SMART Connect Integration/Basic: Kurzanleitungen Prozessabschnitte

Kurz und bündig werden Ihnen die Abläufe der einzelnen Prozessabschnitte erläutert.

Prinzipiell lässt sich der Prozess in folgende Schritte unterteilen:

Übernahme der Daten aus Vorsystemen
Bearbeitung und Freigabe in SMART Connect bzw. direkte Buchungserfassung
Übergabe an die Steuerberatersoftware
Import und Verarbeitung der Daten in der Steuerberatersoftware
Rücksynchronisation der Buchungsdaten Ausführliche Beschreibungen der Funktionen und Einstelloptionen finden Sie in der Beschreibung der Menüfunktionen in den vorangegangenen Kapiteln.

Übernahme/Import der Daten aus den Vorsystemen

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Daten aus Vorsystemen zu importieren:

Automatischer Datenabruf per API-Key für sevdesk und GetMyInvoices

Voraussetzung ist eine angebundene Datenquelle - siehe hierzu Kapitel 10.5.4.

Mit dieser Einstellung werden alle zum Abrufzeitpunkt vorhandenen Belege der jeweiligen Datenquelle abgerufen. Nach dem automatischen Abruf werden die Belege und Zahlungen je nach Herkunft, Belegart und Vollständigkeit und unter Berücksichtigung der getroffenen Einstellungen in die unterschiedlichen Workflow-Steps einsortiert und ggf. weitergeleitet.

Um Belege aus externen Datenquellen über ADDISON SMART Connect automatisiert abzurufen, sind folgende Einstellungen in ADDISON SMART Connect vorzunehmen, welche im Standard allerdings bei der Neuanlage einer Datenquelle mit dem monatlichen Intervall aktiviert sind.

Aktivierung automatischer Abruf:

Rufen Sie unter Firmeneinstellungen / externe Datenquellen die externe Datenquelle auf.
Aktivieren Sie die Option Automatischer Abruf externer Datenquelle.
Legen Sie das Abrufintervall fest.
Speichern Sie die Einstellungen für die Seite.
Für die jeweiligen Abrufintervalle gilt:

Täglich = jeden Tag 04:30 Uhr
Wöchentlich = sonntags 04:30 Uhr
Monatlich = Monatserster 04:30 Uhr

		Besonderheiten beim Automatischen Abruf der Daten bei sevdesk Bitte beachten Sie, dass Belege von sevdesk - wenn nicht bereits vorher festgeschrieben - spätestens beim Abruf festgeschrieben werden, damit bereits an den Steuerberater übermittelte Daten nicht im Nachhinein verändert werden können. Bitte beachten Sie bei sevdesk zudem, dass diese Funktion nur Aus- und Eingangsbelege, jedoch keine Zahlungen abruft.
		Hinweis bei ungültigen Zugangsdaten und automatischem Abruf Sind die Zugangsdaten für eine Datenquelle ungültig (z.B. aufgrund einer abgelaufenen Testphase oder einem geänderten API-Key) und kann deshalb der nächtliche automatische Abruf nicht erfolgreich durchgeführt werden, dann wird der automatische Abruf nach drei gescheiterten Versuchen in Folge nun automatisch deaktiviert. Der Steuerberater wird darüber per Benachrichtigung informiert. Nach Korrektur der entsprechenden Zugangsdaten in den Firmeneinstellungen unter Externe Datenquellen, kann der automatische Abruf wieder aktiviert werden.

Manuelle Übernahme per Datenabruf über API-Key für sevdesk und GetMyInvoices

Alternativ kann der Datenabruf per API-Key auch jederzeit manuell erfolgen.

Voraussetzung ist eine angebundene Datenquelle - siehe hierzu Kapitel 10.5.4.

Rufen Sie über ADDISON Direkt SMART Connect auf.
Starten Sie unter Import von Daten den Abruf Datenquellen für den gewünschten Zeitraum. Mit dieser Einstellung werden alle zum Abrufzeitpunkt vorhandenen Belege der jeweiligen Datenquelle abgerufen. Nach dem automatischen Abruf werden die Belege und Zahlungen je nach Herkunft, Belegart und Vollständigkeit und unter Berücksichtigung der getroffenen Einstellungen in die unterschiedlichen Workflow-Steps einsortiert und ggf. weitergeleitet.

