SMART Connect - Firmeneinstellungen

SMART Connect - Firmeneinstellungen

In den Firmeneinstellungen werden alle wichtigen Einstellungen und Rahmendaten zur Firma und zu den externen Datenquellen angezeigt und können bei Bedarf angepasst bzw. eingerichtet werden.

Firmeneinstellungen

Hier kann ein abweichender Firmenname erfasst werden.

Bitte beachten Sie, dass aufgrund von Umstrukturierungen die meisten Einstellungen mit Release 242.1 vom 05.06.2024 in die Steuerberatereinstellungen verschoben wurden, da diese Einstellungen überwiegend die Folgeverarbeitung in der Kanzlei betreffen und ausschließlich von dieser zu steuern sind.

Wirtschaftsjahre

Hier werden die angelegten Wirtschaftsjahre mit Kontenrahmen und Status angezeigt.

Zahlungseinstellungen

Mit Aktivierung der Option "Es dürfen Zahlungen aus SMART Connect erstellt werden." in den Steuerberatereinstellungen werden bei aktiver Online-Banking Lizenz, die dort zur Verfügung stehenden Zahlungskonten automatisch synchronisiert.

Ist keine aktive Online-Banking Lizenz vorhanden, können die eigenen Konten in den Firmeneinstellungen unter Zahlungseinstellungen / Bankverbindungen über + Hinzufügen (A) erfasst werden.

Bei Bedarf können hier über Bankkonten abrufen (B) jederzeit die Daten aktualisiert werden.

Mit einem Klick auf die jeweilige Bankverbindung (C) können Sie die Daten editieren. Bevorzugen Sie eine der hinterlegten Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr und soll diese im Standard immer vorselektiert sein, aktivieren Sie die Option Hauptkonto (D).

Für die Erstellung von Zahlungsbuchungen ist das jeweilige Verrechnungskonto (E) zu hinterlegen.

Über das Papierkorbsymbol (F) können Sie nicht mehr benötigte Bankverbindungen entfernen.

Im Bereich Einstellungen (G) stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Über die Einstellung " Zahlungsinformation beim Speichern des Belegs automatisch erstellen" kann die Vorbelegung der Checkboxen "Speichern ohne Zahlungsinformationen" auf dem Register Erfassung bzw. der "Zahlungsinformationen speichern" auf dem Register Zahlungsinformationen festgelegt werden (ausführliche Beschreibung unter 5.8.3 Speichern mit und ohne Zahlungsinformationen).
• Mit Aktivierung der Einstellung "Zahlungen auch für Belegart Buchung erlauben können Zahlungen auch für Belege der Belegart “Buchung” erstellt werden, sofern das Personenkonto im Bereich der vorgegebenen Kreditorenkonten liegt. Bitte beachten Sie, dass das Vorzeichen für die Erstellung der Zahlung in diesem Fall gedreht wird und daher vom Vorzeichen des Beleg/Buchungsbetrags abweicht. Grund hierfür ist, dass die aktuelle Anzeige der Betragsfelder bei der Belegart Buchung buchungs- und nicht belegbasiert ist. Bei aktiviertem Zusatzmodul SMART Connect Workflow können ebenfalls Belege der Belegart “Buchung” welche Eingangsgutschriften darstellen, verrechnet werden.
• Mit Aktivierung der Option "Zahlstatus auf "Offen" setzen, wenn kein exakter Zahlstatus ("Kein Status") aus Vorsystem übergeben wird", wird auch ein unbekannter Zahlstatus bei Import des Beleges im Standard auf "Offen" gesetzt.
• Über die Option "Anzeige nur vollständig erfasster Belege (Erfassung abgeschlossen) im Zahlungs-Workflow" kann gesteuert werden, dass offene Belege nur noch dann Zahlungs-Workflow angezeigt werden, wenn Erfassung auf abgeschlossen gesetzt ist.
• Über die Einstellung "Verwendungszweck bei Sammelzahlung unverändert übernehmen" kann die Vorbelegung der Checkbox "Verwendungszweck unverändert übernehmen" im Vorlauf der Sammelzahlung vorbelegt werden (ausführliche Beschreibung unter 6.3.2 Zahlungsvorschlag prüfen).
• Über die Einstellung "Einzelausweis auf Kontoauszug" kann die Vorbelegung der Checkbox "Einzelausweis" im Vorlauf der Sammelzahlung vorbelegt werden (ausführliche Beschreibung unter 6.3.2 Zahlungsvorschlag prüfen).

Speichern (H) Sie Ihre Daten über die Schaltfläche.

Zahlungsavise

Diese Einstellung und Funktion steht bei aktivem Zusatzmodul SMART Connect Workflow zur Verfügung, welches zusätzlich zu SMART Connect Integration aktiviert werden kann. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Option "Es dürfen Zahlungen aus SMART Connect erstellt werden." in den Steuerberatereinstellungen aktiviert ist.

Derzeit steht SMART Connect Workflow in einer Einführungsphase kostenfrei zur Verfügung.

Einstellungen

Für die Erstellung von Zahlungsavisen sind die notwendigen Einstellungen und Einrichtungen vor der Zahlungserstellung vorzunehmen.

Bitte achten Sie VOR einer Aktivierung darauf, dass die weiteren Einstellungen und Texte Ihren Wünschen entsprechend hinterlegt sind.

Die Einstellungen können nur für die Erstellung im Voraus und nicht nachträglich geändert werden. Im Standard ist die Option Erstellung Zahlungsavis durch Zahlungsteilung verhindern aktiv, so dass zunächst nichts weiter beachtet werden muss. Bei dieser Einstellung wird, wenn der Verwendungszweck der Überweisung nicht ausreicht die Belegnummern aufzunehmen, die Zahlung aufgeteilt. Es werden keine Zahlungsavise generiert.

Ist hingegen die Erstellung von Zahlungsavisen erwünscht, so kann über eine der Optionen

• Zahlungsavis erstellen, bei nicht ausreichendem Verwendungszweck
• Zahlungsavise immer erstellen

die Aktivierung erfolgen.

Die Erstellung erfolgt dann je nach Option für Sammel- und ggf. auch für Einzelzahlungen (Zahlungsavise immer erstellen).

Darüber hinaus können weitere Spezifikationen, Texte und Absenderdaten hinterlegt werden, welche bei der Erstellung der Zahlungsavise Berücksichtigung finden.

• Druck der Absenderdaten

Entscheiden Sie, ob die Absenderdaten im Adressfenster und in der Fußzeile angedruckt werden sollen.

• Belegnummer 2 statt Belegnummer 1 auf Zahlungsavis andrucken

Wird die für die Zahlungszuordnung maßgebliche Nummer in Belegnummer 2 erfasst, kann hier der Andruck der Belegnummer eingestellt werden.

• IBAN auf Zahlungsavis pseudonymisieren

Ist diese Einstellung aktiviert, so wird die empfangende IBAN auf dem Zahlungsavis teilweise chiffriert.

