SMART Connect - Beleg-Workflow

SMART Connect - Beleg-Workflow

Überblick

In diesem Menü haben Sie bzw. Ihre Mandantschaft die Möglichkeit, das Belegmanagement durchzuführen. Die Anzeige gliedert sich in unterschiedliche Workflow-Steps, in welche die Belege/Buchungen nach dem Datenabruf/Import einsortiert werden und auf denen jeweils unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Workflow-Step 1: Unvollständig

Auf diesem Workflow-Step werden

• Belege mit unvollständigen Buchungsdaten (Belegnummer, Belegdatum oder Betrag fehlen oder sind 0) aus allen Vorsystemen angezeigt, welche aufgrund von fehlenden buchungsrelevanten Daten nicht in der Finanzbuchhaltung des Steuerberaters verarbeitet werden können, da die fehlenden Daten das Erstellen eines Buchungssatzes verhindern. Wir informieren per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware, wenn bei einem Abruf/Import Belege auf dem Register Unvollständig abgestellt werden. So sind sie als Steuerberater darüber direkt informiert, dass Belege mit unvollständigen Buchungsdaten abgestellt wurden, welche zu prüfen und nachzubearbeiten.
• in SMART Connect hinzugefügte Belege angezeigt, da diese Funktion auf diesem Workflow-Step zur Verfügung steht, um ein direktes Weiterverarbeiten der Belege zu ermöglichen.

Belege auf diesem Workflow-Step können über die direkte Buchungserfassung in der jeweiligen Steuerberatersoftware verarbeitet werden.

Workflow-Step 2: Zu Prüfen

Hier finden Sie die Belege und Zahlungen, bei denen zwar die Rechnungsdaten selbst vollständig sind und zu welchen i.d.R. eine Buchung automatisiert erstellt werden kann, jedoch andere Einstellungen eine direkte Übertragung verhindern, da

• die Belege zuvor durch den Mandanten editiert werden sollen.
• die Verbuchung dieser Belege über die direkte Buchungserfassung aus der Steuerberatersoftware heraus erfolgen soll.

Belege auf diesem Workflow-Step können über die direkte Buchungserfassung in der jeweiligen Steuerberatersoftware verarbeitet werden.

Workflow-Step 3: Bereit zur Übertragung

In diesem Workflow-Step finden Sie die zur Übertragung bereitgestellten Belege, welche

• aus den vorherigen Workflow-Steps auf diesen manuell übergeben worden sind.
• direkt gemäß Einstellungen beim Datenabruf bzw. Import hier abgestellt worden sind.

Bitte beachten Sie: Ab diesem Workflow-Step können die Belegdaten (Zahlungsinformationen ausgenommen) nicht mehr editiert werden.

Von hier aus können über die Schaltfläche Periode abschließen oder über den Menüpunkt Periodenabschluss die Belege und Zahlungen an die Buchhaltung übermittelt werden, so dass diese anschließend in der Steuerberatersoftware importiert und verbucht werden können.

Bei aktivierter automatischer Übertragung an den Steuerberater, werden alle Belege mit diesem Workflow-Step automatisch bei der nächsten Übertragung an den Steuerberater übertragen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 8.1.1 Periodenabschluss.

Workflow-Step 4: In der Buchhaltung

Hier befinden sich alle Belege und Zahlungen, die an die Steuerberatersoftware übertragen jedoch von dieser noch nicht zurück synchronisiert wurden.

Workflow-Step 5: Verbucht und Archiviert

Wurden die Buchungen in der Steuerberatersoftware vervollständigt und endgültig verbucht, können diese aus der Steuerberatersoftware wieder an SMART Connect übertragen werden und die endgültigen Buchungen sind mit dem Originalbeleg oder der Originalzahlung verlinkt. Sind Buchungen nicht mehr durch den Steuerberater änderbar, ist dies durch ein Schlosssymbol gekennzeichnet.

Ihr Mandant kann nun jederzeit auf die vorläufigen sowie auch auf die endgültigen Buchungen zurückgreifen.

Funktionsüberblick

Mögliche Bearbeitungsfunktionen für Belege

In SMART Connect stehen Ihnen und Ihren Mandanten - je nach Workflow-Step und Berechtigungen - folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Hinzufügen von Belegen
• Editieren von Belegen
• Bearbeiten von Belegen
• Löschen von Belegen
• Bereitstellung von Belegen für die Weiterverarbeitung in der Steuerberatersoftware
• Erstellen von Zahlungen
• Anlegen oder Bearbeiten von Personenkonten auf Belegebene
• Wiederholung der Beleganalyse im Fehlerfall
• Ablegen von Dokumenten ohne buchungsrelevanten Sachverhalt
• Allgemeine Funktionen

Allgemeine Informationen zu Funktionen der Register

Auf den einzelnen Registern stehen jeweils folgende allgemeine Funktionen zur Verfügung:

• Auf den einzelnen Workflow-Steps ist die Anzahl (A) der dort einsortierten Belege ersichtlich.
• Die Filter-, Such- und Sortierfunktionen (B) sind in jedem Workflow-Step identisch.
• Mit einem Klick auf eine Zeile (C) werden Ihnen die Details des Beleges/der Zahlung in mehreren Registern zusammen mit dem Belegbild (wenn vorhanden) auf der rechten Seite angezeigt.
• Über die Pfeile (D) auf der Belegansicht kann in der angezeigten Liste vor und zurückgeblättert werden.
• Mit der Schaltfläche Zurücksetzen (E) werden alle getätigten Eingaben verworfen und der vorherige Zustand wieder eingesetzt.
• Mit der Schaltfläche Herunterladen (F), kann das selektiert Dokument heruntergeladen werden.
• Über das Abdock-Symbol (G) kann das Belegbild in ein weiteres Browserfenster ausgelagert werden, welches in Position und Größe angepasst werden kann.
• Über den Doppelpfeil (H) kann der Vollbildmodus aufgerufen werden.
• Über das X-Symbol (I) kann die Detailansicht des Beleges geschlossen werden.
• Mit den Pfeilen (J) kann auf die nächste/vorherige oder erste/letzte Seite der aktuell gefilterten Ansicht gesprungen werden. Eine Seite zeigt immer 25 Einträge an.
• Über Weitere Funktionen (K) ist es möglich, die aktuell gefilterte Ansicht als Excel oder PDF-Datei auszugeben.
• Über können alle Einstellungen zurückgesetzt (L) werden.
• Ist ein Beleg vorhanden, wird dieser in der erweiterten Seitenansicht in der Beleg-Vorschau (M) angezeigt.
• Für Belege der Datenquellen SMART Connect und ADDISON Direkt wird - wenn vorhanden - der Original-Dateiname (N) mitangezeigt.

Die Funktionen des Speicherns und der Übergabe werden in Kapitel 5.8 beschrieben.

Die registerindividuellen Funktionen werden an den entsprechenden Stellen erläutert.

Arbeiten mit dem Vollbildmodus

Im Beleg-Workflow kann für eine bessere Ansicht des Belegbildes aus der Erfassung heraus - wie auch für alle anderen Ansichten mit Belegbildern in SMART Connect - der Vollbildmodus geöffnet werden.

Der Vollbildmodus wird über einen Klick auf das Doppelpfeilsymbol im rechten Seitenbereich gestartet.

Aktuelle Filterungen und Sortierungen werden dabei berücksichtigt und nur die in der Liste sichtbaren Einträge werden im Vollbildmodus angezeigt.

Die Anzeige stellt nun isoliert den selektierten Beleg mit geöffnetem Seitenbereich dar.

In der oberen Menüleiste wird auf der linken Seite der aktuelle Workflow-Step (A) zusammen mit der Positionsnummer des aktuellen Beleges, sowie der Gesamtanzahl der geladenen Belege basierend auf der aktuellen Filterung und Sortierung angezeigt.

Mit den Pfeilen (B) kann durch die geladenen Belege geblättert werden.

Über den Doppelpfeil (C) kann der Vollbildmodus beendet werden. Dabei bleibt der Seitenbereich des selektierten Beleges weiterhin geöffnet.

Über das X (D) kann der Vollbildmodus zusammen mit dem Seitenbereich geschlossen werden.

Alle Funktionen der Erfassung können auch im Vollbildmodus angewendet werden.

Während der Vollbildmodus geöffnet ist, haben Änderungen der Felder keinen Einfluss auf die Sortierung bzw. Filterung.

Ist ein Beleg beim Speichern mit "Erfassung abgeschlossen" markiert bzw. wird die Bearbeitung des Beleges mit "Speichern und Übergabe" beendet und der Beleg damit - insofern entsprechend gesteuert - auf einen anderen Workflow-Step transferiert, aus der geladenen Selektion entfernt und der nächste Beleg angezeigt.

Auslagern des Belegbildes in ein weiteres Browserfenster

Im Beleg-Workflow kann das Belegbild für eine bessere Ansicht aus der Erfassung heraus in ein weiteres Browserfenster ausgelagert werden.