		Bitte beachten Sie, dass Belege von sevdesk - wenn nicht bereits vorher festgeschrieben - spätestens beim Abruf festgeschrieben werden, damit bereits an den Steuerberater übermittelte Daten nicht im Nachhinein verändert werden können.
		Dieser Schritt entfällt bei Aktivierung des automatischen Datenabrufs der jeweiligen Datenquellen. Zahlungen von sevdesk sind immer manuell abzurufen.

Automatische Übermittlung der Daten aus Vorsystemen

Wird die Übermittlung der Daten aus den Vorsystemen initiiert, werden die Daten automatisch importiert.

Bitte beachten Sie für die Übertragung die Hinweise des jeweiligen Vorsystems. Die hierüber importierten Belege werden - sofern keine anderen Einstellungen getroffen wurden - auf dem Workflow-Step Bereit zur Übertragung einsortiert und mit der nächsten Übertragung an die Steuerberatersoftware übermittelt.

In SMART Connect kann zudem das direkte Weiterleiten für die jeweilige Datenquelle in den Firmeneinstellungen aktiviert werden - siehe hierzu 10.5.2.

Manueller Import im DATEV Pro/XML Format in SMART Connect Integration

Daten aus diversen Vorsystemen im DATEV Pro/XML Format können auch in SMART Connect Integration direkt importiert werden.

Rufen Sie über ADDISON Direkt SMART Connect auf.
Rufen Sie Import von Daten / Dateien importieren auf.
Wählen Sie die Datenquelle aus oder erfassen Sie eine individuelle Datenquelle.
Laden Sie die Dateien zu importierenden Dateien hoch.
Importieren Sie die gewünschten Daten. Die hierüber importierten Buchungen/Belege werden - sofern keine anderen Einstellungen getroffen wurden - auf dem Workflow-Step Bereit zur Übertragung einsortiert und mit der nächsten Übertragung an die Steuerberatersoftware übermittelt.

In SMART Connect kann zusätzlich das direkte Weiterleiten für die jeweilige Datenquelle in den Firmeneinstellungen aktiviert werden - siehe hierzu 10.5.2.

Übernahme von Daten aus dem ADDISON Direkt Beleg- und Datei-Upload

Konfigurieren Sie den ADDISON Direkt Beleghub als Portal-Admin für Ihre Mandanten, so dass die Belege an SMART Connect Integration weitergeleitet werden - siehe Kapitel 0. 2. Upload der Belege durch Ihren Mandanten direkt im Beleg- und Dateiupload, via E-Mail oder Scan App. Die hierüber importierten Belege werden - sofern keine anderen Einstellungen getroffen wurden - auf dem Workflow-Step Bereit zur Übertragung einsortiert und mit der nächsten Übertragung an die Steuerberatersoftware übermittelt.

Um zu ermöglichen, dass der Mandant die Belege in SMART Connect vor der Verarbeitung durch den Steuerberater noch editieren kann, ist dies für die Datenquelle ADDISON Direkt in den Firmeneinstellungen zu aktivieren - siehe hierzu 10.8.5.

Upload von Belegen in SMART Connect

Bitte entnehmen Sie die Vorgehensweise dem Kapitel 5.4.

Überprüfung, Bearbeitung und Freigabe von Belegen und Zahlungen

Nach den Datenabrufen/Importen werden die Belege und Zahlungen je nach Herkunft, Belegart und Vollständigkeit und unter Berücksichtigung der getroffenen Einstellungen in die unterschiedlichen Workflow-Steps einsortiert bzw. ggf. direkt weitergeleitet.

Belege und Buchungen auf den Workflow-Steps Unvollständig und Zu Prüfen können editiert oder durch die direkte Buchungserfassung über die Steuerberatersoftware verbucht werden.

Werden Belege und Buchungen hingegen direkt auf dem Workflow-Step Bereit zur Übertragung einsortiert so werden diese mit der nächsten automatischen oder manuellen Übertragung an die Steuerberatersoftware übermittelt - siehe hierzu Kapitel 12.3.

