SMART Connect - Konten

SMART Connect - Konten

Im Bereich Konten werden alle Sach- und Personenkonten gespeichert. Die Kontendaten werden aus den angebundenen Vorsystemen übernommen oder können an dieser Stelle angelegt oder editiert werden.

Kunden und Lieferanten

Kunden und Lieferanten werden auf zwei getrennten Registern angezeigt. Der Aufbau und die Bearbeitungsmöglichkeiten sind jeweils identisch.

Übersicht

• Auswahl Kontenbereich (1)

Die Anzeige der Konten/Kontakte erfolgt getrennt nach Kontenbereich/Konto bzw. Kontaktart in Kunden, Lieferanten und Sachkonten.

• Such- und Sortierfunktionen (2)

Über die Such- und Sortierfunktionen können Sie ein Konto einfach und komfortabel finden.

• Übersicht zu den Buchungen und Dokumenten (3)

Anhand des Dokumentensymbols in der Spalte Belege am Anfang einer Zeile wird angezeigt, ob Buchungen/Belege zu einem Personenkonto vorhanden sind. Mit einem Klick auf das Symbol, können Sie sich die Übersicht zu den Buchungen und Dokumenten dieses Personenkontos anzeigen lassen.

Anhand des Dokumentsymbols am Anfang einer Zeile erkennen Sie, ob ein Dokument zu der Buchung vorhanden ist. Mit einem Klick auf eine Zeile werden Ihnen das Dokument sowie die die Details der Buchung/des Beleges auf der rechten Seite angezeigt.

Ist die Ansicht zu gering können Sie über den Pfeil rechts oben den oberen Bereich minimieren bzw. auch wieder maximieren.

• Kontodaten (4)

Mit einem Klick auf eine Zeile werden Ihnen die Details eines Personenkontos auf der rechten Seite in mehreren Registern angezeigt. Bei vorhandener Berechtigung können die Daten auch mandantenseitig editiert werden.

• Neues Konto hinzufügen (5)

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Kunde hinzufügen bzw. Lieferant hinzufügen kann - bei vorhandener Berechtigung - ein neues Konto hinzugefügt werden.

Editieren und Hinzufügen von Personenkonten in SMART Connect

Kunden- und Lieferantenkonten können in SMART Connect angelegt bzw. bearbeitet werden.

Die Anlage und das Bearbeiten von Kontakten stehen Ihrem Mandanten nur dann zur Verfügung, wenn die entsprechenden Optionen in den Steuerberater Einstellungen aktiviert sind.

• Anlage: Der Mandant darf neue Personenkonten anlegen.
• Bearbeiten: Der Mandant darf Personenkonten ändern.

Vorgehensweise:

1. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Daten eines Kontos einzusehen bzw. bei Bedarf zu bearbeiten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kunde hinzufügen/Lieferant hinzufügen, um einen neuen Kunde/Lieferant anzulegen.

3. Erfassen Sie im Seitenbereich alle relevanten Daten.

4. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Hinweise

Die Daten neuer oder geänderter Konten werden mit der nächsten Übertragung an die Steuerberatersoftware übergeben, wobei die Einstellungen der führenden Datenquelle dabei berücksichtigt werden - 10.1 Firmeneinstellungen.

Bitte beachten Sie, dass Angaben zur Zahlungserstellung (z. B. Zahlungskondition usw.) nur für SMART Connect relevant sind und eine Übertragung in die Steuerberatersoftware derzeit nicht stattfindet.

Besonderheiten bei Daten aus Vorsystemen

Bitte beachten Sie bei Daten aus Vorsystemen diese Besonderheit:

In den Vorsystemen kann eine Kontonummer vergeben werden, die nicht den Richtlinien der Standard-Nummernkreise des hinterlegten Kontenrahmens entspricht. In diesem Fall wird im Standardfall automatisch eine neue Kontonummer in SMART Connect vergeben. Die Kontonummer im Vorsystem bleibt davon unberührt. Wird nun unter der automatisch vergebenen Kontonummer ein neues Konto im Vorsystem angelegt, erhält auch dieses Konto eine neue automatisch vergebene Nummer.

		Wir empfehlen, vor der ersten Übernahme der Daten die Vergabe der Kundennummern in sevdesk mit Ihrem Mandanten abzustimmen. Hintergrund: Weicht die Kunden-/Lieferantennummer in sevdesk von der Personenkontonummer in Ihrer Software ab, so werden beim Abruf in SMART Connect neue Personenkontonummern im entsprechenden Personenkontenbereich angelegt.

Bitte beachten Sie dazu auch die Einstellungen zu führenden Datenquellen und den Kontoübernahmeoptionen z.B. für die Datenquelle sevdesk in den Firmenstellungen.

Sperren von Personenkonten für die Erfassungsmaske

Personenkonten können für die Auswahl in der Erfassungsmaske gesperrt werden. Dies kann einzeln pro Personenkonto (A) oder als Sammelaktion für mehrere Konten (B) durchgeführt werden.

Gesperrte Konten werden mit einem Schlosssymbol (C) gekennzeichnet und können auch über einen Filter (D) gefiltert werden.