Das Belegbild wird mit einem Klick auf das Abdock-Symbol (A) im rechten Seitenbereich in ein weiteres Browserfenster (B) ausgelagert. Das neue Browserfenster mit dem Belegbild kann wie gewünscht in Größe und Position angepasst und verschoben werden. Dass ein Belegbild ausgelagert ist, erkennen Sie jederzeit an der blauen senkrechten Leiste mit den drei Punkten (C) am linken Rand des geöffneten Seitenbereichs. Klicken Sie auf diese Leiste, um das Belegbild wieder zurück in den Seitenbereich zu holen.

• Beim Ändern der Selektion der Listen wechselt das Belegbild automatisch mit.
• Beim Schließen des Seitenbereichs oder Verlassen des Menüpunktes wird das Browserfenster automatisch geschlossen.

Das Auslagern des Belegbildes ist auch für alle anderen Ansichten mit Belegbildern in SMART Connect möglich.

Erläuterung der Symbole und Status im Beleg-Workflow

Im Beleg-Workflow kann man den Zustand der Belege anhand von Symbolen oder Status ablesen. Je nach Workflow-Step kann die Anzeige unterschiedlich erfolgen. Sobald ein Beleg den Status "Erfassung abgeschlossen" hat oder ab Workflow-Step "In der Buchhaltung" werden die Symbole nicht mehr eingefärbt angezeigt.

Dokument

In der Spalte Dokument wird anhand von zwei Symbolen angezeigt,

• ob ein Dokument vorhanden ist,
• ob dieses in SMART Connect analysiert wurde und
• die Qualität der angelieferten/analysierten/erfassten Daten des Dokumentes.

Symbol 1	Erläuterung
	Kein Dokument vorhanden
	Dokument vorhanden, keine Analyse
	Dokument vorhanden, Analyse in Bearbeitung
	Dokument vorhanden, Analyse abgeschlossen
	Dokument vorhanden, Analyse fehlgeschlagen

Symbol 2	Erläuterung
	Sehr gute Qualität der Daten
	Mittlere Qualität der Daten, Prüfung empfohlen
	Nicht ausreichende Qualität der Daten, Differenzenkonten oder fehlende Angaben

Bearbeitungsstatus

In dieser Spalte wird der Bearbeitungsstatus angezeigt.

Status	Erläuterung
	Unbearbeitete Belege, Import nicht älter als sieben Tage
	Unbearbeitete Belege, Import älter als sieben Tage
	Belege, die bereits in der Erfassung bearbeitet wurden
	Belege, die mit Erfassung abgeschlossen markiert wurden
	Belege, mit synchronisierter Buchung aus der Steuerberatersoftware
	Belege mit festgeschriebener Buchung in der Steuerberatersoftware

Kopieren von Belegdaten bei abgeschlossener Analyse oder von PDF-Dateien

Für Belege mit einer erfolgreich in SMART Connect abgeschlossenen Analyse ab Release 16.08.2023 oder für PDF-Dateien besteht die Möglichkeit, die Daten des Belegbildes mit einer Kopierfunktion in die Erfassung (oder anderweitig) zu übernehmen.

Dafür können die gewünschten Daten auf dem Belegbild

• per Ziehen mit der Maus
• per Doppelklick mit der Maus

markiert und anschließend

• mit der Tastenkombination strg + C und strg + V (alternativ rechte Maustaste und Auswahl der entsprechenden Menüeinträge)
• oder per Ziehen und Fallenlassen mit der Maus

kopiert und in das gewünschte Feld eingefügt werden.

• 

Funktion zur Ablage von Dokumenten ohne buchungsrelevanten Sachverhalt

Es kann vorkommen, dass ein in SMART Connect importierter Beleg keinen buchungsrelevanten Sachverhalt darstellt (Mahnung, Schriftverkehr, Duplikat, ...) und dieser in den Vorsystemen nicht entsprechend erkannt und/oder aussortiert wurde.

Mit dieser Funktion können Belege, die keinen buchungsrelevanten Sachverhalt darstellen

• einzeln oder per Multi-Selektion,
• unabhängig eines erkannten Betrages oder zugeordneten Personenkontos
• auf den Workflow-Schritten "Unvollständig", "Zu Prüfen" und "Bereit zur Übertagung" über das Mandanten- und Steuerberaterlogin,
• auf dem Workflow-Schritt "In der Buchhaltung" zusätzlich auch über das Steuerberaterlogin (da der Beleg dann bereits in dessen Verfügungsbereich gelangt ist)
• mit Angabe eines Grundes

unter Ablage Sonstige Dokumente im Menüpunkt Services (Kapitel 9.1.1) abgelegt und dort jederzeit eingesehen werden.

Die auf diese Weise abgelegten Dokumente werden

• nicht an die Steuerberatersoftware weiter übermittelt, insofern dies noch nicht erfolgt ist.
• weder auf dem Dashboard noch unter Belege und Zahlungen, sowie in den Workflow des Beleg-Workflows angezeigt und berücksichtigt.

=====Bitte beachten Sie:===== Bereits zuvor mittels der Funktionen des direkten Archivierens abgelegte Dokumente werden automatisch auch unter dem neuen Menüpunkt Ablage sonstige Dokumente angezeigt und analog in keiner weiteren Ansicht mehr berücksichtigt. Belege, zu welchen eine bereits ausgeführte Zahlung existiert, können nicht abgelegt werden. Ein entsprechender Hinweis erscheint.

Die Funktion ist unter dem Menüpunkt Beleg-Workflow auf Belegebene oder durch Multiselektion ausführbar - für Mandanten auf den Workflow-Steps 1-3 und für Steuerberater zusätzlich auch auf Workflow-Step 4.

Ablage eines einzelnen Beleges

1. Klicken Sie unter dem Menüpunkt Beleg-Workflow auf einem der Register auf den Beleg, welcher als sonstiges Dokument abgelegt werden soll.

2. Nehmen Sie bei Bedarf notwendige Änderungen vor.

3. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Auswahl-Schaltfläche Herunterladen und wählen Sie dann Ablegen.

4. Wählen Sie den Grund für die Ablage als sonstiges Dokument aus.
   

5. Bestätigen Sie den Vorgang über die Schaltfläche Speichern.

Ablage mehrerer Belege per Multi-Selektion

1. Markieren Sie unter dem Menüpunkt Beleg-Workflow auf einem der Register die Belege, welche als sonstige Dokumente abgelegt werden sollen.

2. Klicken Sie auf den Schaltfläche Dokumente ablegen.
   

3. Wählen Sie den Grund für die Ablage als sonstige Dokumente aus (es kann jeweils nur ein Grund für alle markierten Dokumente selektiert werden).
   

4. Bestätigen Sie den Vorgang über die Schaltfläche Speichern.

5. Bestätigen Sie den folgenden Dialog mit der Schaltfläche Ja.
   

Funktion zum Löschen von Belegen

Sollen Belege nicht nur abgelegt, sondern auch gelöscht werden, kann dies im Beleg-Workflow oder unter Services / Ablage sonstige Dokumente vorgenommen werden.

Bitte beachten Sie:

Für den Mandant ist diese Funktion nur nach Erteilung der Mandantenberechtigung in den Steuerberatereinstellungen vorhanden. Über das Steuerberater- oder Servicelogin ist diese Funktion immer verfügbar. Für Mandanten steht die Funktion als Sammelaktion bei vorhandener Berechtigung auf den Workflow-Steps 1-3 und für Steuerberater zusätzlich auch auf Workflow-Step 4 zu Verfügung.

Markieren (1) Sie die zu löschenden Belege und klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen" (2).

Erfassen Sie einen Grund (3) für diesen Löschvorgang und bestätigen Sie mit Klicken auf "Löschen" (4).

Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit "Ja".

Die Belege werden gelöscht und der Löschvorgang unter Services / Protokolle protokolliert.

Die Protokolleinträge für das Löschen von Belegen sind nur über das Steuerberater- oder Servicelogin einsehbar.

Bitte beachten Sie:

Gelöschte Belege von den Datenquellen sevdesk oder GetMyInvoices werden bei erneuten Abrufen nicht mehr abgerufen. Für alle anderen Datenquellen wird ein erneuter Import nicht verhindert.

Funktion zum Verschieben von Belegen

Für Belege auf dem Workflow-Step "In der Buchhaltung" ist es nun möglich, diese - auch ohne synchronisierte Buchungsdaten - manuell auf den Workflow-Step "Verbucht und Archiviert" zu verschieben.

Dies kann bspw. dann notwendig sein, wenn die Belege in der Steuerberatersoftware losgelöst von SMART Connect verarbeitet worden sind, diese aber nicht in die Ablage verschoben werden sollen, da eine Buchung in der Steuerberatersoftware hierzu vorhanden ist.

Markieren Sie dafür die entsprechenden Belege (1), klicken Sie auf die Sammelaktion "Verschieben auf Verbucht" (2) und bestätigen Sie die folgenden Dialoge.

Die Belege erhalten den Bearbeitungsstatus "Verschoben" und werden nun auf dem Workflow-Step "Verbucht und Archiviert" angezeigt.