Prüfen und editieren von Belegen in SMART Connect

In SMART Connect können Belegdaten editiert - Kapitel 5.6.7 - und zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt - Kapitel 5.8 - werden.

Verarbeitung von Belegen in der Steuerberatersoftware mit direkter Buchungserfassung

Belege der ersten beiden Workflow-Steps können auch im hybriden Modus direkt über die Steuerberatersoftware verbucht und die Buchungsdaten umgehend zurückübertragen werden.

Damit entfallen die folgenden Schritte Übertragung, Import und Synchronisation.

Weitere Ausführungen finden Sie in Bezug auf die Einstellungen in Kapitel 10.8.4 und

für ADDISON im Benutzerhandbuch "Buchen" und
für AKTE (tse:nit/cs:Plus) für AKTE (tse:nit/cs:Plus) in der Online-Hilfe "AKTE | SBS Software Finanzbuchhaltung Buchungsmaschine".

Übertragung der Buchungen und Belege an den Steuerberater

Einstellung zur automatischen Übertragung

Mit dieser Einstellung werden alle Belege und Zahlungen, die den Workflow-Step Bereit zur Übertragung haben, nächtlich an den Steuerberater übermittelt und dort zum Import bereitgestellt. Dies erfolgt unabhängig davon, wie diese bereitgestellt wurden.

Rufen Sie Firmeneinstellungen auf.
Aktivieren Sie die Option Übertragungsbereite Belege an die Finanzbuchhaltung senden.

Manuelle Übertragung an die Steuerberater Software

Alternativ können die Belege auch manuell an die Steuerberatersoftware übermittelt werden.

Rufen Sie den Workflow-Step Bereit zur Übertragung auf und klicken Sie auf die Schaltfläche Periode abschließen.
Passen Sie bei Bedarf die Periode(n) an und starten Sie die Übertragung über Periode abschließen. Die Belege werden in den nächsten Workflow-Schritt und gleichzeitig in die Kanzlei übertragen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 8.1.1.

Import der Daten beim Steuerberater

Werden Daten automatisch oder manuell an die Steuerberatersoftware zur Weiterverarbeitung übergeben, so können diese dort importiert werden. Nach der Verarbeitung sind die Daten entsprechend Kapitel 12.5 zurück zu Synchronisieren.

ADDISON Software: Manueller Import

Rufen Sie für den Import Rechnungswesen / Erfassung / Weitere / Datenübernahme / Portal / ADDISON SMART Connect auf.
Markieren Sie unter Offene Belegdaten den entsprechenden Eintrag mit der Bezeichnung SMART Connect und starten Sie den Import. Bei Bedarf können Sie über Vorschau die zu importierenden Daten vorab einsehen. HINWEIS: Bitte überprüfen Sie ggf. das Fehlerprotokoll.
Kontrollieren Sie die Buchungen im neu angelegten Buchungsstapel und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor. Auffällige Buchungen werden mit einem Ausrufezeichen (z.B. mit Differenzenkonto) markiert. Vorhandene Dokumente werden aus dem Portal mit übertragen und in SBA/DocuWare bzw. in der Verzeichnisstruktur mit archiviert. Bei jeder Buchung wird das Dokument mit angezeigt.

Wird der Mandant mit SBA bearbeitet, werden beim Import Buchungen mit Differenzenkonten (z.B. aus GetMyInvoices) bei vorhandenem Treffer durch das gefundene Personenkonto gesetzt und/oder im Sachkontenbereich durch die Kontierhilfe ergänzt (nicht bei Aufteilungsbuchungen).

ADDISON Software: Automatischer Import

Bei Bedarf können Sie für den Import der Daten aus SMART Connect auch den automatischen Import aktivieren.

Alle Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Programmdokumentation: Automatischer Import aus ADDISON Direkt.