• Textbausteine für Kopf- und Fußtext

Legen Sie den anzudruckenden Text des Zahlungsavises vor (Kopftext) und nach (Fußtext) der Auflistung fest.

• Absenderdaten

Prüfen Sie die hier vorbelegten Daten und passen Sie diese bei Bedarf an. Daten, welche nicht angedruckt werden sollen, können durch das Umstellen des Schiebereglers auf links deaktiviert werden.

Erstellung und Aufruf der Zahlungsavise

Nach Erstellung der Zahlung erfolgt bei Generierung von Zahlungsavisen ein entsprechender Hinweis mit einem Link zu den erstellten Avisen.

Es werden alle in der Zahlung enthaltenen Avise in einer Vorschau angezeigt.

Über den Inhalt (A) werden die Avise der beinhalteten Lieferanten angezeigt und können direkt angesprungen/selektiert werden. Zudem stehen in der Menüleiste weitere Funktionen (B) für Fokussieren, Blättern und Direktsprung zur Verfügung. Über die Schaltfläche Herunterladen (C) können die Zahlungsavise

• für einen Druck gesammelt als PDF
• für einen nachgelagerten Versand per E-Mail als Einzeldateien in einer ZIP-Datei

heruntergeladen und gespeichert werden.

Im Nachhinein können die Zahlungsavise weiterhin unter Recherche / Zahlungen mit Klick auf das Symbol der entsprechenden Zahlung aufgerufen und heruntergeladen werden.

Externe Datenquellen

Überblick

Hier finden Sie eine Übersicht der angebundenen Datenquellen sowie deren Einstellungen. Es können mehrere Datenquellen angebunden werden/sein.

Die Datenquellen werden anhand des Abruftyps unterschieden:

• Abruf

Bei Datenquellen dieser Art werden die Daten per Abruf über einen API-Key bei dem Drittanbieter abgerufen. Dies steht derzeit für die Datenquellen GetMyInvoices und sevdesk zur Verfügung. Bei einer Anbindung als Premiumpartner über ADDISON Direkt erfolgt die Eintragung der Datenquelle und des API-Keys automatisiert, andernfalls sind diese Datenquellen manuell hinzuzufügen - siehe 10.5.4 Anbinden einer externen Datenquelle mit Datenabruf per API-Key.

• Übermittlung

Bei Datenquellen dieser Art wird die Übermittlung der Daten aus dem System des Drittanbieters/ADDISON Direkt initiiert. Die Eintragung erfolgt bei Drittanbietern automatisch mit dem ersten Import.

• Import

Bei Datenquellen dieser Art erfolgt der Import direkt in SMART Connect durch den Anwender über Dateien importieren oder in der Erfassungsmaske. Die Eintragung erfolgt automatisch mit dem ersten Import.

Mit einem Klick auf eine Datenquelle können Sie die Einstellungen für die Datenquellen einsehen und bei Bedarf anpassen. Je nach Datenquellentyp unterscheiden sich die zur Verfügung stehenden Einstellungsmöglichkeiten.

Diverse Einstellungen

• Belege für den Mandanten zur Bearbeitung nach Import auf "Zu Prüfen" setzen

Sollen die Belege durch den Mandanten in der Erfassung von SMART Connect geprüft und ggf. ergänzt/bearbeitet werden, kann die Option "Belege für den Mandanten zur Bearbeitung nach Import auf "Zu Prüfen" setzen." Für die Datenquelle ADDISON Direkt auf dem Register Grunddaten und für sevdesk und GetMyInvoices auf dem Register Abruf Einstellungen aktiviert werden.

Beim nächsten Abruf bzw. bei der nächsten Übermittlung werden die Daten dann zunächst auf dem Register "zu Prüfen" einsortiert, unabhängig der ansonsten definierten Einstellungen.

Bitte beachten Sie, dass für eine Übertragung an die Steuerberatersoftware, die Belege nach Bearbeitung durch den Mandanten auf den Workflow-Step "Bereit zur Übertragung" übergeben werden müssen.

• Automatische Übertragung an Steuerberater direkt nach Eingang der Daten

Für übermittelnde oder manuell importierte Datenquellen kann nach der ersten Übermittlung bzw. des ersten manuellen Importes definiert werden, dass die übertragungsbereiten Daten dieser Datenquelle künftig direkt nach Verarbeitung und Import an die Steuerberatersoftware übertragen werden sollen.

Diese Option finden Sie für die jeweilige Datenquellen - nachdem diese nach erstmaligem Import automatisch eingetragen wurde - unter Firmeneinstellungen / externe Datenquellen auf dem Register Grunddaten.

Bei der nächsten Übermittlung bzw. beim nächsten manuellen Import werden die Daten dann direkt im Anschluss an die Steuerberatersoftware übertragen.

• Prüfung auf passenden Personenkontenbereich ignorieren (Datenquellen im DATEV XML Format)

Im Standard wird bei Importen im DATEV XML Format der logische Zusammenhang von Personenkontonummer und Belegart (Eingangs- oder Ausgangsrechnung) validiert. Entspricht eine übergebene Kontonummer nicht dem regulären Personenkontenbereich der Belegart, so wird eine neue Nummer vergeben.

Da es aber vorkommen kann, dass z. b. Ausgangsgutschriften auch kreditorisch verbucht werden sollen, kann durch Setzen der Einstellung "Prüfung auf passenden Personenkontenbereich bei Import ignorieren" diese Validierung deaktiviert werden.

Neben der Einstellung an der Datenquelle kann dies auch für einzelne Importe Import von Daten | Dateien importieren individuell für den manuellen Upload eingestellt werden.

• Änderung der Bezeichnung einer manuell erfassten importierenden Datenquelle

Für manuell erfasste Datenquellen, kann hier auch bei Bedarf die Bezeichnung abgeändert werden.

• Zusammenfassung ähnlicher Kontierzeilen nach identischen Merkmalen

Für Datenquellen, welche Daten im DATEV XML Format importieren, kann optional definiert werden, dass bei identischer Zuordnung bzw. identischer Zuordnung und Buchungstext die einzelnen Kontierzeilen je Beleg als eine Kontierzeile zusammengefasst werden.

Wurde bei einem Importvorgang die Zusammenfassung angewendet, wird dies unter Services / Protokolle für den Importvorgang protokolliert.

Bitte beachten Sie, dass die Einstellung nur für alle folgenden Importe greift.

Neben der Einstellung je Datenquelle, kann die Einstellung auch übergreifend für alle Datenquellen im DATEV XML Format unter Firmeneinstellungen / Steuerberater Einstellungen / Dateien importieren / Zusammenfassung hinterlegt werden.

Anbindung Belegupload ADDISON Direkt an ADDISON SMART Connect

Bitte beachten Sie:

Diese Funktion steht nur mit der Lizenz SMART Connect Integration zur Verfügung.