In der Seitenansicht wird anstelle der Buchungsdaten ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Sollten zu einem späteren Zeitpunkt dennoch die Buchungsdaten für diese Belege aus der Steuerberatersoftware synchronisiert werden, dann wird der Bearbeitungsstatus automatisch auf "Verbuch"/"Archiviert" geändert und die Buchungsdaten werden angezeigt.

Steuerung der Anzeige von Belegen nach Abruf/Import/Upload

Als Steuerberater können Sie definieren, wie Sie die Belege/Buchungen weiterverarbeiten möchten und beeinflussen damit auch, welche Belege/Buchungen auf welchen Workflow-Steps angezeigt werden.

Ihnen stehen dabei folgende Verarbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Verarbeitung von Belegen über Scannen-Buchen-Archivieren

• Verarbeitung von Belegen über die direkte Buchungserfassung aus der Steuerberatersoftware im hybriden Modus

• Verarbeitung über die Datenübernahme/Import in der Steuerberatersoftware (bisheriger Standard)

Diese Einstellungen werden ausführlich beschrieben in 10.8 Steuerberater-Einstellungen.

Die Steuerung der Belege kann entweder nach generellen Kriterien oder in Abhängigkeit der Datenquellen erfolgen.

In SMART Connect können Daten/Belege/Buchungen aus unterschiedlichen Datenquellen abgerufen, übertragen oder importiert werden.

• Übertragung aus dem ADDISON Direkt Beleghub - siehe 10.5.3

• Manueller Upload von Belegen in der SMART Connect Erfassung - siehe 5.4

• Datenabruf bei externen Datenquellen (sevdesk/GetMyInvoices) - siehe 10.5.4

• Übertragung aus anderen Vorsystemen im DATEV Pro/XML-Format (z.B. lexoffice, billbox)

• Manueller Import in SMART Connect im DATEV Pro/XML-Format - siehe 7.2

Bitte beachten Sie:

Nicht für alle Datenquellen stehen alle Varianten der Belegsteuerung und -verarbeitung zur Verfügung.

Hinzufügen von neuen Belegen in SMART Connect

Bitte beachten Sie:

• Diese Funktion steht nur mit der Lizenz SMART Connect Integration zur Verfügung.

• Für Ihren Mandanten muss zudem die Option "Der Mandant darf Belege in SMART Connect hinzufügen." aktiviert sein (Standard).

Im Menü Beleg-Workflow auf dem Workflow-Step Unvollständig befindet sich die Schaltfläche Neuen Beleg erfassen.

1. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche, öffnet sich die Seitenansicht, mit der Sie die Erfassung starten können.

2. Wählen Sie zunächst aus, ob Sie einen Beleg oder mehrere Belege hinzufügen möchten.

3. Möchten Sie einen Beleg hinzufügen, wählen noch die Belegart des hinzuzufügenden Beleges aus. Neben Eingang- und Ausgangsrechnung stehen jeweils auch Gutschrift und Storno beider Belegarten zur Verfügung. Die Belegart ist für die korrekte Erstellung der Vorbuchung entscheidend.

4. Anschließend erscheint die Schaltfläche Dokument hinzufügen, mit der Sie das Dokument auswählen und hinzufügen können. Das hinzugefügte Dokument wird direkt durch die Beleganalyse verarbeitet und steht anschließend zur Bearbeitung auf diesem Workflow-Step zur Verfügung.

Sollen mehrere Belege in einem oder in mehreren Dateien hinzugefügt werden oder möchten Sie den Beleg vor der Beleganalyse noch bearbeiten, wählen Sie bitte die zweite Option. Die Schaltfläche Beleg-Bearbeitung wird angezeigt und Sie können diese darüber aufrufen.

Das weitere Vorgehen in der Beleg-Bearbeitung ist dann in Kapitel 5.6 beschrieben.

Beleganalyse

Belege, welche über die Erfassungsmaske hinzugefügt oder durch den ADDISON Direkt Beleghub importiert worden sind, werden direkt durch eine Beleganalyse verarbeitet. Für Belege der Datenquelle GetMyInvoices besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine ersetzende oder ergänzende Analyse zu aktivieren - siehe auch Kapitel 10.8.3 Beleganalyse.

Bitte beachten Sie:

Die Analyse von Belegen aus anderen Datenquellen wird derzeit nicht unterstützt.

Analysestatus

In der Spalte Dokument kann über das erste Symbol der Analysestatus abgelesen werden. Die Beschreibung der Symbole finden Sie unter Kapitel 5.2.5.

Den Analysestatus finden Sie ebenfalls in der Detailansicht der Erfassung.

Für den Fall, dass der Beleg zunächst den Status In Bearbeitung anzeigt, aktualisieren Sie bitte den Status über die gleichlautende Schaltfläche.

Analyseergebnis

• Alle durch die Beleganalyse erkannten Daten werden vorbelegt, wenn diese mit einer hinreichenden Sicherheit erkannt wurden.

• Konnte anhand der Beleganalyse ein passendes Personenkonto gefunden werden, wird dieses in der Erfassung direkt vorgeschlagen. Das Vorhandensein von richtigen und gut gepflegten Stammdaten verbessert den Personenkontovorschlag.

• Bei unsicheren Ergebnissen oder Unstimmigkeiten werden die betreffenden Felder optisch hervorgehoben (orangene Umrandung) und mit einem weiterführenden Hinweis versehen.
  

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, kann der Beleg weiterverarbeitet bzw. ergänzt werden.

Die Belege werden - insofern andere Einstellungen dies nicht anderweitig festlegen - nach diesen Kriterien einsortiert:

Erkennung aller buchungsrelevanten Daten

Konnten alle buchungsrelevanten Daten durch die Beleganalyse erkannt werden, werden die Belege im Standard auf diesen beiden Workflow-Steps angezeigt - abhängig von der Art des Importes.

• Ein über die Erfassungsmaske erfasster Beleg verbleibt nach der Analyse zunächst im Workflow-Step Unvollständig, damit eine direkte Bearbeitung nach dem Hinzufügen durch den Mandanten möglich ist.

• Belege, die über den Beleg- und Dateiupload importiert worden sind, werden im Standard im Workflow-Step Bereit zur Übertragung bereitgestellt. Mit aktivierter Option "Belege für den Mandanten zur Bearbeitung nach Import auf "Zu Prüfen" setzen." erfolgt die Anzeige auf dem Workflow-Step Zu Prüfen.

Erkennung nicht aller buchungsrelevanten Daten

Konnten nicht alle buchungsrelevanten Daten erkannt werden, wird der Beleg - wie bisher - auf dem Workflow-Step Unvollständig angezeigt. Nach Ergänzung der fehlenden Daten, kann der Beleg dann weiterverarbeitet werden.

Folgende Pflichtfelder müssen vor einer weiteren Verarbeitung gefüllt sein:

• Belegdatum

Das Belegdatum muss in eines der angelegten Wirtschaftsjahre passen, anderenfalls kann der Beleg nicht in der Erfassung weiterverarbeitet werden.

• Belegnummer

• Bruttobetrag

Sofern die Beleganalyse den/die angewendeten Steuersatz/Steuersätze des Beleges nicht eindeutig erkennen konnten, wird der Steuersatz grundsätzlich mit dem steuerfreien Steuersatz vorbelegt.

Erneute Durchführung der Beleganalyse im Fehlerfall

Für den Fall, dass eine Beleganalyse nicht durchführbar war, kann über die Schaltfläche Erneute Analyse die Belegerkennung wiederholt werden.

Bitte beachten Sie dazu auch die entsprechenden Hinweise am Feld Analysestatus, welche - sofern bekannt - als Hinweis angezeigt werden.

Nicht in allen Fällen ist eine erneute Analyse sinnvoll. Bei verschlüsselten Dokumenten laden Sie bitte ein unverschlüsseltes Dokument hoch und legen Sie das verschlüsselte Dokument ab.

Nachträglicher Kontenabgleich mit Analysedaten nach Neuanlage/Änderung von Personenkonten

Mit der Sammelaktion Kontenabgleich können für bereits analysierte Belege neu hinzugefügte oder geänderte Personenkonten mittels erneutem Abgleich der Analysedaten nachträglich gefunden und zugeordnet werden. Dabei werden alle kontenbezogenen Belegdaten automatisch angepasst.

Bitte beachten Sie: Das Ausführen des Kontenabgleichs ist nur für Belege mit einer erfolgreich abgeschlossene Beleganalyse und keiner manuellen Erfassung/Änderung von Belegdaten möglich.

Um einen nachträglichen Kontenabgleich durchzuführen, markieren Sie die betreffenden Belege (1), klicken Sie auf die Schaltfläche Kontenabgleich (2) und bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit "Ja".

Das Ausführen des Kontenabgleichs ist auf den ersten beiden Workflow-Steps im Beleg-Workflow möglich.

Kann für Belege kein oder kein eindeutiges Konto gefunden werden, erscheint nach Durchführung ein entsprechender Hinweis. Wird eine Auswahl von Konten als mögliche Treffer angegeben, prüfen Sie bitte die Stammdaten der angegebenen Konten auf Richtigkeit/Vollständigkeit, um künftig eindeutige Treffer zu erhalten.