ADDISON AKTE (tse:nit/cs:Plus)

Sind in ADDISON AKTE Belege und Buchungen aus ADDISON SMART Connect eingetroffen, wird im Dokument Postkorb eine Nachricht der Art Buchungen und mit der Beschreibung SMART Connect erstellt. Mit dieser Nachricht werden neben Belegen und Buchungen auch die Stammdaten der neu in SMART Connect erstellten Kunden-, Lieferanten-, Kontenstämme angeliefert. Der Import der Kunden-, Lieferanten und Kontenstämme erfolgt im gleichen Prozessabschnitt, wie die Übernahme der Belege und Buchungen innerhalb der Buchungsliste. Der Import der Kunden- und Lieferanten erfolgt dabei bei Mandantenakten generell mit der Option intelligentes Überschreiben. Bei Kanzleiakten werden nur neue noch nicht vorhandene Kunden-/Lieferanten durch den Import neu eingefügt. Vorhandene bleiben hier erhalten.

Die Daten der Nachricht übernehmen Sie wie folgt:

Öffnen Sie das Dokument Buchungsliste in der Jahresakte. Ggf. wird der Dialog Buchungen aus „ADDISON Direkt“ dabei bereits automatisch geöffnet. Sofern dies nicht der Fall ist, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Eintrag Buchungen aus „ADDISON Direkt“ aus.
Markieren Sie im Listenbereich gezielt den gewünschten Eintrag SMART Connect oder übernehmen Sie alle Listen-Einträge in einem Zug, indem Sie ohne Markierung direkt auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Kontrollieren Sie die übernommenen Buchungssätze in der Buchungsliste. Auffällige Buchungen sind im Listenbereich in der ersten Spalte mit einem gelben oder roten Symbol (z.B. Rechnungen mit Auslandsbezug) gekennzeichnet. Diese Buchungssätze erhalten das interne Kennzeichen in Ordnung/geprüft, indem Sie diese mit einem Doppelklick in die Buchungssatzkorrektur nehmen und anschließend in der Buchungserfassung auf die Schaltfläche Korrektur klicken. Wenn Sie bei dem Mandant SBA (Scannen-Buchen-Archivieren) nutzen, erleichtert Ihnen dies möglicherweise den Arbeitsfluss beim Import von Buchungen mit Differenzenkonten (z.B. Import aus GetMyInvoices).

Hinweise SBA (Scannen - Buchen - Archivieren) (Optionen Dialog Buchungen aus ADDISON Direkt):

Wenn SMART Connect aus seinen Vorsystemen (z.B. GetMyInvoices) keine Angaben zu den Fibu-Konten erhält oder keine ermitteln kann, so werden diese Buchungssätze mit Differenzenkonten (z.B. 9999 bei Sachkonten, 69999 bei Debitoren, 99999 bei Kreditoren) an die lokale AKTE-Installation übermittelt.
Diese Buchungssätze können Sie z.B. anschließend in der vorläufigen Buchungsliste nacharbeiten/korrigieren und die korrekten Konten eintragen.
Es steht in den Optionen im Register SMART Connect 2 unter Scannen - Buchen - Archivieren die Einstellung Buchungen mit schlechtem Rating durch Analyse anreichern bereit.
Wenn das Modul SBA (Scannen-Buchen-Archivieren) eingesetzt wird und diese Option aktiv ist, findet gleich beim Importvorgang eine Analyse auf Basis der Daten von SBA statt und die Differenzenkonten werden automatisch durch die Konten ersetzt, die sich aus der SBA-Analyse ergeben.
Der Vorgang dieser Analyse benötigt etwas Zeit. Dieser erspart Ihnen ggf. das manuelle Nachbearbeiten/Korrigieren der Buchungen in der vorläufigen Buchungsliste.
Voraussetzung für das Ersetzen durch Informationen aus SBA ist, dass im Register Scannen - Buchen - Archivieren in den Import-Optionen in den Feldern Differenzen Sachkonten/Differenzen Kundenkonten/Differenzen Lieferantenkonten die Konten eintragen sind, die lt. dem Kontenrahmen als Differenzenkonten definiert wurden.
Im Standardfall (Kontenrahmen 3/4 ohne Erweiterung) sind es die folgenden Konten:
- Differenzen Sachkonten: 9999
- Differenzen Kundenkonten: 69999
- Differenzen Lieferantenkonten: 99999
Hinweise USt-Art / - Steuerschlüssel / -Automatik (Optionen Buchungen aus ADDISON Direkt):
Die Einstellung laut Import-Datei (Standard) entspricht der Standard- Einstellung. Ist diese gewählt, so werden für die aus SMART Connect importierten Buchungssätze die Steuerschlüssel verwendet, die in der Import-Datei angeliefert werden.
Ist laut cs:Plus/tse:nit Kontenstamm aktiviert, so wird die Steuerung der Sachkonten verwendet, die im Dokument Kontenstamm unter FiBu: USt-Art, USt-Steuerschlüssel, USt-Automatik definiert ist, anstatt der Angaben zu den Steuerschlüsseln in der angelieferten Schnittstellen-Datei. Somit können Sie per entsprechender Kontendefinition innerhalb der Steuerberater-Software gezielt Einfluss darauf nehmen, welcher Steuerschlüssel bei welchem Sachkonto verwendet wird oder nicht. Wurde die Einstellung laut cs:Plus/tse:nit Kontenstamm gewählt, so erfolgt der Import in der gleichen Art und Weise, wie dies generell bei Buchungsimporten erfolgt, die die Kontenautomatik von tse:nit/cs:Plus verwenden. Zur automatischen Vorbesetzung des Steuerschlüssels in den Buchungen muss im Kontenstamm der gewünschte USt-Steuerschlüssel hinterlegt und unter USt-Automatik die Einstellung Automatische Steuerherausrechnung gewählt werden:

