Schwerbehindertenabgabe, Export nach IW-Elan

Allgemein

Hintergrund

IW-Elan ist eine Software, die Arbeitgeber bei der Berechnung der Ausgleichsabgabe und der Erstellung der Anzeige nach § 163 SGB IX unterstützt.

Mit Hilfe von IW-Elan kann die Anzeige ausgedruckt oder als elektronische Anzeige über das Internet an die Agentur für Arbeit geschickt werden.

Die Entwicklung von IW-Elan erfolgt in Abstimmung mit der Bundesagentur für Arbeit und der Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen. So ist sichergestellt, dass die Berechnungen korrekt durchgeführt werden und die Anzeige dem aktuellen Stand entspricht.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Internet unter http://www.iw-elan.de.

Die Stammdaten für schwerbehinderte Menschen erfassen Sie im Menü Stammdaten / Personal / Soz.-1 über die Schaltfläche Zusatzangaben schwerbehinderter Mensch/IW-Elan. Siehe auch Dokument Stammdaten.

Installation von IW-Elan

Installation

Bevor Sie Daten aus der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung exportieren und in IW-Elan übernehmen können, laden Sie sich bitte die aktuelle Version von IW-Elan unter http://www.iw-elan.de herunter.

Die aktuelle Version für das lfd. Jahr steht jeweils ab Dezember zum Download zur Verfügung.

Export der Mandanten-/Personaldaten

Erstmaliger Export

Werden zum ersten Mal Daten aus der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung in IW-Elan übernommen, so müssen auch die Mandantenstammdaten der betroffenen Unternehmen exportiert werden.

Sind bereits Mandantendaten in IW-Elan vorhanden, so können diese durch erneuten Import nicht überschrieben werden. Der Arbeitgeber muss vorher in IW-Elan gelöscht werden.

Wichtig: Der Export muss mit einem eingestellten Abrechnungsmonat des dem Anzeigejahr folgenden Jahres gestartet werden (z.B. Anzeigejahr 2022 Abrechnungsmonat XX.2023).

Export durchführen

Über das Menü Datenausgabe / Export IW-Elan wird der Export gestartet. Auf dem angezeigten Dialog wird das Jahr, für welches Daten exportiert werden, angezeigt. Hier wird auch der Pfad für die Datei-Ausgabe eingestellt. Des Weiteren kann gewählt werden, ob mit oder ohne Mandantendaten exportiert werden soll. Die exportierten Daten werden in Dateien mit der Bezeichnung a.txt (Angaben zum Arbeitgeber), b.txt (Zusatzangaben zum Arbeitgeber), c.txt (Arbeitsplätze des Arbeitgebers) und d.txt (Verzeichnis der anrechenbaren Personen) im ausgewählten Verzeichnis erstellt. Wird das Kontrollkästchen Kein Export von Mandantendaten aktiviert, wird nur die Datei d.txt ausgegeben. Prüfen Sie anschließend das im Listenmanager abgestellte Protokoll, ob Sie nach Import der Daten in IW-Elan noch Anpassungen für einzelne Arbeitnehmer, die eine Fußnote erhalten haben, vornehmen müssen:

Die Fußnote 1 erhalten Arbeitnehmer, die einen vollen Kalendermonat wegen Elternzeit, unbezahltem Urlaub, Wehr- oder Zivildienst unterbrochen sind. Wurde hier eine Ersatzkraft eingestellt, sind die unterbrochenen Arbeitnehmer ebenfalls in IW-Elan im Register Arbeitsplätze unter Spalte 3 auszuweisen.
Arbeitnehmer mit Beschäftigungsverhältnissen, die höchstens 8 Wochen dauern, werden mit der Fußnote 2 gekennzeichnet. Liegt dies in der Natur der Arbeit oder war dies vertraglich vereinbart, ist der Arbeitnehmer nach Import der Daten im Programm IW-Elan im Register Arbeitsplätze in Spalte 3 zusätzlich auszuweisen.
Fußnote 3 erhalten Arbeitnehmer in Altersteilzeit (Blockzeitmodell). Wird während der Freistellungsphase eine Ersatzkraft eingestellt, sind die gekennzeichneten Arbeitnehmer in IW-Elan im Register Arbeitsplätze auch in Spalte 3 auszuweisen.

Wichtig: Der Export erfolgt für den aktuellen oder für alle in den Steuerungsdaten selektierten Mandanten.

Import der Mandanten-/Personaldaten in IW-Elan

Import in IW-Elan

Beim Starten von IW-Elan wählen Sie die Schaltfläche „Import aus Personalsoftware".

Führen Sie nun den Import anhand der Anweisungen innerhalb von IW-Elan durch.

Nach erfolgreichem Import können die Daten ggf. direkt in IW-Elan nachbearbeitet und ergänzt werden, bevor die Anzeige nach § 80 Abs. 2 SGB IX erstellt wird.

Hinweise zum Ex-/Import

Achtung: Beim Löschen von Arbeitgebern im Programm IW-Elan (und anschließendem Import) werden auch bereits zu diesem Arbeitgeber erfasste individuelle Daten aus der IW-Elan-Datenbank entfernt.

Der Export kann frühestens nach der Dezemberabrechnung des jeweiligen Anzeigejahres erfolgen.