Beleg-Bearbeitung

Belege, welche bei Import nicht korrekt geheftet oder angeordnet sind, können über die Beleg-Bearbeitung in SMART Connect bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie:

• Soll Ihr Mandant die Beleg-Bearbeitung verwenden dürfen, muss hierfür die Option "Der Mandant darf Belege in der Erfassungsmaske bearbeiten." aktiviert sein (Standard).

• Eine Bearbeitung ist nur in den Workflow-Steps Unvollständig und Zu Prüfen möglich.

• Die technischen Voraussetzungen finden Sie unter 1.3 Einführung und übergreifende Hinweise Technische Voraussetzungen Beleg-Bearbeitung.

Aufruf der Beleg-Bearbeitung

Es stehen Ihnen in SMART Connect mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die Beleg-Bearbeitung aufzurufen.

Die Beleg-Bearbeitung steht für Dokumente der Formate

• PDF

• TIF/F

• PNG

• JPEG

zur Verfügung.

Folgende Belege sind von der Bearbeitung ausgenommen:

• Belegart Buchung aufgrund Import im DATEV csv/XML Format

• Belege aufgrund Import im DATEV XML Invoice Format

• Belege und Zahlungen mit der Herkunft sevdesk

• Belege mit vorhandener Zahlung aus SMART Connect

• A Aufruf aus der Beleg-Vorschau

Ist der Aufruf der Beleg-Bearbeitung für den selektierten Beleg zugelassen, dann können Sie über das Stift-Symbol die Beleg-Bearbeitung für diesen Beleg öffnen. Ist die Beleg-Bearbeitung nicht zugelassen, wird Ihnen das Symbol nicht angezeigt.

• B Aufruf für mehrere Belege gleichzeitig

Sollen mehrere Belege über die Beleg-Bearbeitung zusammengefügt oder die Bearbeitung für mehrere Belege gleichzeitig geöffnet werden. So markieren Sie alle betreffenden Belege und starten Sie die Beleg-Bearbeitung über die Schaltfläche "Beleg-Bearbeitung öffnen" als Sammelaktion. Können nicht alle Belege in die Beleg-Bearbeitung übergeben werden, erscheint ein entsprechender Hinweis.

• Aufruf beim Erfassen von neuen Belegen

Möchten Sie neue Belege in SMART Connect erfassen und diese vor einer möglichen Beleganalyse zunächst in der Beleg-Bearbeitung anpassen, dann können Sie dies direkt beim Hinzufügen auswählen.

Aufbau und Funktionsübersicht

Die Beleg-Bearbeitung öffnet sich mit den Belegen im Vollbildmodus.

In der Beleg-Bearbeitung können neue Dokumente der unterstützten Formate hinzugefügt werden (A).

Die Dokumente und die einzelnen Seiten werden innerhalb von Containern dargestellt (B). Für jeden Container wird die übergebene oder bei Upload ausgewählte Belegart angezeigt. Diese kann bei Bedarf je Container angepasst werden und wird nach dem Beenden der Beleg-Bearbeitung mit übernommen und berücksichtigt.

Unter der Kategorie zeigt ihnen das Vorhandensein des Buchzeichen (C) an, ob der Beleg aus SMART Connect übergeben wurde. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol fahren, wird Ihnen die Original-Belegnummer aus SMART Connect angezeigt.

An der Lasche des Containers mit dem Analyse-Symbol (D) erkennen Sie, ob die darin enthaltenen Belege für eine Beleganalyse nach dem Beenden der Beleg-Bearbeitung vorgesehen sind. Dies wird systemseitig vorbelegt, kann aber durch Anklicken aktiviert/deaktiviert werden.

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über einzelne Seiten, werden Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten (E) angezeigt. Unter anderem können Sie darüber über das erste Symbol die große Vorschau (F) auf der rechten Seite aktivieren. Fahren Sie mit dem Cursor zwischen einzelne Seiten, wird Ihnen die Trennung des Containers angeboten (G).

Über die Funktionen der oberen Menüleiste können Sie Aktionen rückgängig machen oder wiederholen (H), die Hilfe-Seite (I) öffnen oder die Beleg-Bearbeitung ohne Speichern verlassen (J).

Über die untere Funktionsleiste können Sie alle Dokumente auswählen oder abwählen (K), weitere Aktionen für selektierte Belege bestimmen (L). Die Beleg-Bearbeitung verlassen Sie mit oder ohne Speicherung über die entsprechenden Schaltflächen (M).

Detailbeschreibung der Funktionen

• Hinzufügen neuer Dokumente

Für das Hinzufügen eines oder mehrerer neuer Dokumente in der Beleg-Bearbeitung können Sie die hochzuladenden Dokumente über den Datei Explorer auswählen, indem Sie auf "durchsuchen" klicken oder diese über Drag & Drop in den dafür vorgesehenen Bereich ziehen.

Entscheiden Sie vor dem Hinzufügen der Dokumente, wie diese zu kategorisieren sind. Die ausgewählte Kategorie wird dabei auf alle hochgeladenen Belege angewendet (A). Über die Kategorie je Beleg-Container (B) können Sie diese auch nachträglich bei bestehenden Belegen verändern.

Bitte beachten Sie:

• Änderungen werden nur mit "Abschließen" von SMART Connect übernommen.

• Für SMART Connect Basic ist das Hinzufügen neuer Dokumente über die Beleg-Bearbeitung nicht möglich.

• Trennen von Dokumenten

Sind mehrere Belege in einer Datei zusammengefasst, können Sie diese gezielt durch eine Auftrennung an den gewünschten Stellen separieren. Fahren Sie mit dem Mauszeiger an die entsprechende Stelle und klicken Sie auf das Ihnen dann angezeigte Scheren-Symbol, um die Auftrennung vorzunehmen.

Um Belege vollständig in ihre einzelnen Seiten aufzutrennen, wählen Sie das Dokument durch Klick in den Container aus (1) und führen Sie die Aktion Zerlegen (2) über Weitere Aktionen durch.

• 

Beachten Sie: Bei der Zerlegung entstehen neue Belege, die bei Abschluss an SMART Connect übergeben werden und dort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen.

• Zusammenführen von Dokumenten/Containern

Um einzelne Seiten/Dokumente zu einem Beleg zusammenzufassen, wählen Sie bitte zunächst mehrere Dokumente aus (1). Über Weitere Aktionen können Sie die Dokumente mit der Aktion Zusammenfassen (2) zu einem neuen Dokument zusammenführen.

Alternativ können Sie auch nur einzelne Seiten aus einem Dokument in ein anderes Dokument ziehen. Dazu steht Ihnen eine Drag & Drop-Funktionalität - wie unter "Verschieben von Seiten" beschrieben - zur Verfügung.

• Drehen von Seiten

Haben Seiten eine falsche Ausrichtung, so können Sie diese drehen und damit die Ausrichtung ändern. Bei Abschluss der Beleg-Bearbeitung wird die Drehung in das neu erstellte Dokument übernommen.

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die zu drehende Seite und klicken Sie auf das "Drehen"-Symbol. Die Seiten werden immer im Uhrzeigersinn gedreht. Klicken Sie so lange, bis die gewünschte Ausrichtung erreicht ist. Soll die Ausrichtung z.B. um 270° geändert werden, müssen Sie diese Aktion dreimal durchführen.

Tipp: Bei gleichzeitig geöffneter großer Vorschau, wird ihnen das Dokument vergrößert angezeigt.

Alternativ können Sie auch mehrere Seiten auf einmal drehen. Wählen Sie hierzu zunächst die fehlerhaft ausgerichteten Seiten aus (1) und öffnen Sie die große Vorschau (2). Über das "Drehen"-Symbol in der großen Seitenvorschau (3) können Sie die Ausrichtung aller Seiten gleichzeitig ändern. Die Drehung der Seiten in der Vorschau spiegelt sich direkt bei den ausgewählten Seiten im linken Dokumente-Bereich wider.

• Löschen von Seiten

Es können einzelne Seiten oder ganze Dokumente gelöscht werden.

Um eine einzelne Seite zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger bitte über die zu löschende Seite und löschen Sie die Seite durch einen Klick auf das Papierkorbsymbol. Die einzelne Seite wird direkt ohne Rückfrage entfernt.

Für die Löschung ganzer oder mehrere Dokumente wählen Sie bitte zunächst die Dokumente aus (1) und entfernen Sie die selektierten Dokumente über "Weitere Aktionen" mit der Aktion Löschen (2).

Bitte beachten Sie:

Beim Löschen von mehreren Seiten/Dokumenten erfolgt vor dem Löschen eine Sicherheitsabfrage.

Beim Löschen der letzten Seite eines aus SMART Connect übergebenen Dokumentes erfolgt ebenfalls eine Sicherheitsabfrage.

Erst nach dem Bestätigen über die Schaltfläche Löschen, werden die Seiten/Dokumente entfernt.

• Verschieben von Seiten

Über die Beleg-Bearbeitung können einzelne Seiten innerhalb eines Belegs verschoben oder auch einzelne Seiten aus weiteren Dokumenten zu einem Beleg hinzugefügt werden.