Hinweis Steuerschlüssel 9 (0%) USt und VSt unterdrücken **(Optionen Buchungen aus ADDISON Direkt)**Die Einstellung Steuerschlüssel 9 (0%) USt und VSt unterdrücken bewirkt sowohl beim hybriden Buchen als auch beim Import aus SMART Connect, dass dann, wenn der Steuerschlüssel 9, 0% Steuer aus SMART Connect angeliefert wird, dieser ignoriert wird. D.h. der Steuerschlüssel wird aus der Buchung beim Aufwandkonto oder Ertragskonto herausgenommen. Die Aktivierung der Einstellung vereinfacht für Sie ggf. die Verarbeitung beim hybriden Buchen/Importieren, da insbesondere kein Hinweis mehr bei Buchungen mit Aufwands- und Ertragskonten ausgegeben wird, die im cs:Plus/tse:nit-Kontenstamm unter FiBu/USt-Art mit der Einstellung keine Steuer geschlüsselt sind. Die Einstellung Steuerschlüssel 9 (0%) USt und VSt unterdrücken ist abhängig von der Einstellung USt-Art / -Steuerschlüssel / -Automatik, d.h. diese kann nicht aktiviert werden, wenn für USt-Art / -Steuerschlüssel / -Automatik die Auswahl auf laut cs:Plus/tse:nit Kontenstamm eingestellt wurde. Im Standard ist die Einstellung Steuerschlüssel 9 (0%) USt und VSt unterdrücken deaktiviert. Hinweis Konten auf Steuerschlüsselautomatik prüfen **(Optionen Buchungen aus ADDISON Direkt):**In der Registerseite SMART Connect 1 der Optionen befindet sich die Einstellung Nur Import / Konten auf Steuerschlüsselautomatik prüfen. Diese Einstellung ist im Standard deaktiviert. Sofern sie diese nutzen möchten, muss die Einstellung für den jeweiligen Mandanten aktiviert werden. Wenn das Kontrollkästchen Konten auf Steuerschlüsselautomatik prüfen aktiviert ist, werden Buchungen, die Konten mit automatischer Steuerherausrechnung enthalten, bei denen der verwendete Steuerschlüssel von dem im AKTE Kontenstamm abweicht, in der Importanalyse rot hinterlegt hervorgehoben und abgelehnt. Dies wird auch im Protokoll des Buchungsimports mit dem Hinweis "Das automatische Konto 'Kontonummer' ist immer mit dem Auto-Steuerschlüssel zu kontieren." festgehalten.

Das Kontrollkästchen Konten auf Steuerschlüsselautomatik prüfen kann nur gesetzt werden, wenn unter Import und direkte Buchungserfassung die Einstellung USt-Art / -Steuerschlüssel / -Automatik auf laut SMART Connect (Standard) gesetzt ist. Hinweise Zahlungsbuchungen bei USt-Ist Versteuerung:

In den Optionen des Dialogs Buchungen aus ADDISON Direkt befinden sich im Register SMART Connect 2 die folgenden Felder:

Vorsteuer Aufhebungsschlüssel
Vorsteuerschlüssel Regelsteuersatz
USt Aufhebungsschlüssel
USt-Schlüssel Regelsteuersatz

Die hier hinterlegten Steuerschlüssel werden beim Import von Buchungen aus SMART Connect verwendet, wenn aus der Datenquelle kein Steuerschlüssel ermittelt werden konnte.