Über den Beleg- und Dateiupload in ADDISON Direkt haben Ihre Mandanten die Möglichkeit, Belege direkt an SMART Connect zu senden.

Richten Sie zwei neue Kategorien ((1) + (2) getrennt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen) für Ihre Mandanten ein, mit denen die Belege dann bei vorhandener SMART Connect Integration Lizenz direkt an SMART Connect übergeben werden. Alternativ ändern Sie "Senden an" für bestehende Kategorien. Zusätzlich können Belege nun auch per E-Mail hochgeladen werden (3).

Jede Kategorie hat eine eigene E-Mail-Adresse.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem ADDISON Direkt Hilfecenter.

Sollen die Belege durch den Mandanten in der Erfassung von SMART Connect geprüft und ggf. ergänzt/bearbeitet werden, ist für die Datenquelle ADDISON Direkt nach der ersten Übertragung die Option Belege für den Mandanten zur Bearbeitung nach Import auf "Zu Prüfen" setzen. in den Firmeneinstellungen | Externe Datenquellen | Datenquelle: ADDISON Direkt | Grunddaten zu aktivieren. Damit werden die Belege zunächst auf dem Workflow-Step Zu Prüfen angezeigt, wodurch eine Bearbeitung durch den Mandanten möglich ist.

Anbinden einer externen Datenquelle mit Datenabruf per API-Key

Um eine abzurufende Datenquelle (sevdesk oder GetMyInvoices) manuell anzubinden - steht nur bei SMART Connect Integration Lizenz zu Verfügung- , gehen Sie bitte wie folgt vor:

An dieser Stelle wird die Vorgehensweise erläutert. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Einstellungen finden Sie im Abschnitt weiter unten.

1. Um eine neue Datenquelle anzubinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

2. Wählen Sie über das Listenfeld die entsprechende Datenquelle aus.

3. Hinterlegen Sie den API-Key, um den Zugriff auf die externe Datenquelle zu gewährleisten. Diesen finden Sie i.d.R. bei Ihren Zugangsdaten der externen Datenquelle.

4. Bei Bedarf deaktivieren Sie den automatischen Abruf.

5. Passen Sie bei aktiviertem automatischem Abruf das Abrufintervall an.

6. Passen Sie bei Bedarf das Abruf ab Belegdatum an oder deaktivieren Sie dies und setzen Sie stattdessen das Abruf ab Erstellt-Datum. Sind beide Abruf ab Daten aktiviert, müssen beide für den Abruf zutreffen.

7. Wenn gewünscht kann das Abruf ab Erstellt-Datum aktiviert und bei Bedarf angepasst werden.

8. Nur bei Anbindung von Sevdesk - siehe hierzu 10.5.6

9. Nur bei Anbindung von Sevdesk - siehe hierzu 10.5.6

10. Bei Bedarf können Sie vor Verlassen des Dialoges die Zugangsdaten überprüfen lassen.

11. Speichern Sie die erfassten Eingaben.

Zugangsdatenprüfung

Bei der manuellen Neuanlage von externen Datenquellen können die Zugangsdaten über die Schaltfläche Zugangsdaten überprüfen vor dem Speichern geprüft werden. Zudem werden die Zugangsdaten automatisch beim Bestätigen der Neuanlage bzw. später beim Speichern von Zugangsdaten automatisch überprüft. Das Ergebnis und der Zeitpunkt der letzten Prüfung werden unterhalb der Zugangsdaten angezeigt.

Einstellung Zugangsdaten der Datenquellen des Typs "Abruf"

Folgende Einstellungen können Sie zu den Datenquellen sevdesk und GetMyInvoices einsehen und konfigurieren:

• Zugangscode API-Key (1)

Der API-Key wird benötigt, um den Zugriff auf die externe Datenquelle zu gewährleisten. Diesen finden Sie i.d.R. bei Ihren Zugangsdaten der externen Datenquelle.

• Status der Zugangsdaten (2)

Hier wird Ihnen angezeigt, wann die Zugangsdaten zuletzt über überprüft wurden und ob diese gültig sind. Die Zugangsdaten können Sie prüfen, indem Sie auch ohne weitere Änderungen die Schaltfläche Speichern anklicken. Zudem werden die Zugangsdaten bei jedem Speichervorgang überprüft.

Hinweis bei ungültigen Zugangsdaten und automatischem Abruf Sind die Zugangsdaten für eine Datenquelle ungültig (z.B. aufgrund einer abgelaufenen Testphase oder einem geänderten API-Key) und kann deshalb der nächtliche automatische Abruf nicht erfolgreich durchgeführt werden, dann wird der automatische Abruf nach drei gescheiterten Versuchen in Folge automatisch deaktiviert. Der Steuerberater wird darüber per Benachrichtigung informiert. Nach Korrektur der entsprechenden Zugangsdaten in den Firmeneinstellungen unter Externe Datenquellen, kann der automatische Abruf wieder aktiviert werden.

• Einstellungen zum automatischen Abruf (3)

Steuern Sie je Datenquelle, ob deren Daten automatisch abgerufen werden sollen. Damit entfällt der manuelle Abruf der Daten.

Besonderheiten beim Automatischen Abruf der Daten bei sevdesk Bitte beachten Sie, dass Belege von sevdesk - wenn nicht bereits vorher festgeschrieben - spätestens beim Abruf festgeschrieben werden, damit bereits an den Steuerberater übermittelte Daten nicht im Nachhinein verändert werden können. Bitte beachten Sie bei sevdesk zudem, dass diese Funktion nur Aus- und Eingangsbelege, jedoch keine Zahlungen abruft.

• Intervall des automatischen Abrufes (4)

Ist der automatische Abruf für eine Datenquelle aktiviert, dann können Sie hier das Abrufintervall definieren. Im Standard ist das monatliche Intervall vorbelegt. Dies kann bei Bedarf angepasst werden.

Der Zeitpunkt des Abrufes ist für die unterschiedlichen Intervalle wie folgt festgelegt:

Täglich = jeden Tag 04:30 Uhr
Wöchentlich = sonntags 04:30 Uhr
Monatlich = Monatserster 04:30 Uhr

• Abruf ab Datum Belegdatum(5)

Zu jeder Datenquelle gibt es ein Abruf ab Belegdatum, mit dem festgelegt werden kann, ab welchem Belegdatum die Belege etc. von den externen Datenquellen abgerufen werden können.

Bei der Neuanlage wird automatisch der Erste des aktuellen Monates vorbelegt. Das Datum kann aber jederzeit manuell angepasst werden. Das Abruf ab Belegdatum greift sowohl beim manuellen als auch beim automatischen Abruf.

• Abruf ab (6)

Zu jeder Datenquelle gibt es ein Abruf ab Erstellt-Datum, mit dem festgelegt werden kann, ab welchem Erstellt-Datum die Belege etc. von den externen Datenquellen abgerufen werden können.