Markieren Sie hierzu zunächst die gewünschte Seite des Dokuments (1) und ziehen Sie diese anschließend bei gedrückter linker Maustaste an die Stelle (2), an welcher diese eingefügt werden soll. Die Symbole zeigen Ihnen dabei an, wo Seiten eingefügt werden können.

Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, wird die Seite an die gewählte Stelle verschoben (3).

Steuerung der anschließenden Beleganalyse

In bestimmten Fällen kann es notwendig werden, nach der Beleg-Bearbeitung eine erneute Beleganalyse durchzuführen.

Wie sich SMART Connect nach Abschluss der Beleg-Bearbeitung für die Dokumente verhalten soll, können Sie an der Lasche des Dokumenten-Containers erkennen und steuern.

Anwendungsseitig gelten folgende Regeln für die Vorbelegung der Beleganalyse:

Ein Beleg wird analysiert, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:

• Der Beleg wurde in SMART Connect noch nicht durch den Anwender gespeichert.

• Der Beleg wurde neu in der Beleg-Bearbeitung hochgeladen.

• Die Belege wurden in der Beleg-Bearbeitung durch eine Auftrennung in einen neuen Dokumenten-Container aufgespalten.

• Die Belege wurden in der Beleg-Bearbeitung zusammengefasst und haben keine bereits durch den Anwender gespeicherten Erfassungsdaten.

Es erfolgt keine Beleganalyse, wenn

• ein Beleg in SMART Connect bereits durch den Anwender gespeichert wurde,

• Seiten aus entsprechenden Belegen gelöscht werden,

• Seiten in entsprechenden Belegen gedreht werden oder

• Seiten in entsprechenden Belegen verschoben werden.

Um eine erneute Beleganalyse anzufordern, klicken Sie bitte auf die entsprechende Lasche des Beleges (A) oder wählen Sie nach Auswahl der Belege die Aktion Alle Belege analysieren (B).

Abschließen der Beleg-Bearbeitung

Über die Schaltflächen Abschließen (A) bzw. Abbrechen (B) können Sie die Beleg-Bearbeitung verlassen.

Mit Abschließen werden alle vorgenommen Änderungen an SMART Connect übergeben. Wenn aktiviert, werden direkt die Beleganalysen durchgeführt.

Über Abbrechen können Sie die Beleg-Bearbeitung beenden, ohne dass die durchgeführten Änderungen nach SMART Connect übergeben werden und sie können an der Stelle weiterarbeiten, von der aus Sie die Beleg-Bearbeitung aufgerufen haben. Verlassen Sie die Beleg-Bearbeitung auch immer dann über Abbrechen, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben, um unnötige oder ungewollte Beleganalysen zu vermeiden.

In beiden Fällen bestätigen Sie bitte die jeweiligen Sicherheitsabfragen, um mit oder ohne Änderungen zu SMART Connect zurückzukehren.

Übernahme der Änderungen der Beleg-Bearbeitung

Das Ergebnis der letzten Bearbeitung wird mit einem hervorgehobenen Filter direkt in der Belegliste vorselektiert und angezeigt.

Sie können in der aktuellen Sitzung auf das Ergebnis jedes einzelnen Vorgang der Beleg-Bearbeitung auch nachträglich zurückgreifen.

Wurden neue Belege über die Beleg-Bearbeitung hinzugefügt, so werden diese in SMART Connect neu angelegt und bei Aktivierung auch direkt analysiert.

Wurden Belege vollständig entfernt, welche vor der Beleg-Bearbeitung in SMART Connect bereits vorhanden waren, so werden diese automatisch aus dem Beleg-Workflow entfernt und als Sonstiges Dokument abgelegt. Ein entsprechender Hinweis erscheint in diesem Fall beim Schließen der Beleg-Bearbeitung.

Alle Original-Dokumente können auf dem Register Weitere Belegdaten eingesehen und aufgerufen werden.

Besonderheiten

Dokumente, welche verschlüsselt und beschädigt bzw. korrumpiert sind, können nicht hochgeladen werden. Dem Anwender wird eine entsprechenden Nachricht angezeigt,  welche durch einen Klick auf die Meldung zu bestätigen ist, bevor die Beleg-Bearbeitung über “Abschließen” beendet werden kann. Dateien, deren Format nicht unterstützt wird, können nicht hochgeladen werden. Der Anwender erhält eine entsprechende Nachricht, welche durch einen Klick auf die Meldung zu bestätigen ist, bevor die Beleg-Bearbeitung über “Abschließen” beendet werden kann.

Dokumente, welche Einschränkungen unterliegen, können hochgeladen und mit SMART Connect weiterverarbeitet werden. Diese sind jedoch von Bearbeitungen wie Trennen, Hinzufügen, Entfernen oder Drehen von Seiten ausgeschlossen. Eingeschränkte Dokumente sind in der Vorschau entsprechend mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet.

Editieren von Belegen

In der Erfassungsmaske können Belege aller Datenquellen editiert werden.

Ausgenommen davon sind:

• Buchungen im DATEV Pro oder DATEV XML-Format

• Zahlungsbuchungen von sevdesk

Um einen Beleg zu editieren, ist der entsprechende Listeneintrag anzuklicken (1).

Der Beleg und die zugehörigen Belegdaten werden auf der rechten Seite angezeigt (2).

Bitte beachten Sie:

• Soll Ihr Mandant Belege in der Erfassungsmaske editieren können, muss hierfür die Option "Der Mandant darf Belege in der Erfassungsmaske bearbeiten." aktiviert sein (Standard).

• Eine Bearbeitung ist nur in den Workflow-Steps Unvollständig und Zu Prüfen möglich.

Alle zur Bearbeitung freigegebenen Felder können bei Bedarf in der Erfassungsmaske editiert und gespeichert werden.

Die jeweiligen Besonderheiten werden in der Folge beschrieben:

Belegart

Die Belegart wird beim Upload in SMART Connect durch den Anwender vorbelegt oder durch das Vorsystem mitgeliefert, kann aber auch nachträglich für die meisten Belegarten in der Erfassung noch geändert werden.

Dafür stehen die Belegarten

• Eingangsrechnung

• Ausgangsrechnung

• Eingangsgutschrift

• Ausgangsgutschrift

• Eingangsrechnung Storno

• Ausgangsrechnung Storno

zur Verfügung.

Hat die Änderung einer Belegart normalerweise einen Vorzeichenwechsel zur Folge, weißen wir den Anwender darauf hin.

• Speichern und Anpassen - wechselt die Belegart und passt die Vorzeichen entsprechend an.

• Speichern - wechselt die Belegart, aber passt die Vorzeichen nicht an.

• Abbrechen - bricht die zuvor angestrebte Aktion ab und kehrt zur Erfassungsmaske zurück

Stimmen Belegart und Vorzeichen nicht überein, so weißen wir auch direkt in der Erfassung an den Feldern Belegart und Bruttobetrag darauf hin:

Belegnummer 1 und Belegnummer 2

Die Belegnummer 1 ist immer zur Bearbeitung freigegeben.

Die Belegnummer 2 kann nur dann editiert werden, wenn die Option " Belegnummer 1 in Belegnummer 2 übernehmen" in den Firmeneinstellungen nicht aktiv ist. Andernfalls ist dieses Feld zur Bearbeitung gesperrt, da die Belegnummer 1 automatisch in die Belegnummer 2 übernommen wird.

Kontakt (Personenkonto)

Konnte die Beleganalyse einen vorhandenen Kontakt (Personenkonto) erkennen, wird dieser vorbelegt. War dies nicht möglich, wird automatisch das entsprechende Differenzenkonto herangezogen, z. B. bei der Belegart Eingangsrechnung das Differenzenkonto für Lieferantenkonten. Der vorbelegte Kontakt kann entweder durch einen vorhandenen Kontakt oder durch einen neu angelegten Kontakt ersetzt werden.

Bitte beachten Sie:

Ist in den Steuerberatereinstellungen festgelegt, dass ein erfasstes Differenzenkonto als fehlende Pflichteingabe behandelt werden soll, so ist die Auswahl eines solchen bzw. das Speichern mit hinterlegtem Differenzenkonto an dieser Stelle nicht möglich. Die Felder werden zur besseren Übersicht bei dieser Einstellung in der Listenansicht und in der Erfassung als leeres Feld ohne Inhalt angezeigt.

Listenansicht

Erfassung

• Auswahl eines vorhandenen Kontaktes (A)

Für die Suche ist die Eingabe von mindestens drei Zeichen notwendig. Dies können Buchstaben, Zahlen oder das Leerzeichen sein.

Über die Bildlaufleiste können Sie in der Auswahl scrollen.

• Anlage eines neuen Kontakt (B)
• Mit Klicken auf neuer Kontakt öffnet sich ein Dialog, welcher mit den in der Beleganalyse erkannten Daten vorausgefüllt ist.

2. Es wird automatisch die passende Kontaktart und die nächste freie Nummer im entsprechenden Personenkontenbereich vorgeschlagen. Diese können Sie übernehmen oder bei Bedarf abändern.

3. Speichern Sie nach Prüfung bzw. Ergänzung der Daten den Dialog. Der Kontakt wird angelegt und in das Feld Kontakt übernommen.

