzwerk
- Markieren Sie die Zeile Outlook 2000 Anbindung für ZMIS
- Verlassen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Beenden
Nähere Informationen zur Handhabung des Dialogs Anbindungen zu Fremdsoftware finden Sie in der Dokumentation Anbindungen zu Fremdsoftware.
Einstellungen – Konfiguration
Allgemein
Vor der ersten Übergabe von Daten an Outlook ist die Konfiguration der Anbindung vorzunehmen. Über die Schaltfläche Einstellungen wird der Dialog Einstellungen geöffnet.
Dialog Einstellungen
Der Dialog Einstellungen wird folgendermaßen aufgerufen:
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar ADDISON Menü / Groupwareanbindung
Ordner
Jedem Bereich (Mandantenadressen, Aufgaben und Kontenadressen) ist ein Outlook-Ordner zuzuordnen, in den die Daten übergeben werden sollen. Die Schaltfläche 
Die Mitarbeiterdaten können z.Zt. noch nicht an Outlook übergeben werden.
Kategorie
Für die an Outlook zu übergebenden Daten kann jeweils eine Kategorie hinterlegt werden. Die Kategorie dient der Unterscheidung der Daten, sofern z.B. die Mandanten- und die Personenkontendaten in die gleichen Kontakte-Ordner übergeben werden (siehe z.B. Dialog oben).
Bei den Personenkonten kann je Mandanten eine Kategorie angelegt werden, in dem das Häkchen im Feld Mandantennummer als Kategorie gesetzt wird.
Wichtig: Die Einstellungen werden je Arbeitsplatz gespeichert.
Dialog Outlook-Anbindung
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar ADDISON Menü / Groupwareanbindung
Bereich Adressen
Die Mandantenstammdaten werden an die Kontakte in Outlook übergeben.
Es können verschiedene Einstellungen zur Steuerung der Übergabe vorgenommen werden.
Alle
Es werden die Mandantenstammdaten aller Mandanten an Outlook übergeben.
Selektion
Die als Kontakte zu übergebenden Mandantenstammdaten können nach Mandanten selektiert werden. Im Feld Selektion tragen Sie die Mandantennummern ein, für die Sie Daten übergeben möchten. Über das Fernglas steht der Mandantenauswahldialog zur Verfügung, in dem Sie mehrere Mandanten markieren und übernehmen können.
Durch Anklicken der Option Alle werden wie alle Mandanten als Kontakte übergeben.
Option ohne ausgeschiedene Mandanten
Sofern die Option ohne ausgeschiedene Mandanten gesetzt ist, werden nur die aktiven Mandanten übernommen.
Die Option ist standardmäßig gesetzt.
Option bei Änderungen automatisch synchronisieren
Die Option bei Änderungen automatisch synchronisieren bewirkt, dass die Mandantenstammdaten direkt bei Änderung an die Kontakte übergeben werden.
Bei der automatischen Übergabe wird die o.g. Mandantenselektion berücksichtigt. Die Übergabe erfolgt also nur, wenn der Mandant in der Selektion enthalten ist.
Schaltfläche Aktueller Mandant
Die Daten des aktuellen Mandanten werden an Outlook übergeben.
Schaltfläche Übernehmen
Die Daten aller Mandanten werden an Outlook übergeben.
Bereich Aufgaben
Die Wiedervorlagen (Einträge mit Terminen) aus dem Office Manager werden an die Aufgaben in Outlook übergeben.
Nur die Einträge werden an Outlook übergeben, die im Office- Manager in den fälligen Aufgaben des Benutzers bei Fälligkeit angezeigt werden. Das bedeutet, dass die Einstellung der Filterung im Fach Fällige Aufgaben Einfluss auf die an Outlook zu übergebenden Einträge hat.
Alle
Es werden alle Einträge an Outlook übergeben, die bei Fälligkeit in den Fälligen Aufgaben des Benutzers angezeigt werden.
nur Verwaltungsakte
Es werden nur die Einträge an Outlook übergeben, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Im Fach ADDISON\Verwaltungsakte gespeichert
- Bei Fälligkeit Anzeige in den Fälligen Aufgaben des Benutzers
Schaltfläche Übernehmen
Die Wiedervorlagen werden in die Aufgaben von Outlook übergeben.
Option automatisch regelmäßig übernehmen
Mit der Option automatisch regelmäßig übernehmen werden die Einträge mit Terminen aus dem Office Manager automatisch als Aufgaben übergeben. Das Zeitintervall für die automatische Übergabe können Sie über die Auswahlliste unter der Option definieren.
Die Einstellungen sind benutzerbezogen. Somit kann jeder Anwender seine individuellen Einstellungen vornehmen.
Sobald ein Eintrag im Office Manager auf erledigt gesetzt oder gelöscht wird, wird die zugehörige Aufgabe in Outlook gelöscht.
Wird die Übergabe an Outlook wiederholt, werden die früher erstellten Kontakte und Aufgaben in Outlook aktualisiert.
Bereich Optionen
Schaltfläche Adresskarte
Der Outlook-Kontakt des aktuellen Mandanten wird angezeigt.
Schaltfläche Einstellungen
Aufruf der Konfigurationseinstellungen der Outlook-Anbindung.
Personenkontendaten (Rechnungswesen)
Allgemein
Personenkontenstammdaten aus dem Bereich Rechnungswesen können ebenfalls in die Kontakte von Outlook übergeben werden.
Kundenkonto für Outlook aktivieren
Jedes Personenkonto ist gesondert für die Übergabe an Outlook zu aktivieren.
Bereich Rechnungswesen / Stammdaten / Kundenkonten bzw. Stammdaten / Lieferantenkonten aufrufen und die Schaltfläche 
Die Anbindung für dieses Konto ist nun aktiviert und die Stammdaten des Kontos wurden sofort an Outlook übergeben. Bei jeder Änderung des Kontos wird der Kontakt in Outlook automatisch aktualisiert.
Mit Anklicken der Schaltfläche 
Ist die Schaltfläche