Die Vorbelegung des USt-Schlüssels wird insbesondere beim Import von Zahlungsbuchungen aus SMART Connect empfohlen, wenn es sich um einen Mandanten mit Umsatzsteuer-Ist Versteuerung handelt, da dies zur Ausführung der automatischen Umbuchung Umsatzsteuer nicht fällig an Umsatzsteuer fällig benötigt wird.

Eine weitere Voraussetzung für die Vorbelegung und die automatische Umbuchung ist, dass die Konten des importierten Buchungssatzes bereits im Kontenstamm existieren.

Empfohlene Vorbesetzung für die Steuer-/Aufhebungsschlüssel:

Vorsteuer Aufhebungsschlüssel: Steuerschlüssel 9
Vorsteuerschlüssel Regelsteuersatz: Steuerschlüssel 2
USt Aufhebungsschlüssel: Steuerschlüssel 9
USt-Schlüssel Regelsteuersatz: Steuerschlüssel 2

Hinweise Fremdwährungsbuchungen aus GetMyInvoices ohne Umrechnungs-Kurs:

GetMyInvoices stellt SMART Connect derzeit bei Fremdwährungsbuchungen noch keinen Kurs zur Umrechnung in Euro bereit. Aus diesem Grund verwendet das AKTE-Programm beim Import von Fremdwährungsbuchungen aus GetMyInvoices den manuellen Kurs 1:1 und kennzeichnet diese Buchungssätze anschließend in der Buchungsliste mit dem roten Symbol (=dringend zu prüfen). Im Tooltip der Spalte SMART Connect (ganz links) der Buchungsliste wird darauf hingewiesen, dass bei diesen Fremdwährungs-Buchungssätzen der Umrechnungs-Kurs 1:1 verwendet wurde und ggf. noch eine Prüfung bzw. Anpassung notwendig ist.

Belegverarbeitung mit Scannen - Buchen - Archivieren

Wurden die Belege zur Weiterverarbeitung mit SBA bereitgestellt, so können diese im Buchen mit SBA über die Register Job/Portal in SBA hinzugeladen und verbucht werden.

Weitere Ausführungen finden Sie in Bezug auf die Einstellungen in Kapitel 10.8.1 und

für ADDISON im Benutzerhandbuch "Buchen mit SBA" und
für AKTE (tse:nit/cs:Plus) im Benutzerhandbuch "ADDISON Direkt für Steuerberater und Kanzleimitarbeiter | Belege verwalten empfangen und verarbeiten".

Synchronisation der Buchungsdaten zu ADDISON SMART Connect

Nach Import ggf. Korrektur bzw. Verbuchung sind die finalen Buchungsdaten an SMART Connect zurück zu Synchronisieren.

Mit dem Synchronisationsvorgang wird in ADDISON SMART Connect der Originalbeleg bzw. die Originalzahlung um die Buchungsdaten ergänzt und der Workflow-Step ändert sich auf Verbucht und Archiviert. Endgültige Buchungen werden in SMART Connect im Workflow Schritt Verbucht und Archiviert mit einen Schlosssymbol (=archiviert) gekennzeichnet.

ADDISON Software

Über eine Jobkette mit der Auswertung Finanz-Report/SMART Connect Update | können Sie die Buchungsdaten, Belege und Zahlungen von ADDISON SMART Connect wieder zurück übertragen.

Für die Aktualisierung von ADDISON SMART Connect sind an dieser Stelle weitere Einstellungen nicht relevant. Es ist ausreichend, den Druck der Jobkette zu starten.

Dadurch wird der Originalbeleg bzw. die Originalzahlung in ADDISON SMART Connect um die Buchungsdaten ergänzt und der Workflow-Step ändert sich auf Verbucht und Archiviert.

