Serienbrief erstellen
Serienbrief erstellen
Allgemein
Programmaufruf
Das Serienbrief erstellen kann in der ADDISON Software aus allen Projekten heraus aufgerufen werden:
Akte / Ablage / Schaltfläche
Programmzweck
Mit Serienbrief erstellen können Dokumente mit gleichem Inhalt für eine Auswahl von Mandanten erstellt werden.
Für jeden Mandanten wird die gleiche Dokumentvorlage verwendet und die Platzhalter werden mit den jeweiligen Mandantendaten aktualisiert. Vor der Erstellung des Dokuments können Textbausteine eingefügt und der Brieftext erfasst werden.
Der Serienbrief wird in Microsoft Word mit der Serienbrieffunktion von Microsoft Word erstellt. Das bedeutet, dass die volle Serienbrieffunktionalität von Microsoft Word zur Verfügung steht.
Diese Funktion kann z.B. für Rundschreiben verwendet werden.
Registerkarte Grunddaten
Programmzweck
Auf der Registerkarte Grunddaten werden die Empfänger ausgewählt. Die Selektion ist direkt auf Mandanten, aber auch über freie Felder möglich.
Mandant
Im Feld Mandant werden die Mandanten selektiert, für die der Serienbrief erstellt werden soll. Die Mandantenauswahl kann sowohl nach Bereichen als auch mit nicht zusammenhängenden Mandanten erfolgen.
Beispiel für eine Mandantenauswahl:
Die Mandanten 10000 bis 19999, 30000 und 50000 sollen für den Serienbrief selektiert werden.
Eingabe im Feld Mandant: 10000-19999;30000;50000.
Sie Selektion der Mandanten kann durch Anklicken der Schaltfläche 
Erfolgt im Feld Mandant keine Eingabe, werden alle Mandanten selektiert.
Empfängerauswahl
In der Baumstruktur der Empfängerauswahl werden die möglichen Empfänger angezeigt.
Bei Auswahl eines Mandanten werden nur die Bereiche angezeigt, für die bei diesem Mandanten Empfänger vorhanden sind.
Bei Auswahl mehrere Mandanten werden alle Empfänger angezeigt.
Aus der Empfängerauswahl ergeben sich folgende Auswirkungen auf den Serienbrief:
Selektion der Mandanten, für die der Serienbrief erstellt wird.
Grundlage für die in der Dokumentvorlage vorhandenen Felder aus dem Bereich Empfänger.
Selektion der Mandanten für den Serienbrief:
Der Serienbrief wird nur für Mandanten erstellt, bei denen der ausgewählte Empfänger tatsächlich angelegt ist. Beispiele:
Bei Empfängerauswahl Firmenmandant | Unternehmen werden nur Mandanten mit Firma berücksichtigt. Privatmandanten werden nicht berücksichtigt.
Bei Empfängerauswahl Bank | Alle werden nur Mandanten mit in ADDISON angelegten Bankverbindungen berücksichtigt.
Bei Empfängerauswahl Korrespondenzadressen | Allgemein werden nur Mandanten berücksichtigt, bei denen eine Korrespondenzadresse im Bereich Allgemein angelegt ist.
Grundlage für Felder aus dem Bereich Empfänger:
Die in der Dokumentvorlage vorhandenen Felder aus dem Bereich Empfänger (siehe Kapitel Felderauswahl) werden mit den Daten aus dem Mandantenstamm gefüllt, die sich aus der Empfängerauswahl ergeben. Die Empfängerauswahl ist in diesem Fall auch verantwortlich für die Werte, die aus der Datenbank in den Serienbrief einfließen.
Empfänger
Sofern in der Empfängerauswahl eine Institution (Finanzamt, Bank, Gemeinde) ausgewählt wurde, ist das Feld Empfänger aktiv.
