SMART Connect Box

SMART Connect Box

Umfang

Mit SMART Connect Box stellen Sie Ihrem Mandanten ein digitales Archiv zur Verfügung. Neben den Buchungsdaten werden auch die mit diesen Buchungen verknüpften Belege aus der Steuerberatersoftware zu SMART Connect Box übermittelt.

Dabei werden folgende Belegverknüpfungen berücksichtigt.

• Datei einfügen - fileappend
• Datei verknüpfen - file
• SBA-Archiv - exec://ADD
• DocuWare (in Verbindung mit SBA und ADDISON) - exec://ADD

Hinweise

Bitte beachten Sie für den initialen Upload und für die Folge-Synchronisation: - Bitte stellen Sie vor der Initialisierung von SMART Connect Box sicher, dass die unter 1.2 beschrieben technischen Voraussetzungen für Installationen mit Anbindung an SBA oder DocuWare gegeben sind. - Je nach Umfang der Daten kann die Übertragung der Buchungen und Belege längere Zeit in Anspruch nehmen (ggf. mehrere Stunden). Die Übertragung der Belege erfolgt nachgelagert, sodass diese im Standardfall erst einige Zeit nach den Buchungen in der Applikation SMART Connect Box bereitstehen.

Initialer Upload aus der Steuerberatersoftware

Nach der Aktivierung der App SMART Connect Box im Konfigurator sind die Buchungen und Belege aus der Steuerberatersoftware initial zu übertragen.

Im Folgenden wird dies für ADDISON und ADDISON AKTE getrennt beschrieben:

ADDISON Software

Für die ADDISON Software wird der initiale Upload über eine Jobkette mit der Auswertung Finanz-Report/SMART Connect Update durchgeführt.

Fügen Sie dafür die Auswertung einer bestehenden Jobkette hinzu oder legen Sie eine neue Jobkette mit dieser Auswertung an und rufen Sie das Register SMART Connect auf.

Mit der Initialisierung werden - ausgehend vom Vorjahr des jüngsten Wirtschaftsjahres bis zum aktuellen Monat - alle Konten, Buchungen und Belege an die SMART Connect Box übertragen und dem Mandanten zur Verfügung gestellt.

Über die Schaltfläche Initialisierung SMART Connect Box wird der Upload gestartet. Bitte bestätigen Sie dafür auch den Folge-Hinweisdialog.

Die Schaltfläche wird erst nach Aktivierung der App SMART Connect Box im Konfigurator aktiviert und nach dem Start der Initialisierung von SMART Connect Box wieder deaktiviert.

Bei Anbindung von SBA bzw. DocuWare erscheint (insofern nicht bei einer vorherigen Initialisierung deaktiviert) ein Hinweisdialog.

Wurde die Installation dahingehend überprüft, kann der Hinweis bei künftigen Initialisierungen dieser Installation durch Setzen des Hakens im Kontrollkästchen unterdrückt werden.

ADDISON AKTE (tse:nit/cs:Plus)

Für die AKTE Software wird der erste initiale Upload (Einrichtung) im Dokument Portal Mandant / Verwaltung und Abgleich durchgeführt.

Nach dem Kauf- und der dem Eintreffen der Nachricht: Die App 'ADDISON SMART Connect Box' wurde eingerichtet steht Ihnen hier die Kachel SMART Connect Box Einrichtung bereit. Aktivieren Sie in dieser Kachel das Kontrollkästchen Synchronisation und starten Sie den Vorgang mit dem Klick auf die Schaltfläche Jetzt Synchronisieren.

Mit der Einrichtung werden - ausgehend vom Vorjahr des jüngsten Wirtschaftsjahres bis zum aktuellen Auswertungsmonat laut Buchungsliste- alle Konten, Buchungen und Belege an die SMART Connect Box übertragen und dem Mandanten zur Verfügung gestellt. Beachten und konfigurieren Sie vor der Einrichtung die im Kapitel Technische Voraussetzungen für SMART Connect Box beschriebenen Rechte.

Folge-Synchronisation

In der Folge können die Daten dann mit jedem weiteren Upload synchronisiert, d.h. ergänzt oder aktualisiert werden.

ADDISON Software

Führen Sie dafür die Jobkette mit der hinterlegten Auswertung Finanz-Report/SMART Connect Update und dem zu synchronisierenden Monat aus.

ADDISON AKTE (tse:nit/cs:Plus)

Die Synchronisation führen Sie im Dokument Portal Mandant / Verwaltung und Abgleich über die Kacheln SMART Connect und Jetzt Synchronisieren durch. Es gelten die gleichen Voraussetzungen, die im oben stehenden Kapitel Synchronisation der Buchungsdaten zu ADDISON SMART Connect / ADDISON AKTE (tse:nit/cs:Plus) beschrieben sind.

Pflegeprogramm ADDISON: SMART Connect Box Upload wiederholen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Pflegeprogramme / SMART Connect Box Beleg-Upload wiederholen.