Bei der Neuanlage wird automatisch der Erste des aktuellen Monates vorbelegt. Das Datum kann aber jederzeit manuell angepasst werden. Das Abruf ab Erstellt-Datum greift sowohl beim manuellen als auch beim automatischen Abruf.

Bitte beachten Sie: - Es muss mindestens ein Abruf ab Datum muss aktiviert sein. - Sind beide Daten aktiviert, so müssen für den Datenabruf auch beide Daten erfüllt sein.

• Besondere Einstellungen für die Datenquellen (6)

Je nach angebundener Datenquelle haben Sie hier die Möglichkeit, weitere datenquellenspezifische Einstellungen vorzunehmen. Diese werden in den folgenden Kapiteln näher beschrieben.

• Speichern (7)

Bitte speichern Sie vorgenommene Änderungen über diese Schaltfläche. Zudem erfolgt bei jedem Speichervorgang eine Überprüfung der Gültigkeit der Zugangsdaten dieser Datenquelle. Haben Sie keine Änderungen vorgenommen, können Sie bei Bedarf über diese Schaltfläche auch nur die Gültigkeit der Zugangsdaten prüfen.

• Datenquelle löschen (8)

Über diese Schaltfläche können Sie die jeweilige Datenquelle löschen. Beachten Sie bitte, dass das erneute Hinzufügen einer Datenquelle nur mit SMART Connect Integration möglich ist.

sevdesk-spezifische Einstellungen: Abrufeinstellungen

Für die Datenquelle sevdesk stehen folgende individuelle Abrufeinstellungen zur Verfügung:

• Abruf nur bezahlter Belege

Für die Übernahme von Belegen für Anwender der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) steht für die Datenquelle sevdesk auf dem Register Abruf Einstellungen die Option Abruf nur bezahlter Belege zur Verfügung.

Mit Aktivierung der Option werden beim Datenabruf von sevdesk nur noch als bezahlt markierte Belege berücksichtigt. Optional kann zusätzlich eingestellt werden, dass das Datum der Zahlung und nicht das Belegdatum beim Abrufzeitraum berücksichtigt wird.

• Abruf mit Kostenstellen

Für die Übernahmen von Rechnungen, Gutschriften und Belege von sevdesk kann optional gesteuert werden, dass in sevdesk erfasste Kostenstellen ebenfalls berücksichtigt werden.

Mit Aktivierung der Option werden beim Datenabruf von sevdesk Kostenstellen mitübernommen.

sevdesk-spezifische Einstellungen: Übernahme von Personenkontonummern

Bei der manuellen Anbindung eines bereits bestehenden sevdesk-Accounts für den Abruf per API-Key an SMART Connect, kann gesteuert werden, aus welchem Feld bei sevdesk die Personenkontonummer beim Abruf der Daten übernommen werden soll. Zudem kann festgelegt werden, was im Falle von Dubletten bzw. Abweichung eines Kontos, von dem in SMART Connect durch die Steuerberatersoftware definierten Personenkontenbereichs geschehen soll.

Entscheiden Sie über die Option Personenkontonummer übernehmen aus, aus welchem der beiden Felder in sevdesk die Personenkontonummer übernommen werden soll.

In sevdesk:

Bitte beachten Sie, dass die in dem betreffenden Feld hinterlegte Nummer auch in den jeweiligen Personenkontenbereich passt. Entscheiden Sie über die Option bei Nummerngleichheit, was passieren soll, wenn eine zu übernehmende Personenkontonummer in SMART Connect bereits vorhanden ist oder diese von dem entsprechenden Personenkontenbereich abweicht.

• Soll eine neue Kontonummer vergeben werden, dann wird dafür die erste freie Nummer im entsprechenden Personenkontenbereich dafür herangezogen.

• Soll die Kontonummer trotzdem verwendet werden, da die Konten identisch sind, dann wird die Kontonummer aus sevdesk mit dem bereits vorhandenen Personenkonto in SMART Connect verbunden oder im Falle einer Abweichung von dem entsprechenden Personenkontenbereich nicht übernommen.

Bitte beachten Sie:

• Diese Einstellungen können nur an dieser Stelle vorgenommen und nachträglich NICHT geändert werden.

• Bitte prüfen Sie entsprechend VOR dem Speichern dieses Dialoges, ob die vorgenommen Einstellungen der Datenkonstellation in Ihrem bestehenden sevdesk-Account entsprechen.

• Für bereits bestehende Anbindungen oder für Premiumpartner-sevdesk-Accounts können keine Änderungen vorgenommen werden. Für diese Anbindungen ist der "Standard" gemäß der bisherigen Übernahmekonstellation (Kunden-/Lieferantennummer und Vergabe einer neuen Nummer bei Nummerngleichheit) festgelegt.

• Kann ein Personenkonto aufgrund der Einstellungen nicht übernommen werden, dann können auch keine Belege/Buchungen dieses Kontos übernommen werden. Wir informieren per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware darüber.

Um zu überprüfen, welche Einstellungen vorgenommen worden sind, können Sie über Firmeneinstellungen / externe Datenquellen / sevdesk die Kontenübernahmeoptionen aufrufen.

sevdesk-spezifische Einstellung: Ertragskonten Artikelkategorien

Für die Datenquelle sevdesk können Sie an dieser Stelle steuern, auf welche Ertragskonten die Erlöse der unterschiedlichen Artikel - abweichend von den für diese Datenquelle hinterlegten Standardkonten - verbucht werden sollen.

Dies ist eine spezielle Einrichtung nur für Ausgangsrechnungen von sevdesk.

Um die Verbuchung von Erträgen von Ausgangsrechnungen von sevdesk auf unterschiedliche Konten zu steuern, bedarf es folgender Einrichtungsschritte:

Zunächst in sevdesk:

Erstellen Sie in sevdesk unter Einstellungen / System / Kategorien je Ertragskonto mindestens eine Kategorie (oder mehrere, insofern Sie dies in sevdesk für weitere Auswertungen benötigen) und weisen Sie die Kategorien in sevdesk den jeweiligen Artikeln unter Einstellungen / Artikel zu.

Anschließend in ADDISON SMART Connect:

1. Unter Firmeneinstellungen / externe Datenquellen / Datenquelle sevdesk / Ertragskonten Artikelkategorien rufen Sie über die Schaltfläche Kategorien abrufen die in sevdesk vorhandenen Kategorien ab.

2. Klicken Sie auf die Zeile der entsprechenden Kategorie.

3. Erfassen Sie die gewünschten Ertragskonten für den jeweiligen Steuersatz und Geltungszeitraum für diese Kategorie.

4. Aktivieren Sie die Verwendung der Kategorien für die Erstellung der vorläufigen Buchungen über die Option Kategorien verwenden.

5. Speichern Sie die Eingaben zudem für die Seite.

6. Für das Verwerfen von Eingaben vor dem Speichern, klicken Sie auf Abbrechen in der Zeile. Sobald die Option Kategorien verwenden aktiviert ist, werden die an dieser Stelle hinterlegten Konten bei der Erstellung der vorläufigen Buchungen berücksichtigt. Ausschlaggebend ist immer der in ADDISON SMART Connect eingerichtete Zustand zum Zeitpunkt des Datenabrufs.