Im Feld Empfänger können Institutionen korrespondierend zur Empfängerauswahl ausgewählt werden. Diese Auswahl bewirkt eine weitere Einschränkung der Serienbriefempfänger.
Beispiel:
Im Feld Mandant erfolgt keine Eingabe, in der Empfängerauswahl wird Bank / Alle ausgewählt.
Ergebnis: Alle Bankverbindungen aller Mandanten werden mit dem Serienbrief angeschrieben.
Zusätzlich wird im Feld Empfänger die Bank 50080000 Dresdner Bank ausgewählt.
Ergebnis: Nur die Bankverbindungen der Mandanten, bei denen die Bank 50080000 angelegt ist, werden angeschrieben.
Auswahl Adresstyp
Die zu einem Empfängerbereich vorhandenen Adresstypen werden angezeigt. Einer der angezeigten Adresstypen kann ausgewählt werden. Aufgrund der Auswahl des Adresstypen werden Anschrift, Betreff, Briefanrede und Grußformel aufgebaut, sofern die entsprechenden Felder aus dem Bereich Empfänger in der Dokumentvorlage vorhanden sind.
Weitere Informationen zur Neuanlage und zur Bearbeitung von Adresstypen finden Sie in der Dokumentation Mandanten- und Institutionsverwaltung.
weitere Selektionen
Sofern in der Empfängerauswahl Lohn / Arbeitnehmer ausgewählt wurde, ist die Schaltfläche weitere Selektionen aktiv.
Mit Anklicken der Schaltfläche weitere Selektionen wird ein Dialog geöffnet, in dem Selektionen auf Personalfelder vorgenommen werden können. Diese Selektionen wirken als Einschränkung auf die Serienbriefempfänger.
Weitere Informationen zu den möglichen Feldern in einer Dokumentvorlage und zur Erstellung von Dokumentvorlagen erhalten Sie in den Kapiteln Felderauswahl und Dokumentvorlagenverwaltung.
ohne ausgeschiedene Mandanten
Sofern die Option ohne ausgeschiedene Mandanten gesetzt ist, werden die Mandanten im Serienbrief nicht berücksichtigt, bei denen ein Mandatsende erfasst wurde und das entsprechende Endedatum erreicht ist.
Selektion auf Freie Felder
Zusätzlich zur Mandantenauswahl können Mandanten auch über Freie Felder selektiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass in den Mandantenstammdaten Freie Felder angelegt und mit Werten gefüllt sind.
Bedeutung der Spalten bei Selektion auf Freie Felder:
In der Spalte Feld wird das Freie Feld gewählt, für das eine Abfrage durchgeführt werden soll.
In der Spalte Vergleich wird die Art der Bedingung ausgewählt. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: gleich, ungleich, größer, größer oder gleich, kleiner, kleiner oder gleich.
In der Spalte Wert wird die Bedingung für die Abfrage erfasst.
In der Spalte Verknüpfung wird entschieden, wie mehrere Bedingungen miteinander verknüpft werden: → und bedeutet, dass alle Bedingungen erfüllt sein müssen. → oder bedeutet, dass nur eine der Bedingungen erfüllt sein muss.
Registerkarte Vorlagen/Brieftext
Programmzweck
Auf der Registerkarte Vorlagen/Brieftext wird die Dokumentvorlage für den Brief ausgewählt, ggf. Textbausteine eingefügt und der Brieftext erfasst.
Vorlagenverzeichnisse
In der Baumstruktur werden die vorhandenen Vorlagenverzeichnisse angezeigt. Das Vorlagenverzeichnis, aus dem eine Dokumentvorlage verwendet werden soll, ist auszuwählen.
Vorlagenauswahl
In der Vorlagenauswahl werden die Dokumentvorlagen aus dem gewählten Vorlagenverzeichnis angezeigt. Die gewünschte Dokumentvorlage ist zu markieren.