• Bearbeiten der Stammdaten eines vorhandenen Kontaktes (C)

Wurde ein Kontakt erkannt oder manuell selektiert kann dieser über Kontakt bearbeiten manuell editiert werden. Der Dialog zu Bearbeitung öffnet sich mit den vorhanden Stammdaten. Kontotyp und Kontonummer können nicht editiert werden.

Bitte beachten Sie:

Bei der Anlage oder Bearbeitung von Konten an dieser Stelle stehen nicht alle Felder zur Verfügung, bzw. es kann in der Regel bei mehreren Datensätzen nur einer (Adresse, Bankverbindung, etc.) angelegt werden.

Die Anlage und das Bearbeiten von Kontakten steht Ihrem Mandanten nur dann zur Verfügung, wenn die entsprechenden Optionen in den Steuerberatereinstellungen aktiviert sind.

• Anlage: Der Mandant darf neue Personenkonten anlegen. (Standard)

• Bearbeiten: Der Mandant darf Personenkonten ändern. (Standard)

Zuordnung (Sachkonto)

Bei der Zuordnung von Sachkonten können Sie nur aus bereits vorhandenen Sachkonten auswählen. Sachkonten werden automatisch aus der Steuerberatersoftware bei Einrichtung von SMART Connect synchronisiert und in Folge bei Änderungen oder Neuanlage mit dem Upload für SMART Connect aktualisiert.

Auch bei Sachkonten ist die Eingabe von mindestens drei Zeichen von Bezeichnung oder Kontonummer notwendig.

Bitte beachten Sie:

Ist in den Steuerberatereinstellungen festgelegt, dass ein erfasstes Differenzenkonto als fehlende Pflichteingabe behandelt werden soll, so ist die Auswahl eines solchen bzw. das Speichern mit hinterlegtem Differenzenkonto an dieser Stelle nicht möglich. Das Feld wir bei dieser Einstellung ohne Inhalt dargestellt.

Erfassung

Sachkonten können für die Auswahl in der Erfassung gesperrt werden - siehe hierzu 3.2.2 Sperren von Sachkonten für die Erfassungsmaske.

Aufteilung

Ist der Belegbetrag aufgrund unterschiedlicher Sachverhalte mehr als einem Sachkonto zuzuordnen oder ist mehr als ein Steuersatz auf dem Beleg ausgewiesen, kann eine Aufteilung des Belegbetrages erfolgen. Erkennt die Beleganalyse eine notwendige Aufteilung aus steuerlichen Gründen, wird die Aufteilung direkt entsprechend der Analyse vorbelegt.

Vorgehensweise:

1. Um eine Aufteilung vornehmen zu können, aktiveren Sie das Kontrollkästchen für die Aufteilung.

2. Sie können wählen, ob Sie die Beträge Netto oder Brutto aufteilen wollen. Wurde eine entsprechende Betragsbasis von der Beleganalyse ermittelt, wird diese vorbelegt.

3. Über + Hinzufügen können Sie weitere Zeilen für die Aufteilung hinzufügen. Durch das Klicken auf eine Zeile, können Sie diese editieren. Diese Zeilen werden in der Erfassungsmaske ebenfalls mit angezeigt.

4. Wollen Sie einen Eintrag in der Aufteilung löschen, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.

Bitte beachten Sie:

• Der Gesamtbetrag des Beleges ergibt sich im Aufteilungsmodus aus den einzelnen Zeilen der Buchung. Zuordnung, Steuersatz und Kostenstellen werden ebenfalls aus den Zeilen herangezogen. Die Felder Zuordnung, Betrag, Steuersatz und Kostenstellen sind demnach nicht direkt editierbar.

• Solange nur eine Zuordnungszeile vorhanden ist, können Sie den Haken für die Aufteilung auch wieder entfernen. Ist mehr als eine Zeile angelegt, kann der Haken nicht mehr entfernt werden. Entfernen Sie zuvor die einzelnen Zeilen über das Papierkorbsymbol. Die verbliebene Zeile wird dann als Zuordnung herangezogen.

Kostenstellen

Optional können in der Erfassung Kostenstellen auf Beleg- oder Zuordnungsebene erfasst werden. Es besteht die Möglichkeit, Kostenstellen nummerisch frei zu erfassen oder diese aus einer zuvor definierten Auswahl zu selektieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter 10.9 Kostenstellen.

Zahlungsart und Zahlstatus

Die Zahlungsart wird durch die Stammdaten des ausgewählten Personenkontos vorbelegt, sofern diese dort hinterlegt ist oder wenn möglich über die Beleganalyse ermittelt. Die Zahlungsart hat rein informativen Charakter, ausgenommen die Zahlungsart Überweisung für Eingangsrechnungen. Weitere Informationen zur Erstellung von Zahlungen finden Sie unter 5.9 Erstellen von Einzelzahlungen.

Der Zahlstatus*wird i.d.R. vom Vorsystem übernommen, sofern mitgeliefert, alternativ wird dieser vom Personenkonto übernommen oder von der Beleganalyse ausgelesen.

*In einigen Bildschirmansichten dieses Handbuches kann der Zahlstatus noch als "Status" abgebildet sein. Die Erneuerung der Abbildungen erfolgt nach und nach. Zahlungsart und Zahlstatus können auf allen Workflow-Steps manuell angepasst und geändert werden (Ausnahme: ausgeführte Zahlung über angebundenes Online-Banking).

Speichern und Bereitstellung von Belegen für die Weiterverarbeitung

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen nach der Erfassung/Prüfung der Belegdaten in der Erfassung zur Verfügung.

Speichern

Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen über die Schaltfläche Speichern. Die Belegdaten werden gespeichert, der Beleg verbleibt dabei auf dem aktuellen Workflow-Step.

Änderungen in der Erfassung werden nur durch das Bestätigen der Schaltfläche Speichern ganz am Ende der Erfassungsmaske gespeichert. Verlassen Sie die Erfassungsmaske ohne Speichern, erscheint eine Sicherheitsabfrage.

• Speichern - übernimmt die Änderungen und führt dann die zuvor angestrebte Aktion aus

• Nicht Speichern - verwirft die bisherigen Eingaben und führt dann die zuvor angestrebte Aktion aus

• Abbrechen - bricht die zuvor angestrebte Aktion ab und kehrt zur Erfassungsmaske zurück

Speichern und Übergabe bei abgeschlossener Erfassung

Wurden alle relevanten Daten des Beleges erfasst und soll dieser direkt zur Weiterverarbeitung an die Steuerberatersoftware übergeben/bereitgestellt werden, kann dieser entweder einzeln auf Belegebene oder zusammen mit weiteren Belegen (siehe 5.8.4 Sammelübergabe für mehrere Belege) in den passenden Workflow-Step übergeben werden. Dabei werden die Steuerberatereinstellungen bezüglich der Buchungserfassung berücksichtigt.

Für die Bereitstellung eines einzelnen Beleges klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Speichern und wählen dann Speichern und Übergabe (A) aus. Dabei wird der Check Erfassung abgeschlossen (B) automatisch aktiviert. Dieser Check kann bei der Folgeverarbeitung über die direkte Buchungserfassung gefiltert werden, so dass nur Belege angezeigt werden, für welche die Erfassung abgeschlossen wurde.

Alternativ kann auch direkt bei der Erfassung die Checkbox Erfassung abgeschlossen (B) aktiviert werden. Der Beleg wird dann auch durch die Schaltfläche Speichern bereitgestellt.

Diese Funktion steht auf den Workflow-Steps Unvollständig und Zu Prüfen zur Verfügung, sofern Einstellungen dem nicht entgegenstehen.

Speichern mit und ohne Zahlungsinformationen

Das Speichern erfolgt immer für alle Daten der angezeigten Register des selektierten Beleges. Das Speichern der Zahlungsinformationen kann darüber hinaus über die beiden Checkboxen

• "Speichern ohne Zahlungsinformationen" auf dem Register Erfassung bzw.

• "Zahlungsinformationen speichern" auf dem Register Zahlungsinformationen

gesteuert werden. Für die Vorbelegung der beiden Checkboxen ist die Einstellungen "Zahlungsinformation beim Speichern des Belges automatisch erstellen" aus den Firmeneinstellungen | Bankverbindungen (siehe 10.3 Zahlungseinstellungen) entscheidend.

Bei aktivierter Einstellung ist

• die Checkbox "Speichern ohne Zahlungsinformationen" auf dem Register Erfassung im Standard nicht aktiviert,

• die Checkbox "Zahlungsinformationen speichern" auf dem Register Zahlungsinformation dagegen aktiviert

und umgekehrt bei deaktivierter Einstellung (Standard).

Ist in den Firmeneinstellungen die Option " Zahlungsinformation beim Speichern des Belegs automatisch erstellen" aktiviert, so können Änderungen der Belegdaten bei Belegen mit Belegart "Eingangsrechnung" und Zahlungsart "Überweisung" durch Aktivieren des Checks Speichern ohne Zahlungsinfo auch dann gespeichert werden, wenn nicht alle relevanten Informationen zur Erstellung der Zahlungsinformation vorhanden sind.