Ist für eine Kombination aus Kategorie und Steuersatz kein Konto hinterlegt, so werden bei Erstellung der vorläufigen Buchung die unter Firmeneinstellungen / Aufwands- und Ertragskonten hinterlegten Konten herangezogen.

Haben Sie Kategorien in sevdesk geändert, können Sie erneut über die Schaltfläche Kategorien abrufen die Daten aktualisieren. Bereits vorgenommene Einstellungen in ADDISON SMART Connect werden dabei nicht überschrieben.

sevdesk-spezifische Einstellung: Verwaltung Zahlungskonten

Definieren Sie an dieser Stelle, welche Zahlungskonten abgerufen werden sollen.

Der Abruf von Zahlungen ist derzeit nur von sevdesk möglich.

Im Standard werden Zahlungen nicht automatisch abgerufen, sondern es bedarf der expliziten Aktivierung an dieser Stelle. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie über die Schaltfläche Konten abrufen die in der Datenquelle vorhandenen Informationen zu den Zahlungskonten ab. Sind schon Konten vorhanden, können über diese Schaltfläche neu hinzugefügte Zahlungskonten nachträglich abgerufen werden.

2. Klicken Sie auf die Zeile eines Zahlungskontos.

3. Erfassen Sie das passende Fibu-Konto (Sachkontonummer des Zahlungskontos für das Zahlungskonto in der Software des Steuerberaters).

4. Aktivieren Sie die Option Übernahme.

5. Mit der Option Abruf nur ausgeglichene/gebuchte Zahlungen legen Sie fest, ob Zahlungen erst dann aus der externen Datenquellen abgerufen werden sollen, wenn diese in voller Höhe Belegen zugeordnet wurden. D.h. verbleibt in sevdesk eine Zahlung zunächst mit einem offenen Restbetrag, wird diese erst abgerufen, wenn diese mit einem Beleg ausgeglichen wurde.

6. Innerhalb von sevdesk kann eine Zahlung als „privat“ markiert werden. Im Standard werden diese Zahlungen nicht abgerufen. Durch das Aktivieren der Option „Privat“ markierte Zahlungen abrufen, werden diese Zahlungen mit abgerufen. Soll für die Erstellung der Buchung (Vorerfassung) von als "privat" markierten Zahlungen ein festes Konto verwendet werden, können Sie dies an dieser Stelle bei aktiviertem Abruf von als "privat" markierten Zahlungen optional hinterlegen.

7. Speichern Sie die Eingaben zudem für die Seite.

8. Für das Verwerfen von Eingaben vor dem Speichern, klicken Sie auf Abbrechen in der Zeile. Es werden Zahlungen nur für die Zahlungskonten abgerufen, für welche die Option Übernahme aktiviert ist.

GetMyInvoices-spezifische Einstellungen: Abrufeinstellungen

Für die Datenquelle GetMyInvoices stehen folgende individuelle Abrufeinstellungen zur Verfügung:

• Abruf archivierter Belege (A)

Für Datenabrufe der Datenquelle GetMyInvoices kann optional definiert werden, dass auch bereits archivierte Belege bei den Abrufen berücksichtigt werden, da diese im Standard nicht abgerufen werden.

• Abruf nur in GetMyInvoices freigegebener Belege (B)

Für Datenabrufe der Datenquelle GetMyInvoices kann optional definiert werden, dass nur Belege berücksichtigt werden, für die der Freigabe-Workflow in GetMyInvoices abgeschlossen wurde.

Weitere Informationen zu Workflows in GetMyInvoices unter
https://help.getmyinvoices.com/de/faqs/workflows

• Notiz aus GetMyInvoices in Buchungstext übernehmen

Optional kann mit Aktivierung dieser Einstellung zusätzlich festgelegt werden, dass das Notizfeld aus GetMyInvoices automatisch als Buchungstext übernommen wird.

Ungeachtet dieser Einstellung wird der Inhalt des Feldes in allen Belegansichten auf dem Register "Weitere Belegdaten" - insofern Werte aus GetMyInvoices übergeben wurden - die Notiz aus GetMyInvoices angezeigt.

GetMyInvoices-spezifische Einstellung: Option EÜR

Für die Übernahme von Belegen für Anwender der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) steht für die Datenquelle GetMyInvoices die Option EÜR zur Verfügung.

1. Mit Aktivierung der Option werden beim Datenabruf von GetMyInvoices nur noch als bezahlt markierte Belege berücksichtigt.

2. Zusätzlich besteht hier optional die Möglichkeit, ein festes Sach- oder Personenkonto zu hinterlegen, welches anstelle des bisher automatisch - je nach Belegtyp - gesetzten Personendifferenzenkontos in der Vorbuchung gesetzt wird.

3. Speichern Sie die geänderten Einstellungen.

Letzter Abruf externe Datenquellen

Hier finden Sie alle durchgeführten Abrufe bzw. Übermittlungen und Importe der externen Datenquelle mit einem Zeitstempel. Der Zeitstempel bezieht sich immer auf den letzten abgeschlossenen Vorgang.

Aufwands- und Ertragskonten

Da aus den Rechnungsdaten zunächst „vorläufige Buchungssätze” für den Steuerberater erstellt werden, muss pro Steuersatz ein Aufwands- und ein Ertragskonto festgelegt werden. Für die Buchungssätze werden dann die hier hinterlegten Konten herangezogen, insofern keine spezifischen Sachkonten mitgegeben werden.

In der Regel werden diese beim Anlegen der Datenquelle systemseitig mit den Standardkonten des hinterlegten Kontenrahmens vorbelegt und angelegt. Ist dies nicht der Fall, ist ein Abruf nicht möglich und Sie erhalten einen Hinweis, dass diese Konten zunächst manuell zu hinterlegen sind.

• Hinzufügen von Sachkonten einer nicht vorhandenen Datenquelle (1)

Ist ein abweichender oder individueller Kontenrahmen im Einsatz, so sind an dieser Stelle die entsprechenden Sachkonten vor dem ersten Abruf der Datenquelle zu hinterlegen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Hinzufügen und es öffnet sich ein Dialog.

• Ändern von bereits vorhandenen Datenquellen (2)

Um die automatisch angelegten Sachkonten oder zuvor manuell erfasste Sachkonten zu ändern (oder alle hinterlegten Konten einzusehen), können Sie den zugehörigen Dialog mit einem Klick auf die Zeile der jeweiligen Datenquelle aufrufen.