Neue Dokumentvorlagen und neue Vorlagenverzeichnisse können angelegt werden. Weitere Informationen zu Dokumentvorlagen und Vorlagenverzeichnissen erhalten Sie im Kapitel Dokumentvorlagenverwaltung.
Brieftext
Im Bereich Brieftext kann der Text für das Dokument erfasst werden. Dieser Text wird im zu erstellenden Dokument an der Stelle eingefügt, an der das Feld Allgemeine Daten-Brieftext in der Dokumentvorlage gesetzt ist.
Die Formatierungen des Textes im Bereich Brieftext werden in das zu erstellende Dokument übernommen. Formatierungen im Brieftext können sowohl über die Symbolleiste im Bereich Brieftext als auch über das Menü vorgenommen werden. Der Aufruf des Menüs erfolgt über die Schaltfläche 
In den Brieftext können auch Textbausteine und Felder aus der Felderauswahl eingefügt werden.
Textbausteine
Mit der Schaltfläche Textbaustein wird die Textbausteinverwaltung geöffnet. In der Textbausteinverwaltung kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der über die Schaltfläche Übernehmen in den Brieftext eingefügt werden kann.
Weitere Informationen zur Textbausteinverwaltung erhalten Sie im Kapitel Textbausteinverwaltung.
Felderauswahl
Die Felderauswahl wird über die Schaltfläche 
In der Felderauswahl sind alle Felder aufgelistet, über die Daten aus dem Mandantenstamm in ein Microsoft Word-Dokument eingefügt werden können.
Die Felder aus der Felderauswahl können in den Brieftext eingefügt werden. Nach Einfügen des Brieftextes in das Dokument werden die Felder mit den Daten des Mandanten aktualisiert.
Weitere Informationen zur Felderauswahl erhalten Sie im Kapitel Felderauswahl.
Registerkarte Office Manager
Programmzweck
Auf der Registerkarte Office Manager werden Einstellungen für die Registrierung des Serienbriefs im Office Manager vorgenommen.
Ist die Option „je Mandant einen Eintrag im Office Manager erstellen“ nicht gesetzt, werden die Serienbriefe im Office Manager mit der Mandantennummer Null angelegt.
Fachauswahl
In der Ablagestruktur des Office Managers wird das Fach ausgewählt, in dem der neue Eintrag erstellt werden soll.
Sofern ein Standardfach für Office-Dokumente eingestellt ist, wird das Fach vorbelegt. Das Standardfach wird über Seitenbereich Ablage / Einstellungen, Option Standardfach für Office-Dokumente eingestellt.
Eigenschaften des Eintrags
Neben der Ablagestruktur werden die Eigenschaften-Felder eines Office Manager-Eintrags angezeigt. Die gewünschten Eigenschaften sind in den jeweiligen Feldern einzutragen. Der neue Eintrag im Office Manager wird mit den eingegebenen Daten erzeugt.
Registrierung im Office Manager aktivieren
Mit der Option Registrierung im Office Manager aktivieren werden die neuen Serienbriefe standardmäßig gespeichert und im Office Manager registriert.
aktuelles Dokument nicht registrieren
Über die Option aktuelles Dokument nicht registrieren wird das aktuell zu erstellende Dokument nicht gespeichert und nicht im Office Manager registriert.
Diese Option ist nur aktiv, wenn die Option Registrierung im Office Manager aktivieren gesetzt ist.
je Mandant einen Eintrag im Office Manager erstellen
Ist diese Option gesetzt, wird für jeden Mandant ein Eintrag im Office Manager erstellt, der im Serienbrief enthalten ist.
Ist die Option nicht gesetzt, wird für einen Serienbrief nur ein Eintrag im Office Manager erstellt, egal wie viele Mandanten enthalten sind. Der Eintrag wird in diesem Fall mit Mandantennummer Null erstellt.
Das Serienbrief-Dokument ist in beiden Fällen nur ein Mal vorhanden. Sofern mehrere Einträge für einen Serienbrief erstellt werden, verweisen diese immer auf das gleiche Dokument.