ADDISON AKTE (tse:nit/cs:Plus)

Mit dem Dokument Portal Mandant können Sie die Informationen wie z.B. Buchungsdaten, Belege und Zahlungen für einen Mandanten von ADDISON SMART Connect wieder zurück übertragen.

Öffnen Sie dazu das Dokument Portal Mandant in der Mandantenakte.
Wählen Sie in den Eigenschaften die Einstellung Verwaltung und Abgleich.
Setzen Sie im geöffneten Dokument das Kontrollkästchen Synchronisieren auf der Kachel SMART Connect.
Sofern gewünscht stellen Sie über das Pfeilsymbol rechts neben der Schaltfläche Jetzt Synchronisieren das Datum für den bis Stichtag ein, bis zu dem die Daten synchronisiert werden sollen. Im Standardfall kann hier meist die Einstellung Aktuelle Daten beibehalten werden.
Starten Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche Jetzt Synchronisieren. Voraussetzung für eine erfolgreiche Synchronisierung von SMART Connect ist im Allgemeinen, dass in den Eigenschaften der Buchungsliste des Mandanten und Jahres ein Auswertungsmonat im Bereich Wirtschaftsjahr | Eigenschaften des Wirtschaftsjahres gespeichert ist.

Die Synchronisierung erfolgt in der Regel bis zum aktuellen Auswertungsmonat laut Buchungsliste. Der Upload von SMART Connect kann seit der DVD 2/2021 grundsätzlich ohne vorhandene ADDISON Direkt-Ausgabeliste durchgeführt werden. Eine bereits angelegte ADDISON Direkt-Ausgabeliste wirkt sich nun nur noch auf die Synchronisation des Finanzreports aus, aber nicht mehr auf SMART Connect. Es ist aber unproblematisch, sofern diese vorhanden ist und nur SMART Connect ohne Finanzreport lizenziert wurde.

Als Zeitraum für den Upload wird für SMART Connect einerseits der bis Stichtag verwendet, der im Dokument Portal Mandant Verwaltung und Abgleich gepflegt ist (Siehe <aktuelle Daten> bzw. Datum Stichtag). Zusätzlich wirkt sich der Auswertungsmonat der Buchungsliste aus, und zwar wie folgt:

Wenn der Auswertungsmonat in den Eigenschaften der Buchungsliste größer ist als die Angaben im Dokument Portal Mandant Verwaltung und Abgleich | Stichtag (Aktuelle Daten / Stichtags-Datum), erfolgt der Upload bis zum Stichtag des Dokuments Portal Mandant Verwaltung und Abgleich.
Wenn der Auswertungsmonat in den Eigenschaften der Buchungsliste kleiner / gleich ist als die Angaben im Dokument Portal Mandant Verwaltung und Abgleich | Stichtag, erfolgt der Upload bis zum Auswertungsmonat (lt. Buchungsliste).

Die Übertragung der Daten nach SMART Connect Box erfolgt bei der Einrichtung der SMART Connect Box zeitlich gesehen vom Vorjahr bis zum dem aktuellen Auswertungsmonat (ist enthalten).

Möchten Sie den Synchronisierungs-Vorgang für mehrere Mandanten in einem Zuge durchführen, steht Ihnen das Dokument Portal Verwaltung zur Verfügung. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Öffnen Sie das Dokument Portal Verwaltung in der Dauerakte der Zentralakte. Ggf. ist dieses zuvor an dieser Stelle anzulegen.
Markieren Sie dazu die gewünschten Mandanten im Listenbereich des Dokuments.
Rufen Sie den Dialog Einstellungen über die Symbolleiste auf.
Aktivieren Sie das Kontrollkästen Synchronisieren in der Kachel SMART Connect.
Klicken anschließend in der Symbolleiste auf Jetzt Synchronisieren. Auch bei dieser Vorgehensweise ist es notwendig, dass die obenstehenden Voraussetzungen wie bei der Einzelsynchronisation von Mandanten zur Berücksichtigung der Zeiträume eingehalten werden. Die Zeiträume für die Synchronisation leiten sich dabei jeweils aus den Einstellungen ab, die direkt in den Mandantenakten für den Auswertungsmonat und Stichtag konfiguriert wurden.