Der Summand für Personenkonten dient dazu, eine Kontonummer für die Finanzbuchhaltung zu erzeugen. Wird im externen Programm mit einer 3-stelligen Kontonummer (z.B. 450) gearbeitet, kann z.B. durch Summand „10000“ die Kontonummer 10450 erzeugt werden. Die neue Nummer muss in den Kontonummernbereich des Kontenrahmens der Buchhaltung des Steuerberaters passen. Soll ein Summand berücksichtigt werden muss unter Umrechnung „Hinzufügen“ gesetzt werden.

• Differenzenkonten (3)

Zudem finden Sie an dieser Stelle die Differenzenkonten, welche bei der Erstellung der vorläufigen Buchungssätze herangezogen werden, wenn keine konkreten Personen- oder Sachkonten aus der externen Datenquelle angeliefert oder verwendet werden können. Bei Standardkontenrahmen werden diese bei der Ersteinrichtung automatisch mit den Standarddifferenzenkonten des Kontenrahmens vorbelegt. Ist dies nicht der Fall, ist ein Abruf/Import nicht möglich und Sie erhalten einen Hinweis, dass diese Konten zunächst manuell zu hinterlegen sind.

• Speichern (4)

Bitte Speichern Sie alle vorgenommenen Änderungen.

Steuerberater-Einstellungen

Für das Login als Steuerberater finden Sie in den Firmeneinstellungen das Register Steuerberatereinstellungen. Folgende Rubriken stehen Ihnen zur Verfügung:

Kanzleisoftware

Hier finden Sie Einstellungen, die die Folgeverarbeitung in der Kanzleisoftware beeinflussen.

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen aufgrund von Umstrukturierungen mit Release 242.1 vom 05.06.2024 aus den Firmeneinstellungen in die Steuerberatereinstellungen verschoben wurden, da diese Einstellungen überwiegend die Folgeverarbeitung in der Kanzlei betreffen und ausschließlich von dieser zu steuern sind.

• Sammelbuchungsmodus (A)

Der Sammelbuchungsmodus bewirkt, dass keine Aufteilungsbuchungen, sondern Einzelbuchungen bei mehreren Positionen/Steuersätzen pro Beleg erstellt werden. Für die Übermittlung der Daten an Steuerberater mit ADDISON AKTE (tse:nit/cs:Plus) ist automatisch der Sammelbuchungsmodus aktiv (nicht änderbar).

• Belegnummer 1 in Belegnummer 2 übernehmen (B)

Bei Aktivierung dieser Option wird die Belegnummer 1 automatisch in die Belegnummer 2 übernommen, wenn diese nicht gefüllt ist. Zudem ist die Belegnummer zwei dann in der Erfassungsmaske nicht editierbar. Diese Option ist im Standard aktiviert und bei Bedarf zu deaktivieren.

• Automatische Übertragung an den Steuerberater (C)

Mit Aktivieren der Option Übertragungsbereite Belege an die Finanzbuchhaltung senden werden alle Belege und Zahlungen, die den Workflow-Step Bereit zur Übertragung aufweisen, über Nacht an den Steuerberater übermittelt und dort zum Import bereitgestellt. Unabhängig davon, ob diese manuell oder per automatischem Datenabruf bereitgestellt wurden. Dadurch entfällt das manuelle Starten des Periodenabschlusses. Diese Option ist im Standard gesetzt und bei Bedarf zu deaktivieren.

• Übertragung von Beleglink statt Belegdatei an die Kanzleisoftware

Ab den Updateversionen ADDISON 2024.2 - Fibu U3 bzw. ADDISON AKTE 2/2024 Build 6 - Update 26.2024 besteht optional in SMART Connect die Möglichkeit, für alle Belege/Buchungen, welche mit der Kanzleisoftware über die Übertragung/Datenübernahme verarbeitet werden (nicht direkte Buchungserfassung im hybriden Modus), anstelle der physischen Belegdatei nur noch den Beleglink mit zu übergeben. Dies hat zur Folge, dass nach dem Import in der Kanzleisoftware dann - analog zur Anzeige des Belegbildes von hybrid verarbeiteten Buchungen/Belegen - das zur Buchung zugehörige Belegbild im Buchen und im Kontenblatt über einen Link direkt aus SMART Connect über ein Browserfenster angezeigt wird.

Bitte beachten Sie: Wurde diese Einstellung gewählt, so unterbleibt die Archivierung im lokalen Datei- oder Archivsystem. Bei einer GDPdU-Ausgabe aus der Kanzleisoftware wird das Belegbild mit ausgegeben.

• Führende Datenquelle (E)

Legen Sie für Kunden- und Lieferantenkonten getrennt fest, welche Datenquelle bzw. welches System führend sein soll. Dies bedeutet, dass bereits gefüllte Felder nur noch von dieser Datenquelle geändert werden. Im Standard ist prinzipiell ADDISON bzw. AKTE vorbelegt. Die Einstellung kann aber jederzeit geändert werden.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zu dieser Option:

Es werden keine Daten von Personenkonten an externe Datenquellen weitergegeben (Ausnahme: Aktivierung sevdesk als Premiumpartner: Dabei wird einmalig der Datenbestand der Steuerberatersoftware an sevdesk initial übertragen).

Ist sevdesk als Datenquelle angebunden, dann wird diese standardmäßig für beide Ausprägungen als führende Datenquelle hinterlegt, sobald ein Datenabruf aus sevdesk erfolgt ist.

Zusätzliche Einstellung in ADDISON für Anwender der ADDISON Software:

Möchten Sie, dass eine externe Datenquelle führend ist, deaktivieren Sie bitte in ADDISON in der Datenübernahme die Option nur neue Konten einfügen für SMART Connect Importe.

Belegverarbeitung mit SCANNEN-BUCHEN-ARCHIVIEREN (SBA)

Sie können optional entscheiden, ob Belege, welche über

• GetMyInvoices (GMI),

• SMART Connect

• oder den ADDISON Direkt Datei- und Belegupload

in SMART Connect abgerufen bzw. importiert werden, direkt nach SBA übergeben und damit weiterverarbeitet werden sollen. Bei Verwendung des BDV Jobservers werden die übertragenen Belege entsprechend analysiert.

Bitte beachten Sie:

• Die Verarbeitung der Belege mit SBA erfolgt ohne Berücksichtigung der mitgelieferten Daten des Vorsystems im Fall von Belegen aus GetMyInvoices.

• Die Übermittlung von Belegen zur Weiterverarbeitung mit SBA in der Steuerberatersoftware ist auf die mit SBA verarbeitbaren Dateitypen beschränkt. Belege in anderen Dateiformaten von Datenquellen, für welche die Weiterverarbeitung mit SBA vorgesehen ist, werden gemäß der Standard-Einstellung der Buchungserfassung auf den Workflow-Steps bereitgestellt.

Mit Aktivierung dieser Einstellung werden die Belege der gewählten Datenquellen ab dem nächsten Datenabruf (manuell oder automatisch) oder Import direkt auf dem Workflow-Step Bereit zur Übertragung abgestellt und mit dem nächsten Periodenabschluss bzw. mit der nächsten automatischen Übertragung gesammelt (nicht nach Perioden getrennt) in einer Nachricht an die Steuerberatersoftware übertragen. Bei manuellem Abruf können Sie diese Belege auch manuell über den Periodenabschluss an die Steuerberatersoftware übergeben.