Bitte beachten Sie: Ist ein Sachkonto bei einem Personenkonto in der Erfassungshilfe hinterlegt, so kann dies nicht gesperrt werden. Ein entsprechender Hinweis erscheint.

Sperren von in der Steuerberatersoftware gelöschten Konten mit Belegen

In der Kanzleisoftware gelöschte Konten werden bei der Synchronisation nach ADDISON SMART Connect je nach Verwendung in SMART Connect entfernt bzw. deaktiviert.

Dabei wird folgendermaßen validiert und unterschieden:

• Wenn jahresübergreifend keine Buchung und kein Beleg in ADDISON SMART Connect zu diesem Konto vorliegt, wird das Konto in SMART Connect ebenfalls gelöscht.

• Sind Beleg oder Buchung zu diesem Konto vorhanden, wird das Konto deaktiviert und für die weitere Erfassung gesperrt.
  Dieser Hinweis ist auch für den Anwender im jeweiligen Konto ersichtlich.

Zusätzlich wird bei der Synchronisation aus der Kanzleisoftware hierfür in SMART Connect unter dem Menüpunkt Services | Register Protokolle die Löschung oder Deaktivierung durch die Synchronisation protokolliert.

Des Weiteren werden die deaktivierten Konten bei den folgenden Übertragungen durch Periodenabschlüsse nicht berücksichtigt. Wird jedoch erneut ein Beleg übermittelt, in dem das Konto vor der Deaktivierung verwendet wurde, wird das Konto erneut an die Kanzleisoftware mit übergeben. Bitte beachten Sie: Als Folge daraus ergibt sich die erneute Anlage des Kontos in der Kanzleisoftware, im zum Beleg zugehörigen Wirtschaftsjahr.

Erfassungshilfe

Für Personenkonten kann in den Stammdaten eine Erfassungshilfe hinterlegt werden. Die hier hinterlegten Werte werden bei einer Kontoerkennung durch die Beleganalyse und bei Auswahl des Konto in der Erfassung automatisch berücksichtigt.

Bitte beachten Sie:

• Für die Erfassung gesperrte Sachkonten können hier nicht hinterlegt werden.

• Zuordnung und Steuersatz können im Aufteilungsmodus nicht berücksichtigt werden.

Kontenpflege für Steuerberater

Als Steuerberater können Sie über die drei Punkte für Kunden und Lieferanten die Kontenpflege aktivieren, um eventuell falsch angelegte, falsch nummerierte oder mehrfach angelegte Konten zu löschen, zu bearbeiten oder zusammenzuführen.

Öffnen Sie einen Kontakt und klicken Sie auf die Schaltfläche Kontenpflege an.

Es stehen Ihnen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Kontonummer ändern (1)

Das Ändern der Kontonummer ist für Konten möglich, für welche noch keine Buchung in SMART Connect oder der SMART Connect Box existiert. Bitte beachten Sie, dass dabei auch Vorjahre geprüft werden.

• Konten zusammenführen (2)

Das Zusammenführen von Konten ist möglich, wenn diese eine gleiche Kontonummer aufweisen. Wählen Sie diese Option, können Sie ein weiteres Konto selektieren. Bitte beachten Sie, dass derzeit die Kriterien, die ein Zusammenführen von Konten ermöglichen, noch sehr restriktiv sind. Wenden Sie sich ggf. an den Support.

• Konto löschen (3)

Das Löschen von Konten ist nur möglich, wenn es keinen Beleg bzw. keine Buchung zu diesem Konto in SMART Connect oder in der SMART Connect Box gibt. Bitte beachten Sie, dass dabei auch auf abgelegte Belege (im Bereich Service) geprüft wird.

Das Löschen von Personenkonten ist auch als Sammelaktion bei aktivierter Kontenpflege verfügbar:

1. Aktivieren Sie die Kontenpflege.

2. Markieren Sie die zu löschenden Konten. Bitte beachten Sie, dass auch hierfür die gleichen Vorrausetzungen wie beim Löschen einzelner Konten gelten.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage und die Konten werden - wenn möglich - gelöscht.

Können Konten nicht gelöscht werden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Sachkonten

Allgemeines

Für Sachkonten besteht keine Möglichkeit, bestehende Konten zu editieren oder neue Konten hinzuzufügen. Dies können Sie jederzeit aus der Steuerberatersoftware synchronisieren. Sobald Sie Daten eines Kontos ändern bzw. ein neues Sachkonto hinzufügen, wird dies mit dem nächsten Upload/Synchronisation in SMART Connect aktualisiert bzw. hinzugefügt.

Für Sachkonten besteht auch nicht die Möglichkeit, Belege einzusehen.

Sperren von Sachkonten für die Erfassungsmaske

Sachkonten können für die Auswahl in der Erfassungsmaske gesperrt werden. Dies kann einzeln pro Sachkonto (A) oder als Sammelaktion für mehrere Konten (B) durchgeführt werden.

Gesperrte Sachkonten werden mit einem Schlosssymbol (C) gekennzeichnet und können auch über einen Filter (D) gefiltert werden.