Programmzweck

Mit diesem Pflegeprogramm können Belege, die bei einem vorherigen Upload nicht an SMART Connect Box übertragen wurden (z.B. aufgrund fehlender Berechtigungen für die Archivsysteme Uniarchiv oder DocuWare erneut übertragen werden.

Bei Aufruf des Pflegeprogramms wird die Anzahl der Belege angezeigt, die derzeit erneut hochgeladen werden könnten.

Die Anzeige erfolgt getrennt nach den Verzeichnissen Uploading und Uploaded:

• Für das Uploading-Verzeichnis werden die Dateien angezeigt, deren Änderungsdatum älter als 20 Minuten ist und bei denen der Upload-Vorgang nicht durchgeführt werden konnte bzw. gescheitert ist. Diese Belege wurden definitiv noch nicht übermittelt.
• Für das Uploaded-Verzeichnis werden alle Dateien der letzten 100 Tage angezeigt, für die ein Upload bereits durchgeführt wurde. Bitte prüfen Sie vor dem Aktivieren dieser Option in SMART Connect Box, dass definitiv Belege fehlen, für die schon ein Upload stattgefunden haben müsste.

Über die Schaltfläche Verschieben wird das Pflegeprogramm ausgeführt und die Dateien werden verschoben. Anschließend werden die Dateien, die im ToUpload-Verzeichnis stehen, nach und nach automatisch per Dienst hochgeladen.

Handlungsempfehlung:

1. Führen Sie das Pflegeprogramm zunächst nur mit der ersten Option, dem Upload aus dem Uploading-Verzeichnis, aus.

2. Prüfen Sie, ob anschließend die Belege vorhanden sind.

3. Erst wenn dies nicht zu dem gewünschten Ergebnis führt, führen Sie das Pflegeprogramm mit der zweiten Option, dem Upload aus dem Uploaded-Verzeichnis, aus.

Bitte beachten Sie, dass - je nach Umfang - der Beleg-Upload längere Zeit in Anspruch nehmen kann

SMART Connect Box: Menüfunktionen

Dashboard

Das Dashboard ist die Einstiegsseite von SMART Connect Box. Hier werde folgende Informationen über den Datenbestand auf einen Blick für eine bessere Übersicht aufbereitet angezeigt:

• synchronisiert bis (1)

An dieser Anzeige erkennen Sie, bis zu welcher Periode die Daten aus der Steuerberatersoftware übermittelt wurden.

• Letzte Aktualisierung durch Steuerberater (2)

Hier sehen Sie, wann der Steuerberater zuletzt die Daten aktualisiert hat.

• Buchungen nach Herkunft letzte 13 Perioden (3)

Dieser Grafik können Sie - bei gleichzeitigem Einsatz von SMART Connect Basic/Integration - entnehmen, in welchem Verhältnis für die Buchungen über SMART Connect zu den Buchungen direkt aus der Steuerberatersoftware für die letzten 13 Perioden stehen.

• Anzahl Buchungen letzte 13 Perioden (4)

In dieser Grafik wird Ihnen das Buchungsvolumen auf Belegeben der letzten 13 Perioden - ausgehend von der aktuellen Periode - angezeigt. Zusätzlich können Sie an den blauen Balken erkennen, für welchen Anteil der Buchungen eine Belegverknüpfung existiert. Für eine bessere Vergleichbarkeit der aktuellen Periode werden 13 Perioden angezeigt.

• Weiterführende Hilfe (5)

Über diese Links erreichen Sie direkt die entsprechenden Bereiche für Neuerungen und Sup-portfragen im ADDISON Direkt Hilfecenter oder können bei Login über den Steuerberaterzugang auch die aktuelle Version der Programmdokumentation herunterladen.

• Aktionen (6)

Über diese Verknüpfungen gelangen Sie direkt in die entsprechenden Ansichten.

Konten

Im Bereich Konten werden alle Sach- und Personenkonten gespeichert. Die Kontendaten werden aus den angebundenen Vorsystemen übernommen.

• Auswahl Kontenbereich (1)

Die Anzeige der Konten/Kontakte erfolgt getrennt nach Kontenbereich/Konto bzw. Kontaktart in Kunden, Lieferanten und Sachkonten.

• Such- und Sortierfunktionen (2)

Über die Such- und Sortierfunktionen können Sie ein Konto einfach und komfortabel finden.

• Kontodaten (3)

Mit einem Klick auf eine Zeile werden Ihnen die Details eines Personenkontos auf der rechten Seite in mehreren Registern angezeigt.

• Übersicht zu den Buchungen und Dokumenten (4)

Anhand des Dokumentensymbols in der Spalte Belege am Anfang einer Zeile wird angezeigt, ob Buchungen zu dem Personenkonto vorhanden sind. Mit einem Klick auf das Symbol, können Sie sich die Übersicht zu den Buchungen und Belegen dieses Personenkontos anzeigen lassen.

• Such-, Filter- und Sortierfunktionen (1)

Diese Funktionen erleichtern Ihnen die Eingrenzung bei der Anzeige.

• Belegdetails (2)

Mit einem Klick auf eine Zeile werden Ihnen die Details der Buchung/des Beleges auf der rechten Seite angezeigt.