Weitere Ausführungen zur Verarbeitung in der Steuerberatersoftware finden Sie

• für ADDISON im Benutzerhandbuch "Buchen mit SBA" und

• für AKTE (tse:nit/cs:Plus) im Benutzerhandbuch "ADDISON Direkt für Steuerberater und Kanzleimitarbeiter | Belege verwalten empfangen und verarbeiten".

Nach erfolgter Verbuchung mit SBA in der Steuerberatersoftware werden die Buchungsdaten mit dem nächsten Upload an SMART Connect zurückübertragen.

Beleganalyse

Mit dieser Einstellung kann für ausgewählte Datenquellen entschieden werden, ob eine (zusätzliche) Beleganalyse erfolgen.

Ist für Belege der Datenquellen SMART Connect und ADDISON Direkt die Weiterverarbeitung über SBA aktiviert, unterbleibt im Standard die Beleganalyse in SMART Connect, um unnötige Datentransfers zu vermeiden. Ist nun aber die Option " Es dürfen Zahlungen aus SMART Connect erstellt werden." in den Berechtigungen aktiv, um dem Mandanten das Erstellen von Zahlungen zu ermöglichen, ist es sinnvoll, die Beleganalyse in SMART Connect zusätzlich zu aktivieren. Damit kann die Erfassung optimiert und unnötige manuelle Eingaben vermieden werden.

Beachten Sie dabei bitte, dass die Daten dann lediglich zur Erfassung der Zahlungsinformation dienen. Die Verbuchung über die Steuerberatersoftware mit SBA erfolgt ausschließlich auf dem Analyseergebnis von SBA.

Für die Belege der Datenquelle GetMyInvoices kann nun auch zusätzlich eine

• ergänzende Analyse - fehlende Werte werden ergänzt und Differenzenkonten ersetzt

oder

• vollständige Beleganalyse - alle Werte werden anhand der Analyse neu gefüllt

aktiviert werden.

Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn keine Weiterverarbeitung der Belege mit SBA erfolgt, um eine vollständige Vorerfassung zu erhalten oder auch hier der Mandant Zahlungen erstellen soll, die Folgeverarbeitung durch den Steuerberater aber über SBA gesteuert ist.

Belegverarbeitung Buchungserfassung

Mit diesen Einstellungen steuern Sie als Steuerberater, welche Belege/Buchungen für die direkte Buchungserfassung in der Steuerberatersoftware bereitgestellt werden sollen.

Mit der direkten Buchungserfassung können die unvollständigen und die zu prüfenden Belege/Buchungen aus SMART Connect direkt in der lokalen Steuerberatersoftware abgerufen, geprüft, ergänzt und vervollständigt werden. Dies erfolgt direkt im gewohnten Erfassungsablauf der Buchungen in der Steuerberatersoftware. Dabei werden die bereits vorhandenen Daten des Beleges/der Buchung direkt in die Erfassung geladen und zusammen mit dem zugehörigen Belegbild aus SMART Connect angezeigt.

Aufruf aus ADDISON:

Aufruf aus AKTE (tse:nit/cs:Plus):

Weitere Ausführungen zur Verarbeitung in der Steuerberatersoftware finden Sie

• für ADDISON im Benutzerhandbuch "Buchen" und

• für AKTE (tse:nit/cs:Plus) für AKTE (tse:nit/cs:Plus) in der Online-Hilfe "AKTE | SBS Software Finanzbuchhaltung Buchungsmaschine".

Anschließend erfolgt bei der Speicherung des Buchungssatzes auch sofort die automatische Synchronisation der Buchungsdaten mit ADDISON SMART Connect.

Als Steuerberater können Sie in SMART Connect entscheiden, welche Belege/Buchungen Sie über diesen Weg verbuchen möchten. Dadurch wird das Einsortieren der Belege direkt beim Datenabruf/Datenimport beeinflusst sowie das Übergeben der Belege innerhalb von SMART Connect gemäß den Einstellungen bei Bedarf eingeschränkt.

Ihnen stehen dafür mehrere Optionen zur Verfügung, die entweder generell für alle oder differenziert nach Datenquellen hinterlegt werden können.

• Bearbeitung von Belegen mit unvollständigen Buchungen (Workflow-Step Unvollständig) direkt in der Buchungserfassung der Steuerberatersoftware

• Bearbeitung von Belegen mit unvollständigen Buchungen (Workflow-Step Unvollständig) oder Differenzenkonten (Workflow-Step Zu Prüfen) direkt in der Buchungserfassung der Steuerberatersoftware

• Alle Belege direkt in der Buchungserfassung der Steuerberatersoftware bearbeiten

• Unterschiedliche Bearbeitung von Belegen/Buchungen in Abhängigkeit der Datenquelle

Alle anderen Belege/Buchungen werden nach Import/Abruf direkt im Workflow-Step Bereit zur Übertragung abgestellt und an die Steuerberatersoftware übertragen, insofern keine weiteren datenquellenspezifischen Einstellungen dem entgegenstehen. Diese Belege/Buchungen werden dann wie bisher über die Datenübernahme in der Steuerberatersoftware bereitgestellt und importiert.

Diese Einstellung wird wirksam, sobald neue Belege in SMART Connect bereitgestellt werden.

Wurde hier keine Einstellung getroffen und sind keine weiteren datenquellenspezifischen Einstellungen gesetzt, werden die Belege wie folgt einsortiert:

• Unvollständig: Belege/Buchungen die unvollständig sind, d.h. welchen entweder, Buchungsdatum, Belegnummer oder Betrag fehlen

• Zu Prüfen: Bei manuellem Abruf der Datenquelle GetMyInvoices alle Belege und von der Datenquelle sevdesk Gutschriften und Belege sowie Zahlungen

• Bereit zur Übertragung: Bei automatisiertem Abruf alle Belege der Datenquellen sevdesk und GetMyInvoices, sowie Ausgangsrechnungen für sevdesk bei manuellem Abruf. Zudem alle Importe/Uploads im DATEV Pro oder DATEV XML-Format, insofern nicht unvollständig oder direkte Übertragung aktiviert.

Bitte beachten Sie: Geänderte und neue Stammdaten von Konten werden weiterhin an die Steuerberatersoftware übertragen, sofern die automatische Übertragung in den Firmeneinstellungen aktiviert ist.

Sie werden in der Steuerberatersoftware beim Aufruf innerhalb der Buchungserfassung auf noch nicht importierte Stammdaten hingewiesen. Importieren Sie die Stammdaten, bevor Sie mit der Buchungserfassung beginnen, dann stehen Ihnen alle neuen Konten der Vorsysteme direkt bei der Erfassung zur Verfügung.