Abweichend von der Einstellung kann je Beleg und Speichervorgang, über die Checkboxen das Verhalten jederzeit nach Bedarf angepasst werden. Nach dem Speichern wird der Check wieder entfernt, so dass zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf die Zahlungsinformation mitgespeichert wird/werden kann. Insofern aufgrund fehlender Berechtigung zur Zahlungserstellung diese Einstellungen nicht sichtbar sind, ist das Verhalten wie bei deaktivierter Einstellung.

Sammelübergabe für mehrere Belege

Für die gesammelte Bereitstellung von mehreren Belegen wählen Sie die zu übergebenden Belege durch Multiselektion (1) aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Auswahl zur Übertragung (2). Es wird validiert, ob und auf welchen Workflow-Step die markierten Belege gemäß den Einstellungen übertragen werden können.

Diese Funktion steht auf den Workflow-Steps Unvollständig und Zu Prüfen zur Verfügung, sofern Einstellungen dem nicht entgegenstehen. Dabei wird auch die Checkbox Erfassung abgeschlossen automatisch aktiviert.

Übergabe für alle Belege

Auf dem Workflow-Step Zu Prüfen können mit der Schaltfläche Alle zur Übertragung alle Belege/Zahlungen des Workflow-Steps - unter Berücksichtigung der Steuerberatereinstellungen bezüglich der Buchungserfassung - auf Bereit zur Übertragung übergeben, sofern Einstellungen dem nicht entgegenstehen.

Können nicht alle Belege übergeben werden, verbleiben diese auf diesem Workflow-Step. Ein entsprechender Hinweis erscheint.

Zurücksetzen von Belegen auf "Zu Prüfen"

Sollte es notwendig sein, Belege im Beleg-Workflow auf Zu Prüfen zurückzusetzen, so kann dies per Sammelaktion durchgeführt werden.

Für Mandanten ist dies auf dem Workflow-Schritt Bereit zur Übertragung unter Berücksichtigung der Berechtigungen möglich, für Steuerberater zusätzlich auf dem Workflow-Schritt In der Buchhaltung.

1. Markieren Sie die Belege, welche zurück auf den Workflow-Schritt Zu Prüfen gesetzt werden sollen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück auf "Zu Prüfen".

3. Bestätigen Sie die Abfrage mit Speichern. Sollte ein Rücksetzen aufgrund entgegensprechender Einstellungen nicht für alle Belege möglich sein, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Übertragung der Belege an die Steuerberatersoftware (Periodenabschluss)

Alle Belege des Workflow-Steps Bereit zur Übertragung werden gesammelt mit dem nächsten Periodenabschluss automatisiert und oder manuell zur weiteren Verarbeitung an die Steuerberatersoftware übertragen. Auch eine wiederholte Übertragung gesammelter Monate ist bei Bedarf möglich. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 8.1.1 Periodenabschluss.

Sollen bei Bedarf nur ausgewählte Belege erneut an die Steuerberatersoftware übergeben werden, so ist die auf dem Workflow-Step "In der Buchhaltung" möglich.

1. Markieren Sie im Beleg-Workflow auf dem Workflow-Step In der Buchhaltung die erneut zu übertragenden Belege per Sammelaktion.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneute Übertragung.

3. Entscheiden Sie optional, ob auch erneut alle Konten mitübergeben werden sollen.

4. Starten Sie die Übertragung mit der Schaltfläche Übertragung starten. Die Belege werden dann erneut in der Steuerberatersoftware bereitgestellt.

Erstellen von Einzelzahlungen für Eingangsrechnungen

Für Eingangsrechnungen können Einzel-Überweisungen erstellt werden, welche direkt an das ADDISON Direkt Online-Banking übergeben oder alternativ als SEPA-Zahlungsdatei ausgegeben werden.

Diese Funktion steht in allen Workflow-Steps zur Verfügung.

In diesem Kapitel wird das Erfassen der Zahlungsinformation und das Erstellen von Einzelzahlungen beschrieben. Wie und unter welchen Voraussetzungen Sammelzahlungen erstellt werden können, finden Sie unter 6 SMART Connect - Zahlungs-Workflow: Erstellung von Sammelzahlungen & Übersicht für Eingangsbelege.

Voraussetzungen

Bitte beachten Sie:

Für das Erstellen von Zahlungen in SMART Connect ist die allgemeine Option "Es dürfen Zahlungen aus SMART Connect erstellt werden." in den Steuerberatereinstellungen zu aktivieren. Im Standard ist diese Option deaktiviert.

Die Voraussetzungen eines Beleges für die Erstellung einer Einzelzahlung bei aktivierter Option und hinterlegter Bankverbindung sind:

• Die Belegart ist Eingangsrechnung.

• Die Zahlungsart Überweisung ist ausgewählt.

• Der Status der Zahlung ist offen oder kein Status.

Zusätzlich können mit der Aktivierung der Einstellung "Zahlungen auch für Belegart Buchung erlauben" unter Firmeneinstellungen | Zahlungseinstellungen | Einstellungen Zahlungen auch für Belege der Belegart “Buchung” erstellt werden, sofern das Personenkonto im Bereich der vorgegebenen Kreditorenkonten liegt. Bitte beachten Sie, dass das Vorzeichen für die Erstellung der Zahlung in diesem Fall gedreht wird und daher vom Vorzeichen des Beleg/Buchungsbetrags abweicht. Grund hierfür ist, dass die aktuelle Anzeige der Betragsfelder bei der Belegart Buchung buchungs- und nicht belegbasiert ist. Weitere Informationen dazu auch unter 10.3 Zahlungseinstellungen.

Vorgehensweise

1. Stellen Sie auf dem Register Zahlungsinformationen sicher, dass Zahlungsart und Zahlstatus richtig hinterlegt sind.
   

2. Aus den vorhandenen Belegdaten wird zunächst ein Vorschlag angezeigt.

3. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Daten und passen Sie diese bei Bedarf an.

4. Ergänzen Sie ggf. fehlende Pflichtangaben.

5. Setzen Sie - insofern nicht vorbelegt - den Check Zahlungsinformation speichern und Speichern Sie anschließend die Daten.
   

6. Sobald eine gespeicherte Zahlungsinformation aus SMART Connect vorliegt, erscheint ein Auswahlbutton (je nach Situation) über welchen Sie die Zahlung entweder an das Online-Banking übergeben oder alternativ eine SEPA-Datei erstellen können.

Sobald die Zahlung erstellt/übergeben wurde, ändert sich der Zahlstatus automatisch:

• Für Zahlungen über Online-Banking ändert sich der Zahlstatus auf Angewiesen. Nach Ausführung der Zahlung, ändert sich der Zahlstatus automatisch auf Bezahlt.

• Für Zahlungen mit SEPA-Datei, ändert sich der Zahlstatus automatisch auf Bezahlt.

Auf dem Register Zahlungsinformation können bis zur endgültigen Erstellung der Zahlung die Daten noch angepasst werden. Sobald eine Zahlung erstellt ist, können die Daten nicht weiter verändert werden. Zudem wird im oberen Bereich angezeigt, ob, wann und über welchen Zahlweg die Zahlung erstellt, angewiesen oder ausgeführt wurde.

Eine Übersicht der aus SMART Connect erstellten Zahlungen finden Sie im Menü Recherche.

Automatische Erstellung der Zahlungsinformationen

Wurde in den Zahlungseinstellungen die Option "Zahlungsinformation beim Speichern des Belges automatisch erstellen" aktiviert, so ist der bei Schritt 5 beschriebene Check automatisch aktiviert.

In diesem Fall wird - vorausgesetzt alle für eine Zahlungserstellung notwendigen Daten konnten anhand Personenkonto und Belegdaten ermittelt werden - die Zahlungsinformation direkt zusammen mit dem Speichern der Belegdaten automatisch erstellt.

Sollten nicht alle für eine Zahlungserstellung notwendigen Daten gegeben sein, wird beim Speichern darauf entsprechend verwiesen. Erfassen Sie die fehlenden Daten, um abschließend Speichern zu können.

Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 10.3 Zahlungseinstellungen.

Unterstützung der Zahlungserstellung durch die Beleganalyse

Sie werden beim Erfassen der Zahlungsinformationen zusätzlich von der Beleganalyse unterstützt bei Belegen,

• für welche (noch) kein Kontakt gefunden oder ausgewählt wurde

• für welche zwar ein Kontakt gefunden wurde, dieser jedoch keine Bankverbindungen bzw. nicht alle hinterlegt hat.

Die für eine Zahlungserstellung notwendigen Felder Name Empfänger und IBAN Empfänger werden in diesen Fällen mit dem Analyseergebnis vorbelegt bzw. eine Auswahl zur Verfügung gestellt.

Ist kein Kontakt für den Beleg hinterlegt, sondern wurde das Differenzenkonto herangezogen, so wird das Feld des Zahlungsempfängers (A) mit dem erkannten Namen des Erstellers des Beleges SEPA-konform vorausgefüllt.