Serienbrief erstellen
Serienbrief erstellen
Mit Anklicken der Schaltfläche Dokument erstellen 
Das bedeutet, dass die Datenquelle für den Serienbrief erstellt, Microsoft Word gestartet, ein Serienbrief auf Basis der gewählten Dokumentvorlage erstellt und mit der Datenquelle verknüpft wird.
Serienbrieffunktion von Microsoft Word
in Microsoft Word wird der Serienbrief angezeigt. Die weitere Bearbeitung des Serienbriefs erfolgt in Microsoft Word.
Für die Bearbeitung des Serienbriefs steht die volle Serienbrieffunktionalität von Microsoft Word steht zur Verfügung.
Nachfolgend sind einige für die Bearbeitung wichtige Funktionen der Serienbrieffunktion von Microsoft Word aufgeführt:
Seriendruck-Vorschau: 
Seriendruck: 
Weiterführende Informationen zur Serienbrieffunktion von Microsoft Word erhalten sie in der Hilfe zu Microsoft Word.
Favoriten anlegen
Favoriten
Für das Serienbrief erstellen können Favoriten angelegt werden. Favoriten werden von der Funktion Serienbrief erstellen / Neu kopiert und enthalten dementsprechend die gleichen Registerkarten und Felder.
Der Unterschied zu Serienbrief erstellen / Neu ist, dass die Einstellungen in dem kopierten Eintrag gespeichert werden. Somit können häufig verwendete Einstellungen gespeichert und müssen nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Anlegen eines Favoriten (Kopieren eines Eintrags)
Zur Neuanlage eines Favoriten gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus an. Im eingeschalteten Bearbeitungsmodus wird die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus gedrückt dargestellt.
Klicken Sie den Eintrag Serienbrief erstellen / Neu an.
Klicken Sie die Schaltfläche Markierten Eintrag kopieren an.
Vom Eintrag Serienbrief erstellen / Neu wurde jetzt eine Kopie erstellt.
Klicken Sie den Eintrag Serienbrief erstellen | Kopie von: Neu an.
Sofern Sie die Bezeichnung des Eintrags ändern möchten, klicken Sie rechte Maustaste / Bezeichnung ändern an und geben Sie die neue Bezeichnung ein.
Erfassen Sie auf den Registerkarten die Werte, die Sie im Favoriten speichern möchten.
Nach Erstellung des Favoriten sollten Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen, da der Bearbeitungsmodus nur ein Mal im gesamten Netzwerk gestartet werden kann.
Nur die Eingaben auf den Registerkarten Grunddaten und Vorlagen/Brieftext werden gespeichert. Die Registerkarte Office Manager wird auch bei Favoriten bei jedem Aufruf neu erstellt.
Bearbeiten eines Favoriten
Zur Bearbeitung eines Favoriten gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus an. Im eingeschalteten Bearbeitungsmodus wird die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus gedrückt dargestellt.
Klicken Sie den entsprechenden Eintrag in der Baumstruktur unter Serienbrief erstellen an.
Ändern Sie die Eingaben auf den Registerkarten ab.
Nach Bearbeitung des Favoriten sollten Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen, da der Bearbeitungsmodus nur einmal im gesamten Netzwerk gestartet werden kann.
Löschen eines Favoriten
Zum Löschen eines Favoriten gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus an. Im eingeschalteten Bearbeitungsmodus wird die Schaltfläche Bearbeitungsmodus an/aus gedrückt dargestellt.
Klicken Sie den entsprechenden Eintrag in der Baumstruktur unter Serienbrief erstellen an.
Klicken Sie die Schaltfläche Markierten Eintrag löschen an.
Nach Löschen des Favoriten sollten Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen, da der Bearbeitungsmodus nur einmal im gesamten Netzwerk gestartet werden kann.