Berechtigungen

Die Berechtigungen sind unterteilt in allgemeine und mandantenbezogene Berechtigungen.

• Allgemeine Berechtigungen (A)

Die allgemeinen Berechtigungen gelten generell für jedes Login.

Zur Aktivierung der Zahlungserstellung bitte Hinweise entnehmen aus 10.3 Zahlungseinstellungen.

Zur Aktivierung der Zahlungsbuchungen bitte die Hinweise entnehmen aus 5.10 Bereitstellen von Zahlungsbuchungen.

Sollen keine Belege mit Differenzenkonten erfasst und gespeichert werden können, kann über die Berechtigung Verwendung von Differenzenkonten in der Erfassungsmaske als fehlende Pflichteingabe behandeln gesteuert werden,

1. dass das Speichern in der Erfassung mit Differenzenkonten nicht mehr möglich ist (es erscheint ein entsprechender Hinweis) und

2. dass zur besseren Übersicht, diese weder in der Listenansicht der ersten beiden Workflow-Steps noch in der Erfassungsmaske angezeigt werden (es wird kein Inhalt angezeigt, im Hintergrund jedoch weiter mit diesen Werten gearbeitet).

Zur Aktivierung der Kostenstellen bitte Hinweise entnehmen aus 10.9 Kostenstellenverwaltung.

• Mandantenberechtigungen (B)

Über die mandantenbezogenen Berechtigungen kann festgelegt werden, welche Aktionen der Mandant durchführen darf. In den entsprechenden Stellen wird in der Dokumentation auf evtl. Berechtigungen explizit hingewiesen.

Die Abbildung zeigt die Standardeinstellungen.

Dateien importieren

Für Daten, welche im DATEV XML Format importiert werden, kann optional definiert werden, dass bei identischer Zuordnung bzw. identischer Zuordnung und Buchungstext die einzelnen Kontierzeilen je Beleg als eine Kontierzeile zusammengefasst werden.

Wurde bei einem Importvorgang die Zusammenfassung angewendet, wird dies unter Services / Protokolle für den Importvorgang protokolliert.

Bitte beachten Sie, dass die Einstellung nur für alle folgenden Importe greift.

Neben der allgemeinen Einstellung kann diese Einstellung auch individuell je Datenquelle im DATEV XML Format unter Firmeneinstellungen / Externe Datenquellen / Datenquelle/ Grunddaten hinterlegt werden.

Kostenstellenverwaltung

Berechtigungen und Aktivierung

In den Steuerberatereinstellungen kann festgelegt werden, ob in der Erfassungsmaske

1. die Felder zur Erfassung von KOST1 und KOST2 angezeigt werden sollen,

2. ob diese Erfassung auf die Auswahl vordefinierter Kostenstellen beschränkt werden soll (In diesem Fall sind diese Kostenstellen in der Kostenstellverwaltung vorab zu hinterlegen.)

3. und ob der Mandant die Kostenstellen selbst verwalten darf. Die Kostenstellenverwaltung wird erst sichtbar, wenn mindestens die Erfassung von Kostenstellen in der Erfassungsmaske aktiviert und gespeichert worden ist. In der Mandantenansicht ist diese nur dann bearbeitbar, wenn dieser die Kostenstellen selbst verwalten darf.

Bitte beachten Sie:

In der Steuerberatersoftware sollten die Konten entsprechend mit Kostenrechnung geschlüsselt sein, damit diese bei der Weiterverarbeitung mitberücksichtigt werden können.

Verwaltung der Kostenstellen

In der Kostenstellenverwaltung können Kostenstellen angelegt, gelöscht oder als Pflichteingabe (1) definiert werden.

Die Kostenstellen können über + Hinzufügen (2) manuell angelegt oder per CSV-Datei (3) importiert werden. Achten Sie dabei Importen darauf, dass in der ersten Spalte die Kostenstellen und in der zweite Spalte die Bezeichnung zu hinterlegen ist. Importieren Sie KOST 1 und KOST 2 getrennt voneinander.

Über das Papierkorbsymbol (4) können Kostenstellen entfernt werden.

Export der Kostenstellen aus dem ADDISON Controlling für einen manuellen Import

Kostenstellen werden derzeit noch nicht automatisch aus der Steuerberatersoftware synchronisiert. Diese können jedoch für einen Import in SMART Connect aus dem ADDISON Controlling exportiert werden.

Öffnen Sie dafür in ADDISON Controlling / Stammdaten / Kostenstellen und Bereiche und exportieren Sie die Kostenstellen unter Stammdaten exportieren in der Kurzfassung. Entfernen Sie die beiden hinteren Spalten, so dass in der ersten Spalte die Kostenstelle und in der zweiten Spalte die Bezeichnung steht.

Bitte achten Sie darauf, die Datei als CSV zu bearbeiten und zu speichern.

Übergabe von neuen Kostenstellen über SMART Connect nach ADDISON

In SMART Connect neu angelegte Kostenstellen (manuell/Import) werden nicht generell mit der Steuerberatersoftware synchronisiert. Die Anlage in ADDISON erfolgt mit Übergabe/Verarbeitung der jeweiligen Buchungen in der Steuerberatersoftware.

• Beim sogenannten Durchbuchen, wenn also die Buchungen aus der Fibu automatisch an das Controlling weitergereicht werden, werden die Kostenstellen im Zuge des Fibu-Imports (ohne Bezeichnung) automatisch angelegt.

• Bei den anderen Übergaben (mit/ohne Journalisierung) muss die Übergabe ins Controlling manuell angestoßen werden. Im Zuge dieser Übergabe werden die Kostenstellen dann auch (ohne Bezeichnung) automatisch angelegt.

Wirtschaftsjahre löschen

Es besteht die Möglichkeit, Wirtschaftsjahre, die älter als zehn Jahre sind in SMART Connect zu löschen. Auf dem Register Wirtschaftsjahre löschen in den Firmeneinstellungen werden alle Wirtschaftsjahre angezeigt, die mehr als zehn Jahre zurückliegen und potenziell gelöscht werden können.

Das Vorgehen ist dabei wie folgt:

1. Klicken Sie auf dem Register Wirtschaftsjahre löschen auf das Wirtschaftsjahr, das gelöscht werden soll.

: Beachten Sie dabei: Es werden automatisch auch davor liegende Wirtschaftsjahre mit gelöscht.

• Setzen Sie den Haken bei Zum Löschen vormerken.

2. Speichern Sie die Zeile.

3. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Zum Löschen vormerken und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit Ja. Die nun zum Löschen vorgemerkten Wirtschaftsjahre (selektiertes Jahr und Vorjahre) werden automatisch in der darauffolgenden Nacht gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass gelöschte Wirtschaftsjahre nicht mehr angelegt werden können.

Zusätzlich zu den Wirtschaftsjahren werden alle Personenkonten dieser Wirtschaftsjahre gelöscht, welche im jüngsten Wirtschaftsjahr nicht angelegt sind.