Ist keine Bankverbindung am hinterlegten Kontakt erfasst oder im Falle der Verwendung eines Differenzenkontos, stellen wird das Analyseergebnis für die IBAN des Empfängers (B) als Auswahlliste bereit.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, bei Aktivierung der Checkbox, eine andere IBAN manuell zu erfassen (C), welche für die Zahlung herangezogen werden soll.

Sollten die erkannten IBAN-Daten der Beleganalyse von den am Konto hinterlegten IBAN-Daten abweichen, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Über den Auswahlpfeil können die erkannten IBANS der Beleganalyse bei Bedarf selektiert werden.

Bitte prüfen Sie sorgsam vor dem Speichern der Zahlungsinformationen die bereitgestellten Daten.

Besonderheiten Skonto

• Skontierbarer Betrag

Mit dem Feld Skontierbarer Betrag kann die Skontoberechnung von einem dem Rechnungsbetrag abweichenden Wert erfolgen. Im Standard entspricht der skontierbare Betrag dem Rechnungsbetrag. Der Zahlbetrag berechnet sich dann aus dem Rechnungsbetrag abzgl. des definierten Skontobetrages.

• Skonto neu Berechnen

Mit der Aktion Skonto neu berechnen, kann auch nach erstmaligen Speichern der Skontobetrag erneut aufgrund geänderter Werte neu berechnet werden.

Besonderheiten Löschen und Ändern

• Löschen von Einzelzahlungen im ADDISON Direkt Online-Banking

Werden die übergebenen Zahlungen im ADDISON Direkt-Banking gelöscht, wird der Zahlstatus automatisch auf Offen zurückgesetzt. Eine erneute Bereitstellung der Zahlung ist anschließend möglich.

• Ändern von Zahlungsart oder Zahlstatus nach Zahlungserstellung für Einzelzahlungen

Ändern Sie den Zahlstatus oder die Zahlungsart eines angewiesenen oder bereits als bezahlt markierten Beleges von Angewiesen oder Bezahlt (nur bei SEPA-Datei möglich), erscheinen folgende Hinweise, welche mit Ja oder Nein entsprechend bestätigt werden müssen.

Besonderheit: Erfassen von Zahlungsinformationen anderer Beleg- und Zahlungsarten

Die Zahlungsinformationen können nun auch für andere Beleg- und Zahlungsarten in verkürzter Form gespeichert werden, um damit z.B. auch die Fälligkeiten/Abbuchungen anderer Zahlungsarten zu verwalten. Bitte beachten Sie: Die Zahlungsart Überweisung kann nur bei aktivierter Berechtigung zur Zahlungserstellung editiert werden.

Bereitstellen von Zahlungsbuchungen

Allgemeines

Zusammen mit der Erstellung von Zahlungen in SMART Connect können bei Bedarf die zugehörigen Zahlungsbuchungen erstellt und an die Kanzleisoftware übergeben oder zur Verarbeitung bereitgestellt werden.

Die Erstellung von Zahlungsbuchungen ist nur bei aktivierter Zahlungserstellung in SMART Connect einsetzbar.

Aktivierung und Einrichtung von Zahlungsbuchungen

Die Funktion ist je Mandant zu aktivieren und die zu verwendenden Verrechnungskonten sind zu hinterlegen.

• Steuerberatereinstellungen - Berechtigungen
• In den Steuerberatereinstellungen ist bei aktiver Zahlungserstellung die Option "Zahlungsbuchungen bei Zahlungsausführung erstellen" aktivierbar.

1. Aktivieren Sie die Option "Zahlungsbuchungen bei Zahlungsausführung erstellen"

2. Speichern Sie die Einstellungen.

3. Wechseln Sie in die Firmeneinstellungen.

• Firmeneinstelllungen / Bankverbindungen
• Klicken Sie auf die jeweilige Bankverbindung

2. Hinterlegen Sie das Verrechnungskonto.

3. Speichern Sie die Bankverbindung.

4. Speichern Sie die Einstellungen. Das Verrechnungskonto kann nicht über das Mandanten-Login hinterlegt werden. Ist die Erstellung von Zahlungsbuchungen aktiviert und wurde noch kein Verrechnungskonto hinterlegt, wird auf dem Dashboard bei Login als Steuerberater bzw. über das Servicelogin ein entsprechender Hinweis angezeigt. Ihre Mandantschaft sieht diesen Hinweis nicht.
   Zudem wird bei Ausführung einer Zahlung und der Erstellung einer Zahlungsbuchung bei fehlendem Verrechnungskonto das in den Aufwands- und Ertragskonten hinterlegte Differenzenkonto für Sachkonten anstatt des Verrechnungskontos herangezogen. Zeitgleich wird eine Benachrichtigung darüber an den Postkorb/Themenmanager abgestellt und darauf hingewiesen.

• Steuerberatereinstellungen - Buchungserfassung

Im Standard werden Zahlungsbuchungen bei der Erstellung auf dem Workflow-Step "Bereit zur Übertragung" einsortiert, da diese nicht durch den Mandanten änderbar sind und damit mit der nächsten Übergabe an die Kanzleisoftware übergeben werden. Eine davon abweichende Verarbeitung (direkte Buchungserfassung - Abstellen auf "Zu Prüfen") kann entweder über die generelle oder über die datenquellenspezifische Einstellung anhand der Datenquelle "SMART Connect - Zahlungsbuchungen" gesteuert werden.

Erstellung und Verarbeitung von Zahlungsbuchungen

Die Erstellung von Zahlungsbuchungen erfolgt

• für Einzel- oder Sammelzahlungen

• jeweils auf Belegebene als Einzelbuchung

• bei Verarbeitung der Zahlung mit dem Online-Banking zum Zeitpunkt der Zahlungsausführung

• bei SEPA-Datei-Export zum Zeitpunkt der Erstellung der Zahlung.

Als Belegnummer der Zahlungsbuchung in SMART Connect wird die Belegnummer 1 des auszugleichenden Beleges herangezogen und mit dem Präfix "Z-" versehen. Das Präfix wird bei der Übergabe an die Kanzleisoftwäre nicht mitgegeben, so dass der OP-Ausgleich in der Kanzleisoftware über die Belegnummer erfolgen kann. In SMART Connect werden über die Filter, bei Eingabe der Belegnummer, auch die zugehörige Zahlung angezeigt, insofern vorhanden.

Die erstellen Zahlungsbuchungen werden - basierend auf den Steuerberatereinstellungen für die Buchungserfassung - auf den entsprechenden Workflow-Steps einsortiert.

Eine Übersicht der aus SMART Connect erstellten Zahlungsbuchungen finden Sie im Menü Recherche.

Stornieren einer Zahlungsbuchung bei Änderung des Zahlstatus für SEPA-Zahlungen

Für Belege, für welche die Zahlung über die Ausgabe einer SEPA-Datei erfolgt, kann der Zahlstatus bei Bedarf auch manuell zurückgesetzt werden, für den Fall, dass die Zahlung im externen Bankprogramm doch nicht ausgeführt wurde.

In diesem Fall wird - in Abhängigkeit des Verarbeitungsschrittes der Zahlungsbuchung -

• die zugehörige Zahlungsbuchung gelöscht, wenn diese sich auf den ersten drei Workflow-Steps im Beleg-Workflow zum Zeitpunkt der Änderung befand.

• eine passende Stornobuchung erstellt, wenn diese sich auf dem beiden letzten Workflow-Steps im Belegworkflow zum Zeitpunkt der Änderung befand. Die Stornobuchung wird bei Erstellung in der Belegnummer mit dem Präfix "SZ-" versehen.

• 

Fehler bei der Erstellung von Zahlungsbuchungen

Können Zahlungsbuchungen aus irgendeinem Grund nicht erstellt werden, so hindert dies den Mandanten nicht an der Ausführung der Zahlung bzw. an der Ausgabe der SEPA-Datei.

In diesem Fall wird unter Services / Fehlende Zahlungsbuchungen ein Eintrag mit den entsprechenden Daten gesetzt. Zeitgleich wird eine Benachrichtigung darüber an den Postkorb/Themenmanager abgestellt und darauf hingewiesen.

Ein Grund für das Fehlschlagen von Zahlungsbuchungen kann sein, dass das Wirtschaftsjahr, in welches die Ausführung/Erstellung der Zahlungsbuchung fällt, noch nicht in SMART Connect vorhanden ist bzw. synchronisiert wurde.

Nach Prüfung und ggf. Behebung der Ursache kann an dieser Stelle je Eintrag darüber entschieden werden, ob die Zahlungsbuchung nachträglich bereitgestellt werden soll, oder ob der Eintrag zu verwerfen ist, da die Buchung bereits manuell erfolgt ist.

1. Klicken Sie dafür auf den entsprechenden Eintrag.

2. Wählen Sie die gewünschte Option aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anwenden". Kann die Ursache nicht lokalisiert und eigenständig behoben werden, wenden Sie sich bitte zur Klärung an die bekannten Support Adressen.

Solange fehlgeschlagene Zahlungsbuchungen vermerkt sind, wird auf dem Dashboard bei Login als Steuerberater bzw. über das Servicelogin ein entsprechender Hinweis angezeigt. Ihre Mandantschaft sieht diesen Hinweis nicht.