• Originalbeleg (3)

Ist ein Dokument mit der Buchung verknüpft, wird dies angezeigt.

• Buchung (4)

Auf diesem Register werden die aus der Steuerberatersoftware übermittelten Buchungsinformationen angezeigt. Mit einem Klick auf Buchung vollständig einsehen werden Ihnen alle Daten der Buchung angezeigt.

• Download (5)

Ist ein Dokument mit der Buchung verknüpft, kann das Dokument über dieses Register heruntergeladen werden. Ist kein Dokument verknüpft, finden Sie an dieser Stelle eine Schaltfläche, um ein Dokument hinzuzufügen.

• Weitere Funktionen (6)

Über Weitere Funktionen rechts oben den oberen Bereich minimieren bzw. auch wieder maximieren.

Recherche

In der Recherche können Sie nach allen synchronisierten Buchungen und Belegen suchen und sich diese anzeigen lassen.

Oberfläche ohne Suchabfrage

• Keine Suchkriterien/Filter eingestellt (1)

Beim Öffnen der Recherche werden Ihnen zunächst keine Einträge angezeigt. Erst nach Eingabe in Suchfeldern oder Einstellung von Filtern, werden Ihnen die Treffer angezeigt.

• SMART Filter (2)

Mit diesen Filtern können Sie nach vordefinierten Kriterien Ihre Suche eingrenzen, indem Sie einen oder mehrere Einträge - je nach Filter - auswählen.

• Spaltenfilter (3)

Für ausgewählte Spalten kann die Suche über einen Spaltenfilter eingegrenzt werden. Sobald Sie beginnen einen Wert zu erfassen, werden die Treffer angezeigt.

• Sortierung (4)

Ändern Sie die Sortierung von Spalten, indem Sie auf den Spaltenkopf klicken. Ein Pfeil zeigt Ihnen die Sortierreihenfolge an. Ein weiterer Klick ändert die Richtung, der dritte Klick hebt die Sortierung dieser Spalte wieder auf.

• Ausgabe der Suchergebnisse (5)

Über die beiden Schaltflächen kann die Trefferliste im jeweiligen Format exportiert werden.

• Einstellungen zurücksetzen (6)

Über können alle Einstellungen (Filter, Sortierungen) zurückgesetzt werden.

Oberfläche mit Suchabfrage und Sortierung

Wurden Suchkriterien (A) erfasst oder Filter eingestellt, dann werden die Suchergebnisse in einer Liste darunter angezeigt.

Mit einem Klick auf eine Zeile (B), werden im rechten Seitenbereich weitere Informationen angezeigt.

Ist ein Dokument mit der Buchung verknüpft, wird der Original-Beleg (C) angezeigt.

Über die entsprechenden Symbole (D) kann das Dokument heruntergeladen oder gedruckt werden.

Auf dem Register Buchung (E) werden die aus der Steuerberatersoftware übermittelten Buchungsinformationen angezeigt. Mit einem Klick auf Buchung vollständig einsehen werden Ihnen alle Daten der Buchung angezeigt.

Über die Pfeile (F) auf der Belegansicht kann in der angezeigten Liste und im Vollbildmodus vor und zurückgeblättert werden.

Über das Abdock-Symbol (G) kann das Belegbild in ein weiteres Browserfenster ausgelagert werden, welches in Position und Größe angepasst werden kann.

Über den Doppelpfeil (H) kann der Vollbildmodus aufgerufen werden. Ein aktivierter Vollbildmodus kann durch den Doppelpfeil auch wieder beendet werden.

Über das X-Symbol (I) kann die Detailansicht des Beleges geschlossen werden.

Mit den Pfeilen (J) kann auf die nächste/vorherige oder erste/letzte Seite der aktuell gefilterten Ansicht gesprungen werden. Eine Seite zeigt immer 25 Einträge an.

Basecone Archiv

Das Register Basecone Archiv wird nur angezeigt, wenn die Applikation Basecone zuvor im Einsatz war und die Belege übernommen worden sind.

Diese hier enthaltenen Belege wurden mit den Daten aus dem Rechnungseingangsbuch (vor Buchung in der Steuerberatersoftware) übernommen und werden nicht in die anderen Belegansichten mit integriert.

Firmeneinstellungen

In den Firmeneinstellungen werden Ihnen die mit SMART Connect Box synchronisierten Wirtschaftsjahre angezeigt.

Über Wirtschaftsjahre löschen besteht die Möglichkeit, Wirtschaftsjahre, die älter als zehn Jahre sind in SMART Connect zu löschen. Bitte beachten Sie dazu die Ausführungen in Kapitel 10.10.

SMART Connect Box in Verbindung mit Finanz-Reports

Setzen Sie neben der App SMART Connect Box auch die App Finanz-Reports ein, können Sie sich nun für alle mit SMART Connect Box synchronisierten Belege diese aus den Finanz-Reports anzeigen lassen.

Klicken Sie dafür in den Finanz-Reports auf das Belegsymbol an den einzelnen Zeilen.

Der Beleg wird dann aus SMART Connect Box heraus geladen und angezeigt.